Bảng Kanban đầu tiên được tạo ra bởi một kỹ sư của Toyota vào những năm 1940 để giảm thiểu sự kém hiệu quả trong quản lý chuỗi cung ứng.
Kể từ đó, nó đã trở thành một công cụ phổ biến để trực quan hóa các quy trình kinh doanh và quy trình làm việc phức tạp, với các cột, hàng, nhóm và công việc riêng lẻ được biểu diễn bằng các thẻ có thể di chuyển.
Blog này chia sẻ các mẫu Bảng Kanban Notion miễn phí tốt nhất để tăng năng suất. Ngoài ra, còn có một số tùy chọn thay thế cho những ai đang tìm kiếm các tính năng quản lý công việc nâng cao. 🌈
Hãy cùng thảo luận về cách các mẫu Kanban có thể giúp nhóm của bạn đồng nhất thông tin và theo dõi các dự án và công việc của mình tốt hơn.
Điều gì tạo nên một mẫu Notion Kanban tốt?
Mặc dù các nhóm sử dụng Notion để quản lý dự án có thể cảm thấy thoải mái hơn với Biểu đồ Gantt của Notion, nhưng việc tìm mẫu bảng Kanban phù hợp trong Notion là điều quan trọng.
Dưới đây là các thành phần cần thiết cần tìm khi chọn mẫu Notion Kanban:
- Cột có thể điều chỉnh: Một mẫu tốt nên cho phép bạn thay đổi số lượng và tên của các cột để phản ánh các giai đoạn khác nhau của quy trình làm việc của bạn
- Quản lý công việc hợp nhất: Các công cụ để phân công công việc, cài đặt thời hạn và đánh giá tiến độ là rất cần thiết để theo dõi các cột mốc của dự án
- Cải tiến về mặt hình ảnh: Tìm kiếm các bố cục có mã màu và các tính năng hấp dẫn khác, giúp bảng dễ đọc và dễ hiểu hơn
- Công cụ tự động hóa: Các mẫu có tính năng tự động hóa tích hợp để lặp lại các hành động và thông báo có thể tiết kiệm thời gian và giảm thiểu lỗi do con người gây ra
Với ý nghĩ đó, hãy cùng xem một số ví dụ về mẫu Bảng Kanban Notion.
Mẫu Bảng Kanban Notion miễn phí
1. Mẫu theo dõi dự án chu kỳ thiết kế MYP (kiểu Kanban)
Mẫu theo dõi dự án chu kỳ thiết kế MYP là lựa chọn lý tưởng cho các nhà giáo dục giảng dạy chương trình thiết kế MYP và cần theo dõi tiến độ của học sinh qua 16 giai đoạn của chu kỳ thiết kế MYP.
Nó đơn giản hóa việc quản lý cho các giảng viên thiết kế bằng cách cung cấp một cách rõ ràng, có cấu trúc để hướng dẫn sinh viên trong quá trình thiết kế. Mẫu này cũng theo dõi các giai đoạn và cho phép điều chỉnh khi dự án phát triển.
Bạn sẽ có thẻ Kanban có thể tùy chỉnh cho từng giai đoạn chính của Chu kỳ thiết kế MYP — Điều tra, Lập kế hoạch, Tạo, Đánh giá và Chia sẻ — cùng với tính linh hoạt để chỉnh sửa thẻ khi các giai đoạn dự án thay đổi.
📑Ai có thể sử dụng Mẫu Kanban này?
Mẫu Kanban giúp giáo viên chấm điểm các thiết kế. Bảng cho phép học sinh quản lý quy trình làm việc của mình đồng thời cung cấp cho giáo viên chế độ xem toàn cảnh về tiến độ của cả lớp.
2. Mẫu hệ thống CRM chuyên nghiệp
Mẫu Hệ thống CRM Chuyên nghiệp được thiết kế để giúp bạn quản lý khách hàng, khách hàng tiềm năng và giao dịch trong một không gian làm việc được tổ chức tốt. Mẫu này rất phù hợp cho các giám đốc bán hàng và thành công khách hàng, những người cần quản lý dữ liệu khách hàng, theo dõi các kênh bán hàng, theo dõi công việc và xem tương tác của khách hàng.
