Ai có thể nghĩ rằng cách đây một thập kỷ, phần mềm có thể đọc hóa đơn viết tay, trích xuất thông tin nhà cung cấp, đối chiếu đơn đặt hàng và phê duyệt thanh toán mà không cần sự can thiệp của con người?
Và thế là chúng ta đang ở đây.
Các nhóm tài chính đang tiết kiệm hàng nghìn giờ làm việc bằng cách tự động hóa các quy trình từng chiếm dụng cả bộ phận. Theo một cuộc khảo sát của tạp chí CFO, khoảng 36% doanh nghiệp Mỹ báo cáo tiết kiệm được gần 10 giờ mỗi tuần nhờ tự động hóa, tương đương hơn 500 giờ mỗi năm.
Điều gì đã thay đổi? Sự dễ dàng tiếp cận AI và việc tích hợp nó với các hệ thống tự động hóa dựa trên quy tắc truyền thống. Sự tích hợp này đã mở ra những khả năng mới, áp dụng cho mọi chức năng kinh doanh.
Các câu hỏi đã chuyển từ “Chúng ta có nên tự động hóa các quy trình kinh doanh?” sang “Làm thế nào để tự động hóa quy trình bằng AI để đạt được sự xuất sắc trong hoạt động?”
Nếu bạn đang tìm cách tự động hóa các quy trình kinh doanh của mình bằng AI, chúng tôi đã tạo ra hướng dẫn này dành cho bạn.
Tại sao nên tự động hóa quy trình với AI?
Dữ liệu mới nhất cho thấy hơn 66% doanh nghiệp đã tự động hóa ít nhất một quy trình kinh doanh.
Ví dụ, các tổ chức triển khai RPA để tự động hóa các công việc đã ghi nhận sự cải thiện ROI trong phạm vi từ 30% đến 200% trong năm đầu tiên triển khai.
Một số lợi ích chính mà chúng ta đang thấy từ tự động hóa được hỗ trợ bởi AI bao gồm:
- Giảm thiểu lỗi: Loại bỏ các sai sót tốn kém trong xử lý hóa đơn, mục nhập và quy trình onboarding khách hàng, vốn thường đòi hỏi nhiều giờ chỉnh sửa thủ công.
- Hoạt động 24/7: Duy trì các quy trình quan trọng hoạt động ngoài giờ làm việc, từ phản hồi hỗ trợ khách hàng đến xử lý đơn đặt hàng và cập nhật kho hàng.
- Tối ưu hóa tài nguyên: Chuyển hướng nhân viên có kỹ năng khỏi các công việc lặp đi lặp lại như nhập mục nhập thủ công sang các công việc chiến lược giúp thúc đẩy tăng trưởng doanh thu.
- Hỗ trợ khả năng mở rộng: Xử lý khối lượng công việc tăng cao trong mùa cao điểm hoặc khi kinh doanh phát triển mà không cần tăng nhân sự hoặc chi phí làm thêm giờ.
- Chất lượng tiêu chuẩn hóa: Duy trì sự nhất quán trong việc thực hiện quy trình trên các bộ phận, loại bỏ các biến động gây ra khoảng cách trong trải nghiệm khách hàng.
- Ra quyết định nhanh hơn: Phân tích dữ liệu và tạo ra những thông tin hữu ích trong vài phút thay vì vài ngày, giúp phản ứng nhanh hơn với những thay đổi của thị trường.
📮 ClickUp Insight: 34% người lao động cho biết rào cản lớn nhất đối với tự động hóa là sự không chắc chắn về việc chọn công cụ nào. Mặc dù nhiều người muốn làm việc hiệu quả hơn, họ lại bị choáng ngợp bởi quá nhiều lựa chọn và thiếu tự tin để thực hiện bước đầu tiên. 😓
ClickUp loại bỏ sự phức tạp này bằng cách cung cấp các Trợ lý AI trực quan, thân thiện với người dùng, có thể tự động hóa công việc của bạn trên một nền tảng duy nhất — không cần phải sử dụng nhiều công cụ khác nhau. Với các tính năng như ClickUp Brain, trợ lý AI của chúng tôi, và các Trợ lý AI tùy chỉnh, các nhóm có thể tự động hóa quy trình, lập kế hoạch, ưu tiên và thực hiện các công việc mà không cần kiến thức kỹ thuật nâng cao hoặc quá tải công cụ. Xem nó hoạt động tại đây. 👇🏼
💫 Kết quả thực tế: Lulu Press tiết kiệm 1 giờ mỗi ngày cho mỗi nhân viên nhờ sử dụng tự động hóa của ClickUp, dẫn đến tăng 12% hiệu quả công việc tổng thể.
Những quy trình nào bạn có thể tự động hóa bằng AI?
Tự động hóa bằng AI bao gồm từ các công việc đơn giản, lặp đi lặp lại như mục nhập và trả lời email đến việc tự động hóa thông minh các quy trình phức tạp, đa tầng, chẳng hạn như tối ưu hóa chuỗi cung ứng và phân tích dự đoán.
Dưới đây là danh sách các quy trình kinh doanh phổ biến nhất mà bạn có thể tự động hóa trên các bộ phận khác nhau bằng trí tuệ nhân tạo:
Hoạt động dịch vụ khách hàng và hỗ trợ
Các nhóm dịch vụ khách hàng phải xử lý lượng lớn các câu hỏi lặp đi lặp lại của khách hàng theo các mẫu có thể dự đoán được. Tự động hóa công việc bằng AI có thể giải quyết các vấn đề phổ biến nhất mà không cần can thiệp của con người, đồng thời chuyển các vấn đề phức tạp đến các cá nhân có liên quan.
Các cơ hội tự động hóa chính:
- Phân loại và ưu tiên vé hỗ trợ: Tự động phân loại và phân công vé hỗ trợ dựa trên nội dung và mức độ khẩn cấp.
- Đặt lại mật khẩu và các vấn đề liên quan đến tài khoản: Xử lý các vấn đề tài khoản thông thường thông qua quy trình tự động hóa.
