Toggl Track vs. Timely: Công cụ theo dõi thời gian nào phù hợp nhất với bạn?

Ngày làm việc của bạn trôi qua với hàng loạt công việc và thời gian trôi đi một cách nhanh chóng. Vấn đề là hầu hết mọi người không thực sự theo dõi thời gian của mình.

Chỉ 18% có hệ thống quản lý thời gian phù hợp, khiến phần còn lại của chúng ta tự hỏi: "Một ngày của tôi đã trôi qua ở đâu?"

Đó chính là lý do tại sao các công cụ theo dõi thời gian như Toggl Track và Timely ra đời. Một công cụ cho phép bạn theo dõi từng phút một cách thủ công, trong khi công cụ kia sử dụng tính năng theo dõi thời gian tự động dựa trên AI để thực hiện công việc nặng nhọc cho bạn. Nhưng công cụ nào thực sự tốt hơn cho quy trình làm việc của bạn?

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ so sánh Toggl và Timely, đồng thời đi sâu vào các tính năng chính, giá cả, ưu và nhược điểm của cả hai phần mềm theo dõi thời gian để giúp bạn quyết định phần mềm nào phù hợp nhất với phong cách của mình. À, và xin lưu ý: chúng tôi có một gợi ý bổ sung (gợi ý: đó là ClickUp) dành cho bạn!

Toggl Track và Timely trong nháy mắt

Toggl Track là gì?

Toggl Track là phần mềm theo dõi thời gian đơn giản và mạnh mẽ, giúp bạn theo dõi thời gian bạn dành cho các công việc và dự án. Cho dù bạn là một freelancer theo dõi số giờ làm việc có thể tính phí hay một quản lý theo dõi chỉ số năng suất của nhóm, Toggl Track đều có thể giúp bạn. Phần mềm này giúp mọi thứ trở nên đơn giản và rõ ràng, ngay cả khi bạn chỉ đang cố gắng tìm hiểu thời gian của mình đã trôi qua như thế nào.

Dễ dàng thiết lập, bỏ qua những bảng tính dài dằng dặc và cho bạn chế độ xem rõ ràng các mục nhập thời gian đã theo dõi mà không cần rắc rối.

Tính năng của Toggl Track

So với các công cụ khác, Toggl Track không chỉ đơn thuần là khởi động và dừng đồng hồ bấm giờ. Nó giúp bạn theo dõi, phân tích và tận dụng tối đa thời gian của mình với các tính năng thông minh được thiết kế để giảm thiểu công việc thủ công.

Đây là những điểm nổi bật:

Tính năng #1: Theo dõi thời gian tự động

Bạn mệt mỏi với việc ghi chép thời gian bằng tay? Toggl Track có thể tự động ghi lại các ứng dụng và trang web bạn sử dụng, để bạn không phải liên tục khởi động và dừng đồng hồ bấm giờ. Hoạt động của bạn hoàn toàn riêng tư trên thiết bị của bạn và chỉ được ghi lại khi bạn chọn chuyển nó thành mục nhập thời gian.

Đây là cách đơn giản để tránh bỏ sót giờ làm việc và có được bản ghi chép rõ ràng, chính xác về cách bạn sử dụng thời gian.

Tải mẫu miễn phí

Tính năng #2: Theo dõi thời gian dự án bằng từ khóa

Theo dõi thời gian thủ công có thể rất tẻ nhạt. Với Toggl Track, bạn có thể đặt từ khóa cho các dự án của mình, để bất cứ khi nào bạn mở ứng dụng hoặc trang web có từ khóa đó trong tiêu đề, bạn sẽ nhận được lời nhắc theo dõi thời gian của mình. Đây là một cách đơn giản để theo dõi thời gian làm việc của bạn mà không cần nhớ bắt đầu hẹn giờ mỗi lần.

Tính năng #3: Báo cáo bảng chấm công thông minh

Theo dõi thời gian bằng tay là phản tác dụng, và Toggl Track giải quyết vấn đề này. Công cụ này tự động tạo báo cáo bảng chấm công chi tiết, giúp bạn xem thời gian của mình đã sử dụng vào việc gì và phát hiện xu hướng năng suất. Bạn cũng có thể xuất dữ liệu bất cứ khi nào cần chia sẻ với nhóm hoặc khách hàng.

Tính năng #4: Lập hóa đơn dễ dàng

Đã theo dõi số giờ làm việc có thể tính phí? Chuyển chúng thành hóa đơn chính xác chỉ với vài cú nhấp chuột — tính năng lập hóa đơn tích hợp của Toggl Track đồng bộ với các mục nhập thời gian của bạn, giúp việc thanh toán cho khách hàng nhanh chóng và dễ dàng hơn.