Nó được tích hợp sẵn tính năng tự động hóa để giúp hợp lý hóa việc theo dõi khách hàng và tiến độ. Bạn có thể sử dụng nó để trực quan hóa các kênh bán hàng với các chế độ xem tích hợp sẵn và tùy chỉnh các thuộc tính để phù hợp với nhu cầu CRM cụ thể.
📑Ai có thể sử dụng Mẫu Kanban này?
Hãy tưởng tượng một nhà tư vấn đang phải xử lý nhiều khách hàng ở các giai đoạn khác nhau trong vòng đời dự án. Mẫu này giúp họ quản lý tất cả các hoạt động dự án/bán hàng ở một nơi, cho phép tăng hiệu quả, giữ chân khách hàng tốt hơn và quản lý dự án suôn sẻ hơn.
3. Mẫu lập kế hoạch dự án của Anthropic
Project Planner của Anthropic cung cấp thiết lập cơ sở dữ liệu kép để theo dõi tổng quan dự án cấp cao và danh sách công việc chi tiết. Nó giúp các nhóm quản lý các dự án lớn với các công việc có thể thực hiện được trong khi theo dõi tiến độ.
Sử dụng mẫu kế hoạch dự án, bạn và nhóm của bạn có thể xem dự án từ khi bắt đầu lập kế hoạch đến khi thực hiện. Cấu trúc hai tầng (tổng quan + công việc) đảm bảo mọi chi tiết đều được chú ý trong khi vẫn giữ mục tiêu dài hạn trong tầm nhìn.
📑Ai có thể sử dụng Mẫu Kanban này?
Mẫu này lý tưởng cho nhóm phát triển sản phẩm nhỏ quản lý nhiều dự án cùng lúc. Họ có thể sử dụng mẫu Anthropic Project Planner để theo dõi các mục tiêu dự án dài hạn đồng thời phân chia các công việc hàng ngày cần thiết để hoàn thành đúng thời hạn. Khi các thành viên trong nhóm hoàn thành công việc của mình, dòng thời gian và tiến độ dự án tổng thể sẽ dễ dàng được theo dõi và điều chỉnh nếu cần.
4. Bảng điều khiển quản lý công việc
Mẫu Bảng điều khiển Trình quản lý công việc cho phép người dùng sắp xếp công việc, đặt ưu tiên và giám sát quy trình làm việc một cách dễ dàng. Mẫu này cung cấp một trung tâm tập trung, nơi tất cả thông tin liên quan đến dự án và công việc có thể được xem trong nháy mắt, giúp người dùng luôn nắm bắt được thời hạn và công việc cần làm hàng ngày.
Với mẫu này, bạn có thể tạo bảng điều khiển trong Notion để có cái nhìn trực quan rõ ràng về tiến độ công việc của mình.
📑Ai có thể sử dụng Mẫu Kanban này?
Người quản lý dự án phải xử lý nhiều thời hạn và kết quả đầu ra có thể sử dụng mẫu bảng điều khiển quản lý công việc để sắp xếp tất cả các công việc ở một nơi. Với khả năng đặt ưu tiên, họ có thể tập trung vào các mục quan trọng cao trong khi đảm bảo rằng các công việc nhỏ không bị bỏ sót.
5. Mẫu theo dõi vấn đề
Mẫu Issue Tracker được thiết kế cho các nhóm, đặc biệt là những nhóm sử dụng phương pháp Agile, để theo dõi các lỗi, công việc và vấn đề của dự án
Các sprint có thể tùy chỉnh, hệ thống ưu tiên và khả năng tích hợp giúp bạn xử lý các vấn đề một cách có hệ thống. Các mẫu đi kèm với quản lý sprint với ưu tiên công việc tồn đọng để xác định lỗi, ưu tiên giải pháp và phân công công việc cho các thành viên trong nhóm của bạn.
