Vào lúc 10 giờ sáng chính xác, tất cả thành viên trong nhóm của bạn dừng lại để tham gia cuộc gọi Zoom. Các quyết định được đưa ra và danh sách công việc được liệt kê. Hai mươi phút sau, bạn phải sao chép thủ công các ghi chú vào bảng công việc và công cụ quản lý dự án để đảm bảo không có gì bị bỏ sót.
Đó chính là cuộc họp standup hàng ngày trên Zoom của bạn.
Mặc dù Zoom hoạt động tốt cho các cuộc thảo luận trực tiếp, nhưng trong các cuộc họp hàng ngày, có một khoảng cách giữa việc thảo luận về công việc và đang theo dõi tiến độ thực hiện.
ClickUp SyncUps, ngược lại, tập trung vào công việc.
Bắt đầu một phiên SyncUp từ ClickUp Trò chuyện, ghi lại cuộc thảo luận và đảm bảo việc theo dõi tiến độ được liên kết với người chịu trách nhiệm, thời hạn và công việc, mà không cần phải xây dựng lại bối cảnh trong công cụ khác.
Sự thay đổi này hiện nay quan trọng hơn bao giờ hết, vì các nhóm hiện đại hoạt động xuyên biên giới múi giờ, bảo vệ thời gian dành cho công việc tập trung và cần sự trách nhiệm để hoạt động hiệu quả trong hệ thống thực thi của mình.
Và không, bạn không cần thêm một cuộc họp hàng ngày định kỳ nào cho việc này.
Dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thay thế các cuộc họp hàng ngày trên Zoom bằng ClickUp SyncUp.
Tại sao các cuộc họp đứng hàng ngày trên Zoom đang mất đi hiệu quả?
Dưới đây là lý do tại sao các cuộc họp standup 15 phút trên Zoom đang mất đi hiệu quả:
Sự mất kết nối với công việc thực tế
Các cuộc họp standup khiến bạn phải rời khỏi công việc để thảo luận về công việc. Nhóm của bạn dành cả ngày trong các công cụ quản lý dự án và bảng nhiệm vụ, nơi tiến độ thực sự diễn ra. Sau đó, họ phải dừng lại để mô tả bằng lời những gì đã hiển thị trong các hệ thống đó.
Các cập nhật được chia sẻ trong các cuộc họp Zoom không đồng bộ với trạng thái công việc của bạn. Các rào cản được đề cập không liên kết trở lại với các phụ thuộc thực tế của công việc và thời hạn. Về cơ bản, bạn đang sử dụng một hệ thống cập nhật song song yêu cầu công việc thủ công để duy trì.
📮ClickUp Insight: 27% số người tham gia khảo sát của chúng tôi cho rằng các cuộc họp cập nhật hàng tuần có thể được thay thế bằng các phương án không đồng bộ, trong khi 25% cho rằng điều tương tự áp dụng cho các cuộc họp hàng ngày. Nếu sự thay đổi này buộc các nhóm phải sử dụng nhiều công cụ hơn, nó có thể dẫn đến thông tin phân tán và chi phí phát sinh thêm.
ClickUp cách mạng hóa hợp tác nhóm bằng cách tập trung các cuộc thảo luận thông qua chủ đề bình luận, cho phép cập nhật nhanh chóng qua ClickUp Clips và nhiều tính năng khác—tất cả trong một nền tảng duy nhất.
💫 Kết quả thực tế: Các nhóm như Trinetrix đã giảm 50% số cuộc họp không cần thiết nhờ ClickUp!
Thiếu trách nhiệm
Các cam kết được đưa ra trong cuộc họp standup hàng ngày không phải là cách hiệu quả nhất để ghi chép thông tin quan trọng và các quyết định then chốt, hoặc để đảm bảo mọi người tuân thủ chúng. Các câu hỏi và mục trong cuộc họp standup thường khó ghi nhớ một cách nhất quán.
👀 Bạn có biết? Theo Báo cáo Xu hướng Làm việc của Microsoft, các cuộc họp kém hiệu quả là nguyên nhân hàng đầu gây gián đoạn năng suất. Nghiên cứu cũng cho thấy 57% người tham gia gặp khó khăn trong việc theo kịp nội dung nếu tham gia muộn, 55% cho biết các bước tiếp theo không rõ ràng và 56% cho biết khó tóm tắt những gì đã diễn ra.
