Bạn bắt đầu ngày mới với quyết tâm hoàn thành danh sách công việc cần làm, nhưng khi chiều tối đến, những gián đoạn liên tục khiến bạn chỉ hoàn thành được một nửa công việc.
Có thể TikTok có những video mèo vui nhộn, con bạn hoặc thú cưng của bạn cần thêm sự âu yếm hôm nay, thời tiết không thuận lợi, hoặc đơn giản là bạn mất động lực!
Trong những trường hợp này, làm thế nào để bạn hoàn thành mọi việc đã đặt ra?
Bằng cách phát triển tư duy năng suất.
Trong bài đăng trên blog này, chúng ta sẽ khám phá các chiến lược có thể thực hiện để xây dựng một quan điểm hiệu quả và giải quyết các thách thức một cách trực diện để thay đổi cách bạn làm việc.
⏰ Tóm tắt 60 giây
- Tư duy năng suất nhấn mạnh động lực, ý chí và mục tiêu rõ ràng
- Nó thúc đẩy sự phát triển cá nhân và nâng cao hiệu quả trong cả cài đặt cá nhân và chuyên nghiệp
- Lợi ích bao gồm giảm căng thẳng, cải thiện sự tập trung và đưa ra quyết định rõ ràng hơn
- Các đặc điểm cốt lõi là khả năng phục hồi, quản lý thời gian chủ động và cài đặt mục tiêu nhất quán
- Để xây dựng tư duy này, hãy ưu tiên nhận thức bản thân, thiết lập thói quen và đối phó hiệu quả với các yếu tố gây xao nhãng
- Cách tiếp cận này giúp bạn tập trung và phát huy tiềm năng của mình trong một thế giới bận rộn
Tư duy năng suất là gì?
Tư duy năng suất là một khung tư duy tập trung và có mục đích, giúp bạn giải quyết công việc một cách rõ ràng, quyết tâm và hiệu quả. Đó là làm việc thông minh, quản lý năng lượng và ưu tiên những việc thực sự quan trọng.
Những người có tư duy này có tầm nhìn, suy nghĩ chín chắn và luôn duy trì động lực. Họ không chỉ hoàn thành công việc mà còn giải quyết vấn đề, thích ứng với thay đổi và không ngừng cải thiện bản thân bằng cách làm việc thông minh hơn, không phải làm việc chăm chỉ hơn.
Về cốt lõi, tư duy năng suất đòi hỏi sự cân bằng giữa kỷ luật và tính linh hoạt. Bạn phải kiên định theo đuổi mục tiêu của mình, đồng thời cởi mở với những thay đổi khi cần thiết. Sự cân bằng này giúp bạn tránh được tình trạng kiệt sức và tập trung vào tầm nhìn dài hạn.
Và khi bạn kết hợp tư duy này với trạng thái "luồng" (nơi năng suất và sự hài lòng hợp nhất), bạn sẽ trở nên không thể ngăn cản. Khóa là hướng năng lượng của bạn vào công việc có ý nghĩa và tổ chức các nguồn lực để luôn phù hợp với mục tiêu của bạn.
🔍 Bạn có biết? Walter Gjergja, một nhà sư Thiếu Lâm thế tục, nhấn mạnh rằng hành động là chìa khóa để vượt qua sự trì hoãn. Ông ủng hộ việc thực hiện những cam kết nhỏ và các nghi thức cá nhân để tạo động lực và năng suất.
Hiểu về tư duy và động lực
Tư duy là bản đồ tinh thần của bạn, định hình cách bạn nhận thức về thách thức, cơ hội và quyết định. Nó ảnh hưởng đến mọi hành động của bạn, cho dù đó là duy trì sự nhất quán hay chấp nhận một quan điểm mới.
Mặt khác, động lực là nhiên liệu thúc đẩy bạn thực hiện những hành động này, cung cấp năng lượng để tiến về phía trước.
Tư duy và động lực cùng nhau tạo ra sức mạnh tổng hợp thúc đẩy thành công. Cân bằng hai yếu tố này là điều cần thiết cho cả các chuyên gia và những người muốn tự cải thiện bản thân. Một bản đồ tinh thần rõ ràng kết hợp với năng lượng ổn định đảm bảo bạn không chỉ bận rộn mà còn thực sự đạt được mục tiêu năng suất của mình.
Nếu không có tư duy đúng đắn, động lực có thể thiếu hướng đi; nếu không có động lực, ngay cả tư duy tốt nhất cũng không thể dẫn đến hành động.
