![Başarılı Bir Proje Sonrası Değerlendirme Nasıl Yapılır [Adımlar, Avantajlar ve Kaçınılması Gereken Hatalar]](https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/12/ClickUp-Project-Management-gif.gif)
Projelerin tamamlanması harika bir duygu! Siz ve takımınız çok çalışarak sonuçları elde ettiniz.
Artık rahat bir nefes alabilirsiniz. 😮💨 Ama durun, bir iş kaldı: proje sonrası analiz.
Sonuç değerlendirme toplantısı yapmazsanız, neyin yanlış gittiğini ve hatta neyin doğru gittiğini anlama fırsatını kaçırırsınız. Takım görevlerde gecikmeler yaşadı mı? Bütçe aşımları veya kaynak yetersizlikleri oldu mu?
Şimdi temel sorunları derinlemesine incelemezseniz, bir sonraki projenizde muhtemelen aynı sorunlarla tekrar karşılaşacaksınız.
Peki, etkili bir post-mortem nasıl yapılır? Endişelenmeyin, bu makalede tüm ayrıntılarıyla ele aldık. Adımlara geçmeden önce, post-mortemin ne olduğunu ve faydalarını tartışalım.
⏰ 60 saniyelik özet
- Sonuç analizi, proje süreçlerini, başarılarını ve başarısızlıklarını gözden geçirmenize olanak tanıyan bir proje geriye dönük değerlendirmesidir. Böylece, ileride daha iyi sonuçlar elde edebilirsiniz
- Bu, iyileştirme alanlarını belirlemeye ve takım verimliliğini artırmaya yardımcı olur
- Proje yöneticileri, geliştiriciler ve kalite güvence personeli dahil olmak üzere tüm anahtar paydaşlar, proje sonrası analizlere katılmalıdır
- Anketler veya görüşmeler yoluyla takımdan dürüst geri bildirimler toplayarak ve verileri analiz ederek kalıpları belirleyerek başlayın
- Ardından, proje sonrası analiz bulgularını kapsamlı bir raporda belgelendirin, raporu paydaşlarla paylaşın ve gelecekteki projeler için eylem öğelerini uygulayın
Proje Sonrası Değerlendirmeyi Anlama
Çoğu şirket için proje yönetimi yaşam döngüsü, dönüm noktalarına ulaşmak ve sonuçları sunmakla sona erer.
Ancak sorun şu: birçok takım önemli bir adımı atlıyor: proje zorluklarını ve başarılarını değerlendirmek. Sonuç değerlendirmesi, bir sonraki projenizin çıtasını yükseltmek için iyileştirme alanlarını belirlemenize yardımcı olur.
Proje sonrası değerlendirme nedir?
Proje sonrası değerlendirmeyi, büyük bir etkinliğin ardından anahtar paydaşları bir araya getirerek projenin gidişatını değerlendirdiğiniz bir takım toplantısı gibi düşünün.
Tıpkı Aralık ayında günlüğünüzün başına oturup tüm yılın iniş çıkışlarını düşünürken, bir post-mortem toplantısı da proje başarılarını kutlamanıza ve hatalarınızdan ders almanıza olanak tanır.
Bu, fikirlerinizi paylaşma ve gelecekteki projelerinize yardımcı olabilecek en iyi uygulamaları belgeleme ve gelecekteki sonuçları iyileştirme fırsatı sunar
Proje sonrası analiz yapmanın avantajları
BT proje sonrası analizleri üzerine yapılan bir araştırma, "sonuç analizinin BT proje yönetimi sürecinde genel bir uygulama olmadığını" ortaya koymaktadır
Özellikle yeni projeleriniz varsa, post-mortemlerin zaten dolu olan yapılacaklar listenize eklenecek bir görev daha olduğunu düşünebilirsiniz.
Ancak bunları yapmak çok faydalıdır. İşte birkaç avantajı:
1. Hataları tespit edin ve bunlardan ders alın
Her proje, ne kadar başarılı olursa olsun, yolunda bazı engellerle karşılaşır. Sonuç analizleri, neyin yanlış gittiğini ve nedenini düşünmek için size özel bir zaman ayırır. Kaçırılan son tarihler, iletişim kopuklukları veya beklenmedik engeller gibi hataları gözden geçirmek için zaman ayırdığınızda, değerli dersler çıkarırsınız.
