Bạn mệt mỏi vì phải theo đuổi thanh toán và vật lộn với các hóa đơn HVAC lộn xộn? Hầu hết các nhà thầu HVAC (sưởi ấm, thông gió và điều hòa không khí) dành hàng giờ mỗi tuần để tạo và quản lý hóa đơn thay vì tập trung vào công việc họ làm tốt nhất — mang lại sự thoải mái cho khách hàng.
Cho dù bạn đang phải xử lý nhiều cuộc gọi dịch vụ hay xử lý các dự án thương mại lớn, một hệ thống lập hóa đơn hiệu quả là nền tảng cho sức khỏe tài chính của doanh nghiệp HVAC của bạn.
Mẫu hóa đơn HVAC phù hợp không chỉ giúp bạn sắp xếp hóa đơn mà còn giúp bạn nhận thanh toán nhanh hơn, trông chuyên nghiệp hơn và lưu trữ hồ sơ rõ ràng cho mùa khai thuế.
Hãy khám phá các mẫu hóa đơn HVAC tốt nhất để hợp lý hóa quy trình thanh toán và giúp kinh doanh hệ thống sưởi, thông gió và điều hòa không khí của bạn phát triển mạnh mẽ.
🛠️ Thực tế: Bạn sẽ không lắp đặt một hệ thống mà không có kế hoạch. Đừng gửi hóa đơn mà không có kế hoạch. Các mẫu mang lại mức độ cấu trúc tương tự cho hóa đơn của bạn.
Mẫu hóa đơn HVAC là gì?
Mẫu hóa đơn HVAC là các tài liệu được thiết kế sẵn cho các doanh nghiệp sưởi ấm, thông gió và điều hòa không khí để lập hóa đơn cho khách hàng về các dịch vụ đã cung cấp.
Các mẫu này chứa các trường tiêu chuẩn cho thông tin cần thiết, bao gồm chi tiết công ty, thông tin khách hàng, mô tả dịch vụ chi tiết, các bộ phận được sử dụng, chi phí nhân công, thuế và tổng số tiền phải trả.
Không giống như hóa đơn chung, mẫu hóa đơn HVAC bao gồm các phần dành riêng cho ngành để ghi chép các dịch vụ kỹ thuật như lắp đặt thiết bị, bảo trì, sửa chữa và cuộc gọi khẩn cấp. Chúng cung cấp không gian để ghi chi tiết số model, thông tin bảo hành, mức sử dụng chất làm lạnh và các chi tiết khác dành riêng cho HVAC mà hóa đơn tiêu chuẩn có thể bỏ qua.
16 mẫu hóa đơn HVAC
Trước khi đi sâu vào các mẫu, đây là một điều cần xem xét: nếu bạn đang tìm cách đơn giản hóa không chỉ việc lập hóa đơn mà còn toàn bộ quy trình làm việc, ClickUp có thể giúp bạn.
ClickUp, ứng dụng làm việc toàn diện, kết hợp các chức năng lập hóa đơn, theo dõi công việc, cộng tác nhóm và quản lý tài liệu trong một nơi — hoàn hảo cho các nhóm HVAC bận rộn phải xử lý nhiều dự án cùng lúc.
Với tự động hóa thông minh và các công cụ AI tích hợp, bạn có thể cắt giảm công việc thủ công, giảm lỗi và đảm bảo tính chính xác của hóa đơn.
Xem video này để tìm hiểu cách tự động hóa công việc của bạn với AI 👇
Mike Muller, Phó chủ tịch điều hành tại Stevens Advertising, chia sẻ về ClickUp:
Công cụ này đang được toàn bộ công ty chúng tôi sử dụng để quản lý tất cả các dự án, dòng thời gian công việc và thanh toán. Nó đã thay thế một hệ thống cũ và cho phép chúng tôi chuyển sang luồng quản lý dự án linh hoạt hơn, đồng thời giúp cải thiện giao tiếp nội bộ.
Công cụ này đang được toàn bộ công ty chúng tôi sử dụng để quản lý tất cả các dự án, dòng thời gian công việc và thanh toán. Nó đã thay thế một hệ thống cũ và cho phép chúng tôi chuyển sang luồng quản lý dự án linh hoạt hơn, đồng thời giúp cải thiện giao tiếp nội bộ.
