Việc hoàn trả chi phí đi công tác và chi tiêu theo cách thủ công rất tốn thời gian. Bạn phải quản lý bảng tính, thu thập tất cả hóa đơn chi phí đi công tác từ nhân viên, xác minh, ghi chép dữ liệu và phê duyệt khoản hoàn trả. Quá trình này cũng dễ dẫn đến lỗi.
Tại sao phải vất vả xử lý dữ liệu chi phí khi bạn có thể tự động hóa quy trình này bằng phần mềm quản lý chi phí và công tác?
Thay vì phải lưu trữ hàng trăm hóa đơn giấy và hàng loạt chi phí của nhân viên, bạn chỉ cần quét hóa đơn để ghi chép chi phí và tự động hóa quy trình phê duyệt thông qua các quy trình làm việc được định sẵn, giúp việc quản lý chuyến công tác trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Hãy cùng khám phá 10 phần mềm quản lý chi phí và công tác hàng đầu để hỗ trợ nhu cầu công tác của doanh nghiệp bạn, các tính năng chính và mức giá của chúng.
Bạn nên chú ý những yếu tố nào khi chọn phần mềm quản lý chi phí và công tác?
Một phần mềm quản lý chi phí và công tác nên giúp đơn giản hóa việc đặt chỗ, lập hóa đơn và thanh toán chi phí. Dưới đây là một số tính năng giúp tối ưu hóa quy trình thanh toán chi phí:
- Bảng điều khiển trực quan: Bảng điều khiển trực quan giúp bạn dễ dàng theo dõi chi phí đi công tác của từng nhân viên khi họ nộp báo cáo chi phí điện tử. Hãy tìm các tính năng như chế độ xem tùy chỉnh, tích hợp ứng dụng và đang theo dõi theo thời gian thực
- Tự động hóa: Phần mềm nên tự động điền thông tin giao dịch từ thẻ tín dụng doanh nghiệp và tính toán khoản hoàn trả chi phí
- Quét hóa đơn điện tử: Phần mềm cần có khả năng trích xuất dữ liệu từ hóa đơn điện tử và tự động điền vào các trường thông tin chi phí, giúp loại bỏ việc thực hiện mục nhập thủ công
- Phân tích nâng cao: Các nền tảng quản lý chi phí hàng đầu cung cấp các tính năng báo cáo và phân tích chi tiết để giúp kinh doanh phân tích và quản lý chi phí đi công tác
- Hiệu quả về chi phí: Phần mềm nên cung cấp mức giá tùy chỉnh và hợp lý phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn
10 phần mềm quản lý chi phí và công tác tốt nhất để sử dụng
Dưới đây là 10 phần mềm quản lý chi phí và công tác hàng đầu có thể đáp ứng toàn bộ nhu cầu kinh doanh của bạn — từ đặt vé đi lại đến quản lý chi phí, đang theo dõi ngân sách và quản lý hóa đơn.
1. TravelPerk
TravelPerk là một nền tảng cung cấp giải pháp quản lý báo cáo chi phí và công tác liền mạch. Nền tảng này hỗ trợ nhiều trường hợp sử dụng, chẳng hạn như đặt chỗ đi công tác theo nhóm cho các sự kiện ngoài trụ sở, quản lý công tác, quản lý chi phí và lập hóa đơn tập trung.
Với tính năng theo dõi chuyến công tác tích hợp sẵn, các nhà quản lý nhân sự có thể theo dõi các chuyến đi của nhân viên theo thời gian thực và kiểm tra xem họ có tuân thủ các chính sách và quy định về chi phí công tác hay không.
