Nếu hành động của bạn truyền cảm hứng cho người khác để mơ ước nhiều hơn, học hỏi nhiều hơn, làm nhiều hơn và trở nên tốt hơn, bạn là một nhà lãnh đạo.
Nếu hành động của bạn truyền cảm hứng cho người khác để mơ ước nhiều hơn, học hỏi nhiều hơn, làm nhiều hơn và trở nên tốt hơn, bạn là một nhà lãnh đạo.
Trong thời kỳ hậu đại dịch, các CEO đánh giá cao những nhà lãnh đạo nhóm hiệu quả, có thể dẫn dắt nhóm thành công và duy trì sự gắn kết của nhân viên bất chấp thói quen làm việc bị thay đổi. Họ rất có thể sẽ xem xét những nhân viên như vậy cho các vai trò lãnh đạo cấp cao.
Công ty tư vấn lãnh đạo toàn cầu DDI, trong Báo cáo Lãnh đạo CEO 2023, đã phát hiện ra rằng các nhà lãnh đạo cấp trung đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra nguồn nhân lực nòng cốt cho tổ chức, và các công ty có đội ngũ lãnh đạo cấp trung chất lượng cao có khả năng lấp đầy 65% các vị trí lãnh đạo quan trọng.
Tuy nhiên, việc chuyển từ vai trò chức năng sang vai trò lãnh đạo là một thách thức. Trong blog này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách đối phó hiệu quả với những thách thức mà bạn có thể gặp phải khi trở thành quản lý nhóm. Bạn sẽ học cách quản lý trách nhiệm ngày càng tăng đối với các mục tiêu của nhóm, chuyển từ vai trò chiến thuật sang vai trò chiến lược và lãnh đạo những đồng nghiệp cũ.
Đọc tiếp để khám phá tất cả các kỹ năng và chiến lược cần thiết để trở thành một trưởng nhóm thành công, được các thành viên trong nhóm tôn trọng và được cấp trên đánh giá cao.
Lãnh đạo nhóm là gì?
Lãnh đạo nhóm là khả năng tạo ra một tầm nhìn rõ ràng cho nhóm, sau đó hướng dẫn, giúp đỡ và khuyến khích các thành viên trong nhóm làm việc cùng nhau để đạt được mục tiêu đó. Đây là chìa khóa cho sự thành công của nhóm, sử dụng sức mạnh và kỹ năng của mọi người để tập trung vào việc đạt được cùng một mục tiêu.
Các trưởng nhóm đóng vai trò quan trọng trong việc giúp tổ chức duy trì chất lượng hoạt động, duy trì tăng trưởng và mở rộng quy mô. Các trưởng nhóm giỏi hỗ trợ công việc của nhóm, khuyến khích họ đạt được mục tiêu của nhóm và duy trì năng suất trong khi vẫn theo dõi tình hình chung.
Tuy nhiên, đối với một người quản lý nhóm mới, quá trình chuyển đổi từ một cá nhân đóng góp sang một người lãnh đạo mang lại những thay đổi đáng kể. Giờ đây, bạn phải chịu trách nhiệm về hiệu suất của toàn bộ nhóm. Điều này đòi hỏi bạn phải làm việc theo cách khác và phát triển những kỹ năng mới.
Tại sao kỹ năng lãnh đạo nhóm lại quan trọng?
Lãnh đạo nhóm là yếu tố quan trọng trong thế giới hiện nay vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của các tổ chức, cộng đồng và dự án trong một môi trường ngày càng phức tạp.
Các trưởng nhóm phát triển chiến lược của công ty, hướng dẫn và động viên nhóm của mình thực hiện theo kế hoạch. Họ cũng đại diện cho nhóm trong các không gian liên chức năng và tương tác với các bên liên quan ở các bộ phận khác.
Một nhà lãnh đạo mạnh mẽ sẽ thúc đẩy văn hóa đổi mới bằng cách khuyến khích giao tiếp cởi mở, coi trọng các quan điểm đa dạng và tạo môi trường an toàn để brainstorming và thử nghiệm.
Trong một thế giới được đặc trưng bởi những tiến bộ công nghệ nhanh chóng, những thay đổi kinh tế và khủng hoảng toàn cầu, các nhà lãnh đạo đóng vai trò khóa trong việc giúp các nhóm thích ứng, tập trung và duy trì sự bền bỉ trong những kỳ thay đổi và bất ổn.
Lãnh đạo hiệu quả đảm bảo các nhóm luôn gắn kết, năng suất và thống nhất bất chấp sự khác biệt về địa lý và văn hóa.
Đọc thêm: Chiến lược lãnh đạo hiệu quả để cải thiện hiệu suất nhóm
Các mô hình lãnh đạo nhóm
Làm lãnh đạo giống như làm thuyền trưởng của một con tàu và điều khiển nó vượt qua các thử thách khác nhau. Không có công thức duy nhất cho việc này. Phong cách lãnh đạo thay đổi tùy theo bản chất của người lãnh đạo và nhóm.
