Các cuộc họp toàn công ty hoặc toàn bộ phận định kỳ cung cấp cơ hội tuyệt vời để đồng bộ hóa các nhóm cụ thể, chia sẻ cập nhật dự án và kỷ niệm những thành công.
Tuy nhiên, nếu không có lịch trình cuộc họp rõ ràng, mọi thứ dễ dàng trở nên hỗn loạn, các chủ đề thảo luận trở nên rời rạc, người tham dự mất tập trung và không ai ra về với các mục cụ thể.
Đó chính là lúc mẫu lịch trình cuộc họp toàn thể có cấu trúc phát huy tác dụng. Với mẫu lịch trình phù hợp, bạn sẽ tạo ra không gian cho các cuộc thảo luận tập trung, đảm bảo mọi người đều đồng lòng và biến cuộc họp toàn thể tiếp theo của bạn trở nên hiệu quả và năng suất.
Bài viết này giới thiệu các mẫu lịch trình cuộc họp toàn thể miễn phí và có thể tùy chỉnh, giúp bạn lập kế hoạch hiệu quả hơn, xác định mục tiêu cuộc họp rõ ràng và thiết lập nhịp độ giao tiếp nhất quán trong tổ chức của mình.
Các mẫu lịch trình cuộc họp toàn thể hàng đầu trong nháy mắt
Dưới đây là bảng tóm tắt các mẫu lịch trình cuộc họp toàn thể và cuộc họp tốt nhất:
| Tên mẫu | Tải xuống mẫu | Tính năng nổi bật | Phù hợp cho | Định dạng trực quan |
| Mẫu lịch trình cuộc họp toàn thể của ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Ghi chép kết quả, các cuộc họp định kỳ, chuẩn bị hợp tác | Lãnh đạo công ty, bộ phận Nhân sự, quản lý vận hành | ClickUp Danh sách công việc, Tài liệu |
| Mẫu lịch trình cuộc họp ngoài văn phòng ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Giao mục tiêu, phân công vai trò, đang theo dõi chuẩn bị và hậu cần | Nhóm vận hành, trợ lý điều hành, người tổ chức hội nghị | ClickUp Danh sách công việc, Tài liệu |
| Mẫu lịch trình ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Các mục chương trình hành động, người chịu trách nhiệm công việc, hợp tác nhóm | Quản lý dự án (PMs), trưởng nhóm nhóm, Nhân sự (HR), Hoạt động (Ops) | ClickUp tài liệu |
| Mẫu cuộc họp ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Theo dõi tiến độ, ghi chép thông tin, kế hoạch cho các cuộc họp 1:1 | Quản lý, trưởng nhóm, chuyên gia tiếp xúc khách hàng | ClickUp Danh sách công việc, Lịch |
| Mẫu danh sách thành viên cuộc họp ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Theo dõi sự tham gia, ghi chép quyết định, ghi lại các điểm chính | Trưởng nhóm, Quản lý dự án, Nhân sự | ClickUp Danh sách công việc, Tài liệu |
| Mẫu danh sách kiểm tra cuộc họp ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Tiến độ chuẩn bị, danh sách kiểm tra chia sẻ, theo dõi công việc | Quản lý dự án (PMs), Trưởng nhóm nhóm, Trợ lý điều hành (EAs) | ClickUp Danh sách công việc, Tài liệu |
| Mẫu theo dõi cuộc họp ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Giao nhiệm vụ theo dõi, đang theo dõi kết quả, xem lại lịch sử | Trưởng nhóm, Quản lý dự án (PM), Nhân sự (HR), Nhóm khách hàng | ClickUp Danh sách công việc, Tài liệu |
| Mẫu lịch trình cuộc họp khởi động dự án ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Xác định rõ kỳ vọng, ghi chép ghi chú, lên lịch các cuộc họp tiếp theo | Quản lý dự án (PMs), tư vấn viên, các vai trò tiếp xúc trực tiếp với khách hàng | ClickUp Danh sách công việc, Tài liệu |
| Mẫu Biên bản Cuộc họp ClickUp (MOM) | Tải xuống mẫu miễn phí | Ghi chép chi tiết, đang theo dõi quyết định, tóm tắt chương trình họp | Quản lý dự án (PMs), trưởng nhóm nhóm, Nhân sự (HR), tư vấn viên | ClickUp tài liệu |
| Mẫu ghi chú cuộc họp ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Hợp tác thời gian thực, giao công việc, ghi nhận các rào cản | Quản lý dự án (PMs), trưởng nhóm (team leads), bộ phận vận hành (Ops) | ClickUp tài liệu |
| Mẫu Biên bản Cuộc họp ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Theo dõi sự tham gia, chia sẻ liên kết ghi âm, tạo công việc ngay lập tức | Quản lý dự án (PMs), trưởng nhóm, các nhóm chức năng chéo | ClickUp tài liệu |
| Mẫu Ma trận Giao tiếp và Cuộc họp Đội ngũ ClickUp | Tải xuống mẫu miễn phí | Đặt lịch trình, đang theo dõi cập nhật, tối ưu hóa giao tiếp | Quản lý dự án (PMs), Nhân sự (HR), Trưởng bộ phận | ClickUp Danh sách công việc, Tài liệu |
Mẫu lịch trình cuộc họp toàn thể là gì?