- Theo dõi đơn đặt hàng và cập nhật trạng thái: Cung cấp câu trả lời thời gian thực cho các truy vấn mà không cần sự tham gia của nhân viên, từ đó nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
- Câu hỏi thường gặp và các thắc mắc cơ bản: Sử dụng chatbot được hỗ trợ bởi AI để nhận được câu trả lời nhanh chóng và chính xác.
- Phân tích cảm xúc: Xác định khách hàng không hài lòng, ưu tiên xử lý các trường hợp của họ và phản hồi nhanh chóng với phản hồi của khách hàng.
Các tính năng như AI Assign và AI Prioritize trong ClickUp có thể hỗ trợ cho các trường hợp sử dụng như sau:
🧠 Bạn có biết? Theo dự đoán của Gartner, AI tự động sẽ tự động giải quyết 80% các vấn đề dịch vụ khách hàng thông thường mà không cần sự can thiệp của con người.
Tài chính và vận hành
Các quy trình tài chính liên quan đến lượng lớn dữ liệu có cấu trúc và quyết định dựa trên quy tắc. Tự động hóa bằng AI giúp giảm thiểu lỗi đồng thời đẩy nhanh quá trình xử lý giao dịch, chẳng hạn như xác minh hóa đơn, đối chiếu chi phí và xử lý thanh toán, đảm bảo việc đóng sổ nhanh hơn và tuân thủ tốt hơn.
Các cơ hội tự động hóa chính:
- Xử lý hóa đơn: Trích xuất dữ liệu từ hóa đơn và khớp chúng với đơn đặt hàng.
- Xác minh báo cáo chi phí: Kiểm tra hóa đơn theo chính sách công ty và phê duyệt các yêu cầu thường xuyên.
- Kế toán phải trả/phải thu: Quản lý lịch thanh toán và quy trình thu hồi nợ.
- Phát hiện gian lận: Theo dõi các giao dịch để phát hiện các mẫu giao dịch đáng ngờ trong thời gian thực.
- Báo cáo tài chính: Tạo các báo cáo định kỳ dựa trên phân tích dữ liệu và tài liệu tuân thủ.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Bạn có thể sử dụng ClickUp Brain để tạo các quy tắc tùy chỉnh cho việc xử lý chi tiết hóa đơn.
Các công việc bán hàng và tiếp thị
Các nhóm bán hàng và tiếp thị thường bị quá tải với việc thu thập dữ liệu, đánh giá khách hàng tiềm năng và giám sát chiến dịch. Tự động hóa—cho dù là đánh giá khách hàng tiềm năng hay theo dõi—giúp loại bỏ công việc lặp đi lặp lại, đẩy nhanh quy trình làm việc và mang lại các chiến dịch cá nhân hóa hơn, có tỷ lệ chuyển đổi cao hơn.
Các cơ hội tự động hóa chính:
- Đánh giá và phân loại khách hàng tiềm năng: Tự động xếp hạng khách hàng tiềm năng dựa trên hành vi và đặc điểm nhân khẩu học.
- Chiến dịch tiếp thị qua email: Tùy chỉnh nội dung và đề xuất sản phẩm dựa trên dữ liệu khách hàng.
- Lên lịch đăng bài trên mạng xã hội: Lập kế hoạch và đăng nội dung trên nhiều nền tảng khác nhau.
- Phân đoạn khách hàng: Phân nhóm khách hàng theo các mẫu hành vi để triển khai các chiến dịch tiếp thị mục tiêu.
👀 Bạn có biết? Người dùng ClickUp Brain có thể lựa chọn từ nhiều mô hình AI bên ngoài, bao gồm GPT-4, Claude và Gemini, để thực hiện các công việc viết, suy luận và lập trình trực tiếp trên nền tảng ClickUp của họ.
Nhân sự & hành chính
Các nhóm nhân sự quản lý các quy trình lặp đi lặp lại liên quan đến tuyển dụng, onboarding, đào tạo và quản lý nhân viên.
Các cơ hội tự động hóa chính:
- Lọc hồ sơ ứng viên: Lọc ứng viên dựa trên yêu cầu công việc và trình độ chuyên môn.
- Lịch phỏng vấn: Điều phối thời gian rảnh rỗi giữa ứng viên và nhà tuyển dụng.
- Quá trình tiếp nhận nhân viên mới: Hướng dẫn nhân viên mới hoàn thành các thủ tục giấy tờ và quy trình đào tạo.
- Nhắc nhở đánh giá hiệu suất: Lên lịch và theo dõi tiến độ hoàn thành các đánh giá định kỳ.
- Đăng ký phúc lợi: Hỗ trợ nhân viên lựa chọn các tùy chọn và hoàn thành quá trình đăng ký.
Gần 90% chuyên gia CNTT cho biết họ đã chứng kiến sự tăng trưởng kinh doanh nhờ tự động hóa các quy trình khác nhau. Với tỷ lệ hoàn vốn trung bình (ROI) là 240%, tự động hóa quy trình kinh doanh thực sự là một trong những khoản đầu tư có tác động lớn nhất đối với các doanh nghiệp hiện đại.
📚 Đọc thêm: Các công cụ AI hàng đầu cho việc lập Bản đồ Tư duy nhằm nâng cao sự sáng tạo và tổ chức.
Cách tự động hóa quy trình với AI
Dưới đây là cách bạn có thể tự động hóa quy trình làm việc của mình bằng AI.
Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách ClickUp, không gian làm việc AI tích hợp đầu tiên trên thế giới, hỗ trợ bạn ở mọi bước của quy trình.
1. Xác định các quy trình phù hợp để tự động hóa
Hãy nhớ rằng không phải mọi công việc đều cần đến AI. Những công việc phù hợp nhất cho tự động hóa là những công việc lặp đi lặp lại, dựa trên quy tắc và tốn nhiều thời gian.
Bắt đầu bằng cách đặt câu hỏi:
- Công việc này có tuân theo một quy trình rõ ràng không?
- Nó có dựa vào dữ liệu có cấu trúc hoặc đầu vào không?
- Liệu nó có tiêu tốn hàng giờ mà không mang lại nhiều giá trị từ sự sáng tạo của con người?
