Quản lý tệp có thể rất khó khăn, và cấu trúc thư mục lộn xộn không giúp ích gì. May mắn thay, có một cách thông minh hơn.
Dùng thử Trình tổ chức tệp AI — trợ lý kỹ thuật số giúp cuộc sống của bạn gọn gàng hơn.
Các công cụ này có thể phân tích, sắp xếp và phân loại tệp của bạn dựa trên nội dung hoặc loại, giúp bạn tìm thấy những gì bạn cần trong vài giây.
⏰ Tóm tắt trong 60 giây
Dưới đây là lựa chọn hàng đầu của chúng tôi về các công cụ quản lý tệp AI:
- ClickUp (Tốt nhất để tạo và sắp xếp tài liệu và hợp tác)
- Google Drive (Tốt nhất cho quản lý tệp dựa trên đám mây liền mạch)
- Microsoft OneDrive (Tốt nhất cho lưu trữ đám mây với tính năng cộng tác tích hợp)
- Dropbox (Tốt nhất để chia sẻ và sao lưu tệp đơn giản)
- Trello với Butler AI (Tốt nhất cho hợp tác nhóm với quy trình làm việc tự động)
- Evernote (Tốt nhất để ghi chú với tính năng tổ chức nâng cao)
- M-Files (Tốt nhất cho tổ chức tệp dựa trên metadata)
- Zoho WorkDrive (Tốt nhất cho hợp tác nhóm và chia sẻ tệp linh hoạt)
Những yếu tố cần lưu ý khi chọn phần mềm quản lý tệp tin AI?
Lựa chọn công cụ quản lý tệp AI phù hợp là yếu tố quyết định trải nghiệm của bạn. Nó cần phải hiệu quả, thông minh và, quan trọng nhất, giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn – không phải phức tạp hơn.
Vậy, bạn nên ưu tiên những tính năng nào? Dưới đây là danh sách kiểm tra cho bạn:
- Phân tích nội dung nâng cao: Phân tích văn bản, siêu dữ liệu và hình ảnh để phân loại tệp một cách thông minh theo từ khóa, chủ đề hoặc tên dự án
- Tạo/lập thư mục động: Tự động tạo thư mục dựa trên nội dung tệp đến, loại bỏ nỗ lực thủ công
- Thẻ tùy chỉnh: Cho phép người dùng thêm thẻ cá nhân hóa để tìm kiếm dễ dàng hơn và sắp xếp theo ý muốn
- Giao diện người dùng trực quan: Cung cấp thiết kế thân thiện với người dùng cùng chức năng kéo và thả để sắp xếp tệp dễ dàng
- Khả năng học tập: Thích ứng với thói quen của người dùng, tinh chỉnh phân loại tệp theo thời gian để tổ chức thông minh hơn
- Tùy chọn xem lại và điều chỉnh: Cho phép người dùng xem lại và điều chỉnh các đề xuất của AI để đảm bảo vị trí tệp chính xác
- Tích hợp với các hệ thống hiện có: Kết nối liền mạch với các nền tảng đám mây như Google Drive và OneDrive, hỗ trợ các quy trình làm việc hiện có
Đọc thêm: Cách sắp xếp tệp và thư mục trên máy Mac
8 công cụ tổ chức tệp AI tốt nhất
Chắc hẳn bạn đã nghe nói về chủ nghĩa tối giản – nghệ thuật sống với ít hơn và yêu thích điều đó.
Nhưng còn "digital minimalism" thì sao? Điều này cũng quan trọng không kém khi hơn 80% người dùng báo cáo căng thẳng và lo âu liên quan đến sự lộn xộn.
Chủ nghĩa tối giản kỹ thuật số tạo ra không gian cho những gì thực sự quan trọng với bạn — quy trình làm việc hiệu quả, tập trung hơn và tương tác kỹ thuật số có ý nghĩa. Vì vậy, nếu bạn đã sẵn sàng loại bỏ sự lộn xộn, đây là danh sách 8 trình tổ chức tệp AI tốt nhất đã được thử nghiệm và kiểm chứng:
1. ClickUp (Tốt nhất để tạo và sắp xếp tài liệu và hợp tác)
ClickUp là ứng dụng làm việc toàn diện kết hợp quản lý dự án, quản lý kiến thức và trò chuyện — tất cả đều được hỗ trợ bởi AI giúp bạn làm việc nhanh hơn và thông minh hơn.
