Bạn đã bao giờ bị cảm cúm đột ngột ngay trước một cuộc họp quan trọng chưa? Hoặc có thể một chuyến bay bị trì hoãn bất ngờ khiến bạn đến muộn trong buổi thuyết trình quan trọng với khách hàng. Điều đó có thể xảy ra với tất cả chúng ta, đặc biệt là khi nguyên nhân nằm ngoài tầm kiểm soát của chúng ta.
Tuy nhiên, một ghi chú xin lỗi vội vàng giải thích sự vắng mặt của bạn có thể không đủ. Thông thường, viết một lá thư xin lỗi chính thức để thông báo cho đồng nghiệp và quản lý của bạn về một sự cố hoặc vấn đề không lường trước được là một thói quen tốt.
Trong blog này, chúng tôi đã tổng hợp một số mẫu thư xin phép và giải pháp tốt nhất cho bạn. Từ các mẫu Tài liệu Google miễn phí sẵn sàng sử dụng đến các công cụ để tạo thư từ đầu, mọi người đều có thể tìm thấy thứ phù hợp với mình. Hãy bắt đầu!
Mẫu thư xin phép là gì?
Các mẫu thư xin phép là các tài liệu được định dạng sẵn, sẵn sàng sử dụng, cung cấp cấu trúc và định dạng để viết thư xin phép. Chúng thường được sử dụng để giải thích chính thức về sự vắng mặt vô ý của bạn tại văn phòng, cam kết công việc hoặc bất kỳ sự kiện quan trọng nào.
Thông thường, các mẫu này bao gồm nhiều phần, mỗi phần đề cập đến các khía cạnh khác nhau của thư, chẳng hạn như người gửi, người nhận, thông điệp chính và các thông tin hỗ trợ khác.
Điểm nổi bật? Vì chúng có thể tùy chỉnh, bạn có thể sử dụng chúng để tạo ra một thông điệp nhanh chóng và hiệu quả mỗi khi cần thiết.
Điều gì tạo nên một mẫu thư xin phép tốt?
Một lá thư xin phép hợp lý có thể làm được nhiều hơn là chỉ biện minh cho sự vắng mặt của bạn trong một sự kiện quan trọng. Nó thể hiện bạn là một người chuyên nghiệp, có trách nhiệm và đạo đức, đồng thời bày tỏ sự hối tiếc chân thành về bất kỳ sự bất tiện nào gây ra. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn đang bắt đầu một công việc mới. Tuy nhiên, để làm được điều này, mẫu thư phải có chất lượng cao.
Dưới đây là bốn đặc điểm tạo nên một mẫu thư xin phép tốt:
- Định dạng gọn gàng: Mẫu thư xin phép vắng mặt tốt phải dễ sử dụng. Nó phải có định dạng rõ ràng, dễ hiểu để đảm bảo phù hợp với mọi cài đặt — giáo dục, chuyên nghiệp, v.v.
- Giọng điệu chuyên nghiệp: Mẫu lý tưởng nhất nên sử dụng ngôn ngữ trang trọng và duy trì giọng điệu tôn trọng, chuyên nghiệp, phù hợp với giao tiếp tại nơi làm việc
- Cấu trúc toàn diện: Mẫu phải có đủ các phần phụ để bạn có thể cung cấp thông tin đầy đủ về sự vắng mặt của mình, chẳng hạn như lý do vắng mặt, việc cần làm để tránh vắng mặt, v.v.
- Khả năng tùy chỉnh: Mẫu phải có thể tùy chỉnh. Bạn phải có thể chỉnh sửa và cá nhân hóa từng yếu tố của mẫu
Mẫu thư xin phép miễn phí
Như đã hứa, đây là chín mẫu thư xin phép miễn phí tốt nhất dành cho bạn. Đánh dấu chúng để sử dụng cho lần tiếp theo khi bạn bỏ lỡ một sự kiện quan trọng ở trường, công việc hoặc bất cứ nơi nào khác:
1. Mẫu thư xin phép ClickUp
ClickUp mang đến cho bạn mẫu thư xin phép nghỉ việc độc đáo, đa năng và thân thiện với người dùng, được thiết kế cho mọi tình huống. Cho dù bạn đang đối phó với trường hợp khẩn cấp vào phút chót hay vắng mặt theo kế hoạch, mẫu của ClickUp là lựa chọn hoàn hảo để duy trì nghi thức chuyên nghiệp.
