Giải quyết tình trạng phân tán công việc: GVP Bộ phận Bán hàng của ClickUp chia sẻ về AI và tương lai của công việc

Từ sa mạc đến bàn làm việc: Tình trạng phân tán công việc là vấn đề phổ biến

Không lâu trước đây, tôi có dịp đến Saudi Arabia, tham dự cuộc họp với các nhà lãnh đạo tại nhà sản xuất xe điện đầu tiên của đất nước này và quỹ đầu tư quốc gia lớn nhất thế giới. Những tổ chức này đang xây dựng những dự án có quy mô khó tưởng tượng—khu nghỉ dưỡng trượt tuyết trị giá $20 tỷ, thành phố hình khối có kích thước tương đương 12 tòa nhà Empire State. Điều đó thật điên rồ, nhưng cũng vô cùng truyền cảm hứng.

Nhưng điều khiến tôi ấn tượng nhất không phải là quy mô của các dự án của họ—mà là quy mô của những thách thức họ phải đối mặt. Dù bạn ở đâu trên thế giới, "Work Sprawl" là lực cản thầm lặng kìm hãm sự phát triển của các nhóm. Dù bạn đang xây dựng một thành phố tương lai hay quản lý một đội ngũ bán hàng tại Hoa Kỳ, các triệu chứng đều giống nhau: quá nhiều ứng dụng, quy trình và thông tin bị mất mát giữa chúng.

Thật đáng kinh ngạc khi thấy ClickUp đang làm việc cần làm ở một khu vực hoàn toàn khác trên thế giới, nhưng thực tế là tình trạng "Work Sprawl" tồn tại ở mọi nơi.

Định nghĩa vấn đề: "Work Sprawl" là gì?

Tình trạng phân mảnh công việc (Work Sprawl) là sự phân mảnh của các ứng dụng, quy trình, bối cảnh và nay là AI trong môi trường làm việc trên các hệ thống không kết nối – một thách thức ngày càng phổ biến đối với các nhóm hiện đại. Đây là "thuế ẩn" đối với năng suất, sự sáng tạo và sự tham gia. Chúng tôi ước tính nó gây thiệt hại hơn $2,5 nghìn tỷ trên toàn cầu do mất năng suất. Nhưng chi phí thực sự khó đo lường hơn: sự bực bội, mệt mỏi và cảm giác rằng công việc khó khăn hơn mức cần thiết.

Điều nguy hiểm của "Work Sprawl" là nó hiếm khi lộ diện rõ ràng. Hầu hết mọi người không gọi tên nó - họ chỉ cảm nhận được các triệu chứng: chậm trễ, bực bội, hỗn loạn. Mọi việc mất rất nhiều thời gian để hoàn thành. Mọi người cảm thấy bực bội. Có một cảm giác chung về mệt mỏi và chậm trễ. Nhưng sâu xa hơn, nguyên nhân gốc rễ luôn giống nhau: các công cụ không kết nối, quy trình không nhất quán, thiếu bối cảnh.

Trận chiến đầu tiên của tôi với tình trạng phân tán công việc: Những năm tại Snowflake

Tôi lần đầu tiên gặp phải tình trạng "Work Sprawl" tại Snowflake.

Đội ngũ vận hành bán hàng của chúng tôi đang triển khai các dự án đa dạng - từ định giá địa phương hóa, quy trình làm việc mới, cho đến mọi thứ khác. Tuy nhiên, mỗi dự án được quản lý trên Wrike, trong khi các mối phụ thuộc được lưu trữ trên Salesforce, và đội ngũ phát triển đang theo dõi công việc của họ trên Jira. Không có sự đồng bộ hai chiều. Mỗi tuần, chúng tôi phải có cuộc họp để kiểm tra xem các ưu tiên có được đồng bộ hay không. Điều đó thật sự mệt mỏi.

