Chuyển từ Monday sang ClickUp có thể cảm thấy như một bước nhảy vọt lớn. Rất nhiều công việc của nhóm bạn nằm trong các bảng hiện có: công việc, quyền sở hữu, bình luận, tệp tin, quy trình làm việc và những chi tiết nhỏ về bối cảnh mà bạn không thể để mất.
Thực tế? Việc chuyển sang ClickUp dễ dàng hơn nhiều so với hầu hết các nhóm mong đợi.
Công cụ nhập dữ liệu Monday tích hợp sẵn của ClickUp sẽ thực hiện phần lớn công việc nặng nhọc cho bạn. Với một chút chuẩn bị, bạn có thể di chuyển toàn bộ không gian làm việc của mình với dữ liệu sạch sẽ, lịch sử công việc nguyên vẹn và cấu trúc quy trình làm việc quen thuộc ngay từ ngày đầu tiên. Thậm chí tốt hơn: khi đã chuyển sang ClickUp, nhóm của bạn sẽ được nâng cấp lên một phân cấp linh hoạt hơn, tự động hóa mạnh mẽ hơn và một nền tảng thống nhất thay thế cho nhiều công cụ rời rạc.
Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn qua từng bước của quá trình di chuyển giữa hai công cụ quản lý dự án, từ việc cài đặt cấu trúc ClickUp cho đến việc xác minh dữ liệu đã nhập, để nhóm của bạn có thể bắt đầu làm việc ngay lập tức trong không gian làm việc mới.
🧠 Thông tin thú vị: Hơn 4 triệu nhóm đã sử dụng ClickUp, và ~97% trong số họ báo cáo hiệu quả làm việc tốt hơn kể từ khi chuyển sang ClickUp!
Chuẩn bị cấu trúc Không gian Làm việc ClickUp trước khi nhập
Dành thời gian để tổ chức Không gian Làm việc ClickUp của bạn trước khi nhập bất kỳ dữ liệu nào là bước quan trọng nhất để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ. Hãy tưởng tượng việc này giống như việc cài đặt kệ trong một kho hàng mới trước khi xe tải đến: một cấu trúc tốt sẽ giảm bớt công việc dọn dẹp sau này và ngăn chặn dữ liệu bị đặt sai vị trí, trường trùng lặp và nhóm bị rối loạn.
Điểm mấu chốt là hiểu rõ phân cấp của ClickUp (điều này linh hoạt hơn so với cách tiếp cận tập trung vào bảng của Monday). Trong ClickUp, bạn có thể tổ chức công việc trên nhiều cấp độ khác nhau, giúp bạn có nhiều quyền kiểm soát hơn.
- Spaces: Đây là các container cấp cao nhất trong không gian làm việc của bạn, lý tưởng để tổ chức theo bộ phận (Marketing, Sales, Engineering), các nhóm chính hoặc các dự án cấp cao. Mỗi Space có thể có cài đặt riêng, tạo thành một khu vực độc lập cho một nhóm cụ thể.
- Thư mục: Trong Spaces, bạn có thể sử dụng Thư mục để nhóm các dự án liên quan. Ví dụ, không gian Marketing của bạn có thể có các thư mục như “Tạo nội dung”, “Chiến dịch quý 4” và “Cải tạo trang web”. Đây là một lớp tổ chức tùy chọn nhưng rất mạnh mẽ.
- Danh sách công việc: Đây là nơi lưu trữ các công việc của bạn và sẽ trở thành (hầu hết) các bảng Monday của bạn. Mỗi thư mục có thể chứa nhiều danh sách công việc, giúp bạn quản lý các quy trình làm việc cụ thể hoặc các giai đoạn dự án. Ví dụ, thư mục “Tạo nội dung” có thể có các danh sách công việc cho “Bài viết blog”, “Video” và “Mạng xã hội”.
Sau khi đã có kế hoạch cho cấu trúc phân cấp, hãy cấu hình chi tiết cho quá trình di chuyển dữ liệu. Để đảm bảo dữ liệu được ánh xạ chính xác, hãy tạo các trạng thái tùy chỉnh trong ClickUp tương ứng với các giai đoạn workflow của Monday. Nếu bảng tạo nội dung của Monday sử dụng các trạng thái “Idea”, “Writing”, “Needs approval” và “Published”, bạn nên tạo chính xác các trạng thái đó trong danh sách ClickUp trước khi nhập.
