Bạn là một nhà tư vấn kinh doanh tự do làm việc với nhiều chủ doanh nghiệp và cơ quan. Bạn đang ngồi tại bàn làm việc, kết thúc một ngày làm việc thì nhận được một email: "Hợp đồng của khách hàng X sẽ hết hạn vào ngày mai. "
Hãy tưởng tượng sự hoảng loạn khi bạn nhận ra rằng mình sẽ phải làm thêm giờ, thức khuya và soạn thảo đề xuất gia hạn hợp đồng.
Nghe quen quen?
Quá trình gia hạn hợp đồng có thể giống như đi trên bãi mìn đối với nhiều chuyên gia. Bạn có thể mất một mối quan hệ kinh doanh quan trọng nếu thực hiện sai một bước. Nhưng nếu bạn có thể biến vấn đề đau đầu này thành một quá trình dễ dàng cho tất cả các bên liên quan thì sao?
Nhập mẫu gia hạn hợp đồng.
Đây không chỉ là một tài liệu pháp lý để điền vào chỗ trống. Đây là một mẫu chiến lược được thiết kế để hợp lý hóa quy trình gia hạn, đồng thời đảm bảo tính rõ ràng và nhất quán.
Bạn tiết kiệm thời gian và giảm thiểu lỗi tiềm ẩn bằng cách điều chỉnh hợp đồng gốc theo thông tin chi tiết của khách hàng và điều khoản gia hạn mỗi lần mà không mất thời gian soạn thảo lại từ đầu.
Tuy nhiên, không phải tất cả các mẫu hợp đồng gia hạn đều giống nhau. Giống như mỗi mối quan hệ kinh doanh là duy nhất, các mẫu phải được điều chỉnh để phù hợp với các ngành và tình huống cụ thể.
Ví dụ: mẫu gia hạn cho dịch vụ tài chính có thể bao gồm tỷ lệ lãi suất và quy định tài chính. Trong khi đó, mẫu cho công ty sáng tạo có thể nhấn mạnh quyền sở hữu trí tuệ và các cột mốc của dự án.
Do đó, việc có sẵn một mẫu hợp đồng kinh doanh phù hợp trong tầm tay có thể tạo ra sự khác biệt.
Khám phá những yếu tố tạo nên một tài liệu gia hạn hợp đồng tốt và khám phá sáu mẫu miễn phí để hợp lý hóa quy trình gia hạn của bạn.
Mẫu gia hạn hợp đồng là gì?
Mẫu gia hạn hợp đồng là tài liệu pháp lý được thiết kế sẵn để gia hạn các thỏa thuận kinh doanh hiện có. Người dùng có thể nhanh chóng điền thông tin chi tiết trong khi vẫn giữ nguyên cấu trúc cốt lõi của thỏa thuận ban đầu. Bạn cũng có thể tùy chỉnh các mẫu hợp đồng gia hạn cho các ngành hoặc loại hợp đồng khác nhau.
Tuy nhiên, các chi tiết quan trọng vẫn giữ nguyên, chẳng hạn như:
- Tên các bên liên quan
- Chi tiết hợp đồng gốc
- Điều khoản hợp đồng mới
- Điều khoản và lịch thanh toán
- Bất kỳ thay đổi nào đối với các điều khoản hoặc điều kiện
- Xác nhận các điều khoản không thay đổi
- Chữ ký và ngày hết hạn
Điều này giúp tiết kiệm thời gian bằng cách loại bỏ nhu cầu soạn thảo hợp đồng từ đầu, giúp bạn tập trung vào điều quan trọng nhất—tương lai của mối quan hệ hợp tác.
Ngoài ra, nó còn giúp duy trì sự giao tiếp rõ ràng giữa hai hoặc nhiều bên, từ đó củng cố mối quan hệ với khách hàng.
Điều tuyệt vời nhất? Bạn có thể xử lý việc gia hạn hợp đồng như một chuyên gia.
Đọc thêm: Quản lý kỳ vọng của khách hàng để xây dựng mối quan hệ tốt hơn
Điều gì tạo nên một mẫu gia hạn hợp đồng tốt?