Bạn không cần phải tuân thủ một mô hình lãnh đạo duy nhất. Bạn có thể thử nghiệm các phong cách khác nhau và ưu tiên một phong cách hơn phong cách khác tùy thuộc vào tình huống.
Hãy cùng xem bốn mô hình lãnh đạo nhóm phổ biến:
1. Lãnh đạo nhóm dân chủ
Loại hình lãnh đạo này bao gồm việc ra quyết định tập thể, nuôi dưỡng sự tôn trọng lẫn nhau, thúc đẩy sự đa dạng và minh bạch. Trưởng nhóm khuyến khích sự tham gia tích cực, tham gia vào các cuộc đối thoại có ý nghĩa và khuyến khích quyền sở hữu kết quả.
Phong cách lãnh đạo này lý tưởng cho các nhóm có nhiều tính cách khác nhau vì nó nhấn mạnh sự hợp tác và trao quyền cho các nhân viên đa chức năng nói lên ý kiến của mình mà không lo bị đánh giá.
Google nổi tiếng với văn hóa tổ chức độc đáo. Hai nhà sáng lập Larry Page và Sergey Brin ban đầu áp dụng phong cách lãnh đạo dân chủ để xây dựng văn hóa giao tiếp cởi mở và khuyến khích nhân viên tham gia nhiều hơn vào quá trình ra quyết định. Không có gì ngạc nhiên khi Google là một trong những thương hiệu sáng tạo nhất thế giới và quản lý lực lượng lao động toàn cầu, nơi mọi người đều tham gia bình đẳng vào quá trình ra quyết định.
Lãnh đạo dân chủ có tác động lâu dài đến nhóm của bạn. Nhân viên cảm thấy thoải mái hơn khi chia sẻ ý tưởng của mình. Các nhà lãnh đạo dân chủ xây dựng văn hóa truyền thông, nơi những ý tưởng sáng tạo luồng tự nhiên và nhân viên luôn sẵn sàng đóng góp ý tưởng.
2. Lãnh đạo nhóm độc tài
Các nhà lãnh đạo độc tài không khuyến khích sự hợp tác trong nhóm và thường bị chỉ trích vì thiếu trí tuệ cảm xúc.
Mặc dù phong cách lãnh đạo này hiệu quả trong những tình huống khó khăn, khi bạn phải ra quyết định nhanh chóng, nhưng nó không hiệu quả trong các bộ phận lớn. Tất nhiên, những nhà lãnh đạo này đảm bảo nhóm không đi chệch khỏi các quy tắc đã định trước, nhưng phong cách lãnh đạo độc đoán nghiêm ngặt có thể dẫn đến tỷ lệ nhân viên nghỉ việc cao.
Một ví dụ về lãnh đạo độc tài là Steve Jobs trong thời gian làm việc tại Apple. Jobs nổi tiếng với phong cách lãnh đạo từ trên xuống, tự mình đưa ra hầu hết các quyết định quan trọng và yêu cầu sự hoàn hảo từ nhóm của mình. Phong cách lãnh đạo của ông rất hiệu quả trong việc thúc đẩy những bước đột phá sáng tạo của Apple, như iPhone và MacBook, nhưng nó cũng thường tạo ra môi trường làm việc áp lực cao.
3. Lãnh đạo nhóm theo phong cách Laissez-faire
Còn được gọi là lãnh đạo ủy quyền, phong cách lãnh đạo này áp dụng phương pháp không can thiệp và cho mọi người tự do ra quyết định. Các nhà lãnh đạo cung cấp cho nhóm của mình các công cụ và nguồn lực cần thiết để thành công, nhưng họ không tham gia vào công việc hàng ngày.
Warren Buffett, Giám đốc điều hành của Berkshire Hathaway, là ví dụ điển hình về lãnh đạo theo chủ nghĩa tự do, khi trao quyền tự chủ cho các quản lý của mình để họ điều hành kinh doanh một cách độc lập. Ông chỉ cung cấp hướng dẫn khi cần thiết, tin tưởng nhóm của mình trong việc đưa ra các quyết định chiến lược.
Phong cách này rất hiệu quả trong cấu trúc phân cấp của Berkshire Hathaway, nơi các nhà lãnh đạo có chuyên môn trong lĩnh vực của mình phát triển mạnh mẽ mà không cần sự quản lý chi tiết. Phong cách này lý tưởng cho các nhóm có kỹ năng cao và tự động viên.
Phong cách lãnh đạo laissez-faire là lý tưởng cho các công ty quảng cáo và sáng tạo vì nó khuyến khích tư duy độc lập. Phong cách này cũng hiệu quả khi nhóm bao gồm các chuyên gia không cần nhiều hướng dẫn. Tuy nhiên, trong các nhóm có thành viên thiếu kinh nghiệm, phong cách này có thể dẫn đến sự thiếu rõ ràng về vai trò và mất phương hướng.
4. Lãnh đạo nhóm giao dịch
Phong cách lãnh đạo giao dịch là phương pháp tiếp cận hướng đến kết quả, tập trung vào vai trò, công việc có cấu trúc và mục tiêu rõ ràng. Các nhà lãnh đạo chủ yếu sử dụng phần thưởng và hình phạt để quản lý hiệu suất của nhóm.
