Tạo các bản cập nhật trạng thái được hỗ trợ bởi AI cho các cuộc họp stand-up? Tôi à? (Ừ, tôi cũng từng có khoảnh khắc hoảng hốt đó). Đây là câu chuyện đằng sau.
Chúng ta đều biết rằng hợp tác là chìa khóa thành công. Tuy nhiên, đôi khi chúng ta quá bận rộn với công việc cá nhân đến mức hợp tác trở thành điều phụ.
Đó là lý do tại sao các cuộc họp stand-up đã trở thành một phần không thể thiếu đối với nhiều nhóm. Đó là khoảnh khắc duy nhất trong ngày khi mọi người dừng lại, tập trung lại với nhau và đảm bảo rằng mục tiêu và công việc của họ phù hợp với bức tranh lớn hơn.
Nhưng việc chia sẻ trạng thái mỗi sáng có thể khiến bạn cảm thấy mệt mỏi.
Các nghiên cứu cho thấy mọi người lãng phí trung bình 91 phút mỗi ngày cho các công việc và cuộc họp không liên quan đến vai trò của họ. Bắt đầu ngày làm việc với một thói quen tiêu tốn năng lượng trước khi bạn có cơ hội tập trung vào công việc có ý nghĩa không phải lúc nào cũng hợp lý.
May mắn thay, có một cách nhẹ nhàng và chu đáo hơn để giữ mọi người đồng bộ: cập nhật trạng thái do AI tạo ra. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về cách AI có thể mang lại sự thuận tiện và rõ ràng cho các buổi stand-up.
⭐ Mẫu nổi bật
Mẫu cuộc họp stand-up hàng ngày của ClickUp được thiết kế để giảm bớt áp lực trong việc lập kế hoạch và tổ chức các cuộc họp stand-up hàng ngày. Mẫu này cung cấp cho nhóm một nơi duy nhất để chuẩn bị, chia sẻ và đang theo dõi các cập nhật. Mỗi thành viên đều biết chính xác nơi ghi chép những gì đã làm hôm qua, những gì đang làm hôm nay và những rào cản gặp phải, giúp mọi người nhìn thấy bức tranh tổng thể.
Tại sao các bản cập nhật trạng thái trong cuộc họp stand-up lại quan trọng?
Một cuộc thảo luận gần đây trên Reddit đã nhấn mạnh những khác biệt đáng kể trong các cuộc họp stand-up giữa các nhóm khác nhau.
Tại một công ty, các cuộc họp stand-up hàng ngày đã phát triển thành các bản cập nhật trạng thái dự án, nơi chủ sở hữu sản phẩm sẽ xem qua các ticket trên bảng và hỏi các nhà phát triển, “Chúng ta đang ở đâu với điều này?”
Kết quả thường giống như một cuộc họp đánh giá mà chỉ một số ít người cần tham gia. Công việc đã hoàn thành bị bỏ qua, các công việc sắp tới không được thảo luận và ít có cơ hội để lập kế hoạch cho ngày làm việc cùng nhóm.
Ví dụ này cho thấy các bản cập nhật trạng thái trong các cuộc họp stand-up không phải đều như nhau. Khi được thực hiện tốt, chúng mang lại nhiều hơn là việc chia sẻ thông tin. Chúng thiết lập tone cho sự hợp tác, đồng bộ và trách nhiệm chung. Các cuộc họp stand-up hàng ngày mạnh mẽ có thể dẫn đến:
- Xây dựng niềm tin thông qua các bản cập nhật mở và trung thực, bao gồm tất cả mọi người.
- Giữ tập trung vào mục tiêu bằng cách liên kết các công việc hàng ngày với các mục tiêu tổng thể.
- Đang theo dõi tiến độ theo nhóm, để cả thành tựu và thách thức đều được hiển thị.
- Phát hiện sớm các rào cản tiềm ẩn trước khi chúng trở thành vấn đề lớn hơn.
- Tăng cường giao tiếp và tinh thần nhóm bằng cách tạo không gian cho mọi ý kiến được lắng nghe.