Cho dù là gia hạn hợp đồng dịch vụ hay hợp đồng hợp tác, một mẫu được soạn thảo kỹ lưỡng sẽ giúp các chuyên gia nhân sự, chủ doanh nghiệp, cố vấn pháp lý, quản lý mua sắm, freelancer, tư vấn, quản trị viên văn phòng và quản lý dự án tiến hành gia hạn một cách tự tin, chuyên nghiệp, hiệu quả và tránh các rủi ro pháp lý.
Tuy nhiên, gần 90% người dùng kinh doanh cho rằng hợp đồng khó hiểu hoặc không thể hiểu được. Do đó, một mẫu gia hạn hợp đồng tốt phải bao gồm các tính năng như:
- Phần liên quan: Mẫu phải có bố cục rõ ràng với tiêu đề lớn, tiêu đề phụ và các điều khoản được đánh số. Mẫu cũng phải có các tính năng sau:
- Phân biệt rõ ràng giữa các điều khoản cũ và điều khoản gia hạn
- Các phần chi tiết nhấn mạnh các thay đổi so với thỏa thuận gốc
- Liên kết đến hợp đồng gốc
2. Khả năng tùy chỉnh: Bạn có thể sửa đổi các điều khoản, thêm các điều khoản cụ thể hoặc xóa các phần không liên quan để phù hợp với ngành hoặc nhu cầu kinh doanh riêng của mình mà không ảnh hưởng đến cấu trúc tổng thể.
3. Cộng tác: Một mẫu tốt nên tạo điều kiện cho việc chia sẻ, bình luận và chỉnh sửa thời gian thực dễ dàng giữa các thành viên trong nhóm, bộ phận pháp lý và các bên bên ngoài để có tài liệu phù hợp.
4. Khả năng truy xuất nguồn gốc: Nó phải cho phép người dùng theo dõi các thay đổi được thực hiện đối với hợp đồng theo thời gian. Một bản ghi kiểm tra rõ ràng về ai đã thực hiện sửa đổi nào và khi nào sẽ đảm bảo tính minh bạch trong toàn bộ quá trình gia hạn hợp đồng và giúp dễ dàng xử lý.
5. Tính năng AI tích hợp: Mẫu phải cung cấp các đề xuất điều khoản tự động dựa trên tiêu chuẩn ngành, tối ưu hóa ngôn ngữ để đảm bảo tính rõ ràng, phát hiện lỗi và sự không nhất quán trong bản nháp để tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất của nhóm.
6. Khả năng sử dụng: Mẫu phải thân thiện với người dùng, có điều hướng trực quan. Mẫu cũng nên sử dụng ngôn ngữ đơn giản, giải thích các thuật ngữ phức tạp và cung cấp luồng thông tin logic.
6 mẫu gia hạn hợp đồng miễn phí
Với vô số tùy chọn có sẵn, việc tìm kiếm mẫu hợp đồng gia hạn phù hợp với nhu cầu của tổ chức có thể là một thách thức.
Chúng tôi đã chọn ra sáu mẫu gia hạn hợp đồng miễn phí hỗ trợ nhiều trường hợp sử dụng và có các tính năng cần thiết để giúp bạn gia hạn hợp đồng đúng hạn.
1. Mẫu quản lý hợp đồng ClickUp
Việc tạo hợp đồng mới lần đầu tiên có thể rất khó khăn, vì cần phải bao gồm tất cả các thông tin quan trọng. Đó là lúc Mẫu quản lý hợp đồng của ClickUp ra tay giúp bạn.
Mẫu thân thiện với người mới bắt đầu này được thiết kế để giúp bạn soạn thảo, xem xét, phê duyệt và quản lý hợp đồng — tại một địa điểm tập trung. Gửi hợp đồng đến tất cả mọi người có liên quan và đảm bảo thời hạn gia hạn được tuân thủ — tiết kiệm thời gian và nỗ lực.