Sonuç analizleri, proje yöneticilerinin, takımların ve kuruluşların geçmiş deneyimlerini değerlendirip bunlardan ders almasını sağlar.
Sonuç analizleri, proje yöneticilerinin, takımların ve kuruluşların geçmiş deneyimlerini değerlendirip bunlardan ders almasını sağlar.
Anahtar, doğru soruları sormaktır:
- Neyi farklı yapabilirdik?
- Hangi sistemler veya süreçler bizi başarısızlığa uğrattı?
- Hangi stratejiler, araçlar veya süreçler etkili oldu?
💡Profesyonel İpucu: Proje başarılarını ve aksaklıklarını analiz etmek ve belgelemek için dersler şablonları gibi araçları kullanın. Bu tür bir iç gözlem, hataları takımınızı ve süreçlerinizi güçlendirmek için fırsatlara dönüştürebilir ve gelecekteki projelerinizin daha sorunsuz ve başarılı olmasını sağlayabilir.
2. Takım verimliliğini artırın
Proje ekibi, proje teslimatındaki gecikmeleri önlemek için zamanı nerede ve nasıl azaltacaklarını analiz ettiği için daha hızlı ve verimli bir şekilde çalışabilir. Ekibi yavaşlatan darboğazları, verimsizlikleri ve süreçleri belirleyebilirsiniz
Diyelim ki bir proje, onay gecikmeleri nedeniyle beklenenden uzun sürdü. Sonuç değerlendirmesinde, onayların neden bu kadar uzun sürdüğünü analiz edebilirsiniz. Belki süreç çok karmaşıktı veya proje takımı üyeleri ne yapılması gerektiği konusunda net değildi. Bundan yola çıkarak, gelecekteki projeler için onay sürecini basitleştirebilir, zamandan tasarruf edebilir ve benzer gecikmeleri önleyebilirsiniz.
🧠 Biliyor muydunuz? Strathclyde'da Prof. Colin Eden liderliğindeki bir takım, 9 yılı aşkın bir süre boyunca çeşitli karmaşık projeler (demiryolu, havacılık ve inşaat mühendisliği dahil) üzerinde post-mortem analizler gerçekleştirdi. Bu analizler, projedeki nedensellik ilişkilerini belirlemelerine, çok sayıda paydaşın dinamik davranışlarının etkilerini anlamalarına ve gecikmeleri ve aksaklıkları önlemek için sistemler ve geri bildirim döngüleri kurmalarına yardımcı oldu.
3. Takım moralini artırın
Sonuç analizleri, hataları belirlemek ve bunların kök nedenlerini analiz etmekten daha fazlasıdır. Takım çabalarını takdir eder ve kutlarsınız, ayrıca takım üyelerinin eksikliklerini yargılamadan ve destekleyici bir ortamda fark etmelerine yardımcı olursunuz.
Bu sayede toplantı, bir "suçlama oyunu" olmaktan çıkıp değerli bir öğrenme deneyimine dönüşür.
Örneğin, zorlu bir proje kapsamına rağmen takımınız son teslim tarihlerini başarıyla karşıladıysa, bu başarıyı takdir etmek için zaman ayırın. Yaratıcı problem çözme veya ulaşılan anahtar bir dönüm noktası gibi küçük başarıları vurgulamak, takdir kültürünü güçlendirir.
Takım üyeleri kendilerini takdir edildiğini hissettiklerinde, bağlılık ve motivasyonları artar ve gelecekteki projelerde daha iyi bir işbirliği sağlanır.
📖 Daha fazla bilgi: Takımınız için 5 gerçek proje yönetimi örneği
4. Sürekli iyileştirmeyi teşvik edin
Proje sonrası analizler, gelecekte daha iyi sonuçlar elde etmek için süreçlerin iyileştirilebileceği zayıf noktaları ve alanları belirlemek amacıyla proje sonuçlarının sistematik bir şekilde gözden geçirilmesidir.
Sık sık yaşanan iletişim kopukluklarının proje yürütülmesinde gecikmelere ve teslim tarihlerinin kaçırılmasına neden olduğunu tespit ettiğinizi varsayalım. Bu zorlukları değerlendirme toplantısında tartışarak iletişim kanalları ve yönergeler belirleyin.