📌 Ví dụ: Tư duy hướng đến sự phát triển giúp bạn xem những thất bại là cơ hội để học hỏi, trong khi động lực mạnh mẽ mang lại cho bạn sự kiên trì để vượt qua trở ngại.
👀 Bạn có biết? Theo một cuộc khảo sát với 143 nhà nghiên cứu về sáng tạo được công bố trong cuốn sách bán chạy nhất của Carol Dweck, Mindset, sự kiên trì hoặc khả năng phục hồi được tạo ra bởi tư duy phát triển là yếu tố quan trọng nhất trong thành tựu sáng tạo.
Lợi ích của tư duy năng suất
Tư duy năng suất thúc đẩy sự phát triển cả về mặt cá nhân và nghề nghiệp. Nó định hình cách bạn tiếp cận thách thức, quản lý thời gian và đạt được mục tiêu. Dưới đây là cách áp dụng kế hoạch năng suất này có thể thay đổi cuộc sống của bạn:
- Cải thiện sự tập trung và hiệu quả: Tăng cường khả năng tập trung, sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên và giúp bạn quản lý nhiều công việc ưu tiên một cách hiệu quả
- Điều chỉnh mục tiêu và tiến độ tốt hơn: Giữ nỗ lực phù hợp với mục tiêu dài hạn, thúc đẩy tiến độ nhất quán và thiết lập các tiêu chuẩn động lực
- Giảm căng thẳng và kiệt sức: Ưu tiên các công việc quan trọng, quản lý thời gian hiệu quả để tránh căng thẳng vào phút chót và duy trì sự cân bằng để tránh kiệt sức
- Nâng cao khả năng giải quyết vấn đề và ra quyết định: Tăng cường sự cởi mở để tìm ra giải pháp sáng tạo, cải thiện sự rõ ràng trong quyết định và biến thách thức thành cơ hội
- Ý thức mục đích và động lực cao hơn: Hành động phù hợp với giá trị, tăng sự tự tin thông qua việc đạt được mục tiêu và duy trì động lực thông qua phản hồi tích cực
- Tăng cường khả năng thích ứng và phát triển cá nhân: Khuyến khích khả năng thích ứng với thay đổi, thúc đẩy học tập liên tục và phát triển kỹ năng, đồng thời xây dựng sự kiên cường
Đặc điểm của tư duy năng suất
Cách suy nghĩ hiệu quả có nghĩa là tiếp cận công việc với sự rõ ràng, ý định và mục đích. Những người chuyên nghiệp và không ngừng cải thiện bản thân thường thể hiện những đặc điểm nổi bật giúp họ trở nên khác biệt. Dưới đây là một số phẩm chất của những người hiệu quả và cách họ biến những phẩm chất đó thành thành công trong thế giới thực:
1. Kỷ luật
Kỷ luật là nền tảng của tư duy hiệu quả.
Những người thành công như nhà sáng lập Tesla và doanh nhân Elon Musk là ví dụ điển hình cho điều này thông qua kỹ thuật phân chia thời gian, phân bổ từng phút trong ngày cho từng công việc và đảm bảo từng khoảnh khắc đều có ý nghĩa.
Cách tiếp cận có cấu trúc này giúp tăng cường sự tập trung và giảm thiểu sự mệt mỏi khi ra quyết định, đồng thời cho phép ưu tiên công việc có tác động lớn.
2. Định hướng mục tiêu
Những người có năng suất cao luôn tập trung vào mục tiêu của mình bằng cách đặt ra các mục tiêu rõ ràng, có thể thực hiện được và vạch ra các bước chính xác để đạt được chúng.
Satya Nadella, Giám đốc điều hành của Microsoft, là ví dụ điển hình cho cách tiếp cận này bằng cách nuôi dưỡng tư duy phát triển trong tổ chức của mình, thúc đẩy học tập liên tục và khuyến khích khả năng thích ứng để theo đuổi các mục tiêu phát triển. Tư duy hướng đến phát triển này được thúc đẩy bởi sự tò mò, vì những cá nhân năng suất luôn háo hức khám phá kiến thức mới và thu thập những hiểu biết mới.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Chuyển đổi các mục tiêu hàng ngày của bạn thành các mục tiêu SMART — cụ thể, có thể đo lường, có thể đạt được, có liên quan và có thời hạn — để duy trì động lực và đà phát triển. Cách tiếp cận có cấu trúc này mang lại sự rõ ràng và giúp bạn theo dõi tiến độ một cách hiệu quả.
