Theo khảo sát về hiệu quả cuộc họp của chúng tôi, 12% người tham gia cho rằng cuộc họp quá đông đúc, 17% cho biết cuộc họp kéo dài quá lâu và 10% cho rằng cuộc họp chủ yếu là không cần thiết.
Và liệu có thể trách họ khi gần 50% cuộc họp kéo dài một giờ hoặc hơn?
Nhưng việc cần làm là liệu các cuộc họp đó có cần phải kéo dài như vậy không? Chúng ta có thể thay thế các cuộc họp dài và thường không hiệu quả này bằng các cuộc họp ngắn gọn, tập trung "SyncUps" được không?
Câu trả lời ngắn gọn: Có, chúng tôi có thể.
Câu trả lời chi tiết hoặc hướng dẫn thực hiện? Đó chính là nội dung của bài viết này!
Dưới đây, chúng tôi hướng dẫn bạn cách thay thế các cuộc họp toàn thể trên Zoom bằng ClickUp SyncUp.
Vấn đề với các cuộc họp toàn thể truyền thống
Trước khi thảo luận về việc thay thế các cuộc họp toàn thể, hãy hiểu tại sao các cuộc họp Zoom không còn mang lại sự đồng bộ nhất quán cho nhóm.
Vấn đề lịch trình và xung đột múi giờ
Theo một cuộc khảo sát về xu hướng công việc của Microsoft, số lượng cuộc họp được lên lịch sau 8 giờ tối đã tăng 16% so với cùng kỳ năm ngoái đối với nhân viên làm việc ở các múi giờ khác nhau trên toàn cầu.
Mặc dù hợp tác tại nơi làm việc đã trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết, việc quản lý các cuộc họp Zoom qua các múi giờ khác nhau đã trở nên khó khăn gấp bội. Luôn có ai đó trong nhóm của bạn phải hy sinh thời gian công việc để tham gia các cuộc họp toàn thể.
Tham gia thụ động
Gần 67% nhân viên bị phân tâm trong các cuộc họp trực tuyến. Họ hoặc là kiểm tra email trên điện thoại, gửi văn bản, mơ màng, lướt web, hoặc làm việc nhà.
Thay vì tương tác, hầu hết các cuộc họp toàn thể thường bị chi phối bởi những tiếng nói to nhất. Một nhóm nhỏ phát biểu, một vài người phản hồi, và phần còn lại im lặng.
Tính năng hiển thị sau cuộc họp bị giới hạn
Những điểm tương đồng giữa các cuộc họp kém về năng suất là gì?
- Không cần ghi chú theo dõi, tóm tắt hoặc các mục hành động sau cuộc họp được chia sẻ.
- Cuộc họp thiếu những người tham dự quan trọng, và kết quả là các quyết định bị trì hoãn.
- Không có lịch trình hoặc tài liệu đọc trước được cung cấp trước đó bởi nhà cung cấp.
Theo Calendly, các cuộc họp này được áp dụng nhất quán cho cả cuộc họp nội bộ và ngoại bộ.
Nói cách khác, sau một cuộc họp Zoom, ai đó phải nhập thủ công các mục cần thực hiện, phân công trách nhiệm, đặt thời hạn và thêm bối cảnh vào công cụ quản lý dự án.
Việc sao chép-dán và chuyển đổi ngữ cảnh này có kết quả là tình trạng mà chúng tôi gọi là "Work Sprawl", nơi ý tưởng, nhiệm vụ và các bước theo dõi bị phân tán khắp một mớ công cụ lộn xộn — và điều này khiến các nhóm mất hơn bốn giờ mỗi nhân viên mỗi tuần!
📮 ClickUp Insight: Kết quả từ cuộc khảo sát về hiệu quả cuộc họp của chúng tôi cho thấy 42% nhóm sử dụng các đoạn video ghi lại (21%) hoặc công cụ quản lý dự án (21%) cho công việc không đồng bộ.
Tuy nhiên, các công cụ này thường yêu cầu các công cụ bổ sung, gói đăng ký riêng biệt, tài khoản đăng nhập và thời gian học hỏi.
