Notion vs Apple Notes: Ứng dụng ghi chú nào tốt hơn?

Một thập kỷ trước, việc ghi chú rất đơn giản. Bạn chỉ cần lấy bút, viết lên giấy hoặc gõ nhanh vài dòng ghi nhớ trên điện thoại.

Ngày nay, các ứng dụng kỹ thuật số đang thay đổi cách chúng ta thu thập, sắp xếp và truy xuất thông tin. Các ứng dụng ghi chú như Notion và Apple Notes là trung tâm của sự phát triển này.

Nhưng ứng dụng nào phù hợp với bạn? Bạn cần một không gian gọn gàng, không bị phân tâm để ghi chép những ý tưởng hàng ngày hay một hệ thống đầy đủ tính năng để sắp xếp dự án, theo dõi mục tiêu và cộng tác?

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ so sánh Notion và Apple Notes, thảo luận về điểm mạnh và điểm yếu của chúng, đồng thời so sánh các tính năng, khả năng sử dụng và các trường hợp sử dụng tốt nhất. Nếu cả hai đều không phù hợp, chúng tôi sẽ thảo luận về ClickUp, một lựa chọn thay thế vượt trội hơn cả hai!

Notion là gì?

Notion là một nền tảng năng suất mô-đun kết hợp ghi chú, cơ sở dữ liệu và quản lý dự án vào một giao diện duy nhất. Được thiết kế cho cá nhân, nhóm và doanh nghiệp, Notion cho phép bạn tạo quy trình công việc có cấu trúc, kết nối thông tin liên quan và cộng tác trong thời gian thực.

Hệ thống kiểu khối của Notion khiến nó trở nên độc đáo, trong đó mọi nội dung (văn bản, hình ảnh, danh sách kiểm tra hoặc cơ sở dữ liệu) là một đơn vị có thể di chuyển và tùy chỉnh.

Tính năng của Notion

Điểm mạnh lớn nhất của Notion nằm ở tính linh hoạt. Ứng dụng này không ép người dùng phải tuân theo một cấu trúc cứng nhắc. Thay vào đó, bạn có thể tạo trang, liên kết thông tin và sắp xếp dữ liệu theo ý muốn. Dưới đây là phân tích chi tiết về các tính năng cốt lõi của ứng dụng:

Tính năng #1: Trang và khối có thể tùy chỉnh

Không giống như các ứng dụng ghi chú truyền thống, các khối của Notion khiến nó trở nên độc đáo. Bằng cách sắp xếp lại nội dung, bạn có thể biến bất kỳ trang nào thành bảng điều khiển cá nhân có thể tùy chỉnh.

Bạn có thể:

Ví dụ: thay vì danh sách công việc tĩnh, bạn có thể biến trang Notion thành bảng Kanban, lịch hoặc bảng hoàn toàn tương tác.

Tính năng #2: Cơ sở dữ liệu, bảng và tổ chức nâng cao

Nếu bạn cần hơn một ứng dụng ghi chú cơ bản, hệ thống cơ sở dữ liệu của Notion sẽ đáp ứng nhu cầu của bạn. Tạo bảng, danh sách và bảng với các tùy chọn sắp xếp, lọc và gắn thẻ nâng cao ngay trong trang Notion.

Bạn có thể:

Điều này làm cho Notion trở nên hoàn hảo để quản lý các dự án phức tạp, đặc biệt là khi làm việc với một nhóm.

Tính năng #3: Cộng tác và không gian làm việc nhóm

Mời thành viên nhóm tham gia không gian làm việc chung. Phân công công việc và để lại nhận xét trên trang để thu hút sự chú ý của họ. Bạn cũng có thể đặt các cấp quyền truy cập khác nhau (người xem, trình chỉnh sửa, quản trị viên), theo dõi các thay đổi với lịch sử phiên bản và ping đồng nghiệp trong nhận xét và thảo luận.

Tính năng #4: Mẫu và tích hợp bên thứ ba

Các mẫu có sẵn của Notion giúp đơn giản hóa quá trình thiết lập, cung cấp các cấu trúc sẵn sàng cho lịch nội dung, trình theo dõi dự án và hệ thống CRM. Nó cũng tích hợp với các công cụ như Slack, Lịch Google và Zapier để tự động hóa quy trình làm việc.

