Không ai có thể tự hào về mức năng suất luôn ổn định. Ai cũng phải đối mặt với sự sụt giảm năng suất thỉnh thoảng.
Và không chỉ có chiều thứ Sáu hay mùa hè mới là thời điểm tồi tệ cho năng suất làm việc của bạn. Thời điểm tồi tệ nhất là những buổi sáng thứ Hai đáng sợ.
Một nghiên cứu được trình bày tại Hội nghị Hiệp hội Tim mạch Anh năm 2023 cho thấy số ca đau tim xảy ra vào thứ Hai nhiều hơn bất kỳ ngày nào khác. 😲
Nhưng tại sao thứ Hai lại căng thẳng đối với hầu hết các chuyên gia?
Hãy cùng khám phá tâm lý đằng sau chứng trầm cảm thứ Hai và cách bạn có thể ngăn chặn nó.
Hiểu về sự sụt giảm năng suất vào thứ Hai
Đã có đủ nghiên cứu chứng minh rằng nhân viên có xu hướng bắt đầu ngày thứ Hai với tâm trạng chán nản hơn là hào hứng. Một số yếu tố phổ biến làm giảm năng suất và gây ra chứng trầm cảm thứ Hai có thể là:
- Các yếu tố gây căng thẳng kéo dài: Các vấn đề chưa được giải quyết và thời hạn chưa hoàn thành từ tuần trước có thể gây lo lắng. Điều này khiến bạn khó tập trung và hoàn thành công việc vào thứ Hai
- Chênh lệch múi giờ xã hội: Cho dù là hy sinh giấc ngủ để giao lưu với bạn bè hay cố gắng bù đắp thời gian nghỉ ngơi đã mất, lịch ngủ khác vào cuối tuần có thể làm rối loạn chu kỳ ngủ của bạn, khiến bạn cảm thấy mệt mỏi và kém năng suất
- Tâm lý "tuần mới, khởi đầu mới": Thứ Hai có vẻ là thời điểm lý tưởng để bắt đầu lại, nhưng cố gắng giải quyết mọi việc có thể khiến bạn mất tập trung và dễ mắc sai lầm, khiến bạn càng căng thẳng hơn
- Hộp thư đến 1000-something: Đối mặt với hộp thư đến ngập tràn vào sáng thứ Hai có thể khiến bạn choáng ngợp. Bạn có thể phải dành thời gian làm việc để lọc các email tồn đọng, trì hoãn công việc thực sự của mình
Một cuộc khảo sát của B2B Reviews cho thấy 25% nhân viên làm việc kém hiệu quả hơn vào thứ Hai, 50% cảm thấy căng thẳng hơn vào thứ Hai và 57% mong muốn thứ Hai là một phần của cuối tuần (rõ ràng là họ thích làm việc 4 ngày/tuần ).
Cùng cuộc khảo sát này cũng đề cập đến hai sự thay đổi tư duy khác ở nhân viên:
- Thứ Hai làm việc từ xa: 76% nhân viên làm việc kết hợp thích làm việc tại nhà vào thứ Hai. Họ cảm thấy điều này giúp họ bắt đầu tuần mới một cách chậm rãi, tránh phải di chuyển xa và phù hợp với lịch trình của gia đình
- Thứ Hai tối thiểu: Một trong bốn nhân viên chỉ làm những công việc cơ bản nhất vào thứ Hai — dọn hộp thư đến, tham dự cuộc họp và lập kế hoạch cho tuần tới
Cuộc khảo sát này cũng cho thấy nhân viên làm việc tại công ty có xu hướng cảm thấy căng thẳng hơn vào thứ Hai so với nhân viên làm việc từ xa hoặc kết hợp.
Các chiến lược để tăng năng suất làm việc vào thứ Hai
Chúng ta đã thấy một số yếu tố phổ biến có thể dẫn đến năng suất thấp vào sáng thứ Hai. Bây giờ, hãy cùng khám phá cách đối phó với chúng và làm việc hiệu quả hơn — để bạn bắt đầu thứ Hai của mình một cách tươi sáng, hào hứng và tràn đầy năng lượng.