Giá của Toggl Track

Timely là gì?

Timely vượt xa chức năng theo dõi thời gian cơ bản — nó tự động ghi lại giờ làm việc của bạn, theo dõi mức phí có thể thanh toán và cung cấp bảng điều khiển dự án để giữ mọi thứ được tổ chức. Với tính năng theo dõi thời gian tự động, bạn không cần phải ghi lại giờ làm việc hoặc bắt đầu hẹn giờ thủ công.

Thay vào đó, Timely ghi lại công việc của bạn ở chế độ nền, giúp bạn luôn cập nhật các dự án và có chế độ xem rõ ràng về cách bạn sử dụng thời gian.

Công cụ này đặc biệt hữu ích cho các nhóm nhỏ, đảm bảo mọi người luôn đồng bộ mà không phải lo lắng về cách tiết kiệm thời gian và không bỏ lỡ thời gian tính phí hoặc tiến độ dự án.

Tính năng của Timely

Timely không chỉ là một bộ đếm thời gian — nó là một công cụ quản lý thời gian thông minh được thiết kế để ghi lại, sắp xếp và phân tích công việc của bạn một cách dễ dàng. Dưới đây là những điểm nổi bật của nó:

Tính năng #1: Tự động theo dõi thời gian và theo dõi bộ nhớ

Với trình theo dõi bộ nhớ của Timely, bạn có thể bỏ qua bộ hẹn giờ và để ứng dụng tự động ghi lại hoạt động công việc của bạn. Ứng dụng này ghi lại mọi việc bạn làm, từ ứng dụng đến tài liệu, đảm bảo bạn có được bản ghi thời gian chính xác.

Điều này giúp bạn dễ dàng lập hóa đơn cho khách hàng một cách tự tin mà không lo lắng về việc quên giờ làm việc hoặc bỏ sót công việc.

Tính năng #2: Quản lý dự án và công việc thông minh hơn

Bảng điều khiển dự án của Timely giúp bạn sắp xếp mọi thứ ở một nơi. Bạn có thể lập kế hoạch thời gian, quản lý công việc và cộng tác với nhóm của mình hiệu quả hơn. Sử dụng thẻ để phân loại công việc, giúp theo dõi tiến độ dễ dàng hơn và nắm bắt các dự án khác nhau một cách dễ dàng.

Tính năng #3: Bảng chấm công và tỷ lệ tính phí dựa trên AI

Timely giúp bạn không còn phải lo lắng về bảng chấm công bằng cách tự động tạo bảng chấm công dựa trên công việc bạn đã theo dõi. Điều này giúp giảm thời gian quản trị viên đồng thời đảm bảo tính chính xác của hồ sơ. Bạn cũng có thể đặt mức giá tính phí tùy chỉnh cho các thành viên hoặc dự án khác nhau trong nhóm, giúp bạn theo dõi doanh thu chính xác hơn và tránh tính thiếu.

Tính năng #4: Thông tin chi tiết về năng suất và hiệu suất của nhóm

Tính năng theo dõi sức chứa của Timely giúp bạn xem khối lượng công việc mà nhóm của bạn có thể xử lý, từ đó dễ dàng cân bằng các công việc và tránh tình trạng quá tải. Với các công cụ năng suất một-một, bạn có thể hỗ trợ hiệu suất của từng cá nhân, trong khi tính năng Thời gian đã lên kế hoạch cho phép bạn lên lịch công việc trước, giữ cho các dự án đi đúng hướng và khối lượng công việc dễ quản lý.

Giá cả của Timely

Toggl Track và Timely: So sánh các tính năng

Cả Toggl Track và Timely đều là phần mềm theo dõi thời gian tuyệt vời, nhưng chúng có cách tiếp cận khác nhau. Dưới đây là so sánh chi tiết giữa hai phần mềm này:

Tính năng #1: Theo dõi thời gian tự động và thủ công

Toggl Track cung cấp nhiều cách để theo dõi thời gian của bạn, thậm chí cả các khối thời gian, khiến nó trở thành một lựa chọn linh hoạt cho các phong cách làm việc khác nhau. Bạn có thể sử dụng chế độ Hẹn giờ để bắt đầu và dừng hẹn giờ trên web, thiết bị di động hoặc ứng dụng máy tính, hoặc sử dụng tính năng Dòng thời gian, tự động ghi lại bất kỳ trang web hoặc ứng dụng nào bạn sử dụng trong hơn 10 giây.