📖 Xem thêm: Các công cụ AI hàng đầu cho startup
Thách thức với các bản cập nhật cuộc họp stand-up truyền thống
Đối với các nhà quản lý sản phẩm, trưởng dự án và nhà thiết kế, phần lớn công việc liên quan đến các cuộc thảo luận, nghiên cứu và các phiên lập kế hoạch. Đây là những hoạt động thiết yếu, nhưng không phải lúc nào cũng phù hợp với một bản tóm tắt hàng ngày nhanh chóng.
Ngoài ra, các cuộc họp stand-up truyền thống có thể gặp phải một số thách thức khác làm giảm hiệu quả của chúng:
- Các thành viên trong nhóm thường cung cấp các bản cập nhật trạng thái ở mức bề mặt mà không có bối cảnh, dẫn đến những khoảng trống trong việc hiểu biết.
- Các cuộc họp có thể trở nên tốn thời gian khi cuộc thảo luận chuyển sang giải quyết vấn đề thay vì tập trung vào mục tiêu.
- Một số vai trò gặp khó khăn trong việc cung cấp cập nhật có giá trị, điều này có thể làm giảm sự tham gia.
- Các rào cản tiềm ẩn có thể bị xem nhẹ hoặc bỏ qua hoàn toàn để duy trì tiến độ nhanh chóng.
- Sự lặp lại hàng ngày có thể khiến quy trình trở nên nhàm chán và giống như một thủ tục hình thức hơn là một cuộc trao đổi hữu ích.
- Các nhóm lớn hoặc làm việc từ xa đôi khi gặp khó khăn trong việc đảm bảo tính bao quát, nơi chỉ một số ít ý kiến chiếm ưu thế trong khi những người khác im lặng.
Cách AI có thể cải thiện các bản cập nhật trạng thái trong cuộc họp stand-up
Các cuộc họp stand-up hàng ngày nhằm mang lại sự rõ ràng, không phải để làm mất năng lượng. Dưới đây là cách AI có thể giúp các cuộc họp này thực sự hữu ích cho tất cả thành viên trong nhóm.
1. Sử dụng trợ lý cuộc họp AI để ghi chép một cách dễ dàng.
Trong các cuộc họp stand-up nhanh chóng, dễ dàng bỏ sót những chi tiết nhỏ nhưng quan trọng. Các trợ lý AI như ClickUp AI Notetaker(có sẵn trong ClickUp Meetings), Otter.ai hoặc Fireflies có thể âm thầm xử lý điều đó bằng cách lắng nghe và tạo ra các ghi chú rõ ràng.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Dạy công cụ AI của bạn nhận diện các từ khóa cụ thể như “lỗi” hoặc “phát hành” để bạn có thể tìm kiếm các cuộc hội thoại trước đó một cách nhanh chóng mà không cần lục lọi qua hàng đống ghi chú.
Thay vì yêu cầu ai đó ghi chép mọi thứ, AI sẽ cung cấp một bản tóm tắt đơn giản về những gì đã được thảo luận, các rào cản được nêu ra và các bước tiếp theo đã được thống nhất. Điều này đặc biệt hữu ích khi có người không thể tham gia, vì họ có thể cập nhật thông tin chỉ trong vài phút.
Khám phá cách ClickUp’s AI Notetaker và Brain có thể tự động ghi chép, tóm tắt và chia sẻ ghi chú của cuộc họp, đảm bảo nhóm của bạn không bao giờ bỏ lỡ các cập nhật quan trọng hoặc mục cần thực hiện:
2. Sử dụng chatbot AI cho các cuộc họp stand-up không đồng bộ.
Khi các nhóm làm việc ở các múi giờ khác nhau, việc tìm một khung giờ họp phù hợp cho tất cả mọi người có thể trở nên khó khăn. Các chatbot AI như Standuply hoặc Geekbot giải quyết vấn đề này bằng cách gửi các câu hỏi thường lệ cho cuộc họp hàng ngày đến từng thành viên và thu thập câu trả lời thay cho họ.
Hãy tưởng tượng một nhóm sản phẩm toàn cầu, nơi các thành viên ở Châu Âu, Châu Á và Mỹ đều chia sẻ cập nhật qua cuộc họp stand-up không đồng bộ mà không ai phải thức khuya.
