Smartsheet vs. Excel: Hướng dẫn so sánh

Quản lý dự án giữa nhiều bộ phận thường đồng nghĩa với việc xử lý nhiều bảng tính khác nhau, dẫn đến khả năng nhầm lẫn và kém hiệu quả.

Trong khi Microsoft Excel từ lâu đã là công cụ được ưa chuộng để tổ chức dữ liệu, Smartsheet cung cấp các chức năng tương tự Excel với khả năng quản lý dự án nâng cao.

Trong blog này, chúng tôi sẽ khám phá những điểm mạnh và điểm yếu của Smartsheet so với Excel để giúp bạn quyết định công cụ nào phù hợp nhất với nhu cầu quản lý dự án của bạn.

Chúng tôi cũng sẽ giới thiệu một giải pháp thay thế có thể mang lại sự linh hoạt và dễ sử dụng cao hơn.

Smartsheet là gì?

Smartsheet là nền tảng quản lý dự án dựa trên đám mây với nhiều tính năng hơn so với công cụ bảng tính thông thường.

Hãy nghĩ về nó như một sự kết hợp giữa Excel và một công cụ quản lý dự án chuyên dụng, nhưng với quy trình làm việc mượt mà hơn và ít rắc rối hơn khi xử lý các công việc hợp tác nhóm.

Trong số nhiều tính năng của nó có biểu đồ Gantt, quy trình làm việc tự động và mẫu có thể tùy chỉnh.

Các tính năng của Smartsheet

Smartsheet có tất cả các tính năng bạn cần để cuộc sống của bạn trở nên dễ dàng hơn. Hãy cùng khám phá chúng:

1. Hợp tác thời gian thực

Smartsheet cho phép bạn và nhóm của bạn làm việc trên cùng một tài liệu đồng thời — không còn phải lo lắng về việc kiểm soát phiên bản.

Mọi người đều có thể cập nhật, để lại nhận xét và theo dõi tiến độ mà không bị nhầm lẫn bởi các tệp đính kèm email dài dằng dặc.

Ngoài ra, bạn có thể phân công công việc, thêm tệp đính kèm, thiết lập các phụ thuộc công việc và theo dõi tất cả các thành viên trong nhóm để dự án của bạn luôn đi đúng hướng (đặc biệt hữu ích nếu bạn đang làm việc trên nhiều dự án).

2. Quy trình làm việc tự động hóa

Thay vì lãng phí thời gian cho các công việc lặp đi lặp lại (gửi nhắc nhở, cập nhật trường trạng thái, v.v.), bạn có thể thiết lập các kích hoạt thông minh với quy trình công việc tự động của Smartsheet.

Hãy nghĩ về nó như việc sắp xếp các quân cờ domino — một hành động kích hoạt hành động khác cho đến khi mọi thứ rơi vào vị trí hoàn hảo.

Bạn muốn thông báo cho nhóm của mình khi thời hạn sắp đến? Smartsheet sẽ gửi thông báo.

Cần cập nhật trường khi công việc hoàn thành? Đã xong. Tự động.

Điểm nổi bật?

Bạn có thể tùy chỉnh các quy trình công việc này để phù hợp với các quy trình riêng của nhóm, tiết kiệm thời gian đồng thời đảm bảo không bỏ sót bất kỳ công việc nào.

3. Biểu đồ Gantt và quản lý tài nguyên

Nếu bạn thích xem các dự án của mình được trình bày theo dòng thời gian dễ hiểu, biểu đồ Gantt có thể trở thành công cụ mới giúp tăng năng suất của bạn.

Biểu đồ Gantt trong Smartsheet cho phép bạn lập bản đồ mọi công việc, thời hạn và sự phụ thuộc giữa các công việc để bạn luôn có cái nhìn rõ ràng về tiến độ dự án. Không còn phải vất vả tìm hiểu công việc nào đến hạn khi nào nữa — bạn có thể xem mọi thứ cùng một lúc.

Smartsheet cũng cung cấp cho bạn các công cụ để phân bổ thời gian của nhóm và rất hữu ích trong việc quản lý tài nguyên.