Bây giờ, hãy cùng khám phá 16 mẫu hóa đơn HVAC giúp quá trình thanh toán của bạn nhanh hơn, rõ ràng hơn và chuyên nghiệp hơn.
1. Mẫu hóa đơn ClickUp
Bạn đã bao giờ cảm thấy hóa đơn của mình lộn xộn như các dụng cụ trong xe dịch vụ của bạn chưa? Sự thất vọng này sẽ chấm dứt với Mẫu hóa đơn ClickUp, giúp thay đổi cách các doanh nghiệp HVAC xử lý hóa đơn. Mẫu này có thiết kế gọn gàng, chuyên nghiệp, bao gồm tất cả các yếu tố cần thiết của một hóa đơn HVAC phù hợp.
Mẫu này bao gồm các phần được xác định rõ ràng cho thông tin chi tiết về công ty, thông tin khách hàng, mô tả dịch vụ, vật liệu sử dụng, chi phí nhân công và điều khoản thanh toán — tất cả đều có thể tùy chỉnh hoàn toàn để phù hợp với thương hiệu của bạn.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Tự động tính tổng để lập hóa đơn nhanh chóng
- Thêm số model, thông số kỹ thuật và chi tiết bảo hành
- Đính kèm ghi chú dịch vụ và nhận xét của kỹ thuật viên
- Sao chép mẫu hóa đơn cho các công việc định kỳ
- Tích hợp với chi tiết nhiệm vụ và theo dõi thời gian bằng cách sử dụng các trường ClickUp để tính hóa đơn theo thời gian
📌 Lý tưởng cho các nhà thầu HVAC cần định dạng hóa đơn chuyên nghiệp, tất cả trong một.
2. Mẫu theo dõi hóa đơn ClickUp
Các khoản thanh toán bị thiếu đã khiến bạn phải trả giá đắt trong quý trước. Hãy chấm dứt tình trạng thất thoát tài chính với Mẫu theo dõi hóa đơn ClickUp, giúp nâng cao khả năng quản lý tài chính của doanh nghiệp HVAC bằng cách cung cấp cho bạn một hệ thống tập trung để theo dõi tất cả các hóa đơn của mình.
Mẫu năng động này giúp bạn theo dõi trạng thái thanh toán, ngày đáo hạn và số dư chưa thanh toán cho từng khách hàng và dự án, loại bỏ sự bực bội do hóa đơn bị mất hoặc quên.
Sử dụng mẫu này để:
- Theo dõi trạng thái hóa đơn trong chế độ xem Danh sách, Bảng và Lịch
- Tự động hóa nhắc nhở thanh toán quá hạn
- Liên kết hóa đơn trực tiếp với các công việc của dự án HVAC
- Phân tích xu hướng hóa đơn với các công cụ báo cáo tích hợp sẵn
- Lọc và nhóm hóa đơn theo khách hàng, số tiền hoặc trạng thái
- Đồng bộ trạng thái hóa đơn với các công cụ kế toán của bạn để sổ cái tổng hợp luôn rõ ràng và cập nhật
📌 Lý tưởng cho các chủ doanh nghiệp HVAC quản lý nhiều hóa đơn cho các dự án khác nhau.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Áp dụng tự động hóa trong quy trình thanh toán tài khoản có thể giảm đáng kể lỗi thủ công và thời gian xử lý. Bằng cách tự động hóa các công việc như phê duyệt hóa đơn và lên lịch thanh toán, nhóm của bạn có thể tập trung vào các hoạt động có giá trị cao hơn, dẫn đến hiệu quả cao hơn và mối quan hệ với nhà cung cấp vững chắc hơn.
3. Mẫu yêu cầu báo giá ClickUp
“Báo giá của đối thủ cạnh tranh của bạn trông chuyên nghiệp hơn của bạn. ” Không bao giờ phải nghe những lời đau lòng đó nữa với Mẫu yêu cầu báo giá của ClickUp.
Mẫu này giúp các doanh nghiệp HVAC cung cấp báo giá chính xác cho nhà thầu cùng với báo giá chính thức, giúp đơn giản hóa quy trình phê duyệt của khách hàng.
Được thiết kế để đảm bảo tính rõ ràng và hiệu quả, mẫu này cho phép bạn chuẩn hóa quy trình báo giá đồng thời tùy chỉnh từng báo giá cho các loại công việc HVAC khác nhau. Cho dù bạn đang báo giá cho một công việc lắp đặt đơn lẻ hay một công việc thương mại lớn, bạn sẽ có thể thể hiện sự chuyên nghiệp của mình một cách rõ ràng.