Phong cách này nhấn mạnh tính hiệu quả, nhất quán và mục tiêu rõ ràng, đặc biệt phù hợp với các nhóm làm việc trong môi trường yêu cầu tuân thủ và tuân thủ các quy trình, chẳng hạn như quân đội hoặc các cơ quan chính phủ.
Một ví dụ về lãnh đạo giao dịch là Jeff Bezos trong giai đoạn phát triển ban đầu của Amazon. Bezos tập trung rất nhiều vào các chỉ số, hiệu quả và hiệu suất dựa trên kết quả, với các mục tiêu rõ ràng và trách nhiệm có cấu trúc.
Nhân viên được thưởng khi đạt được mục tiêu và các tiêu chuẩn nghiêm ngặt đảm bảo hoạt động xuất sắc. Cách tiếp cận này rất quan trọng trong việc mở rộng quy mô hoạt động logistics và dịch vụ khách hàng của Amazon, giúp công ty trở thành một trong những công ty hiệu quả nhất thế giới.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Muốn tìm hiểu thêm về các mô hình lãnh đạo? Đọc các bài viết sau:
- Cách áp dụng lãnh đạo phục vụ: Đặc điểm, ưu điểm và nhược điểm
- Phong cách lãnh đạo định hướng công việc: Chiến lược, lợi ích và hạn chế
- Cách áp dụng phong cách lãnh đạo coaching
- Cách sử dụng phong cách lãnh đạo tình huống
Trách nhiệm và phẩm chất của một trưởng nhóm hiệu quả
Là trưởng nhóm hoặc quản lý, bạn có trách nhiệm lập chiến lược và giám sát kinh doanh, đảm bảo các mục tiêu của công ty và nhóm được đạt được. Một nhà lãnh đạo giỏi và một nhóm thành công thường đi đôi với nhau.
Các trưởng nhóm xây dựng chiến lược công ty, hướng dẫn và động viên cấp dưới trực tiếp thực hiện theo kế hoạch. Họ cũng đại diện cho nhóm trong các không gian liên chức năng và tương tác với các bên liên quan ở các bộ phận khác.
Các nhà lãnh đạo có trách nhiệm tuyển dụng các thành viên có kỹ năng phù hợp và cung cấp cho họ các nguồn lực và hỗ trợ cần thiết để hoàn thành tốt công việc hàng ngày. Họ phải đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm của mình luôn tham gia và có động lực làm việc, đồng thời hiểu rõ vai trò và mục tiêu của mình.
Các nhà lãnh đạo xuất sắc có những kỹ năng lãnh đạo nhóm tinh tế nhất định. Họ tin tưởng vào việc phân công công việc và trao quyền cho nhóm của mình. Họ suy nghĩ chiến lược, xây dựng mối quan hệ, giao tiếp tốt và tập trung vào giải quyết vấn đề.
Với 40% nhân viên ở Mỹ làm việc từ xa ít nhất một ngày mỗi tuần, các trưởng nhóm giờ đây cũng cần phải có kỹ năng phát triển môi trường làm việc kết hợp hoặc từ xa thoải mái.
Những phẩm chất cần thiết của một nhà lãnh đạo nhóm mạnh mẽ
- Có tầm nhìn: Một trong những phẩm chất quan trọng nhất của một trưởng nhóm là khả năng chia sẻ tầm nhìn với nhóm của mình. Các nhà lãnh đạo có tầm nhìn rõ ràng về mục tiêu họ muốn đạt được và những việc cần làm để đạt được mục tiêu đó. Họ đã hình dung ra thành công, điều này giúp họ dễ dàng truyền cảm hứng cho người khác bằng ý tưởng của mình
- Làm gương bằng ví dụ: Một nhà lãnh đạo là người mẫu mực cho hành vi và thái độ mà họ mong đợi từ nhóm của mình. Điều này đảm bảo rằng họ sẽ giành được sự tin tưởng và tôn trọng của các thành viên trong nhóm. Điều này thể hiện cam kết của họ đối với các giá trị của tổ chức và nhóm, đồng thời khuyến khích những người khác làm theo
- Thích ứng phong cách lãnh đạo: Các nhà lãnh đạo giỏi biết thích ứng phong cách của mình để phù hợp với nhu cầu của nhóm và văn hóa nơi làm việc. Cho dù phong cách lãnh đạo bẩm sinh của họ là dân chủ, huấn luyện hay độc đoán, họ sẽ thay đổi phong cách tùy theo yêu cầu của từng thành viên hoặc tình huống cụ thể. Hiểu và cải thiện phong cách lãnh đạo của bạn là chìa khóa để quản lý nhóm hiệu quả
- Thể hiện sự chính trực: Một nhà lãnh đạo chính trực luôn tuân theo các giá trị của mình để đưa ra quyết định và tương tác với người khác. Họ có ý thức rõ ràng về đúng và sai, được tôn trọng vì sự trung thực, đạo đức và nhất quán. Những nhà lãnh đạo như vậy luôn trung thành với các nguyên tắc của mình, giữ lời hứa và giao tiếp cởi mở, chân thành với mọi người
- Có cách tiếp cận khách quan: Các nhà lãnh đạo thành công có thể nhìn thấy tất cả các khía cạnh của một đối số và đánh giá cao các khía cạnh khác nhau của một vấn đề. Họ suy nghĩ thấu đáo về một tình huống một cách hợp lý và không bao giờ bị ảnh hưởng bởi cảm xúc hoặc định kiến. Nhóm có thể tin tưởng rằng các quyết định của họ sẽ công bằng và nhằm giải quyết vấn đề
Các kỹ năng lãnh đạo hàng đầu để lãnh đạo nhóm hiệu quả
Giao tiếp
"Những nhà lãnh đạo xuất sắc biết giao tiếp và những người giao tiếp giỏi biết lãnh đạo. "
"Những nhà lãnh đạo xuất sắc biết giao tiếp và những người giao tiếp giỏi biết lãnh đạo. "
Giao tiếp hiệu quả là nền tảng của quản lý nhóm. Giao tiếp hiệu quả đảm bảo sự hiểu biết rõ ràng về mục tiêu, thúc đẩy sự hợp tác và giữ cho nhóm thống nhất trong suốt vòng đời của dự án.