Bạn cũng có các tùy chọn lọc theo trạng thái, ưu tiên, thành viên nhóm và tích hợp với Github, Slack và các công cụ thiết yếu khác được sử dụng bởi các nhóm phát triển của bạn.
📑Ai có thể sử dụng Mẫu Kanban này?
Một nhóm làm việc về phát hành sản phẩm có thể sử dụng mẫu Issue Tracker để theo dõi các lỗi được báo cáo bởi bộ phận QA, giúp hợp lý hóa quy trình phát hành. Mỗi vấn đề được giao cho nhà phát triển phù hợp, được sắp xếp theo mức độ nghiêm trọng và được theo dõi trong suốt chu kỳ sprint để đảm bảo vấn đề được giải quyết trước khi phát hành bản tiếp theo.
Đọc thêm: 20+ ví dụ về Bảng Kanban cho nhóm
Giới hạn của việc sử dụng Notion cho bảng Kanban
Khi lựa chọn mẫu Kanban trong Notion, điều quan trọng là phải lưu ý một số tính năng có thể làm phức tạp hoặc cản trở quy trình làm việc của bạn thay vì hợp lý hóa nó.
Thách thức chính khi sử dụng bảng Notion Kanban là chúng chỉ cung cấp tổng quan về các công việc và dự án của bạn và cần thêm các tính năng lập kế hoạch, lên lịch và theo dõi, những tính năng cần thiết cho quản lý dự án.
Dưới đây là một số giới hạn khi sử dụng bảng Notion Kanban:
- Không có tính năng theo dõi thời gian hoặc ước lượng chi phí trong bảng Notion Kanban. Mặc dù bạn có thể phân công công việc cho các thành viên trong nhóm, nhưng bạn không thể theo dõi giờ làm việc hoặc chi phí nhân công của họ
- Không có tự động hóa có điều kiện để giữ cho công việc di chuyển giữa các giai đoạn
- Việc thiếu bảng điều khiển, cũng như mục tiêu cụ thể và công cụ theo dõi OKR, khiến nó bị giới hạn trong các trường hợp sử dụng cụ thể
- Các mẫu có quá nhiều danh mục và thiếu tùy chỉnh có thể khiến bảng của bạn trông lộn xộn và khó điều hướng, làm giảm hiệu quả tổng thể
- Mặc dù trực quan, Notion có độ khó học cao, đặc biệt là đối với người dùng mới. Nhiều người cần dựa vào các tài nguyên bên ngoài như hướng dẫn trên YouTube để sử dụng trơn tru
Như chúng ta thấy ở trên, mặc dù Notion có một số mẫu tuyệt vời, nhưng nó có những giới hạn đáng kể về khả năng mở rộng và tích hợp.
Các lựa chọn thay thế cho Mẫu Notion Kanban
Trong khi tìm kiếm các lựa chọn thay thế Notion tốt hơn, ClickUp nổi bật với giao diện người dùng dễ sử dụng và các công cụ cộng tác.
ClickUp là giải pháp quản lý dự án miễn phí cho phép các nhóm quản lý nhiều quy trình công việc, tương tác hiệu quả hơn và hợp nhất tất cả công việc vào một ứng dụng với nhiều tính năng cộng tác, bao gồm bảng Kanban.
Phần hay nhất? Bạn có thể tùy chỉnh Bảng Kanban của ClickUp để phù hợp với mọi kích thước nhóm.
Hãy cùng xem một số mẫu Bảng Kanban tốt nhất từ ClickUp.
1. Mẫu Bảng Kanban ClickUp
Mẫu Bảng Kanban ClickUp được thiết kế để phân loại công việc thành các cột như "Việc cần làm", "Đang tiến hành" và "Đã hoàn thành". Nó cho phép bạn theo dõi quy trình làm việc, quản lý các dự án lớn và hiểu rõ hơn về các điểm nghẽn.
Mẫu này cũng tích hợp các tính năng hữu ích như trạng thái tùy chỉnh (ví dụ: Đã đóng, Đang tiến hành, Bị chặn) và trường tùy chỉnh để phân loại công việc, mang lại tính linh hoạt cao cho các quy trình làm việc khác nhau.
