Giải quyết tình trạng phân tán công việc: Giám đốc Kiến trúc Giải pháp của ClickUp chia sẻ về AI và tương lai của công việc

Một ngày trong cuộc sống của tình trạng phân tán công việc

Lúc 9 giờ sáng Monday. Bạn mở laptop và ngay lập tức bị ngập trong hàng loạt thông báo từ Slack, Outlook, Jira, Salesforce, Tài liệu Google và hàng chục ứng dụng khác.

Bạn dành 30 phút đầu tiên chỉ để ghép nối lại những gì đã xảy ra trong tuần trước. Đến trưa, bạn đã chuyển đổi giữa 15 công cụ khác nhau, liên hệ với ba người để cập nhật trạng thái và sao chép dữ liệu thủ công từ hệ thống này sang hệ thống khác. Đến cuối ngày, bạn nhận ra mình đã dành nhiều thời gian hơn cho việc xử lý các quy trình làm việc phân mảnh và đối phó với việc chuyển đổi ngữ cảnh hơn là thực sự làm công việc có ý nghĩa.

Đây là tình trạng phân tán công việc trong hoạt động kinh doanh. Và nó không chỉ là một rắc rối nhỏ; nó là một gánh nặng trị giá hàng nghìn tỷ đô la đối với năng suất, chuyển đổi số và tinh thần nhân viên. Tôi đã trải qua nó, đã chiến đấu với nó, và giờ đây, tại ClickUp, tôi đang giúp các tổ chức chinh phục nó một cách triệt để.

Nghiên cứu gần đây đã xác nhận điều này: Một nghiên cứu Total Economic Impact™ của Forrester cho thấy các tổ chức sử dụng ClickUp đã đạt được tỷ lệ hoàn vốn (ROI) 384% trong ba năm, giúp các nhóm tiết kiệm hàng nghìn giờ làm việc trước đây bị mất do các quy trình làm việc phân mảnh và thủ công.

Nhưng số này không chỉ là thống kê – chúng phản ánh thực tế mà tôi đã trải nghiệm trực tiếp.

Những ngày đầu: Tình trạng phân tán công việc là điều bình thường

Trước khi gia nhập ClickUp, tôi đã dẫn dắt một nhóm hệ thống kinh doanh tại một công ty lớn trong lĩnh vực y tế và đầu tư. Chúng tôi sử dụng mọi công cụ SaaS có thể – tài khoản, nhân sự, quản lý đầu tư, kỹ thuật, tiếp thị, v.v. Mỗi bộ phận đều có nền tảng yêu thích của mình, và không có sự kết nối giữa chúng.

Kết quả? Các silo xuất hiện khắp nơi.

Tôi từng chứng kiến các đội ngũ hỗ trợ hoặc tiếp thị phải đi sang bộ phận kỹ thuật, làm gián đoạn luồng của các nhà phát triển chỉ để hỏi về trạng thái. Chúng tôi đã cố gắng "khắc phục" điều này bằng cách triển khai Jira cho đội tiếp thị. Họ sử dụng nó cho việc đào tạo, rồi nhanh chóng quay lại bảng trắng. Tại sao? Bởi vì công cụ đó không phù hợp với quy trình làm việc hoặc ngôn ngữ của họ. Đó là một trường hợp điển hình khi bộ phận CNTT áp đặt một giải pháp không giải quyết được vấn đề thực tế trên thực địa.

Khoảnh khắc "Aha": Khám phá sức mạnh của sự hội tụ

Khi lần đầu tiên tôi thấy ClickUp, nó giống như một ý tưởng đột phá.

Đây là một nền tảng đủ linh hoạt để đáp ứng nhu cầu của mọi nhóm, nhưng cũng đủ thống nhất để phá vỡ các rào cản. Lần đầu tiên, tôi có thể hình dung một thế giới nơi một công việc tồn tại cả trong marketing và kỹ thuật, nơi ngữ cảnh không bị mất đi trong quá trình chuyển đổi, và nơi các nhóm có thể thực hiện công việc bằng ngôn ngữ riêng của mình mà không mất đi cái nhìn tổng thể.

Nhưng điều kỳ diệu thực sự không chỉ nằm ở các tính năng. Nó nằm ở triết lý: xây dựng một không gian làm việc thích ứng với con người, chứ không phải ngược lại. Đó là cách duy nhất để tạo ra sự thay đổi thực sự và bền vững.