ClickUp SyncUps giúp giảm khoảng cách đó bằng cách ghi lại cuộc gọi và tạo bản ghi chép và tóm tắt từ Clips Hub.
Nếu bạn đang đánh giá các trợ lý AI cho cuộc họp, hãy xem video này để đưa ra quyết định thông minh:
Chi phí chuyển đổi ngữ cảnh
Công việc của bạn phải hoạt động nhiều hơn khi tham gia cuộc họp video. Điều mà bạn có thể coi là một cuộc họp đứng thân thiện, không chính thức có thể khiến một số thành viên trong nhóm cảm thấy mệt mỏi về mặt tinh thần. Đối với những thành viên này, các cuộc họp kiểm tra hàng ngày trở thành rào cản chính nó.
Ngoài ra, các cuộc họp standup gây ra gánh nặng nhận thức, khiến việc quay lại thực hiện công việc sâu trở nên khó khăn. Có thể mất từ 45 phút đến vài giờ để lấy lại năng suất làm việc sau một cuộc gọi.
👀 Bạn có biết? Hội chứng phục hồi sau cuộc họp là thời gian và năng lượng tinh thần mà não bộ cần để phục hồi sau các cuộc họp trước khi có thể quay lại với công việc có năng suất cao. Các nghiên cứu về cuộc họp cho thấy việc chuyển sang các công việc có thể mất tới 45 phút trong một số trường hợp.
Tuân thủ lịch trình cứng nhắc
Nếu bạn có một nhóm làm việc từ xa, cuộc gọi đầu ngày của một số thành viên có thể là thời gian kết thúc công việc của những thành viên khác.
Có hợp lý không khi trả lời câu hỏi “Hôm nay tôi sẽ làm gì?” khi bạn sắp kết thúc công việc?
Nếu nhóm của bạn thực hiện công việc qua các múi giờ khác nhau hoặc lịch trình linh hoạt, mô hình cập nhật ưu tiên async thường thực tế hơn so với cuộc gọi trực tiếp cố định.
Buộc mọi người tham gia cuộc gọi mà không quan tâm đến năng suất làm việc tự nhiên của họ sẽ tạo ra cảm giác giả tạo về sự đồng bộ, và không đề cập đến tình trạng mệt mỏi do Zoom.
👀 Bạn có biết? Một cuộc họp Zoom tưởng chừng vô hại có thể gây ra năm loại mệt mỏi khác nhau: mệt mỏi chung, mệt mỏi về thị giác, mệt mỏi về xã hội, mệt mỏi về động lực và mệt mỏi về cảm xúc. Thang đo Mệt mỏi và Mệt mỏi Zoom (ZEF Scale), được phát triển bởi các nhà nghiên cứu tại Đại học Stanford, đo lường hiện tượng này một cách khoa học.
Các cuộc họp đứng kéo dài và kém hiệu quả
Các cuộc họp standup được thiết kế để kéo dài 15 phút. Tuy nhiên, khi một thành viên trong nhóm đề cập đến một vấn đề cản trở hoặc một vấn đề (điều này xảy ra gần như hàng ngày), một cuộc họp standup nhanh có thể biến thành một phiên giải quyết vấn đề kéo dài 45 phút.
Toàn bộ nhóm của bạn phải tham gia vào các cuộc hội thoại chỉ cần 2-3 người tham gia. Những phút họp đứng thêm này tích lũy thành hàng giờ thời gian lãng phí trong vài tuần.
📮 ClickUp Insight: ClickUp phát hiện ra rằng 47% cuộc họp kéo dài một giờ hoặc hơn. Nhưng liệu tất cả thời gian đó có thực sự cần thiết? Lý do cho sự nghi ngờ của chúng tôi? Chỉ 12% số người được hỏi đánh giá cuộc họp của họ là rất hiệu quả.
Đang theo dõi các chỉ số như số lượng mục được tạo ra, tỷ lệ hoàn thành và kết quả có thể cho thấy liệu các cuộc họp kéo dài có thực sự mang lại giá trị hay không.