📑Ai có thể sử dụng Mẫu Kanban này?
Mẫu Bảng Kanban là lựa chọn hoàn hảo cho các nhà quản lý dự án giám sát nhiều nhóm và các dự án phức tạp. Họ có thể đặt trạng thái tùy chỉnh và theo dõi các bước của từng công việc, khiến mẫu này trở nên lý tưởng để quản lý cả mục tiêu dự án cấp cao và công việc hàng ngày.
Các kỹ sư và quản lý sản phẩm của chúng tôi bị sa lầy vào việc cập nhật trạng thái thủ công giữa Jira và các công cụ khác. Với ClickUp, chúng tôi đã tiết kiệm được hàng giờ đồng hồ bị lãng phí cho các công việc trùng lặp. Tốt hơn nữa, chúng tôi đã đẩy nhanh quá trình phát hành sản phẩm bằng cách cải thiện việc chuyển giao công việc giữa bộ phận kiểm tra chất lượng, viết kỹ thuật và tiếp thị.
Các kỹ sư và quản lý sản phẩm của chúng tôi đã bị sa lầy vào việc cập nhật trạng thái thủ công giữa Jira và các công cụ khác. Với ClickUp, chúng tôi đã tiết kiệm được hàng giờ đồng hồ bị lãng phí cho các công việc trùng lặp. Tốt hơn nữa, chúng tôi đã đẩy nhanh quá trình phát hành sản phẩm bằng cách cải thiện việc chuyển giao công việc giữa bộ phận kiểm tra chất lượng, viết kỹ thuật và tiếp thị.
2. Mẫu lộ trình chế độ xem ClickUp Kanban
Mẫu lộ trình chế độ xem ClickUp Kanban là một công cụ linh hoạt và có thể tùy chỉnh, giúp các nhóm hình dung cách đóng góp của từng cá nhân định hình kết quả cuối cùng của dự án.
Ví dụ: nếu bạn đang thực hiện một công việc như tạo trang đích, lộ trình sẽ cho thấy công việc đó hỗ trợ trực tiếp mục tiêu lớn hơn như ra mắt sản phẩm như thế nào. Nó cho phép bạn xem công việc của mình phù hợp với dòng thời gian của dự án lớn hơn như thế nào.
Hệ thống bố cục bảng trực quan cho phép các nhóm phân công công việc cho các thành viên và theo dõi tiến độ một cách hiệu quả với giao diện kéo và thả đơn giản.
📑Ai có thể sử dụng Mẫu Kanban này?
Mẫu này đặc biệt hữu ích cho các nhóm phát triển sản phẩm hoặc tiếp thị cần quản lý các dự án dài hạn với các cột mốc rõ ràng. Mẫu này cung cấp chế độ xem có cấu trúc về các công việc đang thực hiện và thời hạn của chúng để bạn và nhóm của bạn có thể điều chỉnh các hoạt động hàng ngày phù hợp với các mục tiêu chiến lược rộng hơn.
3. Mẫu phát triển phần mềm ClickUp Kanban
Mẫu phát triển phần mềm ClickUp Kanban là một công cụ chuyên dụng cho các nhóm phát triển phần mềm sử dụng phương pháp Agile. Nó cung cấp một phương pháp quản lý quy trình công việc trực quan, trong đó công việc được thể hiện bằng các thẻ di chuyển qua các giai đoạn khác nhau của quá trình phát triển phần mềm.
Các tính năng lập kế hoạch sprint, sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc tồn đọng và theo dõi vấn đề giúp các nhà phát triển quản lý công việc tốt hơn trong quy trình làm việc dựa trên sprint.
Hơn nữa, mẫu này cho phép các nhóm Agile theo dõi tiến độ qua các giai đoạn như phát triển, đánh giá và triển khai.
📑Ai có thể sử dụng Mẫu Kanban này?
