Bạn đang tìm kiếm một nền tảng để tối ưu hóa quy trình làm việc của nhóm?
Bạn có thể đã biết đến Microsoft Teams và Google Workspace, hai công cụ hàng đầu được thiết kế để tăng cường sự hợp tác và hiệu quả.
Trong blog này, chúng tôi sẽ so sánh chi tiết các tính năng của hai nền tảng để giúp bạn quyết định nền tảng nào phù hợp nhất với nhu cầu giao tiếp, cộng tác và năng suất của bạn.
Đọc tiếp để tìm hiểu sản phẩm nào phù hợp với nhóm của bạn.
Microsoft Teams là gì?
Microsoft Teams đóng vai trò là trung tâm cho tất cả các hoạt động của nhóm, hợp lý hóa giao tiếp và cộng tác cho các nhóm nội bộ và từ xa.
Là một phần của bộ Microsoft Office 365 và là giải pháp thay thế cho Google Workspace, Microsoft Teams nhằm mục đích tăng năng suất của nhóm và hợp lý hóa quy trình làm việc.
Tính năng của Microsoft Teams
Microsoft Teams cung cấp nhiều tính năng, từ trò chuyện và hội nghị video đến các kênh và khả năng chia sẻ tệp. Hãy khám phá từng tính năng.
1. Tính năng #1: Trò chuyện
Trò chuyện trên Microsoft Teams cho phép bạn kết nối với mọi người bất kể bạn ở đâu. Với trò chuyện, bạn có thể:
- Tham gia vào các cuộc hội thoại riêng tư và nhóm
- Tạo chủ đề để sắp xếp các cuộc thảo luận
- Sử dụng @đề cập để thu hút sự chú ý của ai đó
- Chia sẻ tệp và hình ảnh trực tiếp trong trò chuyện
- Đánh dấu các cuộc hội thoại quan trọng để xem lại sau
- Thiết lập thông báo cho các tin nhắn quan trọng hoặc khẩn cấp
2. Tính năng #2: Nhóm và kênh
Microsoft Teams cung cấp không gian dành riêng cho các nhóm hoặc bộ phận trong công ty của bạn để cộng tác. Trong không gian này, các thành viên có thể thảo luận mọi thứ, từ ra mắt sản phẩm đến chiến lược. Thiết lập một nhóm để có môi trường tập trung hơn, để các thành viên có thể làm việc riêng cho các dự án hoặc chủ đề cụ thể trong một không gian dành riêng.
Cuối cùng, các tính năng của Teams giúp bạn hợp lý hóa giao tiếp và cộng tác với các thành viên trong nhóm một cách dễ dàng.
Đọc thêm: Mẹo sử dụng Microsoft Teams
3. Tính năng #3: Hội nghị video và âm thanh
Các tính năng gọi video và âm thanh của Microsoft Teams cho phép bạn kết nối với nhóm của mình từ mọi nơi trên thế giới.
Với các tính năng này, bạn có thể:
- Lên lịch cuộc họp trực tuyến, đặt chương trình nghị sự và chia sẻ lời mời
- Gọi điện để chỉ tham gia phần âm thanh của cuộc họp nếu bạn muốn
- Gọi điện để thêm người vào cuộc họp
- Tắt tiếng, chỉ định người trình bày và chia sẻ màn hình của bạn trong cuộc họp
- Bật tính năng phiên âm thời gian thực để mọi người có thể tham gia cuộc họp
- Tổ chức các cuộc họp sáng tạo và hiệu quả hơn nhờ Microsoft Whiteboards, nơi các thành viên trong nhóm có thể cùng nhau thảo luận và làm việc một cách sáng tạo trong khi gọi điện
- Tạo nền tùy chỉnh
- Tổ chức các cuộc họp trực tuyến và hội thảo trực tuyến, nơi bạn có thể mời tối đa 1000 người tham dự
- Ghi lại cuộc họp cho các thành viên nhóm không thể tham dự
4. Tính năng #4: Quản lý công việc và tài liệu
Ứng dụng Tasks trong Microsoft Teams tập hợp các công việc từ các ứng dụng Microsoft To Do và Planner. Ứng dụng này cung cấp cho bạn chế độ xem toàn diện về các công việc và thời hạn của chúng. Ứng dụng này cũng cho phép bạn tạo, phân công và theo dõi công việc trực tiếp trong Microsoft Teams.
