Một cuộc khảo sát của Deloitte cho thấy 75% các công ty đã bắt đầu thử nghiệm công nghệ AI tạo sinh, 65% sử dụng chúng trong nội bộ và 31% sử dụng cho mục đích bên ngoài.
Rất có thể bạn là một trong số họ hoặc đang trên con đường áp dụng công nghệ AI.
Trong cả hai trường hợp, nếu bạn lo lắng về bảo mật dữ liệu và các vấn đề đạo đức khi sử dụng AI cho công việc của công ty, bạn không đơn độc. Bảo mật dữ liệu, nhiễm độc dữ liệu và các rủi ro đạo đức nghiêm trọng là một số mối quan tâm cấp bách nhất khi sử dụng công nghệ GenAI.
Trong trường hợp như vậy, làm thế nào để đảm bảo việc sử dụng công nghệ AI một cách minh bạch, có trách nhiệm và đạo đức, đồng thời định vị công ty của bạn để đạt được thành công trong tương lai?
Đọc hướng dẫn này để tìm hiểu cách tạo ra một chính sách AI hiệu quả cho công ty của bạn.
Chính sách AI là gì?
Chính sách AI của công ty là tài liệu nêu rõ các hướng dẫn và quy trình để triển khai công nghệ AI một cách có đạo đức và có trách nhiệm trong công ty. Khung này đảm bảo AI được sử dụng một cách an toàn, có đạo đức và chiến lược để đạt được các mục tiêu kinh doanh của bạn.
Việc tạo ra chính sách AI cho công ty là một bước quan trọng để tăng cường quyền hạn và kiểm soát. Điều này cũng có thể dẫn đến sự tin tưởng của khách hàng, nâng cao hiệu quả và lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
Hãy cùng khám phá lý do tại sao chính sách này là công cụ quan trọng cho hoạt động kinh doanh của bạn.
Giúp duy trì các tiêu chuẩn đạo đức
Chính sách AI là cam kết duy trì các tiêu chuẩn đạo đức. Chính sách này đảm bảo rằng các công nghệ AI được phát triển, triển khai và sử dụng theo cách phù hợp với các chuẩn mực xã hội và giá trị kinh doanh, từ đó nuôi dưỡng ý thức trách nhiệm và cam kết trong công ty của bạn.
Bằng cách tích hợp các nguyên tắc đạo đức vào quản trị AI, chính sách AI đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn đạo đức sau:
- Minh bạch: Hệ thống AI phải truyền đạt lý luận của mình theo cách mà mọi người đều có thể hiểu được. Sự minh bạch này giúp nhân viên hiểu được cách thức hoạt động của hệ thống AI, xác định lỗi và duy trì tính chính xác của hệ thống và công việc
- Không thiên vị: Đây là một khía cạnh quan trọng của chính sách AI. Nó đảm bảo rằng các kết quả do AI tạo ra là công bằng, không phân biệt đối xử và không gây xúc phạm, tất cả đều rất quan trọng đối với tính toàn vẹn của hệ thống AI
- Bảo mật: Mọi dữ liệu công ty được sử dụng bởi công nghệ AI phải được bảo mật và bảo mật ở mức cao nhất. Điều này giúp ngăn ngừa vi phạm dữ liệu và đảm bảo dữ liệu riêng tư không bị lạm dụng
Đảm bảo tuân thủ pháp luật
Không có gì bí mật khi những kẻ xấu sử dụng công nghệ AI cho các mục đích bất chính, bao gồm tấn công mạng, phần mềm độc hại, hack tự động và hơn thế nữa. Khi lo ngại về khả năng lạm dụng AI tiếp tục gia tăng, các chính phủ trên toàn thế giới đang bắt đầu thiết lập các hướng dẫn để quy định việc sử dụng AI.