Một số ví dụ về quy trình làm việc có thể tự động hóa là:
- Xử lý lương hoặc mục nhập dữ liệu khách hàng: AI có thể phân tích dữ liệu có cấu trúc, giảm thiểu lỗi của con người và tiết kiệm thời gian cho các cập nhật thủ công.
- Xác định hoặc định tuyến khách hàng tiềm năng: Các tiêu chí dựa trên quy tắc như tiêu đề, ngành nghề hoặc hành vi trên website có thể được tự động hóa để phản hồi nhanh hơn.
- Quản lý hộp thư đến: Các yêu cầu hỗ trợ lặp đi lặp lại hoặc email từ khách hàng có thể được phân loại, gắn thẻ hoặc trả lời bằng các lệnh AI.
Một danh mục phổ biến khác là các công việc nhập liệu lặp đi lặp lại. Chúng có thể bao gồm thu thập yêu cầu và phản hồi của khách hàng, vấn đề dịch vụ hoặc phiếu hỗ trợ.
Với ClickUp Forms, bạn có thể thu thập các công việc và thông tin này. Kết hợp với Trường Tùy chỉnh hoặc AI Fields trong ClickUp để tự động gắn thẻ, sắp xếp và định tuyến dữ liệu đến đúng người hoặc danh sách công việc.
Ví dụ:
- Một biểu mẫu gửi về vấn đề thanh toán có thể được tự động gắn thẻ “Tài chính”, đánh dấu “Khẩn cấp” và được giao trực tiếp cho nhóm kế toán của bạn.
- Yêu cầu chỉnh sửa sáng tạo từ khách hàng có thể kích hoạt một công việc mới với mức độ ưu tiên và người được giao nhiệm vụ phù hợp dựa trên tên khách hàng hoặc mã dự án.
📚 Đọc thêm: 25+ Ví dụ về Bản đồ Tư duy
2. Tạo bản đồ quy trình làm việc hiện tại của bạn
Ở giai đoạn này, bạn nên tạo ra một biểu diễn trực quan chi tiết về các quy trình kinh doanh mà bạn dự định tự động hóa bằng AI. Bạn có thể thực hiện điều này bằng cách sử dụng các công cụ lập bản đồ quy trình, chẳng hạn như sơ đồ luồng công việc, biểu đồ quy trình làm việc hoặc thậm chí là một tờ giấy ghi chú đơn giản.
Tuy nhiên, đối với các tính năng về cấu trúc và hợp tác, chúng tôi khuyến nghị sử dụng phần mềm mô hình hóa quy trình.
Ghi chép từng bước trong quy trình làm việc hiện tại của bạn (từ đầu đến cuối), bao gồm:
- Các sự kiện kích hoạt khởi động quy trình, ví dụ: đăng ký khách hàng mới, nhận hóa đơn.
- Điểm ra quyết định nơi yêu cầu lựa chọn hoặc phê duyệt, ví dụ: kiểm tra của quản lý, kiểm tra ngân sách.
- Dãy công việc thể hiện thứ tự các hoạt động
- Dữ liệu đầu vào và đầu ra ở mỗi giai đoạn, tức là dữ liệu biểu mẫu, báo cáo và cập nhật trạng thái.
- Chuyển giao công việc giữa các thành viên trong nhóm hoặc các bộ phận
- Yêu cầu về thời gian cho mỗi bước, tức là, khung thời gian phê duyệt 24 giờ.
Khi lập bản đồ quy trình, việc tham gia của các thành viên trong nhóm sẽ thực hiện quy trình là điều cần thiết. Những đóng góp của họ thường tiết lộ những gì mà các quy trình tiêu chuẩn (SOP) bỏ sót—các giải pháp thủ công, các bước bị bỏ qua hoặc các phụ thuộc không được ghi chép nhưng lại quan trọng để tự động hóa thành công.
Đối với bất kỳ thông tin nào còn thiếu, ClickUp Brain có thể hỗ trợ. Nó có thể dễ dàng trích xuất thông tin từ biên bản cuộc họp, cuộc trò chuyện với khách hàng, bình luận công việc hoặc ClickUp Docs và chuyển đổi các chi tiết không cấu trúc thành quy trình làm việc từng bước. Sau đó, bạn có thể yêu cầu Brain tạo hình ảnh cho sơ đồ quy trình làm việc của mình.
🛠️ Bộ công cụ: Xem xét sử dụng Mẫu Bản đồ Quy trình của ClickUp để vạch ra từng bước từ kích hoạt đến hành động. Nó giúp bạn làm rõ các bước chuyển giao, phụ thuộc và quyết định. Bạn sẽ có thể hình dung các phần mà AI có thể áp dụng và nơi vẫn cần sự tham gia của con người.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Xác định cấu trúc quy trình làm việc một cách trực quan: Danh sách loại bản đồ quy trình (ví dụ: sơ đồ swimlane) mà bạn sẽ sử dụng để thể hiện vai trò, trách nhiệm và luồng công việc giữa các bộ phận.
- Xác định mục tiêu: Với trường "Lịch trình quy trình" (ví dụ: Quy trình sản xuất), bạn có thể thống nhất với tất cả mọi người về mục tiêu mà quy trình làm việc đang hướng tới trước khi bắt đầu tối ưu hóa hoặc tự động hóa.
- Đặt nền tảng để xác định các cơ hội tự động hóa: Ví dụ, một bước cụ thể không cần sự kiểm tra của con người. AI có thể thực hiện điều đó.
- Hướng dẫn nhóm bằng cách cài đặt các công việc con chi tiết: Bạn có thể cài đặt dòng thời gian, xác định trách nhiệm và phân công các thành viên trong nhóm tham gia.
3. Chọn các công cụ tự động hóa AI phù hợp
Trước khi lựa chọn công cụ, điều quan trọng là phải hiểu rằng các quy trình khác nhau yêu cầu các phương pháp tiếp cận khác nhau.
Loại AI bạn sử dụng nên phụ thuộc vào vấn đề bạn đang giải quyết và dữ liệu liên quan.