Tích hợp lịch cho phép bạn nhập các sự kiện từ Outlook hoặc Lịch Google để ghi lại thời gian nhanh chóng. Bạn có thể thêm hoặc chỉnh sửa mục nhập thời gian theo cách thủ công hoặc sử dụng phần mở rộng trình duyệt để theo dõi thời gian trực tiếp trong các công cụ dựa trên web.

Mặt khác, Timely áp dụng phương pháp hoàn toàn tự động hóa thông qua Ứng dụng Memory, ghi lại hoạt động web và ứng dụng của bạn ở chế độ nền. Thay vì bắt đầu và dừng bộ đếm thời gian, bạn chỉ cần kéo và thả "ký ức" vào bảng chấm công tự động do AI tạo ra để ghi lại công việc của mình.

Mặc dù phương pháp này giúp giảm thiểu việc nhập liệu thủ công, nhưng Timely không cung cấp bộ đếm thời gian kiểu đồng hồ bấm giờ hoặc các giải pháp theo dõi thời gian dựa trên lịch trực tiếp như Toggl Track. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể thêm thời gian thủ công bằng cách sử dụng Planned Time (Thời gian đã lên kế hoạch), Logged Time (Thời gian đã ghi lại) hoặc Timestamps (Dấu thời gian) khi cần.

Tính năng #2: Quản lý nhóm và dự án

Toggl Track tập trung chủ yếu vào thông tin chi tiết về lợi nhuận, trong khi Timely được thiết kế dựa trên các mẫu công việc và khả năng hiển thị trên toàn nhóm.

Với tính năng Dự án của Toggl Track, bạn có thể lọc dữ liệu thời gian theo thành viên nhóm, khách hàng hoặc trạng thái có thể thanh toán và theo dõi số giờ có thể thanh toán theo thời gian thông qua biểu đồ đường xu hướng — lý tưởng cho những ai muốn có chế độ xem rõ ràng về các nguồn doanh thu.

Mặt khác, Bảng điều khiển dự án của Timely nhấn mạnh vào số giờ đã lên kế hoạch so với số giờ đã ghi lại, khiến nó trở nên hoàn hảo cho các nhóm quản lý khối lượng công việc hơn là tài chính.

Đối với quản lý nhóm, Bảng điều khiển Nhân sự của Timely cung cấp chế độ xem tổng quan về số giờ được theo dõi, phân công công việc và các mục nhập thời gian bị thiếu. Ngược lại, Trung tâm Tổ chức của Toggl Track cung cấp thông tin chi tiết về khối lượng công việc của nhân viên, mức phí có thể thanh toán và quyền truy cập không gian làm việc.

Tính năng #3: Phân tích, báo cáo và thông tin chi tiết

Cả Timely và Toggl Track đều cung cấp báo cáo chi tiết về dự án, giờ làm việc có thể tính phí và hiệu suất của nhóm, cung cấp cho người quản lý tất cả dữ liệu cần thiết để theo dõi tiến độ. Cả hai công cụ này đều bao gồm theo dõi chi phí, tóm tắt thời gian, báo cáo không gian làm việc hoàn chỉnh và tùy chọn xuất sang PDF, CSV và Excel dễ dàng.

Toggl Track vượt trội so với các ứng dụng khác về thông tin chi tiết về lợi nhuận. Trung tâm thông tin chi tiết chuyên dụng của nó phân tích thu nhập dự án, chi phí nhân công và xu hướng lợi nhuận với so sánh thời gian thực. Bạn muốn biết ai đang đóng góp doanh thu và thời gian được sử dụng vào việc gì? Toggl sẽ giúp bạn.

Báo cáo Trực tiếp và Ảnh chụp nhanh của Timely rất tiện lợi để cập nhật khách hàng theo thời gian thực, nhưng các tùy chọn tùy chỉnh của nó không mạnh mẽ bằng Toggl. Trung tâm phân tích của Toggl cung cấp các tiện ích tùy chỉnh và biểu đồ tương tác cho phép quản trị viên xây dựng bảng điều khiển phù hợp với quy trình làm việc của nhóm.

Tính năng #4: Thanh toán và lập hóa đơn

Cả Timely và Toggl Track đều hỗ trợ lập ngân sách, theo dõi bảng lương và xuất bảng chấm công, nhưng cách tiếp cận thanh toán của hai công cụ này khác nhau.