Trong ClickUp, bạn có thể tạo các cuộc họp stand-up bằng AI chỉ với một cú nhấp chuột trong vài giây. Chỉ cần nhấp vào “Hỏi AI” từ các công việc, thanh tìm kiếm hoặc tùy chọn AI chuyên dụng trên thanh bên.
3. Khám phá những thông tin sâu sắc hơn với xử lý ngôn ngữ tự nhiên
AI cũng có thể giúp các nhóm phát hiện các mẫu xu hướng có thể bị bỏ qua nếu không có sự hỗ trợ của công nghệ.
Bằng cách phân tích từ ngữ và giọng điệu được sử dụng bởi từng cá nhân, AI có thể xác định khi một người chiếm ưu thế trong cuộc hội thoại, khi các thành viên ít nói bị bỏ qua, hoặc khi các rào cản lặp đi lặp lại vẫn tồn tại.
📌 Ví dụ: Nếu một sự chậm trễ cụ thể xuất hiện tuần này qua tuần khác, AI có thể đánh dấu nó để nhóm tập trung vào việc khắc phục nguyên nhân gốc rễ.
4. Tích hợp AI trực tiếp với các công cụ quản lý dự án
Một trong những ứng dụng thực tiễn nhất của AI là tích hợp nó với các công cụ mà nhóm của bạn đã sử dụng, như Jira, Asana hoặc ClickUp. Thay vì lặp lại những gì đã được ghi trên Bảng, AI có thể tự động lấy các cập nhật và đưa chúng vào cuộc họp stand-up.
Điều này giúp mọi người tập trung vào việc thảo luận về các rào cản hoặc chia sẻ tiến độ thay vì chỉ báo cáo số liệu.
📖 Xem thêm: Cách tự động hóa cuộc sống của bạn với AI
Các bước để tạo cập nhật trạng thái được hỗ trợ bởi AI trong ClickUp
Nhiều công cụ nhằm hỗ trợ các cuộc họp stand-up, nhưng phần lớn vẫn yêu cầu chuyển đổi giữa các ứng dụng trò chuyện.
ClickUp tập trung mọi thứ, đảm bảo cập nhật liền mạch và không mất dữ liệu. Nhưng làm thế nào? Hãy cùng tìm hiểu. 🤔
1. Cài đặt một không gian đơn giản cho các cuộc họp stand-up với nhiệm vụ ClickUp
Các cập nhật trong cuộc họp stand-up thường được phân tán trên nhiều công cụ khác nhau, có thể dẫn đến việc bỏ sót các điểm thảo luận quan trọng. Trong nhiệm vụ ClickUp, việc tạo một danh sách công việc duy nhất cho các cuộc họp stand-up hàng ngày giúp mọi thứ được tổ chức gọn gàng tại một nơi duy nhất.
Bạn có thể tạo một công việc lặp lại có tên “Daily Stand-up” với các công việc con cho từng thành viên, hoặc cho phép các thành viên trong nhóm đăng cập nhật của họ dưới dạng bình luận trên cùng một công việc. Việc tích hợp công việc liên quan, tiến độ và các rào cản tiềm ẩn đảm bảo rằng không có gì bị bỏ sót.
Ví dụ: Một nhóm làm việc từ xa tạo một danh sách công việc có tên Sprint Stand-ups. Mỗi sáng, mọi người thêm một bình luận ngắn tóm tắt về ngày hôm qua, ngày hôm nay và các rào cản. Các mục đã hoàn thành được liên kết trực tiếp với các công việc tương ứng, và bất kỳ điều gì cần hỗ trợ sẽ được gắn thẻ là rào cản, do đó nó sẽ xuất hiện ngay lập tức.
📖 Xem thêm: Các công cụ ghi chú cuộc họp AI tốt nhất
2. Tóm tắt công việc thành các bản cập nhật rõ ràng với ClickUp Brain
Các bản cập nhật thủ công thường lặp đi lặp lại và tốn thời gian. ClickUp Brain đã được tích hợp sẵn vào không gian làm việc của bạn và có ngữ cảnh sâu rộng để biến các bản cập nhật dự án thành các tóm tắt thông minh.
Bạn có thể mở danh sách công việc đứng hoặc bảng sprint, yêu cầu ClickUp Brain tóm tắt, và ngay lập tức nhận được bản tóm tắt rõ ràng về tiến độ, rào cản và các mục cần thực hiện.