Bắt đầu ngày mới sớm
Một trong những cách dễ nhất để vượt qua tình trạng sụt giảm năng suất vào sáng thứ Hai là bắt đầu ngày mới sớm hơn. Điều này mang lại hai lợi ích cho bạn:
- Nó cho bạn thêm thời gian để chuẩn bị và sắp xếp công việc cho một ngày làm việc hiệu quả
- Nó báo hiệu cho não bộ rằng đã đến lúc chuyển sang chế độ làm việc, giảm khả năng cảm thấy mất phương hướng hoặc mất động lực
Bắt đầu mạnh mẽ vào thứ Hai tạo ra cảm giác đà và thành tựu, giúp duy trì sự hưng phấn trong suốt tuần.
Bạn cũng có thể sử dụng thời gian buổi sáng thêm (và thời gian không bị gián đoạn) để xem lại các mục tiêu hàng tuần, đặt ra mục tiêu và lên kế hoạch công việc cho những ngày sắp tới.
Một cách dễ dàng để làm điều này là sử dụng một công cụ kỹ thuật số như ClickUp Whiteboards. Nó cung cấp cho bạn một khung vẽ gần như vô hạn để hình dung các kế hoạch của bạn. Ngoài ra, nó luôn có thể truy cập (trên máy tính xách tay và thiết bị di động của bạn) và thậm chí còn đi kèm với mẫu sẵn sàng sử dụng.
Mẫu Bảng trắng Kế hoạch công việc ClickUp có thể giúp bạn phân chia mục tiêu và dự án, thêm công việc cho từng dự án và theo dõi tiến độ hàng tuần của bạn từ một nơi.
Sử dụng nó để xây dựng quy trình làm việc ClickUp của bạn và hiển thị theo bất kỳ cách nào bạn muốn — dưới dạng Danh sách, Biểu đồ Gantt, Chế độ xem Khối lượng công việc hoặc Chế độ xem Lịch. Các tính năng phản hồi bình luận, tự động hóa, AI và công cụ cộng tác tích hợp sẵn sẽ giúp đơn giản hóa hơn nữa việc lập kế hoạch dự án cho bạn.
Ngoài ra, nếu bạn đang làm việc với đồng nghiệp, bạn có thể cộng tác trên Bảng trắng, phân công công việc cho nhau, cập nhật trạng thái và trực quan hóa các phiên brainstorming trên chính Bảng trắng.
Mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn cảm thấy thứ Hai là ngày quá bận rộn, hãy sử dụng Nhiệm vụ ClickUp để ghi lại tất cả các công việc sắp tới của bạn vào cuối tuần. Bạn có thể nhóm các công việc theo danh mục để xây dựng cơ sở dữ liệu cho các Loại nhiệm vụ khác nhau. Điều này sẽ giúp bạn giải tỏa đầu óc và bắt đầu thứ Hai mới với danh sách việc cần làm rõ ràng.
Ưu tiên công việc
Khi bạn đã biết mình phải làm những công việc nào, mẹo tiếp theo là sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên. Sử dụng tính năng Ưu tiên nhiệm vụ của ClickUp để phân loại các nhiệm vụ theo mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng như sau:
- Khẩn cấp: Các công việc có thời hạn quan trọng hoặc hậu quả ngay lập tức nếu không hoàn thành. (Mức độ quan trọng cao & mức độ khẩn cấp cao)
- Cao: Những công việc quan trọng cần hoàn thành sớm, nhưng không có áp lực ngay lập tức như những công việc khẩn cấp. (Mức độ quan trọng cao & mức độ khẩn cấp trung bình)
- Bình thường: Các công việc tiêu chuẩn góp phần vào mục tiêu của bạn nhưng có thể được lên lịch một cách linh hoạt. (Mức độ quan trọng trung bình & mức độ khẩn cấp trung bình)
- Thấp: Công việc có tác động tối thiểu hoặc có thể được phân công hoặc hoãn lại. (Mức độ quan trọng thấp & mức độ khẩn cấp thấp)
Bằng cách này, bạn sẽ có một lộ trình phù hợp để bắt đầu tuần làm việc của mình.
