Cách sử dụng phương pháp "Prime Time" để quản lý thời gian

Bạn có bao giờ cảm thấy như não bộ của mình bị tắc nghẽn vào một số thời điểm nhất định trong ngày không?

Bạn nhìn chằm chằm vào danh sách công việc, tự nhủ phải có năng suất cao, nhưng mọi thứ vẫn không suôn sẻ. Có thể bạn là người thích dậy sớm nhưng lại bị áp lực bởi các cuộc họp buổi chiều, hoặc là người thích thức khuya nhưng lại khó tập trung trước buổi trưa.

Nếu chúng tôi nói với bạn rằng có một cách để làm việc theo nhịp điệu năng lượng tự nhiên của bạn, thay vì chống lại nó, thì sao? Đó chính là phương pháp "prime time", và nó có thể giúp đơn giản hóa công việc của bạn và tăng năng suất.

Làm thế nào? Bằng cách giúp bạn từ bỏ những lời khuyên về năng suất từ các kỹ thuật quản lý thời gian "một kích thước phù hợp với tất cả" và chấp nhận nhịp điệu riêng biệt của cơ thể bạn.

Sẵn sàng chinh phục ngày mới chưa? Hãy để chúng tôi hướng dẫn bạn cách áp dụng phương pháp "prime time".

Phương pháp "Prime Time" sinh học là gì?

Hãy tưởng tượng một công tắc tinh thần được bật lên, đưa bạn vào trạng thái tập trung cao độ và năng suất tối đa. Đó chính là "thời điểm vàng" sinh học của bạn — khoảng thời gian mà những công việc phức tạp trở nên dễ dàng và luồng ý tưởng tuôn trào tự nhiên.

Bằng cách sắp xếp công việc của bạn một cách chiến lược sao cho phù hợp với khung giờ này, bạn có thể hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn, mang lại cho bạn cảm giác tràn đầy năng lượng và thành tựu.

Lịch sử của Phương pháp Thời gian Vàng

Khái niệm BPT, hay phương pháp giờ vàng sinh học (hoặc mô hình giờ vàng), có nguồn gốc từ các nghiên cứu ban đầu về nhịp sinh học, tức là đồng hồ sinh học bên trong cơ thể điều chỉnh các quá trình sinh lý khác nhau, bao gồm chu kỳ ngủ-thức, sự giải phóng hormone và chức năng nhận thức.

Các nghiên cứu tiên phong vào giữa thế kỷ 20 đã tiết lộ sự tồn tại của các mô hình nhịp điệu này và tác động đáng kể của chúng đối với hành vi con người. Theo thời gian, các nghiên cứu đã đi sâu hơn vào các sắc thái của BPT, củng cố tầm quan trọng của nó đối với hoạt động hàng ngày tối ưu.

Phương pháp "prime time" sinh học, như chúng ta biết ngày nay, được cho là do tác giả Sam Carpenter đề xuất, người đã phổ biến khái niệm này trong cuốn sách của ông Work the System .

Phương pháp này cung cấp một khung làm việc thực tiễn để khai thác sức mạnh của BPT, giúp cá nhân tổ chức ngày làm việc của mình nhằm đạt hiệu quả tối đa.

Nhà văn và chuyên gia về năng suất người Canada Chris Bailey cũng đã chia sẻ về thành công của mình với phương pháp "prime time" dựa trên sinh học. Ông giải thích chi tiết về điều này trong cuốn sách của mình The Productivity Project .

Anh ấy đang theo dõi mức năng lượng của mình theo từng giờ trong ba tuần và phát hiện ra rằng thời gian vàng sinh học hoặc đỉnh năng lượng của anh ấy là từ 10 giờ sáng đến trưa và từ 5 giờ chiều đến 8 giờ tối. Trong những kỳ này, anh ấy tập trung vào các công việc quan trọng, đồng thời dành thời gian năng lượng thấp hơn cho các hoạt động ít đòi hỏi hơn.

Bây giờ, hãy cùng xem cách bạn có thể xác định và cá nhân hóa "thời gian vàng" của riêng mình.

Cách xác định thời gian vàng của bạn

Điểm đặc biệt của phương pháp "prime time" sinh học hay mô hình "prime time" nằm ở tính cá nhân hóa của nó. Không có công thức chung nào phù hợp với tất cả mọi người, nhưng có một công thức duy nhất phù hợp với bạn. Để khai thác tiềm năng của BPT và hoàn thành các công việc, hãy cân nhắc những điều sau:

Bạn đang theo dõi mức năng lượng của mình

Hãy ghi chép chi tiết về mức năng lượng của bạn trong suốt cả ngày trong ít nhất một tuần.

