Cho dù bạn đang đi công tác để tham dự cuộc họp quan trọng với khách hàng hay là một người làm việc từ xa ở những thành phố mới, sự háo hức khám phá những địa điểm mới và cơ hội kinh doanh luôn mang lại cảm giác phấn khích.
Tuy nhiên, chênh lệch múi giờ, chuyến bay bị trì hoãn, môi trường xung quanh lạ lẫm và múi giờ khác nhau có thể làm giảm sự hào hứng này, thậm chí làm gián đoạn những kế hoạch tốt nhất.
Nhưng nếu bạn có thể giải quyết những vấn đề này và làm cho chuyến công tác diễn ra suôn sẻ và không căng thẳng thì sao? Trong blog này, chúng ta sẽ khám phá cách đi công tác và giải quyết những thách thức khó khăn đó.
Hãy tiếp tục đọc để biết bộ công cụ sinh tồn cho chuyến công tác hoàn hảo.
8 thách thức thường gặp khi đi công tác
New York, Tokyo và London là những trung tâm kinh doanh và điểm du lịch hàng đầu thế giới. Tuy nhiên, nhiều người trong chúng ta cảm thấy lo lắng khi được cử đến những thành phố này, hoặc bất kỳ thành phố nào khác, để tham dự hội nghị hoặc cuộc họp với khách hàng. Đi công tác nghe có vẻ thú vị nhưng cũng đi kèm với một số thách thức.
Hãy cùng tìm hiểu lý do tại sao.
1. Thông tin du lịch phân tán
Việc sắp xếp các chi tiết chuyến đi có thể là một cơn ác mộng khi đi công tác. Thông tin chuyến bay trong một ứng dụng, đặt phòng khách sạn trong một ứng dụng khác, cuộc họp trong lịch hoặc email — rất dễ mất dấu và bỏ lỡ các chi tiết quan trọng, gây ra sự chậm trễ và căng thẳng không cần thiết.
2. Các vấn đề về hậu cần
Đặt vé máy bay và khách sạn cho các chuyến công tác và tìm kiếm trên nhiều trang web để có giá và lịch trình tối ưu có thể tốn thời gian và căng thẳng. Khi đến nơi, tìm đường đi và phương tiện di chuyển đến các địa điểm mới có thể là điều cuối cùng bạn muốn nghĩ đến, đặc biệt là khi bạn muốn tập trung vào cuộc họp hoặc hội nghị mà bạn đến đó để tham dự. Tối thứ Sáu
3. Thích nghi với sự chênh lệch múi giờ
Khi bạn đang thư giãn vào tối thứ Sáu ở Sydney, nhóm của bạn ở San Francisco có lẽ đang ở giữa chu kỳ REM sâu sau một ngày thứ Năm dài. Sự chênh lệch múi giờ này gây khó khăn cho việc lên lịch cuộc họp, cập nhật thông tin về các vấn đề khẩn cấp, chia sẻ thông tin quan trọng và ra quyết định trong thời gian thực. Ngoài ra, chênh lệch múi giờ có thể khiến bạn khó tập trung và làm việc hiệu quả trong những ngày đầu tiên của chuyến công tác.
4. Tuân thủ chính sách du lịch của công ty
Đọc các tài liệu về chính sách du lịch của công ty có thể là một công việc nhàm chán, đặc biệt nếu các chính sách đó chỉ áp dụng cho một khu vực cụ thể hoặc bạn cần chuyển đổi các khoản phụ cấp sang các loại tiền tệ khác nhau. Các tài liệu về chính sách cũng thường dài, phức tạp và chứa nhiều thuật ngữ pháp lý, dẫn đến sự nhầm lẫn hoặc khiến bạn muốn bỏ qua chúng.
5. Vấn đề an toàn
Các chuyến công tác luôn tiềm ẩn một số rủi ro, chẳng hạn như rủi ro sức khỏe, trường hợp khẩn cấp và các mối đe dọa bảo mật. Ngoài ra, việc nắm rõ luật pháp địa phương và tìm kiếm các dịch vụ y tế đáng tin cậy cũng có thể gây thêm căng thẳng.