Các tính năng nổi bật của TravelPerk
- Kiểm soát ngân sách đi công tác của bạn với thông tin thời gian thực từ bảng điều khiển tương tác của TravelPerk
- Thêm các tính năng tích hợp mạnh mẽ chỉ với một cú nhấp chuột để quản lý tất cả chi phí của bạn từ một nơi duy nhất
- Thay đổi đặt chỗ bất cứ lúc nào với Flexi Perk – giải pháp chỉ với một cú nhấp chuột để đặt vé máy bay và khách sạn với bất kỳ mức giá nào và hủy đặt chỗ bất cứ lúc nào
- Xem trạng thái chuyến đi theo thời gian thực thông qua bản đồ tương tác
- Nhận những thông tin chuyên sâu hàng đầu về dấu chân carbon từ các chuyến đi để áp dụng các giải pháp du lịch bền vững
Những giới hạn của TravelPerk
- Phần mềm này có các tùy chọn đặt vé du lịch giới hạn
- Cần cải thiện giao diện người dùng (UI) cho việc đặt chỗ đi công tác. Ví dụ, bạn không thể tìm kiếm khách sạn trực tiếp mà phải cuộn qua toàn bộ danh sách
Giá của TravelPerk
- Starter: Miễn phí
- Gói Premium: 99 USD/tháng + 3% phí đặt chỗ
- Pro: 299 USD/tháng + 3% phí đặt chỗ
- Doanh nghiệp: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về TravelPerk
- G2: 4,6/5 (hơn 1.500 đánh giá)
- Capterra: 4,8/5 (404 đánh giá)
2. Fyle
Fyle là giải pháp quản lý chi phí giúp tự động hóa quy trình chi phí và hoàn trả chi phí, bao gồm đối chiếu chi phí thẻ tín dụng doanh nghiệp và xử lý các khoản hoàn trả chi phí cho nhân viên. Kết nối Fyle với phần mềm kế toán của bạn để theo dõi chi phí theo nhà cung cấp, dự án và bộ phận.
Bạn có thể tích hợp Fyle với NetSuite, Xero, Sage Intact, BambooHR và QuickBooks. Mặc dù phần mềm này không cung cấp các tính năng quản lý chuyến công tác, nhưng nó có thể được tích hợp với TravelPerk để phân tích và lập báo cáo chi phí đi lại của nhân viên.
Các tính năng nổi bật của Fyle
- Tận dụng trí tuệ nhân tạo (AI) dạng hội thoại để thu thập báo cáo chi phí kỹ thuật số và đối chiếu chúng với các giao dịch thẻ tín dụng
- Tự động hóa việc điền biểu mẫu chi phí, nộp báo cáo và đồng bộ hóa chi phí với phần mềm kế toán như QuickBooks, Sage và Xero
- Nhận được những thông tin chi tiết có giá trị và có thể áp dụng ngay lập tức về dữ liệu chi tiêu của bạn thông qua bảng điều khiển phân tích mạnh mẽ và tiên tiến
Những giới hạn của Fyle
- Các danh mục chi phí giới hạn của Fyle khiến việc ghi chép chính xác tất cả các loại chi phí trở nên khó khăn
- Phần mềm này có độ khó học khá cao
Giá của Fyle
- Gói Standard: 6,99 USD mỗi tháng cho mỗi người dùng, thanh toán hàng năm
- Kinh doanh: 11,99 USD mỗi tháng cho mỗi người dùng, thanh toán hàng năm
- Doanh nghiệp: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Fyle
- G2: 4,6/5 (hơn 1.300 đánh giá)
- Capterra: 4,5/5 (146 đánh giá)
3. WeGoPro (trước đây là Travelstop)
WeGoPro là phần mềm đặt vé và quản lý chuyến đi kết hợp theo dõi chi phí. Phần mềm này có danh sách hơn 800 hãng hàng không và 600.000 khách sạn, giúp các doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc đặt vé và kiểm soát chuyến đi.
Với WeGoPro, bạn có thể theo dõi chi phí của toàn công ty trên một bảng điều khiển duy nhất theo thời gian thực. Phần mềm này cũng cho phép bạn lưu giữ hồ sơ về những người thường xuyên vi phạm chính sách và quy định về công tác.