Với tư cách là ứng dụng tất cả trong một cho công việc, ClickUp giúp giao tiếp không đồng bộ trở nên dễ dàng hơn. Truy cập các đoạn video, tin nhắn giọng nói, quy trình làm việc dự án, tài liệu hợp tác và công cụ ghi chú AI tích hợp — tất cả trong một không gian làm việc duy nhất.
Tại sao phải quản lý nhiều gói đăng ký và thông tin phân tán khi một giải pháp duy nhất có thể tối ưu hóa toàn bộ quy trình làm việc của bạn?
💫 Kết quả thực tế: Nhóm sử dụng tính năng quản lý cuộc họp của ClickUp báo cáo giảm tới 50% các cuộc hội thoại và cuộc họp không cần thiết!
Bỏ lỡ cơ hội đồng bộ hóa
Không phải ai cũng có thể tham gia trực tiếp. Và ngay cả khi họ tham gia, không phải ai cũng cảm thấy thoải mái khi phát biểu.
Các cập nhật quan trọng được chia sẻ một lần, trong một khoảng thời gian cụ thể. Những người không tham gia cuộc họp phải dựa vào tóm tắt từ người khác hoặc bản ghi âm không đầy đủ. Các câu hỏi sau đó xuất hiện trong các cuộc trò chuyện riêng tư, các chủ đề phụ hoặc các cuộc gọi theo dõi.
Cập nhật một chiều
Hầu hết các cuộc họp toàn thể từ xa hoạt động như các buổi phát sóng. Ban lãnh đạo chia sẻ kết quả quý, thông báo sản phẩm hoặc thay đổi chính sách trong khi mọi người khác chỉ nghe.
Định dạng này buộc mọi người phải ngừng công việc tập trung để tiếp nhận thông tin có thể được xem xét một cách không đồng bộ. Một bản trình chiếu, một bản ghi cập nhật hoặc một bản tóm tắt ngắn gọn sẽ truyền tải cùng thông điệp — mà không làm gián đoạn công việc trong ngày.
Thời gian lãng phí này không bao gồm chi phí chuyển đổi ngữ cảnh. Nghiên cứu cho thấy có thể mất tới 23 phút để lấy lại tập trung vào một công việc sau khi bị gián đoạn khỏi công việc sâu.
👀 Bạn có biết? Một cuộc họp Zoom tưởng chừng vô hại có thể gây ra năm loại mệt mỏi khác nhau: mệt mỏi chung, mệt mỏi về thị giác, mệt mỏi xã hội, mệt mỏi về động lực và mệt mỏi về cảm xúc. Thang đo Mệt mỏi và Mệt mỏi Zoom (ZEF Scale), được phát triển bởi các nhà nghiên cứu tại Đại học Stanford, đo lường hiện tượng này một cách khoa học.
Vậy giải pháp cho tình trạng mệt mỏi khi sử dụng Zoom là gì?
Dưới đây, chúng tôi hướng dẫn bạn cách tổ chức cuộc họp toàn thể nhân viên theo hình thức không đồng bộ.
ClickUp SyncUp là gì và tại sao nó phù hợp cho các cuộc họp toàn thể?
ClickUp SyncUp là công cụ cuộc họp và hợp tác được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI), cho phép bạn bắt đầu các cuộc gọi âm thanh và video ngay lập tức với nhóm của mình trong Không gian Làm việc ClickUp.
Khởi tạo cuộc gọi một đối một và cuộc gọi nhóm với nhóm của bạn để nhanh chóng giải quyết các truy vấn và rào cản.
SyncUps là một phần của ClickUp Trò chuyện và có sẵn trên tất cả các kế hoạch, bao gồm kế hoạch miễn phí. Bạn có thể bắt đầu một SyncUp từ bất kỳ tin nhắn riêng tư (DM) hoặc kênh (Channel) nào trong ClickUp Trò chuyện. Ngoài ra, bạn có thể ghi lại cuộc thảo luận và chuyển đổi thành văn bản bằng công cụ ClickUp AI Notetaker.
Mọi bản ghi âm đều được liên kết với cuộc trò chuyện, nhiệm vụ ClickUp hoặc dự án liên quan. Biến các cuộc thảo luận thành kết quả có thể theo dõi để chúng không bị lãng quên hoặc bỏ sót.