Phần mềm tổ chức tệp và cộng tác tài liệu dựa trên AI của ClickUp cho phép bạn tạo, tổ chức và chia sẻ tài liệu — tất cả trên một nền tảng duy nhất. Điều đó không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giải phóng năng suất.
Tài liệu ClickUp: Hợp tác trở nên đơn giản
Với ClickUp Docs, bạn có thể:
- Hợp tác thời gian thực với đồng nghiệp thông qua bình luận trực tiếp
- Theo dõi các thay đổi và quay lại phiên bản trước khi cần thiết
- Liên kết các tài liệu liên quan để điều hướng dễ dàng trong tài liệu dự án
Phân cấp hợp lý
Phân cấp dự án của ClickUp giúp bạn sắp xếp công việc một cách có tổ chức mà không mất đi cái nhìn tổng thể.
Phân cấp là cấu trúc tổ chức cốt lõi trong ClickUp và bạn có thể tùy chỉnh nó để phù hợp với quy trình làm việc của mình. Đối với hầu hết các nhóm, chúng tôi khuyên mỗi nhóm hoặc bộ phận nên có Không gian riêng. Trong Không gian nhóm, tất cả các dự án phải nằm trong một Thư mục và mỗi dự án phải được thể hiện dưới dạng Danh sách. Tất cả các công việc cần thiết để hoàn thành mỗi dự án đều nằm trong danh sách dự án tương ứng.
Mặc dù cách tổ chức cơ bản này giúp phân biệt các dự án một cách trực quan và cho phép người quản lý dự án hiển thị tất cả các dự án, nhưng phân cấp của nhóm bạn có thể trông khác nhau tùy theo kích thước của nhóm.
Quản lý tệp thông minh hơn với ClickUp AI
ClickUp Brain, tính năng AI, thay đổi hoàn toàn cách bạn làm việc:
- Tìm kiếm kết nối : Tính năng này giúp bạn truy xuất tài liệu ngay lập tức, ngay cả từ các nền tảng tích hợp như Google Drive hoặc Dropbox. Bạn đang tìm bản trình bày của tuần trước? Dễ dàng thôi!
- Phân loại dựa trên AI: Các tệp được tự động sắp xếp theo loại, nội dung hoặc từ khóa, giúp tiết kiệm hàng giờ nỗ lực thủ công
- Tính năng xem lại tài liệu nâng cao: Tóm tắt do AI tạo ra nêu bật những điểm chính, giúp bạn và nhóm của bạn tập trung vào những thông tin hữu ích
Tự động hóa đến giải cứu
Với hơn 100 tính năng tự động hóa của ClickUp, nền tảng này giúp loại bỏ các công việc bận rộn:
- Các công việc được tự động phân công khi tệp được tải lên
- Cập nhật trạng thái diễn ra tự động theo tiến độ công việc
- Nhắc nhở đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ thời hạn nào
Dễ tích hợp
Điều tuyệt vời nhất là bạn vẫn có thể kết nối ClickUp với Google Drive, Dropbox và OneDrive, đảm bảo tổ chức liền mạch trên các nền tảng.
🎖️ Thúc đẩy thành công
Bằng cách áp dụng ClickUp Automations, LuLu Press đã tiết kiệm được trung bình 1 giờ mỗi ngày cho mỗi nhân viên và tăng 12% hiệu quả công việc.