Dưới đây là các kỹ thuật AI phổ biến nhất mà bạn sẽ thực hiện với Tự động hóa Quy trình Robot (RPA) để tự động hóa toàn bộ quy trình làm việc:
| Kỹ thuật | Chức năng chính | Nơi nó hữu ích |
|---|---|---|
| Xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) | Dịch, tóm tắt và phản hồi ngôn ngữ con người. | Tự động hóa việc phân loại email, xử lý phiếu hỗ trợ và tóm tắt hợp đồng. |
| Học máy (ML) | Học các mẫu từ dữ liệu lịch sử để đưa ra dự đoán hoặc quyết định. | Đánh giá điểm khách hàng tiềm năng, dự báo tồn kho và phát hiện gian lận. |
| Nhận diện hình ảnh | Trích xuất và giải thích thông tin từ hình ảnh, tệp PDF hoặc tài liệu đã quét. | Xử lý hóa đơn, xác minh ID và quy trình kiểm tra trực quan. |
| Học tăng cường | Cải thiện quyết định theo thời gian thông qua các vòng phản hồi. | Tối ưu hóa logic trích xuất dữ liệu, luồng xác thực đầu vào và các công việc quyết định tuần tự. |
| Trí tuệ nhân tạo tác nhân (Agentic AI) | Thực hiện các hành động đa bước một cách tự động để đạt được mục tiêu đã định. | Định tuyến quy trình làm việc, tự động hóa công việc và tối ưu hóa công việc từ đầu đến cuối. |
Hiện nay, dựa trên yêu cầu của quy trình (ví dụ: tối ưu hóa quy trình làm việc, đơn giản hóa bán hàng, tối ưu hóa tiếp thị), hãy chọn công cụ dựa trên các tiêu chí lựa chọn chính sau:
- Khả năng tích hợp: Tìm kiếm các công cụ và API có thể tích hợp dễ dàng với hệ thống phần mềm hiện tại của bạn để giảm thiểu độ phức tạp trong quá trình triển khai.
- Khả năng mở rộng và linh hoạt: Chọn các nền tảng có thể xử lý khối lượng giao dịch ngày càng tăng và có thể mở rộng tự động hóa trên các bộ phận và quy trình khác nhau.
- Dễ sử dụng: Ưu tiên các nền tảng thân thiện với người dùng có giao diện kéo và thả, công cụ xây dựng quy trình làm việc trực quan và yêu cầu mã tối thiểu.
- Cấu trúc chi phí: Tốt nhất, bạn nên sử dụng công cụ tự động hóa có thể phát triển cùng với doanh nghiệp của bạn. Ngoài ra, hãy xem xét các yếu tố như chi phí theo người dùng, chi phí tự động hóa dựa trên khối lượng, giấy phép doanh nghiệp, thời gian đào tạo và chi phí triển khai.
Tuy nhiên, một trong những lý do chính khiến các dự án triển khai AI thất bại là các công cụ không tương tác với nhau.
Nếu bạn đang sử dụng ClickUp cho quản lý dự án, các tích hợp của ClickUp sẽ giúp bạn kết nối các công cụ này, và AI của ClickUp có thể hiểu bối cảnh của từng công cụ. Bạn có thể kết nối hơn 1.000 công cụ, bao gồm Slack, Google Drive, HubSpot, GitHub và Zoom.
🌟 Bonus: Sử dụng nhiều công cụ AI khác nhau sẽ làm chậm tiến độ của nhóm. Với tư cách là ứng dụng AI độc lập từ ClickUp, Brain MAX giải quyết vấn đề này. Nó tập trung các tương tác AI vào một ứng dụng duy nhất. Nó hiểu bối cảnh công việc của bạn — và loại bỏ các nỗ lực trùng lặp như sao chép và dán.
4. Phác thảo và thiết kế quy trình làm việc tự động hóa
Bây giờ, bạn có thể chuyển đổi bản đồ quy trình hiện tại của mình thành một quy trình làm việc tự động hóa được hỗ trợ bởi AI. Bước này giúp kết nối khoảng cách giữa việc hiểu rõ những gì bạn đang làm hiện tại và thiết kế những gì hệ thống AI sẽ xử lý.
Bạn có thể bắt đầu bằng cách xác định các điểm ra quyết định nơi AI có thể thay thế phán đoán của con người, tức là các công việc không phức tạp.
Ví dụ, đối tượng/kỳ/phiên bản quy trình hiện tại của chúng tôi bao gồm việc kiểm tra thủ công các báo cáo chi phí dưới $500. Bạn có thể tạo quy tắc để AI tự động phê duyệt các khoản này trong khi đánh dấu các khoản có giá trị cao hơn để con người kiểm tra.
| Loại quy trình làm việc | Kích hoạt | Điều kiện | Hành động |
|---|---|---|---|
| Ưu tiên các công việc quan trọng | Một công việc mới được tạo ra | Trường Tùy chỉnh = Ưu tiên cao | Tự động phân công cho Trưởng nhóm → gửi thông báo trò chuyện |
| Phân công công việc dựa trên loại yêu cầu | Một biểu mẫu hỗ trợ đã được gửi. | Biểu mẫu chứa “đặt lại mật khẩu” | Đặt trạng thái công việc thành Đang thực hiện → gửi email tự động hóa qua ClickApp |
| Xử lý công việc bị đình trệ | Công việc vẫn đang mở. | Trạng thái = Chưa giải quyết sau 24 giờ | Nâng cấp công việc lên Quản lý Dự án → thông báo cho họ ngay lập tức |
Tại thời điểm này, ClickUp Tự động hóa, AI Agents và ClickUp Brain hoạt động cùng nhau để giúp bạn chuyển đổi các quy trình làm việc thủ công thành các chuỗi logic trong không gian làm việc của bạn.
Các Trợ lý AI ClickUp hoạt động như những đối tác tự động hóa thông minh, loại bỏ sự phức tạp thường gặp khi xây dựng các quy trình làm việc nhiều bước. Thay vì phải thiết lập thủ công các điều kiện, hành động và sự kiện kích hoạt, bạn có thể chuyển đổi Trợ lý, định nghĩa kết quả mong muốn và để ClickUp Brain xử lý logic phía sau. Các trợ lý của bạn có thể:
- Tự động hiểu ngữ cảnh: Chúng đọc các công việc, bình luận, biểu mẫu và trường dữ liệu để xác định bước tiếp theo cần thực hiện.