Sử dụng mẫu này để tạo báo giá phù hợp, phản ánh mọi thành phần của công việc, cho dù đó là lắp đặt hệ thống dân dụng, thiết kế lại hệ thống ống dẫn hay hợp đồng dịch vụ đang thực hiện. Bạn thậm chí có thể kết hợp mẫu báo giá này với đơn đặt hàng để chính thức hóa phạm vi công việc trước khi bắt đầu lập hóa đơn.
Với mẫu này, nhóm của bạn có thể:
- Phân chia chi phí thành các danh mục rõ ràng để khách hàng dễ hiểu
- Ghi chú chi tiết về thông số kỹ thuật thiết bị, bao gồm các tùy chọn model và giá cả
- Thêm ghi chú về hiệu quả năng lượng hoặc ước tính tiết kiệm dài hạn
- Trình bày các gói nâng cấp và kế hoạch bảo trì tùy chọn
- Theo dõi trạng thái phê duyệt báo giá bằng tính năng nhiệm vụ tích hợp sẵn của ClickUp
📌 Phù hợp cho các nhà thầu HVAC muốn tối ưu hóa quy trình báo giá và tăng tỷ lệ trúng thầu.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Khi phát triển Cấu trúc phân tích chi phí, hãy điều chỉnh cho phù hợp với Cấu trúc phân tích công việc để đảm bảo mỗi công việc có một loại chi phí tương ứng. Sự điều chỉnh này giúp tăng độ chính xác của ngân sách và giúp theo dõi chi phí dự án một cách hiệu quả.
4. Hóa đơn nhà thầu độc lập ClickUp
Từ công việc phụ đến kinh doanh nghiêm túc — công việc HVAC độc lập của bạn xứng đáng có cấu trúc giống như một hoạt động quy mô lớn. Mẫu hóa đơn nhà thầu độc lập ClickUp được thiết kế riêng cho các kỹ thuật viên tự do hoặc nhà thầu phụ muốn lập hóa đơn cho khách hàng một cách chuyên nghiệp và tuân thủ quy định.
Mẫu này cung cấp định dạng linh hoạt, chuyên nghiệp để tạo hóa đơn rõ ràng mà không phức tạp không cần thiết. Mẫu này lý tưởng để theo dõi công việc, sắp xếp thông tin thuế và đảm bảo bạn được thanh toán đúng hạn.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Thường xuyên theo dõi và phân tích các chỉ số hiệu suất chính (KPI) trong tài khoản phải trả, chẳng hạn như số ngày thanh toán trung bình và tỷ lệ lỗi hóa đơn, giúp cung cấp thông tin chi tiết về hiệu quả quy trình và nêu bật các lĩnh vực cần cải thiện.
Với mẫu hóa đơn HVAC này, bạn có thể:
- Tách biệt chi phí lao động và vật liệu với bảng phân tích chi tiết
- Bao gồm thông tin thuế để kế toán cuối năm dễ dàng hơn
- Thêm hướng dẫn thanh toán và ghi chú cho khách hàng
- Đính kèm biên lai hoặc ảnh công việc dưới dạng nhận xét công việc
- Theo dõi việc gửi hóa đơn và phản hồi của khách hàng từ Bảng điều khiển ClickUp của bạn
- Dễ dàng phân loại chi phí nhân công và vật liệu thành chi phí kinh doanh để đơn giản hóa báo cáo cuối năm hoặc quy trình hoàn trả chi phí
📌 Lý tưởng cho các kỹ thuật viên HVAC làm việc độc lập hoặc làm hợp đồng phụ cho các công ty lớn hơn.
📖 Cũng nên đọc: Mẫu báo giá kinh doanh miễn phí trong Word & Excel
5. Mẫu hóa đơn nhà thầu ClickUp
Đằng sau mỗi doanh nghiệp HVAC thành công là một hệ thống thanh toán có tổ chức. Mẫu hóa đơn nhà thầu ClickUp cung cấp một cách rõ ràng và chuyên nghiệp để lập hóa đơn cho các dự án phức tạp, nhiều giai đoạn mà không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào.