Các tính năng tốt nhất của ClickUp
- ClickUp Docs để cộng tác: Tạo, chia sẻ và liên kết tài liệu với nhận xét nội tuyến và đang theo dõi phiên bản
- Phân cấp có tổ chức: Sử dụng Không gian Làm việc, Thư mục và Danh sách để giữ cho các tệp được sắp xếp theo cấu trúc
- Tìm kiếm nâng cao: Tìm tệp ngay lập tức, ngay cả trên Google Drive và Dropbox
- Quản lý tệp tin bằng AI: Sắp xếp tệp tin tự động và nhận tóm tắt do AI tạo ra
- Tự động hóa: Đơn giản hóa quy trình làm việc với hơn 100 tùy chọn tự động hóa được cài đặt sẵn
- Tích hợp liền mạch: Kết nối Google Drive, Dropbox và OneDrive một cách dễ dàng
Giới hạn của ClickUp
- Độ khó học: Người dùng mới có thể cần thời gian để khám phá các tính năng của ứng dụng
- Giới hạn của ứng dụng di động: Không mượt mà và không có nhiều tính năng như phiên bản máy tính
Giá ClickUp
Đánh giá và nhận xét về ClickUp
- G2: 4.7/5.0 (9.000+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5.0 (4.000+ đánh giá)
✨ Lý tưởng cho: Các nhóm cần quy trình làm việc hợp lý và sự hợp tác có tổ chức.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Cần tăng năng suất? Hãy xem Hướng dẫn sắp xếp kỹ thuật số của chúng tôi để biết các mẹo tạo không gian làm việc gọn gàng và hiệu quả hơn!
2. Google Drive (Tốt nhất cho quản lý tệp dựa trên đám mây liền mạch)
Google Drive là một tên tuổi quen thuộc trong lĩnh vực lưu trữ đám mây, cung cấp sự kết hợp giữa tính đơn giản và sức mạnh, khiến nó trở thành nền tảng được hơn một tỷ người dùng trên toàn thế giới lựa chọn.
Google Drive sử dụng AI để cải thiện việc tổ chức tệp thông qua các tính năng như Tìm kiếm thông minh, sử dụng máy học để xác định và truy xuất tài liệu dựa trên truy vấn của người dùng. Tích hợp với Tài liệu Google và Trang tính Google cho phép cộng tác thời gian thực và tự động phân loại tệp.
Các đề xuất dựa trên AI giúp hợp lý hóa việc chia sẻ và tổ chức tệp, giúp người dùng dễ dàng quản lý không gian làm việc kỹ thuật số của mình một cách hiệu quả.
☕ Ý kiến của người dùng: Người dùng yêu thích tính năng cộng tác" " của Google Drive, cho phép chia sẻ dễ dàng với bất kỳ ai có tài khoản Gmail.
Các tính năng tốt nhất của Google Drive
- Tổ chức thư mục và thư mục con: Tạo cấu trúc đơn giản với các thư mục và thư mục con như thư mục tài liệu và thư mục tải xuống để dễ dàng điều hướng và truy cập nhanh vào tệp
- Cộng tác liền mạch: Làm việc trong thời gian thực với các tệp và thư mục được chia sẻ, cho phép nhiều người dùng chỉnh sửa và bình luận đồng thời
- Tìm kiếm nâng cao: Tìm tệp theo tên, loại hoặc thậm chí nội dung bằng tính năng tìm kiếm mạnh mẽ của Google
- Thư mục được sắp xếp theo mã màu: Tạo hệ thống thư mục độc đáo bằng cách tùy chỉnh màu sắc để phân biệt dự án và loại tệp một cách trực quan
- Tích hợp với Google Workspace: Đồng bộ dễ dàng với Tài liệu Google, Trang tính, Trang trình bày và các dịch vụ Google khác
Giới hạn của Google Drive
- Phụ thuộc vào Internet: Có thể chỉnh sửa ngoại tuyến, nhưng đồng bộ hóa cập nhật yêu cầu kết nối Internet
- Giới hạn lưu trữ: Tài khoản miễn phí có giới hạn 15 GB và giới hạn tải lên hàng ngày là 750 GB, có thể hạn chế đối với các dự án lớn hơn
- Mối quan ngại về bảo mật dữ liệu: Chính sách của Google cho phép quét dữ liệu ở một mức độ nhất định, điều này có thể không phù hợp với những người dùng xử lý thông tin nhạy cảm
Giá Google Drive
- Miễn phí: 15 GB dung lượng lưu trữ
- Basic: $1.99/tháng cho 100 GB
- Tiêu chuẩn: 12 USD/tháng cho mỗi người dùng với 2 TB
- Business Plus: 18 USD/tháng cho mỗi người dùng với 5 TB
Đánh giá và nhận xét về Google Drive
- Capterra: 4.8/5 (27.000+ đánh giá)
- G2: 4,6/5 (42.500+) (Đối với Google Workspace, bao gồm Google Drive)
✨ Lý tưởng cho: Cá nhân và nhóm ưu tiên lưu trữ đám mây đơn giản.
