İş tanımlarında SDE-1, SDE-2 gibi başlıklar gördünüz mü? Ya da "müdür", "direktör" gibi unvanlar? İş dünyasında bu başlıklar, organizasyon yapısı içinde belirli bir rolün deneyimini, beklentilerini ve pozisyonunu gösterir.
Organizasyonel hiyerarşideki pozisyonları belirtir ve genellikle organogram olarak bilinen bir grafikle temsil edilir. Organizasyonel yapıların bu görsel temsili, organizasyon tasarımı, verimlilik, etkinlik, takım performansı ve kültürde çok önemli bir rol oynar.
Bu blog yazısında, başarılı iş sonuçları elde etmek için organogramları nasıl oluşturabileceğinizi ve optimize edebileceğinizi keşfedeceğiz.
Organogramları Anlamak
Organogram, bir şirketin yapısının görsel bir temsilidir. Genellikle aşağıdakileri içerir:
- Organizasyon genelinde bireysel roller
- Departmanların/takımların ayrılması
- Her departman/takım içindeki hiyerarşiler
- Bireyler, takımlar ve departmanlar arasındaki ilişkiler
Organogram, organigram veya org grafiği olarak da adlandırılır ve basit bir şekilde, bölgesel ofisler veya departmanlar, fonksiyonlar ve bunların birbirleriyle bağlantıları gibi organizasyonun bölümlerini gösterebilir. Ayrıca, ayrıntılı hiyerarşiler, departmanlar ve alt birimler içeren karmaşık bir yapıya da sahip olabilir.
Organogram grafiğinin kullanım alanları
Organogram, temel olarak şirketin çeşitli bölümlerinin görsel bir temsilidir. Şirket içindeki herkesin büyük resmi anlamasına yardımcı olur. Bunun ötesinde, organogramlar şu konularda da yararlıdır:
Organizasyon tasarımı: Organizasyonun net bir görseli, liderlerin her departmanda yeterli personel bulunduğundan emin olmalarına yardımcı olur. Örneğin, mühendislik bölümünde bir bölüm başkanı eksikse, organizasyon şemasında boş bir blok bunu inceleme toplantıları sırasında gösterecektir. Mühendislik bölüm başkanınız CTO olmak için yatay bir geçiş yaptıysa, bunu da açıkça görebilirsiniz!
Netlik sağlama: Organizasyon içindeki raporlama yapılarını netleştirerek, çalışanların belirli sorunlar veya bilgiler için kime başvuracaklarını belirlemelerine yardımcı olur.
Sorumlulukların belirlenmesi: Organogramlar, tüm iş alanlarının sorumlulukların çakışması olmadan yeterince kapsandığından emin olur. Çalışanların, özellikle liderlerin iş yüklerinin dengelenmesine yardımcı olur.
Oryantasyon: Organogram, yeni çalışanların tüm organizasyonu anlamasına yardımcı olan basit ve güçlü bir araçtır. Daha hızlı bir şekilde aşinalık ve aidiyet duygusu oluşturmaya yardımcı olur.
Çeviklik: Yakınlaştırma ve uzaklaştırma özelliğine sahip, organizasyonun görsel bir temsili, kaynak tahsisi, görevlendirme, işbirliği ve karar vermeyi mümkün kılar.
Simülasyon ve planlama: Bir organizasyonu yeniden yapılandırırken veya birleşme sürecindeyken, yeni organizasyon tasarımının çeşitli sürümlerini görselleştirmeniz gerekebilir. Organogramlar, sahadaki dinamikleri etkilemeden bu tür simülasyonları mümkün kılar.
Organogramlar, nihayetinde iletişim araçlarıdır. Kuruluşların mevcut yapılarını, gelecek planlarını, değişiklikleri ve daha fazlasını iletmelerine yardımcı olurlar. Doğal olarak, bunu yapmak için birden fazla yol vardır.
Organogram türleri
Temel olarak, organogram düğümler ve bağlantılar içeren grafiksel bir temsilidir. Kuruluşunuzun yapısına göre şunlar olabilir:
Hiyerarşik
Bu organogram, en üstte en yüksek otoritenin, ardından orta kademe yöneticilerin ve çalışanların yer aldığı bir piramide benzemektedir.