- Hoạt động độc lập: Cập nhật trạng thái, phân công chủ sở hữu, tạo phản hồi, định tuyến công việc hoặc nâng cấp vấn đề — mà không cần bạn phải cấu hình từng bước.
- Thích ứng với công việc thực tế: Chúng điều chỉnh dựa trên nội dung, mức độ khẩn cấp và các mẫu, do đó quy trình làm việc vẫn tiếp tục diễn ra ngay cả khi đầu vào thay đổi.
- Giảm thời gian thiết lập: Không cần chuỗi quy tắc dài dòng; tận dụng ClickUp Brain để xác định trình tự hành động phù hợp.
Tóm lại, các Trợ lý AI mang đến cho bạn sức mạnh của tự động hóa tiên tiến mà không cần phải tự xây dựng các quy trình tự động phức tạp—giúp không gian làm việc của bạn thông minh hơn, nhanh hơn và dễ dàng duy trì hơn.
Thiết kế quy trình làm việc tự động hóa cho các công việc lặp đi lặp lại bằng các thành phần chính sau:
Các điều kiện kích hoạt: Xác định điều gì sẽ khởi động quá trình tự động hóa và các quy tắc cần được đáp ứng.
Quản lý luồng dữ liệu và xử lý: ClickUp Trường Tùy chỉnh + Tự động hóa cho phép bạn xác thực, gắn thẻ và định tuyến dữ liệu đến đúng nhóm hoặc danh sách công việc.
Logic quyết định và định tuyến: Sử dụng các chuỗi "nếu điều này, thì điều kia" để mô phỏng logic kinh doanh của bạn và tự động hóa các quyết định thông thường.
Xử lý ngoại lệ: Các quy trình tự động hóa có thể thêm bình luận, giao lại công việc hoặc thông báo cho con người khi có sự cố xảy ra hoặc cần kiểm tra.
Dưới đây là ví dụ về quy trình làm việc tự động hóa bằng AI, sử dụng các tác nhân:
📚 Đọc thêm: Hướng dẫn quản lý quy trình làm việc của bạn
5. Đào tạo hoặc cấu hình hệ thống AI của bạn
Hầu hết các công cụ tự động hóa hiện đại đều đi kèm với các mô hình AI đã được đào tạo sẵn mà bạn có thể tùy chỉnh, thay vì phải đào tạo chúng từ đầu. Trong trường hợp này, bạn kết nối các hệ thống hiện có (ví dụ: CRM) với các công cụ AI, cài đặt logic kinh doanh và bắt đầu thử nghiệm tự động hóa.
Tuy nhiên, đối với các mô hình AI tùy chỉnh yêu cầu đào tạo, bạn cần đào tạo mô hình bằng dữ liệu cụ thể. Quy trình bao gồm:
- Chuẩn bị dữ liệu: Làm sạch và tổ chức dữ liệu lịch sử thể hiện các mẫu quy trình của bạn.
- Lựa chọn tính năng: Xác định các điểm dữ liệu nào là quan trọng nhất để đưa ra quyết định.
- Đào tạo mô hình: Sử dụng các thuật toán học máy để học từ các mẫu dữ liệu lịch sử của bạn.
- Kiểm thử xác thực: Xác minh mô hình hoạt động chính xác trên dữ liệu mà nó chưa từng tiếp xúc trước đây.
Trong ClickUp, nhiệm vụ ClickUp đóng vai trò là lớp thực thi cho tự động hóa AI. Bộ đôi ClickUp Brain + nhiệm vụ ClickUp:
- Tự động tạo công việc từ các sự kiện kích hoạt của AI (ví dụ: khi một khách hàng tiềm năng được thêm vào hệ thống CRM → công việc được tạo tự động với các trường thông tin đã được điền sẵn)
- Cập nhật hoặc phân loại công việc dựa trên kết quả đầu ra của AI (ví dụ: thêm thẻ “Urgent” nếu cảm xúc = tiêu cực)
- Giao công việc tự động dựa trên quy tắc định tuyến hoặc sức chứa của nhóm.
- Theo dõi hiệu suất tự động hóa bằng cách thêm các Trường Tùy chỉnh hoặc trạng thái như “Đề xuất bởi AI”, “Kiểm tra thủ công” hoặc “Đã nâng cấp”.
6. Triển khai, theo dõi và tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn
Triển khai tự động hóa AI một cách dần dần để giảm thiểu gián đoạn và cho phép điều chỉnh theo thời gian thực.
Tốt nhất, hãy bắt đầu với một dự án thử nghiệm, bao gồm một nhóm người dùng nhỏ hoặc phạm vi quy trình giới hạn. Theo dõi chặt chẽ hiệu suất của nó và xem liệu tự động hóa AI có hoạt động như mong đợi hay không. Trong trường hợp xảy ra vấn đề (và chắc chắn sẽ có sự cố), hãy điều chỉnh nhanh chóng dựa trên những gì bạn quan sát được.
Khi hệ thống AI của bạn xử lý nhiều dữ liệu hơn, hãy đào tạo lại hoặc tinh chỉnh các quy tắc để phản ánh các mẫu hành vi mới hoặc thay đổi trong hoạt động kinh doanh. Theo thời gian, những điều chỉnh nhỏ này giúp cải thiện độ chính xác và giảm sự phụ thuộc vào can thiệp thủ công.
Để theo dõi tất cả những điều này mà không bị ngập trong bảng tính hoặc phải chuyển đổi giữa các công cụ, hãy sử dụng Bảng điều khiển ClickUp.
Bảng điều khiển ClickUp cung cấp cho bạn chế độ xem theo thời gian thực và tập trung về:
- Xu hướng về khối lượng công việc và trạng thái trong các quy trình làm việc tự động hóa
- Các điểm nghẽn và công việc quá hạn cho thấy sự cố trong quy trình.
- Các hành động có thẻ AI như “Tự động phân công”, “Được nâng cấp” hoặc “Độ tin cậy thấp”
- Quản lý khối lượng công việc của nhóm, để bạn biết liệu logic định tuyến có cần điều chỉnh hay không.