Được thiết kế cho các nhà thầu xử lý các dự án lắp đặt, nâng cấp hoặc dịch vụ trọn gói, mẫu này giúp bạn sắp xếp các khoản phí của mình đồng thời tuân thủ các yêu cầu về tài liệu kinh doanh. Mẫu này hoàn hảo cho cả công việc ngắn hạn và dài hạn.
Mẫu này cho phép bạn:
- Thêm ngày kiểm tra, ghi chú công việc hoặc chữ ký của khách hàng
- Tách riêng chi phí lao động, vật liệu và phí giấy phép
- Tùy chỉnh các trường để đáp ứng nhu cầu dân dụng hoặc thương mại
- Kết nối với dòng thời gian và công việc của dự án trong ClickUp
- Tạo nhật ký hóa đơn cho từng thư mục hoặc không gian dự án
📌 Lý tưởng cho các nhà thầu HVAC quản lý các dự án dịch vụ hoặc lắp đặt phức tạp.
6. Mẫu hóa đơn tự do ClickUp
Sự khác biệt giữa một người nghiệp dư và một chuyên gia đáng tin cậy? Đó là cách bạn thể hiện bản thân, đặc biệt là khi thanh toán cho khách hàng. Mẫu hóa đơn tự do ClickUp được thiết kế để giúp các kỹ thuật viên HVAC độc lập gửi hóa đơn rõ ràng, có thương hiệu với mọi chi tiết mà khách hàng mong đợi.
Mẫu này hoàn hảo cho những người làm việc tự do muốn duy trì sự linh hoạt mà không mất đi tính chuyên nghiệp. Mẫu này cung cấp cấu trúc vừa đủ để xử lý các loại công việc HVAC khác nhau trong khi vẫn giữ mọi thứ đơn giản và có thể mở rộng.
Sử dụng mẫu hóa đơn HVAC này để:
- Liệt kê các dịch vụ với không gian dành cho chẩn đoán, kiểm tra và sửa chữa
- Cung cấp các tùy chọn giá theo giờ hoặc giá cố định để phù hợp với từng công việc
- Thêm ghi chú khách hàng hoặc điều khoản dịch vụ được cá nhân hóa
- Theo dõi số giờ có thể tính phí bằng cách sử dụng các trường theo dõi thời gian của ClickUp
- Sắp xếp hóa đơn theo khách hàng, loại dịch vụ hoặc trạng thái thanh toán
📌 Phù hợp cho các freelancer HVAC làm việc tự do cung cấp dịch vụ linh hoạt hoặc bán thời gian.
7. Mẫu biểu mẫu thanh toán ClickUp
Khách hàng thanh toán càng nhanh, bạn càng nhận được tiền nhanh. Mẫu biểu mẫu thanh toán ClickUp cung cấp một cách đơn giản để thu tiền thanh toán hoặc xác nhận trực tiếp từ khách hàng mà không cần phải theo dõi rắc rối.
Biểu mẫu này đơn giản hóa toàn bộ quy trình thanh toán, từ nộp/gửi đến đang theo dõi, và đảm bảo không có khoản thanh toán nào bị bỏ sót. Biểu mẫu này đặc biệt hữu ích cho các nhóm HVAC dựa trên dịch vụ muốn có một cách rõ ràng và dễ dàng để kết thúc công việc và nhận xác nhận.
Mẫu hóa đơn HVAC miễn phí này giúp bạn:
- Thu thập xác nhận thanh toán với các trường cho số hóa đơn và số tiền
- Giảm thời gian quản trị viên với các phản hồi và ngày đáo hạn được gắn thẻ tự động
- Cung cấp các tùy chọn thanh toán và hướng dẫn rõ ràng cho mỗi công việc
- Chuyển dữ liệu thanh toán đến chế độ xem tập trung để xem xét nhanh chóng
- Tự động hóa việc theo dõi các khoản thanh toán một phần hoặc xác nhận bị thiếu
📌 Lý tưởng cho các doanh nghiệp HVAC muốn đơn giản hóa việc thu tiền và giảm chậm trễ thanh toán.
8. Mẫu hóa đơn HVAC của Invoicer. ai
Điều gì sẽ xảy ra nếu hóa đơn của bạn tự viết ra? Mẫu hóa đơn HVAC của Invoicer.ai làm chính xác điều đó với các mục dịch vụ được tải sẵn và các trường thông minh giúp tăng tốc toàn bộ quá trình lập hóa đơn.