Tại sao Tình trạng Phân tán Vẫn Tiếp Diễn: Khía cạnh Con người của Sự Phân mảnh

Hãy thành thật: các nhóm không muốn từ bỏ quyền kiểm soát các công cụ của mình. Điều đó là tự nhiên. Việc lựa chọn công cụ không chỉ liên quan đến tính năng mà còn liên quan đến bản sắc và sự tự chủ – đặc biệt trong các hệ thống công nghệ doanh nghiệp, nơi việc áp dụng phần mềm ảnh hưởng đến các quy trình làm việc kỹ thuật số. Đó là lý do tại sao nhiều dự án “chuyển đổi số” thất bại – họ bỏ qua yếu tố con người.

Vòng lặp này tiếp tục lặp lại: Bộ phận CNTT cố gắng tiêu chuẩn hóa, các đơn vị kinh doanh phản đối, và các giải pháp riêng lẻ mới được thêm vào hệ thống. Kết quả là gì? Nhiều silo hơn, nhiều ma sát hơn và nhiều giải pháp thủ công hơn.

Thách thức ngày càng gia tăng. Trong một nghiên cứu năm 2025 về tác động phụ của quá trình số hóa, các doanh nghiệp phải đối mặt với tình trạng “quá tải vai trò”, nơi gánh nặng quản lý các quy trình làm việc phân mảnh và sự bùng nổ công cụ làm việc ảnh hưởng đến hiệu quả thực thi và sức khỏe tinh thần của nhân viên. Khi các công cụ số ngày càng đa dạng, áp lực lên sự tập trung và năng lượng của nhân viên cũng gia tăng – khiến việc có một không gian làm việc thống nhất, giàu ngữ cảnh trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.

Cách duy nhất để thoát khỏi tình trạng này là cuộc họp với các nhóm ở nơi họ đang ở, giúp họ nhận ra những gì có thể đạt được, và sau đó hướng dẫn họ từng bước một hướng tới một cách công việc thống nhất hơn.

Một bước tiến mới: Loại bỏ tình trạng phân tán AI và vai trò quan trọng của bối cảnh

Khi chúng ta vừa bắt đầu kiểm soát được tình trạng "app sprawl", AI đã xuất hiện. Bỗng nhiên, mỗi nhóm đều muốn có công cụ AI riêng. Nhưng đây là vấn đề: AI chỉ tốt như khả năng tiếp cận bối cảnh của nó.

Nếu AI của bạn không nắm bắt được các cập nhật dự án mới nhất, cuộc hội thoại với khách hàng hoặc các ưu tiên chiến lược, nó chỉ là một công cụ bị cô lập – một công cụ làm trầm trọng thêm AI Sprawl và gia tăng sự混亂 và nỗ lực thủ công.

*aI chỉ tốt như bối cảnh mà nó có thể truy cập. Nếu AI của bạn không biết điều gì đang xảy ra trong kinh doanh của bạn, nó chỉ là một đối tượng bóng bẩy khác

Bước đột phá thực sự đến khi AI được tích hợp sâu vào không gian làm việc của bạn, tự động tải và cập nhật bối cảnh theo thời gian thực. Đó là lúc bạn chuyển từ "AI như một đối tượng mới mẻ" sang "AI như một đối tác thực sự trong công việc"

Những Yếu Tố Cần Thiết: Các Điều Kiện Kỹ Thuật và Tổ Chức Cho Chuyển Đổi AI

Tuy nhiên, việc đạt được sự hội tụ AI thực sự không chỉ đơn giản là cài đặt một công cụ mới. Nó đòi hỏi:

Tại ClickUp, chúng tôi đã đầu tư mạnh mẽ vào việc xây dựng một nền tảng nơi bối cảnh luôn được cập nhật và có thể hành động. Các trợ lý AI của chúng tôi không chỉ trả lời câu hỏi; chúng chủ động cung cấp thông tin, tự động hóa các công việc thường xuyên và thích ứng khi kinh doanh của bạn phát triển.

Dưới đây là tóm tắt trực quan về các điều kiện tiên quyết cho quá trình chuyển đổi AI thành công:

Nghiên cứu trường hợp: Từ Phân tán đến Tích hợp – Trước và Sau

Để thực sự hiểu được chi phí của Work Sprawl và sức mạnh của sự hội tụ, bạn cần chứng kiến nó trong thực tế. Dưới đây là cách một nhóm tiếp thị toàn cầu đã chuyển từ các quy trình công việc phân mảnh và công cụ phân tán sang một không gian làm việc thống nhất, được hỗ trợ bởi AI, giúp tối ưu hóa quy trình thực thi và trả lại thời gian cho người tạo.