Rủi ro đối với phụ nữ còn cao hơn, với 71% nữ doanh nhân phải đối mặt với các vấn đề an toàn trong chuyến đi.
6. Lập kế hoạch chi phí và ngân sách
Chi phí máy bay, khách sạn, ăn uống và các chi phí khác nhanh chóng tăng lên. Thêm vào đó, việc theo dõi hóa đơn và tìm hiểu những chi phí nào được công ty chi trả có thể rất phức tạp. Hóa đơn bị mất, chi phí không theo quy định hoặc quá hạn nộp có thể làm rối loạn ngân sách của bạn.
7. Sự khác biệt văn hóa
Mỗi quốc gia đều có những kỳ vọng riêng về hành vi chuyên nghiệp. Những gì được coi là lịch sự và tôn trọng có thể khác nhau đáng kể giữa các quốc gia. Một lời chào thân thiện ở nơi này có thể bị coi là thô lỗ hoặc quá thân mật ở nơi khác. Những khác biệt văn hóa này có thể khiến bạn cảm thấy lạc lõng nếu không chuẩn bị kỹ lưỡng hoặc không nắm rõ thông tin.
8. Quy trình thanh toán chi phí phức tạp
Hãy tưởng tượng bạn đã chi tiêu số tiền khó kiếm được cho các chi phí đi công tác, nhưng lại phải đối mặt với quá trình hoàn trả chậm chạp, đầy rẫy các thủ tục giấy tờ và thời hạn khó hiểu. Mặc dù đã lập kế hoạch tài chính cẩn thận, việc hoàn trả chậm trễ vẫn có thể xảy ra, làm rối loạn ngân sách của bạn, gia tăng sự thất vọng và giảm năng suất.
Như chúng ta thấy ở trên, du lịch kinh doanh có thể trở nên quá sức. Tin tốt là có những cách để vượt qua sự hỗn loạn này.
20 mẹo về cách đi công tác
1. Việc cần làm
Ngay cả khi bạn đi công tác nước ngoài trong thời gian ngắn, bạn cũng nên tìm hiểu văn hóa, phong tục và nghi thức kinh doanh tại địa phương. Ví dụ, mang quà tặng đến cuộc họp với khách hàng được coi là lịch sự ở một số quốc gia, trong khi trao đổi danh thiếp bằng cả hai tay là phù hợp ở một số quốc gia khác.
Học các cụm từ như "xin chào", "cảm ơn" và "xin lỗi" bằng ngôn ngữ địa phương để thu hẹp khoảng cách văn hóa và giao tiếp thuận lợi hơn. Tìm kiếm các tuyến đường và phương tiện di chuyển tốt nhất, chẳng hạn như hệ thống tàu điện ngầm rộng khắp của Tokyo hoặc dịch vụ taxi của London, để tránh bị lạc hoặc trễ giờ đến các cuộc họp quan trọng.
Thay vì thu thập tất cả thông tin này trên các sổ ghi chú kỹ thuật số và ghi chú dán khác nhau, lưu trữ thông tin trong ClickUp Docs có thể giúp bạn truy cập mọi thứ ở một nơi tập trung, bất cứ lúc nào.
Tạo tài liệu cho chuyến đi của bạn. Sử dụng tiêu đề lớn, tiêu đề phụ, trang lồng nhau, băng rôn màu sắc và chú thích để sắp xếp thông tin như:
- Thông tin chuyến bay
- Đặt phòng khách sạn
- Lịch trình hàng ngày
- Kế hoạch giao thông
- Bản đồ và chỉ đường
- Gợi ý nhà hàng
Thêm hình ảnh, liên kết, tệp tin và danh sách kiểm tra vào các mục nhập của bạn để sắp xếp tất cả thông tin một cách gọn gàng ở một nơi.