Lý tưởng cho: Cả chuyên gia và sinh viên đang tìm kiếm mẫu thư xin phép đáng tin cậy, có thể tùy chỉnh và dễ sử dụng cho mọi trường hợp.
Mẫu Thư Xin Lỗi của ClickUp cho phép bạn viết những lá thư chuyên nghiệp và súc tích một cách dễ dàng. Mẫu này được cấu trúc để bao gồm tất cả các phần cần thiết của một lá thư xin lỗi tiêu chuẩn và có thể dễ dàng tùy chỉnh theo nhu cầu riêng của bạn. Mẫu này có thể được tích hợp trực tiếp vào không gian làm việc ClickUp của bạn, giúp bạn sử dụng và chia sẻ một cách vô cùng thuận tiện.
Chỉ cần điền thông tin của bạn, nêu rõ lý do vắng mặt và thư xin phép của bạn sẽ sẵn sàng để gửi! Ngoài ra, với các tính năng quản lý nhiệm vụ của ClickUp, bạn có thể đảm bảo các công việc của mình được hoàn thành trong thời gian vắng mặt.
2. Mẫu thư xin phép vắng mặt vì công việc của Dribble
Nếu bạn đang tìm kiếm một mẫu thư xin phép cơ bản nhưng đầy đủ, mẫu này của Dribble là lựa chọn phù hợp.
Lý tưởng cho: Nhân viên cần mẫu linh hoạt cho các trường hợp nghỉ phép cá nhân hoặc công việc.
Mẫu thư xin phép miễn phí này rất linh hoạt và phù hợp cho nhiều mục đích khác nhau, bao gồm kinh doanh, giáo dục và sử dụng cá nhân. Mẫu này gọn gàng, có cấu trúc tốt và chứa tất cả các phần mà một thư xin phép tiêu chuẩn cần có.
Để chỉnh sửa tài liệu, bạn chỉ cần tích hợp nó với Tài liệu Google hoặc Microsoft Word, và khi đã sẵn sàng, bạn có thể tải xuống và in với bố cục kích thước A4 tiêu chuẩn.
Đọc thêm: 10 mẫu sơ yếu lý lịch miễn phí cho Microsoft Word
3. Mẫu thư xin phép của Tài liệu Google
Trong khi những lá thư xin phép có nhiều văn bản có thể bị coi là quá chia sẻ, những lá thư thiếu chi tiết có thể bị coi là hời hợt và thậm chí là không thành thật. Vì vậy, bạn cần phải đạt được sự cân bằng giữa lời lẽ dài dòng và chi tiết — và đó là lúc mẫu này phát huy tác dụng.
Phù hợp cho: Các chuyên gia cần hỗ trợ soạn thảo thư xin phép chính thức khi cần cân bằng giữa tính chuyên nghiệp và chi tiết.
Được thiết kế bởi Tài liệu Google, mẫu thư xin phép này có thể giúp bạn soạn thảo một thông điệp ngắn gọn cho mọi tình huống. Nó đơn giản và dễ hiểu. Ngôn ngữ hoàn toàn chuyên nghiệp và mỗi yếu tố thiết kế, từ phông chữ đến nền, đều tối giản. Ngoài ra, mẫu này tương thích với nhiều công cụ khác nhau để mang đến cho bạn trải nghiệm chỉnh sửa linh hoạt.
4. Mẫu thư xin nghỉ ốm của Jotform
Mẫu thư xin nghỉ ốm của Jotform được thiết kế riêng để soạn thảo thư xin phép nghỉ ốm đột xuất.
