Việc hoàn trả chi phí và chi phí đi lại thủ công rất tẻ nhạt. Bạn phải duy trì bảng tính, thu thập tất cả các hóa đơn chi phí đi lại từ nhân viên, xác minh chúng, ghi lại dữ liệu và phê duyệt hoàn trả. Điều này cũng dễ dẫn đến lỗi.
Tại sao phải trải qua tất cả những rắc rối về dữ liệu chi phí này khi bạn có thể tự động hóa quá trình này bằng phần mềm quản lý chi phí và du lịch?
Thay vì lưu trữ hàng trăm hóa đơn giấy và hàng hàng chi phí của nhân viên, bạn chỉ cần quét hóa đơn để ghi lại chi phí và tự động hóa quy trình phê duyệt thông qua các quy trình công việc đã định sẵn, giúp quản lý du lịch công tác trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Hãy khám phá 10 phần mềm quản lý chi phí và du lịch hàng đầu để hỗ trợ nhu cầu du lịch kinh doanh của bạn, các tính năng chính và giá cả của chúng.
Những yếu tố cần lưu ý khi chọn phần mềm quản lý chi phí và du lịch?
Phần mềm quản lý chi phí và du lịch nên đơn giản hóa việc đặt chỗ, lập hóa đơn và thanh toán. Dưới đây là một số tính năng giúp tối ưu hóa quy trình thanh toán:
- Bảng điều khiển trực quan: Bảng điều khiển trực quan giúp bạn dễ dàng theo dõi chi phí đi lại của từng nhân viên khi họ gửi báo cáo chi phí kỹ thuật số. Tìm kiếm các chế độ xem có thể tùy chỉnh, tích hợp ứng dụng và theo dõi thời gian thực
- Tự động hóa: Phần mềm phải tự động điền chi tiết giao dịch từ thẻ công ty và tính toán chi phí được hoàn trả
- Chụp hóa đơn kỹ thuật số: Phải có khả năng trích xuất dữ liệu từ hóa đơn kỹ thuật số và điền vào các trường chi phí, loại bỏ việc nhập dữ liệu thủ công
- Phân tích nâng cao: Các nền tảng quản lý chi phí tốt nhất cung cấp các tính năng báo cáo và phân tích sâu sắc để giúp doanh nghiệp phân tích và quản lý chi phí đi lại
- Hiệu quả chi phí: Phần mềm phải cung cấp giá cả tùy chỉnh và hợp lý theo nhu cầu kinh doanh của bạn
10 phần mềm quản lý chi phí và du lịch tốt nhất để sử dụng
Dưới đây là 10 phần mềm du lịch và chi phí tốt nhất có thể quản lý mọi nhu cầu kinh doanh của bạn, từ đặt vé đến quản lý chi phí, theo dõi ngân sách và quản lý hóa đơn.
1. TravelPerk
TravelPerk là một nền tảng cung cấp dịch vụ quản lý báo cáo chi phí và du lịch liền mạch. Nền tảng này hỗ trợ nhiều trường hợp sử dụng, chẳng hạn như đặt vé du lịch theo nhóm cho các chuyến đi ngoài công ty, quản lý du lịch, quản lý chi phí và lập hóa đơn tập trung.
Với tính năng theo dõi chuyến đi tích hợp sẵn, các nhà quản lý nhân sự có thể theo dõi các chuyến công tác của nhân viên theo thời gian thực và kiểm tra xem họ có tuân thủ các chính sách và quy định về chi phí công tác hay không.
Các tính năng tốt nhất của TravelPerk
- Kiểm soát ngân sách du lịch của bạn với thông tin thời gian thực từ bảng điều khiển TravelPerk tương tác
- Thêm các tích hợp mạnh mẽ chỉ với một cú nhấp chuột để quản lý tất cả chi phí của bạn từ một nơi duy nhất
- Thay đổi đặt chỗ bất cứ lúc nào với Flexi Perk, giải pháp một chạm để đặt vé máy bay và khách sạn với mọi giá và hủy đặt chỗ bất cứ lúc nào
- Xem trạng thái chuyến đi theo thời gian thực với bản đồ tương tác
- Nhận những thông tin hữu ích về dấu chân carbon trong du lịch để triển khai các giải pháp du lịch bền vững
Giới hạn của TravelPerk
- Có giới hạn các tùy chọn đặt vé du lịch
- Cần cải thiện giao diện người dùng cho việc đặt vé du lịch. Ví dụ: bạn không thể tìm kiếm khách sạn trực tiếp và phải cuộn qua toàn bộ danh sách
Giá cả của TravelPerk
- Bắt đầu: Miễn phí
- Premium: $99/tháng + 3% phí đặt chỗ
- Pro: $299/tháng + 3% phí đặt chỗ
- Enterprise: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về TravelPerk
- G2: 4.6/5 (1.500+ đánh giá)
- Capterra: 4.8/5 (404 đánh giá)
2. Fyle
Fyle là giải pháp quản lý chi phí tự động hóa quy trình chi phí và hoàn trả chi phí của bạn, bao gồm đối chiếu chi phí thẻ công ty và xử lý hoàn trả chi phí cho nhân viên. Kết nối nó với phần mềm kế toán của bạn để theo dõi chi phí của nhà cung cấp, dự án và bộ phận.