Ví dụ, Liên minh châu Âu đã xây dựng luật AI toàn diện nhất thế giới — Đạo luật AI — sẽ quy định việc sử dụng trí tuệ nhân tạo trong những tháng tới. Đạo luật này cung cấp các quy tắc để đánh giá các mức độ rủi ro khác nhau do hệ thống AI gây ra. Đạo luật này cũng quy định các quy tắc để phát triển và sử dụng công nghệ AI trong các doanh nghiệp.
Nhà Trắng cũng đã công bố một hướng dẫn — Khung hướng dẫn về Quyền con người trong AI — nhằm bảo vệ công dân Mỹ khỏi những mối đe dọa do việc sử dụng không đúng cách công nghệ AI gây ra. Khung hướng dẫn này nêu rõ năm nguyên tắc cần được áp dụng trong quá trình thiết kế, triển khai và sử dụng các hệ thống được hỗ trợ bởi AI tại Mỹ. Năm nguyên tắc này là:
- Bảo vệ chống phân biệt đối xử dựa trên thuật toán
- Hệ thống an toàn và hiệu quả
- Bảo mật dữ liệu
- Các giải pháp thay thế do con người thực hiện, xem xét và phương án dự phòng
- Thông báo và giải thích
Chính sách AI giúp bạn điều hướng bối cảnh pháp lý phức tạp xung quanh các công nghệ AI. Chính sách này đảm bảo tuân thủ các quy định liên quan, luật pháp hiện hành, tiêu chuẩn ngành về bảo mật dữ liệu và quyền sở hữu trí tuệ. Cuối cùng, chính sách này giúp bảo vệ công ty bạn khỏi các rủi ro pháp lý và bảo vệ người tiêu dùng khỏi các cuộc tấn công dựa trên AI.
Lợi ích cho nhân viên
Với việc AI đang định nghĩa lại vai trò công việc và động lực nơi làm việc, một chính sách AI rõ ràng cho các công ty có thể giúp nhân viên thích ứng với những thay đổi do AI mang lại, đồng thời cung cấp cho họ sự hỗ trợ và hướng dẫn cần thiết.
Điều này giúp nhân viên nắm bắt vai trò công việc đang thay đổi của mình, thực hiện công việc với AI và sử dụng hiệu quả các công nghệ này cho công việc của họ.
Chính sách này cũng hỗ trợ sự phát triển của nhân viên thông qua các chương trình đào tạo có cấu trúc. Các chương trình này trang bị cho nhân viên các kỹ năng, nguồn lực và hỗ trợ cần thiết để thích ứng và phát triển trong môi trường AI. Kết quả là, chính sách AI nuôi dưỡng ý thức về quyền hạn và thúc đẩy sự phát triển nghề nghiệp.
Chính sách AI được thiết kế tốt là yếu tố quan trọng trong việc xây dựng môi trường làm việc đạo đức và hòa nhập. Chính sách này đặt ra các tiêu chuẩn rõ ràng cho việc sử dụng AI, đặc biệt là trong các lĩnh vực nhạy cảm như tuyển dụng và đánh giá hiệu suất, đồng thời tích cực thực hiện các công việc nhằm giảm thiểu các thành kiến khác nhau, chẳng hạn như thành kiến về giới tính, chủng tộc, tuổi tác, kinh tế xã hội, khuyết tật, văn hóa, giáo dục và xác nhận.
Điều này thúc đẩy sự công bằng trong công ty và đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều được đối xử công bằng và bình đẳng.
Giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng
Khách hàng của bạn mong đợi dịch vụ nhanh chóng và được cá nhân hóa. Chính sách AI giúp bạn dễ dàng đáp ứng những mong đợi này của khách hàng. Chính sách này đảm bảo rằng mỗi tương tác, cho dù thông qua chatbot hay hệ thống đề xuất, đều đạt được sự cân bằng lý tưởng giữa hiệu quả và cá nhân hóa.
Chính sách AI được suy nghĩ kỹ lưỡng sẽ thúc đẩy lòng trung thành của khách hàng bằng cách đảm bảo trải nghiệm thương hiệu nhất quán. Mỗi tương tác AI trở thành phần mở rộng của hoạt động kinh doanh, phản ánh trung thực tiếng nói, tính cách và giá trị thương hiệu của bạn. Đại sứ kỹ thuật số này sẽ củng cố thương hiệu của bạn tại mọi điểm tiếp xúc với khách hàng.