Có thể tùy chỉnh, toàn diện và chuyên nghiệp, mẫu này phù hợp để viết thư xin phép nghỉ học cho công ty và trường học. Chỉ cần chỉnh sửa thông tin trên điện thoại thông minh, ký tên vào tài liệu bằng công cụ ký điện tử và tải xuống dưới định dạng PDF để tạo thư xin phép nghỉ học ngay lập tức. Thực tế, bạn cũng có thể sử dụng mẫu này để viết thư xin nghỉ phép vì lý do sức khỏe.
Phù hợp cho: Nhân viên cần nhanh chóng xin nghỉ phép do ốm đột xuất, không thể dự trước.
5. Mẫu thư xin phép chính thức cho công việc của Google Tài liệu
Mẫu thư xin phép miễn phí này của Tài liệu Google rất phù hợp cho những lúc bạn muốn xin nghỉ việc chính thức. Mẫu này có cấu trúc rõ ràng, thiết kế toàn diện và phong cách trang nhã.
Lý tưởng cho: Các chuyên gia xin nghỉ phép chính thức cho các trường hợp vắng mặt đã có kế hoạch trước như nghỉ phép hoặc nghỉ dài ngày.
Được thiết kế để sử dụng trong các tổ chức có văn hóa công sở trang trọng, như ngân hàng hoặc cơ quan chính phủ, mẫu này được soạn thảo để cung cấp lượng thông tin vừa đủ cho người sử dụng lao động. Thiết kế gọn gàng giúp người đọc dễ dàng nghiên cứu chi tiết và lưu trữ để làm hồ sơ.
Nó cũng tương thích với các công cụ như Google Slides, MS PowerPoint và MacOS Keynote, cho phép bạn chỉnh sửa dễ dàng trên các thiết bị khác nhau.
Xem thêm: Cách hủy bỏ quyết định nhận việc?
6. Mẫu thư xin phép vắng mặt của Google Tài liệu
Bạn đã vắng mặt trong một phiên đào tạo quan trọng mà không thông báo trước, và bây giờ bạn đang băn khoăn không biết phải giải thích thế nào với quản lý nhân sự? Mẫu thư xin phép miễn phí của Tài liệu Google có thể giúp bạn.
Lý tưởng cho: Nhân viên hoặc sinh viên giải trình lý do vắng mặt không báo trước trong các cuộc họp quan trọng hoặc không thể hoàn thành công việc đúng hạn.
Chuyên nghiệp và dễ hiểu, mẫu này nêu rõ mọi chi tiết bạn cần cung cấp khi phải nghỉ đột xuất. Mẫu này cũng rất phù hợp để viết thư xin phép nghỉ học. Chỉ cần chỉnh sửa các chi tiết cho phù hợp với nội dung của bạn và chuyển đổi tài liệu sang PDF là xong!
7. Mẫu thư xin phép vắng mặt chính thức của Google Tài liệu
Bạn sẽ tìm thấy rất nhiều mẫu thư xin phép chính thức trên internet. Nhưng nếu bạn cần một mẫu để giải thích sự vắng mặt đột xuất của mình, bạn có thể sử dụng mẫu này của Tài liệu Google.
Gọn gàng và tinh tế, mẫu này truyền tải thông điệp một cách ngắn gọn mà không làm cho thư trở nên quá dài dòng hoặc rườm rà. Mẫu này tuân theo định dạng tiêu chuẩn, được chấp nhận trên toàn cầu, lý tưởng cho cả mục đích chuyên nghiệp và giáo dục. Mẫu này tương thích với nhiều công cụ khác nhau, có thể tùy chỉnh cao và dễ dàng sử dụng.
Lý tưởng cho: Chuyên gia hoặc sinh viên đang đi làm muốn giải thích lý do vắng mặt do công việc bất ngờ hoặc hoàn cảnh cá nhân.
8. Mẫu đơn xin nghỉ ốm của LeaveBoard
Mẫu thư xin phép miễn phí này của Leave Board có cấu trúc ngắn gọn. Nếu bạn không muốn đi sâu vào chi tiết về sự vắng mặt của mình, mẫu này được thiết kế theo cách chuyên nghiệp và đi thẳng vào vấn đề.