Trước đây:

Một nhóm tiếp thị toàn cầu quản lý các chiến dịch trên sáu công cụ khác nhau. Cập nhật dự án bị lạc trong các chủ đề email, tài sản sáng tạo được lưu trữ trên Dropbox, và báo cáo là một cơn ác mộng thủ công. Các công cụ AI đã được thử nghiệm, nhưng mỗi công cụ yêu cầu tải lên bối cảnh thủ công và nhanh chóng bị bỏ rơi.

Sau:

Nhóm đã chuyển sang sử dụng ClickUp, tập trung các dự án, tài liệu và giao tiếp. Các trợ lý AI hiện theo dõi tiến độ chiến dịch, tạo báo cáo trạng thái hàng tuần và thậm chí soạn thảo bản tóm tắt sáng tạo dựa trên dữ liệu dự án thời gian thực. Các cuộc họp trạng thái ngắn hơn, báo cáo được tự động hóa và nhóm dành nhiều thời gian hơn cho việc sáng tạo và ít thời gian hơn cho việc tìm kiếm thông tin.

Đẩy mạnh sự thay đổi: Sức mạnh của những thành công nhỏ lẻ

Một trong những sai lầm lớn nhất mà tôi thấy là cố gắng “làm quá nhiều việc cùng lúc” trong quá trình chuyển đổi AI. Thay vào đó, tôi khuyến khích các bước tiến nhỏ: tìm kiếm các quy trình làm việc cụ thể nơi AI có thể mang lại giá trị cụ thể và ngay lập tức.

Tôi sẽ không bao giờ quên một sự kiện Secret Supper tại Mexico City. Tôi đã trình diễn một hệ thống tự động đánh giá các cuộc gọi bán hàng dựa trên một tiêu chí tùy chỉnh. Trong vài giờ, tôi đã xây dựng một bản demo chứng minh khái niệm, thay thế cho hàng giờ kiểm tra thủ công. Phản ứng của mọi người? Mọi người đều ngạc nhiên. Bỗng nhiên, AI không còn là khái niệm trừu tượng – nó đã được áp dụng. Mọi người có thể thấy cách nó sẽ thay đổi công việc hàng ngày của họ.

Những "khoảnh khắc 'aha'" này là khóa để vượt qua sự kháng cự. Hãy thể hiện, đừng chỉ nói suông.

Làm cho nó trở nên thực tế, phù hợp và dễ áp dụng.

Quản lý thay đổi: Khung khổ cho sự chuyển đổi bền vững

Chuyển đổi AI không chỉ là một dự án kỹ thuật – mà còn là một dự án văn hóa. Thành công đòi hỏi cả sự tham gia từ dưới lên và sự ủng hộ từ trên xuống.

Trên hết, điều quan trọng là giúp mọi người hình dung bản thân trong tương lai mà bạn đang xây dựng.

Bí quyết thành công: Bối cảnh thống nhất

Sức mạnh thực sự của ClickUp – và tương lai của công việc – nằm ở bối cảnh tích hợp. Khi tất cả công việc, kiến thức và giao tiếp của bạn được tập trung tại một nơi, AI cuối cùng có thể thực hiện được lời hứa của mình. Không chỉ là lý thuyết – sự tích hợp AI đã chứng minh là giải pháp cho các quy trình làm việc phân tán, giúp các nhóm giảm tải nhận thức, đẩy nhanh quá trình thực thi và khơi dậy sự sáng tạo.

Điều này không chỉ về hiệu quả. Nó còn về việc giảm tải nhận thức , phá vỡ rào cản giữa các bộ phận và giúp các nhóm làm việc nhanh hơn và thông minh hơn. Đó là việc tạo ra một không gian làm việc nơi sự sáng tạo có thể phát triển – vì mọi người đều làm việc theo cùng một hướng dẫn.

đó chính là mảnh ghép còn thiếu ngày nay. * Trong một thế giới ngập tràn các công cụ rời rạc và sự lan tràn của AI, ClickUp kết hợp tất cả lại với nhau, tạo nên không gian làm việc AI tích hợp đầu tiên trên thế giới. Đây là AI không chỉ hỗ trợ – nó tích hợp.