Bạn có thể theo dõi giờ làm việc, quản lý ngân sách, điều phối giữa các nhóm và làm nhiều việc khác nữa mà không phải đối mặt với sự hỗn loạn thường thấy.

4. Tích hợp mượt mà

Sự tích hợp liền mạch của Smartsheet với các công cụ như Google Workspace, Microsoft Teams và Power BI đưa quy trình làm việc của bạn lên một tầm cao mới.

Thay vì chuyển đổi giữa các ứng dụng, Smartsheet tập hợp tất cả dữ liệu của bạn vào một nơi, cho phép cộng tác dễ dàng và hiển thị dữ liệu nâng cao.

Bạn cũng có thể lấy dữ liệu từ các nguồn bên ngoài, giúp dễ dàng đồng bộ hóa và cập nhật mọi thứ.

5. Ứng dụng di động và lưu trữ đám mây

Bạn cần quản lý dự án khi đang di chuyển? Ứng dụng di động của Smartsheet cho phép bạn làm điều đó, giúp bạn kiểm soát hoàn toàn các dự án của mình từ xa.

Dù đang trong cuộc họp hay ngoài văn phòng, bạn có thể nhanh chóng kiểm tra tiến độ công việc, cập nhật trạng thái hoặc thực hiện thay đổi chỉ với vài thao tác.

Dịch vụ lưu trữ đám mây của Smartsheet giữ tất cả dữ liệu của bạn an toàn và dễ truy cập — không còn mất tập tin hay phiên bản lỗi thời nữa.

Giá cả của SmartSheet

Excel là gì?

Trong nhiều thập kỷ, Microsoft Excel là công cụ bảng tính được sử dụng cho mọi thứ, từ tạo biểu đồ đến phân tích tài chính và tổ chức dữ liệu công ty.

Excel cung cấp khả năng phân tích dữ liệu mạnh mẽ. Điều này khiến nó trở thành công cụ không thể thiếu trong bộ ứng dụng Microsoft Office cho bất kỳ ai xử lý các tính toán phức tạp, dữ liệu có cấu trúc hoặc quản lý cơ sở dữ liệu.

Nó tập trung chủ yếu vào thao tác dữ liệu và trực quan hóa dữ liệu. Bạn có thể tạo các công thức phức tạp, thực hiện các phép tính phức tạp và sắp xếp lượng lớn thông tin trên bố cục lưới chữ ký của nó.

Hơn nữa, Excel tích hợp với các ứng dụng khác trong bộ Microsoft Office. Điều này khiến Excel trở nên quan trọng đối với các quy trình làm việc phụ thuộc vào việc chuyển đổi mượt mà giữa các công cụ MS khác, như trình chiếu PowerPoint và tài liệu Word.

Tính năng của Excel

Nếu bạn chỉ sử dụng Excel như một công cụ bảng tính, bạn đang bỏ lỡ rất nhiều điều!

Excel là một chương trình mạnh mẽ giúp đơn giản hóa các công việc quản lý dữ liệu và dự án. Chương trình này xử lý mọi thứ từ trực quan hóa dữ liệu nâng cao đến các dự án quy mô lớn (ví dụ: kiểm toán hàng năm của công ty) một cách dễ dàng.

Dưới đây là lý do tại sao Excel vẫn là một trong những công cụ phổ biến nhất trong ngành:

1. Các phép tính và công thức phức tạp

Hãy tưởng tượng bạn đang quản lý ngân sách hàng năm của nhóm tiếp thị. Sử dụng hàm 'SUMIF', bạn có thể tính tổng chi tiêu cho các chiến dịch cụ thể dựa trên các tiêu chí như tháng hoặc kênh.

Cần phân tích chi phí chi tiết theo quý? Chỉ cần sử dụng hàm 'VLOOKUP' để trích xuất chính xác dữ liệu cần thiết từ nhiều bảng tính.

Với thư viện công thức phong phú, Excel cho phép người dùng xử lý số liệu, tự động hóa công việc và thậm chí thực hiện phân tích tài chính một cách dễ dàng.