Toggl Track cung cấp khả năng kiểm soát chi tiết về mức giá tính phí, cho phép quản trị viên đặt mức giá theo dự án, thành viên nhóm hoặc mục nhập thời gian, lý tưởng để theo dõi lợi nhuận của dự án và quản lý ngân sách.

Nó cũng tích hợp với QuickBooks, Xero, FreshBooks và Zoho Books để đồng bộ hóa hóa đơn dễ dàng, nhưng việc tạo hóa đơn yêu cầu nhập liệu thủ công và chỉ có thể xuất dưới dạng PDF.

Mặt khác, Timely đơn giản hóa việc lập hóa đơn với tính năng tạo hóa đơn bằng một cú nhấp chuột, tự động tính tổng số tiền; không cần điều chỉnh thủ công hay công thức. Tất cả các ứng dụng của nó cũng đồng bộ hóa theo thời gian thực với QuickBooks, đảm bảo thanh toán và hóa đơn luôn được cập nhật mà không cần nỗ lực thêm.

Toggl Track vs. Timely trên Reddit

Chúng tôi đã tìm đến Reddit để xem người dùng thực tế nói gì về Timely và Toggl. Đúng như dự đoán, cả hai ứng dụng theo dõi thời gian này đều có những người hâm mộ trung thành và những người chỉ trích.

Ví dụ, người dùng Reddit Mudbiker trên r/prodcutivity đã khen ngợi sự dễ sử dụng của Toggl Track:

Trong thời gian bạn kiểm tra 13 ứng dụng khác nhau, bạn đã có thể học cách sử dụng Toggl. Tôi đã giới thiệu ứng dụng này cho một đồng nghiệp không rành về công nghệ, và họ đã có thể sử dụng ứng dụng này trong vòng chưa đầy 15 phút. Ứng dụng này cực kỳ đơn giản.

Mặt khác, người dùng Timely cũng rất hào hứng với trải nghiệm dễ dàng của ứng dụng này. Redditor daseighty trên r/androidapps viết:

Tôi thực sự thích sự đơn giản của Timely. Tất cả các công cụ khác mà tôi đã thử cho đến nay đều không thể so sánh được.

Một số người tin tưởng vào thiết lập trực quan của Toggl Track, trong khi những người khác lại đánh giá cao cách tiếp cận đơn giản, không cần can thiệp của Timely. Nhưng bất kể bạn thích công cụ nào, có một điều chắc chắn: theo dõi thời gian không nên là một việc phức tạp.

Và nếu cả hai công cụ đều không phù hợp, đừng lo lắng, luôn có lựa chọn khác!

Gặp gỡ ClickUp — Giải pháp thay thế tốt nhất cho Toggl Track và Timely

Toggl Track và Timely là những công cụ đáng tin cậy với tính năng theo dõi thời gian chính xác, nhưng nếu bạn cần nhiều hơn là chỉ theo dõi không giới hạn? Đó là lúc ClickUp —ứng dụng làm việc tất cả trong một — ra đời.

ClickUp không chỉ là một công cụ theo dõi thời gian; nó là ứng dụng làm việc toàn diện. Cho dù bạn đang theo dõi giờ làm việc có thể tính phí, lập kế hoạch công việc hay quản lý năng suất của nhóm, ClickUp sẽ giữ mọi thứ ở một nơi.

Dưới đây là cách ClickUp vượt trội hơn cả Timely và Toggl Track:

ClickUp vượt trội hơn #1: Tự động hóa việc phân chia thời gian và lập lịch qua Lịch ClickUp

Lịch ClickUp cung cấp một cách động để quản lý nhiệm vụ, thời hạn và cuộc hẹn tại một nơi. Sử dụng một loạt các tùy chọn có thể tùy chỉnh, bạn có thể giữ lịch trình của mình được tổ chức và phù hợp với quy trình làm việc của bạn.

Lịch ClickUp cung cấp:

ClickUp vượt trội hơn #2: Tích hợp tính năng theo dõi thời gian cho các nhiệm vụ và dự án của bạn

ClickUp Project time-tracking không chỉ là một ứng dụng theo dõi thời gian miễn phí. Không giống như Toggl Track và Timely, nó kết nối tính năng theo dõi thời gian với các tính năng quản lý công việc và dự án, báo cáo chi tiết và cộng tác nhóm, tất cả trong một nơi.

