Các quy tắc quản lý đội xe đang thay đổi. Một mặt, bạn phải thực hiện các tiêu chuẩn an toàn, bền vững và hiệu quả nghiêm ngặt hơn. Mặt khác, các công nghệ mới hứa hẹn sẽ giúp đội xe của bạn nhanh hơn, thông minh hơn và cạnh tranh hơn.
Hãy thẳng thắn—việc áp dụng những công nghệ này không hề dễ dàng do sự phức tạp ngày càng tăng trong hoạt động kinh doanh và thị trường cạnh tranh khốc liệt.
Vậy, bạn sẽ bắt đầu từ đâu? Mẫu quản lý đội xe có thể là câu trả lời cho bạn.
Bài viết này giới thiệu 10 mẫu quản lý đội xe miễn phí để giải quyết các nhu cầu cấp thiết nhất trong hoạt động của đội xe. Hãy cùng xem những mẫu này có thể biến việc quản lý đội xe thành một lợi thế dễ dàng cho công ty của bạn như thế nào.
Mẫu quản lý đội xe là gì?
Các mẫu quản lý đội xe là những công cụ thiết thực được thiết kế để giúp hệ thống quản lý đội xe của bạn dễ quản lý và hiệu quả hơn. Chúng cung cấp một cách có cấu trúc để tổ chức tất cả các khía cạnh thiết yếu của hoạt động đội xe, chẳng hạn như bảo trì xe, hiệu quả sử dụng nhiên liệu, chi tiết bảo hiểm và theo dõi số dặm.
Các mẫu này giúp các nhà quản lý đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ bằng cách đảm bảo các công việc như dịch vụ theo lịch trình và phân công tài xế được theo dõi và hoàn thành đúng thời hạn. Chúng cũng giúp dễ dàng hơn trong việc giám sát hiệu suất xe và theo dõi các vấn đề trước khi chúng trở thành vấn đề nghiêm trọng hơn.
Một trong những lợi thế đáng kể nhất của các mẫu quản lý đội xe là chúng có thể được tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp bạn. Chúng cũng có sẵn dưới dạng mẫu tài liệu và bảng tính, giúp bạn linh hoạt sử dụng khi cần.
Các mẫu này có thể giúp giảm chi phí, cải thiện hiệu quả sử dụng nhiên liệu hoặc lưu giữ hồ sơ chi tiết về các chuyến đi.
Một mẫu mẫu vững chắc giúp quản lý đội xe trở nên có tổ chức hơn và ít phức tạp hơn. Điều này cho phép bạn tập trung vào việc vận hành hiệu quả trong khi giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động và tối ưu hóa nguồn lực.
Điều gì tạo nên một mẫu quản lý đội xe tốt?
Dưới đây là các tính năng khóa xác định một mẫu quản lý đội xe hiệu quả:
- Bố cục rõ ràng: Chứa các phần dành riêng cho dữ liệu cần thiết như chi tiết xe, lịch bảo trì, mức tiêu thụ nhiên liệu và thông tin tài xế
- Khả năng tùy chỉnh: Cho phép điều chỉnh để đáp ứng các yêu cầu quản lý đội xe cụ thể
- Thân thiện với tự động hóa: Bao gồm các tính năng tích hợp như công thức, định dạng có điều kiện và bộ lọc dữ liệu để phân tích hợp lý
- Khả năng tương thích: Hoạt động trơn tru với các công cụ như Excel, Google Trang tính hoặc phần mềm quản lý đội xe của bạn
- Thông tin chi tiết có thể hành động: Cung cấp không gian để theo dõi các chỉ số hiệu suất và xu hướng để ra quyết định sáng suốt
- Tập trung vào hiệu quả: Giảm lỗi, cải thiện quy trình làm việc và đơn giản hóa các hoạt động hàng ngày
Đọc thêm: Cách tạo bảng tính CRM để hợp lý hóa dữ liệu khách hàng
10 mẫu quản lý đội xe miễn phí
Dưới đây là 10 mẫu quản lý đội xe miễn phí mà bạn phải khám phá để tiết kiệm thời gian, giảm thiểu lỗi và duy trì hiệu quả hoạt động của đội xe, cho dù bạn đang quản lý một vài xe hay toàn bộ đội xe:
1. Mẫu quản lý đội xe ClickUp
Bạn cần sự rõ ràng và kiểm soát hơn đối với xe, tài xế và chi phí của mình? ClickUp có câu trả lời. Với Mẫu quản lý đội xe của ClickUp, bạn có thể tổ chức hiệu quả mọi khía cạnh của hoạt động đội xe tại một nơi. Dưới đây là cách thức hoạt động:
- Thông tin tập trung: Thu thập và quản lý các thông tin quan trọng về đội xe như nhãn hiệu, mẫu xe, số đăng ký và lịch sử bảo trì — tất cả đều có thể truy cập qua Bảng điều khiển ClickUp
- Theo dõi bảo trì: Thiết lập các công việc định kỳ cho các khoảng thời gian bảo trì để đảm bảo bảo trì thường xuyên và tránh bỏ lỡ các cuộc hẹn hoặc sự cố tốn kém
- Giám sát chi phí: Theo dõi và phân loại các chi phí như nhiên liệu, sửa chữa và thông tin bảo hiểm bằng các trường tùy chỉnh, tạo báo cáo chi tiết để kiểm soát chi tiêu và cải thiện ngân sách
- Quản lý hiệu suất tài xế: Phân công công việc đào tạo, theo dõi các hành vi như hiệu suất nhiên liệu và an toàn lái xe, đồng thời sử dụng thông tin chi tiết để nâng cao hiệu suất tài xế
- Đánh giá hiệu suất đội xe: Sử dụng các tính năng báo cáo của ClickUp để phân tích các chỉ số như mức tiêu thụ nhiên liệu, chi phí bảo trì và hành vi của tài xế để đưa ra quyết định sáng suốt
Với mẫu này, bạn có thể đảm bảo mọi thứ hoạt động trơn tru và hiệu quả, từ bảo trì phương tiện đến hiệu suất của tài xế.
Một người dùng ClickUp đã đánh giá nền tảng này :
Tôi sử dụng nó để theo dõi công việc và hoạt động của bản thân và các báo cáo của mình trên nhiều bộ phận. Tôi thấy nó hữu ích trong việc theo dõi nhiều khía cạnh của công việc, chẳng hạn như quản lý dự án, theo dõi đơn đặt hàng, đặt xe, quản lý cuộc họp và quản lý tài liệu. Nó giúp tôi dễ dàng xử lý nhiều vấn đề phát sinh hàng ngày.
Tôi sử dụng nó để theo dõi các công việc và hoạt động của bản thân và các báo cáo của mình ở nhiều bộ phận khác nhau. Tôi thấy nó hữu ích trong việc theo dõi nhiều khía cạnh của công việc, chẳng hạn như quản lý dự án, theo dõi đơn đặt hàng, đặt xe, quản lý cuộc họp và quản lý tài liệu. Nó giúp tôi dễ dàng xử lý nhiều vấn đề phát sinh hàng ngày.
Lý tưởng cho: Các nhà quản lý đội xe, nhóm hậu cần và điều phối viên hoạt động đang tìm kiếm một nền tảng đa năng, có thể tùy chỉnh để tập trung theo dõi xe, phân công tài xế và lịch bảo trì.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Chế độ xem Bảng của ClickUp cho phép bạn hiển thị địa điểm theo thời gian thực, giúp bạn chuẩn bị cho các trường hợp khẩn cấp hoặc nhanh chóng quyết định khi nào cần chú ý đến một phương tiện.
2. Mẫu theo dõi KPI quản lý đội xe của ClickUp
Việc quản lý các chỉ số hiệu suất chính trong toàn bộ đội xe của bạn trở nên dễ dàng hơn với Mẫu theo dõi KPI quản lý đội xe của ClickUp. Mẫu này được thiết kế để giúp bạn theo dõi, quản lý và giám sát hoạt động của đội xe một cách liền mạch.
Trọng tâm của mẫu là Chế độ xem tóm tắt, một bảng điều khiển toàn diện cho tất cả các chỉ số KPI. Chế độ xem này cho phép bạn nhanh chóng xác định các lĩnh vực hoạt động tốt và các lĩnh vực cần chú ý.