Ngoài ra, các công thức của Excel có thể được tích hợp trên nhiều trang tính. Điều này giúp tổ chức và theo dõi dữ liệu dự án hoặc thậm chí hiển thị dữ liệu đó ở định dạng dễ hiểu hơn.

2. Công cụ trực quan hóa dữ liệu và biểu đồ

Các công cụ biểu đồ tích hợp sẵn của Excel là cứu cánh khi cần trực quan hóa dữ liệu.

Bạn có thể dễ dàng chuyển đổi các hàng dữ liệu thành biểu đồ cột, biểu đồ tròn hoặc biểu đồ Gantt để hiển thị dữ liệu hiệu quả, đơn giản hóa các dự án quy mô lớn và dữ liệu phức tạp.

Nhưng đó chưa phải là tất cả!

Excel cũng có thể tích hợp với Power BI để mang lại trải nghiệm phân tích và thông tin kinh doanh còn mạnh mẽ hơn.

3. Tự động hóa công việc với macro

Tính năng tự động hóa công việc của Excel, còn được gọi là macro, là một công cụ thay đổi cuộc chơi cho những ai muốn nâng cao năng suất của mình.

Bạn mệt mỏi vì phải sao chép và dán dữ liệu bán hàng hàng tháng vào mười bảng tính khác nhau?

Chỉ cần thiết lập một macro, nhấn nút và việc cần làm đã hoàn thành (vâng, dễ dàng như vậy).

Phải mã màu hàng dài vô tận? Thiết lập macro, nhấp chuột và bảng tính của bạn đã được sắp xếp gọn gàng (vâng, đơn giản vậy thôi).

Với macro, bạn có thể tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại như định dạng, nhập dữ liệu và thậm chí tạo báo cáo. Nó giống như có một trợ lý cá nhân cho bảng tính của bạn.

Sau khi bạn đã thiết lập các macro, chúng sẽ thực hiện các công việc nhàm chán để bạn có thể tập trung vào những việc quan trọng hơn như phân tích dữ liệu và quản lý thành viên nhóm.

Macros đặc biệt hữu ích khi xử lý các công việc quản lý dự án hoặc tập dữ liệu lớn, giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm lỗi.

4. Hợp tác thời gian thực (Excel Online)

Excel có thể không có tính năng cộng tác tích hợp sẵn như Smartsheet, nhưng với Excel Online, nhóm của bạn vẫn có thể chỉnh sửa trên cùng một bảng tính.

Không còn phải đau đầu với câu hỏi "Chúng ta đang dùng phiên bản nào?" nữa.

Chỉ cần chia sẻ liên kết, mọi người có thể tham gia, chỉnh sửa và để lại bình luận như trong một cuộc trò chuyện nhóm.

Ngoài ra, bạn có thể chuyển dữ liệu đó sang bản trình bày PowerPoint bất cứ lúc nào. Hoặc đưa một số thông tin chi tiết vào cuộc thảo luận trên Microsoft Teams.

5. Tích hợp với các công cụ Microsoft Office khác

Bạn cần thêm một số cột vào bản trình bày PowerPoint trước cuộc họp hàng tuần cuối cùng? Hãy dán các bảng Excel vào.

Cần liên kết dữ liệu trực tiếp vào báo cáo Word của bạn?

Không có vấn đề gì. Thay đổi dữ liệu trong Excel và tài liệu Word của bạn sẽ tự động cập nhật.

Cần hợp tác thời gian thực hơn nữa? Chỉ cần chuyển sang Microsoft Teams, chia sẻ bảng tính và brainstorming với nhóm của bạn mà không cần chuyển đổi ứng dụng.

Không chỉ vậy, Excel còn hỗ trợ dịch vụ lưu trữ đám mây, cho phép bạn lưu trữ các tệp Excel và làm việc trên chúng từ mọi nơi.

Giá cả của Excel

Smartsheet và Excel: So sánh tính năng

Đã đến lúc bắt đầu cuộc đối đầu!