Tương tự, thiết lập các Trường Tùy chỉnh ClickUp để khớp với các cột của Monday. Điều này đảm bảo rằng các dữ liệu quan trọng như ngân sách, tên khách hàng hoặc mức độ ưu tiên có một vị trí dành riêng cho chúng. Bạn có các trường chuyên dụng cho văn bản, số, ngày tháng, URL và nhiều hơn nữa, giúp bạn tạo nền tảng sạch sẽ cho không gian làm việc thống nhất mới của nhóm. ✨
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Cách các nhóm/cột của bảng Monday được bản đồ trong ClickUp có thể thay đổi tùy thuộc vào cách bảng được cấu trúc và cách bạn chọn các tùy chọn bản đồ trong quá trình nhập. Hãy thực hiện một lần nhập thử nghiệm để xác nhận kết quả mong đợi. (Sẽ có thêm thông tin về điều này trong thời gian tới!)
Sau khi Không gian Làm việc ClickUp của bạn đã được tổ chức, bạn đã sẵn sàng bắt đầu quá trình nhập dữ liệu.
Bắt đầu nhập dữ liệu từ Monday vào ClickUp
Để bắt đầu nhập dữ liệu từ Monday.com:
- Ở góc trên bên trái, nhấp vào hình đại diện không gian làm việc của bạn và chọn cài đặt
- Trong thanh bên Cài đặt chung, chọn Nhập/Xuất. Nếu không gian làm việc của bạn không có lịch sử nhập hoặc xuất, trang Chọn nguồn nhập sẽ mở ra. Trong phần Nhập từ ứng dụng, chọn Monday. Nếu không gian làm việc của bạn có lịch sử nhập hoặc xuất, trang Nhập/Xuất sẽ mở ra. Chọn Nhập mục. Trên trang Chọn nguồn nhập, chọn Monday.
- Nếu không gian làm việc của bạn không có lịch sử nhập hoặc xuất, trang Chọn nguồn nhập sẽ mở ra. Trong phần Nhập từ ứng dụng, chọn Monday.
- Nếu không gian làm việc của bạn có lịch sử nhập hoặc xuất, trang Nhập/Xuất sẽ mở ra. Chọn Nhập mục. Trên trang Chọn nguồn nhập, chọn Monday.
- Nếu không gian làm việc của bạn không có lịch sử nhập hoặc xuất, trang Chọn nguồn nhập sẽ mở ra. Trong phần Nhập từ ứng dụng, chọn Monday.
- Nếu không gian làm việc của bạn có lịch sử nhập hoặc xuất, trang Nhập/Xuất sẽ mở ra. Chọn Nhập mục. Trên trang Chọn nguồn nhập, chọn Monday.
- Theo các hướng dẫn trên màn hình, hãy cấp quyền cho ClickUp để nhập các mục của bạn từ Monday.com bằng cách sao chép token API Cá nhân và nhập vào ClickUp.
⚡️ Mẹo nhanh: Nếu bạn không có quyền truy cập quản trị viên, hãy làm theo hướng dẫn để sao chép token API GraphQL của bạn. Điều này cho phép bạn chỉ nhập dữ liệu Monday.com mà bạn có quyền truy cập.
Để thực hiện việc nhập dữ liệu, bạn cần có quyền quản trị viên trong tài khoản Monday và ít nhất quyền thành viên trong Không gian Làm việc ClickUp của mình.
Hướng dẫn di chuyển từng bước từ Monday sang ClickUp
Sẵn sàng chuyển đổi? Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước để hướng dẫn bạn qua từng giai đoạn của quá trình chuyển đổi, đảm bảo mọi thứ được chuyển đổi chính xác. 🛠️
Bước 1: Kiểm tra không gian làm việc Monday của bạn
Trước khi di chuyển bất kỳ thứ gì, hãy dành chút thời gian để kiểm tra các bảng Monday của bạn. Xác định những bảng nào đang được sử dụng tích cực so với những bảng đã lỗi thời hoặc đã lưu trữ. Đây cũng là thời điểm tuyệt vời để phát hiện các bảng trùng lặp và ghi chú bất kỳ tự động hóa hoặc tích hợp quan trọng nào (gương, bảng kết nối, cột công thức) mà bạn cần tái tạo trong ClickUp.
Bước 2: Dọn dẹp dữ liệu Monday của bạn
Lưu trữ các dự án cũ chưa được sử dụng trong nhiều tháng để giảm lượng dữ liệu cần nhập. Nhân cơ hội này, hãy chuẩn hóa quy ước đặt tên trên tất cả các bảng — nếu một số dự án được đặt tên là “Q1 2024” và những dự án khác là “2024 Q1”, hãy chọn một định dạng và áp dụng nó cho tất cả để đảm bảo tính nhất quán.
Bước 3: Tạo phân cấp ClickUp của bạn
Bây giờ là lúc xây dựng nền tảng cho không gian làm việc mới của bạn. Dựa trên kết quả kiểm tra, hãy tạo các ClickUp Spaces, Thư mục và Danh sách công việc của bạn.