Mẫu có giao diện đơn giản và trang trọng, không có bất kỳ thiết kế trang trí nào. Bạn có thể chỉnh sửa nội dung trên Microsoft Word và chuyển đổi thành tệp PDF để chia sẻ với người nhận. Đó chưa phải là tất cả — LeaveBoard còn cung cấp một số nội dung được soạn sẵn, giúp giảm thiểu nhu cầu chỉnh sửa.
Lý tưởng cho: Nhân viên cần gửi yêu cầu nghỉ ốm ngắn mà không chia sẻ quá nhiều chi tiết.
9. Mẫu thư xin nghỉ phép vì gia đình khẩn cấp của Examples.com
Nếu bạn có việc gia đình khẩn cấp cần giải quyết, xin phép trước là một trong những cách tốt nhất để đảm bảo sự chuyên nghiệp và chính trực. Mẫu này sẽ giúp bạn làm điều đó.
Thư này chi tiết, trang trọng và gọn gàng. Thư được viết với giọng điệu tôn trọng và nêu rõ lý do cụ thể cho sự vắng mặt. Với các vị trí giữ chỗ rõ ràng cho mỗi phần, mẫu thư xin phép này giúp đơn giản hóa việc tạo thư chính thức.
Phù hợp cho: Nhân viên cần giải thích các tình huống gia đình khẩn cấp yêu cầu nghỉ phép ngay lập tức.
Cũng nên đọc: Nhân viên có cần nghỉ phép hoặc nghỉ việc vì lý do gia đình khẩn cấp không? Đảm bảo cuộc phỏng vấn khi nhân viên nghỉ việc diễn ra với sự đồng cảm và sâu sắc. Hãy thử danh sách 20 câu hỏi hay nhất để hỏi trong cuộc phỏng vấn khi nhân viên nghỉ việc.
Cách viết thư xin phép
Các mẫu thư xin phép là lựa chọn lý tưởng cho người mới bắt đầu vì chúng dễ sử dụng và cung cấp giải pháp tức thì. Tuy nhiên, chúng có thể bị giới hạn.
Các tài liệu được định dạng sẵn này chỉ có thể tùy chỉnh ở một mức độ nhất định. Nếu bạn phải viết thư xin phép vắng mặt cho những tình huống đặc biệt như nghỉ việc hoặc thông báo nghỉ việc trước hai tuần, bạn sẽ cần một mẫu thư nâng cao hơn để thể hiện được những sắc thái trong ý muốn của mình.
Đây là lúc ClickUp phát huy tác dụng!
Là phần mềm quản lý công việc tất cả trong một, ClickUp với phạm vi tính năng đa dạng có thể giúp bạn soạn thảo thư xin phép chuyên nghiệp. Phần hay nhất là gì? Quá trình này chỉ gồm hai bước đơn giản!
Bước 1: Viết, cá nhân hóa và chỉnh sửa thư xin phép với ClickUp Brain
Thách thức lớn nhất trong việc viết thư xin phép là viết nó. Nhưng với ClickUp Brain, bạn có thể làm việc đó trong vài phút.
Công cụ AI nội bộ của ClickUp, ClickUp Brain, là công cụ viết thư xin phép duy nhất mà nhóm của bạn cần. Với tính năng hiểu nhanh và cá nhân hóa tuyệt vời, công cụ này có thể giúp bạn tạo thư xin phép chuyên nghiệp cho mọi dịp.
Ví dụ, đây là cách bạn có thể sử dụng ClickUp Brain để tạo thư xin nghỉ việc 2 tuần:
- Cung cấp gợi ý: Gợi ý của bạn là cấu trúc cơ bản cho thư xin phép của bạn. Vì vậy, hãy cung cấp một gợi ý mô tả ngắn gọn nội dung thư xin phép của bạn, ví dụ: trang trọng, ngắn gọn, toàn diện, v.v.
