Notion vs. Asana: Công cụ năng suất nào tốt hơn?

Với các dự án ngày càng phức tạp, việc tìm kiếm công cụ năng suất phù hợp có thể quyết định thành công của nhóm bạn.

Hai công cụ chính liên tục được nhắc đến trong các cuộc hội thoại: Notion và Asana. Cả hai đều hứa hẹn sẽ thay đổi cách bạn làm việc, nhưng chúng tiếp cận năng suất từ các góc độ khác nhau.

Notion kết hợp tính linh hoạt với khả năng ghi chú mạnh mẽ, cho phép người dùng tạo bảng điều khiển, cơ sở dữ liệu và tài liệu cộng tác tùy chỉnh. Trong khi đó, Asana nổi trội trong quản lý công việc, cung cấp cho các nhóm các tính năng theo dõi, báo cáo và tích hợp mạnh mẽ.

Vậy, công cụ nào xứng đáng được bạn quan tâm? Điều đó tùy thuộc vào những gì bạn đang tìm kiếm.

Trong blog này, chúng tôi sẽ khám phá những điểm mạnh và điểm yếu của Notion và Asana, giúp bạn quyết định công cụ năng suất nào cuối cùng là phù hợp nhất với nhu cầu của nhóm bạn.

Notion là gì?

Theo Notion, đây là "một không gian duy nhất nơi bạn có thể suy nghĩ, viết và lập kế hoạch. " Cho dù bạn đang ghi lại ý tưởng, quản lý dự án hay điều hành toàn bộ công ty, Notion đều mang đến sự linh hoạt để bạn thực hiện theo cách mình muốn.

Một người dùng Notion gọi nó là " bộ não thứ hai." Đó là vì Notion giúp đơn giản hóa quy trình làm việc của họ bằng cách kết hợp các tính năng ghi chú, quản lý công việc và lập kế hoạch dự án:

Tính năng của Notion

Dưới đây là một số tính năng hữu ích nhất của Notion:

Tính năng #1: Không gian làm việc có thể tùy chỉnh và thực sự hiệu quả

Trong thế giới của các công cụ năng suất phù hợp với mọi người, Notion giống như một nền tảng quản lý dự án do chính bạn xây dựng. Người dùng có thể tạo dự án, quản lý công việc và thiết kế bảng điều khiển của riêng mình với cơ sở dữ liệu, bảng kanban và danh sách việc cần làm.

Tính năng #2: Bộ não thứ hai để ghi chú và quản lý kiến thức

Nếu bộ não của bạn giống như 72 tab trình duyệt đang mở, Notion cung cấp một không gian làm việc thống nhất, nơi bạn có thể ghi chú, lưu trữ nghiên cứu và sắp xếp mọi thứ gọn gàng. Từ các nhà thiết kế UX lưu trữ bản ghi nghiên cứu đến các nhà văn lên kế hoạch cho toàn bộ tiểu thuyết, người dùng đều yêu thích sự dễ dàng trong việc sắp xếp và truy xuất thông tin với các trang và cơ sở dữ liệu lồng nhau.

Tính năng #3: Notion AI: Trợ lý năng suất tích hợp sẵn của Notion

Tóm tắt giúp cuộc sống của chúng ta dễ dàng hơn. Notion AI giúp bạn thực hiện việc này bằng cách tóm tắt tài liệu, soạn thảo nội dung, tạo báo cáo và tự động hóa email theo dõi. Các công cụ này được thiết kế để hỗ trợ các công việc viết và tổ chức hàng ngày trong không gian làm việc của dự án.

Tính năng #4: Cộng tác liền mạch cho nhiều thành viên trong nhóm

Notion được thiết kế để hợp tác. Các nhóm có thể phân công công việc, theo dõi tiến độ dự án và dễ dàng liên lạc với nhau tại một nơi. Cho dù bạn đang xử lý nhiều dự án hay quản lý toàn bộ công ty, Notion đều hỗ trợ bạn với các bản cập nhật thời gian thực và các mẫu được chia sẻ.