Các tính năng nổi bật của WeGoPro
- Tiết kiệm hàng giờ làm việc thủ công và đẩy nhanh quá trình hoàn trả chi phí nhờ tính năng báo cáo chi phí tự động hóa
- Quản lý chi phí đa tiền tệ với tỷ giá hối đoái cập nhật tức thì để quản lý chi phí kinh doanh toàn cầu mà không gặp bất kỳ sự chậm trễ nào
- Nhận được những thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu thông qua chế độ xem tổng hợp về chi tiêu của bạn theo từng danh mục chi phí hoặc bộ phận tại một nơi duy nhất
- Theo dõi dữ liệu của người đi công tác theo thời gian thực và đảm bảo an toàn cũng như hỗ trợ tức thì thông qua bản đồ tương tác
Những giới hạn của WeGoPro
- So với các nền tảng quản lý du lịch khác, nền tảng này có giới hạn lựa chọn chỗ ở.
- Giá cao hơn cho mỗi lần đặt chỗ có thể ảnh hưởng đến ngân sách đi công tác, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ
Giá của WeGoPro
- Tiêu chuẩn: 10 USD/lần đặt chỗ
- Premium: Liên hệ để biết giá
- Chi phí: 5 USD/tháng cho mỗi người dùng
Đánh giá và nhận xét về WeGoPro
- G2: 4,4/5 (12 đánh giá)
- Capterra: 4,3/5 (18 đánh giá)
4. Expensify
Expensify là một ứng dụng quản lý chi phí với tính năng theo dõi hóa đơn không giới hạn. Tính năng SmartScan của ứng dụng này quét tất cả hóa đơn chỉ với một cú nhấp chuột và tự động tải chúng lên bảng điều khiển.
Bạn có thể đồng bộ hóa Expensify với phần mềm kế toán kinh doanh, nhân sự và du lịch để tập hợp tất cả dữ liệu lại một chỗ, giúp quá trình kiểm toán tài chính trở nên dễ dàng hơn.
Các tính năng nổi bật của Expensify
- Chụp tất cả hóa đơn chỉ với một cú nhấp chuột bằng SmartScan để tự động nhập chi phí và nhận hoàn trả nhanh chóng
- Nhận hoàn tiền lên đến 2% khi sử dụng thẻ Expensify cho các giao dịch trên 250.000 USD
- Tạo các quy tắc chi phí để tự động phân loại các khoản thanh toán định kỳ
Những giới hạn của Expensify
- Việc nộp các báo cáo chi phí riêng biệt cho thẻ tín dụng cá nhân và thẻ tín dụng kinh doanh có thể gây áp lực lớn cho nhân viên
- Các sự cố thường xuyên xảy ra trong quá trình quét hóa đơn đòi hỏi phải có nỗ lực thủ công để nộp các hóa đơn chi phí
Giá của Expensify
- Collect: 5 USD/tháng cho mỗi người dùng, thanh toán hàng năm
- Control: 9 USD/tháng cho mỗi người dùng, thanh toán hàng năm
Đánh giá và nhận xét về Expensify
- G2: 4,5/5 (hơn 5.100 đánh giá)
- Capterra: 4,5/5 (hơn 1.000 đánh giá)
5. Navan
Navan là phần mềm tự động hóa quản lý chi phí, thu thập thông tin chi tiết về chi tiêu công tác từ hóa đơn của nhân viên và chi tiêu qua thẻ tín dụng kinh doanh. Các doanh nghiệp có thể giới hạn việc sử dụng thẻ để tránh tình trạng nhân viên chi tiêu quá mức.
Bạn có thể sử dụng Navan để hoàn trả các chi phí tự chi trả của nhân viên đi công tác tại 45 quốc gia và 25 loại tiền tệ. Hơn nữa, Navan Rewards cho phép nhân viên tích lũy điểm thưởng từ các chuyến công tác của mình.