Giá cả của Notion

Apple Notes là gì?

Apple Notes là ứng dụng ghi chú mặc định được cài đặt sẵn trên iPhone, iPad và Mac. Ứng dụng này được thiết kế để đơn giản và truy cập nhanh, tập trung vào tốc độ, dễ sử dụng và tích hợp sâu vào hệ sinh thái Apple.

Ứng dụng này hữu ích cho những người dùng cần một cách nhanh chóng, đơn giản để ghi lại ý tưởng, tạo danh sách kiểm tra và sắp xếp ghi chú với nỗ lực tối thiểu. Mọi thứ được đồng bộ hóa tự động qua iCloud, khiến nó trở thành một giải pháp hoàn hảo cho người dùng Apple.

Tính năng của Apple Notes

Mặc dù Apple Notes đơn giản hơn Notion, nhưng nó vẫn tích hợp các tính năng mạnh mẽ để ghi chú hàng ngày.

Tính năng #1: Đồng bộ iCloud liền mạch trên các thiết bị

Apple Notes tự động đồng bộ hóa ghi chú của bạn trên tất cả các thiết bị Apple, đảm bảo rằng mọi thứ bạn viết trên iPhone sẽ ngay lập tức có sẵn trên iPad và Mac. Bạn có thể truy cập ghi chú của mình ngoại tuyến và sao lưu lên iCloud. Ứng dụng này cũng hoạt động với Siri để ghi chú bằng giọng nói.

Tính năng #2: Hỗ trợ viết tay, phác thảo và Apple Pencil

Đối với những người thích viết tay hơn gõ phím, Apple Notes cung cấp các công cụ vẽ bản phác thảo gốc và hỗ trợ Apple Pencil đầy đủ trên iPad.

Điều này cho phép bạn:

Đây là một lợi thế đáng kể cho sinh viên, nghệ sĩ và các chuyên gia muốn có trải nghiệm ghi chú tự nhiên.

Tính năng #3: Ghi chú an toàn và tính năng bảo mật

Apple Notes vượt xa chức năng ghi chú cơ bản bằng cách cung cấp mã hóa đầu cuối và các tùy chọn bảo mật nâng cao. Bạn có thể ẩn các ghi chú đã khóa khỏi kết quả tìm kiếm. Bạn cũng có thể khóa các ghi chú nhạy cảm bằng Face ID, Touch ID hoặc mật khẩu.

Điều này làm cho nó trở thành một lựa chọn an toàn để lưu trữ mật khẩu, tài liệu bí mật và suy nghĩ cá nhân.

Tính năng #4: Tổ chức thông minh và tìm kiếm nâng cao

Mặc dù Apple Notes không cung cấp tính năng tổ chức theo kiểu cơ sở dữ liệu như Notion, nhưng nó có các tính năng tìm kiếm thông minh thú vị:

Những tính năng này làm cho Apple Notes mạnh mẽ hơn một ứng dụng ghi chú cơ bản trong khi vẫn giữ cho mọi thứ trực quan và nhẹ nhàng.

Giá Apple Notes

Apple Notes là miễn phí, nhưng nó dựa vào lưu trữ iCloud, có thể yêu cầu nâng cấp trả phí:

Notion vs Apple Notes: So sánh tính năng

Cả Notion và Apple Notes đều có vẻ như là những nền tảng để ghi chép ý tưởng của bạn.

Cả hai ứng dụng này đều có thể làm được điều đó và hơn thế nữa, nhưng theo những cách khá khác nhau. Dưới đây là một cái nhìn nhanh về các tính năng và điểm khác biệt của chúng.

Bây giờ khi bạn đã có cái nhìn tổng quan về cả hai nền tảng, hãy so sánh chúng chi tiết:

Tính năng #1: Tổ chức và cấu trúc

Điểm mạnh nhất của Notion là khả năng tùy chỉnh và tổ chức có cấu trúc. Mỗi trang trong Notion hoạt động như một không gian làm việc kỹ thuật số, nơi người dùng có thể lồng các trang con, liên kết nội dung có liên quan và phân loại thông tin bằng cơ sở dữ liệu, thẻ và bộ lọc. Ứng dụng này lý tưởng cho những ai muốn có một hệ thống ghi chú, công việc và dự án có cấu trúc cao.