Bạn có thể tích hợp Fyle với NetSuite, Xero, Sage Intact, BambooHR và QuickBooks. Mặc dù không cung cấp các tính năng quản lý du lịch, nhưng phần mềm này có thể được tích hợp với TravelPerk để phân tích và báo cáo chi phí du lịch của nhân viên.
Các tính năng tốt nhất của Fyle
- Tận dụng AI hội thoại để thu thập báo cáo chi phí kỹ thuật số và đối chiếu với giao dịch thẻ tín dụng
- Tự động hóa việc điền biểu mẫu chi phí, nộp báo cáo và đồng bộ hóa chi phí với phần mềm kế toán của bạn như Quickbooks, Sage và Xero
- Nhận thông tin chi tiết có thể hành động theo thời gian thực về dữ liệu chi tiêu của bạn thông qua bảng điều khiển phân tích mạnh mẽ và tiên tiến
Giới hạn của Fyle
- Các danh mục chi phí giới hạn của Fyle khiến việc ghi chép chính xác tất cả các loại chi phí trở nên khó khăn
- Nó có đường cong học tập dốc
Giá cả của Fyle
- Tiêu chuẩn: 6,99 USD/tháng/người dùng, thanh toán hàng năm
- Kinh doanh: 11,99 USD/tháng/người dùng, thanh toán hàng năm
- Enterprise: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Fyle
- G2: 4.6/5 (1.300+ đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (146 đánh giá)
3. WeGoPro (trước đây là Travelstop)
WeGoPro là phần mềm đặt vé và quản lý du lịch cùng với theo dõi chi phí. Phần mềm này có hơn 800 hãng hàng không và 600.000 khách sạn được liệt kê để giúp các doanh nghiệp đặt vé và kiểm soát dễ dàng hơn.
Với WeGoPro, bạn có thể theo dõi chi phí toàn công ty trên một bảng điều khiển duy nhất theo thời gian thực. Phần mềm này cũng cho phép bạn lưu giữ hồ sơ về các chính sách du lịch thường xuyên và những người vi phạm quy định.
Các tính năng tốt nhất của WeGoPro
- Tiết kiệm hàng giờ làm thủ công và đẩy nhanh quá trình hoàn trả chi phí với báo cáo chi phí tự động
- Quản lý chi phí đa tiền tệ với tỷ giá hối đoái tức thời để quản lý chi phí kinh doanh toàn cầu mà không có bất kỳ sự chậm trễ nào
- Có được thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu thông qua chế độ xem tổng hợp chi tiêu của bạn theo loại chi phí hoặc bộ phận tại một nơi duy nhất
- Theo dõi dữ liệu của khách du lịch kinh doanh theo thời gian thực và đảm bảo an toàn và hỗ trợ tức thì thông qua bản đồ tương tác
Giới hạn của WeGoPro
- Nó cung cấp các lựa chọn chỗ ở giới hạn so với các nền tảng quản lý du lịch khác
- Giá cao hơn cho mỗi đặt phòng có thể ảnh hưởng đến ngân sách du lịch, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ
Giá cả của WeGoPro
- Tiêu chuẩn: $10/đặt chỗ
- Premium: Liên hệ để biết giá
- Chi phí: 5 USD/tháng cho mỗi người dùng
Đánh giá và nhận xét của WeGoPro
- G2: 4.4/5 (12 đánh giá)
- Capterra: 4.3/5 (18 đánh giá)
4. Expensify
Expensify là ứng dụng quản lý chi phí với tính năng quản lý theo dõi hóa đơn không giới hạn. Tính năng SmartScan của ứng dụng này quét tất cả hóa đơn chỉ bằng một cú nhấp chuột và tự động tải chúng lên bảng điều khiển.
Bạn có thể đồng bộ Expensify với phần mềm kế toán kinh doanh, nhân sự và du lịch để tập hợp tất cả dữ liệu, giúp quá trình kiểm toán tài chính trở nên dễ dàng hơn.