Các tính năng nổi bật nhất của Navan
Những giới hạn của Navan
- Đội ngũ hỗ trợ khách hàng có thể mất nhiều thời gian hơn bình thường để trả lời các yêu cầu hỗ trợ của bạn
- Việc thiếu hỗ trợ GPS ngoại tuyến khiến việc ghi chép hành trình trở nên khó khăn khi nhân viên đi công tác đến một quốc gia khác mà không có thẻ SIM quốc tế
Giá của Navan
- Growth: Miễn phí
- Chuyên nghiệp: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét của Navan
- G2: 4,7/5 (hơn 7.500 đánh giá)
- Capterra: 4,6/5 (176 đánh giá)
6. Happay
Happay là một nền tảng toàn diện dành cho quản lý chi phí và công tác. Nền tảng này cung cấp các giải pháp quản lý chi phí đa dạng cho nhiều trường hợp sử dụng khác nhau, chẳng hạn như Công cụ Đặt chỗ Tự động (SBT) để đặt vé máy bay và khách sạn cho mục đích kinh doanh, và Xpendite để tự động theo dõi chi phí từ hơn sáu nguồn khác nhau.
Giải pháp kiểm toán thông minh của phần mềm này giúp các nhà quản lý xác định và đánh dấu các trường hợp nhân viên vi phạm chính sách công tác. Các phân tích thông minh của Happay cung cấp những thông tin chi tiết có giá trị về thói quen chi tiêu của nhân viên, giúp kiểm soát chi tiêu kinh doanh hiệu quả hơn.
Ngoài ra, khả năng tích hợp liền mạch với các hệ thống kế toán khiến nó trở thành giải pháp tối ưu cho việc quản lý tài chính hiệu quả.
Các tính năng nổi bật của Happay
- Đạt được báo cáo chi phí chính xác 100% từ hơn 6 nguồn với Happay Xpendite
- Phát hiện các hóa đơn trùng lặp và các trường hợp vi phạm chính sách bằng SmartAudit để đảm bảo tuân thủ
- Quản lý chuyến công tác và chi phí của bạn từ mọi nơi với ứng dụng di động Happay, tích hợp đầy đủ các tính năng trên web
- Nhận thông tin chi tiết về chi phí và chuyến công tác theo thời gian thực với DeepAnalyze để đưa ra các quyết định sáng suốt
Những giới hạn của Happay
- Có thể tốn nhiều thời gian và dẫn đến các báo cáo sai sót
- Việc quản lý các khoản chi phí liên quan đến nhiều danh mục chi phí, dự án và tiền tệ có thể gặp nhiều khó khăn
Giá của Happay
- Giá cả tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Happay
- G2: 4,5/5 (305 đánh giá)
- Capterra: 4,6/5 (829 đánh giá)
7. Emburse Certify
Emburse là một phần mềm quản lý chi phí phổ biến khác, dùng để tạo, nộp và phê duyệt các khoản chi phí. Phần mềm này còn cung cấp một hệ thống quản lý chi phí và công tác giúp tối ưu hóa việc lập kế hoạch công tác, tuân thủ chính sách, ghi chép chi phí, cũng như thu thập thông tin về thị thực và sức khỏe của người đi công tác.
Bạn có thể cài đặt quy trình phê duyệt trước cho chi phí đi công tác để kiểm soát chi phí hiệu quả hơn. Điều này cũng giúp loại bỏ các công việc thủ công như nộp báo cáo chi phí hoặc hóa đơn giấy.
Các tính năng nổi bật nhất của Emburse Certify
- Lên lịch tạo/lập báo cáo chi phí tự động với ReportExecutive để tránh công việc báo cáo thủ công tẻ nhạt
- Phát hiện các vi phạm và trùng lặp bằng Embrace Audit để có quy trình quản lý chi phí và hoàn trả minh bạch
- Loại bỏ các điểm nghẽn luồng tiền bằng cách cung cấp tính năng phê duyệt trước cho các chương trình công tác
- Nâng cao chất lượng ra quyết định tài chính thông qua việc phân tích chi phí và xu hướng chi tiêu
Các giới hạn của Emburse Certify
- Giao diện người dùng phức tạp khiến người dùng khó thao tác trong ứng dụng
- Phần mềm này cung cấp các tính năng tích hợp giới hạn
Giá của Emburse Certify
- Đăng ký ngay: 12 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Dành cho doanh nghiệp: Giá tùy chỉnh
Tham khảo các đánh giá và nhận xét trên Certify
- G2: 4,5/5 (2.035 đánh giá)
- Capterra: 4,7/5 (1.279 đánh giá)
8. SAP Concur
SAP Concur cung cấp một giải pháp tích hợp cho việc quản lý chi phí, công tác và hóa đơn. Giải pháp này kết nối các khoản chi phí công tác và hóa đơn của nhân viên vào một hệ thống duy nhất, giúp hiển thị các giao dịch và đảm bảo tuân thủ quy định.