Điều này có kết quả là sự thất vọng lớn trong các nhóm, xung đột cá nhân và lịch trình đầy ắp các cuộc họp không mang lại kết quả. Mọi người đều đang hành động theo hướng khác nhau.

Công nghệ được kỳ vọng sẽ giúp chúng ta làm việc nhanh hơn, nhưng thực tế lại khiến chúng ta chậm lại. Tôi còn nhớ cảm giác khó chịu khi tham gia những cuộc họp đó, biết rằng sự thiếu tích hợp không chỉ làm mất thời gian mà còn ảnh hưởng đến tinh thần của đội ngũ.

Hệ thống Bán hàng Hiện đại: Khi Mỗi Phút Đều Quan Trọng

Quản lý một nhóm bán hàng ngày nay đồng nghĩa với việc phải đối mặt với một hệ thống công nghệ phức tạp: Outreach, Salesforce, ZoomInfo, Clari, LinkedIn Sales Navigator—danh sách còn dài. Nhân viên bán hàng phải chuyển đổi giữa các công cụ chỉ để gửi một email. Và trong lĩnh vực bán hàng, thời gian chính là tiền bạc. Nếu mất mười phút để gửi một email thay vì hai phút, bạn đang mất đi những khoản tiền thực sự.

Mỗi khi có công cụ hoặc tính năng mới được giới thiệu hoặc ai đó muốn mua hoặc sử dụng một thứ gì đó, phản ứng đầu tiên của tôi là hỏi xem việc cần làm đó ở đâu và như thế nào trong các hệ thống hiện tại của mình. Tôi không muốn thêm bất cứ thứ gì khác trừ khi điều đó thực sự cần thiết.

Liệu tất cả những điều này có thể được tích hợp trong một giao diện duy nhất? Câu hỏi quan trọng hơn: Điều gì cần thiết để biến điều đó thành hiện thực?

Sự thật là gì? Mỗi công cụ mới đều tạo ra thêm nhiễu loạn — thêm "công việc ảo", thêm điểm mù và thêm sự phức tạp cần phải xử lý. Công việc đã đủ phức tạp — mỗi nhóm đều có quy trình mà bộ phận bán hàng phải tuân theo. Vì vậy, càng đơn giản hóa công việc, càng tốt.

Chi phí ẩn của 'Work Sprawl' từ góc độ khách hàng: Triệu chứng so với nguyên nhân gốc rễ

Hầu hết khách hàng không đến và nói: “Chúng tôi đang chìm trong tình trạng Work Sprawl.” Thay vào đó, họ mô tả các triệu chứng: “Công việc trở nên hỗn loạn.” “Mất rất nhiều thời gian để hoàn thành công việc.” “Mọi người đều cảm thấy bực bội.” Nguyên nhân gốc rễ luôn là Work Sprawl, nhưng nó khó được nhận diện vì nó có nhiều biểu hiện khác nhau.

Khi trò chuyện với các nhà lãnh đạo, tôi thường hỏi: "Nếu có thể quay lại 5 hoặc 8 năm trước, liệu bạn có thiết kế hệ thống của mình theo cách tương tự không?" Mọi người đều có cùng một nhận thức: "Không, tôi sẽ không làm việc cần làm như vậy lần nữa."

Họ nhận ra rằng một cách tiếp cận có hệ thống hơn đối với các silo thông tin, chuyển giao dữ liệu và hợp tác sẽ giúp họ tiết kiệm được nhiều năm rắc rối. Tuy nhiên, phần lớn các tổ chức đã để hệ thống của mình phát triển một cách tự phát, với mỗi nhóm tự chọn công cụ riêng của mình—bảng trắng, công cụ quản lý dự án và nhiều công cụ khác—và ít hoặc không có sự can thiệp từ ban lãnh đạo.