📌 Ví dụ: Một trưởng nhóm chuẩn bị cho cuộc họp scrum hàng ngày có thể yêu cầu ClickUp Brain cung cấp bản tóm tắt về 24 giờ qua. Bản tóm tắt nhấn mạnh rằng ba công việc đã được chuyển sang giai đoạn xem xét, một phụ thuộc vẫn đang chờ thiết kế và một rủi ro đang nổi lên trong luồng thanh toán. Thay vì các cuộc họp kéo dài, cuộc hội thoại tập trung vào những vấn đề quan trọng.
Đây là chia sẻ của một người dùng ClickUp về trải nghiệm của họ với ClickUp:
ClickUp là điều tuyệt vời nhất từng xảy ra với tôi. Tôi là Giám đốc Nghệ thuật tại Kredo Inc, công ty mẹ của 3 công ty con. Tôi quản lý một nhóm thiết kế, vì vậy ClickUp giúp tôi quản lý dự án, quản lý thời gian, phân công công việc và nhiều hơn nữa!
ClickUp là điều tuyệt vời nhất từng xảy ra với tôi. Tôi là Giám đốc Nghệ thuật tại Kredo Inc, công ty mẹ của 3 công ty con. Tôi quản lý một nhóm thiết kế, vì vậy ClickUp giúp tôi quản lý dự án, quản lý thời gian, phân công công việc và nhiều hơn nữa!
3. Thu thập cập nhật và phát hiện xu hướng bằng cách triển khai các Trợ lý AI.
Các trợ lý AI của ClickUp có thể nhẹ nhàng nhắc nhở các thành viên trong nhóm, thu thập phản hồi của họ và tổng hợp thành một báo cáo ngắn gọn, súc tích. Chúng cũng nhận diện các mẫu lặp lại, chẳng hạn như các rào cản hoặc rủi ro lặp lại, và đưa chúng ra ánh sáng trước khi chúng trở thành vấn đề nghiêm trọng.
Dưới đây là minh họa cách thức hoạt động: 💫
Một nhóm kỹ thuật sử dụng Trợ lý AI tùy chỉnh của ClickUp để gửi tin nhắn cho từng thành viên vào lúc 9 giờ sáng theo giờ địa phương. Các thành viên trong nhóm trả lời bằng các cập nhật nhanh, và vào lúc 9:30 sáng, trợ lý chia sẻ một báo cáo trạng thái tổng hợp duy nhất trong ClickUp Chat. Báo cáo này liệt kê các cập nhật, gắn thẻ các rào cản và đề xuất các bước tiếp theo để dễ dàng theo dõi. Xem một ví dụ thực tế tại đây. 👇🏼
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tạo một trợ lý AI tùy chỉnh cho buổi tổng kết hàng tuần để so sánh tiến độ theo từng tuần. Điều này giúp tạo ra những thông tin hữu ích mà nhóm có thể sử dụng để đưa ra quyết định tốt hơn mà không cần thêm cuộc họp. Điều này đặc biệt hữu ích cho các startup đang cố gắng nắm vững quản lý dự án và giao tiếp hiệu quả trong nhóm của mình.
4. Tổ chức các buổi stand-up trực tiếp hoặc không đồng bộ với ClickUp Trò Chuyện
Tuy nhiên, việc có nhiều cuộc hội thoại hơn thường dẫn đến việc mất bối cảnh. Tuy nhiên, điều này không xảy ra khi bạn sử dụng công cụ giao tiếp phù hợp.
ClickUp Chat cung cấp một không gian nơi cuộc hội thoại và công việc được kết nối chặt chẽ. Kênh Daily Stand-ups chuyên dụng cho phép mọi người chia sẻ các cập nhật nhanh chóng.
Ngoài ra, vào cuối ngày, ClickUp Brain có thể tóm tắt chủ đề trò chuyện thành một bản tóm tắt thông minh với các mục cụ thể và rào cản rõ ràng.
5. Thu thập thông tin chi tiết hơn với ClickUp Brain Max và Talk-to-Text
Bạn đã bao giờ rời khỏi cuộc họp stand-up với cảm giác rằng tiến độ thực sự của bạn không được phản ánh hoặc các rào cản của bạn không được lắng nghe một cách chân thành?