Cả Smartsheet và Excel đều là những công cụ tuyệt vời, nhưng so sánh chúng với nhau thì sao? Chúng tôi đã phân tích so sánh Excel và Smartsheet theo từng tính năng.

Tính năng #1: Cộng tác thời gian thực

Trong vòng đầu tiên của cuộc so sánh Smartsheet vs. Excel, chúng ta đã xem xét khả năng hợp tác thời gian thực, và Smartsheet rõ ràng vượt trội hơn.

Không giống như Excel, yêu cầu chia sẻ nhiều phiên bản hoặc truy cập Excel Online, Smartsheet cho phép bạn và nhóm của bạn cộng tác trong thời gian thực, cho dù bạn đang phân công công việc, cập nhật hoặc để lại nhận xét.

Mọi người đều ở trên cùng một trang, theo nghĩa đen! Excel Online cung cấp một số tính năng cộng tác, nhưng chúng có vẻ hơi cồng kềnh so với tính năng tự động hóa quy trình làm việc mượt mà, tích hợp sẵn của Smartsheet.

Tính năng #2: Công cụ trực quan hóa dữ liệu và biểu đồ

Không có người chiến thắng rõ ràng trong cuộc chiến giữa Smartsheet và Excel về khía cạnh này. Cả hai đều cung cấp các tính năng trực quan hóa dữ liệu mạnh mẽ.

Với các công cụ biểu đồ và tích hợp với Power BI, Excel là công cụ tuyệt vời để tạo biểu đồ thanh, biểu đồ tròn và hơn thế nữa. Từ lâu, Excel đã là công cụ được ưa chuộng để hiển thị dữ liệu một cách trực quan.

Tuy nhiên, Smartsheet cũng không kém cạnh, cung cấp các chế độ xem đa năng như biểu đồ Gantt, lịch và lưới giúp dễ dàng hình dung và quản lý dữ liệu dự án.

Nếu bạn đang quản lý các dự án quy mô lớn, cả hai nền tảng này đều có thể hoàn thành công việc, nhưng sự lựa chọn phụ thuộc vào sở thích của bạn về phong cách trình bày.

Tính năng #3: Quy trình làm việc tự động

Tiếp theo, chúng tôi so sánh các quy trình công việc tự động và Smartsheet dễ dàng dẫn đầu.

Tự động hóa của Smartsheet giúp quản lý các công việc lặp đi lặp lại như gửi nhắc nhở hoặc cập nhật trường trạng thái và giúp quản lý công việc trơn tru hơn.

Excel không có tính năng này, mặc dù bạn có thể sử dụng macro để tự động hóa các công việc. Nhưng thành thật mà nói, macro đòi hỏi quá trình học tập khó hơn và không trực quan như các công cụ tự động hóa của Smartsheet.

Tính năng #4: Tích hợp liền mạch

Khi nói đến tích hợp, Excel vượt trội hơn so với các đối thủ cạnh tranh.

Nhờ mối liên kết chặt chẽ với hệ sinh thái Microsoft Office, Excel có thể dễ dàng tích hợp với các bản trình bày PowerPoint, tài liệu Word và Microsoft Teams. Bạn có thể liên kết dữ liệu trực tiếp giữa các ứng dụng và cập nhật trên toàn bảng.

Smartsheet cũng tích hợp với các công cụ như Google Workspace và Power BI. Tuy nhiên, sự thống trị của Excel trong không gian ứng dụng Microsoft Office mang lại lợi thế cho những người dùng đã đầu tư vào bộ ứng dụng này.

Tính năng #5: Đường cong học tập

Thực tế là: hầu hết chúng ta đều được làm quen với Excel từ rất sớm, và nó gần như là một trong những chương trình đầu tiên mà nhiều người trong chúng ta học.

Các tính năng cơ bản của Excel rất dễ học, và ngay cả các tính năng nâng cao hơn như công thức phức tạp và lọc dữ liệu cũng trở nên dễ dàng sau một thời gian thực hành.

Mặt khác, Smartsheet tuy trực quan trong việc quản lý dự án, nhưng có thể mất nhiều thời gian hơn để làm quen, đặc biệt là khi bạn muốn sử dụng các công cụ nâng cao như quy trình công việc tự động và quản lý tài nguyên.