Lưu ý, mỗi bảng Monday thường sẽ được chuyển đổi thành một Danh sách công việc trong ClickUp. Tuy nhiên, tùy thuộc vào cách bạn ánh xạ, bạn có thể nhập các bảng vào thư mục hoặc tạo Danh sách công việc từ các nhóm Monday. Tạo các trạng thái tùy chỉnh và trường Tùy chỉnh tương ứng trước khi nhập. Vào cài đặt Danh sách công việc và cấu hình các trạng thái tùy chỉnh và trường Tùy chỉnh để khớp với các cột và giai đoạn quy trình làm việc từ các bảng Monday của bạn.
Cài đặt phân cấp đúng cách với hướng dẫn nhanh này:
Bước 4: Kết nối Monday với ClickUp
Trở lại phần Nhập/Xuất trong Cài đặt ClickUp và chọn Monday.com. Xác thực kết nối bằng thông tin đăng nhập Monday của bạn. Sau khi kết nối, bạn sẽ thấy danh sách không gian làm việc và bảng Monday của mình, sẵn sàng để nhập.
Bước 5: Bản đồ trường và người dùng
Đây là bước quan trọng để đảm bảo độ chính xác của dữ liệu. ClickUp sẽ hướng dẫn bạn mapping các cột của Monday sang các trường tùy chỉnh tương ứng trong ClickUp. Bạn cũng sẽ mapping các tài khoản người dùng của Monday sang các tài khoản ClickUp tương ứng.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Để quá trình này diễn ra suôn sẻ, hãy đảm bảo địa chỉ email của mỗi thành viên trong Monday trùng khớp với địa chỉ email của họ trong ClickUp. Nếu địa chỉ email không khớp, các tác vụ có thể được nhập dưới dạng các mục nhập chưa được giao.
Bước 6: Chạy quá trình nhập (thử nghiệm trước)
Đừng cố gắng nhập tất cả dữ liệu cùng một lúc. Hãy bắt đầu với một bảng thử nghiệm không quan trọng để xác minh rằng việc ánh xạ trường dữ liệu là chính xác và quá trình chuyển dữ liệu diễn ra như mong đợi. Bạn có thể theo dõi tiến độ nhập dữ liệu theo thời gian thực từ trang cài đặt nhập dữ liệu. Hãy chú ý đến các thông báo lỗi, vì chúng có thể giúp bạn nhanh chóng xác định và khắc phục các vấn đề liên quan đến ánh xạ. Công cụ nhập dữ liệu ClickUp sẽ thực hiện quá trình nhập và gửi email thông báo khi hoàn thành.
Bước 7: Kiểm tra và điều chỉnh
Sau khi hoàn thành quá trình nhập thử nghiệm, hãy mở danh sách công việc mới trong ClickUp và kiểm tra các công việc đã nhập. Đảm bảo rằng người được giao, ngày tháng và dữ liệu Trường Tùy chỉnh là chính xác. Sử dụng thanh công cụ thao tác hàng loạt của ClickUp để khắc phục các vấn đề hệ thống trên nhiều công việc. Khi bạn đã tự tin với các cài đặt của mình, hãy tiếp tục nhập phần còn lại của các bảng.
Dưới đây là một cái nhìn về trải nghiệm của người dùng ClickUp đã thực sự chuyển đổi:
Tôi đánh giá cao ClickUp vì tính năng đa dạng của nó, bao gồm quản lý công việc, theo dõi thời gian, khắc phục sự cố và giao tiếp nhóm, đáp ứng gần như mọi nhu cầu kinh doanh của tôi. Việc chuyển đổi từ Monday và Slack sang ClickUp diễn ra suôn sẻ vì nó cung cấp một sự kết hợp toàn diện các tính năng đáp ứng nhiều yêu cầu cùng lúc.
Tôi đánh giá cao ClickUp vì tính năng đa dạng của nó, bao gồm quản lý công việc, theo dõi thời gian, giải quyết vấn đề và giao tiếp nhóm, đáp ứng gần như mọi nhu cầu kinh doanh của tôi. Việc chuyển đổi từ Monday và Slack sang ClickUp diễn ra suôn sẻ vì nó cung cấp một sự kết hợp toàn diện các tính năng đáp ứng nhiều yêu cầu cùng lúc.
Tôi đã thử Asana, Teamwork, Trello, Basecamp, Monday và nhiều công cụ quản lý dự án khác… nhưng không có công cụ nào sánh được với ClickUp. ClickUp cho phép bạn thực hiện công việc theo cách bạn muốn. Vì nó có nhiều tính năng, bạn có thể tùy chỉnh không gian làm việc theo ý thích và sử dụng nó theo cách phù hợp với bạn. Tính năng tự động hóa là phần tuyệt vời nhất.