Khi quy trình làm việc của bạn đã ổn định, hãy sử dụng cùng một bảng điều khiển để theo dõi ROI của việc tự động hóa và tối ưu hóa quy trình của bạn.
🧠 Thực tế thú vị: Spotify sử dụng các thuật toán AI, đặc biệt là học máy, để cá nhân hóa trải nghiệm người dùng và tăng cường tương tác. Việc cá nhân hóa này đã giúp tăng đáng kể mức độ tương tác của người dùng, với các danh sách phát cá nhân hóa chiếm hơn 30% thời gian nghe nhạc.
Tổng quan về các công cụ AI cho tự động hóa quy trình
Bây giờ bạn đã biết cái gì cần tự động hóa và cách thực hiện.
Bước tiếp theo là lựa chọn công cụ AI phù hợp cho công việc. Dù bạn đang tự động hóa các công việc thường xuyên, xử lý luồng dữ liệu phức tạp hay triển khai trợ lý AI trên các hệ thống của mình, không có giải pháp nào phù hợp cho mọi trường hợp.
Dưới đây, chúng tôi đã tổng hợp một danh sách các công cụ AI được chọn lọc - phân loại theo danh mục - để giúp bạn tìm ra lựa chọn phù hợp nhất cho nhu cầu tự động hóa quy trình của mình.
| ClickUp | Tự động hóa quy trình làm việc & công việc / Trợ lý AI | ClickUp Brain (Trí tuệ nhân tạo bối cảnh), Tóm tắt công việc bằng AI, Viết nội dung bằng AI, Tự động hóa ClickUp, Chatbot AI | Quản lý dự án, quy trình công việc, tạo báo cáo tóm tắt dự án, tạo công việc từ ghi chú và quản lý công việc tập trung. |
| Zapier | Tự động hóa quy trình làm việc và công việc | Công cụ tự động hóa được hỗ trợ bởi AI, tích hợp GPT, giao diện Zapier, chatbot AI, chuyển đổi dữ liệu đơn giản. | Quy trình làm việc giữa các ứng dụng, các điều kiện kích hoạt đơn giản và nâng cao, tích hợp AI vào các quy trình kinh doanh thông thường trên hơn 6.000 ứng dụng. |
| Make (Integromat) | Tự động hóa quy trình làm việc và công việc | Hỗ trợ OpenAI, trình tạo luồng trực quan, logic nâng cao, xử lý lỗi chi tiết, kết nối API. | Quy trình làm việc phức tạp nhiều bước yêu cầu tùy chỉnh sâu và định tuyến dữ liệu giữa nhiều ứng dụng, xây dựng kịch bản. |
| n8n | Tự động hóa quy trình làm việc và công việc | Các nút AI tùy chỉnh (ví dụ: cho LLM, RAG), tùy chọn tự lưu trữ, kiểm soát cấp độ mã, các nút cộng đồng. | Kiểm soát cấp độ nhà phát triển đối với các quy trình tự động hóa, tự lưu trữ để bảo mật dữ liệu, tích hợp các mô hình AI tùy chỉnh/mã nguồn mở và các hàm tùy chỉnh. |
| Aisera | Trợ lý AI (Enterprise) | Trí tuệ nhân tạo (AI) trong cuộc hội thoại, Trợ lý AI tự phục vụ, Hiểu ngôn ngữ tự nhiên (NLU), Trí tuệ nhân tạo tạo sinh (Generative AI) cho các giải pháp. | Giải pháp tự động hóa hỗ trợ kỹ thuật và hỗ trợ khách hàng (ITSMChatbot, Trung tâm liên lạc), các đại lý AI toàn doanh nghiệp cho các dịch vụ nội bộ. |
| Moveworks | Trợ lý AI (Enterprise) | Trợ lý doanh nghiệp dựa trên NLP, Trí tuệ nhân tạo tạo sinh, Tích hợp hệ thống dựa trên mô hình ngôn ngữ lớn (LLM) trên các hệ thống và kiến thức nội bộ. | Tự động hóa các yêu cầu nội bộ của nhân viên (IT, HR, Tài chính) thông qua các nền tảng hợp tác như Slack và Teams, giảm lượng yêu cầu. |
| Humata | Trí tuệ nhân tạo (AI) trong tài liệu | Hỏi đáp tài liệu, trích xuất tóm tắt, tạo trích dẫn, nhận dạng ký tự quang học (OCR) cho tài liệu quét, tạo báo cáo tự động. | Trích xuất thông tin và công việc từ các tệp PDF và tài liệu (bài báo nghiên cứu, tài liệu pháp lý, báo cáo), tìm kiếm kiến thức nội bộ từ các tài liệu. |
| UiPath AI Center | Tự động hóa tài liệu và dữ liệu / RPA | OCR, đào tạo mô hình máy học (ML), Nhận dạng hình ảnh, tích hợp với robot RPA (Studio/Orchestrator) để tự động hóa toàn diện. | Xử lý hóa đơn, tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) ở phía sau, và đào tạo các mô hình máy học (ML) tùy chỉnh cho các công việc trích xuất dữ liệu cụ thể. |
| Rossum | Tự động hóa tài liệu và dữ liệu | Trí tuệ nhân tạo xử lý tài liệu đã được đào tạo sẵn (Rossum Aurora), Thu thập dữ liệu nhận thức, đọc biểu mẫu, màn hình xác thực, đào tạo mô hình tùy chỉnh. | Xử lý hóa đơn/đơn đặt hàng, logistics và thu thập dữ liệu từ các loại tài liệu phức tạp với độ chính xác cao và tốc độ nhanh. |
| Microsoft Power Automate + AI Builder | Tự động hóa tài liệu và dữ liệu | Xử lý biểu mẫu, phân tích cảm xúc, mô hình AI có sẵn và tùy chỉnh, luồng DPA/RPA, tích hợp GPT. | Tự động hóa trong hệ sinh thái Microsoft (SharePoint, Teams, Dynamics 365), tạo các luồng AI tùy chỉnh mà không cần mã phức tạp. |
| Kognitos | Nền tảng tích hợp AI | Lập trình bằng ngôn ngữ tự nhiên (tự động hóa dựa trên tiếng Anh), động cơ thần kinh biểu tượng, IDP nâng cao, tính năng tuân thủ. | Mô tả và tự động hóa logic kinh doanh bằng tiếng Anh thông thường cho các quy trình phức tạp như khớp sổ tài chính và xử lý hóa đơn phải trả, tuân thủ cấp cao. |