🧠 Biliyor muydunuz? Product and Process Innovation Inc. Başkanı Raymond Sheen, reaktif bir sorun çözücü olan Chris ve proaktif bir planlayıcı olan Pat'in yaşadığı bir olayı örnek olarak veriyor.
Pat, sorunları önleyerek projeyi zamanında başlattı, Chris ise sorunlara tepki göstererek projeyi geciktirdi. Post-mortem analizi yapılmadığı için şirket, Pat'in proaktif yaklaşımını gözden kaçırdı ve küçülme sırasında onu işten çıkardı. Bu durum, proaktif problem çözmeyi tanımada post-mortem analizinin önemini vurgulamaktadır.
Proje sonrası analizlerin faydalarını anladığınıza göre, bu tür toplantıların katılımcılarına kısaca bir göz atalım.
Proje Sonrası Değerlendirmeye Kimler Katılmalıdır?
Proje sonrası analizlere genellikle proje yöneticileri, takım üyeleri, satıcılar, müşteriler, konu uzmanları ve teknik liderler dahil olmak üzere tüm anahtar paydaşlar katılır. İşte bunlara neden ihtiyacınız var:
- Proje liderleri veya yöneticileri toplantıyı organize etmek, zaman çizelgelerini ve hedefleri tartışmak ve neyin işe yarayıp neyin yaramadığını belirlemek için proje değerlendirmesi yapmak
- Geliştiriciler proje sırasında karşılaştıkları teknik bilgiler ve darboğazları paylaşabilirler
- Ürün yöneticileri kullanıcı gereksinimleri, pazar eğilimleri ve müşteri ihtiyaçları hakkında görüş alışverişinde bulunmak için
- Kalite Güvence (QA) personeli test ve kalite kontrol sorunlarını vurgulamak için
- Müşteriler proje sonuçları hakkında değerli geri bildirimler sunar
- Destek ekibi kullanıcı geri bildirimlerini toplar ve destek sorunlarını belirler
Ayrıca, dolaylı olarak çalışan üyeleri toplantıya dahil ederek farklı bakış açıları toplayabilir ve standart proje süreçleri hakkında değerli bilgiler paylaşabilirsiniz.
Başarılı bir proje sonrası değerlendirme nasıl yapılır?
En etkili post-mortem analizler iyi yapılandırılmış ve eyleme geçirilebilir sonuçlara odaklanmıştır.
Net bir post-mortem süreci oluşturmak zor bir iş değildir; dürüst tartışmalar ve süreç iyileştirmeleri için zemin hazırlamakla ilgilidir.
Her şeyden önce, toplantı gündemini belirleyin.
Bu, "Proje hedeflerini ve gerçek sonuçları karşılaştırın" veya "Ş Akışı darboğazlarını değerlendirin ve optimizasyon stratejileri önerin" olabilir. Post-mortem toplantı gündeminiz, planlamadan yürütmeye kadar projenin tam bir incelemesi de olabilir. Ardından, şu adımları izleyin:
Adım 1: Toplantıyı planlayın ve anahtar paydaşları davet edin
Toplantı gündemi ve katılımcı listesi hazır mı?
Harika! Şimdi, ayrıntılar henüz tazeyken, proje tamamlandıktan hemen sonra post-mortem toplantısı için bir zaman seçin.
Toplantıyı planlayın ve takviminizi herkese açık olarak paylaşın, böylece herkes gerçek zamanlı toplantı güncellemelerinden haberdar olur. Tekrarlanan toplantı sonrası analiz toplantıları oluşturun ve hiçbirini kaçırmamak için hatırlatıcılar ayarlayın.
ClickUp Takvim ile takviminizi herkese açık olarak paylaşabilir veya takım üyelerinizin takvimlerini görüntüleyerek uygun bir toplantı zamanı bulabilirsiniz. Ayrıca, etkinlik hatırlatıcıları oluşturarak post-mortem toplantılarını kaçırmamanızı sağlar.
Toplantıyı planladıktan sonra, tüm katılımcılara toplantı gündemiyle birlikte davetiyeler gönderin. ClickUp Toplantıları, toplantı gündemlerini yönetmenize, eylem öğeleri belirlemenize, kontrol listeleri oluşturmanıza ve daha fazlasını yapmanıza yardımcı olabilir. Bir toplantı asistanı atamak yerine, AI kullanarak kolayca notlar alabilir, ayrıntıları belgeleyebilir ve toplantı notlarını düzenleyip organize edebilirsiniz
💡Profesyonel İpucu: Arka arkaya toplantılarınız mı var? ClickUp Toplantı İzleyici Şablonu ile her birini ayrıntılı olarak takip edin, yaklaşan toplantılara hazırlanın, eylem öğelerini takip edin ve herkesin aynı sayfada olmasını sağlayın.