Mẫu lịch trình cuộc họp toàn thể nhân viên xác định chính xác những nội dung cần thảo luận khi toàn bộ công ty hoặc các nhóm cụ thể tập trung lại. Dù là cập nhật dự án, thông báo hay đánh giá hiệu suất nhanh, mẫu này đảm bảo mỗi phút trong cuộc họp đều có mục đích rõ ràng.
Khi sử dụng mẫu lịch trình cuộc họp toàn thể, bạn có thể:
✅ Giữ cho các thành viên tham dự đồng bộ với mục tiêu của cuộc họp
✅ Tạo không gian cho các cuộc thảo luận tập trung
✅ Giao các mục cụ thể
✅ Xây dựng sự minh bạch trong toàn bộ tổ chức của bạn
✅ Đang theo dõi tiến độ và các mục tiêu khóa theo thời gian
Điều này đặc biệt hữu ích cho các nhà lãnh đạo đang chuẩn bị cho các cuộc họp toàn thể định kỳ hoặc cuộc họp ban giám đốc.
Ví dụ, một quản lý dự án có thể sử dụng mẫu lịch trình cuộc họp để xác định nội dung cuộc họp, mời các thành viên liên quan và đảm bảo cuộc họp toàn thể tiếp theo sẽ thúc đẩy sự phát triển của kinh doanh.
Những yếu tố nào tạo nên một mẫu lịch trình cuộc họp toàn thể nhân viên tốt?
Một mẫu lịch trình cuộc họp được chuẩn bị cẩn thận giúp xác định tone, định rõ mục tiêu cuộc họp và tạo cấu trúc cho toàn bộ công ty hoặc các nhóm cụ thể.
Dưới đây là các tính năng khóa mà một mẫu lịch trình cuộc họp lý tưởng nên bao gồm:
- Mục đích và mục tiêu rõ ràng của cuộc họp: Mẫu lịch trình nên có mục tiêu được xác định rõ ràng để cung cấp hướng dẫn và tập trung cho người tham dự ngay từ đầu
- Các mục chương trình nghị sự có cấu trúc: Phải tổ chức các chủ đề thảo luận theo một luồng logic—từ cập nhật đến quyết định—để giảm thiểu sự nhầm lẫn
- Người điều phối thảo luận được chỉ định: Một mẫu tốt nên bao gồm các cá nhân được chỉ định cho từng mục trong chương trình nghị sự để đảm bảo sự chuẩn bị và trách nhiệm
- khối thời gian cho từng phần:* Phải phân bổ các khối thời gian cụ thể cho từng chủ đề để quản lý thời gian hiệu quả và tránh vượt quá thời gian quy định
- *không gian dành cho cập nhật dự án và thành tựu: Một bố cục được thiết kế tốt nên nổi bật các dự án khóa, cột mốc hoặc thành tựu để kỷ niệm tiến độ và động viên các nhóm
- Không gian cho câu hỏi và phản hồi: Nó nên bao gồm một phần dành cho hỏi đáp để khuyến khích giao tiếp cởi mở và tăng cường sự tham gia của nhân viên
- Xác định các bước tiếp theo và nhiệm vụ cụ thể: Mẫu phải bao gồm không gian để liệt kê các nhiệm vụ cụ thể, người chịu trách nhiệm và thời hạn để biến thảo luận thành kết quả
- phần ghi chú cuộc họp: *Nên có một khu vực riêng biệt để ghi lại các điểm quan trọng, quyết định và những điểm cần lưu ý cho tham khảo trong tương lai
Mẫu lịch trình cuộc họp toàn thể
Các cuộc họp thường xuyên trở nên kém hiệu quả, lộn xộn và tốn thời gian, dẫn đến việc bỏ sót chi tiết và các mục hành động không rõ ràng. Điều này thường là kết quả của việc công việc bị phân tán, tức là bối cảnh công việc bị phân tán trên nhiều công cụ không kết nối với nhau.