Tính năng #5: Tích hợp với các công cụ khác

Thật khó để làm việc với một công cụ năng suất không tương thích với các công cụ khác. Notion tích hợp với Google Drive, Slack và các công cụ năng suất khác, đảm bảo nhóm của bạn không mất thời gian chuyển đổi giữa các ứng dụng chỉ để hoàn thành công việc.

Giá cả của Notion

Notion cung cấp một loạt các gói giá phù hợp cho cá nhân, nhóm nhỏ và doanh nghiệp lớn. Dưới đây là chi tiết:

Asana là gì?

Sứ mệnh của Asana rất đơn giản: "Làm việc trên Asana là cơ hội để giải quyết các vấn đề liên quan đến "công việc về công việc" cho các nhóm ở mọi nơi, có nghĩa là chúng tôi được tham gia vào tất cả các biểu mẫu tiến độ này, thay vì chỉ tập trung vào một biểu mẫu duy nhất. "

Những giá trị này thể hiện qua các tính năng sau mà Asana cung cấp:

Tính năng của Asana

Dưới đây là tổng quan về các tính năng phổ biến (và hữu ích) nhất của Asana:

Tính năng #1: Quản lý công việc giúp mọi thứ (và mọi người) đi đúng hướng

Asana cung cấp hệ thống quản lý công việc cho phép các nhóm phân công công việc, đặt ưu tiên và theo dõi tiến độ — tất cả ở một nơi. Không giống như một số công cụ quản lý dự án truyền thống, các công việc trong Asana có thể tồn tại trong nhiều dự án, do đó các nhóm khác nhau có thể cộng tác mà không cần lặp lại công việc.

Tính năng #2: Tự động hóa quy trình làm việc giúp tiết kiệm thời gian

Với các tính năng tự động hóa của Asana, các nhóm có thể thiết lập các quy tắc và kích hoạt tự động di chuyển công việc, phân công đồng nghiệp và gửi nhắc nhở.

Tính năng #3: Nhiều chế độ xem dự án cho sự linh hoạt tối đa

Asana cung cấp nhiều cách để xem dữ liệu dự án, bao gồm chế độ xem danh sách, bảng kanban, chế độ xem lịch và dòng thời gian kiểu Gantt. Cho dù bạn là người lập kế hoạch trực quan hay người yêu thích danh sách có cấu trúc, Asana cho phép bạn theo dõi các dự án theo cách phù hợp nhất với bạn.

Tính năng #4: Cộng tác nhóm liền mạch

Asana cung cấp một không gian làm việc hợp tác, nơi các thành viên trong nhóm có thể bình luận về công việc, đính kèm tệp và gắn thẻ đồng nghiệp trong thời gian thực. Người dùng thích việc có thể gửi công việc trực tiếp qua email đến Asana và tích hợp chúng với các công cụ như Google Drive, Slack và Salesforce, biến nó thành một không gian làm việc tất cả trong một thực sự.

Tính năng #5: Bảng điều khiển và báo cáo có thể tùy chỉnh

Bạn cần biết tiến độ dự án của mình đang diễn ra như thế nào? Asana cung cấp bảng điều khiển có thể tùy chỉnh và các công cụ báo cáo nâng cao để theo dõi các chỉ số quản lý dự án quan trọng. Điều này giúp các nhà quản lý dự án có cái nhìn rõ ràng về các công việc phụ thuộc lẫn nhau, thời hạn sắp tới và phân phối khối lượng công việc, để nhóm không bị bất ngờ.

Giá của Asana

Asana cung cấp nhiều gói giá cho cá nhân, nhóm nhỏ và doanh nghiệp lớn. Dưới đây là tất cả các gói:

Notion và Asana: So sánh tính năng

Cả Notion và Asana đều cung cấp các tính năng quản lý dự án mạnh mẽ và năng suất cao, nhưng cách tiếp cận tổ chức và hợp tác của hai công cụ này lại khác nhau.

