Danh sách kiểm tra không chỉ dành cho các nhà quản lý dự án hoặc lãnh đạo kinh doanh. Chúng là những công cụ cực kỳ hữu ích cho bất kỳ ai cần đảm bảo rằng một công việc hoặc dự án được hoàn thành một cách kỹ lưỡng và nhất quán — đặc biệt nếu bạn phải xử lý nhiều công việc cùng lúc hoặc làm việc trong lĩnh vực tiếp thị.
Hãy nghĩ về điều này: tạo một bài đăng trên blog, video hoặc thậm chí là một bài đăng trên mạng xã hội đòi hỏi rất nhiều bước.
Có rất nhiều việc cần theo dõi, từ nghiên cứu và lập kế hoạch đến chỉnh sửa, xuất bản và quảng bá. Và sau đó là tất cả các bên liên quan — chuyên gia SEO, nhà văn, người kiểm tra sự kiện, nhóm vận hành nội dung, nhà thiết kế, trình chỉnh sửa và nhiều hơn nữa. Rất dễ để bỏ sót một số việc.
Đừng lo lắng. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ thảo luận về cách tạo danh sách kiểm tra tạo nội dung hoàn hảo cho nhóm của bạn và chia sẻ một số mẹo chiến thuật, công cụ và đề xuất mẫu danh sách kiểm tra để tạo nội dung có giá trị.
Sẵn sàng tạo danh sách và đánh dấu hoàn thành chưa?
Tại sao bạn cần danh sách kiểm tra tạo/lập nội dung?
Trước khi đi vào danh sách kiểm tra tiếp thị nội dung thực tế, hãy nhanh chóng xem qua danh sách kiểm tra này có thể mang lại lợi ích gì cho nhóm của bạn:
- Hợp lý hóa quy trình làm việc: Bằng cách chia nhỏ các nỗ lực tiếp thị nội dung thành các công việc nhỏ hơn, dễ quản lý hơn, danh sách kiểm tra có thể giúp bạn tập trung và tránh bị quá tải
- Đảm bảo giọng điệu thương hiệu nhất quán: Danh sách kiểm tra có thể giúp duy trì giọng điệu nhất quán trong tất cả các ý tưởng nội dung và blog, củng cố bản sắc thương hiệu của bạn
- Đảm bảo chất lượng: Đảm bảo tất cả các bước cần thiết được hoàn thành (ví dụ: kiểm tra định dạng, xem xét thiết kế và tối ưu hóa nội dung) giúp duy trì tiêu chuẩn chất lượng cao
- Cải thiện sự hợp tác: Danh sách kiểm tra có thể giúp mọi người trong nhóm của bạn đồng nhất với nhau — mọi người đều biết vai trò của mình và khi nào họ sẽ tham gia vào quá trình
- Giảm thiểu việc làm lại: Bằng cách cung cấp lộ trình rõ ràng với các tiêu chí cụ thể để kiểm tra chất lượng, đánh giá thiết kế và hơn thế nữa, danh sách kiểm tra giúp bạn làm đúng ngay từ lần đầu tiên, giảm thiểu việc sửa đổi và chậm trễ
- Giúp quá trình nhập môn trở nên dễ dàng hơn: Cho dù bạn đang nhập môn cho một đồng nghiệp mới, freelancer hay đại lý, danh sách kiểm tra tạo/lập nội dung có thể giúp bạn phác thảo cả kỳ vọng về chất lượng nội dung và quy trình hoạt động của mình
Vì vậy, cho dù bạn là người tạo nội dung tự do hay là thành viên của một nhóm tiếp thị lớn muốn tạo nội dung hấp dẫn, danh sách kiểm tra có thể là một công cụ tuyệt vời để hợp lý hóa quy trình làm việc, sản xuất nội dung chất lượng cao và tăng lưu lượng truy cập tự nhiên.
Danh sách kiểm tra tạo/lập nội dung hoàn chỉnh
Bây giờ chúng ta đã biết lý do tại sao bạn cần danh sách kiểm tra tạo nội dung, hãy cùng tìm hiểu cách tạo danh sách này. Chúng tôi sẽ hướng dẫn từng bước tạo nội dung, từ lập kế hoạch đến quảng bá, cùng với các mẹo bổ sung về cách tùy chỉnh danh sách kiểm tra để phù hợp với công việc của bạn.
Nhưng trước tiên, đây là bản tóm tắt nhanh về danh sách kiểm tra tạo/lập nội dung.