Tôi đã thử Asana, Teamwork, Trello, Basecamp, Monday và nhiều công cụ quản lý dự án khác… nhưng không có công cụ nào sánh được với ClickUp. ClickUp cho phép bạn thực hiện công việc theo cách bạn muốn. Vì nó có nhiều tính năng, bạn có thể tùy chỉnh không gian làm việc theo ý thích và sử dụng nó theo cách phù hợp với bạn. Tính năng tự động hóa là phần tuyệt vời nhất.
Những gì có thể chuyển từ Monday sang ClickUp và những gì không thể chuyển
Hiểu rõ những gì được chuyển đổi tự động so với những gì bạn cần xây dựng lại sẽ giúp bạn có kế hoạch chuyển đổi mà không gặp bất kỳ bất ngờ nào. Tin vui là hầu hết dữ liệu cốt lõi của bạn sẽ được chuyển đổi một cách trơn tru.
Dưới đây là những gì bạn có thể mong đợi khi chuyển đổi:
- Các công việc và công việc con: Tất cả các mục và công việc con trong Monday của bạn sẽ được nhập vào ClickUp dưới dạng nhiệm vụ ClickUp và công việc con, giữ nguyên cấu trúc dự án của bạn.
- Trường Tùy chỉnh: Hầu hết các loại trường tiêu chuẩn, bao gồm văn bản, số, ngày tháng và menu thả xuống, sẽ được ánh xạ tự động sang Trường Tùy chỉnh của ClickUp.
- Người được giao nhiệm vụ: Miễn là địa chỉ email của các thành viên trong nhóm khớp nhau giữa hai nền tảng, tất cả các công việc được giao sẽ được chuyển đổi chính xác.
- Lưu ý: Toàn bộ lịch sử bình luận và các cuộc hội thoại liên quan đến công việc của bạn sẽ được giữ nguyên, do đó không có thông tin nào bị mất.
- Trạng thái/ngày tháng: Các cột trạng thái và trường ngày tháng thường được ánh xạ, tuy nhiên hành vi ánh xạ phụ thuộc vào cách bảng được cấu trúc.
Mặc dù hầu hết dữ liệu của bạn sẽ được chuyển sang, một số mục yêu cầu bắt đầu lại từ đầu—nhưng đây thường là cơ hội để xây dựng thứ gì đó thậm chí còn tốt hơn trong ClickUp.
- Tệp đính kèm: Tệp đính kèm thường không được nhập khẩu một cách đáng tin cậy qua tính năng nhập khẩu gốc Monday→ClickUp. Hãy lên kế hoạch để đính kèm lại các tệp quan trọng hoặc di chuyển chúng qua các phương pháp thay thế.
- Tự động hóa: Các quy trình tự động hóa của Monday sẽ không được chuyển sang, nhưng bạn có thể dễ dàng tạo lại chúng bằng ClickUp Automations. Với hơn 100 kích hoạt và hành động được xây dựng sẵn, bạn có thể tạo ra các quy trình tự động hóa mạnh mẽ và tùy chỉnh hơn để xử lý công việc lặp đi lặp lại.
- Bảng điều khiển: Bạn sẽ cần xây dựng lại các báo cáo của mình, nhưng bạn sẽ có được sức mạnh và tính linh hoạt cao hơn với Bảng điều khiển ClickUp. Bạn có thể tạo các chế độ xem tổng quan với hơn 50 loại thẻ tùy chỉnh có thể kéo dữ liệu từ toàn bộ không gian làm việc của bạn, không chỉ từ một bảng duy nhất.
- Tích hợp: Kết nối lại các ứng dụng yêu thích của bạn, như Slack, Google Drive và Figma, thông qua thư viện tích hợp phong phú của ClickUp.
- Mục nhập theo dõi thời gian: Các bản ghi thời gian lịch sử có thể cần nhập thủ công, nhưng bạn có thể bắt đầu lại từ đầu với tính năng Theo dõi Thời gian của ClickUp để ghi chép giờ làm việc trực tiếp trên các công việc.
- Phụ thuộc/công việc liên kết/trường chuyên biệt: Những yếu tố này có thể không được chuyển đổi trong mọi trường hợp; hãy kiểm tra và lập kế hoạch để xây dựng lại chúng khi cần thiết.