Đọc thêm: Cách sắp xếp Google Drive
3. Microsoft OneDrive (Tốt nhất cho lưu trữ đám mây với tính năng cộng tác tích hợp)
Microsoft OneDrive là trung tâm của hệ sinh thái Microsoft, cung cấp tích hợp dễ dàng với bộ ứng dụng Office.
Microsoft OneDrive sử dụng các thuật toán AI để tự động gắn thẻ và phân loại tệp dựa trên nội dung, cho phép người dùng tìm thấy tài liệu nhanh chóng thông qua các tính năng tìm kiếm thông minh.
Các tính năng Ảnh và Tài liệu của nó tận dụng AI để sắp xếp tự động, trong khi tích hợp với Microsoft 365 giúp nâng cao năng suất bằng cách cung cấp các đề xuất thông minh cho sự hợp tác và tổ chức.
☕ Ý kiến của người dùng: Người dùng yêu thích Microsoft OneDrive vì nó tích hợp trơn tru với Microsoft 365, bảo mật tệp và giúp hợp tác dễ dàng hơn, năng suất cao hơn cho các nhóm.
Các tính năng tốt nhất của Microsoft OneDrive
- Quản lý tệp tích hợp: Đồng bộ tệp dễ dàng trên các thiết bị và truy cập chúng thông qua bộ Office, nâng cao khả năng cộng tác
- Lịch sử phiên bản: Khôi phục các phiên bản trước của tệp để lấy lại các thay đổi hoặc sửa lỗi mà không tốn công sức
- Thùng rác cho tệp đã xóa: Khôi phục tệp bị xóa nhầm trong vòng 93 ngày (hoặc lâu hơn, tùy theo cài đặt của quản trị viên)
- Chế độ xem khám phá: Dễ dàng tìm kiếm tệp dựa trên hoạt động gần đây hoặc nội dung được chia sẻ tùy chỉnh theo quyền truy cập của bạn
- Chia sẻ tệp an toàn: Chia sẻ tệp với quyền truy cập cụ thể và ngày hết hạn để tăng cường bảo mật
Giới hạn của Microsoft OneDrive
- Mối quan tâm về bảo mật: Mặc dù được mã hóa, Microsoft vẫn giữ khóa giải mã, gây ra nghi vấn về tính bảo mật tuyệt đối
- Giới hạn đồng bộ hóa: Độ dài đường dẫn tệp và giới hạn ký tự có thể gây khó khăn cho người dùng có cấu trúc thư mục phức tạp
- Bị nhầm là sao lưu: OneDrive đồng bộ hóa tệp nhưng không phải là giải pháp sao lưu thực sự, điều này có thể gây rủi ro cho dữ liệu quan trọng
Giá cả của Microsoft OneDrive
- Microsoft 365 Family: 9,99 USD/tháng hoặc 99,99 USD/năm cho tối đa 6 người dùng, với 1 TB dung lượng lưu trữ cho mỗi người dùng
- Microsoft 365 Personal: 6,99 USD/tháng hoặc 69,99 USD/năm cho 1 TB dung lượng lưu trữ
- Microsoft 365 Basic: 1,99 USD/tháng hoặc 19,99 USD/năm cho 100 GB dung lượng lưu trữ
- OneDrive for Business (Gói 1): 5 USD/người dùng/tháng cho 1 TB cho mỗi người dùng
Đánh giá và nhận xét về Microsoft OneDrive
- G2: 4.5/5 (9.600+ đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (12.000+ đánh giá)
✨ Phù hợp cho: Các chuyên gia làm việc sâu trong hệ sinh thái Microsoft.
4. Dropbox (Tốt nhất để chia sẻ và sao lưu tệp đơn giản)
Dropbox là một công cụ không thể thiếu trong thế giới lưu trữ đám mây kể từ năm 2007, cung cấp một cách đơn giản, hiệu quả để chia sẻ và quản lý tệp mới hoặc xóa tệp.