ClickUp giải quyết những thách thức này bằng cách cung cấp các công cụ AI mạnh mẽ, bao gồm Lịch ClickUp, Trợ lý Ghi chú AI ClickUp và các giải pháp họp tích hợp. Khi kết hợp với các mẫu lịch trình cuộc họp sẵn sàng sử dụng của chúng tôi, các tính năng này giúp dễ dàng lập kế hoạch, tổ chức và điều hành các cuộc họp tập trung với mục tiêu và kết quả rõ ràng.
Dưới đây là tổng hợp các mẫu lịch trình cuộc họp miễn phí tốt nhất giúp đảm bảo các cuộc họp luôn có năng suất mỗi lần tổ chức:
1. Mẫu cuộc họp toàn thể ClickUp
Mẫu cuộc họp toàn thể ClickUp giúp bạn lập kế hoạch và tổ chức các cuộc họp hiệu quả, mang lại sự năng suất và mục tiêu rõ ràng, kết nối toàn bộ công ty. Mẫu này rất phù hợp để thảo luận về cập nhật dự án, mục tiêu công ty hoặc kỷ niệm những thành công của nhóm.
Từ việc tổ chức các chủ đề thảo luận đến đang theo dõi tiến độ sau cuộc họp, mẫu lịch trình cuộc họp miễn phí này đơn giản hóa mọi bước.
🌼 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Ghi chép kết quả cuộc họp để đảm bảo tất cả thành viên đều được cập nhật thông tin
- Lên lịch các cuộc họp định kỳ để xây dựng nhịp độ giao tiếp nhất quán
- Hợp tác trong việc chuẩn bị nội dung và bài thuyết trình trước và sau cuộc họp
🔑 Phù hợp cho: Lãnh đạo công ty, trưởng bộ phận, đội ngũ nhân sự và quản lý vận hành cần các cuộc họp toàn thể định kỳ, có cấu trúc để đồng bộ hóa các nhóm đa hàm.
Với ClickUp, cuộc họp trở nên dễ dàng. Xem video này để tìm hiểu cách thực hiện. 👇
2. Mẫu lịch trình cuộc họp ngoài văn phòng ClickUp
Mẫu lịch trình cuộc họp ngoại tuyến ClickUp giúp bạn phân tích các chi tiết phức tạp, phân công trách nhiệm và kiểm soát mọi chi tiết, từ việc tìm kiếm địa điểm đến phần kết thúc cuối cùng. Với mọi thứ được tổ chức gọn gàng trong một nơi, bạn sẽ dành ít thời gian hơn để theo dõi cập nhật và nhiều thời gian hơn để hợp tác.
Dù bạn đang thống nhất nhóm lãnh đạo hay tổ chức các phiên brainstorming liên hàm, mẫu này giúp bạn đặt ra mục tiêu rõ ràng, ghi chép lại các điểm chính và tối ưu hóa quá trình chuẩn bị cho cuộc họp.
🌼 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Lập kế hoạch cho các cuộc họp có cấu trúc bằng cách xác định mục tiêu rõ ràng và các điểm thảo luận
- Giao phó các trách nhiệm như điều phối hoặc ghi chú để đảm bảo hợp tác nhóm diễn ra suôn sẻ
- Đang theo dõi công tác chuẩn bị trước cuộc họp, chẳng hạn như sự sẵn sàng của tài liệu hoặc dòng thời gian đặt chỗ địa điểm
🔑 Phù hợp cho: Các đội ngũ vận hành, trợ lý điều hành và quản lý vận hành tổ chức kế hoạch các buổi hội thảo lãnh đạo, hội thảo chiến lược hoặc các cuộc họp xây dựng nhóm ngoài văn phòng trong các ngành như công nghệ, tư vấn hoặc phi lợi nhuận.