1. Xác định định dạng nội dung, mục tiêu và đối tượng của bạn
- Xác định rõ ràng bạn đang tạo nội dung cho ai
- Xác định mục tiêu bạn muốn đạt được với nội dung của mình (ví dụ: tăng lưu lượng truy cập trang web, tạo khách hàng tiềm năng, nâng cao nhận thức về thương hiệu)
- Chọn định dạng phù hợp nhất cho nội dung của bạn (ví dụ: bài đăng trên blog, video, infographic)
2. Thực hiện nghiên cứu kỹ lưỡng
- Tìm từ khóa mà đối tượng mục tiêu của bạn đang tìm kiếm
- Hiểu những việc đối thủ cạnh tranh đang làm và xác định cơ hội
- Tìm kiếm chuyên gia (SMEs) để lấy trích dẫn chuyên môn
3. Phác thảo cấu trúc nội dung của bạn
- Tạo bản tóm tắt nội dung chi tiết với các chủ đề, đối tượng, từ khóa và yêu cầu của SME
- Bắt đầu với một bản phác thảo cấu trúc 10% và dần mở rộng lên 30% để có cái nhìn tổng quan chi tiết hơn về các nội dung được đề cập
4. Tạo nội dung chất lượng cao
- Đảm bảo nội dung của bạn mang tính thông tin, có thẩm quyền và được nghiên cứu kỹ lưỡng
- Viết nội dung phù hợp và cung cấp thông tin chi tiết
5. Chỉnh sửa và hiệu đính nội dung của bạn
- Hãy hiệu đính nội dung của bạn để phát hiện các lỗi ngữ pháp, chính tả và dấu câu
- Đảm bảo bản nháp của bạn phù hợp với nội dung tóm tắt và luận điểm chính của chủ đề
- Tích hợp từ khóa một cách tự nhiên và tối ưu hóa cho công cụ tìm kiếm
6. Hoàn thiện các yếu tố hình ảnh
- Thiết kế hoặc tìm kiếm hình ảnh, đồ họa hoặc video chất lượng cao
- Đảm bảo các tài liệu hình ảnh của bạn được tối ưu hóa cho các nền tảng khác nhau và tương thích với thiết bị di động
7. Xuất bản và quảng bá nội dung của bạn
- Chọn nền tảng thích hợp (ví dụ: trang web, mạng xã hội, email)
- Chia sẻ nội dung của bạn trên mạng xã hội, qua email marketing và các kênh khác
8. Phân tích hiệu suất nội dung của bạn
- Theo dõi các chỉ số KPI quan trọng như lưu lượng truy cập trang web, mức độ tương tác và chuyển đổi
- Thực hiện các cuộc thăm dò ý kiến để thu thập phản hồi định tính từ độc giả
Bước 1: Xác định định dạng nội dung, mục tiêu và đối tượng của bạn
Đây là nơi mọi thứ bắt đầu — bạn xác định đối tượng bạn đang viết cho ai, kênh bạn dự định sử dụng và cách bạn có thể thu hút sự chú ý của đối tượng mục tiêu đó một cách hiệu quả nhất. Trong khi người mới bắt đầu thích hướng dẫn thực hành, các nhóm lãnh đạo lại thích đọc báo cáo ngành hoặc phỏng vấn chuyên gia hơn.
Ngoài ra, khán giả GenZ và khách hàng B2C có thể thích nội dung dựa trên TikTok và meme, trong khi thế hệ millennial lớn tuổi hơn và các công ty B2B có thể thích nội dung dựa trên nghiên cứu hơn.
Chúng tôi khuyên bạn nên bắt đầu bằng cách tự đặt ra những câu hỏi sau:
- Dành cho ai? Xác định rõ đối tượng mục tiêu của bạn. Điều này sẽ định hình giọng điệu, phong cách và thông điệp của nội dung bạn tạo ra
- Nó giải quyết vấn đề gì? Nội dung của bạn phải mang lại giá trị cho khán giả. Xác định vấn đề cụ thể mà nội dung giải quyết hoặc nhu cầu mà nội dung đáp ứng
- Làm thế nào để đo lường thành công của bài viết này? Thiết lập các chỉ số rõ ràng để đánh giá hiệu quả của nội dung. Điều này có thể bao gồm lưu lượng truy cập trang web, mức độ tương tác, chuyển đổi hoặc nhận thức về thương hiệu
- Điều này sẽ bao gồm những thông tin mới nào? Đảm bảo nội dung của bạn cung cấp những thông tin độc đáo hoặc có giá trị mà khán giả của bạn chưa từng thấy trước đây. Đó có thể là một góc nhìn mới, một mẹo thực tế hoặc một giải pháp sáng tạo cho một vấn đề hiện có
💡Mẹo chuyên nghiệp: Thêm các câu hỏi này vào danh sách kiểm tra của bạn dưới dạng các điểm phụ. Sau đó, nhà chiến lược nội dung (hoặc trưởng bộ phận nội dung) của bạn có thể được giao nhiệm vụ trả lời các câu hỏi này và kết hợp chúng vào bản phác thảo hoặc bản tóm tắt nội dung. Điều này cung cấp một khung công việc an toàn để lập kế hoạch nội dung có mục tiêu, hấp dẫn, thu hút khán giả và mang lại kết quả.