3. Khả năng thích ứng
Tính linh hoạt là chìa khóa để vượt qua thách thức và đón nhận sự thay đổi. Những người năng suất cao biết điều chỉnh kế hoạch nhanh chóng trong khi vẫn duy trì mục tiêu của mình.
Jeff Bezos, người sáng lập Amazon, là một ví dụ điển hình về khả năng thích ứng khi liên tục dẫn dắt công ty vào những lĩnh vực mới, như điện toán đám mây và truyền thông trực tuyến, ngay cả khi những dự án này ban đầu vấp phải sự hoài nghi.
Sự sẵn sàng thay đổi và chấp nhận đổi mới của ông đã đóng vai trò quan trọng trong việc biến Amazon thành một tập đoàn công nghệ đa dạng, minh chứng cho cách các nhà lãnh đạo hiệu quả có thể phát triển mạnh mẽ trong môi trường động biến đồng thời luôn mở cửa đón nhận những ý tưởng và chiến lược mới.
4. Tập trung và sự chú ý
Duy trì sự tập trung trong môi trường có nhiều yếu tố gây xao lãng là một kỹ năng rất quan trọng. Điều này bao gồm loại bỏ các yếu tố gây gián đoạn và thiết kế một môi trường khuyến khích công việc sâu sắc và tập trung.
Những nhà lãnh đạo như Bill Gates nổi tiếng dành riêng 'tuần suy nghĩ' để brainstorming và phát triển chiến lược mà không bị gián đoạn, nhấn mạnh tầm quan trọng của sự tập trung.
Thời gian dành riêng cho bản thân, xa rời sự hối hả của cuộc sống hàng ngày, cho phép anh tập trung sâu vào tầm nhìn dài hạn và những ý tưởng sáng tạo, chứng minh rằng sự tập trung có chủ đích có thể dẫn đến những bước đột phá đáng kể trong lãnh đạo và chiến lược kinh doanh.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tắt thông báo, đặt ranh giới rõ ràng trong giờ làm việc và sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên để đảm bảo tập trung liên tục vào các mục tiêu có ý nghĩa.
5. Tính chủ động
Thái độ chủ động là điều phân biệt những người có năng suất cao. Thay vì chờ đợi công việc hoặc thách thức xuất hiện, họ dự đoán nhu cầu và chủ động hành động. Cách tiếp cận có tầm nhìn xa này giúp tránh được những trở ngại và đảm bảo tiến độ ổn định.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Dành 15 phút mỗi ngày để đánh giá các công việc sắp tới và những trở ngại có thể gặp phải.
6. Tổ chức và lập kế hoạch
Kế hoạch có cấu trúc tốt là điều không thể thiếu để đạt được năng suất cao. Cài đặt các ưu tiên rõ ràng giúp các chuyên gia luôn tập trung vào những việc quan trọng nhất.
Quy tắc 5/25 của Warren Buffett — tập trung vào năm ưu tiên hàng đầu và bỏ qua phần còn lại — nhấn mạnh tầm quan trọng của việc thu hẹp phạm vi tập trung.
Cách xây dựng tư duy năng suất
Nuôi dưỡng tư duy hiệu quả là một hành trình dần dần, từng bước một. Mặc dù nó không thể thay đổi bạn chỉ trong một đêm, nhưng chắc chắn có thể đạt được với nỗ lực liên tục và các bí quyết hiệu quả để tăng năng suất.
ClickUp, ứng dụng làm việc toàn diện, giúp bạn sắp xếp công việc một cách có tổ chức bằng cách tập hợp các nhiệm vụ, dự án và công cụ cộng tác vào một nơi. Các tính năng quản lý nhiệm vụ, theo dõi thời gian và đặt mục tiêu của ứng dụng này tạo ra môi trường phù hợp để năng suất trở thành một phần trong thói quen hàng ngày của bạn.
Hãy cùng khám phá cách làm việc hiệu quả hơn và nuôi dưỡng tư duy này bằng cách sử dụng ClickUp để hỗ trợ hành trình của bạn.
Bước #1: Đặt mục tiêu và ưu tiên rõ ràng
Mục tiêu ClickUp
Bạn không thể vươn lên mức độ mục tiêu của mình. Bạn sẽ rơi xuống mức độ hệ thống của mình.
Bạn không thể vươn lên mức độ mục tiêu của mình. Bạn sẽ rơi xuống mức độ hệ thống của mình.