Ngoài lòng trung thành, chính sách này còn giúp bạn xây dựng niềm tin của khách hàng. Khách hàng biết về chính sách AI của bạn sẽ hiểu rằng các tương tác của họ với AI (trong phạm vi quyền hạn của tổ chức bạn) là công bằng, minh bạch và an toàn, vì chính sách AI bảo vệ chống lại việc lạm dụng dữ liệu khách hàng và bảo vệ thông tin khách hàng.
Chính sách AI được thiết kế tốt giúp bạn tạo ra những trải nghiệm AI tập trung vào khách hàng, thực sự hiểu và đáp ứng nhu cầu, mong muốn và phản hồi của khách hàng.
Các bước để tạo ra chính sách AI hiệu quả cho công ty của bạn
Bây giờ bạn đã quen thuộc với những lợi ích của chính sách AI, đây là các bước để tạo chính sách AI của riêng bạn:
1. Thu hút sự tham gia của các bên liên quan và trưởng bộ phận
Việc tạo/lập chính sách AI hiệu quả đòi hỏi sự đóng góp từ nhiều góc độ khác nhau. Hãy thành lập một nhóm gồm các bên liên quan, trưởng bộ phận, giám đốc kinh doanh, đại diện pháp lý và nhân sự, cũng như các chuyên gia kỹ thuật. Đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm đều có hiểu biết cơ bản về AI, cũng như những lợi ích và rủi ro của nó.
2. Thực hiện đánh giá nhu cầu và xác định mục tiêu
Đánh giá tiến độ trong các lĩnh vực và xác định các công việc lặp đi lặp lại và các điểm nghẽn có thể được tự động hóa. Sau khi tiến hành đánh giá nhu cầu kỹ lưỡng, xác định mục đích của chính sách và những gì bạn muốn đạt được với chính sách này.
Ví dụ, đó là để thúc đẩy việc sử dụng AI có đạo đức và có trách nhiệm, cải thiện hiệu quả hay đảm bảo tuân thủ? Việc xác định mục đích sẽ định hình hướng đi của chính sách.
3. Xác định phạm vi
Xác định các lĩnh vực kinh doanh cụ thể sẽ áp dụng AI. Cân nhắc xem nên áp dụng chiến lược AI trên toàn doanh nghiệp hay tập trung vào các lĩnh vực cụ thể như phân tích dữ liệu, dịch vụ khách hàng hoặc các hàm khác. Sau khi xác định phạm vi, hãy lựa chọn các công cụ và công nghệ AI phù hợp để hỗ trợ các ứng dụng đã chọn.
4. Xác định các yêu cầu của chính sách
Cùng nhau xác định các yếu tố cơ bản của chính sách. Các yêu cầu có thể bao gồm:
- Tuân thủ các tiêu chuẩn pháp lý và quy định
- Quy định cụ thể theo ngành
- Tiêu chuẩn đạo đức
- Quy tắc quản lý dữ liệu
- Các giao thức bảo mật và bảo mật
Sau khi xác định các yêu cầu, hãy thiết lập các hướng dẫn và quy trình. Điều này sẽ giúp bạn xác định các quy tắc bắt buộc và không được phép trong việc sử dụng AI tại công ty và giảm thiểu các rủi ro tiềm ẩn.
5. Thiết lập tài nguyên cho đào tạo
Tạo hướng dẫn để đào tạo nhân viên. Tổ chức các hội thảo hoặc mô-đun trực tuyến phù hợp với các vai trò khác nhau trong tổ chức của bạn. Thiết lập các tài nguyên và quy trình đào tạo đa dạng mà nhân viên có thể sử dụng.