ClickUp Brain MAX, ứng dụng AI độc lập từ ClickUp, được thiết kế cho những tình huống như vậy. Trong khi nó tóm tắt những gì đã xảy ra ngày hôm qua, điều quan trọng hơn là AI tiên tiến này kết nối các điểm giữa các dự án. Nó nhận ra khi cùng một vấn đề liên tục xuất hiện và nhẹ nhàng đưa những mẫu đó lên bề mặt.
Công cụ AI bối cảnh này có thể chuẩn bị cho bạn trước cuộc họp stand-up bằng cách chỉ ra những thay đổi kể từ cuộc họp trước và những người có thể cần hỗ trợ thêm, sau đó tóm tắt lại sau cuộc họp với một bản tóm tắt đơn giản ghi lại các quyết định và mục cần thực hiện.
Tất nhiên, các bản cập nhật rõ ràng chỉ hữu ích nếu chúng thực sự được chia sẻ. Và không phải ai cũng có thời gian hoặc năng lượng để gõ văn bản. Đó là lý do tại sao tính năng Talk-to-Text của ClickUp lại tạo ra sự khác biệt lớn.
Tính năng này cho phép bạn diễn đạt cập nhật của mình bằng lời văn của chính mình, chuyển đổi nó thành các ghi chú gọn gàng, có cấu trúc chỉ trong vài giây. Đối với những người có công việc di động hoặc tham gia từ múi giờ khác, điều này có nghĩa là tiếng nói của họ được lắng nghe mà không phải lo lắng về việc gõ phím vội vàng.
Cùng nhau, Brain Max và Talk-to-Text mang lại sự trung thực và thuận tiện cho các cuộc họp stand-up. Chúng đảm bảo rằng các chi tiết quan trọng được ghi chú và những ý kiến ít được đề cập cũng được lắng nghe.
6. Ghi lại các cập nhật bằng giọng nói với công cụ ghi chú AI của ClickUp
Trong các cuộc gọi trực tiếp, chi tiết có thể bị quên hoặc bị chôn vùi trong các ghi chú rời rạc. ClickUp AI Notetaker giải quyết vấn đề này bằng cách tham gia các cuộc họp stand-up, ghi lại cuộc hội thoại và chuyển đổi nó thành một bản tóm tắt có cấu trúc. Nó chuyển đổi cuộc hội thoại thành văn bản, đánh dấu các rào cản và cho phép bạn tạo các công việc theo dõi ngay trong ClickUp.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sau mỗi cuộc họp, mở tài liệu AI Notetaker Doc và xem lại các phần Tổng quan, Điểm chính, Bước tiếp theo và Chủ đề chính để nhanh chóng xác định các quyết định quan trọng, người chịu trách nhiệm và bất kỳ rủi ro hoặc trở ngại nào phát sinh. Nếu cần thêm bối cảnh, hãy sử dụng tính năng "Hỏi về ghi chú cuộc họp của tôi" trong ClickUp Brain để tạo bản tóm tắt tập trung thay vì đọc lại toàn bộ bản ghi.
7. Chuẩn hóa các bản cập nhật trạng thái với mẫu ClickUp.
Mẫu cuộc họp stand-up hàng ngày của ClickUp biến một quy trình thường cảm thấy lặp đi lặp lại hoặc lộn xộn thành một không gian yên tĩnh và có cấu trúc.
Thay vì phải lục lọi qua các bảng tính hoặc cố gắng nhớ lại những gì đã được nói hôm qua, mẫu này giúp mọi thứ luôn hiển thị và dễ theo dõi.
Mỗi thành viên trong nhóm có không gian riêng để cập nhật tiến độ, rào cản và các mục cần thực hiện, đảm bảo rằng công việc của ai cũng được chú ý và tiến độ luôn minh bạch.
🌻 Tại sao bạn sẽ yêu thích mẫu này
- Tạo một trung tâm tập trung nơi ghi chú, công việc và cập nhật được hiển thị cùng nhau, giúp dễ dàng theo dõi tiến độ và các rào cản chỉ với một cái nhìn.