2. Tạo lịch trình chi tiết
Lên kế hoạch cho một chuyến công tác trong khi vẫn phải đảm bảo công việc toàn thời gian có thể khiến bạn cảm thấy quá tải. Để mọi việc diễn ra suôn sẻ, bạn có thể lập một lịch trình chi tiết, bao gồm:
- Lịch trình cuộc họp, địa điểm và các chuẩn bị cần thiết
- Thời gian di chuyển giữa các nơi làm việc khác nhau — cách bạn sẽ di chuyển và các khả năng trễ giờ
- Các hoạt động cá nhân như sự kiện kết nối hoặc gặp gỡ bạn bè
- Thời gian rảnh rỗi để tham quan và khám phá những địa điểm mới
Lên kế hoạch trước có thể giúp tránh căng thẳng và sự chậm trễ vào phút chót. Bạn thậm chí có thể sử dụng các ứng dụng ghi chú kỹ thuật số hoặc ứng dụng lịch để theo dõi mọi thứ.
Tuy nhiên, nếu bạn không muốn bắt đầu từ đầu, Mẫu Lập kế hoạch du lịch ClickUp là một lựa chọn tuyệt vời.
Với giao diện thân thiện với người dùng, bạn có thể dễ dàng thêm, chỉnh sửa và chia sẻ lịch trình của mình với đồng nghiệp hoặc khách hàng, lưu trữ mọi thứ và giúp mọi người cùng cập nhật thông tin.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng công cụ lập kế hoạch du lịch AI để tạo lịch trình cá nhân hóa và toàn diện, giúp bạn có thể tham quan và trải nghiệm văn hóa trong chuyến công tác.
3. Đặt chỗ thông minh
Với lịch trình dày đặc và nhiều cuộc họp, việc chọn chỗ ở thuận tiện có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm căng thẳng. Đặt phòng gần văn phòng khách hàng hoặc trung tâm hội nghị có nghĩa là bạn sẽ ít lo lắng về giao thông hoặc chậm trễ khi đi lại, đồng thời cảm thấy bình tĩnh vì biết rằng mình sẽ đến cuộc họp đúng giờ và cảm thấy sảng khoái.
Ngoài ra, hãy cân nhắc các khách sạn tập trung vào kinh doanh với các tiện nghi như Wi-Fi miễn phí, phòng hội nghị và các lựa chọn bữa sáng sớm. Chúng có thể giúp tăng năng suất và trải nghiệm chuyến đi của bạn.
4. Đóng gói hành lý một cách hiệu quả
Quên những thứ cần thiết trong chuyến công tác có thể là một cơn ác mộng. Để tránh những rủi ro như vậy, hãy lập danh sách kiểm tra hành lý bao gồm các tài liệu công việc, thiết bị điện tử, quần áo công sở phù hợp và các vật dụng cá nhân.
Nên mang theo quần áo tối giản nhưng đa năng, hay còn gọi là "capsule wardrobe", để dễ dàng kết hợp trang phục và giảm thiểu hành lý. Đừng quên mang theo sạc dự phòng và bộ chuyển đổi điện phù hợp với quốc gia bạn đến.
Ngoài ra, hãy xem dự báo thời tiết và quy định về trang phục để trông chuyên nghiệp và tránh phải mua sắm gấp rút vào phút chót. Bạn cũng có thể sử dụng Nhiệm vụ ClickUp để tạo và quản lý danh sách đồ cần mang theo, cho phép bạn đánh dấu các mục đã chuẩn bị sẵn.
Để tạo danh sách đồ cần mang theo bằng Nhiệm vụ ClickUp:
- Tạo danh sách mới có tiêu đề "Danh sách đồ cần mang theo"
- Mỗi mục bạn cần đóng gói trở thành một công việc riêng biệt
- Sử dụng công việc con cho các danh mục danh sách đóng gói như "Quần áo", "Đồ dùng vệ sinh", "Đồ điện tử", v.v.
- Gán ngày đáo hạn hoặc mức độ ưu tiên cho các mục dựa trên mức độ quan trọng
- Khi bạn đóng gói từng mục, hãy đánh dấu công việc là đã hoàn thành
Để sắp xếp trực quan, hãy sử dụng chế độ xem Bảng Kanban của ClickUp để phân loại các mục thành "Cần đóng gói", "Đã đóng gói" hoặc "Cần mua". Cách làm này đảm bảo quá trình đóng gói toàn diện và có tổ chức, giảm thiểu rủi ro quên các vật dụng cần thiết.