Dưới đây là cách thức này giúp cải thiện giao tiếp rõ ràng cho các cuộc họp toàn thể của bạn:
Bối cảnh tích hợp
Điểm nổi bật của SyncUp là khả năng tích hợp với công việc thực tế của bạn. Bạn có thể khởi tạo một SyncUp trong một kênh trò chuyện cụ thể hoặc tin nhắn trực tiếp và giữ cho các cuộc hội thoại được gắn kết.
Bạn cũng có thể chia sẻ tệp và tài liệu tham khảo trong cuộc gọi SyncUp và đính kèm các công việc cụ thể liên quan đến cuộc thảo luận.
📌 Ví dụ: Nhóm IT đang triển khai các yêu cầu xác thực hai yếu tố mới. Trong cuộc gọi SyncUp toàn thể, họ trình diễn quy trình thiết lập bằng cách chia sẻ màn hình và hướng dẫn các vấn đề thường gặp mà nhân viên có thể gặp phải.
Sau cuộc gọi, liên kết ghi âm SyncUp được thêm vào công việc bảo mật CNTT và nhúng trực tiếp vào một tài liệu ClickUp Doc, đóng vai trò là hướng dẫn triển khai chính thức. Tài liệu này bao gồm hướng dẫn từng bước, ảnh chụp màn hình và câu hỏi thường gặp, tất cả được lưu trữ tại một nơi duy nhất.
Khi có cập nhật mới, tài liệu sẽ được chỉnh sửa thay vì bắt đầu các cuộc hội thoại mới. Nhân viên biết chính xác nơi để tìm hướng dẫn mới nhất. Nhóm IT tránh được các câu hỏi lặp lại hoặc cuộc họp theo dõi. Kết quả là một nguồn thông tin duy nhất, tự phục vụ, luôn kết nối với công việc phía sau quá trình triển khai.
Ngay cả những thành viên trong nhóm không tham gia cuộc gọi cũng có thể xem lại bản ghi âm và truy cập chính xác tài liệu mà lãnh đạo đã đề cập.
📮 ClickUp Insight: Nhân viên văn phòng gửi trung bình 25 tin nhắn mỗi ngày để tìm kiếm thông tin và bối cảnh. Điều này cho thấy một lượng thời gian đáng kể bị lãng phí khi cuộn, tìm kiếm và giải mã các cuộc hội thoại rời rạc qua email và trò chuyện. 😱
Nếu chỉ có một nền tảng thông minh kết nối quản lý công việc, dự án, trò chuyện và email (cùng với AI!) trong một nơi. Nhưng bạn đã có: Hãy thử ClickUp!
Tóm tắt và bản ghi chép được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI)
Điểm nổi bật của SyncUp là mọi người đều có thể xem cùng một phiên SyncUp mà không cần phải trực tuyến cùng lúc.
Họ có thể xem lại bản ghi âm, bản ghi chép hoặc tóm tắt để nắm bắt bối cảnh.
Tất cả thông tin, bao gồm cập nhật, tiến độ và các rào cản, đều có thể truy cập trong các nhiệm vụ ClickUp, tài liệu và trò chuyện.
⭐ Ưu đãi đặc biệt: Với ClickUp Enterprise AI Search, bạn có thể tra cứu thông tin từ các ghi chú trong không gian làm việc ClickUp của mình chỉ trong vài giây, và điều này có thể thực hiện thông qua các lệnh tìm kiếm bằng ngôn ngữ tự nhiên.
Ví dụ, nếu bạn đã vắng mặt trong một tuần, bạn có thể yêu cầu trợ lý AI lấy thông tin cuộc họp và các mục cần thực hiện từ phiên SyncUp tuần trước.
Các mục được liên kết trực tiếp với Công việc
Trách nhiệm sẽ biến mất ngay sau khi cuộc gọi kết thúc trên ứng dụng Zoom. Nhưng với ClickUp SyncUp, các cuộc thảo luận có thể được liên kết nhanh chóng với các công việc có thể theo dõi, vì mọi thứ đều nằm trong cùng một không gian làm việc.