- Sử dụng danh sách kiểm tra tích hợp cho từng thành viên, giúp các bản cập nhật trở nên có cấu trúc, đảm bảo không bỏ sót thông tin trong các cuộc thảo luận diễn ra nhanh chóng.
- Chia sẻ cập nhật thời gian thực để mọi người luôn đồng bộ mà không cần nỗ lực thêm, giảm thiểu các cuộc hội thoại lặp lại.
📖 Xem thêm: AI trong Quản lý Thời gian
Các thực hành tốt nhất cho các bản cập nhật cuộc họp stand-up được hỗ trợ bởi AI
AI có thể giúp bạn lấy lại rất nhiều thời gian đã mất, nhưng chỉ khi được sử dụng một cách cẩn thận. Dưới đây là một số thực hành giúp các bản cập nhật cuộc họp đứng được hỗ trợ bởi AI trở nên đơn giản và thực sự hữu ích:
- Thông báo cho nhóm khi có người ghi chú bằng AI tham gia cuộc họp: Giải thích cách các bản tóm tắt sẽ được sử dụng. Điều này giúp tạo sự thoải mái và tin tưởng.
- Giữ nhịp độ quen thuộc của cuộc họp stand-up: Những gì đã hoàn thành hôm qua, những gì sẽ thực hiện hôm nay và các rào cản. AI hoạt động hiệu quả nhất khi hỗ trợ luồng công việc hiện có của bạn.
- Bắt đầu từ quy mô nhỏ: Sử dụng AI cho một buổi stand-up hoặc thử nghiệm với một nhóm trước khi triển khai rộng rãi.
- Xem các thông tin từ AI như những gợi ý nhẹ nhàng, không phải là câu trả lời cuối cùng: Nếu công cụ phát hiện các rào cản lặp lại hoặc sự tham gia không cân bằng, hãy sử dụng điều đó làm điểm khởi đầu cho cuộc thảo luận.
- Tập trung vào việc tiết kiệm thời gian thực: AI có thể giảm thời gian của cuộc họp stand-up xuống một nửa, giải phóng hàng giờ cho công việc thực tế và cải thiện tiến độ của nhóm.
🧠 Bạn có biết: Bộ phận kỹ thuật của Shopify đã chia sẻ về việc sử dụng thói quen làm việc không đồng bộ để giảm thiểu sự gián đoạn và duy trì luồng tập trung. Họ phát hiện ra rằng các bản cập nhật văn bản ngắn gọn, kết hợp với tóm tắt do AI tạo ra, cung cấp cho mọi người bối cảnh cần thiết mà không làm gián đoạn công việc sâu của họ.
Những sai lầm thường gặp và cách tránh chúng
Theo một cuộc khảo sát do Zoom thực hiện, 75% lãnh đạo có nhóm sử dụng AI cho biết hợp tác đã được cải thiện.
Đó là một số đáng khích lệ, nhưng điều đó không có nghĩa là con đường phía trước sẽ không gặp khó khăn. Tin tốt là hầu hết các thách thức có thể được tránh bằng cách có tầm nhìn xa và hình thành thói quen đúng đắn.
Dưới đây là một số sai lầm thường gặp cần tránh:
| 🚩 Bẫy | ✅ Giải pháp |
|---|---|
| Quá phụ thuộc vào tự động hóa và mất đi yếu tố con người | Sử dụng AI cho các công việc lặp lại (tóm tắt, bản ghi chép), nhưng hãy dành không gian cho cuộc hội thoại thực sự để mối quan hệ giữa các thành viên trong nhóm được duy trì. |
| Bỏ qua phản hồi từ các thành viên trong nhóm gặp khó khăn với các công cụ AI. | Tạo các kênh phản hồi mở, kiểm tra thường xuyên và cho nhóm thấy rằng ý kiến của họ ảnh hưởng đến cách AI được sử dụng. |
| Bắt đầu mà không có quy trình rõ ràng | Đặt các hướng dẫn đơn giản về cách AI sẽ được sử dụng trong các cuộc họp stand-up—thời gian, định dạng và kỳ vọng đối với các bản cập nhật. |
| Chấp nhận các thông tin do AI tạo ra một cách vô điều kiện về giá trị | Xem các thông tin phân tích như tín hiệu, không phải là kết luận. Kết hợp chúng với phán đoán của con người trước khi đưa ra quyết định. |
| Cố gắng triển khai tất cả các tính năng AI cùng một lúc | Bắt đầu với một trường hợp sử dụng (như tóm tắt cuộc họp) và mở rộng dần dần khi nhóm tự tin hơn. |
📮 ClickUp Insight: Khoảng 60% nhân viên trả lời tin nhắn tức thì trong vòng 10 phút, nhưng mỗi lần gián đoạn có thể làm mất tập trung lên đến 23 phút. Đó thực sự là một nghịch lý về năng suất.