Một cách tuyệt vời khác để làm việc này là theo Ma trận Eisenhower. Còn được gọi là Ma trận Khẩn cấp-Quan trọng, đây là một kế hoạch năng suất giúp cá nhân sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc dựa trên mức độ khẩn cấp và quan trọng của chúng.
Ma trận phân loại công việc thành bốn phần:
- Khẩn cấp và quan trọng: Những việc này cần được chú ý ngay lập tức và phải được hoàn thành càng sớm càng tốt
- Cấp bách nhưng không quan trọng: Thường là những việc gây xao nhãng, có thể giao cho người khác hoặc thậm chí bỏ qua nếu chúng không ảnh hưởng đến mục tiêu chính
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Cần thiết cho các mục tiêu dài hạn, không yêu cầu hành động ngay lập tức nhưng cần có thời gian dự kiến
- Không khẩn cấp và không quan trọng: Những công việc có mức độ ưu tiên thấp, có thể hoãn lại hoặc loại bỏ hoàn toàn để ưu tiên cho những dự án có giá trị hơn
Mặc dù một số người vẽ ma trận này trên bảng trắng thực tế, nhưng ma trận kỹ thuật số có thể hữu ích hơn, đặc biệt nếu bạn có nhiều dự án hoặc nhiều cộng tác viên.
Một số bảng trắng kỹ thuật số, như ClickUp, có sẵn mẫu Ma trận Eisenhower để giúp bạn bắt đầu nhanh chóng.
Mẫu Ma trận ưu tiên ClickUp có thể giúp bạn phân loại các công việc để biết công việc nào ảnh hưởng nhiều nhất đến mục tiêu hàng tuần của bạn. Ngoài ra, bất kỳ công việc nào bạn thêm vào Bảng trắng ClickUp sẽ tự động được đồng bộ hóa với giải pháp quản lý dự án cùng tất cả các chi tiết quan trọng, chẳng hạn như mô tả công việc, mức độ ưu tiên và ngày đáo hạn.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng 'Chế độ xem bảng' để xem các công việc dựa trên các cấp độ bạn đã đặt trong ma trận ưu tiên. Chế độ này cung cấp cho bạn một cách tiếp cận có cấu trúc để quản lý các công việc và dự án của bạn, đồng thời cho phép bạn phân bổ thời gian và nguồn lực của mình một cách hiệu quả hơn.
Lập kế hoạch trước
Có một kế hoạch hành động rõ ràng có thể giúp bạn chuẩn bị và bắt đầu nhanh chóng. Nó cũng có thể giảm bớt lo lắng và cho bạn ý tưởng về những gì đang chờ đợi phía trước.
Một số chuyên gia về năng suất tin tưởng vào khung "Top Three", trong đó bạn liệt kê ba công việc phải làm mỗi ngày. Đây là những công việc cực kỳ quan trọng — thường là công việc ưu tiên 1 và 2, đòi hỏi nhiều công sức và nỗ lực để đạt được mục tiêu của bạn.
Nếu bạn là người hay trì hoãn, bạn cũng có thể thêm một khung làm việc khác vào khung này — Eat the Frog (Ăn con ếch). Điều này có nghĩa là bạn làm công việc lớn nhất, khó nhất vào đầu buổi sáng.
Điều này giúp bạn giảm bớt gánh nặng. Và nó mang lại cho bạn một liều dopamine để tiếp tục làm việc hiệu quả suốt cả ngày (và cả tuần).
Sử dụng thời gian nghỉ ngơi hiệu quả
Lên lịch nghỉ ngơi cũng quan trọng không kém lên lịch công việc. Nghỉ ngơi giúp bạn tập trung hơn trong ngắn hạn, kiểm soát mức độ căng thẳng và tránh kiệt sức trong dài hạn.