Mẫu này giúp loại bỏ các công việc lặp đi lặp lại bằng cách cho phép bạn lựa chọn từ các dịch vụ HVAC được cài đặt sẵn, tự động hóa các phép tính và sử dụng lại các thông tin khách hàng phổ biến. Mẫu này lý tưởng cho các kỹ thuật viên bận rộn phải quản lý công việc lặp đi lặp lại hoặc khối lượng công việc lớn.
Sử dụng mẫu hóa đơn HVAC miễn phí này để:
- Chọn từ các cài đặt sẵn dịch vụ và trường giá dành riêng cho HVAC
- Lưu thông tin chi tiết của khách hàng để sử dụng lại cho các cuộc gọi dịch vụ trong tương lai
- Tự động tính toán tổng chi phí lao động, thuế và linh kiện ngay lập tức
- Chỉnh sửa hóa đơn trực tuyến hoặc tải xuống phiên bản PDF rõ ràng
- Thêm logo công ty và ghi chú để cá nhân hóa mẫu của bạn
- Theo dõi các hóa đơn đã gửi, đã thanh toán và quá hạn từ bảng điều khiển Invoicer của bạn
📌 Lý tưởng cho các nhà thầu HVAC muốn tăng tốc độ lập hóa đơn và giảm công việc quản trị viên.
9. Mẫu hóa đơn HVAC của Agiled
Đối thủ cạnh tranh của bạn trông rất chuyên nghiệp — còn bạn thì sao? Mẫu hóa đơn HVAC của Agiled giúp bạn nâng cao hình ảnh kinh doanh với các hóa đơn có cấu trúc rõ ràng, mang thương hiệu và bao gồm tất cả thông tin kỹ thuật mà khách hàng mong đợi.
Với các tính năng phù hợp với quy trình công việc dịch vụ HVAC, mẫu này cho phép bạn ghi chú kỹ thuật chi tiết, tóm tắt dịch vụ và dữ liệu bảo hành, đồng thời củng cố thương hiệu và cấu trúc thanh toán của bạn.
Sử dụng mẫu hóa đơn này để:
- Trình bày bố cục hóa đơn nhất quán, mang thương hiệu với logo và màu sắc của công ty
- Gồm mô tả chi tiết về dịch vụ HVAC và thông số kỹ thuật của thiết bị
- Ghi lại các loại chất làm lạnh, thông tin bảo hành và lịch sử bảo trì
- Chỉ định điều khoản thanh toán, chi tiết thuế và kế hoạch dịch vụ tùy chọn
- Đính kèm báo cáo kiểm tra, thỏa thuận dịch vụ hoặc báo giá
- Sử dụng tính năng theo dõi nội bộ để theo dõi trạng thái hóa đơn trong danh sách khách hàng của bạn
📌 Lý tưởng cho các doanh nghiệp HVAC muốn có hóa đơn chuyên nghiệp, có thể tùy chỉnh cho từng công việc.
📖 Cũng nên đọc: Mẫu hóa đơn tạm tính miễn phí
10. Mẫu hóa đơn HVAC của FreshBooks
Ấn tượng đầu tiên rất quan trọng, đặc biệt là khi yêu cầu thanh toán. Mẫu hóa đơn HVAC của FreshBooks cung cấp cho doanh nghiệp HVAC của bạn một hóa đơn gọn gàng, hiện đại, kết nối liền mạch với quy trình kế toán của bạn.
Mẫu này không chỉ là một tài liệu hoàn chỉnh mà còn là một hệ thống thông minh để tự động hóa việc thanh toán, quản lý các công việc định kỳ và liên kết từng hóa đơn với hồ sơ dịch vụ và theo dõi thời gian.
Mẫu hóa đơn này cho phép bạn:
- Gửi hóa đơn có thương hiệu phù hợp với chuyên nghiệp của dịch vụ của bạn
- Thêm trường tùy chỉnh cho thiết bị, kiểm tra hoặc ghi chú lao động
- Thiết lập nhắc nhở và theo dõi hóa đơn tự động
- Theo dõi các hóa đơn đã xem, đã thanh toán và quá hạn trong bảng điều khiển FreshBooks của bạn
- Liên kết theo dõi thời gian, chi phí và ước lượng để hiển thị toàn bộ dự án
- Sử dụng các công cụ hóa đơn định kỳ cho các kế hoạch dịch vụ hoặc hợp đồng bảo trì
📌 Lý tưởng cho các công ty HVAC sử dụng FreshBooks để lập hóa đơn và tích hợp kế toán toàn diện.