6. Thiết lập trách nhiệm giải trình và quản trị
Xác định những người chịu trách nhiệm giám sát việc triển khai và thực thi chính sách AI tạo ra nội dung trong công ty của bạn. Thiết lập cấu trúc quản trị AI với cơ chế trách nhiệm rõ ràng.
Ví dụ: bạn có thể chỉ định một Giám đốc AI, thành lập một ủy ban đạo đức AI đa chức năng hoặc sử dụng phần mềm GRC để giám sát tuân thủ, xử lý các tình huống đạo đức khó xử và quản lý rủi ro liên quan đến AI.
7. Thực hiện các quy trình giám sát và đánh giá
Phát triển các quy trình để giám sát liên tục và đánh giá định kỳ hiệu quả của hệ thống AI và chính sách. Bằng cách đầu tư vào các quy trình này, các tổ chức có thể gặt hái những lợi ích của AI đồng thời giảm thiểu rủi ro và xây dựng nền tảng vững chắc cho sự phát triển AI có trách nhiệm.
Ví dụ: bạn có thể thành lập một hội đồng đánh giá và thu thập phản hồi của nhân viên thường xuyên. Điều này sẽ giúp bạn cập nhật chính sách dựa trên các đánh giá và phản hồi.
8. Soạn thảo bản dự thảo chính sách
Tổng hợp thông tin từ các bước trên và tạo bản dự thảo chính sách. Dưới đây là tổng quan về tất cả các điểm mà bản dự thảo của bạn nên bao gồm:
- Giới thiệu: Mô tả ngắn gọn mục đích và tầm quan trọng của chính sách
- Mục đích: Đề cập đến mục đích và mục tiêu của chính sách của bạn
- Phạm vi: Xác định các lĩnh vực mà công nghệ AI sẽ được áp dụng
- Định nghĩa: Xác định các loại công cụ và công nghệ AI mà chính sách của bạn sẽ bao gồm
- Hướng dẫn sử dụng có đạo đức: Đề cập đến các hướng dẫn để duy trì các tiêu chuẩn đạo đức khi sử dụng AI trong công ty của bạn
- Tuân thủ pháp luật: Cung cấp mô tả ngắn gọn về các luật liên quan và các biện pháp tuân thủ
- Hàng rào bảo vệ dữ liệu: Đề cập đến các hướng dẫn và giao thức để quản lý dữ liệu và đảm bảo bảo mật dữ liệu
- Đào tạo và tài nguyên: Thêm mô tả ngắn gọn về các khóa đào tạo và tài nguyên có sẵn cho nhân viên
- Thực hiện và giám sát: Xác định các bên chịu trách nhiệm đảm bảo việc triển khai, giám sát tác động và thu thập phản hồi về chính sách AI
- Hậu quả của việc vi phạm chính sách: Mô tả các điều kiện cho thấy vi phạm chính sách AI của bạn và các hậu quả liên quan
- Lịch trình xem xét chính sách: Thiết lập dòng thời gian để xem xét chính sách thường xuyên và nâng cấp chính sách, nếu cần
- Dữ liệu và thỏa thuận hiệu quả: Đề cập đến ngày chính sách AI có hiệu lực và cung cấp không gian để nhân viên xác nhận sự đồng ý và tuân thủ chính sách này
9. Rà soát, hoàn thiện và truyền đạt chính sách
Sau khi soạn thảo chính sách, hãy thu thập ý kiến phản hồi từ các bên liên quan và cố vấn pháp lý. Giải quyết mọi lỗ hổng được phát hiện, sửa đổi và hoàn thiện chính sách để đảm bảo chính sách rõ ràng, tuân thủ pháp luật và có thể thực thi. Gửi chính sách đến hội đồng quản trị hoặc ban giám đốc để phê duyệt. Sau khi nhận được sự đồng ý, phân phối chính sách đến tất cả nhân viên và bắt đầu tích hợp công nghệ AI trong công ty.