Hãy ghi chú những lúc bạn cảm thấy tỉnh táo, tập trung và đầy động lực nhất, và ngược lại, những lúc bạn cảm thấy uể oải và khó tập trung. Các mô hình sẽ dần xuất hiện, giúp bạn xác định được khung giờ BPT của mình.

Hãy xem xét loại đồng hồ sinh học của bạn

Bạn là người dậy sớm hay thức khuya? Hiểu rõ xu hướng tự nhiên của bạn đối với chu kỳ ngủ-thức có thể cung cấp những manh mối quý giá về BPT của bạn và giúp cân bằng cuộc sống công việc.

Phân tích thói quen ngủ

Chất lượng giấc ngủ của bạn có ảnh hưởng đáng kể đến BPT. Theo dõi thời lượng và chất lượng giấc ngủ bằng thiết bị theo dõi giấc ngủ hoặc ứng dụng chuyên dụng.

Xác định các khung giờ làm việc hiệu quả nhất

Hãy nhìn lại một ngày làm việc của bạn.

Khi nào bạn cảm thấy mình đang giải quyết công việc với sự tập trung cao độ? Khi nào ý tưởng tuôn trào dễ dàng và những vấn đề phức tạp dường như có thể giải quyết được? Những kỳ này là những dấu hiệu rõ ràng cho thấy bạn đang ở trong giai đoạn BPT.

Một công cụ tuyệt vời để thực hiện việc cần làm là Mẫu Phân tích Thời gian của ClickUp. Bằng cách sử dụng mẫu này để phân tích cách bạn quản lý thời gian và mức năng lượng của mình, bạn có thể đưa ra những quyết định sáng suốt hơn về cách sắp xếp lịch trình của mình.

Tải xuống mẫu này

Mẫu này giúp bạn:

Dưới đây là một số mẹo để sử dụng mẫu này ở giai đoạn này:

1. Bắt đầu bằng cách ghi lại tất cả các hoạt động của bạn trong suốt cả ngày. Điều này bao gồm các nhiệm vụ công việc, thời gian nghỉ ngơi, các hoạt động cá nhân, và thậm chí cả những lúc bạn cảm thấy mệt mỏi hoặc thiếu động lực

2. Bên cạnh mỗi hoạt động, hãy ghi chú mức năng lượng mà bạn cảm nhận được. Sử dụng thang điểm phù hợp với bạn, dù đó là thang điểm đơn giản từ 1–10 hay các thuật ngữ mô tả như ‘năng lượng cao’, ‘năng lượng trung bình’ hoặc ‘năng lượng thấp’

3. Sau vài ngày đang theo dõi, hãy xem lại các mục nhập của bạn. Tìm kiếm các xu hướng trong mức năng lượng và năng suất của bạn. Kiểm tra xem có những khung giờ cụ thể trong ngày mà bạn luôn cảm thấy tràn đầy năng lượng và tập trung hơn, hoặc có những hoạt động nào đó khiến bạn mất năng lượng nhiều hơn so với các hoạt động khác

4. Dựa trên quan sát của bạn, xác định chính xác khung giờ vàng sinh học của bạn. Đây là thời điểm bạn cảm thấy tỉnh táo, tập trung và có năng suất cao nhất. Đây chính là khung giờ bạn nên dành riêng cho những công việc quan trọng nhất của mình.

Thử nghiệm

Đừng ngại thử nghiệm! Hãy lên lịch cho các công việc đòi hỏi nhiều công sức vào các khung giờ khác nhau trong ngày và quan sát sự thay đổi trong năng suất làm việc của bạn. Hãy chú ý đến các tín hiệu từ cơ thể và điều chỉnh lịch trình cho phù hợp để vượt qua những yếu tố cản trở năng suất.

Sử dụng những thông tin thu được từ Mẫu Phân tích Thời gian để thử nghiệm việc điều chỉnh lịch trình của bạn. Lên lịch cho các công việc đòi hỏi nhiều công sức nhất vào thời gian vàng và các công việc ít đòi hỏi hơn vào những kỳ năng lượng thấp hơn

Bằng cách tuân thủ nghiêm túc các bước này, bạn sẽ dần dần xây dựng được một bức tranh toàn cảnh thuyết phục về BPT của mình.

Đọc thêm: Work the System của Sam Carpenter

Cuốn sách Work the System của Sam Carpenter là cuốn sách không thể bỏ qua đối với bất kỳ ai muốn áp dụng phương pháp "prime time" để quản lý thời gian một cách tối ưu.

Cuốn sách không chỉ dừng lại ở việc xác định BPT của bạn. Nó cung cấp các chiến lược thực tiễn để quản lý thời gian hiệu quả trong khung giờ cao điểm của bạn.

Carpenter trình bày các phương pháp để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc, giảm thiểu sự xao nhãng và xây dựng một hệ thống giúp bạn thực hiện công việc thông minh hơn, chứ không phải vất vả hơn.

Ông nhấn mạnh tầm quan trọng của việc hiểu rõ "thời gian vàng sinh học" và xác định các công việc có tác động lớn (HLAs)—những công việc mang lại kết quả quan trọng nhất—và lên lịch thực hiện chúng trong khung thời gian "thời gian vàng sinh học" của bạn.

Dưới đây là một số điểm chính từ cuốn sách:

Cách sử dụng phổ biến của phương pháp Prime Time

Mặc dù cả những người thức khuya lẫn những người dậy sớm đều có nhịp sinh học quyết định thời điểm có năng suất cao nhất, nhưng bạn cũng nên chú ý đến các yếu tố khác, chẳng hạn như giấc ngủ.

Nổi tiếng với tinh thần làm việc và sự nỗ lực không ngừng nghỉ, CEO của X (trước đây là Twitter) và Tesla, Elon Musk, đã thừa nhận trong một cuộc phỏng vấn với CNBC rằng việc thường xuyên làm việc thâu đêm đang ảnh hưởng xấu đến sức khỏe và năng suất công việc của ông.

“Tôi đã thử ngủ ít hơn, nhưng… dù thức dậy nhiều giờ hơn, tôi lại không hoàn thành được nhiều việc hơn,” Musk nói. “Và mức độ đau đầu rất tệ nếu tôi ngủ ít hơn sáu giờ mỗi đêm.”

Ngược lại, một trong những người tiền nhiệm của ông và là đồng sáng lập Twitter, Jack Dorsey, nổi tiếng với thói quen buổi sáng—thức dậy lúc 5 giờ sáng để thiền và làm công việc trước khi ngồi xuống kiểm tra các công việc trong ngày.

Mỗi người có cách riêng để chuẩn bị tinh thần cho những giờ công việc tập trung, phản ánh nguyên tắc cốt lõi của BPT.

Bạn cũng có thể áp dụng phương pháp này trong nhiều tình huống khác nhau để đạt được năng suất tối ưu và cải thiện sự tập trung. Dưới đây là một số trường hợp sử dụng chính:

Cách áp dụng phương pháp "Prime Time" vào công việc hàng ngày

Xác định những giờ có năng suất cao nhất của bạn chỉ là bước đầu tiên. Bây giờ, bạn cần tận dụng tối đa những giờ vàng đó. Hãy nhớ rằng, hoàn thành công việc là việc quản lý năng lượng và lịch trình của bạn.

Đồng hồ có thể cho thấy bạn còn rất nhiều thời gian để hoàn thành một dự án, nhưng nếu đầu óc bạn đã kiệt sức, thì dự án đó có lẽ sẽ không đi đến đâu cả. Vì vậy, đây là quy tắc vàng để tối đa hóa thời gian vàng sinh học của bạn: Hãy cố gắng thiết lập một thói quen nhất quán và bảo vệ nó như chiếc cốc cà phê yêu thích của bạn!

Dưới đây là việc cần làm:

Bước 1: Lập kế hoạch hành động

Đừng lãng phí thời gian vàng của bạn để suy nghĩ xem nên làm gì. Trước khi thời gian đó đến, hãy sử dụng nhiệm vụ ClickUp để tạo một danh sách công việc rõ ràng. Hãy coi đó như kế hoạch hành động cá nhân của bạn để đạt năng suất cao nhất.

Xếp hạng ưu tiên cho các công việc bằng tính năng ClickUp Task Priorities — điều gì là cực kỳ quan trọng? Đánh dấu những công việc đó là ưu tiên cao để bạn biết chính xác nơi cần tập trung trí óc sắc bén của mình.

ClickUp cung cấp bốn mức độ ưu tiên: Khẩn cấp, Cao, Bình thường và Thấp. Các mức độ này đóng vai trò như các nhãn để phân loại mức độ quan trọng và tác động của các công việc của bạn.

Dưới đây là cách thực hiện:

Bạn cũng có thể thử mẫu ClickUp Daily Time Blocking Template được tạo sẵn trong giai đoạn kế hoạch.

Tải xuống mẫu này

Dưới đây là lý do:

Bước 2: Tăng cường thời gian vàng của bạn

Hãy coi "thời gian vàng" của bạn như một pháo đài bảo vệ bạn khỏi công việc dang dở, việc trễ hạn và cảm giác tội lỗi về năng suất làm việc. Dùng ClickUp để quản lý thời gian và chặn khoảng thời gian đó trên lịch của bạn. Điều này giúp pháo đài của bạn an toàn trước những cuộc họp bất ngờ hay các yếu tố gây xao nhãng.

Các tính năng Quản lý Thời gian của ClickUp cho phép bạn dễ dàng lên lịch các khối thời gian cụ thể trong khung giờ vàng của mình trên lịch. Bạn có thể chỉ định các khoảng thời gian được bảo vệ này bằng cách kéo và thả các công việc trong chế độ xem lịch.

Khi bạn dành riêng thời gian vàng của mình, nó sẽ hiển thị dưới dạng một công việc trên lịch của bạn. Điều này giúp đồng nghiệp có thể nhìn thấy, cho họ biết rằng bạn không rảnh và bạn thực sự muốn tập trung trong khoảng thời gian đó.

Sử dụng các tính năng theo dõi thời gian tích hợp sẵn của ClickUp để theo dõi thời gian thực hiện các công việc cần tập trung.

Tính năng báo cáo của ClickUp cũng cho phép bạn phân tích thời gian đã theo dõi. Xem những công việc nào mất nhiều thời gian hơn dự kiến và điều chỉnh ước tính hoặc lịch trình cho các phiên BPT trong tương lai.

Thêm ghi chú vào các mục nhập thời gian để ghi lại cảm nhận của bạn trong quá trình thực hiện công việc. Điều này có thể giúp bạn hoàn thiện việc xác định BPT theo thời gian.

Ngoài ra, bạn cũng có thể tận dụng các hàm sau:

Bước 3: Loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng

Bất cứ điều gì có thể làm bạn mất tập trung đều cần phải loại bỏ. Bạn có thể cố gắng xây dựng một "bộ não thứ hai " để lưu trữ và sắp xếp thông tin. Điều này sẽ giúp lưu giữ những suy nghĩ và ý tưởng ngẫu nhiên của bạn để tham khảo sau này, thay vì làm gián đoạn công việc của bạn.

Được rồi, bạn đã tối ưu hóa thời gian tập trung của mình, nhưng còn phần còn lại của ngày thì sao? Liệu bạn có nên chấp nhận rằng mình sẽ không có năng suất? Chẳng hề! Điều quan trọng là phân công công việc một cách chiến lược và tự tạo động lực để duy trì một tâm thế làm việc có năng suất.

Nếu thời gian vàng của bạn được dành cho công việc đòi hỏi sự tập trung cao độ và các công việc ưu tiên cao cần đến sức mạnh trí óc, hãy tận dụng những giờ còn lại — khi năng lượng của bạn giảm sút — cho các công việc ít áp lực hơn như trả lời email, quản lý hộp thư đến hoặc sắp xếp danh sách công việc cần làm.

Ý tưởng là tiếp tục duy trì tiến độ để đạt năng suất tối đa trong những giai đoạn khó khăn này mà không cần ép bản thân đến giới hạn.

Tải xuống mẫu này

Mẫu Nghiên cứu Thời gian của ClickUp có thể là một công cụ hữu ích ở các giai đoạn khác nhau khi áp dụng phương pháp "prime time", từ việc xác định thời gian hiệu quả nhất của bạn cho đến việc lập kế hoạch và theo dõi các công việc một cách phù hợp.

Mẫu này giúp bạn:

Mẹo nhanh

Áp dụng quy trình làm việc bền vững

Phương pháp "prime time" không nhằm mục đích vắt kiệt từng giọt năng suất cuối cùng trong một ngày. Thay vào đó, nó hướng đến việc làm việc thông minh hơn, chứ không phải vất vả hơn, bằng cách điều chỉnh nỗ lực của bạn sao cho phù hợp với nhịp sinh học tự nhiên và những khoảng thời gian năng lượng cao nhất của cơ thể.

Bằng cách áp dụng phương pháp này, bạn có thể đạt được nhiều thành quả hơn với ít áp lực hơn, đồng thời có thêm thời gian và năng lượng dành cho những điều thực sự quan trọng ngoài công việc.

Bằng cách áp dụng phương pháp "prime time" dựa trên sinh học, tôi không chỉ đạt được mục tiêu đó mà còn tìm thấy một cảm giác bình tĩnh và kiểm soát mới mẻ trong ngày làm việc của mình. Kết quả là, tôi cũng thấy sự cải thiện về sức khỏe tinh thần. Tôi thực sự tin rằng phương pháp này có thể giúp bạn đạt được những kết quả tương tự.

Đăng ký ClickUp để bắt đầu ngay hôm nay!