Adım 2: Proje zaman çizelgesi ve anahtar metrikleri hazırlayın
Toplantıyı planladıktan sonra, toplantı sonrası değerlendirme için hazırlık yapma zamanı.
Ayrıntılı bir proje zaman çizelgesi oluşturun ve izlenecek temel performans ölçütlerini listeleyin. Bu, katılımcıların proje dönüm noktaları, son tarihler ve teslim edilecekler gibi önemli ayrıntılara hızlı bir şekilde erişebilmelerini sağlayarak toplantı tartışmaları için bağlam sağlayacaktır.
Değerlendirmek istediğiniz metrikleri tanımlayın. İzleyebileceğiniz bazı proje metrikleri şunlardır:
- Hedeflerin gerçekleştirilmesi: Tüm proje hedefleri gerçekleştirildi mi?
- Zamanında tamamlama: Dönüm noktaları ve son tarihler ulaşıldı mı?
- Kaynak kullanımı: Kaynaklar etkili bir şekilde tahsis edildi mi?
- Bütçeye uyum: Proje bütçe dahilinde mi gerçekleştirildi?
İşleri kolaylaştırmak için proje sonrası değerlendirme şablonlarını kullanın. Bu şablonlar, değerlendirme anketleri oluşturmanıza, kök neden analizleri gerçekleştirmenize, sprintleri gözden geçirmenize, geri bildirimleri toplamanıza ve tüm proje sonrası değerlendirmeyi yönetmenize yardımcı olarak zaman kazanmanızı sağlar.
Örneğin, ClickUp Proje Sonrası Değerlendirme Şablonu, tüm paydaşlardan geri bildirim toplamayı çocuk oyuncağı haline getirir. Hatalarınızdan ders almanıza, iyileştirme alanlarını belirlemenize ve bir sonraki projenizi daha etkili bir şekilde planlamanıza yardımcı olur.
Bu şablonu kullanarak şunları yapabilirsiniz:
- Proje başarılarını, başarısızlıklarını ve eğilimleri analiz edin
- Anahtar dersleri öğrenin
- Sorunları ve içgörüleri yapılandırılmış bir biçimde belgelendirin
- İlerlemeyi izleyin ve sürekli iyileştirin
Örneğin, şablonun Giriş Formu Görünümü, paydaşların geri bildirimlerini toplamaya yardımcı olur. Bekleyen Görevler Görünümü, bekleyen görevleri izlemenizi sağlar ve Durum Görünümü ile projenin ilerlemesini takip edebilirsiniz. Ayrıca, her görevin durumunu takip etmenize yardımcı olmak için Soruşturma, Yeni Girdi, Çözüldü ve Çözülmedi gibi özel durumlar da sunar.
3. Adım: Anketler veya görüşmeler yoluyla takımdan geri bildirim toplayın
Bir sonraki adım, tüm katılımcılara anketler göndererek proje ve süreçler hakkında geri bildirim toplamak için onlarla görüşmeler yapmaktır.
🌟 Proje planlarının takip edilip edilmediğini belirlemek için evet-hayır soruları sorun. Örneğin:
- Takım bütçeyi aştı mı?
- Takım son teslim tarihlerine uydu mu?
- Takım önceden tanımlanan başarı ölçütlerine ulaştı mı?
🌟 Anketinize açık uçlu sorular ekleyin veya görüşme sırasında bu soruları sorun, takım üyelerinden farklı görüşler toplayın. Örneğin:
- Takım, projeyi tamamlamak için yeterli zamana sahip miydi?
- Proje sırasında karşılaşılan başlıca zorluklar nelerdi ve bunlar işleri nasıl etkiledi?
- Projenin hangi yönleri iyi gitti, hangileri gitmedi?
- En çok gecikme yaşanan görevler hangileriydi ve neden?
- Takımlar arasında iletişim ve işbirliği etkili miydi?