Cách dữ liệu từ Monday thường có bản đồ đến ClickUp
Sử dụng bảng tham khảo nhanh này để chuẩn bị cho quá trình nhập dữ liệu:
| Yếu tố Monday | Ý nghĩa của điều này trong Monday | Bản đồ của nó là ClickUp | Ghi chú/cảnh báo |
|---|---|---|---|
| Bảng | Đối tượng không gian làm việc chính chứa các Nhóm và Mục | Thường được chuyển thành Danh sách (thường gặp nhất), nhưng có thể được chuyển thành Thư mục tùy thuộc vào cài đặt nhập. | Quy trình bản đồ có thể thay đổi tùy thuộc vào cách bạn cấu trúc không gian ClickUp của mình. Sử dụng tính năng nhập thử nghiệm để xác nhận. |
| Nhóm | Các phần có màu sắc trong bảng (ví dụ: “việc cần làm,” “đang làm,” “hoàn thành”) | Có thể ánh xạ đến Trạng thái hoặc các Danh sách công việc riêng biệt | Hành vi phụ thuộc vào cách bảng của bạn sử dụng cột trạng thái so với nhóm; xác nhận thông qua việc nhập thử nghiệm. |
| Mục | Một công việc hoặc mục nhập công việc | công việc trong ClickUp | Hầu hết các trường dữ liệu được ánh xạ một cách trơn tru (tiêu đề, ngày tháng, người được giao nhiệm vụ). |
| Phần con | Một mục con nằm dưới một mục cha | Công việc con trong ClickUp | Giữ nguyên cấu trúc, nhưng hãy xác nhận định dạng trong quá trình nhập thử nghiệm. |
| Cột: Trạng thái | Các thẻ như “Đang xử lý” hoặc “Bị kẹt” | Trạng thái tùy chỉnh trong ClickUp | Tạo các trạng thái tương ứng trong ClickUp trước để đảm bảo việc ánh xạ bản đồ chính xác. |
| Cột: Văn bản / Văn bản dài | Ghi chú, chi tiết, nhãn | Trường văn bản tùy chỉnh hoặc Mô tả công việc | Thường được ánh xạ đến Trường Tùy chỉnh; các ghi chú dài hơn đôi khi được ánh xạ đến phần mô tả. |
| Cột: Ngày | Ngày đáo hạn / chỉ báo dòng thời gian | Ngày đáo hạn, Ngày bắt đầu hoặc Trường ngày tùy chỉnh | Việc bản đồ phụ thuộc vào cách sử dụng ngày tháng trong bảng. |
| Cột: Người dùng | Các thành viên nhóm được phân công | Người được giao nhiệm vụ | Yêu cầu email trùng khớp giữa Monday và ClickUp. |
| Cột: Số | Ngân sách, giờ làm việc, số lượng, ước tính | Trường số tùy chỉnh | Các trường số được ánh xạ một cách gọn gàng; kiểm tra định dạng. |
| Cột: Menu thả xuống | Nhãn phân loại | Trường tùy chỉnh menu thả xuống | Chức năng lựa chọn nhiều mục hoạt động như mong đợi. |
| Cột: Tệp / Tệp đính kèm | Hình ảnh, tài liệu, tệp tin | Không được nhập khẩu đáng tin cậy (thường không được hỗ trợ) | Lên kế hoạch di chuyển các tệp quan trọng một cách thủ công. |
| Cột: Thẻ | Gán thẻ metadata | Không được hỗ trợ sẵn | Tạo lại thẻ trong ClickUp thủ công hoặc chuyển đổi thành menu thả xuống. |
| Cột: Dòng thời gian / Thời lượng | Phạm vi thời gian | Không phải lúc nào cũng là bản đồ | Thường cần tạo lại trong ClickUp thông qua ngày bắt đầu và ngày đáo hạn. |
| Cột: Công thức | Giá trị tính toán | Không được hỗ trợ | Tái tạo thông qua Công thức ClickUp hoặc Trường Tùy chỉnh. |
| Bảng kết nối | Tham chiếu đến các mục trên các bảng khác | Không được hỗ trợ | Xây dựng lại bằng cách sử dụng Mối quan hệ hoặc Phụ thuộc trong ClickUp. |
| Tự động hóa | Quy tắc quy trình làm việc của Monday | Phải được tái tạo bằng cách sử dụng ClickUp Tự động hóa | Các tính năng tự động hóa của ClickUp linh hoạt hơn; có thể tái tạo sau khi nhập. |
| Tiện ích Bảng điều khiển | Báo cáo, biểu đồ, chỉ số KPI | Phải được tái tạo bằng cách sử dụng Bảng điều khiển ClickUp | Mạnh mẽ hơn trong ClickUp; tạo lại thủ công. |
| Theo dõi thời gian | Ghi lại các mục nhập thời gian làm việc | Hỗ trợ một phần — tùy thuộc vào bảng | Thử nghiệm với một bảng; các bản ghi lịch sử có thể cần phương pháp nhập liệu thay thế. |
🧠 Thông tin thú vị: Năm 2025, người dùng ClickUp đã tạo ra hơn 3,6 tỷ công việc! 🤯
Quá trình nhập dữ liệu từ Monday sang ClickUp mất bao lâu?