📮 ClickUp Insight: Dữ liệu khảo sát về hiệu quả cuộc họp của chúng tôi cho thấy 25% cuộc họp có sự tham gia của tám người trở lên. Mặc dù các cuộc họp quy mô lớn có thể mang lại giá trị trong việc đồng bộ hóa và ra quyết định, nhưng chúng thường gây ra những thách thức.
Thực tế, một cuộc khảo sát khác của ClickUp cho thấy 64% người tham gia gặp khó khăn với các bước tiếp theo không rõ ràng trong gần một nửa số cuộc họp của họ.
Với tư cách là ứng dụng toàn diện cho công việc, chúng tôi giải quyết khoảng trống này bằng giải pháp quản lý cuộc họp toàn diện. ClickUp Meetings thay đổi cách các nhóm hợp tác thông qua các lịch trình động, trong khi AI Notetaker ghi lại mọi thông tin quan trọng—loại bỏ sự nhầm lẫn sau cuộc họp và giữ mọi người đồng bộ!
💫 Kết quả thực tế: Các nhóm sử dụng tính năng quản lý cuộc họp của ClickUp báo cáo giảm tới 50% các cuộc hội thoại và cuộc họp không cần thiết!
3. Mẫu lịch trình ClickUp
Mẫu lịch trình ClickUp đảm bảo mọi người tham gia cuộc họp đều chuẩn bị kỹ lưỡng và đồng bộ. Nó rất phù hợp để tổ chức cuộc họp đồng bộ nhóm, kiểm tra tiến độ với khách hàng hoặc lập kế hoạch cho buổi brainstorming. Mẫu này giúp bạn xác định mục cuộc họp, phân công trách nhiệm và theo dõi các nhiệm vụ cần thực hiện mà không bỏ sót những điều quan trọng nhất.
🌼 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Phân chia các điểm thảo luận thành các mục chương trình nghị sự có thể thực hiện và theo dõi được
- Giao công việc cho các chủ sở hữu để đảm bảo trách nhiệm luôn rõ ràng
- Hợp tác với nhóm của bạn để hoàn thiện lịch trình trước và sau cuộc họp
🔑 Phù hợp cho: Quản lý dự án, trưởng nhóm, chuyên viên nhân sự hoặc đội ngũ vận hành tổ chức các cuộc họp định kỳ hoặc có tính chất quan trọng trong các ngành như công nghệ, tiếp thị, giáo dục hoặc tư vấn.
💟 Bonus: Brain MAX là trợ lý desktop được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI), giúp việc theo dõi và tổ chức cuộc họp trở nên dễ dàng. Với tích hợp sâu rộng trên lịch, email, tài liệu và công cụ dự án của bạn, Brain MAX có thể nhanh chóng truy xuất ghi chú từ các cuộc họp trước đó — như “hiển thị các công việc cần làm từ cuộc họp vào thứ Sáu tuần trước” — và hiển thị các quyết định khóa, công việc hoặc các bước theo dõi. Bạn có thể sử dụng tính năng chuyển đổi giọng nói thành văn bản để nhanh chóng thêm ý kiến cá nhân, làm rõ các bước tiếp theo hoặc tạo công việc mới dựa trên ghi chú cuộc họp, mà không cần tìm kiếm thủ công. Với tính năng tìm kiếm doanh nghiệp và thông tin bối cảnh, Brain MAX đảm bảo bạn không bao giờ bỏ lỡ những gì đã được thảo luận và luôn biết chính xác những gì cần làm tiếp theo.
4. Mẫu cuộc họp ClickUp
Mẫu cuộc họp ClickUp giúp bạn duy trì lịch trình rõ ràng, các nhiệm vụ cần thực hiện được hiển thị rõ ràng và ghi chú được tập trung. Dù bạn đang tổ chức các cuộc họp hàng ngày, cuộc gọi với khách hàng hay các cuộc họp cá nhân, mẫu này đảm bảo mỗi cuộc họp đều có mục đích và hướng đi rõ ràng.