Bước 2: Tiến hành nghiên cứu kỹ lưỡng
Sau khi đã xác định mục tiêu và đối tượng, đã đến lúc bắt đầu giai đoạn nghiên cứu.
Dưới đây là phân tích chi tiết các lĩnh vực chính mà bạn có thể khám phá:
1. Nghiên cứu từ khóa
Đây là bước đầu tiên của bạn cho bất kỳ nội dung nào dựa trên SEO — bài đăng trên blog, ebook hoặc báo cáo chính thức. Một số điểm mà bạn có thể yêu cầu nhóm của mình kiểm tra ở giai đoạn này là họ đã có:
- Xác định các từ khóa chính và phụ
- Phân tích ý định tìm kiếm (giao dịch, điều hướng, thông tin)
- Bao gồm các từ khóa dài để thu hút lưu lượng truy cập mục tiêu hơn
2. Phân tích đối thủ cạnh tranh
Đây là nơi bạn xác định những lỗ hổng trong nội dung của đối thủ cạnh tranh về cùng một chủ đề. Có chủ đề nào họ chưa đề cập đến không? Bạn có thể đưa ra quan điểm độc đáo hoặc thông tin bổ sung không?
Bằng cách hiểu điểm mạnh và điểm yếu của đối thủ cạnh tranh, bạn có thể định vị nội dung của mình để nổi bật và mang lại giá trị cao hơn cho khán giả.
Bạn có thể giữ bước này đơn giản và hỏi nhóm nội dung của mình xem họ đã hoàn thành phân tích cạnh tranh hay chưa hoặc chia nhỏ thành các bước như:
- Bạn đã phân tích thứ hạng của blog đối thủ cho các từ khóa liên quan chưa?
- Bạn đã xác định được những lỗ hổng trong nội dung của họ, chẳng hạn như các chủ đề còn thiếu hoặc quan điểm đã lỗi thời chưa?
- Bạn đã đo lường mức độ tương tác mà nội dung của họ nhận được (ví dụ: chế độ xem, lượt thích, lượt chia sẻ, bình luận) chưa?
- Bạn đã tìm ra cách để tác phẩm của mình nổi bật so với tác phẩm của họ chưa, cho dù đó là bằng cách đưa ra quan điểm độc đáo, cung cấp thông tin sâu hơn hay sử dụng định dạng khác?
3. Chuyên gia về chủ đề (SME)
Nếu bạn đang viết về các chủ đề kỹ thuật hoặc phức tạp, báo cáo ngành hoặc các bài viết về tư tưởng lãnh đạo, thì việc tìm kiếm thông tin từ các chuyên gia trong lĩnh vực đó là điều không thể thiếu. Đây không phải là một quá trình chỉ gồm một bước.
Nếu bạn đang tìm kiếm thông tin chi tiết về SME cho nội dung của mình, bạn có thể tạo một danh sách kiểm tra riêng biệt và chi tiết hơn. Điều này sẽ trang bị cho các nhà văn của bạn một cách tiếp cận có cấu trúc đối với quy trình, đảm bảo họ tuân theo tất cả các bước cần thiết.
Sau đó, bạn có thể thêm liên kết dưới dạng ghi chú vào hộp kiểm "Bạn đã phỏng vấn các SME chưa?" trong danh sách kiểm tra tạo/lập nội dung của mình. Điều này sẽ nhắc nhở nhóm của bạn tham khảo danh sách kiểm tra tìm nguồn SME để biết hướng dẫn cụ thể.
Dưới đây là những gì bạn có thể thêm vào danh sách kiểm tra của mình:
- Xác định các chuyên gia có kiến thức chuyên môn (SMEs) tiềm năng
- Xây dựng câu hỏi sâu sắc
- Lên lịch phỏng vấn
- Thực hiện các cuộc phỏng vấn
- Tích hợp kiến thức chuyên môn từ các chuyên gia (SME)
- Nhận phê duyệt
- Thông báo cho chuyên gia (SME) về việc xuất bản
💡Mẹo chuyên nghiệp: Thêm ghi chú vào danh sách kiểm tra của bạn để chỉ định loại nghiên cứu cần thiết cho từng loại nội dung để nhóm của bạn biết cần tập trung vào đâu.