Các công cụ quản lý cuộc họp của ClickUp có thể giúp bạn! Sử dụng ClickUp AI để tóm tắt các cuộc họp đã ghi âm và chuyển đổi các ghi chú này thành tài liệu Docs. Chia sẻ tài liệu Docs với người khác hoặc liên kết nó với các công việc có thể theo dõi — tất cả trong một không gian làm việc thống nhất. Xem những cuộc họp nào thực sự mang lại kết quả và những cuộc họp nào chỉ đang lãng phí thời gian của nhóm!
Sự sụt giảm mức độ tương tác
Các cuộc họp standup được thiết kế để phối hợp công việc và cải thiện sự hợp tác. Tuy nhiên, 55% nhân viên thừa nhận rằng họ kiểm tra email trong cuộc họp standup. Họ cũng không thể bị đổ lỗi.
Các cuộc họp standup mất đi năng suất khi những rào cản và vấn đề tương tự liên tục xuất hiện hàng ngày mà không có giải pháp rõ ràng. Infographic của Zippia cho thấy các cuộc họp hiếm khi đạt 100% năng suất (hoặc thậm chí chỉ đạt một nửa).
Điều này có nghĩa là bạn nên ngừng hoàn toàn các cuộc họp standup? Không hẳn. Nhưng có những cách để tăng năng suất của chúng.
Làm thế nào? Hãy xem chi tiết bên dưới.
ClickUp SyncUp là gì và nó hoạt động như thế nào cho các nhóm?
ClickUp SyncUp là công cụ cuộc họp và hợp tác được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI), cho phép bạn bắt đầu các cuộc gọi âm thanh và video ngay lập tức trong Không gian Làm việc ClickUp của mình.
Bạn có thể bắt đầu một phiên SyncUp từ một kênh trò chuyện ClickUp hoặc tin nhắn riêng tư (DM), bao gồm cả thông qua lệnh /SyncUp.
🚀 Ưu điểm của ClickUp: Sử dụng tính năng Talk-to-Text, các thành viên trong nhóm có thể nói về tiến độ, các rào cản hoặc các bước tiếp theo. ClickUp BrainGPT chuyển đổi giọng nói thành văn bản có thể sử dụng trong quy trình làm việc của bạn, giúp giảm bớt sự phiền phức khi viết các bản cập nhật.
ClickUp BrainGPT tuyên bố có thể làm việc nhanh hơn so với gõ phím và tiết kiệm thời gian hàng tuần. Nếu bạn sử dụng các số này, hãy giữ khung "trung bình" và liên kết đến trang sản phẩm của ClickUp.
ClickUp BrainGPT tuyên bố có thể làm việc nhanh hơn so với gõ phím và tiết kiệm thời gian hàng tuần. Nếu bạn sử dụng các số này, hãy giữ khung "trung bình" và liên kết đến trang sản phẩm của ClickUp.
Cách ClickUp SyncUp thay thế các cuộc họp hàng ngày
Đối với các nhóm muốn thoát khỏi các cuộc họp Zoom hàng ngày và các cuộc họp đứng hàng ngày, SyncUp cung cấp một giải pháp hoàn hảo.
Dưới đây là lý do tại sao đây là giải pháp thay thế Zoom tốt nhất cho các cuộc họp và hội nghị video 👇
1. Bản ghi âm và tóm tắt do AI tạo ra cung cấp tóm tắt cuộc họp.
Khác với các cuộc họp hàng ngày trên Zoom, các cuộc họp SyncUp được ghi lại sẽ lưu trữ mọi ghi chú, video và quyết định quan trọng, giúp bạn truy cập chúng dễ dàng ngay cả sau khi cuộc họp kết thúc. Tất cả thông tin đều được lưu trữ trong cùng một không gian làm việc nơi các dự án của bạn được quản lý.
Bạn có thể truy cập bản ghi chép và tóm tắt của các buổi SyncUp đã ghi lại từ Clips Hub.
Sau đó, bạn có ClickUp Brain, có thể hoạt động như một công cụ tóm tắt bản ghi âm AI và cung cấp câu trả lời dựa trên ngữ cảnh của không gian làm việc.
Các thành viên trong nhóm không thể tham gia cuộc họp có thể nhận được tóm tắt nhanh mà không cần phải xem toàn bộ bản ghi.
⭐ Bonus: Với ClickUp Enterprise Search, bạn có thể tra cứu thông tin chỉ trong vài giây bằng các lệnh tìm kiếm bằng ngôn ngữ tự nhiên.