5. Sử dụng các công ty du lịch doanh nghiệp
Muốn đảm bảo giá du lịch công ty tốt nhất và hỗ trợ du lịch chuyên nghiệp? Các công ty du lịch công ty có thể giúp bạn.
Các công ty này tận dụng mối quan hệ với các hãng hàng không, khách sạn và các nhà cung cấp dịch vụ khác để đàm phán giá thấp hơn, đảm bảo các giao dịch tốt hơn cho bạn và công ty của bạn. Họ cũng đảm bảo các đặt phòng của bạn tuân thủ chính sách du lịch của công ty, giúp bạn tránh được những rắc rối tiềm ẩn sau này.
Trong trường hợp có sự cố trong chuyến đi như hủy hoặc thay đổi chuyến bay, các công ty này sẽ lo việc đặt lại vé máy bay và sắp xếp chỗ ở thay thế. Với một công ty du lịch doanh nghiệp quản lý các nhu cầu du lịch của bạn, bạn có thể tập trung vào việc đạt được các mục tiêu kinh doanh của chuyến công tác thay vì lo lắng về hậu cần.
6. Mang theo cả tiền mặt và thẻ
Một trong những mẹo du lịch công tác hiệu quả nhất là đa dạng hóa các phương thức thanh toán để giao dịch diễn ra suôn sẻ.
Mặc dù thẻ tín dụng được chấp nhận rộng rãi ở nhiều nơi và mang lại sự bảo mật, nhưng mang theo một ít tiền tệ địa phương sẽ hữu ích cho các giao dịch mua nhỏ, tiền boa hoặc trong trường hợp thẻ không được chấp nhận.
Hơn nữa, hãy thông báo cho ngân hàng của bạn về kế hoạch du lịch của bạn để tránh bất kỳ vấn đề nào với thẻ của bạn bị báo động vì hoạt động đáng ngờ trên tài khoản ngân hàng của bạn. Ngoài ra, hãy chọn một thẻ tín dụng thân thiện với du lịch không tính phí giao dịch nước ngoài để tiết kiệm chi phí.
7. Tận dụng các ưu đãi du lịch
Tham gia các chương trình khách hàng thân thiết hoặc chương trình thưởng của hãng hàng không và khách sạn sẽ giúp nâng cao đáng kể trải nghiệm du lịch kinh doanh của bạn bằng cách mang đến cơ hội tích điểm để nâng hạng phòng, miễn phí lưu trú hoặc giảm giá vé máy bay. Sử dụng cùng một hãng hàng không hoặc chuỗi khách sạn cho các chuyến công tác của bạn sẽ mở ra những lợi ích độc quyền và quyền sử dụng các tiện nghi hoặc dịch vụ đặc biệt.
Một số chương trình còn cung cấp các ưu đãi như ưu tiên lên máy bay hoặc sử dụng phòng chờ sân bay miễn phí để chuyến đi của bạn diễn ra suôn sẻ hơn.
8. Theo dõi chi phí
Hoàn trả chi phí nhanh chóng và hiệu quả bắt đầu từ việc theo dõi chi phí chính xác.
Vì vậy, hãy sử dụng phần mềm du lịch và chi phí để ghi lại chi phí khi đang di chuyển và quét hóa đơn để dễ dàng lưu trữ. Một số ứng dụng còn tích hợp với phần mềm kế toán của công ty bạn, giúp việc hoàn trả chi phí trở nên dễ dàng. Hãy làm quen với chính sách chi phí của công ty để đảm bảo các yêu cầu hoàn trả tuân thủ quy định và không gặp rắc rối.
Mẫu báo cáo chi phí của ClickUp có thể giúp bạn trong việc này. Đây là một công cụ quản lý tài chính hiệu quả cho phép bạn ghi lại và phân loại chi phí, đặt giới hạn ngân sách và phân tích mô hình chi tiêu thông qua các báo cáo toàn diện.