Bước 3: Phác thảo cấu trúc nội dung của bạn
Tùy thuộc vào quy trình tạo/lập nội dung của bạn, nhóm của bạn có thể cần tạo bản tóm tắt nội dung và một số loại dàn ý trước khi bắt tay vào bản nháp thực tế.
Dưới đây là quy trình này trông như thế nào:
- Chuyên gia SEO (hoặc chiến lược gia nội dung) phải tạo bản tóm tắt nội dung cho người viết biết những chủ đề cần đề cập, đối tượng độc giả, từ khóa cần đưa vào và liệu bạn có cần trích dẫn ý kiến của chuyên gia trong lĩnh vực đó hay không
- Sau đó, người viết nội dung sẽ soạn thảo 10% bản phác thảo (lý tưởng là 10% tổng số từ) bao gồm luận điểm chính của blog, phần mở đầu hấp dẫn và các tiêu đề lớn
- Sau khi được phê duyệt, họ có thể mở rộng bản phác thảo lên 30%, cung cấp tổng quan chi tiết về từng phần
Quá trình này giúp các bên liên quan thống nhất với nhau và giảm thiểu việc trao đổi qua lại trong giai đoạn viết (và chỉnh sửa).
💡Mẹo chuyên nghiệp: Giống như danh sách kiểm tra phụ cho phỏng vấn SME, bạn cũng có thể tạo danh sách kiểm tra riêng cho bản tóm tắt nội dung và từng loại dàn ý.
Bước 4: Tạo nội dung chất lượng cao
Bây giờ, chúng ta đến phần chính — sản xuất nội dung chất lượng được cả con người và công cụ tìm kiếm yêu thích. Nói chung, đây là ba yếu tố khóa góp phần tạo nên nội dung chất lượng cao:
I. Câu chuyện hấp dẫn
- Bạn có nói về chủ đề này một cách có thẩm quyền không?
- Tất cả thông tin nghiên cứu có được trích dẫn từ các nguồn đáng tin cậy không?
II. Tính liên quan
- Bạn có thấu hiểu những thách thức và điểm khó khăn của đối tượng mục tiêu không?
- Bạn có đi sâu hơn những lời giải thích hời hợt không?
III. Thiết kế
- Bạn đã thêm ảnh chụp màn hình và các hình ảnh khác vào blog cùng với chú thích và văn bản ALT chưa?
- Bạn đã thêm "tóm tắt thiết kế" cho nhóm thiết kế về những hình ảnh bạn sẽ cần cho tác phẩm chưa?
Bằng cách tập trung vào các lĩnh vực này, bạn có thể tạo ra nội dung không chỉ mang tính thông tin mà còn thu hút khán giả của bạn.
Bước 5: Chỉnh sửa và hiệu đính nội dung của bạn
Viết nội dung chỉ là bước đầu tiên. Bước tiếp theo là xem xét kỹ lưỡng để đảm bảo nội dung đáp ứng các tiêu chuẩn của bạn. Một khung cấu trúc (hay còn gọi là danh sách kiểm tra chỉnh sửa và hiệu đính) có thể giúp bạn chuẩn hóa quy trình xem xét này và duy trì chất lượng nhất quán.
Dưới đây là một số điểm cần bao gồm:
I. Đảm bảo sự nhất quán với yêu cầu
- Bạn đã đề cập đến tất cả các chủ đề được đề cập trong bản tóm tắt chưa?
- Mỗi phần có kết nối trở lại luận điểm của blog không?
II. Độ dễ đọc
- Bạn đã sử dụng tiêu đề lớn, tiêu đề phụ và dấu đầu dòng để cải thiện khả năng đọc chưa?
- Bạn đã sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và súc tích chưa?
- Bạn đã kiểm tra kỹ lưỡng bản nháp của mình chưa?
III. Thương hiệu
- Bạn đã duy trì một giọng điệu và phong cách nhất quán phù hợp với thương hiệu (và đối tượng mục tiêu) của mình chưa?
- Bạn đã điều chỉnh nội dung của mình phù hợp với giá trị và sứ mệnh của thương hiệu chưa?
IV. SEO
- Bạn đã kết hợp các từ khóa liên quan một cách tự nhiên trong toàn bộ nội dung của mình chưa?
- Bạn đã tối ưu hóa tiêu đề và mô tả meta chưa?
V. Liên kết
- Bạn đã bao gồm tất cả các liên kết nội bộ được đề cập trong bản tóm tắt nội dung chưa?
- Tất cả các nguồn tham khảo đã được liên kết có tuổi đời dưới 4 năm không?
- Bạn đã xóa các tham số UTM khỏi các liên kết bên ngoài chưa?
VI. Gọi hành động (CTAs)
- Bạn đã bao gồm một lời kêu gọi hành động chính (CTA) rõ ràng và hấp dẫn chưa?