Là một phần của phần mềm quản lý hợp đồng ClickUp, mẫu này đảm bảo tuân thủ các yêu cầu pháp lý, hiển thị trạng thái hợp đồng và dòng thời gian gia hạn, đồng thời cho phép theo dõi chi phí chính xác. Mẫu này còn có các tính năng sau:
- Trạng thái tùy chỉnh để theo dõi tiến độ, từ soạn thảo đến chấp nhận
- Trường tùy chỉnh để dễ dàng hiển thị dữ liệu hợp đồng
- Nhiều chế độ xem để sắp xếp thông tin hiệu quả
- Các công cụ quản lý dự án giúp nâng cao khả năng theo dõi thời hạn, các yếu tố phụ thuộc và toàn bộ vòng đời hợp đồng
Bắt đầu rất đơn giản.
- Thêm mẫu vào Không gian Làm việc ClickUp của bạn và mời các thành viên trong nhóm của bạn hợp tác. Sử dụng Hướng dẫn Bắt đầu để làm quen với các tính năng của nó.
- Bạn sẽ thích Chế độ xem danh sách tổng hợp, cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về tất cả các hợp đồng để quản lý hợp đồng.
- Chế độ xem Tiến độ là lựa chọn hoàn hảo để theo dõi các cuộc đàm phán và đánh giá đang diễn ra, trong khi Chế độ xem Biểu mẫu yêu cầu giúp bạn quản lý các yêu cầu hợp đồng mới một cách liền mạch.
- Mẫu này cũng cho phép bạn sắp xếp hợp đồng theo sáu trạng thái: Đã chấp nhận, Đang soạn thảo, Đang đàm phán, Hợp đồng mới và Đang xem xét. Bằng cách cập nhật chúng thường xuyên, bạn đảm bảo năng suất luôn ở mức cao.
Lý tưởng cho: Các nhóm pháp lý trong các tổ chức có nhiều bên liên quan cần được thông báo về các điều khoản phê duyệt và gia hạn hợp đồng.
Đọc thêm: Chiến lược quản lý khách hàng cho các chuyên gia kinh doanh
2. Mẫu đánh giá hợp đồng ClickUp
Quá trình soạn thảo hợp đồng có thể chậm và rườm rà, với vô số lần sửa đổi và chậm trễ phản hồi, đặc biệt là khi có nhiều bộ phận tham gia, cả từ phía bạn và khách hàng.
Hãy sử dụng Mẫu đánh giá hợp đồng của ClickUp. Mẫu này được thiết kế để cung cấp cho nhóm của bạn phản hồi nhanh chóng và chất lượng về bản thảo hợp đồng. Hãy coi mẫu này như một không gian thống nhất và có tổ chức để lưu trữ và đánh giá hợp đồng trực tuyến, giúp loại bỏ các tệp và phản hồi rải rác.
- Một trong những tính năng nổi bật của mẫu này là tổng quan trực quan về các điều khoản chính. Điều này cho phép so sánh nhanh giữa các hợp đồng và phiên bản khác nhau.
- Mẫu này cũng bao gồm các công cụ để theo dõi trạng thái của từng hợp đồng và công việc tiếp theo.
- Trong khi Chế độ xem Quy trình xem xét hợp đồng phác thảo các bước của quy trình làm việc, Chế độ xem Tất cả hợp đồng cung cấp không gian lưu trữ và tổ chức tập trung cho các thỏa thuận.
- Chế độ xem Hợp đồng quản lý dự án cho phép theo dõi tiến độ của các dự án khác nhau, còn chế độ xem Đánh giá của khách hàng cung cấp một khu vực riêng để lưu trữ và phân tích phản hồi của khách hàng.
Ngoài ra, sử dụng các tính năng quản lý dự án như:
- Phản hồi bình luận để thuận tiện cho việc phản hồi nhanh chóng
- Cảnh báo phụ thuộc để giữ công việc đi đúng hướng
Các tính năng này kết hợp với nhau giúp hợp lý hóa quản lý hợp đồng, tăng cường giám sát dự án và tạo điều kiện cho việc cải tiến liên tục dựa trên ý kiến đóng góp của khách hàng.