Nó có thể giúp bạn:
- Ghi lại dữ liệu chi phí theo định dạng chuẩn
- Tránh theo dõi chi phí thủ công bằng cách thêm bản sao quét vào mục nhập của bạn
- Kiểm tra lại các khoản chi tiêu sau chuyến đi và điều chỉnh cho chuyến tiếp theo
9. Sử dụng ứng dụng quản lý du lịch
Các ứng dụng quản lý du lịch hợp nhất tất cả thông tin du lịch của bạn ở một nơi, cung cấp thông tin cập nhật thời gian thực về trạng thái chuyến bay, thay đổi cổng và thời tiết địa phương. Truy cập ngoại tuyến vào hành trình của bạn là một tính năng vô giá khác, đảm bảo bạn luôn được cập nhật thông tin ngay cả ở những khu vực có kết nối internet kém.
Các ứng dụng này cũng giúp lưu trữ các tài liệu quan trọng dưới dạng kỹ thuật số, như hộ chiếu, thị thực và thông tin bảo hiểm, tăng thêm lớp bảo mật và sự tiện lợi cho chuyến đi của bạn.
Bạn có thể sử dụng Chế độ xem Lịch của ClickUp để lập kế hoạch trực quan cho từng ngày trong chuyến đi, từ chuyến bay đến các cuộc họp, đảm bảo lịch trình được sắp xếp hợp lý. Bạn cũng có thể cộng tác liền mạch với đồng nghiệp để luôn đồng bộ với các cuộc họp và sự kiện.
Ngoài ra, sử dụng ClickUp Reminders để nhận thông báo về ngày đi du lịch, bao gồm thời gian làm thủ tục, thông báo khởi hành và các cuộc họp sắp tới.
10. Đăng ký trước
Hàng dài tại quầy làm thủ tục trong giờ cao điểm có thể gây ra sự chậm trễ, làm gián đoạn lịch trình và cuộc họp của bạn. Để tránh sự đông đúc, hầu hết các hãng hàng không đều cung cấp dịch vụ làm thủ tục trực tuyến 24 giờ trước giờ khởi hành trên trang web hoặc ứng dụng của họ, cho phép bạn đi thẳng đến khu vực bảo mật với thẻ lên máy bay điện tử.
Một số hãng hàng không còn ưu tiên cho những hành khách làm thủ tục sớm vài giờ, đảm bảo bạn có một khởi đầu thoải mái hơn cho chuyến đi.
11. Nắm rõ chính sách du lịch công ty
Xem xét và tuân thủ các chính sách du lịch của công ty, từ phương thức đặt phòng và giới hạn chi phí đến thực hiện các kỳ vọng, cho phép bạn lên kế hoạch cho chuyến công tác phù hợp, tiết kiệm thời gian và tránh xung đột tiềm ẩn trong quá trình hoàn trả chi phí.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Bạn có thể lưu trữ chi tiết chính sách trong Mẫu lập kế hoạch du lịch ClickUp hoặc Tài liệu ClickUp để dễ dàng truy cập khi đang di chuyển. Nếu có bất kỳ phần nào của chính sách không rõ ràng, đừng ngần ngại liên hệ với bộ phận nhân sự hoặc bộ phận du lịch của bạn để được giải thích và lập kế hoạch suôn sẻ.
12. Hãy linh hoạt
Mặc dù đã lên kế hoạch cẩn thận, nhưng những sự cố bất ngờ như chuyến bay bị trì hoãn hoặc cuộc họp bị hủy đột ngột có thể làm gián đoạn chuyến công tác.
Vì vậy, hãy chuẩn bị kế hoạch dự phòng, chẳng hạn như các tuyến đường thay thế hoặc liên hệ với các phương tiện giao thông địa phương. Giữ lịch trình linh hoạt để ứng phó với tình trạng giao thông bị trì hoãn hoặc thời tiết xấu.
Ngoài ra, đặt vé máy bay sớm vào buổi sáng hoặc chuyến bay thẳng sẽ giúp tránh được sự chậm trễ do lịch trình di chuyển liên kết với nhau. Ngoài ra, nhớ cập nhật cho đồng nghiệp và khách hàng về lịch trình của bạn (và bất kỳ thay đổi nào) và điều chỉnh các cuộc họp nếu cần thiết.
13. Bảo mật khi di chuyển
Chăm sóc bảo mật cá nhân và kỹ thuật số giúp chuyến đi của bạn thoải mái và dễ chịu.