- Proje sırasında hangi riskler ortaya çıktı ve bunlar nasıl ele alındı?
🌟 Ayrıca, takım üyelerinin deneyimleri hakkında yanıtlar toplamak için öznel sorular da ekleyebilirsiniz. Örneğin:
- Takım üyeleri ve müşteriyle çalışmak nasıl bir deneyimdi?
- Projede en çok neyi beğendiniz?
- Projenin en zorlu yönü neydi?
Bu tür anketler, toplantı sırasında ele alınması gereken yaygın kalıpları ve engelleri belirlemenize yardımcı olacaktır.
ClickUp Formları'nı kullanarak ayrıntılı anketler oluşturun ve ihtiyacınız olan verileri toplayın. Uzun metinlerden kişilere ve derecelendirmelere kadar hem nicel hem de nitel verileri kaydetmenize olanak tanıyan çoklu alan türleri ile birlikte gelir.
Adım 4: Açık ve dürüst bir tartışma ortamı yaratın
Anket yanıtlarını aldıktan sonra toplantı için hazırsınız demektir.
Toplantı gününde, toplantı gündeminden sapmadan dürüst konuşmalar yapılmasını teşvik edin. Katılımcıların düşüncelerini tereddüt etmeden paylaşmalarını sağlayın.
Yapılacaklar:
🙌 Paydaşlar arasında güveni artırmak ve tereddüt etmeden görüşlerini paylaşmalarını teşvik etmek için eleştiriden uzak, güvenli bir ortam yaratın
🙌 Olumlu bir hava yaratmak ve katılımcıların daha sonra yapıcı geri bildirimlerini rahatça paylaşabilmelerini sağlamak için iyi giden şeylerden başlayın
🙌 Aktif dinlemeyi kullanın, dikkatli yanıtlar verin ve birbirinizin görüşlerine saygı gösterin
🙌 İnsanlar yerine süreçlere odaklanın. Örneğin, "X ve Z gecikmelere neden oldu" yerine "Zaman çizelgesi stratejilerimizi iyileştirmeliyiz" deyin
🙌 Katılımcılara hedefin eleştirmek veya suçlamak değil, öğrenmek ve iyileştirmek olduğunu hatırlatın
🙌 Katılımcıları yormamak için tek bir toplantıda birkaç önemli konuyu ele alın
🙌 Katılımcıların katkıda bulunabilmesi için her bir tartışma konusuna yeterli zaman ayırın
ClickUp Belgeleri'ni kullanarak proje sonrası toplantılardan elde ettiğiniz bilgileri belgeleyebilir veya toplantı kurallarını yazabilirsiniz. Belgeyi takım üyelerinizle gerçek zamanlı olarak kolayca düzenleyin ve diğerleriyle paylaşın.
Ayrıca, erişim kontrolünü sağlarken Yorumlar ve eylem öğeleri atayabilirsiniz.
ClickUp Sohbet, projeyle ilgili tüm iletişimi merkezileştirerek proje sonrası değerlendirmeleri kolaylaştırabilir. Proje sonuçlarını ve zorlukları ayrıntılı olarak inceleyebilir ve proje görevlerini ve belgelerini senkronize edebilirsiniz.
En iyi yanı ne mi? Önemli mesajları görevlere dönüştürerek geri bildirimlere anında yanıt verebilirsiniz.
Ayrıca, karışıklığı önlemek ve proje sonrası analizleri verimli bir şekilde gerçekleştirmek için her proje için ayrı kanallar oluşturabilirsiniz. Bu sayede, projenin başarılarını veya başarısızlıklarını incelemek için sekmeler arasında geçiş yapmanız gerekmez.
Adım 5: Verileri analiz ederek kalıpları ve çıkarılan dersleri belirleyin
Diyelim ki, proje deneyimleri hakkında bilgi edinmek için takımınızı ankete tabi tuttunuz ve müşterilerinizle ve tedarikçilerinizle görüşmeler yaptınız. Bir sonraki adım, tüm yanıtları ve toplantı tartışmalarını analiz ederek tekrarlanan sorunları ve başarıları belirlemektir. Başlamak için, proje hakkında net bir resim elde etmek üzere ilgili verileri derleyin.