- Bạn đã thêm bất kỳ CTA mềm nào để hướng người đọc đến các nội dung khác như mẫu hoặc công cụ miễn phí chưa?
- Bạn đã thêm trình theo dõi UTM vào các liên kết CTA của mình chưa?
Ngoài ra, bạn cũng có thể thêm một phần hỏi các nhà văn xem họ đã kiểm tra bản nháp của mình bằng công cụ kiểm tra đạo văn hoặc công cụ phát hiện nội dung AI hay chưa.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Thay vì giao danh sách kiểm tra riêng cho từng nhà văn và trình chỉnh sửa, hãy thêm quy trình tự đánh giá. Yêu cầu các nhà văn sử dụng danh sách kiểm tra để đánh giá công việc của họ trước khi chuyển cho trình chỉnh sửa. Sau đó, trình chỉnh sửa có thể xem lại nội dung bằng danh sách kiểm tra tương tự, cung cấp phản hồi có mục tiêu và đề xuất cải tiến. Cách làm này có thể đẩy nhanh quá trình xem xét và tăng tính hợp tác.
Bước 6: Hoàn thiện hình ảnh
Ngay cả khi nhóm thiết kế của bạn có danh sách kiểm tra riêng, bạn vẫn nên đưa các bước thiết kế quan trọng vào quy trình tạo/lập nội dung tổng thể, đặc biệt là khi bạn đang tìm nguồn hình ảnh.
Dưới đây là một số điểm cần lưu ý:
- Tóm tắt thiết kế: Đã tạo bản tóm tắt thiết kế rõ ràng nêu rõ phong cách, màu sắc và thẩm mỹ tổng thể mong muốn chưa?
- Tài sản trực quan: Tất cả các tài liệu trực quan cần thiết đã được tìm nguồn hoặc tạo ra chưa (ví dụ: hình ảnh, infographics, biểu tượng, video)?
- Phản hồi về thiết kế: Bạn đã cung cấp phản hồi hoặc yêu cầu sửa đổi từ nhóm thiết kế chưa?
- Thời hạn: Thời hạn thiết kế có được đáp ứng không?
- Khả năng tương thích: Các tệp thiết kế có định dạng chính xác, kích thước phù hợp và thân thiện với thiết bị di động không?
Bước 6: Xuất bản và quảng bá nội dung của bạn
Khi nội dung và hình ảnh của bạn đã hoàn thiện, đã đến lúc xuất bản và quảng bá tác phẩm của bạn.
1. Xuất bản
- Tạo danh sách kiểm tra cho từng công việc trong kế hoạch tiếp thị nội dung của bạn để đảm bảo mọi thứ đã sẵn sàng Đối với blog: Hình ảnh băng rôn, thẻ meta, tối ưu hóa công cụ tìm kiếm Đối với email: Mã HTML, dòng tiêu đề, lời kêu gọi hành động Đối với mạng xã hội: Nền tảng, hình ảnh, chú thích, thẻ bắt đầu bằng #
- Đối với blog: Hình ảnh băng rôn, thẻ meta, tối ưu hóa công cụ tìm kiếm
- Đối với email: mã HTML, dòng tiêu đề, lời kêu gọi hành động
- Cho mạng xã hội: Nền tảng, hình ảnh, mô tả, hashtag
- Xuất bản nội dung của bạn lên nền tảng bạn đã chọn
- Kiểm tra xem phiên bản đã xuất bản có chính xác và không có lỗi không
- Đối với blog: Hình ảnh băng rôn, thẻ meta, tối ưu hóa công cụ tìm kiếm
- Đối với email: mã HTML, dòng tiêu đề, lời kêu gọi hành động
- Cho mạng xã hội: Nền tảng, hình ảnh, mô tả, hashtag
2. Quảng bá
Bước đầu tiên là tạo chiến lược quảng bá nội dung, các bước tiếp theo có thể khác nhau tùy thuộc vào kênh quảng bá của bạn.
Ví dụ: nếu bạn đang quảng bá một blog trên mạng xã hội, thì bạn cần:
- Chốt các nền tảng mạng xã hội mà đối tượng mục tiêu của bạn hoạt động tích cực nhất
- Phát triển các bài đăng trên mạng xã hội tóm tắt nội dung của bạn và khuyến khích người dùng nhấp vào
- Sử dụng các thẻ bắt đầu bằng # (hashtag) có liên quan để tăng khả năng hiển thị.