Thời gian cần thiết để nhập dữ liệu của bạn phụ thuộc vào kích thước và độ phức tạp của không gian làm việc Monday. Thời gian này có thể nằm trong phạm vi từ vài phút đến vài giờ. Tuy nhiên, đối với hầu hết các nhóm, quá trình bắt đầu nhập dữ liệu diễn ra khá nhanh chóng, thường chỉ mất 2-10 phút. 🤩
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Nhiều yếu tố có thể ảnh hưởng đến tốc độ nhập dữ liệu, bao gồm tổng số công việc và công việc con, kích thước của tệp đính kèm và lưu lượng truy cập hiện tại trên API hoặc giới hạn tốc độ API của Monday. Để đạt kết quả nhanh nhất, chúng tôi khuyên bạn nên thực hiện các tác vụ nhập dữ liệu lớn vào các khung giờ ít người dùng, như buổi tối hoặc cuối tuần.
Sử dụng ClickUp AI để tăng tốc quá trình thiết lập và dọn dẹp.
Muốn biến hàng giờ dọn dẹp thủ công thành vài cú nhấp chuột đơn giản?
Hãy xem ClickUp Brain như trợ lý di chuyển cá nhân của bạn, giúp việc di chuyển trở nên dễ dàng.
Được tích hợp sẵn trong Không gian Làm việc ClickUp của bạn, đây là trí tuệ nhân tạo (AI) hoàn thành và bối cảnh nhất trên thế giới, có thể giúp bạn tổ chức, tóm tắt và chuẩn hóa dữ liệu đã nhập một cách dễ dàng.
📮ClickUp Insight: Chỉ 7% chuyên gia phụ thuộc chủ yếu vào trí tuệ nhân tạo (AI) cho quản lý tác vụ và tổ chức công việc. Điều này có thể do các công cụ này bị giới hạn trong các ứng dụng cụ thể như lịch, danh sách việc cần làm hoặc ứng dụng email.
Với ClickUp, cùng một trí tuệ nhân tạo (AI) sẽ hỗ trợ các quy trình làm việc qua email hoặc các kênh giao tiếp khác, lịch làm việc, nhiệm vụ và tài liệu. Chỉ cần hỏi, “Những ưu tiên của tôi hôm nay là gì?”. ClickUp Brain sẽ tìm kiếm khắp không gian làm việc của bạn và thông báo chính xác những gì bạn cần làm dựa trên mức độ khẩn cấp và quan trọng. Chỉ như vậy, ClickUp đã tích hợp 5+ ứng dụng cho bạn trong một ứng dụng siêu tiện lợi!
Thay vì phải sắp xếp thủ công hàng trăm công việc đã nhập, bạn có thể sử dụng ClickUp AI để làm việc đó cho bạn — tương tự như cách các công cụ AI tạo sinh tích hợp đã được chứng minh là giảm thời gian dành cho email xuống ba giờ mỗi tuần thông qua tự động hóa thông minh.
📌 Ví dụ: Bạn có thể chọn một nhóm công việc và sử dụng lệnh như, “Sắp xếp các công việc này vào các Danh sách công việc dựa trên tên dự án của chúng.” Trí tuệ nhân tạo (AI) sẽ phân tích tiêu đề của các công việc và tự động nhóm chúng vào các Danh sách công việc tương ứng.
Bạn cũng có thể làm giàu dữ liệu sau khi nhập. Nếu các công việc trên Monday có mô tả tối thiểu, ClickUp Brain có thể tạo ra các tóm tắt chi tiết, các mục cần thực hiện và bối cảnh dựa trên tiêu đề công việc, bình luận và các công việc con. Điều này giúp đảm bảo không có chi tiết quan trọng nào bị mất.
Dưới đây là một số cách ClickUp AI có thể giúp bạn thiết lập nhanh chóng sau khi chuyển đổi:
- Tự động sắp xếp công việc: Cho phép AI nhóm các mục liên quan vào một cấu trúc logic dựa trên tên, ngày tháng hoặc các thuộc tính khác.
- Tạo mô tả: Tự động điền thông tin thiếu của công việc và tạo tóm tắt chi tiết từ dữ liệu tối thiểu.
- Tạo mẫu: Chuyển đổi các quy trình làm việc hiệu quả nhất mà bạn đã nhập thành các mẫu ClickUp có thể tái sử dụng để tiêu chuẩn hóa quy trình làm việc của bạn.
- Tiêu chuẩn hóa dữ liệu: Sử dụng AI với Thanh công cụ thao tác hàng loạt để làm sạch các quy ước đặt tên và định dạng không nhất quán trên hàng nghìn công việc cùng lúc.
- Xây dựng tài liệu: Tạo tài liệu quy trình và SOP trong ClickUp Docs bằng cách yêu cầu AI phân tích danh sách các công việc đã nhập.
Tò mò muốn biết AI có thể làm việc cần làm khác cho dự án của bạn? Xem video này để tìm hiểu:
Mẹo di chuyển phổ biến và khắc phục sự cố
Ngay cả khi có kế hoạch tốt nhất, bạn vẫn có thể gặp một số trục trặc trên đường đi. Dưới đây là một số giải pháp nhanh chóng cho các vấn đề phổ biến mà các nhóm gặp phải trong quá trình chuyển đổi. 👀
- Nhiệm vụ trùng lặp: Nếu bạn thấy các nhiệm vụ trùng lặp sau khi nhập, thường là do quá trình nhập đã được thực hiện nhiều lần. Bạn có thể dễ dàng khắc phục điều này bằng cách truy cập vào chế độ xem dạng danh sách của ClickUp, nhóm các công việc theo tên để phát hiện các công việc trùng lặp, sau đó sử dụng thanh công cụ thao tác hàng loạt để lựa chọn và xóa chúng chỉ với một thao tác.
- Thiếu trường tùy chỉnh: Có trường nào không được chuyển sang? Điều này thường do vấn đề ánh xạ. Hãy quay lại công cụ nhập liệu, kiểm tra lại cách các cột của Monday được ánh xạ với các trường của ClickUp và nhập lại chỉ bảng bị ảnh hưởng.
- Lỗi gán người dùng: Nếu các công việc được chuyển sang mà không được gán, hầu hết là do email của người dùng trong Monday không khớp chính xác với email của họ trong ClickUp. Hãy xác minh rằng các địa chỉ email là giống hệt nhau, sau đó bạn có thể sử dụng Thanh công cụ thao tác hàng loạt để nhanh chóng gán lại các công việc cho đúng người.
- Mối quan hệ phụ thuộc bị hỏng: Các mối quan hệ phụ thuộc của công việc từ Monday không được chuyển tự động. Bạn cần kết nối lại chúng thủ công trong ClickUp, nhưng điều này cho phép bạn xem xét và xác nhận lại dòng thời gian của dự án.
👀 Bạn có biết? Trong suốt quá trình nhập dữ liệu, thông tin của bạn được bảo vệ bằng mã hóa end-to-end. Nếu gặp phải bất kỳ vấn đề nào kéo dài, đội ngũ hỗ trợ của chúng tôi luôn sẵn sàng giúp đỡ, và chúng tôi cung cấp các chuyên gia di chuyển chuyên biệt cho các tài khoản doanh nghiệp.
Cài đặt thành công cho nhóm của bạn trên ClickUp
Một quá trình di chuyển thành công không chỉ đơn thuần là chuyển dữ liệu—đó là việc giúp nhóm của bạn phát triển trong môi trường mới, đặc biệt quan trọng khi 69% người dùng cho biết các gián đoạn liên tục làm mất tập trung do tình trạng "Work Sprawl" gây ra bởi các công cụ phân mảnh. Việc áp dụng sau khi di chuyển là yếu tố then chốt, vì vậy hãy dành thời gian để cài đặt cho nhóm của bạn thành công ngay từ ngày đầu tiên.
Thay vì chỉ gửi lời mời, hãy tạo một hướng dẫn “Chào mừng đến với ClickUp” trong ClickUp Tài liệu. Bạn có thể nhúng video hướng dẫn, thêm ảnh chụp màn hình và liên kết đến các danh sách quan trọng để tạo ra một trung tâm tài nguyên trung tâm mà nhóm của bạn có thể tham khảo bất cứ lúc nào.
Lên lịch một số phiên đào tạo trực tiếp để hướng dẫn mọi người làm quen với không gian làm việc mới. Hãy cho họ thấy các bảng Monday quen thuộc của họ nay đã trở thành các bảng Kanban mạnh mẽ trong ClickUp. Sự quen thuộc về mặt hình ảnh này giúp quá trình chuyển đổi diễn ra thuận lợi hơn và tăng cường sự tự tin.
Dưới đây là danh sách kiểm tra nhanh để đảm bảo quá trình triển khai cho nhóm diễn ra suôn sẻ:
- Tạo tài liệu hướng dẫn sử dụng: Xây dựng các hướng dẫn bắt đầu và câu hỏi thường gặp hữu ích trong ClickUp Docs.