Một trưởng nhóm hiệu quả là người giỏi giao tiếp rõ ràng, ngắn gọn và cởi mở. Họ tích cực lắng nghe phản hồi, làm rõ những hiểu lầm và xây dựng văn hóa minh bạch.
Phong cách giao tiếp có thể rất khác nhau trong các nhóm. Những nhà lãnh đạo giỏi nhận ra sự khác biệt này và sử dụng nhiều chiến lược giao tiếp dựa trên cấu trúc của nhóm.
Giao tiếp rõ ràng của trưởng nhóm không chỉ giúp dự án đi đúng hướng mà còn cho phép phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn.
Trí tuệ cảm xúc
Một nhà lãnh đạo giỏi hiểu và quản lý cảm xúc của bản thân đồng thời nhạy cảm với cảm xúc của người khác. Trí tuệ cảm xúc giúp các nhà lãnh đạo xử lý xung đột một cách khéo léo, xây dựng lòng tin và củng cố mối quan hệ trong nhóm.
Bằng cách thể hiện sự đồng cảm và thấu hiểu, họ tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ, nơi các thành viên trong nhóm cảm thấy được trân trọng và có động lực để cống hiến hết mình.
Cài đặt mục tiêu
Ngay cả đội ngũ tài năng nhất cũng có thể cảm thấy lạc lõng nếu không có mục tiêu rõ ràng. Cài đặt mục tiêu cung cấp cho nhóm của bạn một lộ trình để đạt được thành công.
Nhóm của bạn có thể hợp tác hiệu quả nếu họ hiểu rõ mục tiêu của mình. Các mục tiêu được xác định rõ ràng mang lại ý thức chung về mục đích và hướng đi. Chúng đóng vai trò như ngôi sao Bắc Đẩu, hướng dẫn mọi người nỗ lực hướng tới mục tiêu chung.
Sự rõ ràng này giúp tập trung, cho phép nhóm của bạn sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên và phân bổ nguồn lực hiệu quả.
Sự tin cậy
Niềm tin được xây dựng và duy trì qua nhiều hành động nhỏ lẻ theo thời gian.
Niềm tin được xây dựng và duy trì qua nhiều hành động nhỏ lẻ theo thời gian.
Sự đáng tin cậy là một kỹ năng lãnh đạo không thể thiếu. Nếu bạn giành được sự tin tưởng của nhóm, họ sẽ có nhiều khả năng hợp tác để đạt được mục tiêu chung, ngay cả trong những thời điểm khó khăn nhất.
Hành động của bạn là cách tốt nhất để giành được sự tin tưởng của nhóm. Giao tiếp trung thực và tin tưởng, chịu trách nhiệm, thể hiện cam kết và đối xử với mọi người bằng sự tôn trọng và quan tâm
Tích cực
Sự bi quan dẫn đến yếu đuối, sự lạc quan dẫn đến sức mạnh.
Sự bi quan dẫn đến yếu đuối, sự lạc quan dẫn đến sức mạnh.
Các trưởng nhóm có quan điểm tích cực sẽ tạo ra các mối quan hệ công việc lâu dài và có ảnh hưởng, giúp đạt được mục tiêu tương đối dễ dàng hơn.
Các nguyên tắc hướng dẫn của một nhà lãnh đạo hiệu quả bao gồm xây dựng môi trường làm việc tích cực, nơi nhóm cảm thấy được đánh giá cao, có động lực và năng suất.
Bạn có thể tạo ra môi trường làm việc tích cực bằng cách khuyến khích giao tiếp và hợp tác, đưa ra mục tiêu rõ ràng và phản hồi thường xuyên, ghi nhận và khen ngợi công việc tốt, đồng thời thúc đẩy sự đa dạng, công bằng và hòa nhập.