Khi AI trở thành tiêu chuẩn trong môi trường làm việc, sự thiếu hụt không gian làm việc thống nhất và bối cảnh thời gian thực đang bắt đầu giới hạn tác động thực sự của nó. AI chỉ tốt như bối cảnh mà nó có thể truy cập. Nếu dữ liệu của bạn bị phân tán trên 18 công cụ, điều mà chúng tôi gọi là "Context Sprawl", bạn sẽ không thể tận dụng được những lợi ích tích lũy mà AI có thể mang lại.

Vượt qua áp lực: Sức mạnh của một mục tiêu định hướng

Vậy làm thế nào để bắt đầu khắc phục tình trạng "Work Sprawl", đặc biệt khi vấn đề này dường như quá sức? Đối với tôi, điều quan trọng nhất là có một "North Star".

Bối cảnh chính là kim chỉ nam.

Sức mạnh của AI chỉ được phát huy khi nó có đầy đủ bối cảnh. Tuy nhiên, việc đạt được điều đó không hề dễ dàng, đặc biệt nếu bạn đang bị mắc kẹt trong một mớ hỗn độn các hệ thống. Trên thực tế, như chúng ta đã thấy trong vô số trường hợp chuyển đổi thực tế, việc vượt qua tình trạng phân tán công việc đòi hỏi những bước táo bạo nhưng từng bước một – chọn một quy trình làm việc tại một thời điểm, hợp nhất nó và tạo đà hướng tới sự hội tụ thực sự.

Tôi đã học được rằng bạn phải làm từng bước một, nhưng phải quyết đoán và táo bạo với từng bước đó.

Ví dụ, hãy xem xét quản lý dự án. “Chỉ cần chuyển mọi thứ sang” nghe có vẻ đơn giản—cho đến khi bạn gặp phải các tài liệu phân tán và kế hoạch chưa hoàn thiện. Dù bạn thực hiện theo từng giai đoạn hay chuyển đổi ngay lập tức, công việc thực sự là táo bạo trong việc duy trì bối cảnh và tích hợp nó vào hệ thống. Các bước nửa vời làm mất kiến thức; các bước táo bạo cung cấp cho AI bức tranh toàn cảnh.

Tôi thường chia sẻ câu chuyện nội bộ của chúng tôi về việc chuyển từ Slack sang ClickUp Chat. Mọi người đều chần chừ. Lần đầu tiên chúng tôi thất bại khi cố gắng chuyển từng nhóm một. Điều đó đơn giản là không hiệu quả. Sau đó, ngay khi chúng tôi quyết đoán và dứt khoát, thông báo một cách rõ ràng rằng vào một ngày cụ thể, Slack sẽ bị ngừng sử dụng và mọi người sẽ chuyển sang ClickUp Trò chuyện, điều đó thực sự xảy ra! Slack đã biến mất, mọi người đã chuyển sang, và điều đó thật tuyệt vời. Hiện nay, chúng tôi có những trải nghiệm AI tuyệt vời trong ClickUp Trò chuyện mà chúng tôi không thể có được nếu không có nó.

Tôi hiểu, sức ỳ của trạng thái rất mạnh mẽ. Nhưng tương lai của công việc đòi hỏi một kế hoạch táo bạo và có chủ đích. Tuy nhiên, với tư cách là nhà lãnh đạo, chúng ta cần nhận ra rằng chính sự thiếu hụt hướng dẫn từ trên xuống đã gây ra tình trạng "Work Sprawl" ngay từ đầu.

Ma trận: Bản thiết kế cho chuyển đổi AI

Có một khung làm việc mà tôi sử dụng—một loại ma trận cho quá trình chuyển đổi AI. Điều này không liên quan đến việc theo đuổi những đối tượng mới mẻ hay thêm nhiều công cụ. Điều quan trọng là:

Khi AI được áp dụng trên dữ liệu phân mảnh và cô lập, điều đó giống như yêu cầu một đầu bếp nấu một bữa ăn với nguyên liệu rải rác ở 18 nhà bếp khác nhau. Nhưng khi bạn thống nhất không gian làm việc và bối cảnh – một không gian làm việc AI tích hợp thực sự – AI cuối cùng có thể thực hiện lời hứa của mình: cung cấp thông tin chi tiết, tự động hóa tác vụ và giải phóng nhóm của bạn để tập trung vào những điều quan trọng. Đó là lý do tại sao giải quyết tình trạng phân tán công việc bằng AI không chỉ về hiệu quả – mà còn về việc mở ra những cách làm việc hoàn toàn mới.