Ví dụ: Nếu bản tóm tắt cuộc họp bao gồm một mục cần thực hiện, bạn có thể yêu cầu ClickUp Brain, trợ lý AI tích hợp sẵn của ClickUp, tạo công việc tương ứng dựa trên ngữ cảnh của Không gian Làm việc ClickUp.
👀 Bạn có biết? Các cuộc họp video liên tiếp có thể gây ra căng thẳng tích lũy cho não bộ. Theo nghiên cứu của phòng thí nghiệm thần kinh học Microsoft sử dụng công nghệ EEG, chỉ cần nghỉ ngơi 10 phút giữa các cuộc họp đã giúp mức độ căng thẳng trở về mức bình thường. Các cuộc họp toàn thể truyền thống khiến nhóm của bạn mất đi những khoảng thời gian phục hồi tinh thần quan trọng này.
Tạo các bản cập nhật video không đồng bộ với ClickUp SyncUps
Không phải mọi cập nhật đều yêu cầu tất cả nhân viên trong công ty phải tham gia cuộc họp.
📌 Ví dụ: Thay vì lên lịch cuộc họp đánh giá thiết kế định kỳ, người lãnh đạo thiết kế ghi lại một video SyncUp ngắn trực tiếp trong kênh trò chuyện Design Team Chat.
Điều gì xảy ra:
- Nhà thiết kế ghi lại một video hướng dẫn 4 phút về SyncUp, trình bày các màn hình Figma đã được cập nhật.
- Họ giải thích điều gì đã thay đổi, tại sao nó thay đổi và nơi cần phản hồi.
- SyncUp được đăng trong kênh Trò chuyện chung liên kết với công việc thiết kế liên quan.
Cách nhóm phản hồi:
- Các quản lý dự án (PM) và kỹ sư có thể xem video theo cách không đồng bộ.
- Phản hồi được hiển thị dưới dạng bình luận có chủ đề liên kết với video.
- Phản hồi cụ thể được chuyển đổi thành các công việc theo dõi như “Cập nhật trạng thái trống” hoặc “Khám phá màu sắc CTA thay thế”.
- Không có thông tin nào bị mất vì video, bình luận và công việc được lưu trữ cùng nhau.
Tại sao điều này hiệu quả cho các nhóm thiết kế:
- Những người thiết kế không cần phải lặp lại cùng một hướng dẫn nhiều lần.
- Múi giờ không còn là khối ngăn cản sự hợp tác.
- Quyết định và lý do thiết kế được ghi chép tự động.
Bất kỳ ai trong tổ chức đều có thể mở bản ghi để xem bản ghi chép hoặc tạo tóm tắt. Họ thậm chí có thể đặt câu hỏi trực tiếp trong chủ đề trò chuyện.
Tương tác liên tục
Việc cần làm của nhân viên khi có thắc mắc trong quá trình xem các buổi SyncUp đã ghi lại là gì?
Họ có thể để lại bình luận có dấu thời gian trên video và giao nhiệm vụ cho người có thể giải quyết cụ thể truy vấn đó. Những bình luận này sẽ hiển thị trên Clips Activity để mọi người tham khảo.
Tuy nhiên, tất cả các phiên SyncUp được ghi lại vẫn được lưu trữ trong Clips Hub dưới dạng ClickUp Clips.
Dưới đây là cách Clips giúp thúc đẩy giao tiếp không đồng bộ:
👀 Bạn có biết? 66% cuộc họp trở nên không hiệu quả ngay khi nhân viên ngừng chia sẻ ý tưởng. Và điều đó không cần nhiều—chỉ cần từ chối một đề xuất của ai đó trong cuộc họp toàn thể, và họ sẽ im lặng trong năm cuộc họp tiếp theo. Sự thất vọng đó tạo ra hiệu ứng domino, khiến tất cả cuộc họp của bạn trở nên không hiệu quả.
Cách tổ chức cuộc họp toàn thể không đồng bộ bằng ClickUp SyncUp
Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng ClickUp SyncUp để chia sẻ cập nhật toàn công ty mà không bắt buộc mọi người phải tham gia cuộc họp toàn thể.
