Bạn cần có sự tham gia của tất cả mọi người khi quản lý nhiều dự án hoặc thực hiện các công việc phức tạp. Điều này giúp công việc trở nên dễ dàng hơn, mang lại kết quả tốt hơn và giúp bạn hoàn thành công việc đúng tiến độ.
Nhưng để làm được điều này, trước tiên bạn cần đảm bảo tất cả thành viên trong nhóm đều hiểu rõ công việc và luôn có quyền truy cập vào thông tin mới nhất. Điều này giúp nhóm làm việc cùng nhau để tìm ra các giải pháp sáng tạo, chia sẻ ý tưởng và mang lại nhiều góc nhìn khác nhau.
Sẽ có những trường hợp, thay vì dựa vào các email CC và chuyển tiếp vô tận, bạn chỉ muốn chia sẻ một ghi chú nhanh với thành viên trong nhóm: một bản cập nhật ngắn, một lời nhắc nhở nhanh hoặc một ghi chú giải thích đơn giản. Điều này dễ dàng và nhanh chóng hơn nhiều.
Trong bài viết này, chúng tôi chia sẻ một số mẹo và thủ thuật để chia sẻ ghi chú và cộng tác như một chuyên gia.
Các tình huống phổ biến khi chia sẻ ghi chú
Các thành viên trong nhóm luôn chia sẻ ghi chú và tin nhắn với nhau. Họ thảo luận về những nội dung được nhấn mạnh trong cuộc họp, chia sẻ ý kiến, cung cấp bối cảnh cho một số công việc, thảo luận về các cập nhật hoặc đơn giản là cung cấp phản hồi.
Dưới đây là một số tình huống phổ biến nhất để chia sẻ ghi chú.
- Sau cuộc họp nhóm: Tạo bản tóm tắt nhanh về nội dung cuộc họp để xem lại các điểm chính đã thảo luận và thực hiện các mục công việc cụ thể
- Cộng tác trong các dự án: Cung cấp phản hồi về công việc, phát triển ý tưởng và đưa ra các giải pháp sáng tạo
- Cuộc họp với khách hàng: Xác nhận các điểm đã thảo luận, ghi lại yêu cầu của khách hàng, thêm bối cảnh và đánh dấu các công việc quan trọng
- Tạo/lập nội dung: Ghi chép và chia sẻ ý tưởng, phối hợp công việc, lập danh sách kết quả nghiên cứu và hướng dẫn để cung cấp đủ thông tin cơ bản cho các thành viên trong nhóm
- Các nhóm đa chức năng: Làm rõ các chủ đề phức tạp, trao đổi ý tưởng từ các chức năng khác nhau và ghi lại công việc, thời hạn và người được giao trong một thư mục chung
- Hỗ trợ khách hàng: Ghi lại các tương tác với khách hàng trên một phiếu yêu cầu cụ thể, phối hợp nội bộ để tìm cách giải quyết khiếu nại tốt nhất và truyền thông tin giữa các nhân viên đang xử lý truy vấn của khách hàng
Đọc thêm: 5 chiến lược để ghi chú tốt hơn và hiệu quả hơn
Phương pháp chia sẻ ghi chú
Nếu bạn tưởng tượng mình đang ghi chép vội vàng những ý tưởng và suy nghĩ khi nghĩ đến việc chia sẻ ghi chú, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng một chiến lược ghi chú hiệu quả hơn. Ghi chú và danh sách công việc không rõ ràng là nguyên nhân cản trở giao tiếp hiệu quả và có thể dẫn đến nhiều hiểu lầm.
Dưới đây là một số phương pháp hiệu quả bạn có thể sử dụng để ghi chú rõ ràng và súc tích.
- Phương pháp phác thảo: Ý tưởng được trình bày bằng cấu trúc phân cấp. Ý tưởng chính được đặt ở đầu cấu trúc. Các chủ đề phụ và chi tiết hỗ trợ phân nhánh từ ý tưởng chính. Toàn bộ biểu đồ giống như một cái cây với các nhánh và là cách tốt nhất để thể hiện luồng thông tin khi giải thích một khái niệm
- Phương pháp lập bản đồ tư duy: Một phương pháp ghi chú trực quan trong đó chủ đề chính được đặt ở giữa và nhiều đường thẳng tỏa ra từ chủ đề chính thể hiện các ý tưởng có liên quan. Phương pháp ghi chú bằng bản đồ tư duy rất hữu ích để hiểu các khái niệm khác nhau có liên quan với nhau như thế nào
- Phương pháp biểu đồ: Các ghi chú riêng lẻ được sắp xếp thành bảng. Phương pháp này rất phù hợp khi bạn muốn so sánh một bộ thông tin với bộ thông tin khác. Bảng có thể có nhiều hàng và cột để giúp bạn sắp xếp nhiều ý tưởng và phát hiện các mẫu
- Phương pháp Cornell: Phương pháp này cũng sử dụng bảng để sắp xếp ý tưởng nhưng theo cách hơi khác. Phương pháp ghi chú Cornell có ba cột. Cột bên trái đại diện cho ý tưởng, cột giữa bao gồm các gợi ý để ghi nhớ ý tưởng và cột bên phải chứa tóm tắt nhanh các điểm chính liên quan đến ý tưởng
Dưới đây là một ví dụ nhanh về cách sử dụng phương pháp Cornell để ghi chú cuộc họp.
| Ghi chú | Gợi ý | Tóm tắt |
|---|---|---|
| Tăng cường nhận thức về thương hiệuTạo ra các khách hàng tiềm năng mới thông qua các kênh mạng xã hội | Mục tiêu chiến dịch | Tăng nhận thức về thương hiệu lên 15% và cải thiện việc tạo khách hàng tiềm năng từ các kênh mạng xã hội lên 20% |
| Tóm tắt các tính năng của sản phẩmCung cấp giảm giá trong thời gian giới hạnNhấn mạnh khả năng sử dụng trên nhiều nền tảng | Thông điệp chính | Nhấn mạnh các điểm bán hàng độc đáo của sản phẩm và khuyến khích người dùng dùng thử |
| Kênh mạng xã hội: Instagram và YouTubeBản tin hàng thángBài viết, tài liệu chuyên sâu, sách điện tử | Kênh quảng cáo | Tận dụng các kênh truyền thông xã hội hiện có và sử dụng email marketing và tạo/lập nội dung để tăng phạm vi tiếp cận khách hàng |
| Mạng xã hội: 10.000 đô la Email: 5.000 đô la Tạo/lập nội dung: 15.000 đô la | Phân bổ ngân sách | Tổng ngân sách 30.000 đô la sẽ được phân phối cho nhiều sáng kiến dựa trên kênh |
💡Mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn đang chuẩn bị cho một cuộc họp, hãy sử dụng phương pháp ghi chú theo dàn ý để ghi lại những điểm chính cần được đề cập. Điều này sẽ giúp các cuộc thảo luận giữa bạn và nhóm của bạn trở nên ý nghĩa và hiệu quả hơn.
Ứng dụng để chia sẻ ghi chú
Bạn có biết rằng bạn có thể dễ dàng chia sẻ ghi chú bằng các công cụ và nền tảng mà bạn sử dụng hàng ngày cho công việc? Đọc tiếp để tìm hiểu cách các ứng dụng như Tài liệu Google, Dropbox và thậm chí iPhone của bạn có thể được sử dụng để chia sẻ ghi chú.
- Tài liệu Google: Chỉ cần mở một tài liệu Google mới và bắt đầu thêm ghi chú của bạn bằng bất kỳ phương pháp nào nêu trên. Định dạng tài liệu theo ý muốn, thêm @đề cập để gắn thẻ người và sử dụng nhận xét để để lại phản hồi. Khi hoàn thành, chia sẻ ghi chú với các thành viên trong nhóm. Sử dụng nút chia sẻ để quản lý quyền truy cập chỉnh sửa để chỉ một số thành viên trong nhóm có thể sửa đổi tài liệu của bạn. Theo dõi các phiên bản trước của tài liệu, các chỉnh sửa và hoạt động khác của thư mục bằng cách xem lịch sử phiên bản
- Microsoft OneNote: Tải xuống ứng dụng Ghi chú và tạo một Sổ ghi chú mới. Sử dụng 'phần' để chia sổ ghi chú và định dạng ghi chú của bạn. Phác thảo ý tưởng của bạn để rõ ràng hơn và làm việc cộng tác trong ứng dụng. Với tính năng chuyển đổi giọng nói thành văn bản, bạn có thể ghi chú mà không cần dùng tay. Bạn cũng có thể định cấu hình cài đặt chia sẻ để mời mọi người cộng tác hoặc nhấn 'xóa' để giới hạn quyền truy cập chỉnh sửa
- Google Keep: Ghi chú và tạo danh sách bằng ứng dụng ghi chú của Google. Tải xuống ứng dụng này trên điện thoại di động, máy tính bảng hoặc máy tính để bàn, sắp xếp ý tưởng và đặt nhắc nhở cho các công việc quan trọng. Thêm ghi chú quan trọng trực tiếp vào Tài liệu Google để mọi người có quyền truy cập tài liệu đều có thể xem. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các ứng dụng ghi chú khác để có bộ tính năng nâng cao hơn
- iPhone: Ghi nhanh ý tưởng rất tiện lợi với Ghi chú trên iPhone. Chọn thư mục Ghi chú trong iCloud để mở ghi chú mới. Sắp xếp ý tưởng của bạn trên ghi chú iCloud bằng bảng và danh sách kiểm tra cho các danh sách việc cần làm quan trọng. Bạn thậm chí có thể tải lên hình ảnh, bản phác thảo hoặc tài liệu đã quét để thêm thông tin chi tiết. Lưu trữ ghi chú của bạn trong thư mục iCloud
- Dropbox Paper: Ứng dụng ghi chú của Dropbox được thiết kế cho các nhóm để cho phép cộng tác thời gian thực. Thêm người được giao nhiệm vụ vào các mục hành động cùng với ngày đáo hạn trong ghi chú được chia sẻ. Ứng dụng này cũng cho phép bạn nhúng video, hình ảnh và tệp vào tài liệu của mình để tham khảo
💡Mẹo chuyên nghiệp: Khắc phục tình trạng quá tải thông tin bằng cách sắp xếp các chi tiết quan trọng bằng các phương pháp ghi chú . Điều này rất hữu ích để nắm bắt các khái niệm quan trọng, giúp bạn không bao giờ bỏ lỡ nội dung chính của cuộc thảo luận.
Cách chia sẻ ghi chú bằng ClickUp
Các phương pháp chúng tôi đã thảo luận ở trên rất hữu ích cho việc chia sẻ ghi chú của bạn. Nhưng hãy để chúng tôi chỉ cho bạn cách làm tốt hơn nữa với các tính năng ghi chú và cộng tác thú vị của ClickUp.
1. Sắp xếp thông tin một cách nhanh chóng
Sử dụng ClickUp Docs để tạo ghi chú có cấu trúc đẹp mắt với các tính năng chỉnh sửa phong phú. Chọn từ các tùy chọn định dạng có sẵn để thêm phần, dấu đầu dòng và đoạn văn để sắp xếp thông tin dễ dàng. Bạn cũng có thể mời các thành viên trong nhóm cộng tác ý tưởng trong thời gian thực. Bất kỳ thay đổi nào đối với danh sách ghi chú được chia sẻ sẽ được phản ánh ngay lập tức trong tài liệu để chỉ thông tin mới nhất mới có sẵn cho các thành viên trong nhóm được mời.
Tạo thư mục chứa nhiều tài liệu cho các chủ đề khác nhau và lưu trữ chúng trong thư mục Docs Hub để các thành viên trong nhóm của bạn có thể truy cập.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn phải xử lý nhiều công việc và mục hành động, hãy chọn một ứng dụng danh sách việc cần làm với các danh mục và nhắc nhở có thể tùy chỉnh để giúp bạn luôn nắm rõ mọi việc cần hoàn thành.
2. Ghi chú dễ dàng
Ghi lại tất cả ý tưởng của bạn trong chớp mắt với ClickUp Notepad. Với các tùy chọn chỉnh sửa phong phú, bạn có thể định dạng ghi chú, sắp xếp chúng một cách logic và chuyển đổi các mục nhập thành nhiệm vụ có thể theo dõi. Gán chúng cho những cộng tác viên mới cùng với ngày đáo hạn để mọi người luôn đồng bộ.
Thêm nhiệm vụ vào danh sách kiểm tra bằng tính năng kéo và thả của ClickUp để mọi công việc diễn ra suôn sẻ. Ghi lại ý tưởng ngay cả khi bạn đang di chuyển bằng tiện ích mở rộng Chrome của ClickUp hoặc ứng dụng di động.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Tận dụng mẫu ghi chú để bạn không phải nghĩ ra định dạng ghi chú cho mọi trường hợp — cuộc họp, bài giảng hoặc công việc hàng ngày. Chỉ cần chọn một mẫu đa năng và điều chỉnh theo nhu cầu của bạn để ghi chú nhanh chóng và dễ dàng.
3. Hợp tác trực quan trên ý tưởng
Thảo luận ý tưởng và giải thích khái niệm một cách trực quan với Bảng trắng ClickUp.
Bạn có thể động não, tạo chiến lược và vẽ bản đồ ý tưởng trên bảng vẽ kỹ thuật số, ngay cả khi nhóm của bạn làm việc trên toàn cầu.
Tạo ý tưởng, kết nối chúng với nhau, thêm liên kết và sử dụng ghi chú dán trực tuyến để thêm bối cảnh cho mỗi ý tưởng. Bạn có thể thêm công việc trực tiếp trên bảng trắng và giao chúng cho các thành viên trong nhóm, nghĩa là quá trình từ ý tưởng đến thực hiện chưa bao giờ dễ dàng hơn thế.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Thay vì tạo một bảng trắng mới để trình bày ý tưởng mỗi lần, hãy sử dụng mẫu bảng trắng để bắt đầu phiên brainstorming của bạn. Chọn một mẫu, nhập thông tin quan trọng và bạn đã sẵn sàng.
4. Sử dụng AI để thực hiện các công việc nặng nhọc
Bạn đang gặp khó khăn trong sáng tạo? Bạn đang vật lộn để nghĩ ra những ý tưởng mới? ClickUp Brain giúp bạn tạo ra những ý tưởng chất lượng cao trong vài giây. Tất cả những gì bạn cần làm là nhập câu hỏi của mình, và ClickUp Brain sẽ đưa ra những gợi ý phù hợp cho bất kỳ chủ đề nào.
ClickUp Brain thậm chí có thể phân tích bản ghi âm cuộc họp của bạn (hoặc biên bản cuộc họp) để tạo ghi chú cuộc họp hiệu quả. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian tạo ghi chú cuộc họp thủ công và giúp bạn hợp lý hóa quá trình ghi chép thông tin và yêu cầu quan trọng. Chỉ với vài cú nhấp chuột, bạn có thể tạo bảng và bản ghi, chia sẻ ghi chú, soạn thảo câu trả lời nhanh cho các cuộc hội thoại, và tạo báo cáo trạng thái và chương trình họp.
Đọc thêm: 10 công cụ ghi chú AI tốt nhất cho năm 2024
5. Chuẩn hóa việc ghi chú cho mọi tình huống
ClickUp cung cấp một thư viện khổng lồ các mẫu web cho mọi trường hợp sử dụng.
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp để đơn giản hóa quá trình ghi chú, chúng tôi có thể giúp bạn!
Dưới đây là năm mẫu bạn có thể sử dụng cho các tình huống ghi chú khác nhau.
1. Mẫu ghi chú lớp học ClickUp
Học sinh có thể sử dụng Mẫu ghi chú lớp học ClickUp để sắp xếp công việc học tập, bài tập về nhà và các liên kết hữu ích ở một nơi duy nhất. Mẫu này có các phần giúp bạn tạo kho lưu trữ ghi chú lớp học có cấu trúc và có thể áp dụng cho bất kỳ môn học nào. Chọn phần bạn muốn xem bằng cách chọn tiêu đề ghi chú từ bảng mục lục có sẵn.
2. Mẫu ghi chú hàng ngày của ClickUp
Liệt kê ý tưởng của bạn, hiện thực hóa ý tưởng và quản lý thông tin quan trọng với Mẫu Ghi chú hàng ngày của ClickUp. Đây là nơi lý tưởng để ghi lại suy nghĩ và ý tưởng của bạn cũng như nhanh chóng ghi chú các mục hành động. Chế độ xem và trường tùy chỉnh giúp bạn dễ dàng sắp xếp thông tin và xem các công việc quan trọng trong nháy mắt.
3. Mẫu ghi chú của huấn luyện viên ClickUp
Ghi lại và lưu trữ các điểm quan trọng từ các phiên đào tạo với Mẫu Ghi chú của ClickUp Trainer. Đây là một công cụ tuyệt vời cho các giảng viên bận rộn để lập kế hoạch cho các phiên đào tạo, lưu trữ thông tin và theo dõi phản hồi của học viên. Bạn có thể chia sẻ mẫu này với các giảng viên khác để tất cả các phiên đào tạo đều tuân theo một quy trình chuẩn.
4. Mẫu ghi chú cuộc họp ClickUp
Bạn mệt mỏi vì phải tạo ghi chú dài dằng dặc cho mỗi cuộc họp? Sử dụng Mẫu ghi chú cuộc họp ClickUp để ghi chú cuộc họp dễ dàng hơn. Định dạng có thể tùy chỉnh cho phép bạn nhanh chóng ghi lại những điểm quan trọng trong cuộc họp. Sắp xếp các điểm hành động, quyết định và dữ liệu theo các phần có liên quan, đồng thời sử dụng bộ lọc tìm kiếm để chuyển đến các mục cụ thể.
5. Mẫu ghi chú dự án ClickUp
Sử dụng Mẫu ghi chú dự án ClickUp để ghi lại mọi thứ về dự án của bạn. Tận dụng định dạng nhất quán để ghi lại chi tiết dự án, hiển thị cập nhật, theo dõi tiến độ và chia sẻ thông tin. Phân loại thông tin một cách logic để mọi người đều nhận được cập nhật mới nhất về dự án khi mở ghi chú.
Tối đa hóa hiệu quả của nhóm: Sức mạnh của việc chia sẻ ghi chú và cộng tác hiệu quả
Ghi chú và chia sẻ hiệu quả là chìa khóa để truyền đạt thông tin chính xác đến các thành viên trong nhóm, đặc biệt là khi hợp tác trong một dự án. Điều này giúp tránh hiểu lầm, bổ sung bối cảnh cho công việc và làm cho công việc phức tạp trở nên dễ dàng hơn.
Ghi chú là một cách giao tiếp dễ dàng và có thể giúp đảm bảo mọi người đều hiểu rõ những chi tiết nhỏ nhưng quan trọng như lịch họp, các tin nhắn khác, thời hạn công việc và nhắc nhở dự án.
Thêm các công cụ ghi chú phù hợp vào quy trình làm việc của bạn có thể đơn giản hóa sự hợp tác trong nhóm. Các tính năng như kiểm soát truy cập, chỉnh sửa cộng tác, phân công công việc và quản lý tài liệu có thể giúp các nhóm cải thiện sự phối hợp và đạt được mục tiêu nhanh hơn.
Nếu bạn đang xem xét các ứng dụng ghi chú có sẵn trên thị trường, hãy thử ứng dụng ghi chú và nền tảng năng suất tất cả trong một của ClickUp. Các tính năng mạnh mẽ của nó, bao gồm bảng trắng tương tác và sổ ghi chú phong phú, cung cấp mọi thứ bạn cần để chia sẻ ghi chú và cộng tác dễ dàng.
Đăng ký miễn phí ngay hôm nay và khám phá cách ClickUp có thể giúp bạn ghi chú hiệu quả hơn.