Những người có năng suất cao rất giỏi trong việc điều chỉnh các công việc hàng ngày của họ cho phù hợp với các mục tiêu lớn hơn. Để làm được điều này, bạn cần:
- Chia nhỏ mục tiêu của bạn thành các bước cụ thể, có thể thực hiện được
- Sử dụng Mục tiêu ClickUp để xác định các cột mốc có thể đo lường được và liên kết chúng với các công việc có liên quan. Nó đơn giản hóa việc cài đặt mục tiêu OKR, cho phép bạn tạo mục tiêu cấp cao nhất, chia nhỏ thành các mục tiêu phụ (Mục tiêu) và đặt Kết quả chính có thể đo lường được
📌 Ví dụ:
Mục tiêu cấp cao nhất: Lập kế hoạch nội dung cho quý 3
- Mục tiêu 1: Tiến hành kiểm toán phân tích
- Kết quả chính: Phân tích các chỉ số lưu lượng truy cập và mức độ tương tác cho các chiến dịch trong quý 2 (Hoàn thành trước ngày 15 tháng 6)
- Kết quả chính: Xác định 5 định dạng nội dung hiệu quả nhất (Hoàn thành trước ngày 20 tháng 6)
- Nhiệm vụ liên quan: Sử dụng bảng điều khiển ClickUp để tổng hợp và trực quan hóa dữ liệu phân tích
- Mục tiêu 2: Phác thảo ý tưởng chiến dịch hàng tháng
- Nhiệm vụ liên quan: Tạo và phân công các mục hành động cho phiên brainstorming trong ClickUp
- Kết quả chính: Lập danh sách 12 chủ đề chiến dịch hàng tháng (3 chủ đề mỗi tháng cho quý 3)
- Kết quả chính: Phối hợp với bộ phận tiếp thị và bán hàng để hoàn thiện ý tưởng chiến dịch (Tổ chức 2 phiên brainstorming trước ngày 25 tháng 6)
Năng suất của chúng tôi trên toàn cầu đã tăng lên đáng kể kể từ khi chúng tôi triển khai ClickUp. Hiện tại, chúng tôi có hơn 50 người dùng trên 5 châu lục đang hợp tác chéo trong các dự án rất chi tiết. Điều này đã giúp chúng tôi cắt giảm đáng kể thời gian hoàn thành dự án.
Năng suất của chúng tôi trên toàn cầu đã tăng lên đáng kể kể từ khi chúng tôi triển khai ClickUp. Hiện tại, chúng tôi có hơn 50 người dùng trên 5 châu lục đang hợp tác chéo trong các dự án rất chi tiết. Điều này đã giúp chúng tôi cắt giảm đáng kể thời gian hoàn thành dự án.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Mẫu năng suất Marc Andreessen của ClickUp để sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc, đặt và theo dõi mục tiêu, phân tích tiến độ để tập trung và đảm bảo sử dụng thời gian hiệu quả.
Bước #2: Phát triển một thói quen hiệu quả
Sự nhất quán là chìa khóa để tạo đà. Bắt đầu ngày mới với MIT (công việc quan trọng nhất) và tuân thủ một cấu trúc hỗ trợ mức năng lượng của bạn. Hãy áp dụng khái niệm "ăn con ếch" — giải quyết công việc khó nhất hoặc ít hấp dẫn nhất vào buổi sáng; điều này sẽ tăng sự tự tin và tạo ra một không khí làm việc hiệu quả cho cả ngày.
Giải quyết những công việc khó khăn này sớm để giải tỏa tâm trí và tạo không gian cho công việc thú vị hơn.
Lập kế hoạch cho buổi sáng của bạn với Mẫu năng suất cá nhân ClickUp và quên đi sự lộn xộn của danh sách việc cần làm rải rác. Mẫu này cung cấp một hệ thống hợp lý để giúp bạn:
- Luôn nắm vững các hoạt động và mục tiêu hàng ngày của bạn
- Sắp xếp và ưu tiên công việc một cách hiệu quả để tập trung vào những việc thực sự quan trọng
- Theo dõi tiến độ thực hiện các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn
- Đảm bảo các công việc quan trọng được quản lý hiệu quả với kế hoạch rõ ràng, có cấu trúc
Bước #3: Nắm vững kỹ năng quản lý thời gian
Chế độ xem lịch ClickUp
Tìm ra phương pháp phù hợp với phong cách làm việc của bạn có thể cải thiện đáng kể sự tập trung và hiệu quả. Một kỹ thuật quản lý thời gian để làm điều này là phân chia thời gian thành các khối. Nếu bạn chưa quen với kỹ thuật này, thì Chế độ xem Lịch của ClickUp chắc chắn sẽ trở thành công cụ hữu ích cho bạn!