Các tính năng nổi bật nhất của SAP Concur
- Tự động hóa hệ thống quản lý chi tiêu với Concur và xử lý các khoản hoàn trả nhanh hơn
- Phân tích dữ liệu và thông tin chi tiết từ chi phí kinh doanh và dòng thời gian thanh toán hóa đơn thông qua các bảng điều khiển toàn diện
- Tối ưu hóa thông tin chuyến công tác bằng cách kết nối các chuyến đi, người đi công tác và lịch trình tại một nơi duy nhất với Concur Travel
- Tự động hóa quy trình xử lý các tài khoản phải trả để giảm thiểu rủi ro gian lận và rủi ro tuân thủ tiềm ẩn
Những giới hạn của SAP Concur
- Không thể hiển thị các báo cáo chi phí có thời gian cũ hơn 90 ngày
- Thời gian xử lý các yêu cầu hỗ trợ khá lâu
Giá của SAP Concur
- Giá cả tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về SAP Concur
- G2: 4,0/5 (hơn 6.000 đánh giá)
- Capterra: 4,3/5 (2.030 đánh giá)
9. TravelBank
TravelBank là một giải pháp toàn diện khác dành cho quản lý thẻ, theo dõi chi phí và quản lý chuyến công tác. Với TravelBank, bạn có thể nộp báo cáo chi phí điện tử, tự động hóa quy trình phê duyệt, tối ưu hóa chi tiêu cho chuyến công tác, đối chiếu các giao dịch thẻ doanh nghiệp và nâng cao khả năng hiển thị dữ liệu.
Các tính năng nổi bật của TravelBank
- Theo dõi việc phân bổ và chi tiêu quỹ để kiểm soát chi phí kinh doanh
- Dự đoán các khoản chi phí trong tương lai và lập kế hoạch ngân sách đi công tác phù hợp
- Tích hợp tất cả các thẻ du lịch doanh nghiệp ảo và tự động đồng bộ hóa các giao dịch vào nền tảng quản lý chi phí TravelBank
Những giới hạn của TravelBank
- Việc thay đổi đặt chỗ có thể gặp khó khăn
- Công cụ quét đôi khi thu thập thông tin sai từ các hóa đơn được tải lên
Giá dịch vụ TravelBank
- Travel: 25 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Chi phí: 10 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Travel and Expense: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về TravelBank
- G2: 4,5/5 (333 đánh giá)
- Capterra: 4,7/5 (226 đánh giá)
10. Zoho Expense
Zoho Expense là công cụ quản lý chi phí và công tác dành cho doanh nghiệp, giúp tự động hóa việc lập báo cáo chi phí và đơn giản hóa quy trình đặt chỗ công tác. Phần mềm này còn tự động quét các giao dịch thẻ tín dụng và thẻ doanh nghiệp kèm hóa đơn để đối chiếu chính xác hơn. Bạn cũng có thể cài đặt mức phụ cấp công tác hàng ngày cho nhân viên tại các khu vực khác nhau.