- Cá nhân hóa nội dung: Bây giờ, điền các thông tin chi tiết như tên, vị trí, tên người nhận, vị trí, tên công ty, lý do nghỉ việc, v.v. ClickUp Brain sẽ tự động cá nhân hóa nội dung để phù hợp với chủ đề của bạn
- Tinh chỉnh từng chi tiết nhỏ: Sau khi nhận được phản hồi, hãy coi đó như bản nháp đầu tiên và tìm kiếm những điểm cần cải thiện. Nếu bạn muốn thay đổi ngôn ngữ, từ ngữ hoặc tổng thể nội dung, chỉ cần thông báo cho ClickUp Brain và nó sẽ làm việc đó cho bạn
Dưới đây là một ví dụ:
Bước 2: Thiết kế, lưu trữ và chia sẻ thư xin phép với ClickUp Docs
Sau khi viết xong thư xin phép bằng ClickUp Brain, đã đến lúc cải thiện định dạng và giao diện của thư bằng ClickUp Docs.
Là trình chỉnh sửa tài liệu toàn diện và hợp tác, ClickUp Docs là giải pháp duy nhất cho việc định dạng, lưu trữ và chia sẻ thư xin phép.
Dưới đây là cách sử dụng:
- Nâng cao chất lượng thư của bạn với định dạng văn bản phong phú: ClickUp Docs cung cấp nhiều tùy chọn định dạng. Từ kiểu phông chữ đến kích thước và các yếu tố khác, bạn có thể soạn thảo thư xin nghỉ việc 2 tuần của mình một cách chuyên nghiệp và hấp dẫn theo ý muốn
- Sắp xếp và lưu trữ cùng các thư khác: Với Docs Hub, bạn có thể lưu thư xin phép của mình vào một tệp riêng biệt một cách thuận tiện. Điều này đảm bảo rằng bạn có thể dễ dàng truy cập và chỉnh sửa thư bất cứ khi nào cần thiết trong tương lai
- Chia sẻ với bất kỳ ai: ClickUp Docs cũng cho phép bạn chia sẻ thư xin phép với người nhận. Chỉ cần tạo một liên kết có thể chia sẻ, cấp quyền truy cập và gửi thư cho sếp của bạn. Ngoài ra, bạn cũng có thể in và gửi qua email — tùy bạn lựa chọn
Ngoài Docs và AI, ClickUp còn cung cấp một loạt các công cụ quản lý nhiệm vụ và dự án sáng tạo khác có thể giúp bạn viết thư xin phép, quản lý công việc, cộng tác với nhóm của bạn và nhiều hơn nữa!
📮 Thông tin từ ClickUp: 37% số người tham gia khảo sát của chúng tôi sử dụng AI để tạo/lập nội dung, bao gồm viết, chỉnh sửa và email. Tuy nhiên, quá trình này thường đòi hỏi phải chuyển đổi giữa các công cụ khác nhau, chẳng hạn như công cụ tạo nội dung và không gian làm việc của bạn.
Với ClickUp, bạn sẽ nhận được hỗ trợ viết bằng AI trên toàn bộ không gian làm việc, bao gồm email, bình luận, trò chuyện, tài liệu và hơn thế nữa, đồng thời duy trì bối cảnh từ toàn bộ không gian làm việc của bạn.
Đọc thêm: Bạn cần rời khỏi kênh hoặc không gian làm việc Slack không còn hữu ích? Soạn thư xin phép với ClickUp Brain và tìm hiểu Cách rời khỏi Không gian Làm việc Slack
Sử dụng ClickUp để tạo mẫu thư xin phép chuyên nghiệp
Học sinh, nhân viên, chuyên gia — tất cả mọi người đều cần một mẫu thư xin phép hợp lý trong bộ công cụ của mình. Tài nguyên duy nhất này chứng tỏ sự hữu ích to lớn trong việc duy trì tính chuyên nghiệp của bạn.
Tuy nhiên, chỉ dựa vào mẫu trong mọi tình huống là không lý tưởng.
Nếu bạn cần soạn thảo một lá thư xin phép chi tiết, quan trọng, chẳng hạn như thư xin nghỉ việc, hãy tin tưởng vào ClickUp. Với các tính năng mạnh mẽ, bạn có thể dễ dàng tạo thư xin phép cho mọi tình huống, bất kể mức độ phức tạp.
Để biết thêm chi tiết, hãy xem ClickUp hoặc đăng ký miễn phí tại đây!