Các nguyên tắc tốt nhất để xây dựng chính sách AI hiệu quả cho công ty của bạn
Thực hiện các chiến lược sau khi xây dựng chính sách AI cho doanh nghiệp:
- Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu
- Thêm danh sách các công cụ trí tuệ nhân tạo được phép và bị cấm sử dụng
- Xây dựng các tiêu chuẩn quản trị dữ liệu và làm rõ loại dữ liệu mà nhân viên có thể và không thể nhập vào hệ thống AI
- Hiểu rõ các vấn đề và kết quả có thể phát sinh nếu chính sách bị bỏ qua
- Làm cho chính sách trở thành một tài liệu sống – cập nhật nó dựa trên đánh giá, tiến bộ công nghệ và thay đổi quy định
- Sử dụng các công cụ quản lý dự án để quản lý công việc, hợp tác, giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa nguồn lực
Sử dụng ClickUp trong việc tạo chính sách AI
Một chính sách AI hiệu quả thường cần có sự đóng góp của nhiều bộ phận khác nhau, bao gồm pháp lý, nhân sự, CNTT và vận hành. Việc phối hợp các bên liên quan này có thể là một thách thức. Một công cụ AI đa năng để quản lý dự án như ClickUp có thể hợp lý hóa quá trình tạo/lập, hợp tác và quản lý chính sách.
ClickUp cung cấp các tính năng được thiết kế để đơn giản hóa quy trình viết và triển khai các hướng dẫn về AI. Hãy cùng khám phá các tính năng này.
Các khả năng AI tiên tiến
ClickUp Brain là bộ tính năng AI cho phép bạn quản lý tốt hơn các giai đoạn ban đầu của việc soạn thảo chính sách AI. Sử dụng nó để động não và tạo ra ý tưởng trong nghiên cứu chính sách AI. ClickUp Brain có thể đề xuất các từ khóa liên quan, mở rộng phạm vi nghiên cứu và giúp xác định các lĩnh vực chính sách tiềm năng.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Bạn không muốn đọc các báo cáo nghiên cứu dài dòng khi soạn thảo chính sách AI? Hãy tận dụng ClickUp Brain để tóm tắt các tài liệu và tạo ra các điểm quan trọng.
Sử dụng ClickUp Brain như một công cụ năng suất để nhanh chóng:
- Tóm tắt các bài báo nghiên cứu hoặc báo cáo phức tạp và tạo lịch trình
- Tạo bản trình bày, tóm tắt dự án và dòng thời gian
- Tạo các mục hành động và công việc con
- Sửa lỗi chính tả và loại bỏ lỗi chính tả với tính năng kiểm tra chính tả tích hợp sẵn
- Định dạng và chỉnh sửa văn bản của bạn để đảm bảo tính rõ ràng và hiệu quả
Bạn có thể truy cập ClickUp Brain trên bất kỳ thiết bị thông minh nào — điện thoại di động, iPad hoặc máy tính xách tay — bất kể hệ điều hành hay địa điểm.
Hơn nữa, dữ liệu bạn nhập vào ClickUp Brain vẫn được bảo mật và bảo vệ. ClickUp đã nhận được giấy phép đảm bảo dữ liệu nhạy cảm của công ty bạn vẫn được bảo mật và không thể được sử dụng để đào tạo các mô hình AI.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng công cụ AI của ClickUp Brain để dịch chính sách sang nhiều ngôn ngữ, đảm bảo khả năng tiếp cận cho các nhóm ngôn ngữ khác nhau trong công ty của bạn.
Tài liệu hóa tập trung
ClickUp Docs cho phép bạn cộng tác trong thời gian thực với các bên liên quan, trưởng bộ phận, đại diện pháp lý và nhiều người khác. Nó cũng cho phép bạn soạn thảo chính sách AI trực tiếp trong tài liệu.
Soạn thảo và lưu trữ tài liệu chính sách trong một tài liệu ClickUp Doc dành riêng, đảm bảo mọi người đều có thể truy cập phiên bản hiện tại. Cấp quyền truy cập thích hợp cho các bên liên quan để dễ dàng truy cập và hợp tác, đồng thời duy trì hồ sơ rõ ràng về quá trình phát triển chính sách để đảm bảo tuân thủ và trách nhiệm giải trình.