Lý tưởng cho: Các nhóm pháp lý, quản lý dự án và chuyên gia kinh doanh quản lý khối lượng hợp đồng lớn hàng ngày và giúp mọi người đồng nhất trong việc soạn thảo hợp đồng và phản hồi.
Đọc thêm: Hướng dẫn tiếp thị vòng đời khách hàng cho nhà tiếp thị
3. Mẫu hợp đồng nhà thầu ClickUp
Hãy tưởng tượng: Bạn là một nhà thầu độc lập sẵn sàng bắt đầu một dự án mới thú vị. Khách hàng rất hào hứng và bạn cũng đã sẵn sàng, nhưng có một vấn đề: không có hợp đồng chính thức, bạn không chắc chắn về các điều khoản, kỳ vọng và trách nhiệm.
Đây là nơi Mẫu Hợp đồng Nhà thầu của ClickUp có thể giúp bạn. Sử dụng mẫu thư hợp đồng có cấu trúc và có thể tùy chỉnh này, bạn có thể:
- Xác định và phân công trách nhiệm công việc cho nhà thầu và nhà thầu phụ
- Đặt ra các kỳ vọng về thanh toán, dòng thời gian và kết quả công việc
- Đề cập đến các điều khoản trong thỏa thuận để bảo vệ cả doanh nghiệp của bạn và nhà thầu khỏi các tranh chấp pháp lý tiềm ẩn
Để bắt đầu, hãy thu thập các thông tin cần thiết về nhà thầu và dự án, sau đó tạo các nhiệm vụ trong ClickUp để sắp xếp dữ liệu này. Sử dụng ClickUp Doc để phác thảo mẫu thư và cộng tác với các nhà thầu về các điều khoản quan trọng.
Xem lại bản nháp để đảm bảo tất cả các chi tiết đều chính xác và hoàn tất bằng cách yêu cầu cả hai bên ký tên. Cuối cùng, bạn có thể sử dụng các chế độ xem tùy chỉnh như Gantt, Khối lượng công việc và Lịch để thiết lập kiểm tra tiến độ thường xuyên.
Lý tưởng cho: Nhà tuyển dụng và nhà thầu độc lập, những người phải thiết lập các điều khoản dự án rõ ràng, đặt ra các kỳ vọng chung và bảo vệ lợi ích nghề nghiệp của mình. Nó cũng giúp điều chỉnh các thỏa thuận pháp lý và xác định các điều khoản hợp đồng, đảm bảo tất cả các bên luôn đồng bộ trong suốt quá trình.
📮 ClickUp Insight: Các nhóm có hiệu suất thấp có khả năng phải sử dụng hơn 15 công cụ cao gấp 4 lần, trong khi các nhóm có hiệu suất cao duy trì hiệu quả bằng cách giới hạn bộ công cụ của họ ở 9 nền tảng trở xuống. Nhưng sử dụng một nền tảng thì sao?
Là ứng dụng toàn diện cho công việc, ClickUp tập hợp các nhiệm vụ, dự án, tài liệu, wiki, trò chuyện và cuộc gọi của bạn trên một nền tảng duy nhất, hoàn chỉnh với quy trình làm việc được hỗ trợ bởi AI. Sẵn sàng làm việc thông minh hơn? ClickUp phù hợp với mọi nhóm, giúp công việc hiển thị rõ ràng và cho phép bạn tập trung vào những việc quan trọng trong khi AI xử lý phần còn lại.
Đọc thêm: 10 phần mềm quản lý báo giá tốt nhất để chốt giao dịch
4. Mẫu hợp đồng dịch vụ quản lý dự án ClickUp
Quản lý dự án bao gồm việc đánh dấu các công việc đã hoàn thành và tạo ra một khung công việc rõ ràng, được mọi người đồng ý, giúp mọi người làm việc thống nhất ngay từ ngày đầu tiên và bao gồm các trách nhiệm pháp lý.
Mẫu hợp đồng dịch vụ quản lý dự án của ClickUp sẽ giúp bạn làm điều đó.
Mẫu này là một lộ trình giúp bạn quản lý thời hạn, giữ mọi người trong vòng thông tin và đảm bảo tầm nhìn của khách hàng trở thành hiện thực. Nếu không có nó, những hiểu lầm, sự thay đổi phạm vi và kỳ vọng không đạt được là điều không thể tránh khỏi.
Nó bao gồm các chi tiết quan trọng như:
- Các sản phẩm cụ thể và thời hạn hoàn thành
- Vai trò và trách nhiệm của mỗi bên
- Yêu cầu về giao tiếp
- Chi tiết ngân sách và điều khoản thanh toán trong thư hợp đồng
- Thủ tục xử lý thay đổi hoặc giải quyết xung đột
- Phương thức thanh toán, chi tiết hóa đơn và các điều khoản và điều kiện pháp lý như quyền sở hữu dự án sau khi bàn giao
Chỉnh sửa cộng tác theo thời gian thực giúp nhóm của bạn đồng bộ hoàn hảo, trong khi tự động hóa dễ dàng xử lý các công việc thường ngày và quy trình ký kết.
Điểm nổi bật? Nó có thể tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu riêng của bạn.
Bạn muốn chỉ định mức phí theo giờ thay vì phí dự án, hoặc bạn cần thêm điều khoản về hoàn trả chi phí trong kỳ dùng thử? Hãy làm ngay.
Với phần mềm quản lý dự án CRM của ClickUp, bạn có thể dễ dàng đồng bộ hóa thông tin khách hàng trực tiếp vào mẫu hợp đồng để đảm bảo tính chính xác và kịp thời của dữ liệu.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Khi bạn gặp khó khăn với các thuật ngữ pháp lý, bạn có thể sử dụng ClickUp Brain để giải mã các thuật ngữ phức tạp thành ngôn ngữ dễ hiểu. Nó cũng giúp bạn điền sẵn các chi tiết hợp đồng, chẳng hạn như phạm vi dịch vụ, sản phẩm và dòng thời gian, để bạn không phải bắt đầu lại từ đầu mỗi lần.
Đọc thêm: 10 Chiến lược thu hút khách hàng để thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh
5. Mẫu thư gia hạn hợp đồng lao động của TEMPLATE. NET
Nếu bạn là quản lý dự án mà bỏ lỡ việc gia hạn hợp đồng của nhân viên, kết quả có thể rất khó lường, đặc biệt nếu đó là nhân viên hợp đồng. Điều này có thể dẫn đến sự chậm trễ của dự án và mất nhân tài hàng đầu vào tay đối thủ cạnh tranh.
Tuy nhiên, việc soạn thảo hợp đồng gia hạn cho nhân viên từ đầu là một quá trình tốn thời gian và đòi hỏi sự chú ý tỉ mỉ đến các chi tiết pháp lý.
Đây là lúc Mẫu thư gia hạn hợp đồng nhân viên của TEMPLATE. NET phát huy tác dụng, vì thư hợp đồng này chính thức thông báo ý định gia hạn hợp đồng của người sử dụng lao động. Mẫu thư này đảm bảo:
- Cả hai bên đều rõ ràng về mối quan hệ việc làm tiếp tục và các điều khoản của nó
- Tránh hiểu lầm về việc làm sau khi hợp đồng kết thúc
- Mở cuộc thảo luận về những thay đổi tiềm năng trong các điều khoản hoặc điều kiện
Mẫu thư của TEMPLATE. NET sử dụng giọng điệu chuyên nghiệp và lịch sự, đồng thời ghi nhận những đóng góp của nhân viên cho tổ chức. Ngoài ra, mẫu thư còn có ghi ngày tháng, điều cần thiết cho việc lưu trữ hồ sơ và các vấn đề pháp lý.