Ngoài quản lý công việc, Microsoft Teams còn tích hợp với các chương trình khác của Microsoft 365 để giúp bạn và nhóm của bạn quản lý tài liệu. Ví dụ: tích hợp với Microsoft Word, PowerPoint và Excel cho phép bạn và nhóm của bạn tạo và chia sẻ tài liệu, bản trình bày và bảng tính trong Teams.
Teams cũng tích hợp với SharePoint và OneDrive, cung cấp cho bạn và nhóm của bạn một nơi an toàn, tập trung để lưu trữ, truy cập và quản lý tệp tin và tài liệu.
Giá Microsoft Teams
- Microsoft Teams Essentials: 4 USD/người dùng/tháng. Với gói này, bạn có quyền truy cập trò chuyện, hỗ trợ qua điện thoại và web không giới hạn, sức chứa để tổ chức cuộc họp cho 300 người tham gia, phụ đề trực tiếp bằng tiếng Anh, 10 GB dung lượng lưu trữ đám mây cho mỗi người dùng, bảo mật tiêu chuẩn và hơn thế nữa
- Microsoft 365 Business Basic: 6 USD/người dùng/tháng. Ngoài tất cả các tính năng trong Microsoft Teams Essentials, bạn còn có quyền truy cập vào sức chứa để quản lý 300 người dùng, lọc thư rác và phần mềm độc hại, hơn 10 ứng dụng bổ sung, 1 TB dung lượng lưu trữ đám mây cho mỗi người dùng và hơn thế nữa
- Microsoft 365 Business Standard: 12,50 USD/người dùng/tháng. Ngoài tất cả các tính năng trong Microsoft 365 Business Basic, bạn còn có quyền truy cập vào không gian làm việc cộng tác để cùng sáng tạo, các công cụ chỉnh sửa video và thiết kế, tính năng đăng ký tham dự và báo cáo cho hội thảo trên web, v.v
- Microsoft 365 Business Premium: 22 USD/người dùng/tháng. Ngoài tất cả các tính năng trong Microsoft 365 Business Standard, bạn còn được sử dụng các tính năng tổ chức cuộc họp và hội thảo trực tuyến nâng cao, chất lượng cao, các tính năng AI, bảo mật nâng cao và hơn thế nữa
Google Workspace là gì?
Google Workspace là bộ ứng dụng năng suất dành cho cá nhân và kinh doanh. Với giao diện trực quan và bộ ứng dụng toàn diện, Google Workspace giúp tăng cường tinh thần đồng đội và hợp lý hóa các quy trình kinh doanh.
Là một giải pháp thay thế nổi bật cho Microsoft Teams, nó được thiết kế để thúc đẩy sự hợp tác, giao tiếp và năng suất trong và giữa các nhóm trong tổ chức của bạn.
Tính năng của Google Workspace
Google Workspace cung cấp nhiều tính năng và công cụ, từ Google Chat và Meet đến Google Drive và Groups. Như bạn có thể mong đợi, nó tích hợp hoàn hảo với các trang web của Google. Hãy cùng khám phá từng tính năng một.
1. Tính năng #1: Google Chat và Gmail
Google Chat cho phép bạn tham gia vào cuộc hội thoại riêng tư hoặc tạo cuộc trò chuyện nhóm. Là một trong những ứng dụng trò chuyện nhóm tốt nhất, ứng dụng này cho phép bạn:
- Gửi tin nhắn trực tiếp đến các thành viên trong nhóm của bạn
- Thêm biểu tượng cảm xúc, phản hồi và GIF vào tin nhắn
- Đánh thẻ một thành viên nhóm cụ thể
- Đính kèm và chia sẻ tệp và các tài liệu khác
Ngoài Trò chuyện, Google Workspace còn cung cấp một ứng dụng nhắn tin kinh doanh hiệu quả khác — Gmail. Là dịch vụ email được sử dụng rộng rãi, Gmail cho phép bạn xử lý và quản lý các cuộc hội thoại chính thức và không chính thức với các thành viên trong nhóm, khách hàng và các bên liên quan. Gmail cho phép bạn phân loại hộp thư đến, sắp xếp email bằng nhãn và bộ lọc, đồng thời thiết lập thông báo cho các email quan trọng.