Mặt khác, Apple Notes sử dụng hệ thống dựa trên thư mục đơn giản hơn. Bạn có thể tạo thư mục và thư mục con, đồng thời sử dụng thẻ để phân loại ghi chú. Tuy nhiên, ứng dụng này thiếu các công cụ tổ chức nâng cao của Notion, như cơ sở dữ liệu liên kết và bảng điều khiển tương tác.

Tính năng #2: Dễ sử dụng và tốc độ

Apple Notes được cài đặt sẵn trên các thiết bị Apple, mở ngay lập tức và cho phép bạn bắt đầu gõ ngay. Các tính năng như Ghi chú nhanh, tích hợp Siri và hỗ trợ Apple Pencil giúp ứng dụng này trở nên dễ sử dụng hơn.

Notion có một quá trình học tập. Hệ thống dựa trên khối của nó, mặc dù rất linh hoạt, nhưng cần một số thiết lập. Người dùng mới có thể cảm thấy choáng ngợp bởi số lượng tùy chọn tùy chỉnh, mẫu Notion và công cụ định dạng.

Tính năng #3: Cộng tác và chia sẻ

Notion được thiết kế cho sự hợp tác nhóm. Nó cho phép người dùng chia sẻ ghi chú và trang, phân công công việc, để lại nhận xét và thiết lập quyền truy cập. Nó được sử dụng rộng rãi cho các dự án nhóm, lập kế hoạch nội dung và cơ sở kiến thức công ty.

Apple Notes cho phép chia sẻ ghi chú cơ bản, nhưng không giống như các ứng dụng thay thế Notion khác , tính năng này bị giới hạn. Bạn có thể mời người khác cộng tác trên một ghi chú, nhưng không có các tính năng nâng cao như bình luận, lịch sử phiên bản hoặc quyền truy cập dựa trên vai trò.

Tính năng #4: Định dạng và tùy chỉnh

Notion cung cấp định dạng văn bản phong phú, cho phép người dùng thêm tiêu đề, dấu đầu dòng, danh sách số và thậm chí cả đoạn mã. Bạn có thể chèn cơ sở dữ liệu, bảng, danh sách kiểm tra và nhúng để tạo bố cục tùy chỉnh cao.

Apple Notes có các định dạng cơ bản — in đậm, in nghiêng, danh sách kiểm tra và dấu đầu dòng.

Tính năng #5: Đa phương tiện và ghi chú viết tay

Apple Notes hỗ trợ ghi chú viết tay, phác thảo bằng Apple Pencil và quét tài liệu. Ứng dụng này hoàn hảo để vẽ nguệch ngoạc, chú thích PDF hoặc ghi chú viết tay trên iPad.

Notion không hỗ trợ nhập liệu bằng tay hoặc Apple Pencil. Ứng dụng này cho phép người dùng nhúng hình ảnh, video và tệp tin mà không cần công cụ vẽ hoặc phác thảo.

Tính năng #6: Có sẵn trên nhiều nền tảng

Notion có sẵn trên Mac, Windows, iOS, Android và trình duyệt web, giúp bạn có thể truy cập trên nhiều thiết bị.

Apple Notes là ứng dụng độc quyền của hệ sinh thái Apple. Ứng dụng này hoạt động trên Mac, iPhone và iPad nhưng không có ứng dụng gốc cho Windows hoặc Android.

Notion vs Apple Notes trên Reddit

Người dùng Reddit có ý kiến mạnh mẽ về Apple Notes và Notion, được hình thành bởi nhu cầu và quy trình làm việc cụ thể của họ.

Trong khi Notion được ca ngợi vì các công cụ tổ chức mạnh mẽ, Apple Notes được coi là một công cụ tuyệt vời vì sự đơn giản và dễ sử dụng. Đây là một vấn đề quan trọng đối với những người dùng muốn có một giải pháp ghi chú đơn giản.