Ví dụ, nếu bạn đã vắng mặt trong một tuần, bạn có thể yêu cầu trợ lý AI lấy thông tin cuộc họp và các mục cần thực hiện từ cuộc họp SyncUp tuần trước.
📚 Đọc thêm: Cách sử dụng AI cho cuộc gọi video
2. Tính trách nhiệm và minh bạch tích hợp sẵn
Bạn có thể khởi chạy SyncUp từ bất kỳ tin nhắn riêng tư (DM) hoặc kênh (Channel) nào trong ClickUp Trò chuyện, giúp tập trung các cuộc họp, thảo luận, dự án và công việc vào một nơi duy nhất.
Tất cả những người theo dõi kênh đó đều có đầy đủ thông tin. Không mất thời gian tìm kiếm thông tin trên các công cụ khác nhau.
Trong phần Trò chuyện, bạn có thể:
- Sắp xếp các cuộc thảo luận theo chủ đề hoặc dự án với các cuộc hội thoại theo chuỗi và giữ cho phản hồi và các công việc theo dõi dễ dàng theo dõi.
- Gắn thẻ thành viên nhóm bằng @mention trong mỗi công việc mới để thông báo cho họ.
- Trò chuyện riêng tư bằng tin nhắn trực tiếp (cho các cuộc họp đồng bộ một đối một) hoặc tạo các kênh chuyên dụng cho các cuộc thảo luận dự án.
Khi nói đến cập nhật không đồng bộ, bạn có thể ghi lại một ClickUp Clip. Điều này rất hiệu quả cho việc trình bày ý tưởng, chia sẻ phản hồi và kiểm tra tiến độ không đồng bộ.
Bất kỳ ai cũng có thể bình luận trên video, thêm ghi chú có dấu thời gian và tiếp tục cuộc hội thoại một cách không đồng bộ. Bạn thậm chí có thể chia sẻ đoạn video trong Tài liệu, Trò chuyện hoặc Comments.
Các đồng nghiệp của bạn có thể xem phản hồi vào thời gian rảnh rỗi của họ.
Xem video này để biết cách thêm bình luận có dấu thời gian vào bản ghi SyncUp:
Bạn thấy đấy, SyncUps giải quyết một vấn đề cốt lõi của các cuộc họp đứng trên Zoom: các cập nhật bằng lời nói dễ bị quên và khó liên kết với công việc có thể theo dõi. SyncUps giữ cho cuộc hội thoại tập trung vào các công việc và đảm bảo việc thực hiện.
⚡ Kho mẫu: Mẫu ghi chú miễn phí để tổ chức tốt hơn
3. Linh hoạt cho các nhóm làm việc kết hợp và toàn cầu
Các cuộc họp hàng ngày giả định rằng mọi người có thể tham gia cùng một lúc. Tuy nhiên, điều này không hiệu quả đối với các nhóm làm việc từ xa và nhóm toàn cầu phân bố ở các múi giờ và lịch công việc khác nhau.
ClickUp SyncUp loại bỏ hạn chế đó. Một số thành viên có thể tham gia trực tiếp khi cần thiết. Những người khác có thể đóng góp theo cách không đồng bộ thông qua các bản cập nhật ghi âm, ghi chú giọng nói hoặc Clips.
Mọi người vẫn có thể tham gia mà không cần phải trực tuyến cùng lúc. `
Ngoài ra, các thành viên trong nhóm có thể xem lại bản ghi âm, bản ghi chép hoặc tóm tắt để nắm bắt bối cảnh.
Các cập nhật, quyết định và rào cản vẫn được truy cập dễ dàng trong các công việc, tài liệu và cuộc trò chuyện — sẵn sàng khi mỗi thành viên trong nhóm bắt đầu ngày làm việc của mình.
Các bước chuyển đổi từ cuộc họp hàng ngày trên Zoom sang ClickUp SyncUp
Đầu tiên, bạn cần sử dụng ClickUp để tận dụng các lợi ích của ClickUp SyncUp.
ClickUp, Không gian Làm việc AI tích hợp đầu tiên trên thế giới, kết hợp tất cả công việc, ứng dụng, dữ liệu và quy trình làm việc của bạn.
Dưới đây là cách chuyển từ các cuộc họp đứng trên Zoom sang ClickUp SyncUp.