Nếu bạn là thành viên của một nhóm nhỏ hoặc mới bắt đầu sử dụng các công cụ quản lý dự án, bạn có thể thấy Smartsheet khó học hơn Excel.

Smartsheet vs. Excel trên Reddit

Người dùng Reddit có nhiều ý kiến về cuộc tranh luận giữa Smartsheet và Excel:

Một người dùng thất vọng đã chia sẻ những khó khăn của họ với Smartsheet:

Tôi cảm thấy ở mỗi bước tôi đều gặp phải giới hạn của Smartsheet mà các phần mềm khác xử lý dễ dàng hơn nhiều.

Họ cũng chỉ ra các vấn đề về khả năng viết kịch bản, sao chép cột và thiết kế biểu mẫu.

Tuy nhiên, không phải ai cũng có cùng cảm nhận. Một người dùng cho biết:

…Smartsheet vượt trội về hợp tác, nhưng Excel vẫn là công cụ ưa thích của tôi cho phân tích.

Một số người dùng đã tìm thấy giải pháp trung gian, sử dụng cả hai công cụ cho các công việc khác nhau. Như một người dùng Reddit giải thích

Smartsheet rất tốt cho tự động hóa, báo cáo, bảng điều khiển, v.v. nhưng phù hợp nhất cho các tập dữ liệu nhỏ… Làm việc với các tập dữ liệu lớn hơn trong Smartsheet có thể gây khó chịu do giới hạn hàng/ô/tham chiếu.

Kết luận chung trên Reddit?

Smartsheet vượt trội (không có ý chơi chữ) trong quản lý dự án và cộng tác, nhưng Excel vẫn là lựa chọn yêu thích để phân tích dữ liệu và xử lý các tập dữ liệu lớn.

Gặp gỡ ClickUp — Giải pháp thay thế tốt nhất cho Smartsheet và Excel

Bây giờ chúng ta đã so sánh Smartsheet và Excel trên nhiều khía cạnh, đã đến lúc làm quen với một công cụ mới cung cấp những tính năng tốt nhất của cả hai và không có bất kỳ giới hạn nào.

Nhiều tích hợp hơn, chức năng AI tích hợp sẵn, cộng tác thời gian thực, tính năng tự động hóa và hơn 1000 mẫu cho tất cả nhu cầu quản lý dự án của bạn.

Chào mừng bạn đến với ClickUp.

Dưới đây là cách ClickUp kết hợp những điểm mạnh nhất của Smartsheet và Excel (cùng với một số tính năng bổ sung).

ClickUp dẫn đầu #1: Chế độ xem bảng ClickUp

Hãy tưởng tượng tất cả sức mạnh của bảng tính Excel nhưng được tích hợp sẵn các công cụ quản lý dự án.

Với chế độ xem Bảng của ClickUp, bạn không chỉ quản lý dữ liệu mà còn biến chúng thành những thông tin hữu ích để thúc đẩy dự án của bạn tiến lên phía trước.

Ví dụ: giả sử bạn đang quản lý một chiến dịch tiếp thị với nhiều sản phẩm, thời hạn và người đóng góp khác nhau.

Với Chế độ xem bảng, bạn có thể dễ dàng phân công công việc, theo dõi thời hạn và giám sát tiến độ trong một chế độ xem có cấu trúc, đồng thời quản lý ngân sách chiến dịch và thông tin nhà cung cấp mà không cần chuyển đổi giữa nhiều công cụ.

Ưu điểm thứ 2 của ClickUp: Mẫu bảng tính

Tải xuống mẫu này

Không có thời gian để xây dựng hệ thống của riêng bạn từ đầu?

Không vấn đề gì.

Mẫu bảng tính ClickUp đã sẵn sàng để bạn bắt đầu. Từ quản lý phân tích tài chính đến tổ chức dự án lớn tiếp theo, bạn có thể bỏ qua bước thiết lập và bắt tay ngay vào công việc với mẫu này.