Tự chịu trách nhiệm
Các nhà lãnh đạo truyền cảm hứng cho tinh thần trách nhiệm thông qua khả năng chấp nhận trách nhiệm trước khi đổ lỗi cho người khác.
Các nhà lãnh đạo truyền cảm hứng cho tinh thần trách nhiệm thông qua khả năng chấp nhận trách nhiệm trước khi đổ lỗi cho người khác.
Trước khi mong đợi nhóm của bạn chịu trách nhiệm về hành động của họ, hãy thành thạo kỹ năng tự chịu trách nhiệm. Một trưởng nhóm lý tưởng chia sẻ trách nhiệm thay vì đổ lỗi cho các thành viên trong nhóm vì không hoàn thành mục tiêu.
Phân công công việc
Các nhà lãnh đạo giỏi nhận ra rằng họ không thể làm mọi việc một mình và tin tưởng giao trách nhiệm cho các thành viên trong nhóm. Họ phân công công việc dựa trên điểm mạnh của từng người, đảm bảo phân phối khối lượng công việc hiệu quả.
Điều này không chỉ giúp tăng năng suất mà còn trao quyền cho nhóm, thúc đẩy sự phát triển và niềm tin vào khả năng của họ.
Quyết định
Các nhà lãnh đạo hiệu quả đưa ra quyết định sáng suốt, kịp thời bằng cách cân nhắc ưu và nhược điểm, phân tích dữ liệu và tham khảo ý kiến của nhóm khi cần thiết. Họ luôn tự tin khi chịu áp lực và chịu trách nhiệm cho những lựa chọn của mình.
Khả năng này đảm bảo nhóm luôn đi đúng hướng để đạt được mục tiêu và nuôi dưỡng niềm tin vào phán đoán của người lãnh đạo.
Đọc thêm: Cách tích lũy kinh nghiệm lãnh đạo trong và ngoài công việc
Cách cải thiện khả năng lãnh đạo nhóm của bạn
Cho dù bạn đang bước vào vị trí lãnh đạo từ vai trò cá nhân hay muốn tiến độ trong sự nghiệp, bạn có thể sử dụng những mẹo này để cải thiện kỹ năng lãnh đạo của bản thân.
1. Điều chỉnh giao tiếp cho phù hợp với động lực của nhóm
Xem xét thành phần của nhóm bạn. Họ thích thảo luận sâu hay giao tiếp ngắn gọn? Cập nhật thường xuyên hay tương tác cách quãng? Công cụ cộng tác không đồng bộ hay đồng bộ trực tiếp? Để trở thành một trưởng nhóm hiệu quả, hãy tìm hiểu phong cách của từng thành viên trong nhóm và cố gắng tùy chỉnh phong cách giao tiếp của bạn để phù hợp với họ.
Ví dụ: nếu các thành viên trong nhóm của bạn làm việc từ xa hoặc phân phối ở nhiều địa điểm khác nhau, hãy đảm bảo gửi các điểm thảo luận quan trọng từ cuộc họp qua các kênh không đồng bộ như ClickUp Chat để mọi người đều biết những gì đã được thảo luận.
Không giống như email, trò chuyện cho phép bạn giao tiếp ngay lập tức và thêm một chút cá tính. Hơn nữa, với các cuộc trò chuyện và nhiệm vụ được tích hợp trong ClickUp, các cuộc hội thoại có bối cảnh. Bạn cũng có thể sử dụng ClickUp Chat để bắt đầu cuộc gọi âm thanh hoặc video với SyncUps.
2. Quản lý thời gian hiệu quả
Bằng cách làm gương về quản lý thời gian hiệu quả, các nhà lãnh đạo giúp nhóm duy trì sự tổ chức và tránh tình trạng gấp rút vào phút chót, đồng thời đảm bảo có thời gian cho việc lập kế hoạch chiến lược và phát triển nhóm. Lịch trình được quản lý tốt sẽ tạo ra môi trường làm việc bình tĩnh và tập trung.
Tiết kiệm thời gian và nỗ lực bằng cách sử dụng các công cụ AI trong ClickUp. Sử dụng ClickUp Brain để chuyển đổi các mục tiêu rộng thành các nhiệm vụ và nhiệm vụ phụ nhỏ hơn, thêm mô tả cho từng nhiệm vụ để nhóm của bạn dễ hiển thị, viết cập nhật dự án và tự động tạo báo cáo hàng ngày với quản lý dự án AI của bạn.
Bạn cũng có thể sử dụng AI Writer for Work để viết email, ghi chú cảm ơn, tóm tắt cuộc họp và nhiều hơn nữa
Nếu có một số công việc bạn phải lặp lại thường xuyên, hãy tạo tự động hóa để giải phóng thời gian của bạn với ClickUp Automations
Tiết kiệm thời gian khi bắt đầu một dự án mới với các mẫu quản lý dự án của ClickUp. Các mẫu này sẽ giúp bạn thực hiện các công việc nặng nhọc, bao gồm tự động hóa quy trình làm việc, quy trình làm việc được tạo sẵn, tạo/lập biểu đồ Gantt và tổ chức tài liệu.