Đó chính là cam kết của ClickUp Brain .

ClickUp Brain: Trí tuệ nhân tạo (AI) trong bối cảnh thực tế

Khác với các trợ lý AI bổ sung, ClickUp Brain là một phần tích hợp sẵn trong không gian làm việc của bạn. Nó hiểu rõ các dự án của bạn vì nó tồn tại bên trong chúng – tóm tắt ghi chú cuộc họp, tạo bản cập nhật, tự động hóa tác vụ và phát hiện các rào cản với đầy đủ bối cảnh. Và khi cần thiết, bạn có thể chuyển đổi giữa các mô hình AI hàng đầu – ChatGPT, Claude, Gemini và nhiều hơn nữa – lựa chọn tốc độ, sự tinh tế hoặc độ sâu mà không bao giờ rời khỏi quy trình làm việc của mình.

Và với ClickUp Brain MAX , bạn sẽ mở khóa thêm nhiều tính năng:

Chuyển đổi giọng nói thành văn bản , ghi lại ý tưởng khi bạn nói và chuyển đổi chúng thành công việc, ghi chú hoặc tài liệu ngay lập tức – không cần gõ phím.

Nhận thức ngữ cảnh, tính linh hoạt của mô hình, Chuyển đổi giọng nói thành văn bản và không gian làm việc thống nhất – đó là cách biến AI từ một công cụ bổ sung thành công cụ thúc đẩy chuyển đổi AI tổ chức.

Hình dung hành trình: Từ sự phân tán đến sự hội tụ

Hãy tưởng tượng một sơ đồ đơn giản:

Những sai lầm phổ biến (và cách tránh chúng)

Triển khai công nghệ mới không chỉ đơn thuần là kích hoạt một công cụ; đó là cách bạn giới thiệu, tích hợp và đo lường nó. Các nhà lãnh đạo thường gặp khó khăn theo ba cách dự đoán được:

Nhìn về tương lai: Tầm nhìn của tôi về tương lai của công việc

Tôi tin rằng chúng ta đang đứng trước ngưỡng cửa của một kỷ nguyên mới. Trong 2–3 năm tới, các trợ lý AI sẽ trở thành thành viên tích hợp của các nhóm của chúng ta – luôn hoạt động, nhận thức được ngữ cảnh và liên tục học hỏi.

Nhưng đây là điểm mấu chốt: các tổ chức thành công sẽ là những tổ chức nắm vững sự hội tụ.

Họ sẽ thống nhất các công cụ, quy trình làm việc và kiến thức, tạo ra một môi trường thuận lợi cho AI phát triển.

Cơ hội lớn nhất là mở ra những cấp độ mới về sáng tạo, tốc độ và hợp tác. Rủi ro lớn nhất là rơi vào bẫy "AI Sprawl", thêm nhiều công cụ mà không giải quyết được sự phân mảnh cơ bản.

Lời khuyên cho nhà lãnh đạo: Các bước thực hiện chi tiết

Biến chiến lược thành sự thay đổi thực tế đòi hỏi những hành động hàng ngày để xây dựng niềm tin và động lực. Dưới đây là những bước thực tiễn mà các nhà lãnh đạo có thể thực hiện để hướng dẫn nhóm của mình trong quá trình áp dụng:

Nếu có thể quay lại và làm một điều khác biệt, tôi sẽ đầu tư sớm hơn vào việc xây dựng văn hóa thử nghiệm và học hỏi. Tương lai thuộc về những ai có thể thích nghi – và giúp nhóm của mình làm việc cần làm.

Kết luận: Hướng đi phía trước

Vấn đề "Work Sprawl" là một thách thức trị giá hàng nghìn tỷ đô la, nhưng cũng là cơ hội lớn nhất của thế hệ chúng ta. Bằng cách thống nhất các công cụ, quy trình công việc và bối cảnh – và bằng cách coi AI là một đối tác thực sự – chúng ta có thể xây dựng các tổ chức không chỉ có năng suất cao hơn mà còn nhân văn hơn.

Hành trình này không dễ dàng, nhưng nó đáng giá. Và nếu kinh nghiệm của tôi đã dạy cho tôi điều gì, thì đó là: tương lai của công việc sẽ được xây dựng bởi những người dám hội tụ.

Devin Stoker là Trưởng bộ phận Kiến trúc Giải pháp tại ClickUp. Kết nối với anh ấy trên LinkedIn để tiếp tục cuộc hội thoại.