1. Kiểm tra các quy trình họp standup hiện tại và các vấn đề gặp phải
Thực hiện khảo sát nhóm và đánh giá cuộc họp hàng ngày của bạn dựa trên các tham số sau:
| Khía cạnh kiểm toán | Những điều cần xem xét |
|---|---|
| Thời gian | Thời lượng trung bình của cuộc họp standup, thời gian chuẩn bị để thu thập cập nhật, và liệu khung thời gian có phù hợp với các múi giờ khác nhau hay không |
| Sự tham gia | Xu hướng tham gia, ai tham gia tích cực so với ai chỉ theo dõi, và liệu việc làm nhiều việc cùng lúc có phổ biến hay không |
| Kết quả có thể thực hiện được | Các rào cản lặp lại, tỷ lệ thực hiện các mục và liệu các cam kết có trở thành công việc hay không |
| Chất lượng thảo luận | Dù định dạng cuộc họp vẫn giữ nguyên ở trạng thái "cập nhật tình hình" hay chuyển sang giải quyết vấn đề chỉ cần một nhóm nhỏ người tham gia |
| Chuyển đổi ngữ cảnh | Dù định dạng cuộc họp vẫn giữ nguyên ở trạng thái "cập nhật tình hình" hay chuyển sang giải quyết vấn đề chỉ cần một nhóm nhỏ người tham gia |
Sau khi hoàn thành cuộc kiểm tra này, bạn nên có câu trả lời cụ thể cho 4 tham số sau:
- Các cuộc họp hàng ngày có thực sự cần thiết, hay nhóm của bạn sẽ được hưởng lợi từ các cuộc họp theo chủ đề vài lần một tuần?
- Liệu cuộc họp đứng trực tuyến đồng bộ có mang lại giá trị mà cuộc họp trạng thái không đồng bộ không thể cung cấp?
- Những khía cạnh cụ thể nào—giải quyết vấn đề, xử lý rào cản, đồng bộ tiến độ, ra quyết định—thực sự yêu cầu cuộc hội thoại thời gian thực?
- Các cuộc họp standup có giúp cải thiện sự phối hợp hay đã trở thành một thói quen mà nhóm của bạn tuân theo mà không hề đặt câu hỏi?
2. Xác định quy trình họp standup mới
Sau khi hiểu rõ những gì cần thực hiện trong một cuộc họp standup, hãy xác định một quy trình hỗ trợ cho nó.
Một số nhóm vẫn giữ cấu trúc cuộc họp đứng truyền thống nhưng chuyển sang hình thức async.
Một số tổ chức áp dụng mô hình giao tiếp làm việc kết hợp: cập nhật không đồng bộ là mặc định, chỉ tổ chức SyncUp trực tiếp khi cần thảo luận hoặc đưa ra quyết định.
Đây là nơi ClickUp Chat và SyncUp kết hợp với nhau. Chat trở thành không gian cho hợp tác liên tục và theo dõi tiến độ, trong khi SyncUps quản lý các cuộc họp kiểm tra có cấu trúc, ghi âm, tóm tắt và các mục cần thực hiện — mà không bắt buộc mọi người phải tham gia cuộc họp Zoom hàng ngày.
⭐ Bonus: Cài đặt quy tắc giao tiếp cho cuộc họp standup của nhóm. Nó có thể đơn giản như 👇
Sử dụng cập nhật không đồng bộ khi:
- Chia sẻ tiến độ hoặc trạng thái
- Xác định các rào cản không khẩn cấp
- Nhà cung cấp cung cấp các bản cập nhật định kỳ
Sử dụng SyncUps khi:
- Một vấn đề cần được giải quyết ngay lập tức.
- Một quyết định đòi hỏi thảo luận thời gian thực.
- Nhiều bên liên quan cần đồng bộ hóa
Sử dụng Clips khi:
- Bối cảnh quan trọng nhưng thời gian không phải là yếu tố quyết định.
- Bạn cần giải thích điều gì đó bằng hình ảnh hoặc lời nói.