2. Tính năng #2: Google Spaces và Groups
Google Spaces, một tính năng trong Google Chat, cung cấp các khu vực dành riêng cho các nhóm để cộng tác trong các dự án hoặc chủ đề cụ thể. Trong Google Spaces, thành viên nhóm có thể:
- Chia sẻ tin nhắn và tệp tin liên quan đến công việc của họ
- Tổ chức các cuộc thảo luận xoay quanh các chủ đề cụ thể
- Phân công và theo dõi công việc
Chức năng này cho phép bạn và các thành viên trong nhóm hợp tác một cách có tổ chức và tập trung, đồng thời giúp quản lý dự án hiệu quả.
Ngoài không gian trò chuyện tập trung, Google Suite hoặc Workspace còn hỗ trợ các cuộc thảo luận qua email thông qua Google Groups. Nó cho phép bạn tạo các diễn đàn nơi các thành viên trong nhóm có thể tham gia vào các cuộc hội thoại theo chủ đề, chia sẻ thông tin và quản lý giao tiếp nhóm qua email.
3. Tính năng #3: Google Meet
Tính năng hội nghị truyền hình của Google, Google Meet, cho phép bạn tổ chức các cuộc họp dựa trên video và âm thanh với các thành viên trong nhóm của mình. Tính năng này cho phép bạn:
- Bắt đầu cuộc họp ngay lập tức và chia sẻ liên kết cuộc họp
- Lên lịch các cuộc họp sẽ được tổ chức vào một ngày sau đó
- Chia sẻ màn hình và trình bày tệp, tài liệu và bản trình bày
- Ghi âm cuộc họp để lưu giữ nhật ký mọi thứ
- Áp dụng nền ảo và hiệu ứng hình ảnh để che đi nền thực tế của bạn
- Bao gồm phụ đề trực tiếp để mọi thành viên có thể tham gia cuộc họp
- Phát trực tiếp các cuộc họp cho các sự kiện toàn công ty, chẳng hạn như hội thảo, đào tạo, hội nghị, v.v.
4. Tính năng #4: Quản lý công việc và tài liệu
Trong Google Workspace, Google Tasks và Lịch Google giúp quản lý công việc dễ dàng hơn. Các công cụ này cho phép bạn tạo và quản lý danh sách việc cần làm hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng, đồng thời theo dõi tiến độ hoàn thành công việc theo thời hạn.
Ngoài quản lý công việc, các công cụ cộng tác như Tài liệu Google, Google Trang tính và Google Trình chiếu giúp bạn tạo/lập và quản lý tài liệu. Chúng cho phép bạn và nhóm của bạn tạo, chỉnh sửa và định dạng tài liệu, bảng tính và bản trình bày trong thời gian thực.
Tất nhiên, còn có chức năng lưu trữ của Google Drive. Với chức năng này, bạn có thể lưu trữ và quản lý các tệp và tài liệu quan trọng ở một nơi tập trung.
Giá Google Workspace
- Gói Doanh nghiệp cơ bản: 6 USD/người dùng/tháng. Với gói này, bạn có quyền truy cập email doanh nghiệp tùy chỉnh và bảo mật, sức chứa để tổ chức cuộc họp cho 100 người tham gia, 30 GB dung lượng lưu trữ chung cho mỗi người dùng, các tính năng kiểm soát bảo mật và quản lý, v.v
- Business Standard: 12 USD/người dùng/tháng. Ngoài tất cả các tính năng trong Business Starter, bạn còn có quyền truy cập vào ổ đĩa dùng chung, khả năng tổ chức cuộc họp cho tối đa 150 người tham gia và ghi âm cuộc họp, 2 TB dung lượng lưu trữ chung cho mỗi người dùng và nhiều hơn nữa
- Business Plus: 18 USD/người dùng/tháng. Ngoài tất cả các tính năng trong Business Standard, bạn còn được sử dụng tính năng theo dõi sự tham dự, sức chứa lên đến 500 người tham gia cuộc họp, các quyền kiểm soát quản trị nâng cao, 5 TB dung lượng lưu trữ chung cho mỗi người dùng và nhiều hơn nữa
- Enterprise: 25 USD/người dùng/tháng. Ngoài tất cả các tính năng trong Business Plus, bạn còn có quyền truy cập vào sức chứa để tổ chức cuộc họp cho tối đa 1000 người tham gia, tính năng khử tiếng ồn và phát trực tiếp, kiểm soát tuân thủ và bảo mật nâng cao, v.v
Google Workspace và Microsoft Teams: So sánh các tính năng
Cả Microsoft Teams và Google Workspace đều cung cấp các công cụ để giao tiếp và cộng tác với nhóm của bạn, đồng thời nâng cao năng suất tổng thể.