Mặt khác, phân phối email có nghĩa là:
- Phân đoạn danh sách email của bạn dựa trên lãi suất hoặc hoạt động của đối tượng
- Tạo dòng tiêu đề thu hút sự chú ý và khuyến khích mở thư
- Chuyển đổi văn bản email của bạn thành mã HTML
Cũng nên đọc: 10 nền tảng phần mềm tiếp thị nội dung tốt nhất
Bước 7: Phân tích hiệu suất nội dung của bạn
Cuối cùng, đã đến lúc kiểm tra xem chiến lược tiếp thị nội dung của bạn có thành công hay không. Xem lại các mục tiêu bạn đã đặt ra cho nội dung của mình và xác định xem nội dung đó đã đạt hoặc vượt mục tiêu hay chưa. Để có cái nhìn toàn diện, hãy bao gồm cả kết quả định lượng và định tính.
Chỉ số định lượng
- Theo dõi sự gia tăng lưu lượng truy cập trang web từ nội dung của bạn
- Đo lường các chỉ số tương tác như lượt thích, lượt chia sẻ, bình luận và thời gian dành cho trang
- Theo dõi chuyển đổi (ví dụ: đăng ký, mua hàng, tải xuống).
- Theo dõi thứ hạng nội dung của bạn trên công cụ tìm kiếm cho các từ khóa có liên quan
Phản hồi định tính
- Thực hiện các cuộc khảo sát hoặc thăm dò ý kiến để thu thập phản hồi từ khán giả của bạn
- Phân tích nhận xét và tin nhắn về nội dung của bạn
Chúng tôi khuyên bạn nên xem xét hiệu suất định lượng và định tính của nội dung hàng tháng hoặc hàng quý để xác định các lĩnh vực cần cải thiện trong nỗ lực tiếp thị nội dung của bạn. Bằng cách này, bạn có thể phân tích kết quả nội dung của mình và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu cho các chiến lược tiếp thị nội dung trong tương lai.
Quản lý danh sách kiểm tra (và quy trình) tạo/lập nội dung của bạn với ClickUp
Theo một cuộc khảo sát của McKinsey năm 2023, các nhà quản lý cấp trung dành hơn một nửa thời gian làm việc cho công việc hành chính. Đối với các trưởng nhóm nội dung, công việc này còn bao gồm tạo và quản lý danh sách kiểm tra nội dung.
Giải pháp?
Sử dụng nền tảng quản lý dự án như ClickUp, cho phép bạn tạo danh sách kiểm tra, lưu chúng dưới dạng mẫu và tích hợp chúng vào các hoạt động sản xuất nội dung lớn hơn của bạn.
Điều này có nghĩa là bạn có thể sử dụng ClickUp như một công cụ quản lý nội dung để thực hiện tất cả các công việc: quản lý hoạt động nội dung, tạo nội dung và phân tích hiệu suất nội dung.
Như Cristina Willson, Giám đốc Nội dung tại Graphite, đã nói
Chúng tôi không chỉ bắt đầu viết bài, mà còn quyết định làm việc này trên quy mô lớn, vì vậy chúng tôi cần một nền tảng mạnh mẽ có thể dễ dàng thích ứng với số lượng sản phẩm ngày càng tăng. ClickUp là sự lựa chọn tốt nhất.
Chúng tôi không chỉ bắt đầu viết bài, mà còn quyết định làm việc này trên quy mô lớn, vì vậy chúng tôi cần một nền tảng mạnh mẽ có thể dễ dàng thích ứng với số lượng sản phẩm ngày càng tăng. ClickUp là sự lựa chọn tốt nhất.
Graphite đã mở rộng quy mô sản xuất nội dung của mình gấp 12 lần bằng cách sử dụng ClickUp!
Dưới đây là cách bạn có thể tận dụng các tính năng quản lý nội dung của ClickUp:
Tạo danh sách kiểm tra tạo nội dung của bạn
Đầu tiên, bạn có thể mô tả chi tiết các bước trong quy trình tạo/lập nội dung bằng danh sách kiểm tra. Để làm điều này, hãy sử dụng tính năng Mẫu danh sách kiểm tra của ClickUp. Bạn có thể dễ dàng xây dựng và tái sử dụng các quy trình tạo/lập nội dung trong toàn bộ nhóm của mình.
Mẫu danh sách kiểm tra ClickUp
Dưới đây là một số tính năng nổi bật:
- Mẫu có thể tái sử dụng: Lưu danh sách kiểm tra tạo/lập nội dung của bạn dưới dạng mẫu và tái sử dụng cho các dự án khác nhau.
- Lồng ghép và kéo thả: Sắp xếp các mục danh sách kiểm tra bằng cách lồng ghép chúng hoặc điều chỉnh thứ tự thông qua tính năng kéo thả dễ dàng.
- Phân công và theo dõi tiến độ: Phân công các mục danh sách kiểm tra cho các thành viên cụ thể trong nhóm, đảm bảo trách nhiệm ở mỗi bước.