Ngoài ra, với ClickUp Calendar, bạn có thể dễ dàng lên lịch cuộc họp, đang theo dõi các sự kiện sắp tới và liên kết lịch trình trực tiếp với các mục nhập lịch, giúp bạn luôn tổ chức tốt và không bao giờ bỏ lỡ các cuộc họp tiếp theo.
Thay vì những ghi chú rời rạc và những điểm chính bị bỏ sót, bạn có thể tạo ra một bản ghi chép rõ ràng về các quyết định, thời hạn và tiến độ với mẫu này. Đây là lựa chọn hoàn hảo cho các nhà lãnh đạo nhóm, quản lý dự án hoặc bất kỳ ai muốn tổ chức các cuộc họp thực sự thúc đẩy công việc tiến triển.
🌼 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Theo dõi tiến độ thảo luận để đảm bảo mỗi cuộc họp diễn ra tập trung và đúng thời gian
- Ghi chép các ý kiến của nhóm để có lịch sử ra quyết định dễ truy cập
- Lập kế hoạch cho các cuộc họp 1:1 để kiểm tra tình hình cá nhân và cập nhật hiệu suất
🔑 Phù hợp cho: Quản lý, trưởng nhóm và các chuyên gia làm việc trực tiếp với khách hàng trong các công ty công nghệ, bán hàng và tư vấn cần các cuộc họp có cấu trúc, có trách nhiệm và có thể lặp lại.
👋🏾 Chán ngán việc phải sử dụng nhiều công cụ khác nhau? ClickUp Calendar chính là giải pháp lịch mà bạn đang mong đợi.
Dưới đây là chia sẻ của Michael Turner, Phó Giám đốc Bộ phận Cộng đồng Nghề nghiệp tại Đại học Miami, về ClickUp:
Tôi có các cuộc họp hai tuần một lần với người quản lý của mình, và chúng tôi sử dụng ClickUp cho lịch trình cuộc họp. Tôi cảm thấy tự tin hơn vì tất cả các yêu cầu về sự kiện và trình bày của tôi đều được lưu trữ ở đây, cùng với một chỉ báo trạng thái cập nhật mà cô ấy có thể kiểm tra.
Tôi có các cuộc họp hai tuần một lần với người quản lý của mình, và chúng tôi sử dụng ClickUp cho lịch trình cuộc họp. Tôi cảm thấy tự tin hơn vì tất cả các yêu cầu về sự kiện và trình bày của tôi đều được lưu trữ ở đây, cùng với một chỉ báo trạng thái cập nhật mà cô ấy có thể kiểm tra.
➡️ Đọc thêm: Cách chọn tần suất cuộc họp phù hợp cho nhóm của bạn
5. Mẫu danh sách thành viên cuộc họp ClickUp
Mẫu Danh sách Tham dự Cuộc họp ClickUp được thiết kế để giúp bạn tổ chức việc tham dự, duy trì năng suất cuộc họp và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ ai hay nội dung nào. Dù bạn đang điều phối các cuộc họp nhóm hay dẫn dắt các buổi đánh giá khách hàng, mẫu này cho phép bạn đang theo dõi ai có mặt trong phòng họp (cả trực tuyến và trực tiếp) và nội dung chương trình họp.
Với mẫu này, bạn có thể theo dõi sự tham gia, phân công vai trò và theo dõi tiến độ một cách rõ ràng, để mỗi cuộc họp đều mang lại giá trị cho quy trình làm việc của nhóm.
🌼 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Theo dõi sự tham gia của người tham dự để biết ai tham gia thường xuyên và ai vắng mặt
- Ghi chép các quyết định được đưa ra trong cuộc họp để dễ dàng tham khảo sau cuộc họp
- Ghi lại các điểm thảo luận để giữ cho các cuộc họp tương lai tập trung và hiệu quả
🔑 Phù hợp cho: Các nhà lãnh đạo nhóm, quản lý dự án và chuyên viên nhân sự tổ chức các cuộc họp nhóm định kỳ, cuộc họp toàn thể hoặc đánh giá hiệu suất trong môi trường công ty, làm việc từ xa hoặc kết hợp.