Bước 1: Đặt ra các hướng dẫn rõ ràng cho việc giao tiếp toàn thể nhân viên
Để giao tiếp không đồng bộ thành công, hãy cài đặt các hướng dẫn giao tiếp rõ ràng.
Tạo một tài liệu ClickUp có cấu trúc rõ ràng với các cài đặt hướng dẫn giao tiếp cụ thể. Làm rõ:
- Loại cuộc họp nào là bắt buộc và yêu cầu tham dự trực tiếp, và loại nào là tùy chọn (có thể xem lại bản ghi sau)?
- Nên lên lịch các cuộc họp SyncUp toàn thể cho các nhóm toàn cầu trước bao lâu?
- Nhân viên có nên tham gia các cuộc gọi trực tiếp ngoài giờ công việc hay việc xem lại bản ghi là chấp nhận được?
- Cách thành viên trong nhóm nên xác nhận đã xem tin nhắn hoặc cập nhật
- Cần xử lý các bình luận trên bản ghi SyncUp của cuộc họp toàn thể trong bao lâu?
- Nơi lưu trữ tất cả nội dung cuộc họp toàn thể đã lưu trữ và cách tìm kiếm các cập nhật trước đây.
- Thời gian phản hồi cho các tin nhắn (ưu tiên cao trong vòng 4 giờ, cập nhật tiêu chuẩn trong vòng 24 giờ)
Sau khi đã ghi chép lại, hãy xác định các chiến lược giao tiếp (Clips, SyncUp, tin nhắn trò chuyện) phù hợp với các tình huống khác nhau. Dưới đây là bản đồ tham khảo:
| Loại cập nhật | Định dạng | Tại sao nó hiệu quả? |
| Kết quả quý, điều chỉnh chiến lược | Clips và Tài liệu | Cho phép mọi người có thời gian phân tích số liệu và suy nghĩ kỹ về các tác động trước khi đặt câu hỏi. |
| Demo sản phẩm, hướng dẫn tính năng | Clips với chia sẻ màn hình | Các nhóm có thể tạm dừng, phát lại các bước phức tạp và tham khảo chính xác quy trình làm việc khi triển khai. |
| Cải tổ tổ chức, thay đổi lãnh đạo | Live SyncUp (ngắn) + Clip theo dõi | Hỏi đáp trực tiếp giải quyết các thắc mắc ngay lập tức, Clip cung cấp tài liệu tham khảo vĩnh viễn cho những ai bỏ lỡ. |
| Các thành tựu và cột mốc hàng tuần | Tin nhắn trò chuyện hoặc SyncUp trực tiếp | Tùy thuộc vào cách tổ chức của nhóm và sở thích của họ—các cập nhật async nhanh chóng phù hợp với các nhóm làm việc từ xa, trong khi các buổi kỷ niệm trực tiếp phù hợp với các nhóm gắn kết. |
| Thay đổi chính sách khẩn cấp | Buổi họp toàn thể SyncUp tùy chọn kèm theo bản ghi âm | Các quyết định nhạy cảm về thời gian cần được làm rõ và đồng bộ hóa ngay lập tức trên toàn tổ chức. |
Bước 2: Chia sẻ lịch trình trước cuộc họp
Chia sẻ lịch trình cuộc họp rõ ràng với các thành viên trong nhóm ít nhất 48-72 giờ trước qua email và các kênh trò chuyện.
Lịch trình của bạn nên bao gồm:
- Nội dung sẽ được thảo luận trong cuộc họp toàn thể và lý do tại sao cuộc họp này được tổ chức vào thời điểm này.
- Đính kèm tài liệu ClickUp hoặc báo cáo mà các thành viên trong nhóm cần xem xét trước cuộc họp.
- Phân chia thời gian cho từng phần, để mọi người biết khi nào cần đóng góp ý kiến.
- Các câu hỏi đã được gửi trước mà nhân viên muốn có câu trả lời—đặc biệt hữu ích cho những người không thể tham gia trực tiếp nhưng muốn các thắc mắc của họ được giải đáp trong bản ghi âm.