Nhưng đâu là lựa chọn vượt trội hơn trong việc đáp ứng nhu cầu kinh doanh của bạn? Hãy cùng so sánh từng tính năng để xem nền tảng nào nổi bật hơn.
Tính năng #1: Giao tiếp
Về mặt giao tiếp, cả hai nền tảng đều cung cấp các tính năng trò chuyện hiệu quả. Tương tự như trò chuyện của Microsoft Teams và tích hợp với Outlook, Google Workspace cung cấp Google Chat và Gmail. Cả hai nền tảng đều cho phép bạn bắt đầu, quản lý và theo dõi các cuộc hội thoại với nhóm của mình một cách hiệu quả nhờ các tính năng nâng cao, chẳng hạn như gắn thẻ, thông báo, đánh dấu trang, v.v.
🏆 Người chiến thắng: Về mặt giao tiếp, cả hai đều ngang nhau, nhưng Google Workspace vượt trội hơn Microsoft Teams nhờ tính thân thiện với người dùng và giao diện dễ sử dụng.
Tính năng #2: Cộng tác
So với Google Workspace, Microsoft Teams vượt trội hơn trong việc tổ chức các nhóm để quản lý dự án. Mặc dù Google Workspace cung cấp các công cụ như Google Space và Groups, nhưng các nhóm và kênh của Microsoft Teams cung cấp giải pháp mạnh mẽ và có cấu trúc hơn để quản lý các dự án đa dạng trong một nền tảng duy nhất.
🏆 Người chiến thắng: Microsoft Teams chiến thắng về khả năng cộng tác nhờ khả năng phân công công việc và quản lý dự án ngay từ giao diện Teams.
Tính năng #3: Khả năng tổ chức cuộc họp video và âm thanh
Về khả năng tổ chức các cuộc họp video và âm thanh, Microsoft Teams và Google Workspace cạnh tranh rất gay gắt. Tuy nhiên, Microsoft Teams cung cấp sức chứa người tham dự lớn hơn nhiều với chi phí thấp hơn Google Workspace.
🏆 Người chiến thắng: Kết quả hòa. Mặc dù giao diện cuộc họp của Google vượt trội hơn, nhưng nếu bạn dự kiến sẽ có vài trăm người tham dự cuộc họp, Teams là lựa chọn tốt hơn.
Tính năng #4: Quản lý công việc và tài liệu
Cả Microsoft Teams và Google Workspace đều cung cấp các chức năng quản lý công việc và tài liệu mạnh mẽ; tuy nhiên, Teams nổi trội hơn nhờ cách tiếp cận thống nhất.
🏆 Người chiến thắng: Microsoft Teams giành giải thưởng về quản lý công việc và tài liệu. Ứng dụng này tích hợp liền mạch với bộ công cụ Microsoft 365, mang đến trải nghiệm gắn kết hơn cho các doanh nghiệp lớn trong việc theo dõi công việc, cộng tác trên tài liệu và lưu trữ tệp an toàn.
Google Workspace và Microsoft Teams trên Reddit
Chúng tôi đã tham khảo Reddit để đánh giá ý kiến của mọi người về cuộc tranh luận giữa Microsoft Teams và Google Workspace.
MS Teams không chỉ tuyệt vời cho cuộc gọi âm thanh mà còn cho cuộc gọi video. Bạn có thể ghi lại các cuộc họp video và trái ngược với trò chuyện Google, video được lưu và có sẵn trong kênh nơi nó được ghi lại ngay trong chủ đề cuộc hội thoại.