Với ClickUp, bạn sẽ có:

Vì giải pháp theo dõi tự động của ClickUp được tích hợp sẵn trong hệ thống quản lý dự án, bạn không chỉ ghi lại số giờ làm việc mà còn thu được những thông tin chi tiết cơ bản về năng suất. Nếu bạn cần một cách thông minh hơn để quản lý thời gian, ClickUp là lựa chọn phù hợp cho bạn.

ClickUp vượt trội hơn #3: Quản lý thời gian ClickUp

Theo dõi thời gian không nên giống như một công việc. Với ClickUp Time Management, bạn có thể bắt đầu và dừng đồng hồ bấm giờ từ mọi nơi — máy tính để bàn, thiết bị di động hoặc thậm chí trình duyệt của bạn.

Bạn có thể chuyển đổi giữa các công việc, ghi thời gian thủ công và xem chính xác từng phút đã trôi qua. Ngoài ra, tính năng ước lượng thời gian tích hợp đảm bảo kỳ vọng rõ ràng, để các thành viên trong nhóm luôn biết họ nên dành bao nhiêu thời gian cho mỗi công việc.

Cần lập kế hoạch trước? ClickUp cho phép bạn kiểm soát hoàn toàn lịch trình của mình với các chế độ xem như Lịch, Gantt, Dòng thời gian và Khối lượng công việc. Không còn vấn đề quản lý thời gian nữa!

Dễ dàng kéo và thả công việc, sắp xếp lại các công việc phụ thuộc và điều chỉnh ngày đáo hạn để dự án luôn đi đúng tiến độ. Với các tính năng quản lý thời gian dự án như bảng chấm công, theo dõi thời gian có thể tính phí và lập kế hoạch cột mốc, việc hoàn thành công việc đúng hạn chưa bao giờ dễ dàng đến thế.

ClickUp vượt trội hơn #4: Ước lượng thời gian của ClickUp

ClickUp giúp bạn phân chia ước lượng thời gian cho các thành viên trong nhóm cho các công việc và công việc con. Phân bổ thời gian phù hợp cho đúng người, theo dõi tiến độ và so sánh số giờ thực tế với số giờ ước lượng để cải thiện dự báo trong tương lai.

Cần cái nhìn tổng quan? Phần mềm giám sát nhân viên này tự động tổng hợp ước lượng thời gian để bạn luôn biết dự án sẽ mất bao lâu. Không còn phải vội vàng vào phút chót nữa.

Sử dụng chế độ xem Khối lượng công việc để cân bằng sức chứa, chế độ xem Lịch để lên lịch ước tính và chế độ xem Box để theo dõi tiến độ công việc. Ngoài ra, bạn có thể xuất dữ liệu để tạo báo cáo tùy chỉnh và luôn hoàn thành công việc trước thời hạn.

Đối với các nhóm muốn làm việc hiệu quả hơn, Mẫu ClickUp Time Box giúp đặt giới hạn thời gian công việc rõ ràng, giữ tập trung và giảm thiểu sự phân tâm.

Tải mẫu miễn phí

Chúng tôi sử dụng ClickUp để hợp tác với tất cả các nhóm trong việc triển khai các thay đổi mới, nêu vấn đề của người dùng và khắc phục bằng cách huy động nhóm phù hợp. Vì công cụ này cũng có tính năng theo dõi thời gian, nên rất dễ dàng theo dõi thời gian trên dòng thời gian.

Đang theo dõi thời gian? Hãy để ClickUp làm việc nặng nhọc

Toggl Track và Timely rất tốt để theo dõi thời gian, nhưng nếu bạn có thể thực sự kiểm soát thời gian thì sao? Các nghiên cứu cho thấy cần khoảng 23 phút để lấy lại sự tập trung sau khi bị gián đoạn, vì vậy chỉ theo dõi thời gian là không đủ.

Đó là lúc ClickUp ra đời. Đây là một hệ thống quản lý thời gian hoàn chỉnh, giúp bạn lập kế hoạch, theo dõi và tối ưu hóa công việc của mình tại một nơi. Khi nói đến ứng dụng năng suất, nó là không có đối thủ.

Bạn có thể đặt ước lượng thời gian, theo dõi khối lượng công việc của nhóm và sử dụng chế độ xem Lịch, Gantt hoặc Dòng thời gian để lên lịch công việc theo cách của bạn. Ngoài ra, với bảng chấm công và báo cáo tích hợp, bạn sẽ luôn có cái nhìn rõ ràng về thời gian của nhóm.

Tại sao chỉ theo dõi thời gian khi bạn có thể kiểm soát nó? Chuyển sang ClickUp và tận dụng từng giờ.