Với ClickUp, tất cả cuộc hội thoại, công việc và trò chuyện được tập trung tại một nơi, giúp bạn nhận được câu trả lời nhanh chóng mà không cần chuyển đổi giữa các nền tảng, và toàn bộ bối cảnh luôn sẵn sàng ngay khi bạn cần.
Xem cách AI có thể giúp bạn kết nối các điểm:
Tương lai của AI trong các cuộc họp stand-up hàng ngày
Một chủ đề trên Reddit do một cựu quản lý sản phẩm chia sẻ mô tả việc xây dựng một cuộc họp stand-up AI cho phép bất kỳ ai yêu cầu cập nhật bằng ngôn ngữ thông thường. Ý tưởng này xuất phát từ một vấn đề đơn giản: các cuộc họp diễn ra, nhưng việc thu thập thông tin sâu sắc thực sự lại rất khó khăn.
Rồi còn sự kiện tạo bản cập nhật từ đầu! Các nghiên cứu của chúng tôi cho thấy một sự thật đơn giản: việc gõ phím đang làm hỏng các bản cập nhật trạng thái.
Khi 72% người cho biết việc gõ phím làm chậm tiến độ của họ—và một phần ba thừa nhận họ cố ý cắt bớt nội dung chỉ để tránh việc đó—bạn không nhận được các bản cập nhật thực sự, mà chỉ nhận được những thông tin tối thiểu.
Trong khi đó, hơn 80% cho biết rằng các quy trình công việc ưu tiên giọng nói sẽ cải thiện đáng kể công việc của họ. Đó chính là sự chuyển đổi mà AI được thiết kế để thực hiện.
Thay vì bắt buộc các nhóm phải viết các bản cập nhật dài dòng mà họ không có thời gian (hoặc không thoải mái) để làm, AI cho phép mọi người nói về ngày làm việc của mình trong vài giây và chuyển đổi những suy nghĩ thô sơ đó thành các tóm tắt sạch sẽ, có cấu trúc, các rào cản được đánh dấu và các bước tiếp theo. Nó giữ nguyên sự tinh tế của con người, loại bỏ nỗ lực thủ công và cung cấp cho lãnh đạo sự rõ ràng mà họ chưa từng có một cách nhất quán.
Đây là tương lai của cập nhật trạng thái: bạn nói, AI làm công việc, và các nhóm cuối cùng cũng đồng bộ mà không gặp rắc rối.
Dưới đây là những gì bạn có thể mong đợi sẽ được triển khai trong thời gian tới:
- Nhiều nhóm sẽ chia sẻ các bản cập nhật văn bản nhanh chóng và để AI ghép chúng lại thành một bức tranh rõ ràng cho tất cả mọi người.
- AI sẽ ngày càng trở nên tốt hơn trong việc chuyển đổi các cập nhật bằng lời nói thành các ghi chú rõ ràng, quyết định và công việc.
- Thay vì phải tìm kiếm qua các bảng và trò chuyện, mọi người chỉ cần đặt một câu hỏi đơn giản và nhận được bản cập nhật đáng tin cậy, liên kết trực tiếp với công việc.
- Thói quen tốt hơn về bảo mật và sự đồng ý: AI trong các buổi stand-up hoạt động hiệu quả nhất khi mọi người đều biết những gì đang được ghi lại, tại sao nó hữu ích và nơi lưu trữ các ghi chú.
👀 Thông tin thú vị: Báo cáo nghiên cứu của Microsoft Copilot cho thấy tiết kiệm thời gian ổn định và giảm số lượng cuộc họp cần thiết, thậm chí các người dùng nổi tiếng cũng chia sẻ về việc dựa vào AI để nắm bắt chi tiết và trả lời câu hỏi sau cuộc gọi.
