Là người quản lý dự án, bạn phải ước tính và quản lý nhiều biến số liên quan đến dự án. Điều này bao gồm xác định các yêu cầu kinh doanh để chúng có thể được chuyển thành các công việc cụ thể của dự án.
Yêu cầu dự án xác định tiêu chuẩn 'tối thiểu' mà sản phẩm phải đạt được để giải quyết hiệu quả các vấn đề của người dùng cuối. Các yêu cầu liên quan đến các tính năng kỹ thuật và các khía cạnh của dự án — tính năng, hàm và khả năng của sản phẩm cuối cùng — được gọi là yêu cầu kỹ thuật trong thuật ngữ quản lý dự án.
Trong hướng dẫn toàn diện về các yêu cầu kỹ thuật trong quản lý dự án này, chúng tôi sẽ đề cập đến các loại yêu cầu kỹ thuật khác nhau mà bạn có thể gặp phải, cũng như cách thu thập và quản lý chúng một cách hiệu quả.
Yêu cầu kỹ thuật là gì?
Trong quản lý dự án, các yêu cầu kỹ thuật là bản thiết kế phác thảo các chức năng, tính năng và khía cạnh kỹ thuật mà dự án phải đáp ứng.
Điều này cũng bao gồm bất kỳ hạn chế kỹ thuật nào phải vượt qua để dự án thành công.
Từ góc độ sản phẩm phần mềm, các yêu cầu kỹ thuật của dự án đề cập đến cách thức sản phẩm được xây dựng. Do đó, các yêu cầu này sẽ bao gồm các khía cạnh phần cứng, phần mềm, hiệu suất, độ tin cậy và bảo mật.
Giả sử bạn muốn xây dựng một công cụ doanh nghiệp ưu tiên làm việc từ xa cho phép nhóm của bạn làm việc tại nhà.
Các yếu tố quan trọng bạn cần xem xét bao gồm cách xác thực người dùng, cách cung cấp quyền truy cập dữ liệu cho họ, loại tính năng giao tiếp họ nên có (các dịch vụ như trò chuyện, email, hội nghị video, v.v.) và vân vân.
Các yêu cầu kỹ thuật của bạn sẽ tập trung vào việc đảm bảo giao tiếp, hợp tác, khả năng truy cập và đáp ứng các yêu cầu bảo mật của bạn.
Các yêu cầu và tính năng sau đây sẽ tạo thành nền tảng kỹ thuật của dự án này:
- Tương thích với các thiết bị (máy tính xách tay, máy tính để bàn, điện thoại di động, v.v.) và hệ điều hành
- Yêu cầu phần mềm và phần cứng
- Ngôn ngữ lập trình cần sử dụng
- VPN (Mạng riêng ảo) để truy cập an toàn vào mạng và tài nguyên của công ty
- Khả năng hỗ trợ đa ngôn ngữ cho lập trình phần mềm
- Hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu dựa trên đám mây
- Giao thức mã hóa và Xác thực đa yếu tố (MFA) để bảo mật
- Kết nối internet tốc độ cao để hỗ trợ hội nghị video, chia sẻ tệp, v.v.
- Phần mềm máy tính từ xa để hỗ trợ CNTT khắc phục sự cố trên thiết bị của nhân viên
- Tuân thủ các quy định bảo vệ dữ liệu như GDPR, CCPA, v.v.
Nguồn gốc của các yêu cầu kỹ thuật có thể đa dạng, bao gồm các quy định pháp lý, xu hướng thị trường hiện tại, v.v.
Yêu cầu kỹ thuật giải quyết các câu hỏi thiết yếu trong quá trình quản lý dự án, chẳng hạn như:
- Sản phẩm sẽ đáp ứng nhu cầu và mong đợi của người dùng cuối như thế nào?
- Sản phẩm sẽ tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật đã được phê duyệt như thế nào?
- Người dùng cuối trải nghiệm gì khi tương tác với sản phẩm?
- Loại tài nguyên kỹ thuật nào sẽ giúp đáp ứng yêu cầu của người dùng cuối?
- Sản phẩm sẽ tích hợp với các hệ thống và cơ sở hạ tầng hiện có như thế nào?
- Yêu cầu về hiệu suất và khả năng mở rộng là gì?
- Các biện pháp bảo mật nào sẽ giúp bảo vệ tài nguyên và dữ liệu của hệ thống?
- Sản phẩm sẽ xử lý lỗi, ngoại lệ và trường hợp đặc biệt như thế nào?
- Có bất kỳ yêu cầu tuân thủ và quy định nào cần đáp ứng không?
- Các yêu cầu về bảo trì và hỗ trợ là gì?
- Sản phẩm sẽ được kiểm tra như thế nào để đảm bảo đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật cụ thể?
- Các yêu cầu triển khai và thực hiện cho sản phẩm là gì?
Không có hai yêu cầu kỹ thuật nào giống nhau — tất cả phụ thuộc vào sản phẩm và mục tiêu cuối cùng của dự án.
Tầm quan trọng của các yêu cầu kỹ thuật trong quản lý dự án
71% dự án thất bại hoàn toàn hoặc gặp "khó khăn" — nguyên nhân chính là do chúng không cung cấp các tính năng và chức năng mà khách hàng mong đợi.
Tạo một bản điều lệ dự án chi tiết là một trong những cách để thực hiện điều này.
Tuy nhiên, đối với các sản phẩm phần mềm, hồ sơ yêu cầu kỹ thuật giúp tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau giữa các nhóm và khách hàng của bạn để mọi người đều biết những gì sẽ xảy ra.
Nó cũng đảm bảo rằng các vấn đề kỹ thuật và trục trặc không cản trở tiến độ dự án.
Tập trung vào kế hoạch quản lý yêu cầu kỹ thuật là một bước đi thông minh vì:
1. Mang đến phương pháp tiếp cận có hệ thống cho việc lập kế hoạch dự án
Các yêu cầu trong các dự án phức tạp có thể trở nên phức tạp. Tài liệu đặc điểm kỹ thuật giúp tạo danh sách ưu tiên các công việc phụ và coi mỗi công việc phụ như một dự án nhỏ hơn. Điều này mang lại hiệu quả, sự rõ ràng và tổ chức cao hơn cho quá trình lập kế hoạch dự án
2. Ngăn chặn sự mở rộng phạm vi
Việc xác định rõ phạm vi dự án liên quan đến các tính năng và chức năng của sản phẩm từ sớm có thể giúp nhóm tiết kiệm rất nhiều nỗ lực và thời gian. Tài liệu yêu cầu kỹ thuật nêu rõ tất cả các tính năng sản phẩm cần thiết từ góc độ kỹ thuật
3. Đồng thời đóng vai trò là điểm tham chiếu cho việc sử dụng các tài nguyên kỹ thuật
Một tài liệu thông số kỹ thuật có thể chia sẻ nêu rõ khối lượng và loại tài nguyên kỹ thuật sẽ được sử dụng. Điều này giúp các nhà quản lý dự án dễ dàng ước tính chi phí và tuân thủ ngân sách hơn
4. Đưa các nhóm vào "chế độ tập trung"
Sự chậm trễ không lường trước, tài nguyên không sẵn có, kỳ vọng của khách hàng thay đổi, v.v. cản trở đà phát triển của nhóm. Có một tài liệu hữu ích giúp nhóm tập trung vào sản phẩm cuối cùng mong muốn với tất cả các tính năng và chức năng dự kiến vẫn được giữ nguyên
5. Thúc đẩy quá trình ra quyết định dựa trên thông tin
Với những thông tin chi tiết đáng tin cậy về hiệu suất sản phẩm, việc phân bổ chi phí, nguồn lực, cơ sở hạ tầng, v.v. trở nên thật dễ dàng
6. Cho phép người dùng thử nghiệm trơn tru
Mỗi tính năng của sản phẩm phải trải qua quá trình kiểm tra nghiêm ngặt của người dùng để đảm bảo đáp ứng mong đợi của khách hàng, và tài liệu kỹ thuật chi tiết đảm bảo không có bất kỳ sai sót nào trong giai đoạn kiểm tra
Các ví dụ khác nhau về yêu cầu kỹ thuật
Các yêu cầu kỹ thuật khác nhau tùy thuộc vào bản chất của sản phẩm đang được phát triển.
1. Yêu cầu chức năng
Chúng chỉ định những gì sản phẩm cần đạt được để bổ sung cho hành vi cụ thể của người dùng. Chúng nêu bật các hàm mà sản phẩm phải thực hiện bằng cách sử dụng các trường hợp sử dụng, câu chuyện của người dùng, v.v.
2. Yêu cầu không liên quan đến chức năng
Chúng chỉ định các tiêu chí khóa như hiệu suất, bảo mật, độ tin cậy, khả năng sử dụng, v.v. để đánh giá hiệu suất của sản phẩm
3. Yêu cầu hệ thống
Chúng xác định các thông số kỹ thuật mà sản phẩm phải có để đáp ứng nhu cầu của người dùng và bao gồm các yêu cầu về phần cứng, phần mềm, v.v
4. Yêu cầu của người dùng
Danh sách này liệt kê những gì người dùng cần từ sản phẩm và mô tả tương ứng về các tính năng cụ thể theo nhu cầu
5. Yêu cầu kinh doanh
Các yêu cầu này thể hiện các mục tiêu cấp cao mà sản phẩm phải đạt được để đáp ứng nhu cầu của tổ chức và chứng minh sự hợp lý của khoản đầu tư.
6. Yêu cầu giao diện
Chúng chỉ định cách sản phẩm sẽ tương tác với các hệ thống và thành phần hiện có, bao gồm các yêu cầu đối với API, định dạng dữ liệu, giao thức truyền thông, v.v
7. Yêu cầu pháp lý và tuân thủ
Đây là những yêu cầu thiết yếu để tuân thủ các luật, quy định và tiêu chuẩn ngành liên quan về bảo mật dữ liệu, bảo mật, khả năng truy cập, v.v.
Có một cách khác để phân biệt các khía cạnh khác nhau của yêu cầu kỹ thuật.
Tổng quan về mười loại yêu cầu kỹ thuật cần xem xét khi phát triển phần mềm
- Tính khả dụng: Đề cập đến "thời gian" mà người dùng cuối/nhóm của bạn có thể tương tác và sử dụng phần mềm; được biểu thị bằng tỷ lệ phần trăm và được xác định bằng chỉ số "thời gian hoạt động". Càng gần 100%, càng tốt
- Độ tin cậy: Chỉ số này cho biết thời gian trung bình phần mềm hoạt động mà không gặp sự cố —thời gian càng dài, phần mềm càng đáng tin cậy. Bạn cũng có thể biết chỉ số này với tên MTBF (thời gian trung bình giữa các lần sự cố)
- Chất lượng dữ liệu: Chỉ số đánh giá mức độ sử dụng được và chất lượng của dữ liệu
- Bảo mật thông tin: Đảm bảo chia sẻ dữ liệu an toàn và bảo vệ dữ liệu nhạy cảm bằng mọi giá
- Hiệu suất: Chỉ thời gian tải sản phẩm
- Khả năng truy cập: Đảm bảo mọi người luôn có thể truy cập thông tin quan trọng một cách dễ dàng
- Khả năng bảo trì: Mô tả tốc độ giải quyết các vấn đề kỹ thuật của thương hiệu — được đo bằng chỉ số MTTR (thời gian sửa chữa trung bình), với con số lý tưởng là dưới 60 phút
- Tính khả dụng của dịch vụ: Đề cập đến tốc độ mà các nhóm thực hiện nâng cấp, thay đổi, v.v. đối với phần mềm mà không làm gián đoạn việc sử dụng
- Lỗi của con người: Điều này có nghĩa là phần mềm hoặc sản phẩm phải có khả năng xác định khi người dùng mắc lỗi và thông báo cho họ.
Bất kể loại yêu cầu kỹ thuật bạn cần thu thập là gì, hãy tuân theo một quy trình đã định để đảm bảo yêu cầu của bạn chính xác (thông tin chi tiết hơn ở phần dưới).
Làm thế nào để thu thập các yêu cầu kỹ thuật trong quản lý dự án?
Thu thập các yêu cầu kỹ thuật là một quá trình đơn giản, tuyến tính. Chúng tôi đã chia quá trình này thành năm bước đơn giản cho bạn.
Bước 1: Thu thập thông tin từ tất cả các nguồn có liên quan
Trong khi thu thập ý kiến, hãy đảm bảo rằng bạn không bỏ sót bất kỳ bên liên quan hoặc nhóm người dùng quan trọng nào. Đồng thời, chỉ lấy ý kiến từ các nguồn có liên quan, có hiểu biết và kinh nghiệm về sản phẩm.
Mẹo cần lưu ý:
- Tham khảo ý kiến của những người tương tác trực tiếp với sản phẩm, chẳng hạn như người dùng cuối, khách hàng, các bên liên quan, quản lý sản phẩm, nhà phát triển, v.v.
- Tạo khảo sát tùy chỉnh và tiến hành phỏng vấn cá nhân về "mong đợi tối thiểu" đối với sản phẩm
- Thiết lập một cuộc họp nội bộ với nhóm để xác nhận danh sách các yêu cầu kỹ thuật đã thu thập được
Bước 2: Tham gia phân tích sử dụng
Để xác định các yêu cầu về hiệu suất của sản phẩm, bạn cần phải bước ra khỏi vùng an toàn của mình.
Điều này bao gồm triển khai khảo sát với các bên liên quan bên ngoài, tham khảo ý kiến của các chuyên gia trong lĩnh vực và trao đổi với khách hàng bằng mọi cách có thể.
Mẹo cần lưu ý:
- Thực hiện nghiên cứu thị trường để nắm bắt các xu hướng đang diễn ra
- Lập hồ sơ người dùng cuối để hiểu rõ hơn về hành vi của họ
Kết hợp các kết quả để tìm hiểu hiệu suất sản phẩm của bạn và mức độ hài lòng của khách hàng.
Bước 3: Tạo các trường hợp sử dụng và tập trung vào tạo mẫu
Sau khi đã thiết lập khung tham chiếu cơ bản, đã đến lúc bắt tay vào việc và xây dựng một bản mẫu.
Mẹo cần lưu ý:
- Tạo một bộ các trường hợp sử dụng đa dạng để kiểm tra khung công tác của bạn
- Thúc đẩy tương tác trực tiếp với người dùng để hiểu những gì đang hoạt động hiệu quả và những gì không
- Viết báo cáo chi tiết, bao gồm sơ đồ trường hợp
Bước 4: Bao gồm các phẩm chất kỹ thuật
Định lượng các thành phần phần cứng và phần mềm là rất quan trọng.
Các tham số tiêu chuẩn để định lượng bao gồm hiệu suất, khả năng mở rộng, tính sẵn có của tài nguyên, độ trễ hệ thống, bảo mật và hơn thế nữa.
Tiếp tục tiến hành kiểm tra và họp với nhóm để xác định các thuộc tính kỹ thuật cần thiết.
Ví dụ: các yêu cầu kỹ thuật để phát triển một ứng dụng sẽ bao gồm thời gian hoạt động, khả năng phản hồi của ứng dụng, giao thức bảo mật, dễ sử dụng, tần suất sao lưu, khả năng mở rộng, bảo trì, v.v.
Bước 5: Xác thực tài liệu yêu cầu kỹ thuật
Sau khi hoàn thành công việc cơ bản, bạn có thể tạo tài liệu yêu cầu kỹ thuật.
Bạn muốn chứng minh tính hợp lý của mọi yêu cầu chức năng và kỹ thuật mà bạn đưa ra trên giấy.
Để làm được điều này, hãy bao gồm các yếu tố sau và đảm bảo rằng mọi thứ đều hoàn hảo:
- Người dùng cuối được lập bản đồ theo khả năng sử dụng của sản phẩm
- Các cột mốc và thời hạn tương ứng
- Cấu trúc nhóm, cùng với các kỹ năng và năng lực cần thiết
- Vòng đời của quá trình phát triển dự án, bao gồm phạm vi dự án, lập kế hoạch, quản lý thay đổi, nguồn lực, quy trình làm việc và kế hoạch dự phòng
- Chi tiết sản phẩm, từ nghiên cứu ban đầu đến các tính năng được xác định trong kế hoạch dự án
- Các giao thức và kết quả tương ứng mà khách hàng mong đợi
- Yêu cầu hệ thống và các biện pháp giảm thiểu rủi ro
- Các yếu tố bên ngoài như môi trường, quy định, v.v.
- Các thông số kỹ thuật như kích thước, trọng lượng, chiều cao, màu sắc, hình dạng, v.v. đối với hàng hóa vật lý và hệ điều hành, giao diện, v.v. đối với sản phẩm kỹ thuật số
Mẹo cần lưu ý:
- Cộng tác với các thành viên trong nhóm, khách hàng và các bên liên quan khác để thu thập ý kiến của họ
- Tham khảo ý kiến của các giám đốc điều hành và nhóm lãnh đạo để nhận được sự đồng ý cuối cùng
Cách viết các yêu cầu kỹ thuật chính xác, chi tiết với ClickUp
Trong quá trình lập kế hoạch dự án, các nhà quản lý dự án cần đánh giá nhiều yếu tố để đảm bảo kế hoạch dự án cuối cùng đáp ứng tất cả các nhu cầu kinh doanh và kỹ thuật. Tùy thuộc vào loại dự án, chỉ riêng các yêu cầu kỹ thuật có thể lên đến hàng chục điểm.
Bạn không cần phải ghi chú nhiều để theo dõi những yêu cầu này — chỉ cần sử dụng các mẫu tài liệu kỹ thuật miễn phí trong ClickUp.
ClickUp là một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ, cho phép bạn kiểm soát hoàn toàn, thu thập và quản lý các yêu cầu kỹ thuật chỉ bằng một nút bấm.
Dưới đây là tổng quan về các tính năng hữu ích mà ClickUp cung cấp để quản lý các yêu cầu kỹ thuật của bạn:
1. Chế độ xem biểu mẫu ClickUp để quản lý khảo sát thời gian thực
Bạn sẽ làm gì nếu muốn thực hiện một cuộc phỏng vấn vào phút chót với Giám đốc điều hành để quảng bá sản phẩm mới của mình trên một tạp chí kỹ thuật số có uy tín, nhưng họ lại rất bận rộn?
Sử dụng biểu mẫu để cho phép CEO trả lời câu hỏi theo thời gian và sự thuận tiện của họ.
Tận dụng Chế độ xem biểu mẫu của ClickUp để thực hiện khảo sát, phỏng vấn, thăm dò ý kiến, v.v. với các bên liên quan, quản lý, nhà phát triển và hơn thế nữa.
Một trong những tính năng được yêu cầu nhiều nhất của chúng tôi, ClickUp Forms có logic điều kiện, cho phép bạn tạo các biểu mẫu thông minh, động để nhận phản hồi về sản phẩm, xử lý yêu cầu sáng tạo, chuyển tiếp khách hàng tiềm năng và hơn thế nữa.
Bạn sẽ không bao giờ bỏ lỡ thông tin quan trọng và phản hồi của người dùng.
Chức năng này cho phép bạn:
- Ghi lại phản hồi và chuyển công việc đến nhóm phù hợp vào đúng thời điểm ngay lập tức
- Chuyển đổi các phản hồi thành công việc có thể theo dõi và đưa chúng trực tiếp vào quy trình làm việc của bạn để hành động kịp thời
- Tùy chỉnh các câu hỏi và thu thập thông tin liên quan
Dưới đây là cách ClickUp Forms thích ứng với các tình huống trong cuộc sống hàng ngày:
- Cho phép người dùng gửi yêu cầu tính năng, báo cáo lỗi hoặc đề xuất cải tiến UX, với phản hồi của họ được chuyển đổi thành các công việc có thể theo dõi cho danh sách công việc sản phẩm của nhóm bạn
- Thúc đẩy các biểu mẫu tiếp nhận CNTT để báo cáo sự cố, quản lý thay đổi, yêu cầu thiết bị và hơn thế nữa
- Xây dựng các biểu mẫu tùy chỉnh được cập nhật theo thời gian thực dựa trên nhu cầu của khách hàng để mang lại trải nghiệm cá nhân hóa cao
Tài liệu ClickUp và AI để phân tích chất lượng dữ liệu và trích xuất thông tin chi tiết
Mặc dù thu thập phản hồi của khách hàng là điều rất tốt, nhưng thông tin đó sẽ trở nên vô nghĩa nếu bạn không thể tạo ra những hiểu biết sâu sắc từ đó và sử dụng chúng để thúc đẩy cải thiện hiệu suất.
Truy cập Tài liệu ClickUp và ClickUp AI.
Tài liệu ClickUp rất hữu ích để tạo và chỉnh sửa tài liệu yêu cầu kỹ thuật trong thời gian thực với nhóm của bạn. Đánh thẻ người khác bằng nhận xét, chỉ định mục hành động và chuyển đổi văn bản thành nhiệm vụ có thể theo dõi.
Tạo các thông số kỹ thuật toàn diện, nêu rõ phạm vi và mục tiêu của dự án.
Ghi chép và truyền đạt các yêu cầu về sản phẩm, chẳng hạn như các tính năng bắt buộc, chức năng quan trọng và trải nghiệm người dùng mong đợi.
Chuyển mục tiêu và yêu cầu thành công việc và công việc phụ, đồng thời theo dõi chúng tại một nơi.
Để cải thiện độ chính xác và tốc độ, hãy tạo tài liệu yêu cầu kỹ thuật bằng ClickUp AI, cung cấp hơn 100 mẫu hướng dẫn hoàn chỉnh phù hợp với nhu cầu của bạn. Dưới đây là ví dụ về Mẫu trang bìa báo cáo kỹ thuật ClickUp sẵn sàng để sử dụng.
Một trong những công cụ AI dựa trên vai trò phổ biến của ClickUp là Trình tạo tài liệu thông số kỹ thuật, giúp tạo tài liệu thông số kỹ thuật, phân tích dữ liệu khách hàng để tìm các yếu tố như hồ sơ người dùng cuối, mẫu hành vi, v.v., hợp lý hóa quy trình và cải thiện năng suất.
Tiết kiệm thời gian quý báu mà bạn phải dành cho việc định dạng và cấu trúc tài liệu yêu cầu kỹ thuật. Thêm thông tin cần thiết (ví dụ: các cân nhắc về thiết kế, chi tiết triển khai, v.v.) và để trình tạo tài liệu lo phần còn lại!
Yêu cầu kỹ thuật được trình bày rõ ràng để thu hẹp khoảng cách về chức năng và hiệu suất
Yêu cầu kỹ thuật không nên được coi là vấn đề phụ, chúng quan trọng đối với dự án của bạn như quân hậu trong ván cờ vua!
Yêu cầu kỹ thuật là mô tả cụ thể về các thông số kỹ thuật của dự án, bao gồm yêu cầu về phần cứng và phần mềm, tiêu chuẩn mã hóa, quy trình chuẩn hóa, quy trình kiểm tra, v.v.
Được trình bày rõ ràng và chi tiết, chúng sẽ dẫn dắt dự án đến thành công.
Tuy nhiên, dấu hiệu thực sự của một tài liệu yêu cầu kỹ thuật đáng giá là nó được trình bày một cách trực quan, chính xác về mặt sự thật, được lập ra một cách hợp tác và dễ hiểu.
Một công cụ quản lý dự án như ClickUp đáp ứng tất cả các tài khoản quản lý kỹ thuật và lập kế hoạch dự án — từ xác định các yêu cầu kỹ thuật của dự án đến quản lý kỳ vọng của khách hàng và giải quyết mọi vấn đề phát sinh. Đăng ký miễn phí ngay hôm nay!