- Các trường hợp sử dụng trong thực tế: Áp dụng các mẫu danh sách kiểm tra cho các quy trình như công việc trước khi viết blog, sau khi viết blog, tạo trang đích hoặc phát hành tính năng, đảm bảo mỗi bước được theo dõi hiệu quả.
Danh sách kiểm tra nhiệm vụ ClickUp
Sau đó, bạn có thể sử dụng Danh sách kiểm tra nhiệm vụ ClickUp để tạo danh sách việc cần làm đơn giản trong một nhiệm vụ.
Dưới đây là cách nó giúp bạn:
- Bất cứ khi nào bạn bắt đầu một dự án nội dung mới, hãy tạo một danh sách kiểm tra mới từ mẫu danh sách kiểm tra của bạn
- Tùy chỉnh danh sách kiểm tra để phù hợp với định dạng và mục tiêu cụ thể của dự án hiện tại của bạn
- Gán các mục danh sách kiểm tra riêng lẻ cho các thành viên nhóm chịu trách nhiệm (ví dụ: chuyên gia SEO, người viết nội dung, nhân viên vận hành nội dung)
Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo mọi người đều rõ ràng về vai trò và trách nhiệm của mình, dẫn đến quá trình tạo/lập nội dung hiệu quả và hiệu suất cao.
Tự động hóa ClickUp
Sử dụng Tự động hóa ClickUp để tự động phân công công việc cho các thành viên khác nhau trong nhóm dựa trên trạng thái của công việc.
Ví dụ: nếu người viết chuyển blog sang 'chỉnh sửa', bạn có thể tự động giao nhiệm vụ này cho Trưởng ban biên tập, người này sau đó có thể giao lại nhiệm vụ cho một trong các trình chỉnh sửa.
Cũng nên đọc: Tạo lộ trình tiếp thị nội dung [Ví dụ và các bước]
Thiết lập cơ sở dữ liệu nội dung
Bây giờ bạn đã hoàn thành quy trình tạo nội dung, bước tiếp theo là thiết lập một hệ thống để thực sự tạo và xuất bản nội dung của bạn. Để làm điều này, bạn có thể tận dụng Mẫu mở rộng quy mô sản xuất nội dung ClickUp sẵn sàng sử dụng.
Mẫu mở rộng quy mô sản xuất nội dung ClickUp
Mẫu được tạo sẵn này dựa trên quy trình sản xuất nội dung của ClickUp, vì vậy bạn có thể yên tâm về khả năng mở rộng của nó. Mặc dù mẫu mặc định tập trung vào blog, bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh để phù hợp với các định dạng nội dung khác như video hoặc trang web.
Dưới đây là cách sử dụng mẫu:
- Danh sách nội dung tồn đọng: Tạo danh sách tồn đọng để lưu trữ tất cả các ý tưởng chủ đề của bạn
- Trạng thái tùy chỉnh: Sử dụng các trạng thái như Soạn thảo, Chỉnh sửa, Thiết kế, Xuất bản và Quảng bá để theo dõi tiến độ
- Công việc chi tiết: Tùy chỉnh chi tiết công việc để bao gồm người viết, trình chỉnh sửa và các liên kết có liên quan (danh sách kiểm tra, dàn ý, bản nháp, v.v.)
- Chế độ xem hàng tháng: Sử dụng chế độ xem hàng tháng mặc định của ClickUp (tháng trước, tháng này, tháng sau) để trực quan hóa lịch trình phân phối nội dung của bạn
- Nhận xét: Cập nhật trạng thái blog cho nhóm của bạn và sử dụng nhận xét để thảo luận trong các công việc
Mẫu này là một lựa chọn tuyệt vời để quản lý tất cả các khía cạnh hoạt động của quá trình tạo nội dung và hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn, từ đó bạn có thể mở rộng quy trình sản xuất nội dung.
Soạn thảo, chỉnh sửa và bản địa hóa nội dung của bạn
Cho dù là ghi chép nghiên cứu, tạo bản tóm tắt và phác thảo nội dung hay soạn thảo nội dung thực tế, bạn có thể thực hiện tất cả với ClickUp Docs, giải pháp xử lý tài liệu tích hợp sẵn.
Và điều tuyệt vời nhất là ClickUp Docs có trang lồng nhau — không giống như các trình xử lý tài liệu thông thường — để bạn có thể hợp nhất tất cả các tài liệu khác nhau một cách dễ dàng. Điều này bao gồm bản tóm tắt, phác thảo, nghiên cứu, bản ghi âm phỏng vấn SME, bản nháp và hơn thế nữa.