🔎 Bạn có biết? Việc chủ động thu thập phản hồi về chính các cuộc họp (ví dụ: những gì công việc, những gì không) có thể dẫn đến việc cải thiện liên tục hiệu quả cuộc họp và sự hài lòng của người tham gia. Đó là về việc học tập meta! 📝➡️📈
6. Mẫu danh sách kiểm tra cuộc họp ClickUp
Mẫu danh sách kiểm tra cuộc họp ClickUp giúp bạn chuẩn bị, tổ chức và thực hiện các cuộc họp một cách rõ ràng và tự tin. Dù là cuộc họp hàng ngày, cuộc họp liên chức năng hay các phiên kế hoạch chiến lược, mẫu này sẽ giúp bạn kiểm soát mọi thứ, từ việc cài đặt chương trình họp đến phân công các nhiệm vụ theo dõi. Với danh sách kiểm tra chuẩn bị cuộc họp rõ ràng, bạn sẽ không bao giờ bỏ sót các nhiệm vụ khóa nữa.
🌼 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Theo dõi tiến độ chuẩn bị để tránh tình trạng hỗn loạn vào phút chót
- Chia sẻ danh sách kiểm tra với nhóm của bạn để đồng bộ hóa kỳ vọng
- Theo dõi tiến độ hoàn thành công việc để đảm bảo thực hiện đúng hạn
🔑 Phù hợp cho: Quản lý dự án, trưởng nhóm và trợ lý điều hành tổ chức các cuộc họp định kỳ hoặc đột xuất trong các đội ngũ doanh nghiệp, công nghệ hoặc phi lợi nhuận, nơi việc chuẩn bị và trách nhiệm là yếu tố quan trọng.
7. Mẫu theo dõi cuộc họp ClickUp
Mẫu theo dõi cuộc họp ClickUp giúp bạn luôn nắm bắt mọi cuộc họp. Dù bạn đang quản lý các cuộc họp đồng bộ hàng tuần của nhóm hay các cuộc kiểm tra tiến độ với khách hàng, nó giúp mọi thứ được tổ chức gọn gàng trong một không gian làm việc hợp tác.
Được tích hợp mượt mà với ClickUp Meetings, mẫu này tận dụng các tính năng mạnh mẽ như chỉnh sửa nâng cao, bình luận được gán và danh sách kiểm tra để giúp các cuộc họp của bạn trở nên có năng suất hơn.
Đây là giải pháp lý tưởng cho kế hoạch, đang theo dõi và đánh giá các cuộc họp một cách rõ ràng và thuận tiện. Với mẫu này, bạn sẽ tối ưu hóa giao tiếp trong nhóm, theo dõi cam kết và đảm bảo quản lý công việc hiệu quả.
🌼 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Giao các công việc theo dõi và các mục hành động với trách nhiệm rõ ràng
- Theo dõi kết quả và quyết định của cuộc họp để tránh hiểu lầm
- Xem lại các cuộc họp dán để theo dõi tiến độ theo thời gian
🔑 Phù hợp cho: Trưởng nhóm, quản lý dự án, các đội ngũ tiếp xúc trực tiếp với khách hàng và bộ phận nhân sự quản lý các cuộc họp thường xuyên và muốn có cách thức hiệu quả để ghi chép, phân công và theo dõi các cuộc thảo luận.
8. Mẫu lịch trình cuộc họp khởi động dự án ClickUp
Mẫu cuộc họp khởi động dự án ClickUp giúp bạn đồng bộ hóa nhóm, xác định kỳ vọng và tránh nhầm lẫn ngay từ đầu.
Nó cung cấp một lịch trình có cấu trúc cho các cuộc họp khởi động, đảm bảo rằng tất cả các chủ đề khóa—như mục tiêu dự án, vai trò và trách nhiệm, dòng thời gian và các sản phẩm đầu ra—được thảo luận và ghi chép lại. Các nhóm có thể sử dụng nó để thiết lập kỳ vọng rõ ràng, xác định các rủi ro tiềm ẩn và thiết lập các kênh giao tiếp hiệu quả ngay từ đầu.