Dropbox sử dụng AI để hợp lý hóa việc tổ chức tệp với các tính năng như Smart Sync, quản lý thông minh bộ nhớ lưu trữ cục bộ và tệp đám mây, giúp truy cập nội dung dễ dàng hơn mà không làm lộn xộn thiết bị.
Chức năng tìm kiếm mạnh mẽ của nó sử dụng máy học để nhận dạng và đề xuất các tệp có liên quan, trong khi công cụ Dropbox Paper tích hợp AI để giúp người dùng cộng tác và tổ chức các dự án một cách hiệu quả, tạo ra quy trình làm việc liền mạch.
☕ Ý kiến của người dùng: Người dùng đánh giá cao Dropbox vì độ tin cậy lâu dài, khả năng chia sẻ tệp liền mạch và khả năng truy cập đa nền tảng, khiến nó trở thành một công cụ dễ dàng để quản lý và khôi phục tệp.
Các tính năng tốt nhất của Dropbox
- Hỗ trợ đa nền tảng: Truy cập Dropbox trên Windows, Mac, iOS, Android hoặc thậm chí Linux mà không gặp bất kỳ trở ngại nào
- Sao lưu tệp tự động: Tận hưởng tính năng sao lưu tệp liên tục, liền mạch lên đám mây để bảo vệ dữ liệu của bạn
- Truy cập ngoại tuyến: Người dùng trả phí có thể truy cập tệp của họ ngoại tuyến, lý tưởng cho các khu vực có kết nối kém
- Hỗ trợ chữ ký điện tử: Ký điện tử trực tiếp trên tài liệu trong Dropbox (có sẵn với chi phí thêm)
- Cộng tác với Dropbox Paper: Làm việc trên tài liệu theo thời gian thực với tính năng kiểm soát phiên bản và chỉnh sửa
Giới hạn của Dropbox
- Dung lượng lưu trữ miễn phí giới hạn: Chỉ cung cấp 2 GB dung lượng lưu trữ miễn phí, rất ít so với các đối thủ cạnh tranh
- Mối quan ngại về bảo mật: Thiếu mã hóa zero-knowledge, khiến một số người dùng lo lắng về bảo mật
- Khả năng tìm kiếm kém : Không có tìm kiếm dựa trên siêu dữ liệu, gây khó khăn cho việc tìm kiếm tệp trong kho lưu trữ lớn
- Đắt đối với các nhóm: Giá có thể nhanh chóng tăng lên, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp có nhiều người dùng
Giá cả của Dropbox
- Plus: 9,99 USD/tháng cho 2 TB (1 người dùng)
- Essentials: 16,58 USD/tháng cho 3 TB (1 người dùng)
- Kinh doanh: 15 USD/người dùng/tháng, bắt đầu từ 9 TB (tối thiểu 3 người dùng)
- Business Plus: 24 USD/người dùng/tháng, bắt đầu từ 15 TB (tối thiểu 3 người dùng)
Đánh giá và nhận xét về Dropbox
- G2: 4.4/5 (28.000+ đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (21.000+ đánh giá)
✨ Lý tưởng cho: Người dùng muốn chia sẻ tệp đơn giản và sao lưu an toàn.
5. Trello với Butler AI (Tốt nhất cho hợp tác nhóm với quy trình làm việc tự động)
Trello là một công cụ quản lý công việc trực quan đã tạo được vị trí riêng trong lĩnh vực tổ chức dự án.
Thêm Butler AI và bạn sẽ có một công cụ tự động hóa mạnh mẽ giúp loại bỏ các công việc lặp đi lặp lại, cho phép bạn và nhóm của bạn tập trung vào những việc quan trọng nhất — công việc thực tế.
☕ Ý kiến của người dùng: Mọi người đánh giá cao Trello vì nó dễ sử dụng, cho phép họ tạo quy trình làm việc tùy chỉnh và giúp quản lý công việc và hợp tác nhóm dễ dàng , tất cả đều được hỗ trợ hữu ích.