- Tham dự trực tiếp không khả thi
Sử dụng SyncUp theo chủ đề cho:
- Các phiên tập trung vào giải quyết vấn đề
- Kế hoạch hàng tuần
- Hội nghị tổng kết
3. Cài đặt SyncUp đầu tiên của bạn
Bạn có thể bắt đầu một phiên SyncUp trực tiếp từ:
- Một kênh
- Một tin nhắn riêng tư (DM)
- Bất kỳ địa điểm nào có ClickUp Chat được kích hoạt
Để ghi lại phiên, nhấn vào biểu tượng ghi âm.
Bạn có thể thêm thành viên bằng cách chia sẻ liên kết SyncUp hoặc mời họ.
4. Đào tạo các thành viên trong nhóm về cách sử dụng ClickUp SyncUp
Đảm bảo nhóm của bạn biết cách sử dụng SyncUps:
- Cách bắt đầu và tham gia SyncUp: Nhập "SyncUp" vào bất kỳ kênh nào hoặc tin nhắn riêng tư (DM), hoặc nhấp vào biểu tượng cuộc gọi.
- Cách ghi lại cuộc họp SyncUp: Bật tính năng ghi âm ngay từ đầu cuộc gọi để nhận bản chép lời tự động và tóm tắt bằng AI sau đó.
- Cách kết nối công việc với SyncUp: Nhấp vào biểu tượng ba chấm trên tin nhắn SyncUp và lựa chọn “Thêm mối quan hệ” để liên kết công việc liên quan. Sử dụng Trạng thái tùy chỉnh và Trường Tùy chỉnh để theo dõi tiến độ.
- Cách chia sẻ màn hình trên SyncUp: Sử dụng tính năng chia sẻ màn hình trong cuộc gọi để xem xét tài liệu hoặc khắc phục sự cố cùng nhau.
- Cách truy cập bản ghi và thêm bình luận: Bản ghi được lưu trữ trong Clips Hub. Mở bất kỳ bản ghi nào trong chế độ xem để xem bản ghi chép, tạo tóm tắt AI hoặc để lại bình luận có dấu thời gian.
Đảm bảo nhóm của bạn đã cài đặt thông báo đúng cách để không bỏ lỡ các cuộc gọi khi cần phối hợp.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Super Agents, đồng đội được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) của ClickUp. Chúng được thiết kế để tiết kiệm thời gian, tăng cường năng suất và thích ứng với Không gian Làm việc ClickUp thông qua các tương tác thông minh và giống con người.
Các Super Agents rất giỏi trong việc quản lý các quy trình làm việc như thế này:
- Bản tóm tắt sáng tạo: Soạn thảo bản tóm tắt sáng tạo dựa trên bối cảnh của một công việc hoặc trò chuyện, bao gồm các cải tiến cụ thể để tiêu chuẩn hóa quy trình tiếp nhận và đẩy nhanh quá trình phê duyệt.
- Tóm tắt tính năng: Chuyển đổi yêu cầu tính năng thành các bản tóm tắt có cấu trúc, giúp các nhóm Agile đồng bộ phạm vi, ước lượng thời gian hiệu quả và giảm thiểu công việc làm lại.
- Email theo dõi: Chuyển đổi ghi chú cuộc họp từ AI Notetaker thành email theo dõi ngắn gọn, sẵn sàng cho khách hàng, ghi lại các quyết định, người chịu trách nhiệm và ngày đáo hạn để có các bước tiếp theo rõ ràng.
Chuyển đổi giữa các cuộc gọi Zoom và ClickUp SyncUp
Bạn có thể chưa sẵn sàng để từ bỏ Zoom hoàn toàn. Nếu nhóm của bạn vẫn phụ thuộc vào Zoom cho các cuộc gọi bên ngoài hoặc các webinar lớn, tích hợp ClickUp với Zoom có thể giúp giảm thiểu việc chuyển đổi ngữ cảnh.
Bạn cũng có thể ghi lại cuộc gọi âm thanh và video trên Zoom. Tuy nhiên, bạn cần có tài khoản Zoom Professional trả phí để nhận bản chép lời được đăng lại lên ClickUp sau mỗi cuộc gọi.
Đối với các cuộc họp nội bộ, SyncUp thường tiện lợi hơn. Ghi lại cuộc họp SyncUp, truy cập bản ghi chép trong Clips Hub và sử dụng ClickUp AI để tóm tắt cuộc họp.
Chuyển tóm tắt sang tài liệu Doc chỉ với một cú nhấp chuột, sau đó chuyển văn bản Doc thành các công việc để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ mục nào.