- Các quyết định quan trọng cần được đưa ra và ai là người chịu trách nhiệm thực hiện chúng
- Kết quả mong đợi của cuộc họp
⭐ Bonus: Đừng để những ý tưởng tuyệt vời của bạn bị lãng quên trên ghi chú hay bản ghi âm. Sử dụng ClickUp Talk to Text để ghi lại nội dung cuộc họp và có văn bản được định dạng ngay lập tức trong ClickUp tài liệu.
Bước 3: Khởi chạy và ghi lại SyncUp của bạn
Bắt đầu SyncUp trực tiếp từ:
- Một kênh
- Một tin nhắn riêng tư
- Xem chế độ xem thông tin tại một địa điểm có kênh trò chuyện liên kết với nó
Để ghi lại phiên, nhấn vào biểu tượng ghi âm.
Bạn có thể thêm người tham gia bằng cách chia sẻ liên kết SyncUp hoặc mời họ.
✏️ Ghi chú: Nếu bạn tổ chức cuộc họp toàn thể với hơn 200 người, bạn có thể sử dụng tích hợp ClickUp Zoom để lên lịch cuộc họp Zoom thay thế.
Chỉ cần nhập /Zoom vào kênh Trò chuyện của ClickUp, hệ thống sẽ tạo ra một liên kết cuộc họp tích hợp với không gian làm việc của bạn.
Bước 4: Tóm tắt kết quả với ClickUp Brain
Sau khi SyncUp của bạn được ghi lại, mở nó trong Clips Hub và nhấp vào "Tóm tắt" để ClickUp Brain hoặc BrainGPT tạo ra một bản tóm tắt ngắn gọn về cuộc thảo luận.
Sử dụng ClickUp Brain để:
- Tóm tắt các thông báo quan trọng, quyết định và cập nhật từ SyncUp.
- Trích xuất các mục cần thực hiện và chuyển đổi chúng thành các công việc có chủ sở hữu và ngày đáo hạn.
- Nhấn mạnh các rủi ro, phụ thuộc hoặc các việc cần theo dõi được đề cập trong cuộc gọi.
- Tạo một bản tóm tắt ngắn gọn “những điều bạn cần biết” cho những người không thể tham dự.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Super Agents, đồng đội được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) của ClickUp, để tiết kiệm thời gian, tăng năng suất và thích ứng với Không gian Làm việc của bạn một cách thông minh và tương tác như con người.
Các Super Agents giỏi trong việc quản lý quy trình cuộc họp như sau:
- Bản tóm tắt sáng tạo: Soạn thảo bản tóm tắt sáng tạo dựa trên ngữ cảnh của một công việc hoặc trò chuyện, bao gồm các cải tiến có thể thực hiện để tiêu chuẩn hóa quy trình tiếp nhận và đẩy nhanh quá trình phê duyệt.
- Tóm tắt tính năng: Chuyển đổi yêu cầu tính năng thành các bản tóm tắt có cấu trúc, giúp các nhóm Agile đồng bộ phạm vi, ước lượng thời gian hiệu quả và giảm thiểu công việc làm lại.
- Email theo dõi: Chuyển đổi ghi chú cuộc họp từ AI Notetaker thành email theo dõi ngắn gọn, sẵn sàng cho khách hàng, ghi lại các quyết định, người chịu trách nhiệm và ngày đáo hạn để có các bước tiếp theo rõ ràng.
Khám phá thêm các công cụ hỗ trợ cuộc họp tương tự cho nhóm của bạn:
Lợi ích của việc chuyển cuộc họp toàn thể sang ClickUp SyncUp
Dưới đây là lý do tại sao ClickUp SyncUp là lựa chọn tốt nhất thay thế cho Zoom:
- Không cần chuyển đổi ứng dụng: Tích hợp công việc và giao tiếp trong một công cụ duy nhất, cho phép bạn khởi chạy các cuộc họp có ngữ cảnh đầy đủ mà không cần chuyển đổi ứng dụng. Trong bối cảnh các nhóm đang bị ngập trong sự bùng nổ của AI, đây là một giải pháp tiết kiệm thời gian đáng kể.