Một người dùng Reddit đã tóm tắt khá hay trong r/notion:

Đối với quy trình làm việc của mình, tôi sử dụng Apple Notes để ghi nhanh những việc cần làm để không bị gián đoạn luồng công việc khi sử dụng các công cụ khác. Bất cứ thứ gì cần chia sẻ, lưu trữ hoặc cần chú ý đặc biệt đều được chuyển vào Notion. Nếu tôi không cần sử dụng ghi chú đó nữa sau một ngày và/hoặc chỉ cần một bản ghi nhanh, tôi chỉ sử dụng Apple Notes.

Tính linh hoạt của Notion là điểm thu hút chính đối với những người dùng cần tổ chức có cấu trúc, cung cấp cơ sở dữ liệu, trang lồng nhau và mẫu ghi chú. Dưới đây là những gì một người dùng đã đề cập trong r/notion:

Notion tạo ra những ghi chú rất đẹp mắt… Nó tương tự như những gì tôi đang làm trong Evernote – tạo bảng sự kiện, với các liên kết đến ghi chú chi tiết hơn – nhưng nó làm điều đó tự động và tốt hơn rất nhiều.

Tuy nhiên, một số người cho rằng ứng dụng này yêu cầu quá nhiều thiết lập và có thể gây mất tập trung.

Ngược lại, Apple Notes được yêu thích nhờ cấu trúc tối giản, dựa trên thư mục. Một người dùng đã chỉ ra trong r/AppleNotesGang,

Tôi có thể dễ dàng tạo "ghi chú dán" để ghi chú và chuyển chúng vào một cửa sổ nhỏ, sau đó mở cửa sổ đó trong một cửa sổ riêng biệt. Việc này khó hơn RẤT NHIỀU trong OneNote do khung vẽ vô hạn. & Ứng dụng Sticky Notes của Windows không đồng bộ với ứng dụng OneNote Desktop, vì vậy tôi thậm chí không thể sử dụng chúng. Tôi phải đăng nhập vào web chỉ để xem chúng (nếu không, tôi sẽ sử dụng chúng).

Gặp gỡ ClickUp — Giải pháp thay thế tốt nhất cho Notion và Apple Notes

Cả Notion và Apple Notes đều phục vụ tốt mục đích của mình, nhưng chúng cũng có những giới hạn.

ClickUp, ứng dụng làm việc toàn diện, mang đến những tính năng tốt nhất của cả hai ứng dụng — sự linh hoạt của Notion và sự dễ sử dụng của Apple Notes — đồng thời giới thiệu tính năng tự động hóa dựa trên AI, bản đồ tư duy và tích hợp công việc liền mạch.

Trước khi sử dụng ClickUp, chúng tôi làm việc trên hai công cụ riêng biệt. Việc phải thường xuyên chuyển đổi giữa công cụ quản lý nhiệm vụ và công cụ tài liệu khiến nhóm của chúng tôi làm việc kém hiệu quả.

ClickUp vượt trội hơn #1: Tài liệu ClickUp

Notion được biết đến với không gian làm việc mô-đun, nơi bạn có thể tạo ghi chú, wiki và cơ sở dữ liệu có cấu trúc. Tuy nhiên, việc cài đặt và duy trì cấu trúc này đòi hỏi nhiều nỗ lực, đặc biệt là khi làm việc trên các dự án lớn.

ClickUp Docs loại bỏ sự cản trở đó bằng cách cho phép bạn:

Không giống như hệ thống thư mục cơ bản của Apple Notes, ClickUp Docs cung cấp liên kết sâu, định dạng nâng cao và cộng tác thời gian thực, khiến nó trở thành một sự thay thế mạnh mẽ cho Apple Notes.

ClickUp vượt trội hơn #2: ClickUp Brain

Một trong những việc lãng phí thời gian nhất trong việc ghi chú là tổ chức và tóm tắt nội dung thủ công. Notion phụ thuộc nhiều vào cấu trúc thủ công, trong khi Apple Notes thiếu các tính năng tìm kiếm và tổ chức nâng cao.