🧠 Thông tin thú vị: Kỷ lục Guinness về cuộc họp Zoom lớn nhất mọi thời đại được cài đặt vào tháng 7 năm 2024, với hơn 20.000 người tham gia một cuộc gọi duy nhất cho một sự kiện trực tuyến.
📚 Đọc thêm: Cách tự động ghi chú trong các cuộc họp Zoom?
Lợi ích của việc sử dụng ClickUp SyncUp so với Zoom
Cần một tóm tắt nhanh về lý do tại sao SyncUps tốt hơn các cuộc họp Zoom cho các cuộc họp hàng ngày? 👇
- Tính trách nhiệm tích hợp với việc tạo công việc: Sử dụng ClickUp Brain hoặc ứng dụng BrainGPT để chuyển đổi các điểm thảo luận thành các công việc được giao với thời hạn, biến mọi cam kết thành các công việc có thể theo dõi.
- Giảm chi phí chuyển đổi ngữ cảnh: Khởi chạy cuộc gọi trực tiếp từ không gian làm việc nơi các công việc và dự án của bạn được quản lý, loại bỏ sự mất mát năng suất do phải chuyển đổi giữa Zoom và công cụ quản lý dự án.
- Lịch sử cuộc họp có thể tìm kiếm liên kết với công việc: Bản ghi âm được lưu trữ trong Clips Hub để truy cập nhanh, kèm theo bản ghi chép và tóm tắt để tham khảo nhanh chóng.
- Không cần lên lịch: SyncUps cho phép bạn phối hợp ngay lập tức để giải quyết các vấn đề cần xử lý nhanh chóng mà không cần chuyển đổi công cụ hoặc lên lịch cuộc họp.
- Theo dõi hiệu suất: Hệ thống theo dõi công việc ClickUp cung cấp cho bạn cái nhìn trực tiếp về tiến độ thực hiện cam kết của nhóm.
📚 Đọc thêm: Cách cải thiện hợp tác tại nơi làm việc
Ví dụ: Nhóm Marketing sử dụng ClickUp SyncUp thay vì Zoom
Để xem cách thức này hoạt động trong thực tế, hãy cùng xem một ví dụ thực tế.
Một nhóm marketing triển khai một chiến dịch Giáng sinh diễn ra nhanh chóng và thay thế các cuộc họp hàng ngày trên Zoom bằng ClickUp SyncUp.
Chia sẻ cập nhật chiến dịch mà không làm chậm tiến độ thực hiện.
Trong chiến dịch Giáng sinh, công việc diễn ra rất nhanh. Lịch trình nội dung, thiết kế quảng cáo, trang đích và luồng email đều đang được triển khai đồng thời.
Thay vì kéo tất cả mọi người vào cuộc họp hàng ngày trên Zoom, mỗi thành viên trong nhóm sẽ chia sẻ cập nhật trong một tài liệu hoặc công việc chuyên dụng. Khi cần đồng bộ hóa, nhóm có thể chuyển sang SyncUp mà không cần rời khỏi ClickUp và xem xét các cập nhật theo thời gian thực.
Các cuộc đánh giá thiết kế và phê duyệt nội dung được đăng trực tiếp vào các công việc liên quan.
Xem tiến độ chiến dịch và các rào cản được tóm tắt tự động.
Khi có cập nhật mới, nhóm sử dụng ClickUp Brain để tổng hợp chúng thành những thông tin rõ ràng, ở cấp độ chiến dịch.
Người quản lý marketing không cần phải lướt qua tin nhắn hoặc tham gia cuộc gọi để hiểu tình hình. Họ có thể xem các tóm tắt như “Lịch trình nội dung SEO đã hoàn thành”, “Các ý tưởng quảng cáo Giáng sinh đang được xem xét” hoặc “Nội dung email đang chờ phê duyệt cuối cùng”.
Xem lại toàn bộ chiến dịch tại một nơi duy nhất
Quản lý marketing có thể theo dõi tiến độ chiến dịch tại một nơi duy nhất — ClickUp.
Tất cả các cập nhật, quyết định và vấn đề cản trở đều được quản lý trong ClickUp. Nếu có vấn đề cần xử lý, người quản lý có thể trực tiếp vào công việc hoặc khởi tạo một phiên SyncUp chỉ với các bên liên quan cần thiết.