Các nhóm phát triển có thể sử dụng mẫu phát triển phần mềm này để quản lý lỗi, xử lý yêu cầu tính năng và triển khai mã ở mọi giai đoạn của vòng đời phát triển phần mềm. Điều này đảm bảo rằng các bản phát hành phần mềm được thực hiện đúng thời hạn và trong phạm vi dự kiến.
4. Mẫu quản lý dự án Agile ClickUp Kanban
Mẫu Quản lý dự án Agile ClickUp Kanban được thiết kế cho các nhóm không phát triển phần mềm muốn triển khai phương pháp Agile. Các chế độ xem có thể tùy chỉnh, chẳng hạn như bảng nhiệm vụ và dòng thời gian, giúp quản lý các dự án phức tạp một cách dễ dàng.
Với các tính năng lập kế hoạch sprint và theo dõi khối lượng công việc, bạn có thể đánh giá tiến độ của từng công việc từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành.
Bạn cũng có được tự động hóa tùy chỉnh và theo dõi điểm sprint, giúp hợp lý hóa việc quản lý dự án và đảm bảo bạn hoàn thành các chu kỳ sprint bận rộn.
📑Ai có thể sử dụng Mẫu Kanban này?
Mẫu Quản lý dự án Kanban Agile có thể hữu ích cho các nhà quản lý dự án giám sát các chu kỳ phát triển lặp đi lặp lại. Nó giúp các nhóm duy trì quy trình làm việc Agile, thúc đẩy tính linh hoạt và khả năng phản ứng với những thay đổi trong yêu cầu dự án.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Các nhóm Agile làm việc theo sprint có thể sử dụng 13 ClickApp khác nhau trong ClickUp để tùy chỉnh quản lý khối lượng công việc, hợp tác nhóm, tổ chức và báo cáo tiến độ công việc.
5. Mẫu Kanban Sprint đơn giản của ClickUp
Mẫu Kanban Sprint đơn giản của ClickUp là lựa chọn lý tưởng cho các nhóm Agile đang tìm kiếm một cách đơn giản để quản lý sprint với các tính năng và thành phần như phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và tổ chức công việc tồn đọng.
Với cấu trúc gọn gàng và các trạng thái được cấu hình sẵn như "Đang mở", "Đang tiến hành" và "Đã đóng", Mẫu Kanban Sprint đơn giản của ClickUp cho phép bạn nhanh chóng thiết lập và quản lý các chu kỳ sprint của mình.
📑Ai có thể sử dụng Mẫu Kanban này?
Mẫu Simple Sprints Kanban Template rất phù hợp cho các nhóm nhỏ hoặc những người mới làm quen với quản lý dự án Agile. Mẫu này đơn giản hóa quy trình sprint đồng thời cung cấp các công cụ cần thiết để theo dõi tiến độ và đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ trong quy trình làm việc.
Sử dụng Bảng Kanban để hình dung dự án tốt hơn trong ClickUp
Mặc dù Notion cung cấp một phạm vi mẫu Kanban hữu ích để tổ chức quy trình làm việc, nhưng nó có giới hạn về tích hợp và khả năng mở rộng.
Đó là nơi các mẫu bảng Kanban của ClickUp cung cấp cho bạn một giải pháp hiệu quả hơn.
Bảng Kanban của ClickUp cho phép bạn tùy chỉnh hoàn toàn quy trình làm việc của mình với Trạng thái được mã hóa bằng màu sắc, Trường Tùy chỉnh và Tự động hóa Công việc. Bạn cũng có thể sử dụng các tính năng cộng tác, như Trò chuyện ClickUp và đề cập, để giao tiếp với nhóm của mình trong khi quản lý các công việc trên bảng Kanban.
Cho dù bạn đang quản lý các công việc đơn giản hay các dự án phức tạp, bảng Kanban của ClickUp đều mang đến sự linh hoạt, rõ ràng và khả năng kiểm soát, giúp các nhóm dễ dàng phối hợp và dự án diễn ra đúng tiến độ.
Đăng ký ClickUp và dùng thử các mẫu này để hợp lý hóa quy trình làm việc, tăng cường sự hợp tác và cải thiện năng suất tổng thể.