- Tính năng trách nhiệm tích hợp: Yêu cầu Brain tạo và phân công công việc dựa trên các cuộc hội thoại trong SyncUp, để mỗi cuộc hội thoại đều có kết quả cụ thể. Biến các cuộc họp toàn thể thành các cuộc hội thoại có năng suất cao và không lặp lại.
- Không gian Làm việc AI tích hợp: Kết nối các công cụ, tệp tin và quy trình làm việc trên một nền tảng thống nhất với ClickUp. Tất cả kiến thức của công ty được lưu trữ tại một nơi, được chỉ mục và dễ dàng tìm kiếm.
- Hiệu quả chi phí: SyncUps có thể truy cập từ thiết bị di động và có sẵn ngay cả trên các kế hoạch miễn phí, cho phép các nhóm nhỏ nhất tổ chức cuộc họp trực tuyến mà không tốn thêm chi phí.
- Tự động hóa quy trình làm việc: Tiết kiệm thời gian thao tác thủ công và tránh tình trạng ghi chú cuộc họp không nhất quán.
- Phương pháp ưu tiên giao tiếp không đồng bộ: Tăng tốc giao tiếp không đồng bộ với các đoạn âm thanh/video, bản ghi chép tự động, tóm tắt do AI tạo ra và bình luận có dấu thời gian cho câu hỏi hoặc phản hồi.
👀 Bạn có biết? Việc gật đầu trên camera không phải là dấu hiệu đồng ý—thường là sự tuân theo. Nghiên cứu cho thấy cá nhân thường tuân theo ý kiến đa số trong các cuộc họp trực tuyến chuyên nghiệp khi camera của họ được bật. Rõ ràng, mệt mỏi do Zoom tăng lên đáng kể khi nhân viên bị buộc phải giữ camera bật.
Các trường hợp sử dụng thực tế cho cuộc họp toàn thể không đồng bộ
Giao tiếp không đồng bộ là phương pháp hiệu quả, và các công ty hàng đầu trên toàn thế giới đã áp dụng các phương pháp không đồng bộ để cung cấp cập nhật cho toàn công ty:
GitLab
GitLab nổi tiếng với mô hình giao tiếp ưu tiên tài liệu hướng dẫn, mặc định là giao tiếp không đồng bộ, với hướng dẫn rõ ràng về cách chia sẻ và tiếp nhận thông tin trên toàn công ty. Các nguyên tắc chính bao gồm:
- Tài liệu trước khi thảo luậnCác cập nhật, quyết định và quy trình của công ty được ghi chép trong GitLab Handbook để mọi người có thể truy cập cùng một nguồn thông tin chính xác một cách không đồng bộ.
- Giao tiếp không đồng bộ thay vì cuộc họp trực tiếpCác cập nhật được thiết kế để có thể tiếp cận qua các múi giờ khác nhau, giảm sự phụ thuộc vào các cuộc họp trực tiếp khi có thể.
- Cập nhật ghi âm và văn bản để tăng tính hiển thịCác cuộc họp quan trọng hoặc thông báo thường được ghi âm và/hoặc tóm tắt bằng văn bản để các thành viên trong nhóm có thể theo dõi theo lịch trình của riêng mình.
- Xác định rõ mục tiêu cho các cuộc họpMỗi cuộc họp cần có một lịch trình được chia sẻ trước (“không có lịch trình, không có người tham dự”), thường sử dụng tài liệu trực tuyến để mọi người có thể đóng góp một cách không đồng bộ hoặc bỏ qua cuộc họp hoàn toàn nếu không cần thiết.
- Công cụ hỗ trợ tính minh bạch, không tạo ra các siloCác cập nhật công việc, kế hoạch và thảo luận về sức chứa thường được theo dõi trong các vấn đề, trang hoặc dự án được ghi chép, thay vì các cuộc hội thoại riêng tư hoặc bảng tính không được ghi chép.
Zapier
Zapier là một công ty làm việc từ xa hoàn toàn, có văn hóa giao tiếp không đồng bộ lâu đời nhằm hỗ trợ các đội ngũ hỗ trợ ở các múi giờ khác nhau. Các phương thức giao tiếp của họ bao gồm:
- Tập trung vào hợp tác không đồng bộ trước khi lên lịch cuộc họp trực tiếp, để các cuộc thảo luận và công việc chuẩn bị được hoàn thành trước thời hạn.