Verileri sistematik olarak analiz ederek dikkatinizi gerektiren alanları belirleyin. Bunlar arasında şunlar olabilir:
- 📊 Metrikler: Bütçeye uyum, zaman çizelgeleri, kaynak kullanımı ve teslimat kalitesi
- 📝 Geri bildirim: Paydaşlar, takım üyeleri ve müşterilerden anketler veya geri bildirim formları
- 🎯 Dönüm noktası incelemesi: Anahtar başarılar ve hedeflerin gerçekleştirilemediği alanlara genel bakış
Örneğin, birden fazla takım üyesi, müşteri ve satıcı en son proje güncellemelerinin alınmasındaki gecikmeleri tartıştıysa, bu durum iletişim sıklığını ve kanallarını ayrıntılı olarak belirten daha sağlam bir plana ihtiyaç olduğunu gösterebilir. Bu, gelecekteki projelerde iletişim kopukluklarını ve gecikmeleri önlemeye yardımcı olacaktır.
Özelleştirilebilir ClickUp Gösterge Panellerini kullanarak kolay anlaşılır pasta ve çubuk grafikler, grafikler, ilerleme çubukları ve daha fazlasını kullanarak verileri görselleştirin.
ClickUp Gösterge Panelleri ile şunları yapabilirsiniz:
- Proje bütçelerini gerçek zamanlı olarak analiz edin
- Takım performansını değerlendirin
- Proje darboğazlarının temel nedenlerini belirleyin
- Bilgiye dayalı kararlar almak için eyleme geçirilebilir içgörüler edinin
6. Adım: Bulguları kapsamlı bir raporda belgelendirin
Analizden elde edilen tüm bulguları derleyin ve aşağıdakileri içeren kapsamlı bir rapor oluşturmaya başlayın:
⚠️ Zorluklar: Karşılaşılan belirli sorunlar, bunların nedenleri ve etkileri
🏆 Kazanımlar: Tekrar uygulanmaya değer başarılı stratejiler
🚧 Riskler: Gelecekteki projeler için olası engeller
📝 Anahtar noktalar: Öğrenilen dersler ve eyleme geçirilebilir içgörüler
🚀 İyileştirmeler: Sonraki adımlar için net ve pratik öneriler
Zamandan ve çabadan tasarruf etmek için raporlama gösterge panellerini kullanarak bulguları kolay anlaşılır bir şekilde sunun. Kolayca şunları yapabilirsiniz:
- Verileri grafikler, çizelgeler ve zaman çizelgeleriyle görselleştirin
- Profesyonellik için görünümleri marka renkleri ve düzenleriyle özelleştirin
- Daha iyi kaynak planlaması için zaman günlüklerini izleyin ve dışa aktarın
Ayrıca, eylem sonrası rapor şablonlarını kullanarak proje sonrası analizleri kolayca gerçekleştirebilir ve toplantıdan elde ettiğiniz bulguları belgeleyebilirsiniz.
✨Eğlenceli Bilgi: Google Glass projesi 2012 yılında test edildi ve 2013 yılında daha geniş bir kitleye ulaşmak için bir tavsiye kampanyası başlatıldı. Ancak, Google yüksek kaliteli ürün özelliklerine odaklanıp ürünün faydalarını kitleye aktarmayı ihmal ettiği için satışlar 2015 yılında durduruldu.
Proje sonrası analiz, takımın ürünün faydalarını hedef kitleye net bir şekilde sunmanın ve kullanıcıların ihtiyaçlarını ve geri bildirimlerini dinlemenin önemini anlamasına yardımcı oldu.
7. Adım: Raporu paylaşın ve uygulanabilir önerileri hayata geçirin
Son olarak, post-mortem raporunu tüm proje paydaşlarıyla paylaşın. Proje bulgularını tartışmak, eyleme geçirilebilir içgörüler elde etmek ve iyileştirmeler önermek için hızlı bir toplantı düzenleyin. İyileştirmeleri planladıktan sonra, proje süreci değişikliklerini uygulamak için görevleri delege edin ve ClickUp'ın Gantt Zaman Çizelgesi Şablonunu kullanarak zaman çizelgelerini izleyin.
Ayrıca, bir sonraki projeden itibaren, proje durum raporlarını kullanarak anahtar paydaşlara mevcut proje durumuna ilişkin genel bir bakış sunabilirsiniz. Bu, herkesi ilerleme hakkında bilgilendirmek ve olası sorunları proaktif olarak belirleyip ele almak için size yardımcı olacaktır.