Phần còn lại của nhóm tiếp tục làm việc mà không cần các cuộc họp không cần thiết.
Bắt kịp ngay lập tức nếu bạn bỏ lỡ một ngày trong tuần ra mắt bận rộn.
Nếu quản lý marketing của bạn vắng mặt một ngày hoặc bị kéo vào các cuộc họp liên tiếp, họ sẽ không bị tụt hậu.
Yêu cầu ClickUp Brain hiển thị bất kỳ cập nhật nào mà họ đã bỏ lỡ. Trong vài giây, họ sẽ nhận được một bản tóm tắt ngắn gọn về những gì đã được triển khai, những gì đang bị khối và những gì cần quyết định. Tất cả điều này mà không cần xem lại bản ghi hoặc phải liên hệ với mọi người để cập nhật thông tin.
Tái cấu trúc các cuộc họp hàng ngày với ClickUp SyncUp
Giao tiếp nên giúp tăng cường sự phối hợp thay vì gây ra sự rối loạn.
Nếu nhóm của bạn vẫn đang thảo luận về cùng một vấn đề cản trở mỗi ngày hoặc lặp lại các cập nhật như một nhiệm vụ nhàm chán, đó là dấu hiệu cho thấy các cuộc họp standup cần được thay đổi.
Với ClickUp SyncUp, bạn có một công cụ giao tiếp hoạt động ngay trong không gian làm việc của mình. Bạn không cần phải chuyển đổi công cụ, xây dựng bối cảnh hoặc lo lắng về việc chuyển đổi các cam kết bằng lời nói thành các công việc có thể theo dõi. Không gian làm việc kết nối toàn diện của ClickUp giúp việc phối hợp và thực thi trở thành một luồng liên tục.
Muốn thay thế các cuộc họp đứng trên Zoom bằng SyncUps? Hãy thử ClickUp SyncUps ngay lập tức.
Câu hỏi thường gặp
SyncUp được tích hợp trực tiếp vào Không gian Làm việc ClickUp của bạn, nơi các công việc, tài liệu và dự án của bạn đã tồn tại. Tại đây, bạn có thể khởi chạy cuộc gọi mà không cần chuyển đổi công cụ hoặc xây dựng lại bối cảnh. Loom, mặt khác, cung cấp tính năng ghi hình video một chiều tách biệt với công việc thực tế của bạn. Các chủ đề tin nhắn Slack là một phần của gói giao tiếp tổng thể của Slack.
SyncUps có sẵn trên tất cả các kế hoạch khi ClickUp Trò chuyện được kích hoạt. Tính khả dụng và giới hạn có thể thay đổi theo thời gian tùy thuộc vào kế hoạch.
Các cuộc họp đứng không đồng bộ cho phép các thành viên trong nhóm ở các múi giờ khác nhau tham gia mà không bắt buộc mọi người phải tuân theo cùng một lịch trình. Mọi người có thể chia sẻ cập nhật trong giờ làm việc có năng suất cao của mình mà không làm gián đoạn công việc sâu, và có bản ghi chép văn bản về mọi nội dung được thảo luận trong cuộc gọi.
ClickUp AI có thể tạo bản ghi chép và tóm tắt cho các cuộc họp SyncUp đã ghi lại từ Clips Hub, sau đó giúp bạn trích xuất các quyết định quan trọng và mục cần thực hiện mà không cần xem toàn bộ bản ghi.
SyncUp được tích hợp trực tiếp vào Không gian Làm việc ClickUp của bạn. Bạn có thể khởi tạo cuộc gọi từ bất kỳ kênh nào hoặc tin nhắn riêng tư (DM) và liên kết các công việc và tài liệu liên quan, giúp các cuộc thảo luận diễn ra song song với công việc thực tế. Mỗi cuộc họp SyncUp tự động kết nối với các công việc có thể thực hiện được, biến các cam kết bằng lời nói thành các công việc có thể theo dõi.
Trong nhiều nhóm, đúng vậy. SyncUps và cập nhật không đồng bộ có thể giảm bớt nhu cầu tổ chức các cuộc họp định kỳ, đặc biệt khi các cập nhật và quyết định được liên kết với các công việc và hiển thị tại một nơi duy nhất. Sử dụng SyncUps trực tiếp khi cần thảo luận thời gian thực.