Hãy phân tích các tính năng khóa và xem công cụ nào vượt trội hơn.

Tính năng #1: Quản lý dự án và công việc

Asana nổi trội trong quản lý công việc có cấu trúc với bảng Kanban, danh sách và chế độ xem dòng thời gian, giúp dễ dàng phân công công việc, thiết lập phụ thuộc và theo dõi tiến độ.

Mặt khác, Notion cung cấp không gian làm việc có thể tùy chỉnh với cơ sở dữ liệu nhúng có thể hoạt động như danh sách việc cần làm, bảng công việc và trung tâm kiến thức. Tuy nhiên, nó thiếu tính năng tự động hóa tích hợp của Asana cho các công việc phụ thuộc và nhắc nhở.

Tính năng #2: Cộng tác và giao tiếp trong nhóm

Notion cho phép các nhóm cộng tác trong thời gian thực trên các tài liệu, wiki và cơ sở dữ liệu. Bạn có thể gắn thẻ thành viên nhóm, để lại nhận xét và tích hợp các mẫu được chia sẻ.

Asana nâng tầm hợp tác với tính năng nhắn tin, quay video, bình luận công việc và thông báo thời gian thực tích hợp sẵn. Các nhóm cũng có thể tự động hóa cập nhật, đảm bảo mọi người luôn đồng bộ mà không cần nỗ lực thủ công thêm.

Tính năng #3: Tùy chỉnh và linh hoạt

Notion có tính linh hoạt vô song — người dùng có thể tạo bảng điều khiển tùy chỉnh, nhúng bảng tính và thiết kế quy trình công việc độc đáo phù hợp với nhu cầu của họ. Bạn có thể cấu trúc toàn bộ môi trường làm việc theo cách bạn muốn.

Không giống như Notion, Asana cứng nhắc hơn và có đường cong học tập dốc hơn với các mẫu dự án có cấu trúc, tự động hóa và công cụ báo cáo, giúp dễ dàng mở rộng quy mô mà không cần thiết lập thủ công nhiều.

Tính năng #4: Khả năng tự động hóa và AI

Notion AI tập trung vào tạo/lập nội dung hơn là tự động hóa quy trình làm việc. Nó xuất sắc trong việc tóm tắt ghi chú, tạo ý tưởng và tổ chức thông tin, nhưng thiếu mức độ tự động hóa quy trình làm việc như Asana.

Tính năng #5: Báo cáo và phân tích

Asana cung cấp các công cụ tự động hóa mạnh mẽ, cho phép người dùng thiết lập các công việc lặp lại, phụ thuộc, quy trình công việc tùy chỉnh và kích hoạt dựa trên quy tắc. Nó cũng bao gồm Asana Intelligence (thông tin chi tiết dựa trên AI), có thể đề xuất các mục tiêu thông minh hơn, tóm tắt công việc và cung cấp các đề xuất dự án.

Asana cung cấp các công cụ báo cáo nâng cao như bảng điều khiển tùy chỉnh, theo dõi tiến độ thời gian thực, quản lý khối lượng công việc và báo cáo dòng thời gian. Các nhóm có thể hình dung các điểm nghẽn và điều chỉnh khối lượng công việc dựa trên thông tin chi tiết.

Notion không có công cụ báo cáo tích hợp, nhưng người dùng có thể tạo bảng điều khiển tùy chỉnh với cơ sở dữ liệu được liên kết, trình theo dõi tiến độ và biểu đồ. Tuy nhiên, việc thiết lập phân tích trong Notion yêu cầu cấu hình thủ công, không giống như hệ thống báo cáo sẵn sàng sử dụng của Asana.

Notion vs. Asana trên Reddit

Khi so sánh Notion và Asana, phản hồi của người dùng từ Reddit cung cấp thông tin chi tiết quý giá về cách mọi người thực sự sử dụng, yêu thích hoặc gặp khó khăn với các công cụ này.