Nghỉ ngơi ngắn để đi dạo hoặc uống cà phê với đồng nghiệp có thể giúp bạn thư giãn và nghỉ ngơi. Nếu bạn làm việc tại nhà, bạn có thể dắt chó đi dạo. Vật nuôi và ánh nắng mặt trời là sự kết hợp tốt nhất để cải thiện tâm trạng của bạn.
Bạn có một ngày bận rộn? Hãy dành năm phút để tập thở sâu, vươn vai hoặc yoga trên ghế, và bạn sẽ thấy mình trở nên sảng khoái hơn.
Một cách để bạn có thể chú ý đến thời gian nghỉ ngơi là sử dụng Kỹ thuật Pomodoro — làm việc trong 25 phút và nghỉ 5 phút. Để làm việc sâu, bạn có thể điều chỉnh thành 50 phút làm việc và 10 phút nghỉ, miễn là bạn nghỉ ngắn giữa các chu kỳ.
Một cách khác để lên lịch nghỉ ngơi là phân chia thời gian thành các khối. Tạo các khoảng thời gian cụ thể cho các công việc quan trọng, lên lịch nghỉ ngơi ngắn để nghỉ ngơi và thư giãn, hoặc xen kẽ giữa các kỳ làm việc tập trung và thời gian nghỉ ngơi để quản lý thời gian (và các ưu tiên) của bạn tốt hơn.
Nếu bạn đang sử dụng ClickUp làm công cụ quản lý công việc cá nhân hoặc công việc, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng Mẫu phân chia thời gian hàng ngày của ClickUp. Mẫu này cho phép bạn chia ngày thành các khoảng thời gian buổi sáng, buổi chiều và buổi tối, đồng thời thêm các công việc cụ thể (và thời gian nghỉ ngơi) trong ngày.
Nó cũng cho bạn ý tưởng về kế hoạch hàng ngày, theo dõi giờ làm việc hiệu quả nhất và đảm bảo bạn có đủ thời gian nghỉ ngơi để thư giãn và nạp năng lượng.
Mẹo tổ chức để tăng năng suất
Bạn có biết môi trường lộn xộn có thể làm tăng nồng độ cortisol?
Một bài báo nghiên cứu cho thấy vỏ não thị giác của một người có thể bị quá tải bởi các đối tượng không liên quan đến một công việc cụ thể. Điều này khiến cho việc tập trung trở nên khó khăn hơn.
Đó là lý do tại sao bạn cần giữ không gian làm việc của mình — dù là văn phòng hay nhà riêng — sạch sẽ và gọn gàng.
Khi bạn đến nơi làm việc hoặc ngồi xuống để bắt đầu một ngày mới, hãy dành vài phút để sắp xếp bàn làm việc của bạn. Bằng cách dọn dẹp đồ đạc, sắp xếp giấy tờ và dọn dẹp các vật dụng lặt vặt, bạn sẽ tạo ra một không gian làm việc gọn gàng và hấp dẫn, giúp tăng hiệu quả và năng suất làm việc.
Giao tiếp và các cuộc họp vào thứ Hai
Một lý do phổ biến khiến thứ Hai căng thẳng là hộp thư đến ngập tràn email. Trả lời hàng chục email, tin nhắn sSack và các thông tin liên lạc nội bộ khác có thể chiếm rất nhiều thời gian của bạn. Trước khi bạn nhận ra, bạn đã mất kiểm soát cả ngày.
Rồi còn những cuộc họp vào sáng thứ Hai — cập nhật trạng thái, họp hàng ngày và cuộc gọi chiến lược hàng tuần. Tất cả những việc này có thể làm mất thời gian của bạn, đồng nghĩa với việc bạn không thể hoàn thành bất kỳ công việc quan trọng nào.
Một số cách để tránh điều này là:
- Hãy làm việc khó trước: Cho đồng nghiệp biết rằng bạn sẽ trả lời tin nhắn của họ vào nửa cuối ngày để bạn có thể hoàn thành công việc quan trọng trước
- Áp dụng phương pháp giao tiếp không đồng bộ: Giảm số lượng cuộc họp bằng cách chia sẻ cập nhật trạng thái không đồng bộ. Đăng chúng trên công cụ giao tiếp nội bộ, để lại nhận xét trên tài liệu và công việc, và quan trọng nhất là tạo ra văn hóa làm việc nơi các thành viên trong nhóm không cảm thấy bị áp lực phải trả lời ngay lập tức
- Sử dụng video clip: Bất cứ khi nào bạn cần giải thích điều gì đó, hãy gửi video thay vì lên lịch cuộc gọi. Điều này cho phép đồng nghiệp của bạn trả lời vào thời gian rảnh rỗi của họ
- Dời các cuộc họp thứ Hai sang thứ Sáu (trước đó): Với thay đổi đơn giản này, bạn có thể giảm thiểu sự gián đoạn vào thứ Hai và giúp mọi người có ý tưởng rõ ràng về những việc cần làm trong tuần tới. Điều này sẽ giúp nhân viên bắt tay vào công việc ngay khi tuần mới bắt đầu
Nếu bạn đang có kế hoạch tích hợp hệ thống giao tiếp không đồng bộ vào không gian làm việc của mình, ClickUp có thể hữu ích. Sử dụng nó như một công cụ không đồng bộ một cửa để cộng tác trên các dự án, tài liệu và hơn thế nữa từ một nơi.
Với ClickUp, bạn có thể để lại nhận xét theo ngữ cảnh cho từng nhiệm vụ hoặc tài liệu và cộng tác trên các tài liệu một cách không đồng bộ bằng cách để lại nhận xét hoặc gắn thẻ DRI. Bạn thậm chí có thể chia sẻ video ghi lại những phản hồi hoặc khái niệm phức tạp bằng ClickUp Clips.
Danh sách kiểm tra năng suất làm việc vào thứ Hai
Chúng tôi đã tóm tắt những mẹo hay nhất để tăng năng suất vào thứ Hai thành một danh sách kiểm tra tiện dụng. Sao chép danh sách này vào sổ tay kỹ thuật số của bạn hoặc in ra (hoặc nhiều bản!) và hoàn thành các mục tiêu của bạn!
- Bắt đầu ngày mới sớm [Monday]
- Lên kế hoạch cho tuần trước [Vào thứ Sáu trước khi tan sở]
- Ưu tiên công việc của bạn [Vào thứ Sáu trước khi tan sở hoặc vào Chủ nhật]
- Loại bỏ hoặc phân công công việc có giá trị thấp [Monday]
- Sử dụng các hệ thống năng suất như Eat the Frog hoặc Getting Things Done để hoàn thành các công việc quan trọng nhất trước tiên
- Xem lại công việc của bạn và điều chỉnh kế hoạch nếu cần
- Tận dụng các giờ nghỉ trong ngày [Monday]
- Sử dụng công cụ năng suất kỹ thuật số như ClickUp để duy trì sự tổ chức [Trong suốt cả ngày]
Bắt đầu tuần mới một cách đúng đắn với ClickUp
Nếu bạn thiếu động lực vào các buổi sáng thứ Hai hoặc cảm thấy năng lượng tinh thần của mình xuống thấp nhất vào đầu tuần, một hệ thống tổ chức và năng suất có thể giúp bạn xây dựng một thói quen hiệu quả.
Một nền tảng năng suất như ClickUp có thể giúp bạn lập kế hoạch cho tuần tiếp theo. Nó đi kèm với một loạt các công cụ — theo dõi thời gian, bảng trắng kỹ thuật số, công cụ quản lý nhiệm vụ và hơn thế nữa — để giúp bạn tạo ra một thói quen đơn giản, không phức tạp. Lập kế hoạch trước và bắt đầu tuần mới với bước đi vững chắc nhất. Đăng ký miễn phí, sắp xếp toàn bộ tuần của bạn và bắt đầu thứ Hai với năng lượng mới!