Với phân tích chi tiết theo từng giờ, bạn có thể dễ dàng lên lịch công việc trong ngày, đảm bảo mỗi công việc có thời gian dành riêng.
Bạn cũng có thể thử Kỹ thuật Pomodoro, bao gồm làm việc tập trung trong khoảng thời gian 25 phút, sau đó nghỉ 5 phút. Phương pháp này giúp tăng cường sự tập trung và chống lại sự phân tâm, tạo ra cảm giác khẩn trương để hoàn thành công việc trong thời gian định sẵn.
Theo dõi thời gian ClickUp
Để hỗ trợ kỹ thuật này, bạn có thể sử dụng các công cụ Theo dõi thời gian của ClickUp để đặt hẹn giờ cho các nhiệm vụ, quản lý khoảng thời gian làm việc và theo dõi thời gian liền mạch trên các thiết bị, đảm bảo bạn luôn đúng tiến độ và duy trì năng suất trong suốt cả ngày.
📌 Ví dụ: Cập nhật mục nhập thời gian hồi tố hoặc theo dõi thời gian sử dụng trình duyệt bằng phần mở rộng ClickUp cho Chrome, giúp dễ dàng duy trì năng suất và nghỉ ngơi thường xuyên trong ngày.
Tự động hóa ClickUp
Sử dụng Tự động hóa ClickUp, bạn cũng có thể thiết lập các kích hoạt và hành động để tự động bắt đầu hoặc dừng bộ đếm thời gian dựa trên thay đổi trạng thái nhiệm vụ hoặc các tiêu chí khác.
Bước #4: Tạo không gian làm việc hiệu quả
Một môi trường gọn gàng, ngăn nắp giúp tinh thần minh mẫn và thái độ tích cực, do đó việc tối ưu hóa không gian làm việc vật lý và kỹ thuật số là rất quan trọng. Mặc dù việc sắp xếp bàn làm việc là rất quan trọng, nhưng các công cụ kỹ thuật số cũng đóng góp đáng kể vào năng suất làm việc.
Bảng trắng ClickUp
ClickUp Whiteboards là công cụ phù hợp để cùng nhau đưa ra ý tưởng. Nhiều thành viên trong nhóm có thể đóng góp ý kiến, thêm nhận xét, hình dạng, văn bản và thậm chí cả hình ảnh vào bảng. Điều này giúp dễ dàng thu thập ý kiến của mọi người trong các phiên brainstorming hoặc lập kế hoạch dự án.
Bước #5: Hãy chủ động và suy ngẫm
Chủ động và phản ánh là yếu tố cần thiết để duy trì năng suất và tránh lãng phí thời gian.
Sự chủ động bao gồm việc dự đoán những thách thức và chuẩn bị giải pháp trước khi chúng phát sinh, giúp bạn luôn đi trước một bước và giảm bớt căng thẳng. Ngược lại, sự phản ánh đòi hỏi bạn phải thường xuyên đánh giá tiến độ của mình, xác định những lĩnh vực cần cải thiện và học hỏi từ kinh nghiệm của bản thân.
Cùng nhau, những thực hành này tạo thành một vòng phản hồi mạnh mẽ, giúp nâng cao hiệu quả.
Tài liệu ClickUp
ClickUp Docs là một công cụ mạnh mẽ để tăng cường tính chủ động và phản ánh trong hành trình năng suất của bạn. Với khả năng duy trì nhật ký kỹ thuật số, người dùng có thể dễ dàng ghi lại những hiểu biết và ghi chép suy nghĩ của mình, tạo điều kiện thuận lợi cho việc đánh giá tiến độ thường xuyên. Các tính năng cộng tác — bình luận nội tuyến, chỉnh sửa đồng thời, @đề cập và hơn thế nữa — cho phép các nhóm chia sẻ phản ánh và chiến lược trong thời gian thực, thúc đẩy văn hóa cải tiến liên tục.
Ngoài ra, việc tích hợp Docs với Nhiệm vụ ClickUp liên kết các phản hồi trực tiếp với các dự án cụ thể, đảm bảo rằng các bài học kinh nghiệm được áp dụng chủ động cho những thách thức trong tương lai, đồng thời thúc đẩy trách nhiệm và sự phát triển.
ClickUp đã giúp trải nghiệm năng suất trở nên dễ dàng hơn rất nhiều bằng cách tập trung mọi thứ vào một nơi. Nó có mọi thứ, từ Mục tiêu đến Tài liệu, để giữ cho nhóm và khách hàng của bạn được thông báo về mọi khía cạnh của quá trình.