Không giống như Excel, nơi việc tạo mẫu từ đầu có thể cảm thấy như một quá trình phức tạp, ClickUp làm cho việc này trở nên nhanh chóng, đơn giản và, chúng tôi dám nói là thú vị!

Nếu bạn muốn thêm tính linh hoạt, Mẫu bảng tính có thể chỉnh sửa của ClickUp mang đến cho bạn trải nghiệm hoàn toàn có thể tùy chỉnh.

Ưu điểm thứ 3 của ClickUp: Tự động hóa và AI

Các công việc lặp đi lặp lại làm bạn chậm trễ? Giờ thì không còn nữa.

Tự động hóa ClickUp giúp việc hợp lý hóa quy trình công việc trở nên dễ dàng như đi dạo trong công viên. Kết hợp với ClickUp Brain, đây là trợ lý mà bạn có thể giao phó các công việc hàng ngày tiêu chuẩn. Tất cả những gì bạn cần làm là mô tả tự động hóa của mình và AI sẽ thiết lập ngay lập tức — không cần lập trình.

Cho dù bạn đang gửi nhắc nhở, cập nhật trạng thái hay kích hoạt hành động dựa trên điều kiện, ClickUp sẽ lo liệu những công việc lặp đi lặp lại để nhóm của bạn có thể tập trung vào bức tranh tổng thể.

Ưu điểm thứ 4 của ClickUp: Quản lý công việc cho nhóm

Quản lý nhóm chưa bao giờ dễ dàng hơn nhờ Giải pháp quản lý dự án của ClickUp. Hãy nghĩ đến biểu đồ Gantt, theo dõi tài nguyên và phân công công việc — tất cả đều được thực hiện một cách dễ dàng.

Hãy tưởng tượng bạn đang lãnh đạo một nhóm phát triển sản phẩm.

Bạn có thể xem toàn bộ dòng thời gian dự án của mình trong nháy mắt với biểu đồ Gantt của ClickUp — giữ các ưu tiên rõ ràng, các phụ thuộc rõ ràng và tiến độ dễ theo dõi.

Và khi cần đi sâu vào chi tiết, Nhiệm vụ ClickUp là công cụ hữu ích để tổ chức và phân công các công việc cụ thể.

Bạn có thể dễ dàng quản lý khối lượng công việc, đảm bảo không ai bị quá tải, đồng thời sử dụng ClickUp Docs để lưu trữ tất cả các chi tiết và tệp tin liên quan đến dự án.

Bảng trắng ClickUp cho phép tổ chức các phiên brainstorming, trong khi Biểu mẫu ClickUp thu thập phản hồi hoặc yêu cầu từ các bên liên quan, tất cả trong cùng một nền tảng. Và nếu bạn cần một giao diện tùy chỉnh cho dự án của mình, bạn có thể tin tưởng vào Chế độ xem ClickUp —bao gồm biểu đồ Gantt—để tổ chức bảng điều khiển theo đúng nhu cầu của bạn.

Chọn công cụ thông minh hơn Excel: ClickUp

Vậy, bạn nên chọn hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu nào trong số này: Smartsheet, Excel hay ClickUp?

Nếu phân tích dữ liệu là trọng tâm chính của bạn, Excel khó có thể bị đánh bại. Microsoft Excel vẫn là phần mềm bảng tính được ưa chuộng để xử lý số liệu và phân tích dữ liệu, đặc biệt là khi liên quan đến các phép tính phức tạp.

Mặt khác, Smartsheet là lựa chọn tuyệt vời nếu bạn muốn tập trung hơn vào cộng tác và tự động hóa.

Nhưng nếu bạn đang tìm kiếm những tính năng tốt nhất của cả hai, ClickUp là sự lựa chọn hoàn hảo cho bạn.

ClickUp kết hợp quản lý dữ liệu mạnh mẽ với cộng tác thời gian thực và tự động hóa dựa trên AI để hợp lý hóa năng suất của nhóm bạn trong các dự án.

Sẵn sàng hoàn thành xuất sắc các dự án của bạn? Bạn có thể bắt đầu sử dụng ClickUp miễn phí ngay hôm nay!