- Lên lịch các phiên đào tạo: Tổ chức các phiên hướng dẫn trực tiếp để trả lời câu hỏi và trình diễn các quy trình khóa.
- Cấu hình thông báo: Giúp mỗi thành viên trong nhóm tùy chỉnh cài đặt thông báo của họ để giảm thiểu thông báo không cần thiết và tập trung vào công việc.
- Tạo các chế độ xem quen thuộc: Tái tạo các bố cục bảng Monday mà bạn thường sử dụng trong ClickUp để giúp nhóm của bạn cảm thấy thoải mái.
- Xây dựng quy trình làm việc mới: Giới thiệu các tính năng mạnh mẽ của ClickUp để cải thiện quy trình làm việc của bạn.
Bằng cách chuyển sang ClickUp, bạn không chỉ tìm kiếm một giải pháp thay thế cho Monday.com—bạn đang áp dụng không gian làm việc AI tích hợp đầu tiên trên thế giới, có thể thay thế nhiều ứng dụng và giảm thiểu việc chuyển đổi ngữ cảnh do sự phân mảnh của các hoạt động công việc trên các công cụ không kết nối với nhau—một cách triệt để.
📮 ClickUp Insight: 1 trong 4 nhân viên sử dụng bốn công cụ trở lên chỉ để tạo bối cảnh làm việc. Một chi tiết khóa có thể bị ẩn trong email, được mở rộng trong một chủ đề Slack và được ghi chép trong một công cụ riêng biệt, buộc các nhóm phải lãng phí thời gian tìm kiếm thông tin thay vì hoàn thành công việc. ClickUp tích hợp toàn bộ quy trình làm việc của bạn vào một nền tảng thống nhất. Với các tính năng như Quản lý Dự án Email ClickUp, Trò chuyện ClickUp, Tài liệu ClickUp và ClickUp Brain, mọi thứ đều được kết nối, đồng bộ và truy cập ngay lập tức. Hãy tạm biệt "công việc về công việc" và lấy lại thời gian làm việc năng suất của bạn. 💫 Kết quả thực tế: Các nhóm có thể lấy lại 5+ giờ mỗi tuần bằng cách sử dụng ClickUp—đó là hơn 250 giờ mỗi năm cho mỗi người—bằng cách loại bỏ các quy trình quản lý kiến thức lỗi thời. Hãy tưởng tượng đội ngũ của bạn có thể tạo ra điều gì với thêm một tuần năng suất mỗi quý!
Sẵn sàng chuyển sang ClickUp? Bắt đầu miễn phí với ClickUp và trải nghiệm sức mạnh của một không gian làm việc thực sự thống nhất.
Câu hỏi thường gặp (FAQs)
Có, bạn có thể chạy công cụ nhập nhiều lần để đưa các bảng/không gian làm việc vào một Không gian Làm việc ClickUp và tổ chức chúng thành các không gian. Hãy chú ý đặc biệt đến việc ánh xạ người dùng, quyền truy cập và đặt tên để tránh xung đột.
Không, các quy trình tự động hóa của Monday sẽ không được chuyển đổi trực tiếp, nhưng bạn có thể dễ dàng tái tạo và thậm chí cải thiện chúng bằng công cụ Automations linh hoạt của ClickUp. Hầu hết các nhóm đều nhận thấy họ có thể tạo ra các quy trình làm việc mạnh mẽ hơn với thư viện rộng lớn các sự kiện kích hoạt và hành động của chúng tôi.
ClickUp cung cấp các công cụ nhập dữ liệu tích hợp sẵn trên tất cả các kế hoạch, nhưng tính năng và giới hạn có thể khác nhau tùy theo kế hoạch và vai trò. Kiểm tra kế hoạch ClickUp của bạn và nếu cần, liên hệ với bộ phận hỗ trợ ClickUp hoặc chuyên viên hướng dẫn triển khai cho các dự án di chuyển quy mô doanh nghiệp.
Đúng vậy, hoàn toàn có thể. Chúng tôi khuyên bạn nên nhập một bảng không quan trọng trước để kiểm tra việc ánh xạ trường dữ liệu và đảm bảo mọi thứ được chuyển đổi chính xác trước khi di chuyển toàn bộ không gian làm việc của bạn.
Bạn có thể thực hiện việc nhập dữ liệu theo từng giai đoạn hoặc sử dụng đồng bộ hai chiều thông qua các tích hợp của bên thứ ba (Unito, Zapier, v.v.) để duy trì sự đồng bộ giữa hai hệ thống trong quá trình chuyển đổi. Điều này thường được thực hiện thông qua các công cụ tích hợp thay vì công cụ nhập dữ liệu một lần tích hợp sẵn.