Các tính năng tốt nhất của Trello
- Tổ chức công việc trực quan: Quản lý công việc bằng bảng, danh sách và thẻ dễ dàng kéo và thả
- Tự động hóa Butler AI : Tự động hóa các hành động như di chuyển thẻ, phân công công việc và cài đặt ngày đáo hạn mà không cần mã hóa
- Chế độ xem tùy chỉnh: Chuyển đổi giữa Lịch, Dòng thời gian, Bảng điều khiển và hơn thế nữa để trực quan hóa các dự án của bạn theo nhiều cách khác nhau
- Tích hợp Power-Up: Kết nối với các công cụ như Slack, Google Drive và Jira để tập trung hóa quy trình làm việc của bạn
- Hợp tác trở nên đơn giản: Phân công công việc, chia sẻ bảng và giao tiếp liền mạch — tất cả đều diễn ra trong thời gian thực
Giới hạn của Trello
- Phân tích cơ bản: Các tính năng báo cáo bị giới hạn so với các công cụ quản lý dự án khác
- Bảng lộn xộn cho các dự án lớn: Khi công việc ngày càng nhiều, bảng có thể trở nên khó quản lý
- Các tính năng nâng cao yêu cầu nâng cấp: Nhiều tính năng cao cấp, chẳng hạn như biểu đồ Gantt, cần nâng cấp hoặc gói dịch vụ cấp cao hơn
Giá của Trello
- Miễn phí: 0 USD/tháng
- Tiêu chuẩn: 5 USD/người dùng/tháng
- Premium: 10 USD/người dùng/tháng
- Enterprise: 17,50 USD/người dùng/tháng
Đánh giá và nhận xét về Trello
- G2: 4.4/5 (13.600+ đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (23.000+ đánh giá)
✨ Lý tưởng cho: Các nhóm tự động hóa quy trình làm việc trong quản lý dự án.
6. Evernote (Tốt nhất để ghi chú với tính năng tổ chức nâng cao)
Evernote nổi bật là một ứng dụng ghi chú tinh vi dành cho những người dùng ưu tiên thông tin có tổ chức, chi tiết và dễ truy cập.
Các tính năng mạnh mẽ và thiết kế trực quan của nó làm cho nó trở thành lựa chọn lý tưởng cho sử dụng cá nhân và chuyên nghiệp. Người dùng có thể sử dụng các chức năng AI gốc của nó để viết, chỉnh sửa và chia sẻ ghi chú của họ.
☕ Ý kiến của người dùng: Người dùng yêu thích khả năng hợp nhất và sắp xếp ghi chú hiệu quả của Evernote, giúp dễ dàng theo dõi sự kiện, quản lý dự án và giữ cho các nhóm làm việc đồng bộ với sổ ghi chép và thẻ được cấu trúc tốt.
Các tính năng tốt nhất của Evernote
- Tính năng tìm kiếm nâng cao: Sử dụng công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) để tìm kiếm văn bản trong hình ảnh, tệp PDF và tài liệu quét
- Tập hợp sổ ghi chép và thẻ: Sắp xếp ghi chú bằng hệ thống sổ ghi chép, tập hợp và thẻ linh hoạt, phù hợp với quy trình làm việc của bạn
- Bảng điều khiển có thể tùy chỉnh: Các gói trả phí cho phép tùy chỉnh tiện ích để có trải nghiệm màn hình chính được cá nhân hóa
- Đồng bộ hóa đa nền tảng: Truy cập ghi chú trên nhiều thiết bị, từ máy tính để bàn đến ứng dụng di động, đảm bảo bạn luôn đồng bộ
- Quét và số hóa tài liệu: Chuyển đổi tài liệu vật lý thành tệp số hóa có thể tìm kiếm trực tiếp trong ứng dụng
Giới hạn của Evernote
- Giá cao cho các tính năng cao cấp: Các chức năng nâng cao chỉ có trong các gói trả phí, đắt hơn so với các đối thủ cạnh tranh
- Giới hạn đồng bộ hóa thiết bị trên các gói miễn phí: Người dùng miễn phí chỉ được đồng bộ hóa hai thiết bị
- Cập nhật giao diện gây ra ý kiến trái chiều: Thiết kế lại gần đây đã gây ra sự không hài lòng trong số những người dùng lâu năm
Giá cả của Evernote
- Miễn phí: 0 USD/tháng – Đồng bộ hai thiết bị, tải lên 60 MB, tính năng giới hạn
- Cá nhân: $10.83/tháng (thanh toán hàng năm)
- Chuyên nghiệp: $14.17/tháng (thanh toán hàng năm)
- Nhóm: 20,83 USD/tháng (thanh toán hàng năm)
Đánh giá và nhận xét về Evernote
- G2: 4.4/5 (2.000+ đánh giá)
- Capterra: 4.4/5 (8.200+ đánh giá)
✨ Lý tưởng cho: Người dùng chú ý đến chi tiết và cần các tính năng ghi chú nâng cao.