ClickUp cho các cuộc họp stand-up không làm bạn thất vọng
Các buổi stand-up không bao giờ được thiết kế để trở nên nặng nề. Ở mức tốt nhất, chúng là những khoảnh khắc kết nối nhanh chóng giúp nhóm nắm bắt tình hình hiện tại và hướng đi tiếp theo.
AI hiện nay mang đến cho chúng ta một cách để duy trì tinh thần đó mà không bị cản trở bởi sự lặp lại hay các bản cập nhật dài dòng.
Nhiều công cụ hứa hẹn sẽ giúp các cuộc họp stand-up trở nên dễ dàng hơn, nhưng nhiều công cụ vẫn để lại những lỗ hổng mà ai đó phải điền vào bằng tay. ClickUp khác biệt vì nó giữ mọi thứ trong một nơi duy nhất. 💯
ClickUp Brain phân tích những gì đã xảy ra, ClickUp AI Agents nhẹ nhàng thu thập cập nhật, trong khi ClickUp Chat giữ cho cuộc hội thoại kết nối với công việc.
Nếu bạn muốn làm cho các buổi stand-up của mình nhẹ nhàng và có năng suất cao hơn, hãy đăng ký ClickUp ngay bây giờ!
Câu hỏi thường gặp (FAQs)
AI có thể thu thập thông tin từ các công việc, cuộc trò chuyện hoặc ghi chú của cuộc họp của bạn một cách tự động và tổng hợp chúng thành một bản tóm tắt rõ ràng. Thay vì mọi người phải lặp lại cùng một thông tin mỗi sáng, AI sẽ nhấn mạnh những gì đã hoàn thành, những gì có kế hoạch tiếp theo và những rào cản có thể tồn tại. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và cho phép nhóm tập trung vào các cuộc thảo luận có ý nghĩa.
Định dạng đơn giản nhất vẫn hiệu quả nhất: những gì đã hoàn thành hôm qua, những gì sẽ thực hiện hôm nay và bất kỳ rào cản nào có thể làm chậm tiến độ. AI có thể duy trì cấu trúc này đồng thời bổ sung các tóm tắt ngắn gọn và các mục cần thực hiện. Kết quả là một bản cập nhật rõ ràng, súc tích và dễ theo dõi cho tất cả mọi người.
Một số công cụ có thể kết nối trực tiếp với các công việc và tự động cập nhật thông tin. Chúng theo dõi các thay đổi trong công việc, các mục đã hoàn thành hoặc các rào cản mới và chuyển đổi chúng thành các báo cáo ngắn gọn. Điều này giúp nhóm luôn cập nhật thông tin mà không cần phải theo dõi các cập nhật.
ClickUp AI tích hợp vào không gian làm việc nơi nhóm đã hoạt động. ClickUp Brain có thể tạo ra các tóm tắt thông minh từ các công việc để mọi người đều nắm bắt được bối cảnh mới nhất. Các Trợ lý Tự động có sẵn như Báo cáo Hàng ngày, Báo cáo Hàng tuần và Cuộc họp Đứng của Nhóm tự động thu thập cập nhật trạng thái từ các Không gian, Thư mục và Danh sách công việc bạn chọn và đăng chúng vào Kênh phù hợp. ClickUp Chat giữ cho các cuộc hội thoại liên kết với công việc cơ bản. Trong khi đó, ClickUp AI Notetaker ghi lại các cuộc họp đứng bằng giọng nói và chuyển chúng thành các mục hành động. Cùng nhau, chúng giúp nhóm dễ dàng chia sẻ cập nhật, phát hiện các rào cản và thống nhất về các bước tiếp theo.
AI không nên thay thế phần con người trong cuộc họp stand-up. Nó có thể xử lý ghi chú, tóm tắt và nhắc nhở, nhưng giá trị thực sự của cuộc họp stand-up nằm ở việc mọi người trò chuyện, lắng nghe và hỗ trợ lẫn nhau. Cách tiếp cận tốt nhất là để AI xử lý các công việc lặt vặt trong khi nhóm duy trì cuộc hội thoại và kết nối.