Các tính năng tốt nhất của Expensify
- Ghi lại tất cả hóa đơn chỉ với một cú nhấp chuột bằng SmartScan để tự động nhập chi phí và nhận thanh toán nhanh chóng
- Nhận tới 2% tiền hoàn lại trên thẻ Expensify cho các giao dịch trên 250.000 đô la
- Tạo quy tắc chi phí để tự động phân loại các khoản thanh toán định kỳ
Giới hạn của Expensify
- Việc nộp báo cáo chi phí riêng biệt cho thẻ cá nhân và thẻ kinh doanh có thể gây khó khăn cho nhân viên
- Các sự cố thường xuyên xảy ra trong quá trình quét hóa đơn đòi hỏi nỗ lực thủ công để gửi hóa đơn chi phí
Giá cả của Expensify
- Thu thập: 5 USD/tháng cho mỗi người dùng, thanh toán hàng năm
- Control: 9 USD/tháng cho mỗi người dùng, thanh toán hàng năm
Đánh giá và nhận xét về Expensify
- G2: 4.5/5 (5.100+ đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (1.000+ đánh giá)
5. Navan
Navan là phần mềm tự động hóa quản lý chi phí thu thập chi tiết chi tiêu kinh doanh từ hóa đơn của nhân viên và chi phí thẻ kinh doanh. Doanh nghiệp có thể giới hạn việc sử dụng thẻ để tránh nhân viên chi tiêu quá mức.
Bạn có thể sử dụng Navan để hoàn trả chi phí phát sinh của nhân viên đi công tác tại 45 quốc gia và 25 loại tiền tệ. Hơn nữa, Navan Rewards cho phép nhân viên kiếm được phần thưởng khi đi công tác.
Các tính năng tốt nhất của Navan
- Theo dõi chi tiêu đi công tác của nhân viên với báo cáo và phân tích chi phí nâng cao
- Nhận dữ liệu phát thải carbon theo thời gian thực để theo dõi các mục tiêu du lịch bền vững của bạn
Giới hạn của Navan
- Đội ngũ hỗ trợ khách hàng có thể mất nhiều thời gian hơn bình thường để trả lời các yêu cầu hỗ trợ của bạn
- Việc thiếu hỗ trợ GPS ngoại tuyến khiến việc ghi lại chuyến đi trở nên khó khăn khi nhân viên đi công tác nước ngoài mà không có thẻ SIM quốc tế
Giá cả của Navan
- Tăng trưởng: Miễn phí
- Chuyên nghiệp: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét của Navan
- G2: 4.7/5 (7.500+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (176 đánh giá)
6. Happay
Happay là một nền tảng toàn diện để quản lý chi phí và du lịch. Nó cung cấp các giải pháp quản lý chi phí khác nhau cho các trường hợp sử dụng khác nhau, chẳng hạn như Công cụ tự đặt chỗ (SBT) để đặt vé du lịch và khách sạn cho mục đích kinh doanh, và Xpendite để tự động theo dõi chi phí từ hơn sáu nguồn.
Giải pháp kiểm toán thông minh của nó giúp các nhà quản lý xác định và báo cáo các vi phạm chính sách du lịch của nhân viên. Phân tích thông minh của Happay cung cấp thông tin chi tiết có giá trị về mô hình chi tiêu của nhân viên, cho phép kiểm soát tốt hơn chi tiêu kinh doanh.
Ngoài ra, sự tích hợp liền mạch với các hệ thống kế toán khiến nó trở thành giải pháp tối ưu cho việc quản lý tài chính hiệu quả.
Các tính năng tốt nhất của Happay
- Đạt được báo cáo chi phí chính xác 100% từ 6+ nguồn với Happay Xpendite
- Phát hiện hóa đơn trùng lặp và vi phạm chính sách bằng SmartAudit để đảm bảo tuân thủ
- Quản lý chi phí và chuyến đi của bạn từ mọi nơi với ứng dụng di động Happay với tất cả các tính năng web
- Nhận thông tin chi tiết về du lịch và chi phí theo thời gian thực với DeepAnalyze để đưa ra quyết định thông minh
Giới hạn của Happay
- Có thể tốn nhiều thời gian và dẫn đến báo cáo sai sót
- Có thể khó quản lý các chi phí liên quan đến nhiều loại chi phí, dự án và tiền tệ
Giá cả của Happay
- Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét của Happay
- G2: 4.5/5 (305 đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (829 đánh giá)
7. Emburse Certify
Emburse là một phần mềm quản lý chi phí phổ biến khác để tạo, gửi và phê duyệt chi phí. Phần mềm này cũng cung cấp hệ thống quản lý chi phí và du lịch giúp hợp lý hóa việc lập kế hoạch du lịch, tuân thủ chính sách, ghi chép chi phí và thu thập thông tin thị thực và sức khỏe của khách du lịch.