Trước hết, người dùng yêu thích tính linh hoạt và khả năng tích hợp nhiều không gian làm việc vào một hệ thống của Notion. Như một người dùng đã chỉ ra:

Notion đã tạo ra một công cụ mạnh mẽ giúp tôi phản ánh những gì trong đầu. Tôi có thể đi vào chi tiết và có cấu trúc, có một nơi để lưu trữ, bảng kanban hoặc wiki, tất cả ở cùng một nơi, cùng một lúc.

Tuy nhiên, có những đánh giá cho thấy người dùng cảm thấy choáng ngợp trước khả năng tùy chỉnh vô hạn của Notion và dành nhiều thời gian để cài đặt hệ thống hơn là hoàn thành công việc.

Vì khả năng tùy chỉnh vô hạn của nó, tôi thực sự không còn thời gian để làm những việc trong danh sách công việc tuyệt vời của mình.

Trong khi đó, người dùng Asana, đặc biệt là những người cần danh sách việc cần làm có cấu trúc với chức năng di động mạnh mẽ, thực sự đánh giá cao tính năng quản lý công việc cá nhân của nó.

Cá nhân tôi thấy rằng tôi thích sử dụng Asana hơn cho việc quản lý cá nhân. Ngoài công việc toàn thời gian, tôi còn có hàng triệu việc phải làm cùng một lúc và thành thật mà nói, tôi không biết mình đã làm thế nào trước khi tìm thấy Asana.

Tuy nhiên, giống như Notion, Asana cũng có những người chỉ trích, họ cảm thấy thất vọng với sự phức tạp của công cụ, thiếu các phương pháp hay nhất rõ ràng và hỗ trợ khách hàng giới hạn.

Sau một năm rưỡi sử dụng Asana Business, chúng tôi đã xây dựng một hệ thống ERP tuyệt vời cho công ty của mình trên Asana. Quá trình tìm hiểu cách sử dụng nền tảng này là một quá trình học hỏi vì không có hướng dẫn "Thực tiễn tốt nhất".

Gặp gỡ ClickUp — Giải pháp thay thế tốt nhất cho Notion và Asana

Notion và Asana là những công cụ năng suất đã chinh phục hàng nghìn người dùng.

Tuy nhiên, mỗi công cụ đều có những hạn chế:📌 Notion rất tuyệt vời để ghi chép ý tưởng, tạo nội dung dựa trên AI, sắp xếp trang và tùy chỉnh bảng điều khiển năng suất. Tuy nhiên, nó thiếu tính năng tự động hóa nâng cao và theo dõi khối lượng công việc của nhóm. 📌 Asana rất tuyệt vời để tự động hóa quy trình làm việc. Nó giúp các nhà quản lý xem ai đang quá tải công việc, phân phối lại công việc và theo dõi chúng, đồng thời cung cấp tích hợp sâu với các công cụ doanh nghiệp như Salesforce, Tableau và Power BI. Tuy nhiên, nó thiếu tính linh hoạt và tùy chỉnh mà Notion cung cấp.

Những tính năng còn thiếu này tạo ra khoảng cách trong năng suất, nhưng ClickUp — ứng dụng làm việc toàn diện — đã lấp đầy khoảng cách đó một cách hoàn hảo!

Và người dùng Reddit dường như cũng đồng ý:

Tôi thấy ClickUp hoạt động khá tốt. Nó linh hoạt hơn Asana rất nhiều, nhưng lợi ích mà tôi thích nhất là có thể giao nhiều nhiệm vụ cho nhiều người, giúp việc hợp tác trong công việc trở nên dễ dàng hơn.

Với ClickUp, bạn có được các công cụ năng suất, quản lý dự án và cộng tác, tất cả được tích hợp trong một nền tảng. Hãy nhanh chóng tìm hiểu những gì bạn có thể hoàn thành với ClickUp.

ClickUp vượt trội hơn #1: Quản lý dự án dựa trên AI

Bạn đang dẫn dắt một dự án ra mắt sản phẩm với nhiều nhóm, thời hạn và các yếu tố phụ thuộc. Thông thường, các nhóm quản lý dự án phải dành hàng giờ để điều phối công việc, theo dõi tiến độ và gửi thông tin cập nhật.

Với Nhiệm vụ ClickUp, tất cả điều này sẽ diễn ra tự động.

✅ Hệ thống phân tích khối lượng công việc của nhóm và phân phối lại công việc — không ai bị quá tải

✅ AI phát hiện sự chậm trễ hoặc tắc nghẽn và điều chỉnh thời hạn một cách linh hoạt để mọi việc diễn ra theo đúng kế hoạch

✅ Cập nhật trạng thái? ClickUp sẽ viết chúng cho bạn dựa trên dữ liệu dự án thời gian thực

✅ Hình dung dòng thời gian, theo dõi các phụ thuộc và điều chỉnh thời hạn trong thời gian thực

Với tính năng tự động hóa tích hợp sẵn, các công việc lặp đi lặp lại như phân công thành viên nhóm, cập nhật trạng thái hoặc kích hoạt thông báo có thể được thực hiện mà không cần động tay. Còn gì tuyệt vời hơn? Bạn có thể chuyển bài nộp/gửi biểu mẫu thành công việc ngay lập tức.

Để ngăn ngừa tình trạng kiệt sức, Chế độ xem khối lượng công việc của ClickUp cân bằng các nhiệm vụ trong nhóm của bạn, trong khi Bảng điều khiển ClickUp cung cấp thông tin chi tiết về KPI, tình trạng ngân sách và dòng thời gian giao hàng theo thời gian thực.

Trên thực tế, Mẫu quản lý dự án của ClickUp cho phép bạn trải nghiệm các tính năng đã đề cập mà không cần chuẩn bị hay đào tạo.

Tải mẫu miễn phí

Việc duy trì các dự án lớn, đa chức năng là một thách thức khi các nhóm phân tán trên các công cụ khác nhau và giao tiếp bị gián đoạn. Hiểu được thách thức này, mẫu này tập trung không giới hạn các công việc, dòng thời gian và sự hợp tác vào một nơi.

Với quy trình làm việc rõ ràng và tính năng theo dõi tự động, các nhóm sẽ luôn đồng bộ và không thể bỏ lỡ thời hạn.

ClickUp vượt trội hơn #2: Tài liệu được hỗ trợ bởi AI có khả năng thực thi

Notion rất tốt cho việc lập tài liệu, nhưng các trang tĩnh không giúp dự án tiến triển. Lý tưởng nhất là chúng nên kết nối với công việc và tự động hóa quá trình thực thi.

ClickUp Docs thông minh, hướng hành động và tích hợp sâu vào quy trình làm việc của bạn.

✅ Tạo tài liệu có cấu trúc, wiki và SOP trong vài giây

✅ Đánh dấu bất kỳ văn bản nào và chuyển đổi ngay thành công việc có thể giao và theo dõi

✅ Chỉnh sửa cùng nhau, để lại nhận xét và nhận bản tóm tắt cuộc thảo luận do AI tạo ra

✅ Liên kết kế hoạch dự án trực tiếp với công việc, tự động hóa và bảng điều khiển

Đây chỉ là những hàm cơ bản — ClickUp Docs còn hơn thế nữa.

Sử dụng các mẫu, trang lồng nhau và định dạng phong phú với các lệnh /Slash để nhanh chóng xây dựng mọi thứ, từ lộ trình đến sổ tay hướng dẫn khách hàng. Sử dụng bảng kéo thả, nhúng dấu trang, chèn biểu đồ và tạo nút để hướng dẫn người dùng qua nội dung tương tác. Và với Chế độ tập trung, việc viết lách không bị phân tâm trở nên dễ dàng.

Mọi thứ trong ClickUp Docs đều có thể tìm kiếm, bảo mật và dễ dàng chia sẻ — cho dù bạn đang làm việc riêng tư, với một nhóm hay với khách hàng bên ngoài. Và nhờ Docs Hub, toàn bộ thư viện trang, mẫu và tài nguyên của bạn luôn được sắp xếp gọn gàng và có thể truy cập ngay lập tức.

Tuy nhiên, nếu bạn là người quản lý dự án và muốn bắt đầu ngay lập tức, bạn có thể khám phá Mẫu Lịch trình Quản lý Dự án của ClickUp — nó đơn giản hóa việc lập kế hoạch bằng cách cung cấp dòng thời gian rõ ràng, danh sách công việc có cấu trúc và theo dõi thời gian thực để giữ cho các dự án được tổ chức và đúng tiến độ.

Ưu điểm thứ 3 của ClickUp: Khả năng AI của ClickUp

Chúng ta đã thảo luận một chút về AI, nhưng hãy đi sâu hơn để hiểu hơn về các trường hợp sử dụng và tác động của nó. Các công cụ AI khác thường chỉ tạo ra nội dung. ClickUp Brain tiến xa hơn — nó biến nội dung thành hành động.

Giả sử nhóm tiếp thị của bạn đang xây dựng chiến lược chiến dịch mới.

Trong Notion, bạn sẽ nhập ý tưởng vào một tài liệu.

Trong Asana, bạn sẽ tạo công việc theo cách thủ công.

Bạn đang sử dụng ClickUp? Bạn chỉ cần viết một lần, AI sẽ làm phần còn lại.

✅ ClickUp tạo ngay bản phác thảo chiến dịch với các mục tiêu, dòng thời gian và các kết quả chính cần đạt được

✅ AI chuyển đổi các điểm chiến lược thành mục hành động, phân công chúng cho các thành viên nhóm phù hợp

Bạn sẽ thực sự cảm nhận được tác động của ClickUp Brain khi thấy nó hoạt động. Trước hết, bạn sẽ nhận được nhiều hơn là những gợi ý thông minh. Bạn sẽ có một mạng lưới thần kinh hiểu không gian làm việc của bạn.

Hỏi các câu hỏi như "Tình hình chiến dịch quảng cáo quý 3 hiện tại thế nào?" hoặc "Ai chịu trách nhiệm kiểm tra SEO?"—và nhận câu trả lời tức thì, phù hợp với ngữ cảnh.

Ngoài ra, ClickUp Brain còn thay đổi cách các nhóm tương tác với công việc của họ bằng các tính năng như chuyển đổi giọng nói thành văn bản, tự động chặn thời gian và trợ lý viết tích hợp để kiểm tra chính tả và ngữ điệu.

Tại sao phải quản lý công việc trong hai ứng dụng khi ClickUp có thể làm tất cả trong một?

Quản lý dự án trên nhiều ứng dụng là kẻ thù của năng suất. Người dùng ClickUp hiểu rõ điều này, và đó chính là lý do họ chuyển sang sử dụng ClickUp. Andrea Park, Điều phối viên kinh doanh tại Spekit, đã diễn tả điều này một cách chính xác nhất:

ClickUp là giải pháp tốt nhất cho chúng tôi vì nó kết hợp nhiều công cụ quản lý dự án vào một. Từ Bản đồ Tư duy đến Tài liệu đến Sprint, ClickUp là một công cụ năng động để tổ chức các nhu cầu quản lý công việc của bất kỳ bộ phận nào và hiển thị trên toàn công ty.

Thay vì chuyển đổi giữa Notion để ghi chú, Asana để quản lý công việc và các ứng dụng khác để báo cáo, hãy sử dụng ClickUp, một công cụ quản lý dự án chuyên dụng giúp tập trung mọi thứ vào một nơi. Với hơn 15 chế độ xem công việc, tự động hóa AI tích hợp và tích hợp sâu, ClickUp đơn giản hóa việc quản lý công việc, theo dõi mục tiêu, hợp tác nhóm và báo cáo.

Tạo tài khoản miễn phí và kết nối mọi người, nội dung và công cụ của bạn trong một hệ thống thông minh với ClickUp.