ClickUp còn tiến xa hơn với ClickUp Brain, với các tính năng:

ClickUp vượt trội hơn #4: ClickUp Notepad

Apple Notes rất tốt để ghi chú nhanh, bình thường nhưng không thể tích hợp với các công việc hoặc sắp xếp ghi chú ngoài các thư mục đơn giản. ClickUp Notepad đảm bảo rằng mọi thông tin có thể được kết nối với quy trình làm việc hoặc dự án rộng hơn bằng cách:

ClickUp vượt trội hơn #4: ClickUp AI Notetaker

Việc ghi chú trở nên hiệu quả gấp 10 lần với AI Notetaker của ClickUp — một công cụ được thiết kế để biến những ghi chép lộn xộn sau cuộc họp thành những thông tin rõ ràng, có thể hành động được.

Dưới đây là cách nó giúp bạn:

ClickUp vượt trội hơn #5: Bản đồ Tư duy ClickUp

Notion hỗ trợ sơ đồ cơ bản và tổ chức trực quan nhưng yêu cầu tích hợp bên thứ ba để tạo bản đồ tư duy phù hợp cho việc ghi chú. Ngược lại, Apple Notes không cung cấp công cụ cấu trúc trực quan.

ClickUp thay đổi điều này với Bản đồ Tư duy ClickUp tích hợp, cho phép bạn:

Đối với những ai có tư duy trực quan, ClickUp Mind Maps mang lại lợi thế so với ứng dụng ghi chú văn bản truyền thống.

ClickUp vượt trội hơn #5: Tìm kiếm kết nối của ClickUp

Chức năng tìm kiếm là một trong những khía cạnh gây khó chịu nhất của Notion và Apple Notes. Apple Notes dựa trên khớp từ khóa cơ bản, không hiệu quả khi bạn có hàng trăm ghi chú. Chức năng tìm kiếm của Notion cực kỳ chậm trong không gian làm việc lớn.

ClickUp khắc phục vấn đề này với ClickUp Connected Search, có các tính năng sau:

Với ClickUp, bạn không còn phải mất thời gian tìm kiếm trong các ghi chú hoặc dựa vào thẻ để sắp xếp thông tin — mọi thứ đều trong tầm tay bạn khi cần.

ClickUp vượt trội hơn #6: Quản lý kiến thức ClickUp

Notion thường được sử dụng như một hệ thống quản lý kiến thức, nhưng việc duy trì nó đòi hỏi nỗ lực thủ công — tạo cơ sở dữ liệu, liên kết các trang và cấu trúc không gian làm việc. Apple Notes thậm chí không cố gắng cung cấp quản lý kiến thức có cấu trúc.

Hệ thống Quản lý Kiến thức của ClickUp đơn giản hóa việc này bằng cách cung cấp:

Điều này có nghĩa là bạn sẽ được hưởng lợi từ khả năng tổ chức sâu rộng của Notion mà không cần phải mất thời gian duy trì nó liên tục.

ClickUp vượt trội hơn #7: Nhiệm vụ ClickUp biến ghi chú thành mục hành động

Một nhược điểm lớn của Notion là mặc dù cho phép cộng tác, nhưng nó không được thiết kế để quản lý và theo dõi công việc. Trong khi đó, Apple Notes không hỗ trợ cộng tác ngoài việc chia sẻ đơn giản. Tuy nhiên, ClickUp coi việc ghi chú là một phần của hệ sinh thái năng suất lớn hơn

Với nhiệm vụ ClickUp và các công cụ cộng tác, bạn có thể:

Tạo ghi chú phù hợp với công việc của bạn. Nâng cấp với ClickUp

Notion và Apple Notes đều phục vụ mục đích của mình nhưng cũng có những điểm hạn chế.

Notion có khả năng tùy chỉnh cao nhưng yêu cầu thiết lập thủ công và bảo trì liên tục để duy trì sự tổ chức. Apple Notes đơn giản và nhanh chóng nhưng thiếu chiều sâu, tính năng cộng tác và tìm kiếm nâng cao.

Nếu bạn cảm thấy thất vọng vì những giới hạn này, đã đến lúc bạn nên tìm kiếm một ứng dụng ghi chú khác và chuyển sang một trung tâm năng suất được kết nối hoàn toàn.

ClickUp là một giải pháp trực quan hơn, giúp thu hẹp khoảng cách giữa việc ghi chú và chuyển đổi chúng thành các mục hành động. Tại sao chỉ ghi chú khi bạn có thể làm được nhiều hơn thế với một ứng dụng?

Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay!