Cuộc họp khởi động: chúng ta đều đã trải qua. Một căn phòng đầy những gương mặt háo hức (và có thể một số người hoài nghi), một đống ghi chú dán và một dòng thời gian dự án đầy tham vọng có thể hợp lý hoặc không.
Nhìn chung, các cuộc họp khởi động với các bên liên quan rất dễ trở nên lộn xộn. Đây là lúc AI phát huy tác dụng. AI có thể tự động hóa nhiều khía cạnh của các cuộc họp khởi động này, từ lập lịch đến tạo chương trình nghị sự và thậm chí dịch ngôn ngữ theo thời gian thực.
Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ khám phá các trường hợp sử dụng tốt nhất của AI trong các buổi khởi động dự án với các bên liên quan. Chúng tôi cũng sẽ đề xuất phần mềm để giúp các buổi khởi động diễn ra suôn sẻ hơn.
⏰ Tóm tắt 60 giây
- Các cuộc họp khởi động tập hợp các bên liên quan để thống nhất mục tiêu của tổ chức, làm rõ kỳ vọng và đặt ra hướng đi rõ ràng để dự án thành công
- Tuy nhiên, việc quản lý các cuộc họp này một cách hiệu quả có thể tốn thời gian và dễ dẫn đến hiểu lầm
- AI cho phép tổ chức các cuộc họp khởi động có cấu trúc và các cuộc thảo luận hiệu quả bằng cách tối ưu hóa lịch trình, tạo chương trình nghị sự được cá nhân hóa và cho phép dịch ngôn ngữ theo thời gian thực để giao tiếp trơn tru
- Các công cụ AI cũng thực hiện phân tích cảm xúc để xác định sớm các mối quan tâm của các bên liên quan, giúp các nhóm chủ động giải quyết các trở ngại tiềm ẩn và cải thiện sự tham gia
- Tính năng ghi chú tự động cũng đảm bảo ghi chép chính xác các cuộc thảo luận quan trọng, giảm thiểu việc theo dõi lặp đi lặp lại và giữ cho các nhóm luôn thống nhất
- ClickUp tích hợp các khả năng AI này thông qua các công cụ như ClickUp Brain, ClickUp Docs và ClickUp Chat, cung cấp giải pháp hoàn chỉnh để khởi động thành công
Hiểu về AI trong các buổi khởi động dự án với các bên liên quan
Giao tiếp với các bên liên quan là rất quan trọng để cài đặt hướng đi của dự án và đảm bảo mọi người đều hiểu rõ vai trò của mình.
Cuộc họp khởi động với các bên liên quan là cuộc họp ban đầu, nơi tất cả các bên liên quan thống nhất về mục tiêu, trách nhiệm và kế hoạch của dự án để đảm bảo việc thực hiện diễn ra suôn sẻ. Tuy nhiên, những cuộc họp này thường có thể trở nên hỗn loạn.
Dưới đây là cách một công cụ trí tuệ nhân tạo có thể giúp khởi động các cuộc họp với các bên liên quan trở nên hiệu quả:
- Tìm thời gian họp lý tưởng phù hợp với tất cả mọi người mà không cần trao đổi email qua lại nhiều lần
- Tạo chương trình họp phù hợp với dự án và nhu cầu của các bên liên quan
- Dịch ghi chú cuộc họp theo thời gian thực để mọi người đều hiểu bối cảnh
- Phân tích cảm xúc của các bên liên quan, cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết sớm về các xung đột hoặc trở ngại tiềm ẩn
- Nhận được những thông tin có giá trị để ra quyết định nhanh chóng và thúc đẩy hợp tác
Tóm tắt: AI giúp bạn tổ chức một buổi khởi động mượt mà hơn, nhanh hơn và thông minh hơn.
🧠 Bạn có biết? Deloitte báo cáo rằng việc áp dụng AI giúp hoàn thành dự án nhanh hơn 30%, đặc biệt khi được sử dụng cho hợp tác và lập kế hoạch
📖 Đọc thêm: Mẫu Scrum miễn phí để theo dõi quy trình làm việc của bạn
Cách sử dụng AI cho các buổi khởi động dự án với các bên liên quan
Dưới đây là các trường hợp sử dụng AI hiệu quả nhất cho các buổi khởi động dự án với các bên liên quan:
Lập lịch cuộc họp thông minh
Việc điều phối nhiều lịch có thể là một thách thức về mặt hậu cần. Các công cụ lập lịch dựa trên AI phân tích thời gian rảnh của người tham gia để xác định thời gian họp tối ưu. Chúng phân tích giờ làm việc, múi giờ và thậm chí cả ngày lễ địa phương của các bên liên quan để chọn thời gian phù hợp với tất cả mọi người.
Ngoài ra, bạn không phải lo lắng về việc mọi người quên hoặc đến cuộc họp khởi động dự án mà không chuẩn bị. Hệ thống sẽ tự động gửi nhắc nhở và đảm bảo mọi người đều biết những việc sắp diễn ra. Không còn những chuỗi email dài dằng dặc hỏi "Thứ ba có được không? Không? Vậy thứ tư thì sao?" Chỉ cần lập lịch làm việc hiệu quả, suôn sẻ, bạn có thể tập trung vào công việc thực sự quan trọng.
🧠 Bạn có biết? Nhân viên có thể tiết kiệm hơn 4 giờ mỗi tuần bằng cách sử dụng trợ lý AI để lên lịch công việc, tiết kiệm hơn 200 giờ mỗi năm.
Chuẩn bị cuộc họp
Các cuộc họp với các bên liên quan đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Bạn cần lập kế hoạch dự án ban đầu và chuẩn bị cho các câu hỏi hoặc truy vấn có thể xảy ra từ các bên liên quan. Tại đây, bạn có thể sử dụng công cụ AI để xác định sớm các rủi ro, phụ thuộc và tắc nghẽn của dự án, cho phép các nhóm lập kế hoạch cho các tình huống khẩn cấp.
Ngoài ra, AI có thể phân tích các dự án khởi động trước đây và tương tác giữa các bên liên quan để dự đoán các vấn đề có khả năng xảy ra nhất dựa trên các tình huống tương tự. AI cũng có thể đề xuất các phản hồi dựa trên dữ liệu và cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực để giúp các nhóm giải quyết các câu hỏi khó.
🌻 Ví dụ: McKinsey sử dụng Lilli, một công cụ AI tạo ra nội dung, giúp tạo kế hoạch dự án ban đầu khi bắt đầu một dự án. Công cụ này phân tích tất cả các tài sản tri thức và xác định các chuyên gia phù hợp cho dự án. Ngoài ra, Lilli còn đóng vai trò là "đối tác trao đổi ý tưởng" để lập kế hoạch cho các cuộc họp và thuyết trình.
Phân tích cảm xúc
Hiểu được cảm nhận của mọi người về dự án mới có thể là một việc khó khăn, đặc biệt là trong môi trường ảo. Phân tích cảm xúc dựa trên AI có thể phân tích phản hồi bằng văn bản hoặc bản ghi cuộc họp để phát hiện cảm xúc tiềm ẩn.
Ví dụ: khi thảo luận về dòng thời gian ra mắt sản phẩm mới, một bên liên quan có thể nói "Được, chúng ta có thể cố gắng đáp ứng thời hạn đó". Mặc dù lời nói có vẻ tích cực, nhưng phân tích AI có thể phát hiện sự do dự hoặc lo lắng.
ClickUp Brain, trợ lý AI mạnh mẽ của ClickUp, cung cấp những thông tin chi tiết quý giá về các cuộc thảo luận trong cuộc họp. Bạn chỉ cần chia sẻ bản ghi cuộc họp và yêu cầu ClickUp Brain phân tích cảm xúc của các bên liên quan và thực hiện các dự án một cách chiến lược.
Tự động ghi chú
Hãy đối mặt với thực tế: không ai muốn là người phải ghi chép biên bản cuộc họp. Tệ hơn nữa, người ghi chép có thể bỏ sót những điểm quan trọng hoặc hiểu sai nội dung cuộc thảo luận. Các công cụ AI giải quyết vấn đề này bằng cách ghi chép cuộc họp theo thời gian thực và đánh dấu các mục hành động, quyết định quan trọng và các bước tiếp theo.
Điều này không chỉ giúp việc ghi chép trở nên dễ dàng mà còn đảm bảo mọi người đều có bản ghi chép rõ ràng, chính xác về những gì đã được thảo luận. Không còn những tình huống "Tôi không nhớ đã đồng ý điều đó" nữa.
Dưới đây là ý kiến của một giám đốc sản phẩm về việc sử dụng AI cho các cuộc họp.
Là một quản lý sản phẩm, tôi phải tham gia rất nhiều cuộc họp. AI ghi chú cuộc họp và tóm tắt chúng để tôi có thể biết ai đã nói gì và ai đang nghiêng về quyết định nào. Tôi không cần ghi chú cụ thể và gửi cho mọi người để họ theo dõi tiến độ.
Là một quản lý sản phẩm, tôi phải tham gia rất nhiều cuộc họp. AI ghi chú cuộc họp và tóm tắt chúng để tôi có thể biết ai đã nói gì và ai đang nghiêng về quyết định nào. Tôi không cần ghi chú cụ thể và gửi cho mọi người để họ theo dõi tiến độ.
Bạn thậm chí có thể sử dụng các công cụ AI như ClickUp AI Notetaker để ghi lại các ghi chú cuộc họp toàn diện, chuyển chúng thành văn bản và chia sẻ với nhóm sau cuộc họp. Xem cách thực hiện. 👇🏼
Phân công công việc và theo dõi tiến độ
Bạn đã thảo luận về các mục hành động trong các cuộc họp với các bên liên quan, nhưng bước tiếp theo là gì? Công việc thực sự bắt đầu với việc phân công công việc và đảm bảo theo dõi. Tuy nhiên, khi bạn phân công công việc và theo dõi tiến độ bằng tay, quá trình này có thể trở nên chậm hơn.
Các công cụ AI có thể trích xuất các mục hành động chính, thời hạn và tài nguyên cần thiết cho dự án từ cuộc họp khởi động — để nhóm của bạn có thể bỏ qua các bước qua lại và bắt đầu thực hiện ngay lập tức. Ngoài ra, các công cụ AI đề xuất các thành viên phù hợp cho từng công việc dựa trên chuyên môn, tính sẵn sàng và công việc trước đây của họ để đảm bảo dự án được thực hiện thành công.
📮ClickUp Insight: 83% nhân viên tri thức chủ yếu dựa vào email và trò chuyện để giao tiếp trong nhóm. Tuy nhiên, gần 60% thời gian làm việc của họ bị mất vì chuyển đổi giữa các công cụ này và tìm kiếm thông tin. Với một ứng dụng toàn diện cho công việc như ClickUp, quản lý dự án, nhắn tin, email và trò chuyện của bạn đều tập trung ở một nơi! Đã đến lúc tập trung và tăng cường năng lượng!
Thông tin thời gian thực và báo cáo
Đã bao giờ bạn bị ai đó yêu cầu cung cấp số liệu mới nhất trong cuộc họp, nhưng lại nhận ra rằng sẽ mất hàng giờ (hoặc thậm chí hàng ngày) để tổng hợp số liệu đó? AI giúp loại bỏ khoảng lặng khó xử đó. Với thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu thời gian thực, bạn sẽ nhận được dữ liệu cập nhật từng phút được trình bày gọn gàng dưới dạng báo cáo hoặc biểu đồ, không cần phải tính toán số liệu thủ công.
Điều này đặc biệt hữu ích trong các cuộc họp khởi động với các bên liên quan khi bạn cần thiết lập bối cảnh nhanh chóng. AI có thể lấy các chỉ số liên quan theo yêu cầu, giúp mọi người đưa ra quyết định sáng suốt ngay tại cuộc họp.
📖 Đọc thêm: Hướng dẫn lập kế hoạch Sprint cho các nhà quản lý dự án Agile
Ưu tiên các bên liên quan
Điều quan trọng là phải ưu tiên các bên liên quan, đặc biệt là đối với các dự án lớn để đảm bảo rằng bạn tập trung nỗ lực vào đúng người. Điều này dẫn đến việc phê duyệt nhanh hơn, sự ủng hộ mạnh mẽ hơn và thực hiện dự án suôn sẻ hơn.
Sử dụng AI để theo dõi mức độ tin tưởng của các bên liên quan khác nhau dựa trên các tương tác trong các cuộc họp trước đó và xác định những bên liên quan nào ảnh hưởng đến quá trình ra quyết định. Điều này giúp dễ dàng điều chỉnh chiến lược cho các bên liên quan quan trọng cần thuyết phục hơn so với những bên đã đồng thuận.
Quản lý kiến thức và thông tin bối cảnh
AI có thể đóng vai trò là kho lưu trữ kiến thức về các dự án trong quá khứ, hiển thị các tài liệu liên quan, ghi chú cuộc họp và các quyết định quan trọng từ các cuộc họp khởi động và các giai đoạn dự án trước đó. Khi các bên liên quan mới tham gia, các công cụ AI có thể nhanh chóng cung cấp cho họ bối cảnh lịch sử, giảm thời gian cần thiết để mọi người bắt kịp tiến độ.
📖 Đọc thêm: Mẫu Agile miễn phí cho lập kế hoạch dự án
Sử dụng phần mềm AI cho các buổi khởi động dự án với các bên liên quan
Khi sử dụng AI cho các cuộc họp khởi động với các bên liên quan, bạn cần một ứng dụng thông minh, mạnh mẽ và tập trung tất cả các công việc, tài liệu và kênh liên lạc của bạn. Hãy sử dụng ClickUp — một giải pháp cách mạng để tổ chức và điều hành các cuộc họp khởi động với các bên liên quan một cách chính xác và dễ dàng.
ClickUp là ứng dụng làm việc toàn diện kết hợp quản lý dự án, tài liệu và giao tiếp nhóm, tất cả trong một nền tảng — được tăng tốc bằng tự động hóa và tìm kiếm AI thế hệ mới.
Tạo chương trình họp và mục hành động với bộ công cụ hỗ trợ AI của ClickUp
Trái tim của ClickUp là ClickUp Brain, trợ lý AI mạnh mẽ của ClickUp. Nó hoạt động như một trợ lý viết, quản lý kiến thức và quản lý dự án. Chỉ cần nhập các chi tiết dự án có liên quan, ClickUp Brain sẽ đề xuất một chương trình làm việc phù hợp, bao gồm tất cả các điểm cần thiết, từ các ưu tiên của các bên liên quan đến các mục tiêu của dự án.
Và với đó, bạn đã sẵn sàng cho cuộc họp của mình. Nhưng bạn lo lắng về việc phải ghi chép vội vàng hoặc bỏ lỡ các mục hành động quan trọng? Chỉ cần thêm ClickUp AI Notetaker vào cuộc họp của bạn.
Nó sẽ tham dự các cuộc họp thay bạn hoặc cùng với bạn và tạo tài liệu riêng tư bao gồm tóm tắt cuộc họp, các điểm thảo luận chính, mục hành động và hơn thế nữa! Bạn luôn có thể truy cập tài liệu này từ tài liệu của mình hoặc tìm thấy nó được đính kèm trong sự kiện lịch của bạn.
Sẵn sàng tạo các mục hành động? Chuyển ghi chú cuộc họp do AI tạo sang ClickUp Brain, và nó sẽ nhanh chóng tạo danh sách công việc cho dự án qua ClickUp Tasks. Thêm các bên liên quan làm "người theo dõi" cho các nhiệm vụ quan trọng để họ nhận được thông tin cập nhật kịp thời về tiến độ công việc!
Bạn có thể tạo chương trình họp cho các buổi ra mắt chiến dịch, cuộc họp chiến lược, cuộc họp lập kế hoạch sự kiện hoặc dự án phát triển sản phẩm.
Dưới đây là cách ClickUp Brain giúp bạn chuẩn bị cho các cuộc họp khởi động với các bên liên quan:
- Thông tin chi tiết theo thời gian thực: Bạn cần phân tích hiệu suất dự án hiện tại hoặc phản hồi của các bên liên quan? ClickUp Brain tạo ra thông tin chi tiết theo thời gian thực, cung cấp cho bạn dữ liệu bạn cần trong buổi khởi động dự án
- Quản lý kiến thức: Việc lấy bối cảnh dự án trong quá khứ trở nên dễ dàng. ClickUp Brain có thể hiển thị các tài liệu liên quan, quyết định trong quá khứ hoặc phản hồi của các bên liên quan để đảm bảo các cuộc họp của bạn được thông tin đầy đủ
- Tạo nội dung: Nếu bạn muốn tạo chương trình họp hoặc tài liệu hướng dẫn, trình soạn thảo AI của ClickUp Brain sẽ giúp quá trình này diễn ra suôn sẻ
- Dịch ghi chú cuộc họp: Bạn muốn chia sẻ ghi chú cuộc họp với nhiều bên liên quan? Dịch ghi chú bằng ClickUp Brain để mọi người đều hiểu rõ
Cho phép cộng tác thời gian thực với ClickUp Docs
Sau khi khởi động, việc tổ chức và chia sẻ kế hoạch dự án thường trở thành một quá trình hỗn loạn, đặc biệt là khi có nhiều bên liên quan và các định dạng tài liệu khác nhau. ClickUp Docs tập trung mọi thứ vào một nơi, cho phép bạn lưu trữ, chia sẻ và cộng tác với nhóm của mình về kế hoạch dự án trong thời gian thực.
Các bên liên quan có thể bình luận, đề xuất chỉnh sửa và thậm chí liên kết các công việc trực tiếp từ tài liệu. Điều này giúp giảm bớt sự phức tạp khi chuyển đổi giữa các công cụ khác nhau và giúp mọi người dễ dàng đồng bộ hóa thông tin.
Đảm bảo thảo luận dự án diễn ra suôn sẻ với ClickUp Chat
Sự hợp tác không dừng lại khi buổi khởi động kết thúc. Với ClickUp Chat, bạn có thể tiếp tục thảo luận với các bên liên quan, chia sẻ thông tin cập nhật và làm rõ các nhiệm vụ mà không cần chuyển đổi nền tảng. Giao tiếp thời gian thực đảm bảo mọi người luôn đồng bộ và tất cả lịch sử trò chuyện có thể dễ dàng tìm kiếm để tham khảo nhanh với sự trợ giúp của bản tóm tắt hỗ trợ AI. Bạn cũng có thể liên kết các nhiệm vụ và tin nhắn với nhau để không bỏ sót bất kỳ thông tin nào.
Sử dụng các mẫu sẵn có để khởi động thành công
Bạn cần một cách đơn giản nhưng hiệu quả để quản lý các cuộc họp khởi động với các bên liên quan? ClickUp cung cấp các mẫu có thể tùy chỉnh để quản lý các bên liên quan một cách chiến lược.
Mẫu cuộc họp khởi động dự án ClickUp thiết lập giai điệu cho các cuộc họp khởi động bằng cách phác thảo các mục tiêu truyền thông. Bạn có thể sử dụng mẫu này để thiết lập dòng thời gian dự án rõ ràng và đặt ra kỳ vọng, mục tiêu dự án, đồng thời xác định vai trò và trách nhiệm của các thành viên trong nhóm.
Mẫu này cho phép bạn:
- Đặt dòng thời gian dự án và điều chỉnh các thành viên trong nhóm
- Sắp xếp công việc thành các danh mục và phân công cho các thành viên trong nhóm
- Ghi lại các quyết định và mục hành động quan trọng
Mẫu phân tích các bên liên quan của ClickUp cũng là một công cụ tuyệt vời để có cái nhìn tổng quan về dự án. Nó giúp bạn phân tích các ưu tiên, mối quan tâm và ảnh hưởng của các bên liên quan để bạn có thể tập trung năng lượng vào những việc thực sự quan trọng.
📖 Đọc thêm: Mẫu bản đồ các bên liên quan miễn phí
Các phương pháp tốt nhất để sử dụng AI trong các buổi khởi động dự án với các bên liên quan
Dưới đây là các phương pháp hay nhất khi sử dụng AI trong các cuộc họp khởi động với các cổ đông:
Xác định mục tiêu rõ ràng cho việc sử dụng AI
Trước khi triển khai các công cụ AI, hãy thiết lập các mục tiêu dự án cụ thể phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn. Thay vì áp dụng AI chỉ vì nó có sẵn, hãy kiểm tra các quy trình làm việc hiện tại để xác định công cụ này có thể tạo ra giá trị ở đâu.
🌻 Ví dụ: Nếu bạn là một nhà quản lý sản phẩm thường xuyên phải đối mặt với phạm vi dự án không rõ ràng trong các cuộc họp khởi động với các bên liên quan, bạn có thể sử dụng AI để tóm tắt các yêu cầu của dự án trong quá khứ và xác định các lỗ hổng trước cuộc họp, đảm bảo sự thống nhất tốt hơn.
Giữ các bên liên quan luôn cập nhật thông tin
AI có thể vô cùng hiệu quả trong giao tiếp, nhưng không nên thay thế yếu tố con người. Hãy thông báo cho các bên liên quan về cách AI được sử dụng trong các buổi khởi động – cho dù là để tóm tắt phản hồi, phân tích cảm xúc hay tạo ra câu hỏi. Sự minh bạch giúp xây dựng niềm tin và đảm bảo mọi người hiểu rõ cách quyết định được đưa ra.
Giới hạn số lượng người ghi chép AI trong cuộc họp
Tốt nhất là có một hoặc hai người ghi chép AI trong cuộc họp. Các hệ thống AI khác nhau có thể hiểu các cuộc hội thoại theo cách khác nhau, dẫn đến sự không nhất quán trong các mục hành động hoặc các điểm chính cần ghi nhớ. Ngoài ra, nhiều bot AI trong cuộc họp có thể ảnh hưởng đến tương tác giữa con người.
Kết hợp AI với phán đoán của con người
AI có thể xử lý dữ liệu và tạo ra thông tin chi tiết nhanh hơn bất kỳ con người nào, nhưng nó không có sự tinh tế của kinh nghiệm con người. Xem lại các chương trình, bản tóm tắt hoặc báo cáo do AI tạo ra để đảm bảo chúng phù hợp với nhu cầu riêng của dự án.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Lên lịch một buổi hội thảo ngắn hoặc cung cấp hướng dẫn từng bước cho nhóm nội bộ để giới thiệu các tính năng AI mà bạn sẽ sử dụng trong buổi khởi động.
Dùng thử ClickUp cho các cuộc họp khởi động của bạn
Cuộc họp khởi động với các bên liên quan sẽ định hướng cho toàn bộ dự án của bạn. Tuy nhiên, việc điều chỉnh nhiều quan điểm, làm rõ mục tiêu dự án và đảm bảo mọi người đều thống nhất với nhau đòi hỏi rất nhiều thời gian và nỗ lực.
Các công cụ AI giúp dễ dàng hơn trong việc khởi động các cuộc họp với các bên liên quan bằng cách hợp lý hóa việc chuẩn bị cuộc họp, tạo ra các chương trình nghị sự có cấu trúc và tóm tắt các cuộc thảo luận trong thời gian thực.
ClickUp hoạt động như phần mềm quản lý dự án AI tối ưu cho sự hợp tác nhóm suôn sẻ. Với ClickUp Brain và AI Meeting Notetaker, bạn có thể tạo chương trình họp và câu hỏi, sắp xếp thứ tự ưu tiên các yêu cầu của các bên liên quan, phân tích cảm xúc và xác định các điểm hành động.
Mặt khác, ClickUp Docs giúp bạn quản lý thông tin cuộc họp và công việc dự án tại một nơi. Chỉ cần chia sẻ tài liệu với các bên liên quan để hợp tác thời gian thực.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và trải nghiệm khởi động hiệu quả với các bên liên quan!