Bạn có thể dễ dàng sửa đổi bìa và tiêu đề của mẫu để thêm logo công ty hoặc màu sắc cụ thể. Thêm hoặc xóa tiêu đề lớn và đoạn văn để đề cập đến các khía cạnh cụ thể của việc gia hạn.
Để tăng cường tính rõ ràng và tổ chức, bạn có thể:
- Sử dụng danh sách cho các điều khoản gia hạn, thông tin lương hoặc phúc lợi
- Thêm hình ảnh, video và liên kết Google Map để làm cho mẫu thư trở nên hấp dẫn hơn về mặt thị giác
- Chèn trích dẫn từ quản lý hoặc chữ ký điện tử
💡Mẹo chuyên nghiệp: Vạch ra 2-3 mục tiêu cho kỳ hợp đồng sắp tới. Điều này giúp nhân viên có định hướng rõ ràng để tiếp tục phát triển trong công ty.
6. Mẫu gia hạn hợp đồng của Jotform
Mẫu gia hạn hợp đồng của Jotform là mẫu thư có thể tùy chỉnh và thân thiện với người dùng, được thiết kế để hợp lý hóa quá trình gia hạn.
Với trình tạo mẫu hợp đồng trực tuyến của Jotform, bạn có thể:
- Tùy chỉnh mẫu để phù hợp hoàn hảo với nhu cầu và hoàn cảnh cụ thể của bạn
- Phân phối tài liệu dễ dàng qua email để người nhận có thể xem lại
- Thu thập chữ ký một cách dễ dàng từ mọi thiết bị
Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng thêm, xóa hoặc sắp xếp lại các trường biểu mẫu để phù hợp với yêu cầu của mình. Thêm các trường chữ ký bổ sung nếu cần cho nhiều bên. Tải lên logo công ty của bạn và điều chỉnh phông chữ và màu sắc để phù hợp với bản sắc hình ảnh của bạn.
Mẫu này cũng bao gồm các điều khoản tiêu chuẩn phù hợp với luật pháp hiện hành.
Bằng cách này, bạn duy trì định dạng chuẩn hóa cho tất cả các hợp đồng gia hạn của mình. Trong khi cho phép tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu cụ thể của khách hàng, bạn có nhiều khả năng duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng và thúc đẩy lòng trung thành của khách hàng.
Lý tưởng cho: Các chuyên gia kinh doanh không có kỹ năng lập trình và cần một mẫu dễ sử dụng để quản lý quy trình gia hạn hợp đồng một cách hiệu quả.
Đọc thêm: 10 công cụ giữ chân khách hàng để duy trì mối quan hệ lâu dài
Hợp lý hóa quy trình gia hạn hợp đồng với các mẫu ClickUp
Soạn thảo hợp đồng mới trên quy mô lớn đi kèm với nhiều thách thức, như đảm bảo độ chính xác, quản lý thời hạn chặt chẽ và duy trì tính nhất quán giữa các tài liệu.
Nhưng với sáu mẫu được thiết kế kỹ lưỡng này, bạn có thể biến quá trình gia hạn thành một công việc hiệu quả và liền mạch. Giống như có tất cả các công cụ trong tầm tay, từ theo dõi thay đổi đến cộng tác trong thời gian thực. Ngoài ra, không còn tình trạng bỏ lỡ thời hạn hoặc bỏ sót chi tiết, chỉ còn những lần gia hạn suôn sẻ, không căng thẳng, giúp củng cố mối quan hệ kinh doanh của bạn.
Các mẫu gia hạn hợp đồng được tạo sẵn của ClickUp được các doanh nghiệp sử dụng rộng rãi để hợp tác thời gian thực qua ClickUp Docs, trợ lý viết văn bản dựa trên AI ClickUp Brain giúp bạn thực hiện các công việc nặng nhọc và CRM của ClickUp lưu trữ tất cả thông tin quan trọng của khách hàng tại một địa điểm tập trung. Sẵn sàng đẩy nhanh quá trình gia hạn hợp đồng của bạn chưa?
Đăng ký trên ClickUp, tải xuống các mẫu gia hạn hợp đồng này và bắt đầu sử dụng.