MS Teams không chỉ tuyệt vời cho cuộc gọi âm thanh mà còn cho cuộc gọi video. Bạn có thể ghi lại các cuộc họp video và trái ngược với trò chuyện Google, video được lưu và có sẵn trong kênh nơi nó được ghi lại ngay trong chủ đề cuộc hội thoại.
Các người dùng khác khen ngợi Google Workspace vì các tính năng email, lập lịch và gọi âm thanh:
Gmail rất tuyệt vời. Giờ đây, nó còn có cả tính năng lên lịch cuộc họp (giống như Calendly). Google Meet rất tuyệt vời cho các cuộc gọi âm thanh.
Gmail rất tuyệt vời. Giờ đây, nó còn có cả tính năng lên lịch cuộc họp (giống như Calendly). Google Meet rất tuyệt vời cho các cuộc gọi âm thanh.
Đối với những người cân nhắc tính linh hoạt và khả năng mở rộng trong phạm vi ngân sách, người dùng Reddit đề xuất bắt đầu với Google Workspace và sau đó chuyển sang Teams khi bạn mở rộng quy mô:
Bắt đầu với Google Workspace và Slack, đây là lựa chọn linh hoạt hơn (và có thể tiết kiệm chi phí hơn) so với MS. Khi bạn có hơn 20 nhân viên và cần hệ thống CNTT tập trung tốt hơn, MS sẽ trở thành lựa chọn hấp dẫn hơn.
Bắt đầu với Google Workspace và Slack, đây là lựa chọn linh hoạt hơn (và có thể tiết kiệm chi phí hơn) so với MS. Khi bạn có hơn 20 nhân viên và cần hệ thống CNTT tập trung tốt hơn, MS sẽ trở thành lựa chọn hấp dẫn hơn.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Kiểm soát ngày làm việc của bạn với những mẹo quản lý thời gian thiết thực để tăng năng suất.
Gặp gỡ ClickUp: Giải pháp thay thế tốt nhất cho Microsoft Teams và Google Workspace
Microsoft Teams và Google Workspace đều có những điểm mạnh riêng. Tuy nhiên, nếu bạn đang tìm kiếm các tùy chọn nâng cao hơn để hỗ trợ quy trình làm việc ngày càng phát triển của nhóm, hãy thử ClickUp.
Là một nền tảng năng suất tất cả trong một, ClickUp được thiết kế để đáp ứng nhu cầu giao tiếp, cộng tác và quản lý dự án của các cá nhân và tổ chức thuộc mọi kích thước.
Hãy xem xét kỹ các tính năng của ClickUp và so sánh với Microsoft Teams và Google Workspace.
ClickUp vượt trội hơn #1: Trò chuyện, Clip và các tính năng khác của ClickUp
Trò chuyện ClickUp
Tập trung giao tiếp của nhóm vào một nơi với ClickUp Chat. Tính năng này cho phép bạn tham gia vào các cuộc hội thoại riêng tư hoặc nhóm với các thành viên trong nhóm của mình.
Công cụ giao tiếp không đồng bộ này cho phép bạn và nhóm của bạn:
- Thêm biểu tượng cảm xúc và phản ứng vào cuộc hội thoại
- Thêm thành viên vào cuộc hội thoại và thu hút sự chú ý của thành viên nhóm đến một công việc bằng @đề cập
- Theo dõi các bình luận cần hành động với tính năng Gán bình luận của ClickUp
- Tùy chỉnh thông báo để không bao giờ bỏ lỡ bất kỳ thông tin hoặc cập nhật quan trọng nào
- Định dạng tin nhắn với các công cụ chỉnh sửa phong phú
- Chia sẻ liên kết dự án, tệp và tài liệu trực tiếp trong trò chuyện
📮 ClickUp Insight: Khảo sát của chúng tôi cho thấy nhân viên tri thức duy trì trung bình 6 kết nối mỗi ngày tại nơi làm việc. Điều này có thể dẫn đến nhiều lần gửi và nhận email, trò chuyện và sử dụng các công cụ quản lý dự án. Sẽ ra sao nếu bạn có thể tập hợp tất cả các cuộc hội thoại này vào một nơi? Với ClickUp, bạn có thể làm được điều đó! Đây là ứng dụng công việc toàn diện, kết hợp dự án, kiến thức và trò chuyện tại một nơi — tất cả được hỗ trợ bởi AI, giúp bạn và nhóm của bạn làm việc nhanh hơn và thông minh hơn.