Các tính năng nổi bật nhất của Zoho Expense
- Có chế độ xem toàn diện về các yêu cầu đi công tác của nhân viên nhờ các phân tích tức thì và bảng điều khiển trực quan
- Tự động hóa việc theo dõi quãng đường mà vẫn đảm bảo bảo mật dữ liệu
- Nâng cao hiệu quả kiểm toán chi phí và kiểm soát gian lận để bạn không phải kiểm tra từng giao dịch một cách thủ công
- Đơn giản hóa việc theo dõi hóa đơn kinh doanh nhờ tính năng quét tự động tiên tiến hỗ trợ hơn 14 ngôn ngữ
Những giới hạn của Zoho Expense
- Những sai lệch nhỏ trong tính năng nhận diện hóa đơn dẫn đến việc lập báo cáo chi phí không hiệu quả
- Phần mềm này có giới hạn về khả năng tích hợp
Giá của Zoho Expense
- Miễn phí
- Gói Standard: 4 USD/tháng cho mỗi người dùng, thanh toán hàng năm
- Gói Premium: 6 USD/tháng cho mỗi người dùng, thanh toán hàng năm
- Tùy chỉnh: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Zoho Expense
- G2: 4,5/5 (hơn 1.100 đánh giá)
- Capterra: 4,6/5 (hơn 900 đánh giá)
Các công cụ quản lý chuyến công tác khác
Phần mềm quản lý chi phí và công tác có thể giúp bạn theo dõi các khoản chi tiêu vượt ngân sách và các trường hợp vi phạm quy định. Tuy nhiên, để tránh chi tiêu quá mức, bạn cần có kế hoạch công tác chiến lược. Hãy thử ClickUp, một nền tảng tất cả trong một để tạo ra các kế hoạch công tác thông minh.
ClickUp
Với ClickUp, bạn có thể lập kế hoạch du lịch cá nhân hoặc công tác chi tiết với chi phí thấp. Đây là công cụ du lịch tất cả trong một dành cho các nhà quản lý du lịch và cá nhân. Hãy bắt đầu với việc lập kế hoạch ngân sách. Đối với việc này, bạn không cần đến công cụ kế toán hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI). Sử dụng tính năng Docs của ClickUp để hợp tác với nhóm du lịch, thảo luận về ngân sách và lập lịch trình.
Với ClickUp for Finance, bạn và nhóm tài chính có thể theo dõi các mục tiêu tài chính của tổ chức và cài đặt ngân sách đi công tác phù hợp.
Tiếp theo, bạn cần các mẫu lịch trình để lên kế hoạch cho một chuyến công tác suôn sẻ.
ClickUp cung cấp nhiều mẫu lịch trình phù hợp với các nhu cầu đi công tác khác nhau của bạn. Những mẫu này giúp bạn lập kế hoạch hiệu quả hơn và xử lý các thay đổi vào phút chót trong kế hoạch.
Bạn cũng có thể đơn giản hóa việc lập kế hoạch du lịch công tác hoặc cá nhân với Mẫu Lập Kế Hoạch Du Lịch của ClickUp. Mẫu này giúp bạn theo dõi các chuyến bay và đặt phòng khách sạn, đồng thời chia sẻ kế hoạch du lịch của mình với bạn bè, gia đình hoặc đồng nghiệp.
Giờ đây, khi bạn đã lên kế hoạch cho chuyến đi và ngân sách, đã đến lúc tạo lịch trình cho chương trình du lịch của mình bằng Chế độ xem Lịch của ClickUp. Bạn có thể lên kế hoạch cho tất cả các hoạt động trong chuyến đi, bao gồm cả ngày nghỉ ngơi và thời gian di chuyển.
Dễ dàng lập kế hoạch và quản lý chuyến công tác với ClickUp
Việc lựa chọn phần mềm quản lý chi phí và công tác phù hợp là điều cần thiết để đảm bảo tuân thủ quy định, duy trì dòng tiền và xử lý các khoản hoàn trả một cách nhanh chóng.
Tuy nhiên, các phần mềm này thường thiếu các tính năng lập kế hoạch đi công tác và có các tùy chọn đặt chỗ đắt đỏ.
ClickUp là giải pháp tốt nhất để giải quyết vấn đề này. Hãy kết hợp các quy trình quản lý chi phí và công tác với ClickUp để đơn giản hóa việc lập kế hoạch và thực hiện các chuyến công tác, từ đó đạt được kết quả quản lý chi phí hiệu quả hơn.
Đăng ký miễn phí trên ClickUp để sắp xếp kế hoạch đi công tác và theo dõi chi phí đi công tác một cách dễ dàng!