11. Mẫu hóa đơn lắp đặt điều hòa không khí của Invoice Owl
Lắp đặt điều hòa không cần hóa đơn phức tạp. Mẫu hóa đơn lắp đặt điều hòa của Invoice Owl cung cấp bố cục đơn giản với các trường có thể chỉnh sửa, cho phép bạn lập hóa đơn lắp đặt hệ thống điều hòa một cách rõ ràng và chuyên nghiệp.
Mẫu có thể tùy chỉnh này bao gồm tất cả các thông tin cần thiết — chi tiết khách hàng, số hóa đơn, mục nhập dịch vụ chi tiết và trường thuế — cung cấp cho bạn một điểm khởi đầu đáng tin cậy cho bất kỳ công việc HVAC nào.
Nó cũng có khả năng:
- Nhập mô tả thiết bị, chi phí lắp đặt và chi phí linh kiện
- Điều chỉnh số lượng, giá và thuế cho từng dịch vụ được liệt kê chi tiết
- Thêm ghi chú cụ thể cho công việc như bảo hành hoặc danh sách kiểm tra lắp đặt
- Tùy chỉnh thông tin khách hàng và kinh doanh
- Theo dõi tổng hóa đơn, bao gồm tổng phụ, thuế và tổng cộng
- Xuất hoặc in bản sao PDF để gửi hoặc lưu trữ
12. Mẫu hóa đơn HVAC Excel / Google Trang tính của Wave
Những người yêu thích bảng tính, đây là mẫu dành cho bạn. Mẫu hóa đơn HVAC Excel / Google Trang tính của Wave là lựa chọn lý tưởng nếu bạn thích sự linh hoạt của việc nhập thủ công với các công thức quen thuộc và không muốn phụ thuộc vào kết nối internet khi đang làm việc tại hiện trường.
Mẫu này đơn giản và linh hoạt, cho phép bạn hoàn toàn kiểm soát việc nhập thông tin khách hàng và dịch vụ, điều chỉnh công thức và tạo hóa đơn cuối cùng với tổng số tiền và tính thuế rõ ràng.
Nó cũng cho phép bạn yêu cầu thanh toán dễ dàng bằng cách cho phép bạn:
- Tùy chỉnh các mục, mô tả và dữ liệu khách hàng trực tiếp trong Excel hoặc Sheets
- Sử dụng các công thức cài sẵn để tính tổng phụ, thuế và tổng cộng tự động
- Chỉnh sửa ngoại tuyến — không cần đăng nhập phần mềm
- Bao gồm ghi chú cho các hướng dẫn cụ thể về công việc hoặc điều khoản thanh toán
- Tải xuống, in hoặc gửi hóa đơn qua email khi cần thiết
- Điều chỉnh mẫu cho công việc HVAC, như chẩn đoán, lắp đặt hoặc bảo trì theo mùa
📌 Lý tưởng cho các chuyên gia HVAC thích thanh toán dựa trên bảng tính với tính linh hoạt chỉnh sửa hoàn toàn.
📮ClickUp Insight: 37% nhân viên gửi ghi chú theo dõi hoặc biên bản cuộc họp để theo dõi các mục hành động, nhưng 36% vẫn dựa vào các phương pháp khác, rời rạc. Nếu không có hệ thống thống nhất để ghi lại các quyết định, những thông tin quan trọng mà bạn cần có thể bị chôn vùi trong các cuộc trò chuyện, email hoặc bảng tính. Với ClickUp, bạn có thể ngay lập tức biến các cuộc hội thoại thành nhiệm vụ có thể thực hiện được trong tất cả các nhiệm vụ, trò chuyện và tài liệu của mình, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thông tin nào.
13. Mẫu hóa đơn hệ thống sưởi, thông gió và điều hòa không khí của MoonInvoice
Một kích thước phù hợp với tất cả không áp dụng trong HVAC — và đó bao gồm cả hóa đơn của bạn. Mẫu hóa đơn sưởi ấm, thông gió và điều hòa không khí của MoonInvoice cung cấp định dạng rõ ràng, đa năng được dán nhãn cụ thể cho các dịch vụ sưởi ấm, thông gió và điều hòa không khí.
Mặc dù không dành riêng cho HVAC theo mặc định, mẫu này cho phép bạn linh hoạt ghi lại các hoạt động lắp đặt, sửa chữa và kiểm tra bằng các trường và phần có thể tùy chỉnh.
Nó có thể giúp nhóm của bạn:
- Bao gồm tên mục, mô tả dịch vụ, giá cả và số lượng
- Tùy chỉnh số hóa đơn, ngày đáo hạn và tiền tệ cho từng khách hàng
- Thêm địa chỉ thanh toán và giao hàng để theo dõi dự án
- Chèn thuế suất, chi phí vận chuyển và điều kiện
- Sử dụng ghi chú để làm rõ phạm vi dịch vụ hoặc hướng dẫn bảo trì
- Xuất hóa đơn có thương hiệu để chia sẻ hoặc lưu trữ
📌 Lý tưởng cho các nhà cung cấp HVAC muốn có hóa đơn linh hoạt, mang thương hiệu riêng cho các dịch vụ sưởi ấm, thông gió hoặc điều hòa không khí.
14. Mẫu dịch vụ khẩn cấp HVAC của MoonInvoice
Các cuộc gọi muộn vào ban đêm xứng đáng được tính phí cao hơn và cần có cách ghi nhận hợp lý. Mẫu Dịch vụ khẩn cấp HVAC của MoonInvoice cung cấp cấu trúc đơn giản có thể được sử dụng cho các cuộc gọi dịch vụ HVAC ngoài giờ làm việc hoặc khẩn cấp.
Mặc dù không bao gồm các trường được tạo sẵn cho các khoản phí khẩn cấp, nhưng nó cung cấp cho bạn sự linh hoạt hoàn toàn để ghi lại các công việc gấp bằng các mục và ghi chú có thể chỉnh sửa.
Sử dụng mẫu này để:
- Ghi lại mô tả dịch vụ, số lượng và giá cho từng mục
- Bao gồm địa chỉ thanh toán và giao hàng, ngày đáo hạn và các trường thuế
- Tùy chỉnh các mục để phản ánh phụ phí khẩn cấp hoặc làm thêm giờ
- Sử dụng ghi chú để thêm điều kiện dịch vụ hoặc các bước tiếp theo
- Đặt rõ các điều khoản hóa đơn và điều kiện thanh toán
- Xuất dưới dạng PDF có thương hiệu để dễ dàng gửi đi
📌 Phù hợp cho kỹ thuật viên HVAC đang tìm kiếm một mẫu hóa đơn linh hoạt có thể điều chỉnh cho các cuộc gọi khẩn cấp hoặc ngoài giờ làm việc.
15. Mẫu hóa đơn sửa chữa HVAC của Template. Net
Chi tiết là điều quan trọng nhất, đặc biệt là với công việc sửa chữa. Mẫu hóa đơn sửa chữa HVAC của Template. Net được thiết kế đặc biệt cho các kỹ thuật viên HVAC cần phân chia các chuyến thăm dịch vụ thành các thành phần rõ ràng, có thể thanh toán.
Mẫu này bao gồm không gian dành riêng để liệt kê chẩn đoán, sửa chữa và thay thế linh kiện, đồng thời giúp tính thuế và tổng chi phí dễ dàng.
Nó có thể giúp bạn:
- Ghi chép các sự cố sửa chữa HVAC phổ biến như thay thế bộ điều khiển nhiệt độ hoặc nạp lại chất làm lạnh
- Theo dõi tổng phụ, thuế và tổng cho từng mục
- Bao gồm thông tin liên hệ của khách hàng và siêu dữ liệu hóa đơn ở đầu trang
- Thêm điều khoản thanh toán và chính sách phí trả chậm bằng văn bản có thể chỉnh sửa
- Tổng kết tất cả các khoản phí một cách rõ ràng ở phần cuối
- Tải xuống hoặc chỉnh sửa trực tuyến với thương hiệu và thông tin chi tiết của bạn
📌 Lý tưởng cho các kỹ thuật viên HVAC cung cấp dịch vụ chẩn đoán và sửa chữa.
16. Mẫu hóa đơn HVAC của Online Invoices
Sự đơn giản là sức mạnh, đặc biệt là khi bạn lập hóa đơn tại trường. Mẫu hóa đơn HVAC của Online Invoices cung cấp biểu mẫu hóa đơn HVAC sẵn sàng để điền với các chi tiết quan trọng dành riêng cho HVAC như mô tả dịch vụ, điều khoản bảo hành và loại công trình.
Đây là mẫu đơn giản, giúp các doanh nghiệp HVAC nhanh chóng tạo và gửi hóa đơn rõ ràng, lý tưởng cho các cuộc gọi dịch vụ trong ngày hoặc các kế hoạch lắp đặt.
Sử dụng để:
- Nhập loại thiết bị, số lượng đơn vị và giá cả cho từng dịch vụ
- Thêm thông tin khách hàng, liên hệ và địa chỉ lắp đặt theo định dạng có cấu trúc
- Điền vào các trường số hóa đơn, ngày và ngày đáo hạn
- Tùy chỉnh ghi chú cho các điều khoản bảo hành, ưu đãi bảo trì và tham chiếu dịch vụ
- Tải xuống hoặc gửi hóa đơn ở định dạng PDF sau khi chỉnh sửa
- Hoàn hảo cho việc sử dụng trên thiết bị di động hoặc máy tính để bàn trong môi trường làm việc nhanh chóng và linh hoạt
📌 Lý tưởng cho nhà thầu HVAC cần hóa đơn nhanh chóng, có thể điền sẵn và linh hoạt cho từng trường cụ thể.
Điều gì tạo nên một mẫu hóa đơn HVAC tốt?
Một mẫu hóa đơn HVAC tốt phải cân bằng giữa tính chuyên nghiệp và chức năng thực tế dành riêng cho ngành sưởi ấm, thông gió và điều hòa không khí. Mẫu hóa đơn phải hiển thị rõ logo, tên, thông tin liên hệ của công ty và chi tiết chính xác của khách hàng để tạo uy tín và thuận tiện cho việc theo dõi.
Mẫu phải bao gồm các mục chi tiết cho các bộ phận, thiết bị, chi phí nhân công và mô tả dịch vụ với đủ không gian để ghi rõ số model, loại chất làm lạnh và chi tiết kỹ thuật. Điều khoản thanh toán, phương thức thanh toán và ngày đáo hạn phải rõ ràng, trong khi thông tin bảo hành và thỏa thuận dịch vụ cần có các phần riêng biệt.
Các mẫu hiệu quả nhất sử dụng bố cục gọn gàng, dễ đọc, tương thích trên các thiết bị, bao gồm không gian để khách hàng ký xác nhận hoàn thành dịch vụ. Các tính năng bổ sung như nhắc nhở dịch vụ, mẹo khắc phục sự cố hoặc khuyến nghị bảo trì có thể nâng cao trải nghiệm của khách hàng đồng thời củng cố chuyên môn của bạn.
🛠️ Giải pháp đơn giản hơn bạn nghĩ: Hầu hết các trường hợp chậm thanh toán không phải do khách hàng, mà là do hóa đơn không rõ ràng hoặc không nhất quán. Một mẫu có cấu trúc sẽ giải quyết vấn đề này ngay lập tức.
Giữ luồng tiền mặt ổn định với mẫu hóa đơn HVAC phù hợp
Tìm mẫu hóa đơn HVAC phù hợp không chỉ là công việc giấy tờ đơn thuần — đó là bước quan trọng để hợp lý hóa hoạt động kinh doanh, thể hiện sự chuyên nghiệp và đảm bảo luồng tiền ổn định.
Các mẫu hóa đơn HVAC tốt nhất cân bằng giữa chi tiết kỹ thuật và trình bày rõ ràng, cho phép bạn ghi lại công việc chuyên môn của mình đồng thời giúp khách hàng dễ dàng hiểu những gì họ đang thanh toán.
Cho dù bạn đang điều hành một doanh nghiệp HVAC nhỏ độc lập hay quản lý nhiều kỹ thuật viên, các mẫu này có thể thích ứng với nhu cầu cụ thể của bạn.
Hãy nhớ rằng việc lập hóa đơn chuyên nghiệp, nhất quán không chỉ cải thiện luồng tiền mặt mà còn nâng cao uy tín thương hiệu của bạn. Khi khách hàng nhận được hóa đơn chi tiết, được sắp xếp hợp lý, họ sẽ càng tin tưởng rằng bạn là một chuyên gia nghiêm túc, coi trọng tổ chức và giao tiếp.
Bạn muốn hợp lý hóa mọi khía cạnh của hoạt động kinh doanh HVAC? Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và quản lý dự án, khách hàng và hóa đơn — tất cả ở một nơi.