Ví dụ: các mẫu biểu đồ Gantt trong ClickUp có thể giúp các trưởng dự án tiết kiệm thời gian và nỗ lực, đồng thời đảm bảo không bỏ sót bất kỳ bước nào.
3. Tạo sự minh bạch
Tổ chức các cuộc họp ngắn hàng ngày trong 10-15 phút để giao tiếp với nhóm của bạn. Sử dụng thời gian này để cùng nhau tạo ra văn hóa nhóm phá vỡ sự cô lập trong công việc bằng cách khuyến khích chia sẻ trách nhiệm, trao đổi ý tưởng một cách minh bạch và huấn luyện các thành viên trong nhóm để đạt được mục tiêu của tổ chức.
Sử dụng các tính năng của ClickUp, chẳng hạn như biểu đồ Gantt, Chế độ xem Bảng của ClickUp, v.v., để hiển thị đầy đủ tất cả các dự án và các phụ thuộc của công việc trong nháy mắt.
Mẫu chương trình nghị sự của ClickUp giúp bạn tận dụng tối đa các cuộc họp với nhóm của mình. Sử dụng mẫu này để phác thảo mục tiêu và chủ đề của cuộc họp, chia nhỏ công việc thành các mục hành động và phân công trách nhiệm.
Sử dụng mẫu này sẽ giúp trưởng nhóm:
- Đảm bảo tất cả các vấn đề liên quan được giải quyết trong cuộc họp
- Chuẩn bị cho các thành viên bằng cách cung cấp cho họ cái nhìn tổng quan về những nội dung sẽ được thảo luận
- Thiết lập cấu trúc và đơn đặt hàng phù hợp cho cuộc họp
- Khuyến khích sự tham gia tích cực
4. Giải quyết vấn đề một cách chủ động
Là trưởng nhóm, bạn phải chủ động đưa ra ý tưởng và chiến lược để cải thiện và duy trì hiệu suất của nhóm thay vì chỉ đưa ra phản hồi mang tính phản ứng.
Nếu một thành viên trong nhóm gặp phải trở ngại tiềm ẩn trong khi thực hiện công việc, hãy tìm cách thảo luận với toàn bộ nhóm, cùng nhau đưa ra các giải pháp và giải quyết vấn đề trực tiếp trong bối cảnh công việc. Sự minh bạch và giao tiếp cởi mở này giúp giải quyết vấn đề nhanh chóng hơn và công việc diễn ra suôn sẻ hơn.
Quản lý và theo dõi tất cả các dự án trong Bảng điều khiển ClickUp được chia sẻ và theo dõi tiến độ hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng của các nhiệm vụ và mục tiêu của nhóm. Điều này giúp phát hiện sớm các vấn đề.
5. Đặt mục tiêu SMART
Nền tảng quản lý dự án ClickUp có thể giúp bạn ghi chép mục tiêu và dòng thời gian của công ty, chia nhỏ thành các nhiệm vụ của nhóm và cá nhân, đồng thời chỉ định quyền sở hữu rõ ràng cho từng nhiệm vụ. Điều này đảm bảo tính minh bạch và cho phép các nhóm thấy được mối kết nối giữa trách nhiệm của họ và mục tiêu chung của tổ chức.
Đảm bảo rằng các mục tiêu được giao cho nhóm của bạn là các mục tiêu SMART (cụ thể, có thể đo lường, có thể đạt được, có liên quan, có thời hạn) để họ có thể hiểu những việc cần làm và cách đo lường thành công.
ClickUp Goals có thể giúp bạn sắp xếp các mục tiêu để thúc đẩy nhóm của bạn đạt được chúng. Bạn cũng có thể sử dụng các cột mốc để đánh dấu các giai đoạn quan trọng.
6. Xây dựng niềm tin
Kết nối cá nhân và cảm xúc với từng thành viên trong nhóm. Dành thời gian để gặp gỡ riêng từng thành viên trong nhóm thường xuyên. Điều này có thể giúp đảm bảo rằng không ai cảm thấy bị tách rời hoặc lạc lõng
Một nghiên cứu của McKinsey cho thấy 89% nhân viên tin rằng một không gian làm việc an toàn và tôn trọng là điều cần thiết.
Là một nhà lãnh đạo, bạn có trách nhiệm đảm bảo sự an toàn về mặt tâm lý cho nhóm của mình. Các thành viên trong nhóm của bạn nên cảm thấy thoải mái khi bày tỏ quan điểm, lo lắng và ý tưởng của mình mà không sợ bị phản ứng tiêu cực.
Sử dụng Nhiệm vụ ClickUp để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc, giúp các thành viên trong nhóm theo đuổi mục tiêu chung và tập trung vào những việc quan trọng; thúc đẩy trách nhiệm và phân công hiệu quả bằng cách giao nhiệm vụ, đặt ngày đáo hạn và quyền sở hữu dự án.
7. Khuyến khích hợp tác
Tham gia các hoạt động xây dựng nhóm như các phiên làm quen và trò chơi nhóm. Những hoạt động thú vị này có thể giúp các thành viên trong nhóm cảm thấy thoải mái hơn với nhau và cải thiện sự hợp tác.
Xây dựng sự hiểu biết chung và rõ ràng về từng dự án, giảm thiểu mâu thuẫn và nhầm lẫn nhờ tính năng cộng tác của ClickUp Docs.
Thúc đẩy sự minh bạch với các bình luận theo chủ đề trong công việc để mọi người cùng hiểu nhau và có thể xác định và loại bỏ các trở ngại
8. Học cách giải quyết xung đột
Thay vì bị choáng ngợp bởi các xung đột, hãy xác định các mẫu để phát hiện xu hướng và tìm giải pháp giải quyết nguyên nhân gốc rễ của các xung đột này. Tạo môi trường không khuyến khích đổ lỗi cho nhau, khuyến khích các thành viên trong nhóm giải quyết các khác biệt giữa các cá nhân một cách chín chắn.
Áp dụng phương pháp giải quyết vấn đề và duy trì sự khách quan để phát hiện và giải quyết nguyên nhân gốc rễ của xung đột.
Đọc thêm: Cách lập kế hoạch phát triển kỹ năng lãnh đạo
Những thách thức của khả năng lãnh đạo nhóm hiệu quả và cách giải quyết
Quản lý thay đổi
Khi một doanh nghiệp bắt đầu mở rộng quy mô, thay đổi trở thành điều duy nhất không thay đổi. Thay đổi có thể bao gồm văn hóa nơi làm việc, vị trí thị trường, chính sách nội bộ và thay đổi công nghệ, v.v. Nhân viên thường khó thích nghi nhanh chóng với những thay đổi thường xuyên này, dẫn đến các vấn đề nghiêm trọng như xung đột, thất bại, năng suất giảm, kháng cự thay đổi và sự không chắc chắn.
Giải pháp: Để vượt qua những thách thức này và giúp nhân viên chấp nhận sự thay đổi, các trưởng nhóm phải:
- Duy trì thái độ tích cực
- Giao tiếp chủ động với nhóm
- Có kế hoạch quản lý thay đổi để thực hiện các thay đổi một cách hiệu quả
- Khích lệ nhóm
- Hãy chuẩn bị tinh thần cho những khó khăn và thách thức
Đừng ngần ngại sắp xếp các cuộc gọi 1:1 với các thành viên trong nhóm để lắng nghe họ, hiểu những gì đang làm họ lo lắng về sự thay đổi và truyền đạt một cách đồng cảm về những lợi ích mà sự thay đổi này sẽ mang lại cho họ trong dài hạn.
Quản lý các bên liên quan
Nhiều nhà quản lý nhóm vốn rất giỏi nhưng lại gặp khó khăn trong việc quản lý các bên liên quan. Khóa để quản lý các bên liên quan thành công là đạt được sự cân bằng hoàn hảo giữa việc quản lý nhóm, duy trì mối quan hệ tốt với lãnh đạo và duy trì mối quan hệ năng suất với đồng nghiệp.
Giải pháp: Bạn có thể quản lý các bên liên quan bằng cách hiểu các bên liên quan trực tiếp và gián tiếp, phân loại họ dựa trên vị trí của họ trong môi trường công việc, hiểu nhu cầu của họ và hành động phù hợp.
Ví dụ, các thành viên trong nhóm của bạn là những người có liên quan trực tiếp, vì khả năng được công nhận của bạn phụ thuộc vào hiệu suất làm việc của họ. Do đó, bạn có thể ưu tiên họ nhất và tập trung vào nhu cầu của họ trước tiên.
Quản lý xung đột
Xung đột tại nơi làm việc là một vấn đề nghiêm trọng. Là một nhà lãnh đạo, bạn phải xử lý vấn đề này một cách công bằng để nhân viên không cảm thấy bất an hoặc bị đánh giá thấp.
Một cuộc khảo sát cho thấy 31% nhân viên từng trải qua xung đột tại nơi làm việc cho biết lãnh đạo không coi trọng họ khi họ báo cáo về xung đột.
Từ góc độ của một nhà lãnh đạo mới, xử lý xung đột có thể là một nhiệm vụ quá sức, đặc biệt là khi có quá nhiều thành viên trong nhóm với nền tảng và tính cách khác nhau. Bạn phải quản lý cảm xúc và ý kiến của họ một cách tôn trọng mà không tỏ ra thiên vị.
Giải pháp: Trong những tình huống như vậy, cách tốt nhất là giao tiếp cởi mở với tất cả các thành viên trong nhóm có liên quan đến xung đột. Quản lý xung đột tốt là một trong những đặc điểm chính của một nhà lãnh đạo giỏi. Để cải thiện kỹ năng giải quyết xung đột, bạn có thể:
- Thực hành lắng nghe tích cực
- Xây dựng và thể hiện sự đồng cảm với đồng nghiệp
- Quản lý cảm xúc của bản thân một cách hiệu quả
- Tập trung vào việc giải quyết vấn đề mà không lo lắng về việc ai đúng ai sai
- Giao tiếp thường xuyên và hiệu quả
Xây dựng một nhóm hiệu quả và thống nhất
Xây dựng một nhóm gồm những người có nền tảng và tính cách khác nhau là một thách thức. Một nhà lãnh đạo hiệu quả và có khả năng đồng cảm là nhân tố quan trọng trong nhóm này.
Giải pháp: Dưới đây là một số cách để bạn có thể xây dựng một nhóm gắn kết:
- Đối xử công bằng với tất cả các thành viên trong nhóm và khuyến khích họ hợp tác thay vì cạnh tranh
- Trao quyền cho họ để họ tự chịu trách nhiệm về kết quả
- Khuyến khích các hoạt động xây dựng nhóm như trò chơi trực tuyến, chuyến đi ngoại khóa, v.v.
- Truyền cảm hứng cho nhóm hướng tới mục tiêu chung lớn hơn
Tạo động lực, thu hút và giữ chân các nhóm
Theo một cuộc khảo sát của GoodHire, một công ty chuyên về kiểm tra lý lịch, 82% nhân viên Mỹ cho biết họ có thể sẽ nghỉ việc vì sếp kém.
Nhân viên thường phải đối mặt với các vấn đề như thiếu sự công nhận và đánh giá cao, mức lương không thỏa đáng, thiếu hệ thống phản hồi mang tính xây dựng, dẫn đến việc họ tìm kiếm cơ hội mới.
Giải pháp: Để duy trì động lực của nhóm và giảm tỷ lệ nhân viên rời bỏ công ty, đây là một số bước bạn có thể thực hiện với tư cách là một nhà lãnh đạo:
- Xây dựng mối quan hệ bền chặt với từng thành viên trong nhóm
- Công nhận và khen thưởng công việc tốt
- Hãy công bằng và khách quan khi đánh giá hiệu suất của họ
- Lên lịch các cuộc họp và đánh giá thường xuyên với nhóm cũng như với từng cá nhân để nhận phản hồi và giải quyết vấn đề
- Tìm kiếm ý kiến của họ về các chiến lược và kế hoạch ảnh hưởng đến công việc của họ
- Giúp họ tìm kiếm và tận dụng các cơ hội phát triển
Nếu bạn là một nhà quản lý mới và có ít hoặc không có kinh nghiệm về các cuộc thảo luận 1-1 và đánh giá hiệu suất, đừng lo lắng. Chúng tôi có các mẫu để giúp bạn bắt đầu.
Thúc đẩy thành công của nhóm với khả năng lãnh đạo nhóm xuất sắc
Công việc của một trưởng nhóm rất khó khăn, nhưng với các công cụ và kỹ năng phù hợp cùng một nhóm nhân viên nhiệt tình, bạn hoàn toàn có thể trở thành một nhà lãnh đạo nhóm xuất sắc. Bằng cách xây dựng và rèn luyện các kỹ năng như giao tiếp, động viên nhóm, phân công công việc, suy nghĩ tích cực và xây dựng lòng tin, bạn có thể từ một trưởng nhóm giỏi trở thành một trưởng nhóm xuất sắc.
Các công cụ như ClickUp có thể giúp bạn trao quyền cho các nhóm của mình để làm việc cùng nhau hiệu quả và đạt được mục tiêu của cả nhóm. Hãy nhớ rằng, nhóm của bạn là cộng đồng của bạn — hãy hỗ trợ họ, lắng nghe họ và tìm giải pháp cùng họ, không phải cho họ.
Để khám phá cách ClickUp có thể nâng cao kỹ năng lãnh đạo nhóm của bạn, hãy đăng ký ClickUp miễn phí.
Câu hỏi thường gặp
Lãnh đạo nhóm hiệu quả là gì?
Một trưởng nhóm hiệu quả là người có các kỹ năng lãnh đạo như kỹ năng giao tiếp, phân công công việc, đặt mục tiêu và tự chịu trách nhiệm, có thể biến một nhóm các cá nhân thành một tập thể hợp tác để cùng nhau đạt được các mục tiêu chung.
Làm thế nào để lãnh đạo nhóm?
Bạn lãnh đạo nhóm bằng cách hiểu điểm mạnh và lĩnh vực phát triển của từng thành viên, tìm hiểu phong cách làm việc của họ và hỗ trợ họ bằng các giải pháp khả thi, đồng thời luôn theo dõi chặt chẽ các mục tiêu chung của tổ chức.
Một nhà lãnh đạo nhóm giỏi cần có những phẩm chất gì?
Mặc dù một nhà lãnh đạo nhóm giỏi cần có nhiều phẩm chất, nhưng những phẩm chất quan trọng nhất là trí tuệ cảm xúc, sự đáng tin cậy, tính tích cực, kỹ năng giao tiếp xuất sắc, khả năng phân công và động viên, cũng như mong muốn học hỏi và cải thiện không ngừng.