ClickUp Clips
ClickUp Clips giúp giao tiếp với các thành viên trong nhóm của bạn trở nên dễ dàng. Nó cho phép bạn ghi lại màn hình và chia sẻ ý tưởng của mình một cách rõ ràng. Bạn có thể nhúng và chia sẻ clip ở bất kỳ đâu trong ClickUp. Ví dụ: bạn có thể nhúng clip vào cuộc hội thoại hoặc bảng trắng và chia sẻ với các thành viên trong nhóm bằng tệp video có thể tải xuống hoặc liên kết công khai.
Công dụng của ClickUp Clips không chỉ có vậy. Bạn có thể đính kèm chúng vào mô tả công việc để biến chúng thành công việc có thể thực hiện và cung cấp phản hồi bằng cách thêm nhận xét vào clip.
ClickUp's One Up #2: Cuộc họp ClickUp và ghi chú AI
Tính năng đáng chú ý của ClickUp, ClickUp Meetings, giúp bạn quản lý các cuộc họp một cách dễ dàng. Tính năng này cho phép bạn tích hợp với một số công cụ họp, lên lịch cuộc họp, quản lý và theo dõi chương trình làm việc (với danh sách kiểm tra) và ghi chép cuộc họp một cách dễ dàng.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Các cuộc họp thường đòi hỏi phải ghi chú tốn thời gian, nhưng với các công cụ hỗ trợ AI như ClickUp Brain, bạn có thể tiết kiệm thời gian đó. Công cụ thông minh này dễ dàng tạo ghi chú cuộc họp, chương trình nghị sự, tóm tắt, nhiệm vụ và cập nhật dự án — tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của nhóm bạn.
ClickUp One Up #3: Quản lý nhiệm vụ và tài liệu
Nhiệm vụ ClickUp
Lập kế hoạch, tổ chức và quản lý công việc cho bất kỳ dự án nào với ClickUp Tasks. Công cụ này cho phép bạn:
- Tạo, phân công và đặt thời hạn cho các công việc và công việc phụ
- Tùy chỉnh công việc và theo dõi tiến độ của chúng bằng thẻ tùy chỉnh và mức độ ưu tiên
- Thêm bối cảnh cho công việc của bạn bằng tệp, liên kết, v.v.
- Liên kết các công việc có liên quan và phụ thuộc
- Hình dung công việc của bạn bằng cách thêm công việc và công việc con vào nhiều Danh sách công việc
Tài liệu ClickUp
ClickUp Docs là giải pháp hoàn hảo cho nhu cầu quản lý tài liệu của nhóm bạn. Nó cho phép bạn và nhóm của bạn:
- Tạo tài liệu cho nhiều dự án khác nhau
- Cùng nhau làm việc trong thời gian thực trên cùng một tài liệu
- Định dạng tài liệu của bạn với các tính năng chỉnh sửa và định dạng phong phú
- Chuyển đổi văn bản thành công việc có thể theo dõi
- Chia sẻ tệp và tài liệu của bạn một cách dễ dàng và an toàn
ClickUp: Câu trả lời cho cuộc tranh luận giữa Microsoft Teams và Google Workspace
Lực lượng lao động hiện đại cần những công cụ tốt nhất để giao tiếp, cộng tác và quản lý dự án để phát triển trong môi trường cạnh tranh ngày nay.
So với Microsoft Teams và Google Workspace, ClickUp là một ứng dụng tất cả trong một, cung cấp một bộ công cụ mạnh mẽ cho tất cả các quy trình công việc phức tạp của doanh nghiệp bạn. Với ClickUp Chat, ClickUp Tasks và ClickUp Brain, bạn có được một giải pháp toàn diện cho nhu cầu giao tiếp, cộng tác và quản lý dự án của nhóm.
Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay và giải phóng năng suất của bạn!