Tìm hiểu thêm về tổ chức: Tổ chức tệp và thư mục: Chiến lược cải thiện quy trình làm việc của bạn
7. M-Files (Tốt nhất cho tổ chức tệp dựa trên metadata)
M-Files là một ví dụ về những gì bạn sẽ nhận được nếu kết hợp hệ thống quản lý tài liệu với sức mạnh của AI. Nó lấy các tệp kỹ thuật số lộn xộn của bạn, gắn thẻ chúng bằng siêu dữ liệu và sắp xếp chúng thành một trải nghiệm dễ truy cập, gọn gàng.
Cho dù bạn đang chìm ngập trong các thư mục hay vẫn đang tìm kiếm "phiên bản mới nhất" của một tài liệu, M-Files sẽ hỗ trợ bạn.
☕ Ý kiến của người dùng: M-Files chiếm được cảm tình của người dùng nhờ đơn giản hóa quy trình làm việc, cải thiện sự hợp tác của nhóm trong các công việc và đảm bảo bảo mật tài liệu với các tính năng quyền truy cập có thể tùy chỉnh.
Các tính năng tốt nhất của M-Files
- Tổ chức tệp dựa trên siêu dữ liệu: Quên thư mục đi — M-Files gắn thẻ tài liệu bằng siêu dữ liệu như tên khách hàng, ngày tháng và trạng thái, để bạn có thể tìm thấy bất cứ thứ gì bằng tìm kiếm nhanh
- Tự động hóa quy trình làm việc: Tự động hóa vòng đời tài liệu với các công cụ phân công công việc, thông báo cho các bên liên quan và đảm bảo không có công việc nào bị bỏ sót
- Kiểm soát phiên bản: Lưu giữ một phiên bản duy nhất cho mỗi tài liệu, loại bỏ các bản sao và ngăn chặn sự nhầm lẫn giữa các phiên bản
- Nhận dạng ký tự quang học (OCR): Tìm kiếm văn bản cụ thể ngay cả trong các tài liệu đã quét, giúp kho lưu trữ của bạn có thể tìm kiếm được như Google
- Tích hợp đơn giản: Đồng bộ hóa liền mạch với các công cụ như Microsoft Teams, Salesforce và DocuSign để tối ưu hóa quy trình làm việc
Giới hạn của M-Files
- Độ khó học thẻ siêu dữ liệu: Những người theo truyền thống có thể gặp khó khăn trong việc thích nghi với hệ thống ưu tiên siêu dữ liệu
- Vấn đề về tốc độ: Các tệp lớn hơn hoặc khối lượng sử dụng cao hơn đôi khi có thể làm chậm nền tảng
- Giá tùy chỉnh: Giá không minh bạch, có thể gây khó khăn nếu bạn đang lập ngân sách
Giá cả của M-Files
- Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về M-Files
- G2: 4.3/5 (140+ đánh giá)
- Capterra: 4.3/5 (190+ đánh giá)
✨ Lý tưởng cho: Các doanh nghiệp quản lý quy trình làm việc dựa trên siêu dữ liệu và nhiều tài liệu.
8. Zoho WorkDrive (Tốt nhất cho hợp tác nhóm và chia sẻ tệp linh hoạt)
Dù bạn đang điều hành một startup với ba nhân viên hay quản lý một tập đoàn lớn với hàng nghìn nhân viên, Zoho WorkDrive được thiết kế dành cho môi trường làm việc hiện đại.
Với các tính năng tập trung vào nhóm như thư mục chia sẻ, kiểm soát truy cập có thể tùy chỉnh và bộ ứng dụng văn phòng tích hợp, ClickUp đảm bảo nhóm của bạn có mọi thứ cần thiết để dự án diễn ra suôn sẻ.
Ngoài ra, nó đồng bộ dễ dàng trên các thiết bị, cho phép bạn làm việc ở mọi nơi, ngay cả từ quán cà phê yêu thích của bạn.
☕ Ý kiến của người dùng: Zoho WorkDrive được người dùng yêu thích nhờ thiết kế thân thiện, bảo mật dữ liệu mạnh mẽ và các công cụ cộng tác hiệu quả.
Zoho WorkDrive Các tính năng tốt nhất
- Thư mục nhóm: Chia sẻ tệp dễ dàng giữa các nhóm với quyền truy cập dựa trên vai trò, cập nhật thời gian thực và "phần chưa đọc" để theo dõi các hoạt động mới
- Bộ ứng dụng văn phòng tích hợp: Tạo bản trình bày, bảng tính hoặc hợp đồng chuyên nghiệp bằng Writer, Sheet và Show — trực tiếp từ không gian làm việc WorkDrive của bạn
- Chia sẻ bên ngoài an toàn: Bảo vệ các liên kết được chia sẻ bằng mật khẩu, ngày hết hạn và giới hạn tải xuống. Ngoài ra, theo dõi chế độ xem và tải xuống để tăng cường kiểm soát
- Quyền quản trị viên được ủy quyền: Quản trị viên nhóm có thể chia sẻ khối lượng công việc bằng cách chỉ định vai trò quản trị viên, đảm bảo hoạt động trơn tru mà không gây quá tải cho một người
- Ứng dụng máy tính TrueSync: Đồng bộ hóa tệp trên nhiều thiết bị, làm việc ngoại tuyến và thực hiện đồng bộ hóa có chọn lọc để đạt được sự linh hoạt tối đa
Giới hạn của Zoho WorkDrive
- Không mã hóa zero-knowledge: Dữ liệu của bạn không được mã hóa hoàn toàn, mặc dù tính năng BYOK sắp ra mắt hứa hẹn sẽ mang lại bảo mật tốt hơn
- Giao diện quá phức tạp: Giao diện người dùng giàu tính năng có thể khiến người mới sử dụng cảm thấy như lạc vào mê cung
- Đồng bộ hóa nâng cao giới hạn: Chưa có tùy chọn đồng bộ hóa cấp khối hoặc đồng bộ hóa có chọn lọc, nhưng chúng tôi đang phát triển tính năng này
- Tính năng ẩn: Các công cụ quan trọng như "Thùng rác" và "Mục được chia sẻ" không dễ truy cập trên bảng điều khiển
- Giới hạn tải lên tệp: Các gói có giới hạn tải lên tệp, tối đa 250 GB cho mỗi tệp trong gói Doanh nghiệp
Giá cả của Zoho WorkDrive
- Gói khởi đầu: 2,50 USD/người dùng/tháng
- Nhóm: 4,50 USD/người dùng/tháng
- Kinh doanh: 9 USD/người dùng/tháng
Đánh giá và nhận xét về Zoho WorkDrive
- G2: 4.3/5 (232 đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (59 đánh giá)
✨ Lý tưởng cho: Các nhóm cộng tác cần công cụ chia sẻ tệp linh hoạt.
Đừng tìm kiếm nữa — các tệp của bạn đã tìm thấy nơi lưu trữ với ClickUp
"Sắp xếp không phải là về sự hoàn hảo. Đó là về hiệu quả. Giảm bớt căng thẳng và lộn xộn, tiết kiệm thời gian và tiền bạc, và cải thiện chất lượng cuộc sống tổng thể của bạn," tác giả Christina Scalise chia sẻ.
Với các tính năng như quản lý tệp dựa trên AI và phân cấp dự án trực quan, ClickUp giúp bạn sắp xếp tệp và truy cập dễ dàng, để bạn dành ít thời gian tìm kiếm hơn và tập trung hơn vào công việc.
Sẵn sàng nói lời tạm biệt với việc tích trữ dữ liệu kỹ thuật số — đăng ký ClickUp ngay bây giờ và bảo mật các tệp của bạn.