Sử dụng ClickUp Docs để:
- Nhúng danh sách kiểm tra, dấu trang, thêm bảng và hơn thế nữa
- Tùy chỉnh kích thước phông chữ, kiểu dáng và các chi tiết khác của tài liệu chính sách AI của bạn
- Theo dõi số lượng từ và thời gian đọc cho mỗi trang
- Chuyển đổi văn bản thành công việc và phân công công việc cho các thành viên trong nhóm
- Đánh dấu người khác bằng nhận xét và giao tiếp dễ dàng
- Theo dõi tiến độ và thay đổi trạng thái công việc và dự án
- Bảo vệ tài liệu công việc của bạn bằng các tính năng bảo mật và kiểm soát chỉnh sửa
- Chia sẻ chính sách AI của công ty và các tài liệu công việc một cách an toàn với nhân viên
Xem thêm: Cách sử dụng AI cho việc lập tài liệu
Khung làm việc tích hợp sẵn
Với ClickUp Templates, bạn có trong tay một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn để soạn thảo tài liệu chính sách AI cho công ty. Bạn có thể tìm thấy các mẫu trong phạm vi từ mẫu tài liệu chính sách và quy trình công ty đến mẫu SOP và quản trị. Hãy cùng khám phá chi tiết một số mẫu liên quan đến chính sách hàng đầu.
Mẫu Sổ tay nhân viên, Chính sách và Quy trình của ClickUp
Mẫu Sổ tay nhân viên, Chính sách và Quy trình của ClickUp giúp bạn tạo một tài liệu chi tiết để truyền đạt các kỳ vọng, chính sách và quy trình của công ty đến nhân viên. Tương tự như mẫu SOP, khung này cho phép bạn phác thảo vai trò và quyền hạn của nhân viên, giảm thiểu sự nhầm lẫn và hiểu lầm, đồng thời tạo ra môi trường làm việc an toàn.
Mẫu bản ghi nhớ chính sách của ClickUp
Mẫu bản ghi nhớ chính sách ClickUp cho phép bạn dễ dàng bắt đầu một hướng hành động mới hoặc giới thiệu các thay đổi chính sách. Bạn có thể sử dụng mẫu này làm mẫu chính sách AI để giúp bạn tạo các bản ghi nhớ toàn diện, nêu rõ cách giải thích và triển khai các chính sách AI khác nhau trong công ty của bạn.
Các mẫu chính sách công ty như thế này giúp bạn đảm bảo rằng nhân viên luôn cập nhật các chính sách của công ty và tuân thủ các quy tắc và quy định của công ty.
Mẫu quy trình và thủ tục của ClickUp
Mẫu Quy trình và Thủ tục ClickUp cho phép bạn quản lý các quy trình của mình ở một nơi. Với mẫu này, bạn có thể dễ dàng thiết lập và theo dõi các quy trình của mình. Sử dụng mẫu này để thiết lập các quy trình chuẩn hóa cho công việc, tổ chức các thủ tục với bảng Kanban, giảm thiểu các lỗi tốn kém và cải thiện độ chính xác và hiệu quả.
Xây dựng chính sách AI toàn diện với ClickUp
Việc tạo ra một chính sách AI được cân nhắc kỹ lưỡng cho công ty có thể khó khăn và tốn thời gian, nhưng đó là một phần quan trọng trong việc điều hành một doanh nghiệp tiên tiến về công nghệ ngày nay.
Tận dụng các công cụ quản lý dự án AI như ClickUp có thể hợp lý hóa và đẩy nhanh quá trình này. Sử dụng phạm vi tính năng đa dạng của nó để đảm bảo bạn soạn thảo chính sách AI được nghiên cứu kỹ lưỡng, toàn diện, phù hợp và có thể thực hiện được.
Đăng ký với ClickUp và dễ dàng tạo chính sách AI toàn diện cho công ty.