Sự khác biệt của ClickUp: Trí tuệ nhân tạo (AI) thực sự là công việc cho bạn

Khi tôi trò chuyện với các nhóm về AI, thách thức lớn nhất không phải là sự hào hứng; mà là việc triển khai. Mọi người đều muốn có các công cụ thông minh hơn. Nhưng nếu không có quyền truy cập vào bối cảnh thực tế—những gì nhóm của bạn đang làm, những gì đã được thảo luận, và những gì cần làm tiếp theo—hầu hết các hệ thống AI sẽ cảm thấy rời rạc và không đáp ứng được kỳ vọng.

Đó chính là lúc ClickUp Brain phát huy tác dụng . Vì nó hoạt động ngay trong không gian làm việc của bạn, nó thực sự hiểu rõ những gì đang diễn ra. Nó thu thập thông tin từ các tác vụ, tài liệu, cuộc trò chuyện và mục tiêu của bạn để cung cấp các câu trả lời dựa trên thực tế - không phải là những phỏng đoán.

Và nó rất linh hoạt. Bạn có thể chuyển đổi giữa các mô hình AI hàng đầu như ChatGPT, Claude, Gemini và nhiều mô hình khác, tùy thuộc vào nhu cầu của bạn tại thời điểm đó. Cần bản nháp nhanh? Tóm tắt thông minh? Phân tích sâu hơn? Bạn có nhiều lựa chọn mà không cần phải rời khỏi luồng.

Sau đó là ClickUp Brain MAX, một trợ lý AI trên desktop, mang lại trải nghiệm còn vượt trội hơn. Bạn có thể trò chuyện và nó sẽ lắng nghe - đúng nghĩa đen. Với tính năng "Talk to Văn bản ", bạn có thể nói ra những gì đang nghĩ và biến nó thành một bản cập nhật, một công việc, một tài liệu - bất cứ điều gì bạn cần. Nó có khả năng nhận biết ngữ cảnh, luôn hoạt động và trở nên thông minh hơn theo thời gian sử dụng.

Đây không chỉ là AI vì AI. Đây là AI thực sự giúp công việc của bạn trở nên tốt hơn.

Cách mạng Văn hóa: Xây dựng một nhóm hiệu quả gấp 10 lần

Tương lai của công việc không chỉ nằm ở việc có công cụ tốt hơn—mà còn ở một tư duy mới. Tôi tin rằng tương lai là nơi con người quản lý con người, và các cá nhân đóng góp quản lý các đại lý. Đó chính là cách để nhân lực tăng gấp 10 lần.

Nhưng bạn không thể đạt được điều đó chỉ bằng công nghệ. Đó là một cuộc cách mạng văn hóa. Tại ClickUp, chúng tôi dành một giờ mỗi thứ Sáu để các nhân viên bán hàng phát triển AI. Đó là một khái niệm荒谬: đưa nhân viên bán hàng ra khỏi sàn giao dịch, ra khỏi các hoạt động tạo doanh thu, để phát triển AI. Nhưng đó là cách duy nhất để trang bị cho mỗi người khả năng tự động hóa 30-40% công việc của họ và giải phóng thời gian cho những điều quan trọng.

Đó là một cuộc cách mạng văn hóa. Các công ty và nhà lãnh đạo thực hiện việc cần làm sẽ chứng kiến doanh nghiệp của họ tăng trưởng gấp 10 lần và giành chiến thắng.