Chế độ xem Hướng dẫn bắt đầu cung cấp lộ trình rõ ràng cho các nhóm mới sử dụng tính năng theo dõi KPI. Chế độ xem này hướng dẫn bạn định nghĩa KPI, thiết lập cơ chế theo dõi và điều chỉnh chúng cho phù hợp với các mục tiêu quản lý đội xe rộng hơn.
Sau khi KPI được thiết lập, Chế độ xem OKR của bộ phận giúp theo dõi các mục tiêu và kết quả chính trong các bộ phận, đảm bảo mọi người luôn thống nhất. Trong khi đó, Chế độ xem dòng thời gian cho phép bạn vạch ra các ngày quan trọng và theo dõi tiến độ thực hiện các mục tiêu hiệu quả hoặc lịch bảo trì.
Tất cả các công việc trong mẫu được phân loại thành năm trạng thái — Hoàn thành, Chưa hoàn thành, Đang hoàn thành, Chưa bắt đầu và Có rủi ro — cung cấp theo dõi thời gian thực và giúp dễ dàng giám sát hiệu suất đội xe hơn.
Phù hợp cho: Quản lý vận hành đội xe dựa trên dữ liệu và phân tích hiệu suất cần đo lường và tối ưu hóa hiệu suất đội xe thông qua các chỉ số KPI có thể hành động.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Chế độ xem Tiến độ cung cấp phân tích chi tiết về từng KPI. Bằng cách phóng to từng KPI, bạn có thể xác định xu hướng, chẩn đoán các vấn đề tiềm ẩn và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ chi tiết quan trọng nào.
3. Mẫu SOP quản lý đội xe của ClickUp
Việc tạo và quản lý Quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP) không còn là một việc phức tạp. Với Mẫu SOP Quản lý đội xe của ClickUp, quá trình này trở nên suôn sẻ và có tổ chức.
Bắt đầu bằng cách xem xét các hoạt động hàng ngày, quy trình dịch vụ khách hàng và các công việc lặp lại quan trọng đối với thành công của bạn. Sử dụng ClickUp Docs để brainstorming và tập hợp các ý tưởng này ở một nơi, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ quy trình quan trọng nào.
Tiếp theo, chia nhỏ các quy trình của bạn thành các bước rõ ràng, dễ quản lý. Chế độ xem Bảng giúp bạn hình dung từng công việc, cho phép bạn lập bản đồ quy trình làm việc và điều chỉnh khi cần thiết. Biểu đồ Gantt cung cấp dòng thời gian để chỉ định thời hạn và theo dõi tiến độ.
Sau khi đã vạch ra các bước, hãy sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc để đảm bảo các hành động quan trọng nhất được thực hiện trước tiên.
Cuối cùng, tạo tài liệu SOP của bạn với hướng dẫn chi tiết, các công cụ cần thiết và ghi chú bổ sung. Đừng quên xem lại và thử nghiệm SOP với nhóm của bạn, thu thập phản hồi để tinh chỉnh và cải thiện quy trình!
Phù hợp cho: Quản lý đội xe và nhân viên tuân thủ cần ghi chép và thực thi các quy trình vận hành tiêu chuẩn cho bảo dưỡng xe, kiểm tra an toàn và quy định cho tài xế.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng thẻ và đánh dấu màu trong ClickUp Docs để phân loại các quy trình theo bộ phận hoặc mức độ ưu tiên, giúp dễ dàng xem lại sau này.
4. Mẫu dòng thời gian có thể điền vào của ClickUp cho việc mua xe
Nếu bạn cần một cách thân thiện với người dùng để quản lý các dòng thời gian phức tạp, ClickUp Vehicle Acquisition Fillable Timeline sẵn sàng giúp bạn. Dưới đây là cách công cụ này biến đổi quy trình làm việc của bạn:
- Đơn giản hóa sự phức tạp: Chia nhỏ dòng thời gian mua xe đa diện thành các bước dễ quản lý với bố cục trực quan, rõ ràng
- Tiến độ trong nháy mắt: Luôn nắm rõ công việc với trạng thái rõ ràng và cập nhật trực quan, loại bỏ việc phỏng đoán
- Phối hợp nhóm: Chia sẻ dòng thời gian một cách dễ dàng để tất cả các bên liên quan luôn được cập nhật và tham gia
Bất kể loại dòng thời gian bạn đang xây dựng là gì — lịch trình mua sắm, hậu cần hay bàn giao — mẫu này đều cung cấp cho bạn nhiều băng thông hơn để thực hiện các nhiệm vụ quan trọng khác.
Để bắt đầu, hãy vạch ra từng giai đoạn của quy trình mua xe, từ lựa chọn nhà cung cấp đến giao hàng. Đặt thời hạn cho từng công việc, đảm bảo dòng thời gian rõ ràng cho từng bước.
Sắp xếp công việc theo trạng thái, sử dụng các danh mục như Đang mở và Đã hoàn thành để theo dõi tiến độ và duy trì tính minh bạch. Khi tiến độ công việc thay đổi, cập nhật trạng thái công việc theo thời gian thực để mọi người đều được cập nhật. Bật thông báo tự động để không bỏ sót bất kỳ thời hạn hoặc cập nhật quan trọng nào.
Cuối cùng, phân tích tỷ lệ hoàn thành công việc của bạn với các tính năng theo dõi của ClickUp để tìm ra các lĩnh vực cần cải thiện và hợp lý hóa các hoạt động mua sắm trong tương lai.
Lý tưởng cho: Các nhóm mua sắm đội xe và quản lý giám sát các dự án mua sắm xe.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Trường Tùy chỉnh của ClickUp để thêm các chi tiết quan trọng như ngân sách hoặc ngày giao hàng vào mỗi nhiệm vụ. Điều này giúp tập trung thông tin quan trọng và đảm bảo mọi người đều có thông tin cần thiết mà không cần chuyển đổi giữa các công cụ. Bạn thậm chí có thể bắt đầu nhanh chóng với mẫu danh sách nhà cung cấp.
5. Mẫu RFP Dịch vụ Quản lý Đội xe ClickUp
Cho dù là quản lý đội xe đang phát triển hay cải tổ hệ thống kho hiện có, việc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp có thể là một nhiệm vụ khó khăn. Nhưng với Mẫu RFP Dịch vụ Quản lý Đội xe của ClickUp, bạn sẽ biến quá trình này từ hỗn loạn thành có trật tự, đảm bảo bạn đạt được kết quả tốt nhất mà không phải đau đầu.
Dưới đây là cách mẫu của ClickUp hoạt động để đơn giản hóa quy trình, giúp bạn có thêm thời gian tập trung vào những việc thực sự quan trọng:
- Xác định rõ ràng các yêu cầu của dự án: Phác thảo tất cả các nhu cầu quản lý đội xe, từ bảo trì đến theo dõi. Sự rõ ràng này đảm bảo các nhà cung cấp hiểu rõ mong đợi của bạn, từ đó đưa ra các đề xuất chính xác hơn và tiết kiệm thời gian
- Điều chỉnh nhóm của bạn sớm: Xác định trước các bên liên quan quan trọng để tránh tắc nghẽn và giữ mọi người cùng nhau trên cùng một trang. Giữ cho quá trình diễn ra suôn sẻ và đúng hướng
- Tập trung tất cả tài liệu ở một nơi: Lưu trữ đề xuất và phản hồi của nhà cung cấp ở một địa điểm dễ truy cập, cho phép so sánh dễ dàng mà không cần phải gửi email hay sử dụng các bảng tính rời rạc
- Cộng tác liền mạch trong thời gian thực: Cho phép nhóm của bạn để lại nhận xét, chỉnh sửa và hoàn thiện quyết định ngay lập tức, đẩy nhanh quá trình phản hồi và loại bỏ sự chậm trễ
- Ra quyết định thông minh và nhanh chóng: Truy cập tất cả thông tin cần thiết, so sánh các đề xuất và đánh giá khả năng của nhà cung cấp một cách nhanh chóng. Giúp đưa ra quyết định tự tin hơn
Lý tưởng cho: Các nhà quản lý đội xe và nhóm mua sắm soạn thảo RFP chi tiết cho các dịch vụ đội xe, từ nhà cung cấp dịch vụ bảo trì đến công ty cho thuê xe.
👀Bạn có biết? Các công ty quản lý đội xe có nguồn gốc từ ngành ngân hàng. Các ngân hàng coi cho thuê xe là một cách thông minh để tạo thu nhập ổn định, nhờ vào tỷ suất lợi nhuận hấp dẫn, cơ hội kiếm được phí dịch vụ định kỳ và rủi ro tương đối thấp.
6. Mẫu cấu trúc phân chia công việc quản lý đội xe của ClickUp
Mẫu cấu trúc phân chia công việc quản lý đội xe của ClickUp có thể đơn giản hóa sự phức tạp của bất kỳ dự án nào, mang lại sự rõ ràng và kiểm soát ở mọi giai đoạn.
Điểm hay nhất? Mẫu này không chỉ giúp tổ chức công việc mà còn xử lý tối ưu hóa kho hàng nhờ các chế độ xem và tính năng mạnh mẽ:
📮ClickUp Insight: Các nhóm có hiệu suất thấp có khả năng phải sử dụng hơn 15 công cụ cao gấp 4 lần, trong khi các nhóm có hiệu suất cao duy trì hiệu quả bằng cách giới hạn bộ công cụ của họ ở 9 nền tảng trở xuống. Nhưng sử dụng một nền tảng thì sao? Là ứng dụng tất cả trong một cho công việc, ClickUp tập hợp các công việc, dự án, tài liệu, wiki, trò chuyện và cuộc gọi của bạn trên một nền tảng duy nhất, hoàn chỉnh với quy trình làm việc được hỗ trợ bởi AI. Sẵn sàng làm việc thông minh hơn chưa? ClickUp phù hợp với mọi nhóm, giúp công việc hiển thị rõ ràng và cho phép bạn tập trung vào những việc quan trọng trong khi AI xử lý phần còn lại.
- Chế độ xem hoạt động: Phân loại công việc và phân công cho các thành viên trong nhóm một cách nhanh chóng. Chế độ xem này giúp phân định rõ trách nhiệm và đảm bảo không có công việc nào bị bỏ sót
- Chế độ xem trạng thái: Giám sát tiến độ của từng công việc và toàn bộ dự án với các trạng thái như Đang mở, Đã hủy, Đã hoàn thành, Đang trì hoãn và Đang tiến hành
- Chế độ xem Gantt: Hình dung dòng thời gian dự án của bạn để phát hiện các điểm nghẽn tiềm ẩn và kiểm soát thời hạn
- Chế độ xem Hướng dẫn bắt đầu: Bạn mới sử dụng cấu trúc phân chia công việc? Chế độ xem này cung cấp hướng dẫn từng bước để giúp bạn bắt đầu công việc một cách thuận lợi
- Chế độ xem dòng thời gian: Lập kế hoạch và sắp xếp thứ tự công việc để hoàn thành trước thời hạn, đảm bảo bạn luôn tiến gần hơn một bước đến thành công
Lý tưởng cho: Quản lý dự án và điều phối viên hoạt động đội xe giám sát các dự án bảo trì xe quy mô lớn, nâng cấp đội xe hoặc các sáng kiến liên bộ phận, đảm bảo mọi công việc được theo dõi, phân công và hoàn thành đúng thời hạn.
7. Mẫu bảng tính bảo trì đội xe của Fleetio
Được xây dựng trên Google Trang tính, Mẫu bảng tính bảo trì đội xe của Fleetio cung cấp giải pháp miễn phí dựa trên đám mây, dễ truy cập và cập nhật. Bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh bảng tính để theo dõi mọi thứ, từ hồ sơ dịch vụ đến chi phí
Một tính năng nổi bật của mẫu này là khả năng ghi lại các công việc bảo trì và chi phí. Nhật ký lịch sử này giúp bạn dễ dàng theo dõi các dịch vụ đã hoàn thành và chi phí của từng dịch vụ, từ đó giúp bạn đưa ra quyết định thông minh hơn về việc sửa chữa và thay thế trong tương lai.
Một công cụ hữu ích khác là trình theo dõi chi phí trên mỗi dặm. Nó tính toán chi phí thực tế để vận hành mỗi phương tiện và tiết lộ chi phí duy trì đội xe của bạn. Theo thời gian, dữ liệu này giúp xác định thời điểm một phương tiện trở nên quá tốn kém để bảo trì, từ đó hướng dẫn quyết định thay thế.
Mẫu này cũng giúp dễ dàng thiết lập và theo dõi lịch bảo trì phòng ngừa, đảm bảo xe của bạn luôn ở trạng thái tốt nhất và tránh các sự cố bất ngờ.
Lý tưởng cho: Các nhà quản lý đội xe cần một giải pháp đơn giản, dựa trên bảng tính để theo dõi lịch trình dịch vụ, sửa chữa, chi phí và thời gian ngừng hoạt động của đội xe.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng phần thông số kỹ thuật xe trong mẫu để theo dõi các chi tiết quan trọng như nhãn hiệu, mẫu xe và khuyến nghị của nhà sản xuất. Điều này giúp bạn dễ dàng tham khảo các hướng dẫn bảo trì chính xác và luôn tuân thủ các phương pháp hay nhất cho từng xe trong đội xe của mình.
8. Mẫu danh sách kiểm tra bảo trì đội xe của Template.net
Danh sách kiểm tra là linh hồn của hầu hết các công ty quản lý đội xe. Mẫu Danh sách kiểm tra bảo trì đội xe của Template.net có thể là công cụ hữu ích để bạn chủ động giải quyết các vấn đề tiềm ẩn và giảm thiểu sự cố bất ngờ.
Nó bao gồm các phần cần thiết để theo dõi thông tin khóa của xe, chẳng hạn như chi tiết về người quản lý đội xe, số VIN xe, số km đã chạy và ngày kiểm tra.
Danh sách kiểm tra cũng bao gồm các khu vực bảo trì quan trọng, bao gồm kiểm tra động cơ và hộp số, kiểm tra dầu và chất lỏng, và các khuyến nghị thay đổi. Nó giúp bạn theo dõi áp suất lốp, độ sâu gai lốp và độ mòn, đồng thời kiểm tra phanh để phát hiện rò rỉ chất lỏng, má phanh và đĩa phanh.
Có thể nói rằng danh sách kiểm tra này là một lựa chọn tuyệt vời để đảm bảo bạn luôn nắm rõ lịch trình hao mòn của đội xe. Bạn có thể đi trước một bước so với các vấn đề tiềm ẩn bằng cách kiểm tra thường xuyên và cập nhật danh sách kiểm tra này.
Lý tưởng cho: Các doanh nghiệp tập trung vào an toàn và bảo trì chủ động, đảm bảo không bỏ sót công việc quan trọng và xe luôn trong tình trạng tốt, tuân thủ quy định.
Đọc thêm: Mẫu kho miễn phí cho Excel, Sheets và ClickUp
9. Mẫu lịch bảo trì đội xe của Template.net
Mẫu Lịch bảo trì đội xe của Template.net là một công cụ trực quan để quản lý bảo trì đội xe. Nó cho phép bạn lên lịch các công việc thường xuyên cho từng xe, đảm bảo dịch vụ kịp thời và giảm thời gian ngừng hoạt động.
Bạn có thể dễ dàng theo dõi các chi tiết về xe như mẫu xe, số VIN và lịch sử bảo dưỡng, giúp thông tin quan trọng luôn sẵn sàng để truy cập. Giao diện thân thiện với người dùng rất phù hợp cho người mới bắt đầu, trong khi các trường có thể tùy chỉnh cho phép các doanh nghiệp điều chỉnh theo nhu cầu của mình.
Cho dù bạn đang quản lý đội xe nhỏ hay lớn, mẫu này đều có thể điều chỉnh cho phù hợp với mọi kích thước. Mẫu này cung cấp hình ảnh dữ liệu rõ ràng thông qua biểu đồ và bảng để giúp bạn ra quyết định tốt hơn.
Trình theo dõi bảo trì hàng tháng đảm bảo các kiểm tra định kỳ được hoàn thành đúng thời hạn, trong khi lịch trình được cấu trúc tốt giúp công việc luôn đi đúng hướng. Nó cũng đơn giản hóa việc phân bổ nguồn lực và giám sát thời gian thực, cùng với bảo trì phòng ngừa.
Lý tưởng cho: Quản lý đội xe chịu trách nhiệm lập kế hoạch và lên lịch các hoạt động bảo trì cho nhiều xe.
10. Mẫu Quản lý đội xe ô tô của Spreadsheetpage
Quản lý đội xe, cho dù là xe sở hữu hay thuê, đều cần một công cụ có thể hợp lý hóa hoạt động và cung cấp thông tin chi tiết có giá trị. Mẫu Quản lý đội xe ô tô của Spreadsheetpage là một công cụ mạnh mẽ nhưng đơn giản để quản lý hiệu quả các xe sở hữu và thuê.
Nó sắp xếp các chuyến đi hàng ngày, theo dõi mức tiêu thụ nhiên liệu, giám sát bảo trì và tạo báo cáo để phân tích chi phí và khấu trừ thuế. Với khả năng tương thích với Excel, nó hoàn hảo cho các doanh nghiệp có kích thước khác nhau.
Các tính năng chính bao gồm Quản lý chuyến đi bằng ô tô, phân công xe cho tài xế và theo dõi hiệu suất với lịch sử chi tiết về quãng đường và chi phí. Nhật ký quãng đường và Máy tính hiệu suất nhiên liệu giám sát các chỉ số quan trọng của xe bạn.
Mẫu này cũng lên lịch Nhắc nhở bảo trì để giữ xe luôn trong tình trạng tốt nhất và theo dõi Chi phí, bao gồm nhiên liệu, sửa chữa và tiền phạt.
Các tùy chọn tùy chỉnh cho phép các doanh nghiệp giám sát hiệu suất của tài xế và trực quan hóa chi phí bằng biểu đồ và báo cáo, bao gồm so sánh giữa xe sở hữu và xe thuê.
Lý tưởng cho: Các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc quản lý đội xe cần một công cụ dễ sử dụng để theo dõi các chi tiết quan trọng của đội xe, từ chi phí và mức tiêu thụ nhiên liệu đến lịch sử bảo trì và dịch vụ.
Xem thêm: Phần mềm quản lý kho IT tốt nhất
Đơn giản hóa quản lý đội xe với ClickUp: Ứng dụng cho mọi công việc
Quản lý đội xe đã đủ khó khăn mà còn phải sử dụng nhiều công cụ khác nhau. Giữa việc điều phối bảo trì xe, theo dõi lịch trình của tài xế, quản lý mua sắm và đảm bảo tuân thủ các quy định, bạn dễ cảm thấy quá tải.
Việc chuyển đổi giữa các bảng tính, email và các nền tảng phần mềm logistics khác nhau có thể dẫn đến việc bỏ lỡ thời hạn, mất dữ liệu và căng thẳng không cần thiết.
Đây là nơi ClickUp tạo ra sự khác biệt thực sự. Với ứng dụng làm việc toàn diện này, bạn có thể tập trung mọi khía cạnh của việc quản lý đội xe, từ tạo lịch bảo trì xe chi tiết đến theo dõi KPI của đội xe và quản lý dòng thời gian mua sắm — tất cả chỉ ở một nơi.
Các mẫu có thể tùy chỉnh của ClickUp đảm bảo rằng cho dù bạn đang xử lý các cuộc kiểm tra định kỳ, hợp đồng dịch vụ hay yêu cầu báo giá của nhà cung cấp, mọi thứ đều được tổ chức, dễ truy cập và quản lý tốt.
Ngoài ra, các tính năng linh hoạt cho phép bạn điều chỉnh quy trình làm việc theo nhu cầu riêng, đảm bảo bạn luôn đi trước các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng trở thành vấn đề thực sự.
Đăng ký ClickUp miễn phí ngay bây giờ và bắt đầu tối ưu hóa hoạt động đội xe của bạn ngay hôm nay!