ClickUp đã giúp trải nghiệm năng suất trở nên dễ dàng hơn rất nhiều bằng cách tập trung mọi thứ vào một nơi. Nó có tất cả mọi thứ, từ Mục tiêu đến Tài liệu, để giữ cho nhóm và khách hàng của bạn được thông báo về mọi khâu trong quy trình của bạn.
🧠 Thông tin thú vị: Nghiên cứu chỉ ra rằng kỷ luật bản thân là yếu tố dự báo thành công trong học tập chính xác hơn chỉ số IQ, nhấn mạnh tầm quan trọng của trách nhiệm cá nhân trong năng suất.
Bước #6: Loại bỏ các yếu tố gây xao lãng
ClickUp Brain
Trong cuộc sống hối hả ngày nay, việc duy trì sự tập trung trở nên ngày càng khó khăn do những phiền nhiễu liên tục từ công nghệ và môi trường xung quanh. Để nuôi dưỡng sự tập trung, bạn cần tạo ra một không gian làm việc riêng, giảm thiểu sự gián đoạn và thiết lập các ưu tiên công việc rõ ràng.
Một giải pháp hiệu quả để tăng cường sự tập trung là ClickUp Brain, một trợ lý AI tích hợp có khả năng tổng hợp thông tin từ tất cả các nguồn của bạn — về nhiệm vụ, tài liệu và con người — vào một nơi. Công cụ này cho phép bạn sắp xếp suy nghĩ, nhiệm vụ và dự án một cách liền mạch, giảm bớt sự lộn xộn thường dẫn đến mất tập trung. Sử dụng nó để xác định các ưu tiên, lập kế hoạch để giải quyết các dự án phức tạp và theo dõi năng suất của bạn.
ClickUp Brain cũng hoạt động như một quản lý dự án AI, tự động cập nhật trạng thái dự án, tạo bản tóm tắt thông tin liên lạc và tạo công việc con dựa trên chi tiết nhiệm vụ. Điều này giúp giảm thiểu việc cập nhật thủ công, loại bỏ các cuộc họp không cần thiết và giảm thiểu thời gian dành cho công việc bận rộn, cho phép bạn tập trung vào các công việc quan trọng hơn.
Với ClickUp, bạn cũng có thể tập trung tất cả ghi chú, công việc và chi tiết dự án của mình vào một nơi để giảm thiểu thời gian tìm kiếm. Tạo không gian làm việc dành riêng cho các dự án cụ thể, thực hiện các hoạt động giải phóng trí óc thường xuyên để làm đầu óc minh mẫn và lên lịch các phiên làm việc sâu không bị gián đoạn được đánh dấu là "không làm phiền"
Cuối cùng, bạn có thể sử dụng Brain như một đối tác để phản ánh năng suất của mình vào cuối ngày, xác định các yếu tố gây xao lãng và điều chỉnh chiến lược để không ngừng cải thiện.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng mẫu năng suất để hợp lý hóa quy trình làm việc và tối ưu hóa quản lý thời gian bằng cách sắp xếp công việc, thời hạn và ưu tiên trong một trung tâm duy nhất. Với cấu trúc sẵn có cho các quy trình lặp lại, bạn có thể tập trung vào việc thực hiện thay vì thiết lập, đảm bảo từng phút đều có giá trị.
Mẫu ClickUp
Mẫu Sử dụng ClickUp để tăng năng suất được thiết kế để giúp bạn quản lý công việc, cân bằng khối lượng công việc và theo dõi mục tiêu của mình trong các dòng thời gian ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.
Cân bằng nhiều trách nhiệm có thể khiến bạn cảm thấy quá tải, nhưng mẫu này giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc quan trọng nhất, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ việc nào. Mẫu này cung cấp cấu trúc rõ ràng để sắp xếp công việc, giúp bạn tập trung vào những việc quan trọng nhất. Với tính năng cài đặt mục tiêu và thời hạn tích hợp, mẫu này giúp bạn đi đúng hướng và duy trì định hướng trong suốt cả ngày.
Sử dụng mẫu này có thể đơn giản hóa quy trình làm việc và giảm căng thẳng. Đây là một công cụ tuyệt vời để làm rõ các hoạt động hàng ngày và giúp bạn phân bổ thời gian và nguồn lực hiệu quả hơn.
ClickUp giúp tôi sắp xếp công việc và tăng năng suất làm việc. Giờ đây, tôi có thể hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn vì tập trung hơn.
ClickUp giúp tôi sắp xếp công việc và tăng năng suất làm việc. Giờ đây, tôi có thể hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn vì tập trung hơn.
Cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống để nâng cao năng suất
Cân bằng công việc và cuộc sống là điều cần thiết để duy trì năng suất. Khi bạn làm việc quá sức, tình trạng kiệt sức sẽ xuất hiện, làm giảm sự tập trung và ảnh hưởng đến sức khỏe tinh thần và thể chất của bạn.
Một báo cáo gần đây của Mercer cho thấy 82% nhân viên có nguy cơ bị kiệt sức, với các yếu tố góp phần bao gồm khối lượng công việc quá nhiều (37%), kiệt sức (40%) và áp lực tài chính (43%).
Cách tiếp cận cân bằng đảm bảo bạn luôn tràn đầy năng lượng, động lực và hoàn toàn tập trung trong cả cài đặt cá nhân và công việc.
Để đạt được sự cân bằng này, hãy đặt ra giới hạn cho giờ làm việc và dành thời gian cho sở thích, tập thể dục hoặc gia đình.
Bạn cũng phải dành một chút thời gian vào cuối mỗi tuần để đánh giá những gì đã hiệu quả, những gì không hiệu quả và cách bạn có thể cải thiện. Hãy tự hỏi bản thân:
- Mục tiêu của bạn có thực tế không?
- Những yếu tố gây xao lãng có làm chậm tiến độ của bạn không?
- Những công việc nào mất nhiều thời gian hơn dự kiến và tại sao?
Quản lý lịch trình của bạn một cách chủ động bằng cách cài đặt ranh giới rõ ràng để tránh kiệt sức, giúp cải thiện năng suất và cho phép bạn tiếp cận công việc với sự tập trung và nhiệt huyết mới.
Tích hợp thời gian nghỉ ngơi và giải trí vào thói quen hàng ngày của bạn
Cân bằng công việc và cuộc sống bao gồm việc tích hợp các khoảng nghỉ ngơi và giải trí vào thói quen hàng ngày để nạp năng lượng và tập trung trở lại, không chỉ đơn thuần là cài đặt ranh giới.
Cân bằng trách nhiệm giúp ngăn ngừa tình trạng kiệt sức, trong khi nghỉ ngơi có chủ đích giúp tăng cường sự sáng tạo, nuôi dưỡng thái độ tích cực và củng cố động lực.
Bắt đầu phương pháp này bằng cách thường xuyên nghỉ ngơi trong lịch trình của bạn: dành 25–50 phút để tập trung vào một công việc, sau đó nghỉ ngơi ngắn để vươn vai hoặc thưởng thức một tách cà phê. Những khoảng nghỉ này giúp bạn sảng khoái tinh thần, nạp năng lượng và mở ra những ý tưởng hoặc góc nhìn mới.
ClickUp Sprints
Lập kế hoạch sprint tập trung bằng ClickUp Sprints. Tạo bảng sprint chuyên dụng, đặt mục tiêu rõ ràng, sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc trong sprint backlog và gán điểm sprint để ước tính nỗ lực nhằm phản ánh tiến độ trong quy trình làm việc của bạn.
Nghỉ ngơi là điều cần thiết để duy trì hiệu suất cao nhất. Hãy tích hợp nghỉ ngơi vào thói quen hàng ngày để tăng năng suất và giữ tinh thần sảng khoái.
Một cuộc khảo sát của Slack cho thấy những nhân viên nghỉ giải lao có năng suất cao hơn 13% so với những nhân viên không nghỉ giải lao. Ngoài ra, những nhân viên tan sở đúng giờ có năng suất cao hơn 20% so với những nhân viên làm thêm giờ.
Để theo dõi tiến độ và đảm bảo đà phát triển ổn định, Mẫu tiến độ hàng tuần của ClickUp có thể giúp bạn xem lại thành tích, điều chỉnh ưu tiên và duy trì sự phù hợp với mục tiêu của mình mỗi tuần.
Vượt qua thách thức để duy trì năng suất
Duy trì năng suất thường có nghĩa là phải đối mặt trực tiếp với những trở ngại phổ biến. Dưới đây là cách bạn có thể giải quyết chúng một cách hiệu quả với ClickUp:
Trì hoãn
Sự trì hoãn thường bắt nguồn từ cảm giác quá tải vì phải làm quá nhiều công việc cùng một lúc. Hãy phá vỡ chu kỳ này với Mẫu theo dõi thói quen cá nhân ClickUp để thiết lập một thói quen nhất quán, theo dõi thói quen công việc hàng ngày và duy trì một hướng đi rõ ràng.
Ngoài ra, hãy sử dụng Ưu tiên nhiệm vụ ClickUp để tạo kế hoạch hành động có cấu trúc. Cách tiếp cận này giúp bạn nhanh chóng thấy được tiến độ, từ đó duy trì động lực.
Thiếu động lực
Động lực sẽ suy giảm khi tiến độ không thể nhìn thấy được. Để khắc phục điều này, hãy sử dụng ClickUp Goals để hình dung thành quả bằng cách đặt mục tiêu có thể đo lường được và theo dõi các kết quả quan trọng.
Sự hiển thị này làm cho tiến độ trở nên đáng giá, giúp duy trì động lực và nuôi dưỡng tư duy hiệu quả trong những người có năng suất cao. Hãy ăn mừng những cột mốc này để duy trì động lực và nuôi dưỡng tư duy hiệu quả, đảm bảo rằng động lực luôn cao khi bạn thực hiện các công việc của mình.
Cam kết quá mức
Đảm nhận quá nhiều công việc sẽ làm giảm sự tập trung và năng lượng. Giải quyết thách thức này bằng cách sử dụng Tự động hóa ClickUp để hợp lý hóa khối lượng công việc của bạn.
Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại như cập nhật trạng thái và phân công công việc, giúp bạn tập trung vào các công việc quan trọng hơn. Việc giảm bớt công việc thường ngày cho phép bạn tập trung toàn bộ trách nhiệm vào các hoạt động có tác động lớn, thúc đẩy kết quả và nâng cao hiệu quả công việc tổng thể.
Yếu tố gây xao nhãng
Sự gián đoạn thường xuyên cản trở sự tập trung sâu, do đó, việc tạo ra một môi trường không có yếu tố gây xao lãng là rất quan trọng. Chế độ tập trung tích hợp sẵn của ClickUp giúp chặn các thông báo không cần thiết, cho phép bạn tập trung mà không bị xao lãng.
Tính năng này cho phép bạn lọc bỏ những tiếng ồn từ thế giới bên ngoài, đảm bảo không gian làm việc của bạn được tối ưu hóa để tập trung.
Quản lý thời gian kém
Với một kế hoạch có cấu trúc, thời gian sẽ được sử dụng hiệu quả. Sử dụng Chế độ xem Lịch của ClickUp để áp dụng các kỹ thuật phân chia thời gian, lên lịch các kỳ dành riêng cho công việc, nghỉ ngơi và các hoạt động cá nhân để quản lý thời gian hiệu quả.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Áp dụng "Quy tắc hai phút" được phổ biến bởi David Allen có thể giúp tăng năng suất: nếu một công việc mất ít hơn hai phút, hãy làm ngay để tránh các công việc nhỏ tích tụ lại.
Nâng cao tư duy năng suất với ClickUp
Tư duy hiệu quả giúp bạn làm việc thông minh hơn, không cần làm việc nhiều hơn, bằng cách tập trung vào các mục tiêu rõ ràng, các ưu tiên có cấu trúc và các chiến lược hiệu quả. Bằng cách này, bạn có thể kết hợp nỗ lực tập trung với các công cụ giúp công việc của bạn diễn ra suôn sẻ.
ClickUp cung cấp một phạm vi các công cụ mạnh mẽ để giúp bạn duy trì sự tổ chức và đi đúng hướng.
Sử dụng ClickUp Goals, bạn có thể hình dung tiến độ của mình và chia nhỏ các dự án lớn thành các cột mốc dễ quản lý. Tài liệu và mẫu giúp việc lập kế hoạch trở nên đơn giản, cho phép bạn dễ dàng thiết lập mọi thứ, từ dòng thời gian dự án đến chương trình cuộc họp.
Đối với những công việc lặp đi lặp lại, ClickUp Automations sẽ đảm nhận công việc bận rộn, giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm thiểu lỗi. Ngoài ra, tính năng Theo dõi thời gian của ClickUp giúp bạn tập trung và theo dõi hiệu quả sử dụng thời gian của mình. ClickUp Brain cũng phát huy tác dụng, cung cấp một cách thức dựa trên AI để quản lý ý tưởng nội dung, nghiên cứu và nhiệm vụ của bạn ở một nơi.
Tại sao phải chờ đợi để trở thành phiên bản năng suất nhất của chính mình? Đăng ký ClickUp ngay hôm nay!