🌼 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Xác định rõ kỳ vọng để đồng bộ hóa nhóm về dòng thời gian và kết quả công việc
- Ghi chú lại các điểm khóa bằng cách ghi chú, liệt kê các nhiệm vụ cần thực hiện và quyết định
- Lên lịch các cuộc họp theo dõi để duy trì động lực và theo dõi tiến độ đang diễn ra
🔑 Phù hợp cho: Quản lý dự án, trưởng nhóm, tư vấn viên và các vai trò tiếp xúc trực tiếp với khách hàng trong lĩnh vực CNTT, tiếp thị, xây dựng hoặc phát triển sản phẩm, nơi quy trình khởi động dự án rõ ràng là yếu tố quan trọng để đạt được thành công.
9. Mẫu Biên bản Cuộc họp ClickUp (MOM)
Mẫu Biên bản Cuộc họp ClickUp (MOM) giúp bạn duy trì các cuộc họp năng suất, có tổ chức và dễ dàng xem lại. Điều này có nghĩa là không còn các mục bị bỏ sót hoặc quyết định bị quên lãng.
Với mẫu MoM sẵn sàng sử dụng này, bạn có thể ghi chép các điểm khóa, phân công công việc và đồng bộ hóa nhóm về các bước tiếp theo tất cả trong một nơi. Đây là cách thông minh để làm cho các cuộc họp của bạn có ý nghĩa, cải thiện hợp tác và đảm bảo mọi người đều chịu trách nhiệm.
🌼 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Ghi chép chi tiết cuộc họp một cách rõ ràng để tạo ra một bản ghi chép đáng tin cậy
- Các quyết định đã được đưa ra đang theo dõi để tham khảo trong tương lai và đảm bảo trách nhiệm
- Tóm tắt các nội dung thảo luận trong chương trình họp để dễ dàng nắm bắt và xem xét
🔑 Phù hợp cho: Quản lý dự án, trưởng nhóm, điều phối viên nhân sự và các chuyên gia tư vấn thường xuyên tổ chức các cuộc họp nội bộ hoặc với khách hàng và cần đang theo dõi quyết định, công việc và kết quả một cách hiệu quả.
📣 Lợi thế của ClickUp: Với ClickUp Brain, bạn có thể nâng cao hiệu quả của các cuộc họp toàn công ty, giúp nội dung cuộc họp và các điểm chính được truy cập ngay lập tức. Hãy để AI xử lý việc ghi chép, để nhóm của bạn có thể tập trung vào các cuộc thảo luận có ý nghĩa và thúc đẩy kết quả.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Chia sẻ một cuộc thăm dò ý kiến với một câu hỏi (ví dụ: “Điều gì có thể làm cho cuộc họp này tốt hơn?”) qua Slack hoặc email. Điều này giúp cải thiện liên tục và cho thấy nhóm của bạn rằng ý kiến của họ ảnh hưởng đến trải nghiệm cuộc họp.
10. Mẫu ghi chú cuộc họp ClickUp
Mẫu Ghi Chú Cuộc Họp ClickUp là giải pháp lý tưởng để tổ chức các cuộc thảo luận, lịch trình và theo dõi tiến độ của nhóm trong một không gian có cấu trúc. Dù bạn đang tổ chức cuộc họp hàng ngày hay cuộc họp đồng bộ hàng tuần, nó đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ, giữ cho nhóm của bạn đồng bộ, tập trung và hướng đến hành động.
Bạn có thể hợp tác trực tuyến, giao mục công việc ngay lập tức và thậm chí tự động hóa tạo công việc, đồng thời duy trì sự tổ chức theo loại cuộc họp. Mẫu này mang lại sự rõ ràng và trách nhiệm cho mỗi phiên họp, giúp bạn tối ưu hóa quy trình họp một cách dễ dàng.
🌼 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Hợp tác với các thành viên trong nhóm theo thời gian thực trong quá trình ghi chú
- Giao công việc hoặc bình luận trực tiếp trong cuộc họp
- Ghi lại các quyết định, rào cản và cập nhật trong một nơi duy nhất
🔑 Phù hợp cho: Quản lý dự án, trưởng nhóm và các đội ngũ vận hành trong lĩnh vực công nghệ, startup hoặc các đội ngũ đa chức năng muốn cải thiện kết quả cuộc họp và đang theo dõi các mục một cách liền mạch.
11. Mẫu Biên bản Cuộc họp ClickUp
Mẫu Biên bản Cuộc họp ClickUp giúp bạn ghi chép, tổ chức và theo dõi các cuộc hội thoại trong cuộc họp một cách dễ dàng. Dù bạn đang chủ trì một cuộc họp đồng bộ nhóm hay ghi chép các quyết định trong cuộc họp dự án, mẫu hợp tác này cung cấp cấu trúc hoàn hảo để mọi thứ rõ ràng và có thể thực hiện được.
Dưới đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Ghi lại danh sách những người tham dự và những người vắng mặt trong cuộc họp
- Liên kết đến các bản ghi âm, công việc và tài liệu khóa để truy cập dễ dàng
- Chuyển đổi quyết định thành công việc ngay lập tức trong hoặc sau cuộc họp
🔑 Phù hợp cho: Quản lý dự án, trưởng nhóm và các nhóm đa chức năng trong lĩnh vực công nghệ, tiếp thị hoặc vận hành cần biến các cuộc họp thành tài liệu có tổ chức, tập trung vào kết quả.
12. Mẫu Ma trận Giao tiếp và Cuộc họp Đội ngũ ClickUp
Mẫu Ma trận Giao tiếp và Cuộc họp của ClickUp giúp bạn dễ dàng theo dõi mọi cuộc hội thoại và cuộc họp của nhóm. Dù bạn đang dẫn dắt một đội ngũ làm việc từ xa hay quản lý nhiều bộ phận, mẫu này cung cấp cấu trúc để tối ưu hóa hợp tác, đảm bảo việc theo dõi và duy trì tính minh bạch trên toàn bộ tổ chức.
Sử dụng mẫu này, bạn có thể xác định vai trò, thống nhất kỳ vọng và trao quyền cho các thành viên trong nhóm công việc với một hệ thống chia sẻ giúp mọi người luôn được cập nhật, chịu trách nhiệm và đồng bộ.
🌼 Đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Đặt lịch cuộc họp để mọi người biết thời gian và địa điểm kết nối
- Theo dõi các cập nhật của nhóm để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thông tin quan trọng nào
- Tối ưu hóa luồng giao tiếp qua nhiều kênh và các bên liên quan
🔑 Phù hợp cho: Quản lý dự án, trưởng nhóm, điều phối viên nhân sự hoặc trưởng bộ phận trong các tổ chức có nhịp độ làm việc nhanh, mong muốn nâng cao hiệu quả cuộc họp và giao tiếp giữa các nhóm.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Khuyến khích nhân viên gửi câu hỏi hoặc chủ đề thảo luận trước cuộc họp. Điều này giúp tăng cường sự tham gia, đảm bảo bạn giải quyết các vấn đề thực tế và giúp lãnh đạo nắm bắt được những vấn đề quan trọng nhất đối với các nhóm.
tối ưu hóa giao tiếp và cuộc họp của nhóm như một chuyên gia với ClickUp!*
Giao tiếp kém dẫn đến việc không đạt được tiến độ, các cuộc họp lãng phí và các nhóm cảm thấy thất vọng. Đó là lý do tại sao việc tổ chức các cuộc họp toàn công ty hoặc toàn bộ phận định kỳ không chỉ hữu ích mà còn là điều cần thiết.
Các mẫu này giúp bạn cài đặt nhịp độ phù hợp, phân công vai trò rõ ràng và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ cập nhật quan trọng nào.
ClickUp, ứng dụng tất cả trong một cho công việc, giúp các nhà quản lý nhóm, chuyên viên nhân sự và quản lý dự án duy trì giao tiếp hiệu quả và minh bạch trên toàn tổ chức.
Bạn có thể phân công trách nhiệm, đang theo dõi các điểm thảo luận, ghi chép kết quả và lên lịch cuộc họp, tất cả trong một nơi. Điều này giúp tăng cường trách nhiệm, nâng cao sự hợp tác và loại bỏ sự nhầm lẫn.
Và điều tuyệt vời nhất? ClickUp cung cấp hơn 1.000 mẫu có thể tùy chỉnh để phù hợp với phong cách làm việc của bạn.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay để mỗi cuộc họp đều mang lại giá trị, không còn hỗn loạn!