Để tránh rủi ro, hãy giữ đồ đạc của bạn gần mình và cảnh giác, đặc biệt là ở những nơi đông đúc hoặc không quen thuộc. Khi sử dụng mạng Wi-Fi công cộng, vốn thường không an toàn, hãy cố gắng sử dụng VPN (Mạng riêng ảo) để bảo vệ dữ liệu của bạn, đặc biệt là khi xử lý thông tin nhạy cảm như dữ liệu độc quyền của công ty hoặc khách hàng hoặc thông tin tài chính.
Ngoài ra, hãy sử dụng ví du lịch hoặc túi đeo hông để giữ an toàn cho các tài liệu quan trọng và vật dụng giá trị của bạn.
14. Vượt qua múi giờ
Cố gắng đến nơi một hoặc hai ngày trước các cuộc họp hoặc sự kiện quan trọng để ổn định và giảm căng thẳng do chênh lệch múi giờ. Dành thời gian làm quen với môi trường và múi giờ mới.
Cách tiếp cận chủ động này giúp đồng hồ sinh học của bạn nhanh chóng trở lại bình thường, đảm bảo bạn luôn sảng khoái và tỉnh táo cho các cuộc họp kinh doanh.
15. Đặt ra ranh giới
Đi công tác có thể giống như đi trên dây, nhưng cài đặt ranh giới có thể giúp bạn duy trì năng suất và sự cân bằng.
Chế độ xem Lịch của ClickUp có thể giúp bạn xác định giờ làm việc và chia sẻ thời gian rảnh với đồng nghiệp. Ngoài ra, tắt các thông báo không cần thiết và tách biệt thiết bị công việc và cá nhân giúp bạn tập trung và duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
Bạn cũng có thể chỉ định một không gian làm việc riêng để phân biệt rõ ràng giữa công việc và thư giãn. Khi rời khỏi không gian làm việc, hãy cố gắng không nghĩ đến công việc và dành thời gian cho các hoạt động mang lại sự bình yên và niềm vui.
Cuối cùng, đừng quên ưu tiên chăm sóc bản thân trong chuyến công tác. Hãy đảm bảo ngủ đủ giấc, tập thể dục và nghỉ ngơi thường xuyên để tránh kiệt sức.
16. Tăng năng suất trong thời gian di chuyển
Trước khi khởi hành, hãy xác định các công việc quan trọng nhất và lên kế hoạch để hoàn thành chúng một cách hiệu quả trong chuyến công tác. Ngoài ra, đừng quên những vật dụng cần thiết như máy tính xách tay, bộ sạc di động và điểm phát Wi-Fi để kết nối internet ổn định.
Ngoài ra, hãy tận dụng thời gian di chuyển, chẳng hạn như trên máy bay hoặc tàu hỏa, để trả lời email, xem lại tài liệu hoặc lên kế hoạch cho các bước tiếp theo. Hãy cân nhắc sử dụng các ứng dụng năng suất có thể hoạt động ngoại tuyến để luôn cập nhật mọi việc ngay cả khi không có internet.
17. Giữ sức khỏe
Giữ sức khỏe trong chuyến công tác là điều rất quan trọng cho sức khỏe và năng suất của bạn.
Để đạt được điều này, hãy duy trì chế độ ăn uống cân bằng để tránh các vấn đề sức khỏe và mang theo bộ sơ cứu với các loại thuốc cần thiết, vitamin và thuốc chống côn trùng. Uống đủ nước để tránh mất nước và ăn các bữa ăn bổ dưỡng, no bụng tại sân bay và khách sạn.
Cố gắng không bỏ bữa ngay cả khi bạn có lịch trình bận rộn, và nếu bạn có dạ dày nhạy cảm, hãy ăn những món quen thuộc trong chuyến công tác.
Bạn cũng có thể sử dụng phòng tập thể dục của khách sạn, đi bộ nhanh giữa các cuộc họp hoặc tập thể dục nhẹ trong phòng để duy trì sức khỏe.
18. Giữ liên lạc
Giữ kết nối với đồng nghiệp và khách hàng khi bạn vắng mặt tại văn phòng là điều rất quan trọng. Sử dụng các công cụ như Slack, Zoom hoặc Microsoft Teams để nhắn tin, gọi video và chia sẻ tệp tin theo thời gian thực để luôn cập nhật thông tin dù ở xa.
Ngoài ra, hãy cân nhắc các múi giờ khác nhau khi lên lịch cuộc họp. Gửi thông tin cập nhật thường xuyên về tiến độ của bạn để duy trì tính minh bạch và đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ.
Tại nơi làm việc, sử dụng Chế độ xem trò chuyện của ClickUp để giao tiếp nhất quán. Chế độ này tập trung các cuộc thảo luận về dự án và giao tiếp không đồng bộ, đơn giản hóa việc phối hợp giữa các múi giờ và đảm bảo nhóm làm việc từ xa của bạn luôn đi đúng hướng.
19. Dành thời gian cho vui chơi
Không có gì tệ hơn việc đến một nơi đẹp đẽ mà chỉ thấy bên trong phòng họp.
Thay vào đó, hãy tận dụng thời gian rảnh rỗi để khám phá các điểm tham quan địa phương, thử các món ăn đặc sản của vùng hoặc đi dạo thư giãn trong công viên gần đó hoặc chợ đông đúc. Những trải nghiệm văn hóa này sẽ giúp bạn trẻ trung hơn và là chủ đề thú vị để bắt đầu cuộc hội thoại với khách hàng hoặc đồng nghiệp.
Lên kế hoạch cho các hoạt động này tùy thuộc vào thời gian nghỉ phép của bạn hoặc tận dụng những ngày cuối tuần dài để không ảnh hưởng đến công việc của bạn.
💡Mẹo hữu ích: Để tìm thông tin về các hoạt động thú vị ở một địa điểm mới, bạn có thể sử dụng các ứng dụng như Tripadvisor, GetYourGuide, Klook, v.v. Bạn có thể tìm kiếm các tour du lịch và trải nghiệm tối ưu, lịch trình sự kiện, lễ hội địa phương hoặc các buổi gặp gỡ trong kỳ nghỉ của mình.
20. Ghi chép lại những trải nghiệm của bạn
Bạn mệt mỏi vì gặp phải những khó khăn giống nhau trong mỗi chuyến công tác? Hãy bắt đầu ghi chép lại những chuyến đi của bạn và biến những khó khăn đó thành bài học kinh nghiệm cho lần sau.
Ghi nhật ký du lịch để theo dõi phản hồi về cuộc họp, sự cố hậu cần, mẹo địa phương và các liên hệ quan trọng. Ghi chú những việc đã thành công và những việc không thành công, cho dù đó là danh sách đồ cần mang theo hay khách sạn bạn sẽ tránh lần sau. Bạn thậm chí có thể chia sẻ hướng dẫn này với các thành viên mới trong nhóm hoặc những người chưa có kinh nghiệm đi công tác.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng ClickUp Docs để tập trung các chi tiết chuyến đi của bạn. Thêm các phát hiện của bạn dưới dạng mục nhập nhật ký chuyến đi hoặc danh sách điểm chính và lưu trữ chúng trong thư mục chuyến đi cụ thể.
Thành công trong các chuyến công tác với ClickUp
Cho dù bạn đang đi công tác nước ngoài, tham dự cuộc họp với khách hàng ở một bang khác hay làm việc từ xa ở một thành phố mới, ClickUp có thể giúp bạn tận dụng tối đa chuyến công tác và tìm cách làm việc hiệu quả trong thời gian đó.
Nó giúp hợp lý hóa quá trình du lịch của bạn, từ việc tạo lịch trình chi tiết với Mẫu Lập kế hoạch du lịch đến theo dõi chi phí với Mẫu Báo cáo chi phí.
Hơn nữa, Chế độ xem Lịch ClickUp giúp đồng nghiệp của bạn luôn biết tình trạng sẵn sàng của bạn, còn Tài liệu và Nhiệm vụ ClickUp sắp xếp và tập trung các thông tin quan trọng, để bạn không bao giờ bỏ lỡ bất kỳ bước nào trong hành trình của mình.
Bạn muốn kiểm soát kế hoạch du lịch kinh doanh của mình? Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay.