SaaS araçları, işinizin arkasındaki itici güçtür. Kuruluşların %73'ü SaaS'ı iş hedeflerine ulaşmak için gerekli görürken, %38'i "çok önemli" ve %35'i "oldukça önemli" olarak değerlendiriyor.
Peki SaaS tedarikçilerini nasıl yönetebilirsiniz? Hangi araçları kullanmalısınız? En iyi uygulamalar nelerdir?
Bu blog yazısında tüm bunları ve daha fazlasını ele alıyoruz. Başlayalım!
⏰ 60 saniyelik özet
- SaaS tedarikçi yönetimi, hizmet olarak sunulan yazılım (SaaS) sağlayıcılarının seçilmesi, entegrasyonu, izlenmesi ve yönetilmesini içerir
- Maliyetleri yönetmeye, SaaS güvenliğini ve uyumluluğunu sağlamaya ve iş verimliliğini artırmaya yardımcı olur
- SaaS tedarikçi yönetiminin anahtar adımları arasında SaaS tedarikçilerini belirleme ve kısa listeye alma, sözleşmeleri müzakere etme ve SaaS araçlarının performansını izleme yer alır
- Başarılı SaaS tedarikçi yönetimi için en iyi ipuçlarından bazıları, SaaS tedarikini merkezileştirmek, otomatik yenileme hatırlatıcıları ayarlamak ve yinelenen SaaS araçlarını belirlemektir
- ClickUp, SaaS sözleşmelerini gözden geçirmek için otomatik hatırlatıcılar ayarlayarak ve aracın performansını ve kullanımını görselleştirerek SaaS tedarikçi yönetimi sürecini daha verimli hale getirir
SaaS Tedarikçi Yönetimi Nedir?
SaaS tedarikçi yönetimi, iş hedefleriyle uyumlu olmalarını sağlamak için hizmet olarak sunulan yazılım (SaaS) sağlayıcılarını seçme, entegre etme, izleme ve yönetme sürecidir. Şunları içerir:
- SaaS aboneliklerini merkezi bir yerden izleme
- Satıcıları güvenlik sertifikaları (SOC 2 veya ISO 27001 gibi) ve yasal uyumluluk (GDPR, HIPAA, CCPA) açısından inceleme
- Çalışma süresini, yanıt sürelerini ve hizmet kalitesini izleme
- En iyi teklifi alın, net hizmet seviyesi anlaşmaları (SLA'lar) yapın
- Teknoloji silolarını önlemek için mevcut sistemlerle entegrasyonları kontrol etme
Kullanılan SaaS uygulamalarının sayısı arttıkça, güçlü bir tedarikçi yönetimi SaaS işlemlerinin verimli olmasını sağlar, gereksiz harcamaları, güvenlik risklerini ve araç yinelemelerini önler.
Etkili SaaS Tedarikçi Yönetimi Neden Önemlidir?
SaaS tedarikçi yönetimi süreci hakkında daha fazla konuşmadan önce, etkili SaaS tedarikçi yönetiminin neden önemli olduğunu anlayalım:
Maliyet kontrolü ve bütçe optimizasyonu
Etkili SaaS tedarikçi yönetimi, müzakereler yoluyla tamamlanan anlaşmalarda %16,49 tasarruf sağlar ve toplam tasarruf 349 milyon dolara ulaşır. Bu da şaşırtıcı değildir. Maliyetlerin düşürülmesinin mümkün olmadığını düşündüğünüz alanlar, genellikle en büyük tasarrufların elde edildiği alanlardır. SaaS yığınınız bunun en iyi örneğidir.
Sağlam bir SaaS yazılım tedarikçisi yönetimi ile araçlarınızın yatırım getirisini ve verimliliğini her zaman izleyebilirsiniz.
🌟 SaaS tedarikçi yönetimi çözümünü kullanarak düzenli kontroller yapmak, aşağıdaki özelliklere sahip yazılımları ortadan kaldırmanıza yardımcı olur:
- Artık ilk aldığınızda yaptığını yapmıyor
- Gizli ücretler bütçenizi eritiyor mu?
- Takımınız daha iyi bir şeye geçtiği için kullanılmıyor mu?
Nedeni ne olursa olsun, bir SaaS tedarikçi yöneticisi aboneliklerinizi inceler ve hangilerinin iptal edilmesi gerektiğini belirler, böylece daha değerli SaaS satın alımları için bütçe ayırmanızı sağlar.
💡Profesyonel İpucu: Departman yöneticileriyle üç ayda bir SaaS performans incelemesi yapın, darboğazları belirleyin, kullanılmayan araçları ortadan kaldırın ve tüm yazılımların iş hedefleriyle uyumlu olmasını sağlayın.
Güvenlik, uyumluluk ve risk azaltma
SaaS uygulamaları hassas iş verilerini işlediğinden, güvenlik ve uyumluluk isteğe bağlı değil, zorunludur. Gözetim eksikliği, veri ihlallerinden yasal para cezalarına kadar büyük risklere yol açabilir. SaaS tedarikçi yönetimi, her aracın gerekli güvenlik standartlarını ve uyumluluk gereksinimlerini karşıladığından emin olur.
🌟 SaaS yığınınızı sürekli izleyerek, aşağıdakiler gibi riskleri belirleyebilir ve azaltabilirsiniz:
- Uygun güvenlik sertifikalarına (SOC 2, ISO 27001, GDPR uyumluluğu) sahip olmayan satıcılar
- BT onayı olmadan hassas verileri depolayan yetkisiz araçlar
- Kuruluşunuzu siber saldırılara karşı savunmasız hale getiren gölge BT
Güçlü bir SaaS tedarikçi yönetimi stratejisi, ekosisteminizdeki her aracın güvenlik, uyumluluk ve risk gereksinimlerini karşılamasını sağlayarak işinizi her zaman korur.
🧠 Biliyor muydunuz? Yakın zamanda yayınlanan bir rapora göre, kuruluşların %31'i geçtiğimiz yıl SaaS veri ihlali yaşadı. Bu durum, titiz güvenlik uygulamalarının kritik önemini ortaya koyuyor.
Geliştirilmiş performans ve operasyonel verimlilik
İşiniz temelde SaaS üzerinde çalışıyor. Müşteri hizmetleri SaaS'a ihtiyaç duyuyor; satın alma SaaS'a ihtiyaç duyuyor; pazarlama SaaS'a ihtiyaç duyuyor — neredeyse her departman SaaS'a bağımlı. Bu araçları doğru şekilde yönetmiyorsanız, operasyonel verimlilik elde etmeyi nasıl bekleyebilirsiniz?
SaaS tedarikçi yönetimi ile, yığınınızdaki her aracın iş akışlarını yavaşlatmak yerine iyileştirmesini sağlarsınız.
🌟 SaaS ekosistemini düzenli olarak optimize ederek şunları ortadan kaldırabilirsiniz:
- Aynı işi yapan ancak karışıklık ve verimsizliğe neden olan çakışan araçlar
- Günlük operasyonları aksatan yavaş veya güvenilmez yazılımlar
- İyi entegre olmayan araçların neden olduğu karmaşık iş akışları
📌 Örnek: Yeni Güney Galler'deki Metropolitan Memorial Parks (MMP), birden fazla kuruluşu birleştirdikten sonra eski ve silo haline gelmiş finansal sistemlerle ilgili zorluklarla karşılaştı. Birleşik bir SaaS yönetim platformuna geçerek süreçleri kolaylaştırdı, verimliliği artırdı ve önemli maliyet tasarrufları elde etti.
Gereksiz araçların ortadan kaldırılması
Çoğu şirket, kaç tane yinelenen SaaS aracı için ödeme yaptığının farkında bile değildir. Zylo'nun yakın zamanda yayınladığı bir rapora göre, işlerin ortalama %44'ü SaaS lisanslarını boşa harcıyor veya yeterince kullanmıyor, bu da önemli ölçüde gereksiz masraflara yol açıyor.
Pazarlama otomasyon için bir araca sahiptir, satış başka bir araca sahiptir ve müşteri desteği tamamen farklı bir şey kullanıyor olabilir, ancak hepsi aynı şeyi yapacaktır.
🌟 SaaS tedarikçi yönetim platformuyla şunları yapabilirsiniz:
- Aynı işi yapan çakışan araçları ortadan kaldırın
- Daha fazla satın almak yerine, etkin olmayan kullanıcılardan lisansları yeniden tahsis edin
- Takımların, ödediğiniz araçları gerçekten kullandığından emin olun
SaaS uygulamalarındaki oturum açma etkinliklerini kontrol edin. Kullanıcılar bir aracı düzenli olarak kullanmıyorsa, lisansı iptal etme veya yeniden atama zamanı gelmiştir.
📖 Daha fazla bilgi: SaaS örnekleri ve uygulamaları
SaaS Satıcılarını Yönetmenin Anahtar Adımları
Yapılandırılmış bir yaklaşım, SaaS tedarikçilerinin seçiminde ve yönetiminde gereksiz adımları ve engelleri önlemenize yardımcı olur. Etkili tedarikçi yönetimi için adım adım kılavuz.
Adım 1: İş ihtiyaçlarını ve tedarikçi gereksinimlerini belirleyin
Her şey, hangi araçlara ihtiyacınız olduğunu ve hangi planın en mantıklı olduğunu bilmekle başlar. Net bir resim olmadan, çok fazla araç, çakışan özellikler veya gereksiz eklentilerle pahalı planlar için ödeme yapmanızla sonuçlanacaktır.
🌟 Düşünün:
- Hangi araçlar gereklidir? CRM, proje yönetimi platformu veya otomasyon aracına mı ihtiyacınız var?
- Kaç lisans veya koltuğa ihtiyacınız var? Aslında sadece 50 kullanıcı kullanırken 100 kullanıcı için ödeme mi yapıyorsunuz?
- Hangi fiyatlandırma planı mantıklı? Daha düşük bir plan işinizi görürken, kurumsal bir plana mı bağlı kalıyorsunuz?
- Hangi entegrasyonlar zorunludur? Araç, iş akışı kesintilerini önlemek için mevcut yazılımınızla bağlantı kurabilir mi?
Bu faktörlerin her biri, hangi tedarikçinin size uygun olduğunu belirlemenize yardımcı olur. Pazarlama otomasyona ihtiyaç duyabilirken, BT daha çok güvenlik ve uyumluluğa önem verebilir. Zorluk nedir? Bütçenizi aşmadan tüm gereksinimleri karşılayan bir çözüm bulmak.
İş için her şeyi içeren uygulama olan ClickUp, bu süreci kolaylaştırmanıza yardımcı olur. Projeleri, belgeleri ve iletişimi tek bir birleşik tedarikçi yönetim sisteminde yönetme şeklinizi kökünden değiştirir.
ClickUp Görevleri'ni kullanarak gereksinimleri haritalandırabilirsiniz. Saal'ın sahip olması gereken özelliklerin bir kontrol listesini oluşturun, ilgili takım üyelerine araştırma görevleri atayın ve işlerin ilerlemesi için son tarihler belirleyin. Uyumluluk için BT departmanının incelemesi veya finans departmanının bütçe onayı gerekiyorsa, bunları doğrudan atayın, böylece her şey tek bir yerde düzenli kalır.
Adım 2: Satıcıları araştırın ve kısa listeye alın
İhtiyacınız olanı belirledikten sonra, bir sonraki adım doğru tedarikçileri bulmaktır. Ancak sayısız SaaS seçeneği arasında seçim yapmak çok zor olabilir. Körü körüne karar vermek yerine, ihtiyaçlarınıza gerçekten uygun olanlara odaklanın.
🌟 Satıcı yönetimi yazılımını kullanarak SaaS satıcı seçeneklerini filtreleme:
- Fiyat planlarını karşılaştırın: Satıcı esnek fiyatlandırma sunuyor mu, yoksa uzun vadeli sözleşmelere bağlı mısınız?
- Güvenlik ve uyumluluğu kontrol edin: Araç SOC 2, ISO 27001 veya GDPR gibi standartları karşılıyor mu?
- Entegrasyonlara bakın: Mevcut araçlarınızla sorunsuz bir şekilde çalışacak mı?
- İncelemeleri ve önerileri okuyun: Diğer işletmeler güvenilirliği ve desteği hakkında ne diyor?
Karar vermeden önce takımınızın bir araç hakkındaki görüşlerini almak daha iyi ne olabilir? Farklı satıcıları tartışmak için ClickUp Sohbet'i kullanarak gerçek zamanlı olarak işbirliği yapın, satıcı seçim kriterlerini kesinleştirin ve sonsuz e-posta konuları olmadan öneriler alın.
📮ClickUp Insight: %42 takım üyelerinin, silo yapısına rağmen iletişim için hala büyük ölçüde e-postaya güveniyor.
ClickUp'ın araştırmasına göre, iletişim genellikle silolaşmış ve gerçek iş akışlarından ayrıdır. İletişim kopukluğunu önlemek için, proje yönetimi, işbirliği ve iletişimi bir araya getiren merkezi bir platformla mesajlaşmayı iş akışlarınıza entegre edin. İş için her şeyi içeren uygulama ClickUp'ı deneyin.
Adım 3: Sözleşme şartlarını ve SLA'ları müzakere edin
Harika bir SaaS aracı edinmek bir şeydir, bu araç için harika bir fiyat almak ise başka bir şeydir. Satıcılar fiyatlarını belirler, ancak bu fiyatların kesin olduğu anlamına gelmez. Daha iyi koşullar, esnek satıcı sözleşmeleri ve size gerçekten fayda sağlayan hizmet garantileri elde etmenin anahtarı müzakeredir.
🌟 SaaS tedarikçileriyle müzakere sırasında odaklanmanız gereken noktalar:
- Fiyatlandırma esnekliği: Yıllık faturalandırma veya çok yıllık sözleşmeler için indirim alabilir misiniz?
- Kullanıcı ölçeklenebilirliği: Cezasız olarak koltuk sayısını artırabilir veya azaltabilir misiniz?
- Hizmet Düzeyi Anlaşmaları (SLA'lar): Garantili çalışma süresi nedir? Bu süreye uymazlarsa ne olur?
- Destek koşulları: Öncelikli destek dahil mi, yoksa ek ücret mi?
Bu tür konularda pazarlık yapmak önemsiz gibi görünebilir, ancak uzun vadede büyük bir amaca hizmet eder.
Sözleşme müzakerelerini takip etmek için ClickUp Otomasyonlarını kullanabilirsiniz. Yenileme tarihleri için hatırlatıcılar ayarlayın, satıcılarla takip işlemlerini otomatikleştirin ve SLA ile anahtar performans göstergelerini zaman içinde izleyin. Bu sayede, SaaS KPI izlemenizi yeniden müzakere etme ve optimize etme fırsatını asla kaçırmazsınız.
Adım 4: Satıcıyı sisteme alın ve SaaS aracını entegre edin
Sözleşme imzalandıktan sonra asıl iş başlar: aracı kurmak ve sorunsuz bir şekilde çalıştırmak. Kötü yürütülen bir tedarikçi entegrasyon süreci düşük benimseme oranlarına, lisans israfına ve takımların hayal kırıklığına yol açar. Kullanıcılar aracı nasıl kullanacaklarını bilmiyorlarsa veya günlük iş akışlarına entegre edemiyorlarsa, araç kısa sürede katma değer yerine sadece bir gider haline gelir.
🌟SaaS araçlarının sorunsuz bir şekilde kullanıma sunulmasını sağlamak için:
- Kullanıcı rollerini ve izinlerini tanımlayın: Güvenlik risklerini önlemek ve verileri düzenli tutmak için uygun erişim düzeyleri atayın
- Eğitim ve belgeleme sağlayın: Yapılandırılmış oryantasyon oturumları aracılığıyla takımların aracı verimli bir şekilde kullanmayı öğrendiğinden emin olun
- Kabul ve kullanımı izleyin: Katılımı izleyin ve geri bildirim toplayarak darboğazları erken aşın
İyi planlanmış bir onboarding süreci, aracın takımınızın iş akışının ayrılmaz bir parçası haline gelmesini sağlar; unutulan bir abonelik haline gelmez.
📖 Daha fazla bilgi: IaaS, PaaS ve SaaS: Hangi modeli seçmelisiniz?
Adım 5: Performansı ve tedarikçi ilişkilerini izleyin
Satıcı performansını düzenli olarak izlemek, ödediğiniz değeri aldığınızdan emin olmanızı sağlar ve sorunları operasyonları etkilemeden önce tespit etmenize yardımcı olur.
B2B SaaS kurumsal yazılımlar için, tedarikçilerin hesap verebilirliğini sağlamak çok önemlidir. ClickUp Gösterge Panelleri ile SLA uyumluluğunu takip edebilir , çalışma süresini izleyebilir ve kullanıcıların benimseme eğilimlerini tek bir yerden takip edebilirsiniz. Bir tedarikçi sık sık performans garantilerini yerine getirmiyor veya zamanında destek sağlamıyorsa, yeniden müzakere etme veya alternatifler arama zamanı gelmiş olabilir.
Özel Gösterge Panelleri ile kullanım raporlarını izleyerek takımların aracı aktif olarak kullanıp kullanmadığını veya lisansların boşa gitmediğini görebilirsiniz. Güvenlik güncellemeleri ve uyumluluk değişiklikleri de, tedarikçinin sektör standartlarına uygunluğunu sağlamak için gözden geçirilmelidir.
Bonus: ClickUp'ın Satıcı Yönetimi Kontrol Listesi Şablonunu kullanın
Hemen başlamak istiyorsanız, ClickUp tam size göre bir şablon sunuyor. ClickUp Satıcı Yönetimi Kontrol Listesi Şablonu, satıcıları listelemenizi, sözleşme ayrıntılarını izlemenizi, yenileme hatırlatıcıları ayarlamanızı ve uyumluluğu tek bir yerden izlemenizi sağlar.
Dağınık notlar ve elektronik tablolarla uğraşmak yerine, tedarikçi ilişkilerinizin her yönünü yönetmek için net ve yapılandırılmış bir yöntem elde edersiniz. Yerleşik görev atamaları sayesinde onaylar, müzakereler ve performans değerlendirmelerinin gözden kaçmamasını sağlayabilirsiniz.
📖 Daha fazla bilgi: Kalite Mükemmelliği Takımımız ClickUp'ı Nasıl Kullanıyor?
SaaS Tedarikçi Yönetimi için En İyi Uygulamalar
Etkili SaaS tedarikçi yönetimi için izleyebileceğiniz en iyi uygulamalar şunlardır:
SaaS tedarikini merkezileştirin
Dağınık SaaS satın alımları, bütçe israfına, güvenlik risklerine ve yinelenen araçlara yol açar. Merkezi bir satın alma süreci, sipariş ve kontrol sağlar.
❌ Ortadan kaldırdıklarınız:
- Aynı işi yapan yazılımların çakışması
- Farklı takımlar arasında izlenmeyen harcamalar
- İncelenmemiş araçlardan kaynaklanan güvenlik riskleri
✅ Kazanacaklarınız:
- Satıcılarla müzakere yoluyla daha iyi fiyatlandırma
- Yenileme ve iptalleri net bir şekilde takip edin
- Kolaylaştırılmış, güvenli bir SaaS ekosistemi
Her takımın istediğini satın alması yerine, yapılandırılmış bir süreç sayesinde her aracın incelenmesi, maliyet etkinliği ve gerekliliği sağlanır.
Otomatik yenileme uyarıları ayarlayın
SaaS sözleşmeleri, artık kullanmadığınız araçlar için bile otomatik olarak yenilenerek sizi başka bir ödeme döngüsüne hapsetme gibi sinsi bir özelliğe sahiptir.
İzleme yapmıyorsanız, muhtemelen takımınızın artık kullanmadığı yazılımlara para harcıyorsunuzdur.
🌟 Yenileme uyarıları ayarlayarak bir adım önde olun. Bu size aşağıdakiler için zaman kazandırır:
- Aracın hala gerekli olup olmadığını gözden geçirin
- Sözleşme yenilenmeden önce daha iyi şartlar için pazarlık yapın
- Artık değer sağlamayan abonelikleri iptal edin
BT tedarikçi yönetimi, SaaS harcamalarınızı kontrol altında tutmanızı sağlar.
🧠 Biliyor muydunuz? Araştırmalar, SaaS harcamalarının %30'una kadarının kaçırılan ve otomatik yenilemeler nedeniyle boşa gittiğini gösteriyor.
Mümkün olduğunda tedarikçileri birleştirin
Basit bir kontrol yapın: Pazarlama takımınız otomasyon için otomasyon tarafından kullanılanla benzer bir araç kullanıyor mu? Kullanım durumu aynıysa, SaaS aracının farklı olması gerekir.
Farklı takımlar bağımsız satın alımlar yaptığında, yinelenen SaaS araçları ortaya çıkar. Satıcıları birleştirmek maliyetleri azaltır, iş akışlarını basitleştirir ve pazarlık gücünü artırır.
🌟 Basit bir kontrol size yardımcı olabilir:
- Departmanlar arasında çakışan araçları belirleyin
- İşbirliğini iyileştirmek için yazılımları standartlaştırın
- Satıcı yönetimi genel giderlerini azaltın
Daha az yineleme, daha az karmaşıklık ve sahip olduğunuz araçlardan daha fazla değer anlamına gelir.
Bunun için ClickUp'ın güçlü AI asistanı ClickUp Brain'i kullanabilirsiniz. Bu araç, kuruluşunuzun farklı departmanlarında kullanılan tüm SaaS araçlarının bir listesini oluşturmanıza yardımcı olarak, çakışan araçları belirlemenizi sağlar.
SaaS onay ş akışı uygulayın
Takımlar genellikle BT veya satın alma departmanının onayı olmadan SaaS araçları satın alır, bu da güvenlik risklerine, uyumluluk sorunlarına ve gereksiz harcamalara yol açar. Bir süreç oluşturulmadığında, gölge BT devreye girer.
🌟 Onay ş akışı şunları sağlar:
- Her araç güvenlik ve uyumluluk açısından incelenir
- Yinelenen veya çakışan araçlar yığına eklenmez
- Satın alma, daha iyi fiyatlar ve sözleşme koşulları için pazarlık yapabilir
Şirketlerin %65'i gölge BT nedeniyle veri kaybı yaşarken, SaaS satın alımlarını kontrol etmek isteğe bağlı değil, zorunludur. Yapılandırılmış bir onay süreci, yığınlarınızı güvenli, uygun maliyetli ve verimli tutar.
📖 Daha fazla bilgi: SaaS için Müşteri Başarısını Optimize Etme
ClickUp ile SaaS Tedarikçi Yönetimini Kolaylaştırın
SaaS tedarikçilerini yönetmek kaotik olmak zorunda değildir. ClickUp, sözleşmeleri takip etmek, tedarikçi performansını izlemek, yenileme uyarılarını otomatikleştirmek ve takımınızla işbirliği yapmak için merkezi bir alan sunar — hepsi gerçek zamanlı olarak.
Gösterge panelleri, görev yönetimi, otomasyonlar ve entegrasyonlar gibi özelliklerle, tedarikten yenilemeye kadar tedarikçi yaşam döngüsünün her aşamasını kolaylaştırabilirsiniz. SaaS tedarikçilerinizi kontrol altına almaya hazır mısınız? ClickUp'a kaydolun ve daha akıllı yönetmeye bugün başlayın.