Bạn có thể cài đặt phê duyệt trước cho chi phí đi lại để kiểm soát chi phí tốt hơn. Phần mềm này cũng loại bỏ các công việc thủ công như nộp báo cáo chi phí hoặc hóa đơn thực tế.
Các tính năng tốt nhất của Emburse Certify
- Lên lịch tạo báo cáo chi phí tự động với ReportExecutive để tránh công việc báo cáo thủ công tẻ nhạt
- Phát hiện vi phạm và trùng lặp bằng Embrace Audit để có quy trình quản lý chi phí và thanh toán minh bạch
- Loại bỏ tắc nghẽn luồng tiền mặt bằng cách cung cấp phê duyệt trước cho các chương trình du lịch
- Nâng cao khả năng ra quyết định tài chính bằng cách phân tích chi phí và xu hướng chi tiêu
Giới hạn của Emburse Certify
- Giao diện người dùng phức tạp khiến người dùng khó điều hướng trong ứng dụng
- Nó cung cấp các tính năng tích hợp giới hạn
Giá cả của Emburse Certify
- Chứng nhận ngay: 12 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Chuyên nghiệp: Giá tùy chỉnh
Tham khảo đánh giá và nhận xét về Certify
- G2: 4.5/5 (2.035 đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (1.279 đánh giá)
8. SAP Concur
SAP Concur cung cấp giải pháp gói cho quản lý chi phí, du lịch và hóa đơn. Giải pháp này kết nối chi phí du lịch và hóa đơn của nhân viên vào một hệ thống duy nhất để hiển thị giao dịch rõ ràng hơn và đảm bảo tuân thủ.
Các tính năng tốt nhất của SAP Concur
- Tự động hóa hệ thống quản lý chi tiêu với Concur và xử lý hoàn trả chi phí nhanh hơn
- Phân tích dữ liệu và thông tin chi tiết từ chi phí kinh doanh và dòng thời gian thanh toán hóa đơn với bảng điều khiển toàn diện
- Hợp lý hóa các chi tiết chuyến công tác bằng cách kết nối các chuyến đi, khách du lịch và lịch trình tại một nơi với Concur Travel
- Tự động hóa xử lý tài khoản phải trả để giảm thiểu rủi ro gian lận và rủi ro tuân thủ tiềm ẩn
Giới hạn của SAP Concur
- Không thể hiển thị báo cáo chi phí cũ hơn 90 ngày
- Thời gian xử lý yêu cầu hỗ trợ rất nhanh
Giá cả của SAP Concur
- Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về SAP Concur
- G2: 4.0/5 (6.000+ đánh giá)
- Capterra: 4.3/5 (2.030 đánh giá)
9. TravelBank
TravelBank là một giải pháp toàn diện khác cho quản lý thẻ, theo dõi chi phí và quản lý du lịch. Bạn có thể gửi báo cáo chi phí kỹ thuật số, tự động hóa việc phê duyệt, tối ưu hóa chi tiêu du lịch, đối chiếu các giao dịch thẻ công ty và hiển thị dữ liệu tốt hơn với TravelBank.
Các tính năng tốt nhất của TravelBank
- Giám sát việc phân bổ và chi tiêu quỹ để kiểm soát chi phí kinh doanh
- Dự đoán chi phí trong tương lai và lập kế hoạch ngân sách du lịch phù hợp
- Tích hợp tất cả các thẻ du lịch ảo của công ty và tự động đồng bộ hóa giao dịch vào nền tảng quản lý chi phí TravelBank
Giới hạn của TravelBank
- Việc điều chỉnh đặt chỗ có thể gặp khó khăn
- Công cụ quét đôi khi thu thập thông tin sai từ việc tải lên hóa đơn
Giá cả của TravelBank
- Du lịch: 25 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Chi phí: 10 USD/tháng cho mỗi người dùng
- Du lịch và Chi phí: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về TravelBank
- G2: 4.5/5 (333 đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (226 đánh giá)
10. Zoho Expense
Zoho Expense là công cụ quản lý chi phí và du lịch dành cho các doanh nghiệp để tự động hóa báo cáo chi phí và đơn giản hóa việc đặt vé du lịch kinh doanh. Nó cũng tự động quét các giao dịch thẻ tín dụng và thẻ công ty cùng với hóa đơn để đối chiếu tốt hơn. Bạn cũng có thể đặt mức phụ cấp hàng ngày cho nhân viên ở các khu vực khác nhau.