- Sử dụng các công cụ như Async (nền tảng blog nội bộ của họ) và Slack để chia sẻ cập nhật, bối cảnh và thông tin công ty mà các nhóm có thể đọc và trả lời vào thời gian rảnh của mình.
- Khuyến khích chuẩn bị trước theo hình thức không đồng bộ (bao gồm ghi màn hình hoặc hướng dẫn ghi hình) để giảm bớt các cuộc họp trực tiếp không cần thiết; các phiên họp trực tiếp chỉ được sử dụng khi tương tác thời gian thực mang lại giá trị vượt trội so với hình thức không đồng bộ.
- Hoạt động như một đội ngũ làm việc từ xa 100% phân phối, điều này tự nhiên ảnh hưởng đến cách thức giao tiếp và cập nhật thông tin toàn công ty được truyền đạt.
📚 Đọc thêm: Phần mềm OKR tốt nhất cho nhóm
Các thực hành tốt nhất cho các cuộc họp kiểm tra toàn công ty không đồng bộ
Giao tiếp không đồng bộ giúp nhóm của bạn không cần phải trực tuyến suốt ngày.
Nói cách khác, chúng tôi đã chuyển đổi các thực hành tốt nhất thành một danh sách kiểm tra — hãy tham khảo nó khi bạn chia sẻ các cập nhật toàn công ty một cách không đồng bộ:
🤝 Đặt ra kỳ vọng rõ ràng
- Xác định các cuộc họp toàn thể nào yêu cầu tham dự trực tiếp và các cuộc họp nào có thể xem lại sau.
- Cài đặt khung thời gian phản hồi (ví dụ: cập nhật khẩn cấp trong vòng 4 giờ, cập nhật tiêu chuẩn trong vòng 24 giờ)
- Xác định cách nhân viên nên phản hồi các cập nhật (bình luận, phản ứng, hoàn thành công việc)
🧠 Tập trung các cập nhật toàn công ty
- Sử dụng kênh trò chuyện ClickUp chung cho toàn công ty.
- Lưu trữ lịch trình, bản ghi âm, Clips, tóm tắt và các bước theo dõi trong một nơi duy nhất.
- Tránh việc phân tán cập nhật qua email, Slack và tin nhắn riêng tư.
📆 Chuẩn hóa các cập nhật định kỳ
- Tạo mẫu tài liệu ClickUp cho các cuộc họp toàn thể hàng quý và hàng tháng.
- Sử dụng các phần cố định cho các chỉ số, ưu tiên, rủi ro và hỏi đáp.
- Giảm thời gian chuẩn bị và giúp nhân viên biết trước những gì sẽ xảy ra mỗi lần.
💬 Phù hợp với định dạng của tin nhắn
- Clips cho các buổi demo sản phẩm và hướng dẫn chi tiết
- Các chủ đề trò chuyện cho các thành tựu nhanh chóng và thông báo.
- SyncUps cho các cập nhật chiến lược hoặc các cuộc thảo luận nhạy cảm
✅ Tự động hóa việc theo dõi
- Tạo nhắc nhở để xem lại bản ghi hoặc trả lời các chủ đề thảo luận.
- Tự động lưu trữ các công việc đã hoàn thành.
Tạo ra các cuộc họp toàn thể thực sự bao quát với ClickUp SyncUp
Các cuộc họp toàn thể truyền thống loại trừ người tham gia theo thiết kế. Ai không thể tham gia vào khung giờ đó sẽ bỏ lỡ.
Với công việc từ xa và các nhóm phân tán về mặt địa lý, giao tiếp không đồng bộ đã trở nên quan trọng không kém.
Các doanh nghiệp phát triển khi họ cân bằng giữa các cuộc hội thoại đồng bộ và quy trình làm việc không đồng bộ, được tùy chỉnh cho từng tình huống.
ClickUp SyncUps cho phép bạn tận hưởng cả hai lợi ích. Sẵn sàng thay thế các cuộc họp Zoom toàn thể bằng SyncUps? Đăng ký miễn phí trên ClickUp để bắt đầu.