IT không thể tự mình thúc đẩy điều này. Chỉ người dùng cuối mới hiểu rõ chi tiết công việc của họ. Các công ty thành công sẽ trao quyền cho mọi nhân viên suy nghĩ như một nhà sáng lập, tự xây dựng quy trình làm việc và công cụ của riêng mình, từ đó thúc đẩy sự đổi mới từ cơ sở.

Vượt qua sự kháng cự: Vai trò của các nhà lãnh đạo đồng nghiệp

Thay đổi là điều khó khăn. Tôi sẽ quay lại ví dụ về việc chuyển từ Slack sang ClickUp Chat. Đúng vậy, đã có sự phản đối – mọi người muốn giữ các biểu tượng cảm xúc tùy chỉnh và giao diện quen thuộc. Chỉ khi chúng tôi thực hiện một quyết định dứt khoát, áp dụng trên toàn công ty, thì sự thay đổi mới được chấp nhận. Và rất nhiều tín dụng thuộc về những người đã tích cực và nhiệt tình dẫn dắt sự thay đổi này.

Bạn cần tìm những người trong công ty có tư duy hệ thống một cách tự nhiên và cung cấp cho họ một nền tảng để giúp công ty phát triển. Việc trao quyền cho các nhà lãnh đạo vận hành là yếu tố khóa. Họ trở thành những người ủng hộ, giúp đồng nghiệp thích nghi và phát triển trong môi trường mới. Quản lý thay đổi không chỉ là chỉ thị từ trên xuống; đó là một phong trào cần cả sự lãnh đạo và sự hỗ trợ từ cơ sở.

Kết quả thực tế: Từ sự bế tắc đến luồng

Kể từ khi thực hiện những thay đổi này, tôi đã chứng kiến sự chuyển đổi trực tiếp. Các cuộc họp trước đây tập trung vào việc đồng bộ hóa nay đã chuyển sang hành động. AI cung cấp thông tin chi tiết trước khi tôi thậm chí còn chưa hỏi. Nhân viên bán hàng dành ít thời gian hơn để chuyển đổi giữa các công cụ và nhiều thời gian hơn cho việc bán hàng. Sự bực bội đã được thay thế bằng luồng.

Và khách hàng của chúng tôi? Những ai áp dụng phương pháp này đều đạt được kết quả tương tự. Điều này không dễ dàng, việc khắc phục tình trạng "Work Sprawl" tích tụ qua nhiều năm chưa bao giờ là điều đơn giản. Nhưng với một mục tiêu rõ ràng, sự lãnh đạo táo bạo và sẵn sàng đầu tư vào văn hóa doanh nghiệp, điều đó hoàn toàn có thể thực hiện được.

Và số chứng minh điều đó. Theo nghiên cứu Total Economic Impact™ của Forrester, các nhóm sử dụng ClickUp đã đạt được tỷ lệ hoàn vốn (ROI) 384% và tiết kiệm được 92.400 giờ vào năm thứ 3.

Kết luận: Thời điểm hành động là ngay bây giờ

Tình trạng phân tán công việc là vấn đề lớn nhất của môi trường công việc hiện đại. Nhưng điều này không phải là không thể tránh khỏi. Với không gian làm việc thống nhất, hệ thống giàu ngữ cảnh và quy trình làm việc được hỗ trợ bởi AI, các nhóm có thể lấy lại thời gian, nâng cao năng suất với AI, khơi dậy sự sáng tạo và xây dựng môi trường làm việc phù hợp cho mọi người.

Tôi khuyên bạn nên bắt đầu bằng việc tự đánh giá: Tình trạng "Work Sprawl" xuất hiện ở đâu trong tổ chức của bạn? Bạn có thể thực hiện một bước đi táo bạo nào trong quý này để thống nhất bối cảnh và trao quyền cho nhóm của mình?

Tương lai thuộc về những ai giải quyết được tình trạng phân tán công việc — từng bước một: một nền tảng, một trung tâm AI, và một sự thay đổi văn hóa.