Proje Sonrası Analizlerinde Kaçınılması Gereken Hatalar
Yukarıdaki adımları takip etmek, başarılı bir proje sonrası toplantısı yapmak için yeterli değildir. Süper başarılı bir toplantı için aşağıdaki hatalardan kaçınmalısınız 👇
Toplantıyı hemen yapmamak
Proje sonrası analizlerde zamanlama çok önemlidir. Toplantıyı proje biter bitmez düzenlemezseniz, katılımcılar ayrıntıları unutabilir, ilgilerini kaybedebilir veya başka bir projeyle meşgul olabilir.
✅ Çözüm: Proje planınıza post-mortem toplantısını dahil edin. Son teslim tarihinden sonra takımınıza kısa bir mola verin, ancak haftalar geçmesine izin vermeyin. Toplantıyı, proje bittikten sonra birkaç gün içinde, deneyim paydaşların zihninde henüz tazeyken gerçekleştirin.
Dış paydaşları dışarıda bırakmak
Müşteriler, satıcılar ve kullanıcılar gibi dış paydaşların geri bildirimlerini hariç tutmak, projenin başarıları ve başarısızlıklarının tam bir resmini vermez. Örneğin, bir uygulamanın yazılım tesliminden sonra kullanıcı gereksinimlerini karşılayıp karşılamadığını bilmek önemlidir.
✅ Çözüm: Dış paydaşları da dahil ederek 360 derece bir post-mortem gerçekleştirin. Bu, projenin olumlu ve olumsuz yönlerine daha geniş bir görünüm kazandıracaktır.
💡Profesyonel İpucu: ClickUp'ın Geri Bildirim Eylem Planı Şablonu, müşteri geri bildirimlerini toplamanıza, iyileştirme alanlarına öncelik vermenize, bir eylem planı oluşturmanıza ve geri bildirimlere hızlı bir şekilde yanıt vermenize yardımcı olabilir.
Net bir toplantı gündemi ayarlamamak
Net bir gündem olmadan, post-mortem toplantılar rayından çıkabilir. Ayrıca, katılımcılar ne bekleyeceklerini bilmezlerse, toplantıya katılmaktan vazgeçebilirler.
✅ Çözüm: Toplantının odak noktasının net olmasını sağlamak için bir toplantı gündemi belirleyin ve paylaşın. Konudan sapmamak için konuşulacak noktaları listeleyin ve olumsuz konuşmaları ve suçlamaları önlemek için temel kurallar belirleyin.
Toplantı hazırlıklarından kaçınmak
Toplantıya doğru belgelerle hazırlıklı olmazsanız, toplantı büyük olasılıkla kötü geçecektir. Katılımcılar proje ayrıntıları hakkında net bir fikir sahibi olamayacak ve bu da çözümlerden çok çatışmalara yol açacaktır.
✅ Çözüm: Toplantıdan önce doğru belgeleri hazırlayın: post-mortem gündemi, anket ve proje bütçeleri, zaman çizelgeleri, kaynak planları ve müşteri geri bildirimleri gibi diğer destekleyici belgeler. Bunları hazır bulundurmak, toplantının daha verimli geçmesini sağlayacaktır.
Proje Sonrası Değerlendirmelerle Gelecekteki Başarıları Garanti Edin
Sonuç analizleri, proje paydaşlarının geri bildirimlerini dikkate alarak süreçleri yeniden tasarlayabilmenize yardımcı olan proje özetleridir. Sonuç? Gelecekteki projelere daha verimli bir yaklaşım.
Anahtar, başarılı bir toplantı yapmanıza yardımcı olacak doğru yazılıma sahip olmaktır.
ClickUp'ın proje yönetimi çözümü, otopsiyi başarıyla organize etmenize yardımcı olacak çok çeşitli özellikler sunar. Anketler yapmak için Form Görünümü'nü, raporlama için Gösterge Panelleri'ni, bulguları belgelemek için Belgeler'i, net iletişim için yerleşik Sohbet'i ve KPI'lardan toplantının her yönüne kadar her şeyi izlemek ve yönetmek için çok sayıda şablonu kullanabilirsiniz.
Neden bekliyorsunuz? Daha fazla özelliği keşfetmek için ClickUp'a ücretsiz kaydolun! 🏃➡️