| Pipedream | Nền tảng tích hợp AI | Hỗ trợ GPT, tính linh hoạt ở cấp độ mã nguồn (Node.js, Python, Go), thực thi không máy chủ, giám sát API. | Tự động hóa cho nhà phát triển trên các API và SaaS, kết nối mã tùy chỉnh với các hành động đã được xây dựng sẵn và các mô hình AI cho việc xử lý dữ liệu phức tạp. |
| Parabola | Nền tảng tích hợp AI | Trình tạo luồng kéo và thả, logic kết hợp với AI biến thành trình tạo không cần mã, lịch trình dữ liệu và giám sát. | Hoạt động thương mại điện tử và SaaS, tự động hóa việc làm sạch, làm giàu và đồng bộ hóa dữ liệu giữa các công cụ tiếp thị và bán hàng, cũng như các đường ống dữ liệu kho dữ liệu. |
| LangChain | Nền tảng tích hợp AI (Khung nền tảng) | Các tác nhân LLM, bộ nhớ, RAG (Retrieval-Augmented Generation), chuỗi cho suy luận phức tạp và sử dụng công cụ. | Xây dựng và triển khai các trợ lý AI tùy chỉnh và quy trình tự động hóa sử dụng nguồn dữ liệu bên ngoài để đưa ra phản hồi và ra quyết định dựa trên ngữ cảnh. |
Các phương pháp tốt nhất cho tự động hóa dựa trên AI
Thành công trong việc tự động hóa bằng AI phụ thuộc lớn vào chiến lược triển khai của doanh nghiệp. Một số thực hành quan trọng giúp phân biệt các dự án tự động hóa thành công với những nỗ lực thất bại bao gồm:
- Bắt đầu từ quy mô nhỏ và mở rộng dần: Thay vì tự động hóa quy trình trên quy mô tổ chức, hãy thử nghiệm tự động hóa trên một quy trình trước khi mở rộng sang các bộ phận khác.
- Ưu tiên chất lượng dữ liệu: Chuẩn hóa đầu vào dữ liệu cho các quy trình đã chọn bằng cách sử dụng dữ liệu sạch, có cấu trúc và được gắn nhãn để đạt được kết quả AI tốt hơn.
- Xác định các chỉ số hiệu suất rõ ràng: Cài đặt các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) như thời gian xử lý, tỷ lệ lỗi và tiết kiệm chi phí để đo lường tác động của tự động hóa đối với kết quả kinh doanh.
- Thiết kế cho trải nghiệm người dùng: Đảm bảo giao diện của công cụ tự động hóa dễ sử dụng và người dùng có đủ hỗ trợ để thích nghi với quy trình làm việc tự động, đồng thời xây dựng các quy trình rõ ràng.
- Lập kế hoạch giám sát liên tục: Thiết lập các cuộc đánh giá định kỳ để đánh giá hiệu suất và cập nhật các quy tắc tự động hóa dựa trên các mẫu dữ liệu mới.
- Xây dựng các tùy chọn dự phòng: Tạo các quy trình can thiệp thủ công và quy trình làm việc thay thế khi hệ thống AI gặp lỗi hoặc tình huống bất ngờ.
Những sai lầm thường gặp cần tránh
Theo McKinsey, gần 70% các dự án chuyển đổi số không đạt được kết quả mong đợi. Lý do? Một trong những sai lầm phổ biến mà các doanh nghiệp thường mắc phải:
Dưới đây là bảng minh họa rõ ràng với các ví dụ cụ thể và thực tiễn cho từng điểm cần lưu ý:
| Bẫy | Ý nghĩa của điều này | Ví dụ |
|---|---|---|
| Tự động hóa các quy trình bị gián đoạn | Thêm AI vào một quy trình làm việc kém hiệu quả hoặc thiết kế kém sẽ làm tăng lỗi thay vì khắc phục chúng. | Một công ty tự động hóa quy trình phê duyệt chi phí mà không sửa đổi các quy tắc phân loại lộn xộn của mình — kết quả là hàng trăm khoản chi phí được phân loại sai được phê duyệt tự động. |
| Bỏ qua đào tạo người dùng | Các nhóm sẽ kháng cự hoặc bỏ qua tự động hóa nếu họ không hiểu cách sử dụng nó một cách hiệu quả. | Các nhân viên hỗ trợ liên tục quay lại sử dụng bảng tính thủ công vì không ai giải thích cách hoạt động của hệ thống định tuyến vé tự động hóa. |
| Triển khai quy mô lớn một cách nhanh chóng | Triển khai tự động hóa đồng loạt trên mọi lĩnh vực có thể tăng nguy cơ gây ra sự gián đoạn trên diện rộng. | Hệ thống CRM tự động hóa hoàn chỉnh được triển khai trong đêm, và sáng hôm sau, 1.200 khách hàng tiềm năng được phân công sai người vì quy tắc chưa được kiểm tra. |
| Bỏ qua bảo mật dữ liệu và tuân thủ quy định | Việc không đồng bộ hóa tự động hóa với các quy trình bảo mật và bảo mật có thể gây ra rủi ro pháp lý và tài chính. | Một công cụ AI bắt đầu trích xuất dữ liệu khách hàng từ các thư mục không được bảo mật, kích hoạt vi phạm tuân thủ trong quá trình kiểm toán. |
| Đợi kết quả ngay lập tức | Hệ thống AI cần thời gian để học các mẫu, tinh chỉnh dự đoán và thích nghi với quy trình làm việc. | Ban lãnh đạo mong đợi độ chính xác tức thì từ mô hình dự báo AI và từ bỏ nó sau một tuần kết quả không hoàn hảo. |
Tương lai của tự động hóa quy trình được hỗ trợ bởi AI
Lĩnh vực tự động hóa đã chuyển từ việc hoàn thành các công việc đơn giản sang quản lý quy trình thông minh có khả năng thích ứng và học hỏi liên tục. Thị trường các trợ lý AI toàn cầu dự kiến sẽ tăng từ $5,40 tỷ lên khoảng $50,31 tỷ, tương đương với tỷ lệ tăng trưởng hàng năm ấn tượng 44,8%.