Các tính năng tốt nhất của Zoho Expense
- Có được chế độ xem toàn diện về các yêu cầu đi công tác của nhân viên với phân tích tức thì và bảng điều khiển trực quan
- Tự động hóa việc theo dõi số dặm mà không ảnh hưởng đến bảo mật dữ liệu
- Tăng cường kiểm toán chi phí và kiểm soát gian lận để bạn không phải xem xét từng giao dịch thủ công
- Đơn giản hóa việc theo dõi hóa đơn kinh doanh thông qua tính năng quét tự động tiên tiến với hơn 14 ngôn ngữ
Giới hạn của Zoho Expense
- Những sai lệch nhỏ trong tính năng nhận dạng hóa đơn dẫn đến báo cáo chi phí không hiệu quả
- Có giới hạn tích hợp
Giá cả của Zoho Expense
- Miễn phí
- Tiêu chuẩn: 4 USD/tháng cho mỗi người dùng, thanh toán hàng năm
- Premium: 6 USD/tháng cho mỗi người dùng, thanh toán hàng năm
- Tùy chỉnh: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Zoho Expense
- G2: 4.5/5 (1.100+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (900+ đánh giá)
Các công cụ quản lý du lịch khác
Phần mềm quản lý chi phí và du lịch có thể giúp bạn theo dõi chi tiêu quá mức và vi phạm chính sách. Tuy nhiên, để tránh chi tiêu quá mức, bạn cần có kế hoạch du lịch chiến lược. Hãy thử ClickUp, một nền tảng tất cả trong một để tạo kế hoạch du lịch thông minh.
ClickUp
Với ClickUp, bạn có thể tạo kế hoạch du lịch cá nhân hoặc kinh doanh chi tiết với chi phí thấp. Đây là công cụ du lịch tất cả trong một cho các nhà quản lý du lịch và cá nhân. Bắt đầu với lập kế hoạch ngân sách. Để làm điều này, bạn không cần công cụ kế toán hỗ trợ AI. Sử dụng Tài liệu của ClickUp để cộng tác với nhóm du lịch, thảo luận về ngân sách và tạo lịch trình.
Với ClickUp for Finance, bạn và nhóm tài chính của mình có thể theo dõi các mục tiêu tài chính của tổ chức và đặt ngân sách đi lại phù hợp.
Tiếp theo, bạn cần các mẫu lịch trình để lập kế hoạch cho một chuyến công tác suôn sẻ.
ClickUp cung cấp một số mẫu lịch trình phù hợp với các nhu cầu du lịch khác nhau của bạn. Các mẫu này giúp bạn lập kế hoạch hiệu quả hơn và xử lý các thay đổi vào phút chót trong kế hoạch.
Bạn cũng có thể đơn giản hóa việc lập kế hoạch du lịch kinh doanh hoặc cá nhân với Mẫu Lập kế hoạch du lịch của ClickUp. Mẫu này giúp bạn theo dõi các chuyến bay và đặt phòng khách sạn, đồng thời chia sẻ kế hoạch du lịch của bạn với bạn bè, gia đình hoặc đồng nghiệp.
Bây giờ bạn đã lên kế hoạch cho chuyến đi và ngân sách, đã đến lúc tạo lịch trình cho chương trình du lịch của bạn với Chế độ xem Lịch của ClickUp. Bạn có thể lên kế hoạch cho tất cả các hoạt động trong chuyến đi, bao gồm cả ngày nghỉ ngơi và thời gian di chuyển.
Lập kế hoạch và quản lý du lịch dễ dàng với ClickUp
Chọn phần mềm quản lý chi phí và du lịch phù hợp là điều cần thiết để đảm bảo tuân thủ, duy trì luồng tiền mặt và xử lý hoàn trả nhanh chóng.
Tuy nhiên, chúng thường thiếu các tính năng lập kế hoạch du lịch và có các tùy chọn đặt phòng đắt đỏ.
ClickUp là giải pháp tốt nhất để thu hẹp khoảng cách này. Kết hợp các quy trình quản lý chi phí và du lịch của bạn với ClickUp để đơn giản hóa việc lập kế hoạch và thực hiện các chuyến công tác, từ đó mang lại kết quả là quản lý chi phí tốt hơn.
Đăng ký ClickUp miễn phí để tổ chức kế hoạch du lịch và theo dõi chi phí kinh doanh một cách dễ dàng!