Hơn nữa, ClickUp Docs đi kèm với nhiều tùy chọn cộng tác như bình luận, chỉnh sửa trực tiếp và thẻ để bạn có thể nhận phản hồi từ các bên liên quan và đảm bảo mọi người đều hiểu rõ vấn đề.
Một tính năng tuyệt vời khác là ClickUp Brain, trợ lý viết bài hoạt động như một nhà tiếp thị nội dung AI — giúp bạn tạo và bản địa hóa blog của mình nhanh hơn. Nó có thể sửa lỗi ngữ pháp và chính tả, thay đổi giọng điệu blog để phù hợp với thương hiệu của bạn, và thậm chí tái sử dụng blog của bạn thành các bài đăng trên mạng xã hội để phân phối.
Nó cũng có thể soạn thảo email cho khách hàng của bạn để đẩy nhanh quá trình xem xét và phê duyệt.
ClickUp Brain nhanh chóng trả lời bất kỳ câu hỏi nào của bạn về tiến độ nội dung, từ tìm kiếm danh sách kiểm tra cụ thể đến truy cập kế hoạch phân phối hoặc nghiên cứu. Tất cả thông tin cần thiết đều trong tầm tay bạn, giúp bạn tiết kiệm thời gian và nỗ lực.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Nhúng danh sách kiểm tra nhiệm vụ tạo/lập nội dung blog vào ClickUp Docs. Bằng cách này, người viết có thể dễ dàng truy cập danh sách kiểm tra và theo dõi tiến độ của họ, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ bước nào.
Cũng nên đọc: 10 công cụ tạo nội dung AI tốt nhất năm 2024
Quản lý lịch xuất bản và phân phối của bạn
Sau khi đã soạn thảo nội dung, bước tiếp theo là xuất bản nội dung đó.
Nhưng điều này không đơn giản. Bạn không chỉ xuất bản blog của mình mà còn xuất bản một loạt nội dung ngắn hơn để phân phối và quảng bá. Đây có thể là email, bài đăng trên mạng xã hội, tham gia diễn đàn cộng đồng và hơn thế nữa.
Đây là lúc lịch nội dung có thể giúp ích. Lịch này cung cấp một bản trình bày trực quan về lịch xuất bản của bạn, đảm bảo bạn luôn có tổ chức và tránh bỏ lỡ thời hạn.
Mẫu lịch nội dung ClickUp
Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng Mẫu Lịch nội dung ClickUp để quản lý lịch xuất bản và quảng bá của mình.
Dưới đây là cách mẫu này hoạt động:
- Bắt đầu bằng cách thêm các chủ đề nội dung của bạn cùng với giai đoạn mà chúng đang ở trong quá trình sản xuất nội dung — viết, chỉnh sửa, v.v. Điều này rất quan trọng vì các trạng thái được mã hóa bằng màu sắc, cho phép bạn nắm được tình trạng của blog trên lịch
- Thêm nội dung chính mà mỗi chủ đề thuộc về. Điều này sẽ giúp nội dung của bạn phù hợp với chiến lược nội dung tổng thể và tránh lạc đề sang các chủ đề không liên quan
- Sau đó, thêm ngày xuất bản cho bài đăng trên blog của bạn và chuyển sang Chế độ xem Lịch để hình dung các thời hạn sắp tới. Điều này sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quan rõ ràng về lịch trình nội dung của bạn
Giờ đây, bạn có thể tập trung vào các thời hạn sắp tới và lập kế hoạch dự án phù hợp, phát hiện các xung đột lịch trình và theo dõi trạng thái của nội dung đang được xử lý. Rất tiện lợi, phải không?
Hợp lý hóa hoạt động nội dung của bạn với ClickUp
Danh sách kiểm tra tạo/lập nội dung là công cụ không thể thiếu cho bất kỳ nhóm nội dung hoặc tiếp thị kỹ thuật số nào. Đây là lộ trình giúp bạn sản xuất nội dung một cách có trật tự, hướng dẫn nhóm của bạn qua từng giai đoạn của quá trình tạo/lập nội dung và đảm bảo không có bất kỳ sai sót nào.
Sức mạnh thực sự của ClickUp nằm ở khả năng tập trung toàn bộ quá trình tạo/lập nội dung của bạn.
Bạn có thể lưu trữ danh sách kiểm tra, công việc quản lý dự án và bản nháp nội dung trên cùng một nền tảng. Nhóm của bạn không cần phải chuyển đổi giữa nhiều công cụ.
Việc đưa tất cả các hoạt động tạo/lập nội dung của bạn vào ClickUp mang lại nhiều lợi ích hơn nữa, nhưng chúng tôi sẽ để bạn tự khám phá. Đăng ký ClickUp miễn phí và bắt đầu ngay lập tức.