Trong thập kỷ tới, lĩnh vực tự động hóa quy trình sẽ chứng kiến một số thay đổi được dự báo như sau:
- Tối ưu hóa quy trình dự đoán: Sức chứa của AI trong việc thu thập và phân tích dữ liệu sẽ giúp tối ưu hóa tính bền vững trong chuỗi cung ứng. Hệ thống AI sẽ phân tích các mẫu dữ liệu lịch sử để dự đoán các điểm nghẽn và tự động điều chỉnh quy trình làm việc dựa trên điều kiện thời gian thực.
- Tự động hóa toàn diện ở quy mô doanh nghiệp: Khả năng mô phỏng và kiểm thử toàn bộ hệ sinh thái quy trình trước khi triển khai sẽ giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình làm việc AI trải dài qua nhiều bộ phận và hệ thống.
- Các tác nhân AI tự động sẽ trở thành xu hướng chính: Các tác nhân này sẽ xử lý các quy trình nhiều bước mà không cần sự can thiệp của con người, đưa ra quyết định dựa trên quy tắc kinh doanh và thích ứng với các điều kiện thay đổi trong thời gian thực.
Tự động hóa các quy trình kinh doanh phức tạp với ClickUp
Tự động hóa quy trình là yếu tố cơ bản để duy trì sự cạnh tranh và phù hợp trong môi trường kinh doanh hiện đại.
Với sự gia tăng của kỳ vọng khách hàng và nhu cầu thị trường ngày càng cao, các quy trình thủ công đang trở thành gánh nặng vận hành, cản trở sự phát triển và làm tăng chi phí.
ClickUp, với không gian làm việc AI tích hợp, cung cấp mọi thứ bạn cần để tự động hóa quy trình. Từ khả năng xử lý dữ liệu thông minh của Brain đến quản lý công việc toàn diện và tự động hóa dựa trên quy tắc, ClickUp là công cụ duy nhất bạn cần để làm việc hiệu quả và nhanh chóng hơn.
Đăng ký miễn phí ngay hôm nay và trải nghiệm tự động hóa được hỗ trợ bởi AI, phát triển cùng với kinh doanh của bạn.
Câu hỏi thường gặp
Đúng vậy, bạn có thể sử dụng AI để tự động hóa nhiều tác vụ khác nhau trong các chức năng kinh doanh. Các nền tảng được hỗ trợ bởi AI như ClickUp cho phép bạn cài đặt các quy trình tự động hóa cho các tác vụ lặp đi lặp lại như mục nhập, phân công công việc, tạo nội dung và báo cáo. Bằng cách tận dụng các mẫu tự động hóa và trợ lý AI, bạn có thể tạo ra các quy tắc kích hoạt các hành động tự động, giúp giảm bớt nỗ lực thủ công và giải phóng thời gian cho các công việc chiến lược hơn.
AI tự động hóa quy trình bằng cách sử dụng các công nghệ như học máy, xử lý ngôn ngữ tự nhiên và thị giác máy tính. Các công nghệ này cho phép hệ thống AI phân tích dữ liệu lớn, hiểu và tạo ra ngôn ngữ con người, cũng như giải thích thông tin hình ảnh. Ví dụ, AI có thể tự động phân loại vé hỗ trợ, tạo tóm tắt hoặc phân tích xu hướng trong dữ liệu của bạn. Trên các nền tảng như ClickUp, AI hoạt động cùng với tự động hóa để tối ưu hóa quy trình làm việc, phân công công việc dựa trên ngữ cảnh và cung cấp thông tin thời gian thực, giúp hoạt động kinh doanh trở nên hiệu quả và chính xác hơn.
Để tự động hóa quy trình làm việc bằng AI, hãy bắt đầu bằng cách xác định các công việc lặp đi lặp lại hoặc tốn nhiều thời gian trong quy trình của bạn. Chọn một nền tảng được hỗ trợ bởi AI như ClickUp, cung cấp nhiều mẫu tự động hóa và tính năng AI. Thiết lập các quy tắc tự động hóa phù hợp với nhu cầu của quy trình làm việc, chẳng hạn như giao công việc khi đáp ứng các điều kiện cụ thể hoặc tạo nhắc nhở cho các hạn chót sắp tới. Bạn cũng có thể tích hợp các trợ lý AI như ClickUp Brain để hỗ trợ tạo nội dung, tóm tắt và trả lời nhanh. Thường xuyên theo dõi và tinh chỉnh các quy trình tự động hóa để đảm bảo chúng tiếp tục đáp ứng các yêu cầu kinh doanh đang thay đổi của bạn.
Việc triển khai AI trong tự động hóa bao gồm một số bước quan trọng. Bắt đầu bằng cách đánh giá và ưu tiên các quy trình phù hợp nhất cho tự động hóa, tập trung vào những quy trình lặp đi lặp lại và dễ xảy ra lỗi. Lựa chọn các công cụ AI phù hợp với mục tiêu của bạn—ví dụ, ClickUp cung cấp các tính năng AI và tự động hóa tích hợp sẵn, dễ dàng tích hợp. Đào tạo mô hình AI của bạn bằng dữ liệu chất lượng cao nếu cần thiết, và đảm bảo tích hợp mượt mà với các quy trình làm việc hiện có. Theo dõi hiệu suất của các quy trình tự động hóa do AI điều khiển và điều chỉnh khi cần thiết. Các thực hành tốt nhất bao gồm bắt đầu với các dự án thử nghiệm, tương tác với các bên liên quan và cung cấp đào tạo để đảm bảo việc áp dụng suôn sẻ và tối đa hóa lợi ích của tự động hóa do AI hỗ trợ.