Matris
Bu organizasyon şeması, çalışanların birden fazla yöneticiye rapor verdiği bir yapıyı görselleştirir. Genellikle farklı projeler arasında esneklik ve işbirliği gerektiren kuruluşlarda kullanılır.
Düz
Bu tür organogramlar, genellikle yeni kurulan şirketlerde ve küçük işletmelerde görülen düz yapıya sahip kuruluşlar için idealdir.
Organogram türleri arasındaki anahtar farklar şunlardır:
| Aspect | Hiyerarşik | Matris | Düz |
|---|---|---|---|
| Rol seviyeleri | Her çalışanın kime rapor vereceğini bildiği net komut zinciri | Her çalışan için birden fazla yönetici olmasına rağmen, net bir yetki hiyerarşisi vardır | Her çalışan, orta kademe yönetimi olmadan doğrudan liderine rapor verir |
| Uygun | İyi tanımlanmış roller ve doğrusal yapılar | Projelere göre oluşturulan ve dağıtılan takımlar | Kendi kendini yöneten küçük takımlar |
| Hedefleri | Netlik ve istikrar | Esneklik ve modülerlik | Basitlik ve hız |
| Avantajlar | Departman bazlı uzmanlaşma, iyi tanımlanmış kariyer yolu | Çapraz fonksiyonlu işbirliği, çeşitli becerilerin kullanılabilirliği | Sahiplik ve hesap verebilirlik, görünürlük ve tanınma |
| Dezavantajlar | Bürokrasi ve karmaşık onay sistemleri karar verme sürecini geciktiriyor | İş sorumluluklarındaki belirsizlik, yönetilemez etki alanı | Bürokrasi ve karmaşık onay sistemleri; geciken karar alma süreçleri |
Tür, boyut ve kültüre bağlı olarak, bir kuruluş bu yapıların bir kombinasyonuna da sahip olabilir.
Örneğin, tüm organizasyon hiyerarşik bir yapı kullanırken, organizasyon içindeki bir çapraz fonksiyonlu takım düz bir organigram kullanabilir.
Bir sonraki bölümde, organizasyon yapınızı nasıl seçeceğiniz ve bunun için bir organizasyon şeması nasıl tasarlayacağınız hakkında konuşacağız.
Organogram Oluşturma Adımları
Diyelim ki beş çalışanı olan bir startup şirketisiniz. Bir kalem ve kağıt alın ve bu takım üyelerinin nasıl birlikte çalıştığını çizin. Kağıdı çerçeveleyin. Bu sizin ilk organogramınız.
Keşke her organizasyon bu kadar basit olsaydı. Çalışan sayısı, roller, departmanlar, ürünler/hizmetler arttıkça, karmaşık bir organogram ihtiyacınız olacaktır. ClickUp gibi bir işbirliği çalışma alanı aracını kullanarak bir organogram oluşturmanın adımlarını burada bulabilirsiniz.
1. Organizasyon yapınızı anlayın
Yapılar, insanların birbirleriyle nasıl bağlantı kurduğunu ve bir organizasyondaki rollerini belirler. Kötü tasarım, çelişkili hiyerarşiler, rol karmaşası, koordinasyon eksikliği, fikir paylaşımının olmaması ve yavaş karar verme gibi sorunlara yol açabilir.
Öyleyse, organogram faaliyetinize mevcut fonksiyonlarınızı anlayarak başlayın. Aşağıdakileri belirleyin:
- Tüm çalışanlarınızın rolleri ve seviyeleri (geliştirici, tasarımcı, test uzmanı vb.)
- Tüm yönetimsel roller ve seviyeler (proje yöneticisi, takım yöneticisi, bölüm başkanı vb.)
- Her bir birey için raporlama ilişkileri
- Yanal bağlantılar, varsa
Bunu yapmanın en iyi yolu, İK ve departman yöneticileri dahil olmak üzere çeşitli paydaşlarla konuşmaktır. Takım tüzüğü şablonlarınızda da bazı bilgiler bulabilirsiniz. Bilgileri yeterince belgelendirdiğinizden emin olun.
ClickUp Formlarını kullanarak anketler oluşturabilir veya bire bir toplantılar ayarlayabilir ve ClickUp Belgelerinde notlar alabilirsiniz. Belgelendirdikten sonra, varsa yorumları için ilgili paydaşlarla güvenli bir şekilde paylaşın. Gerçek zamanlı olarak işbirliği yapın ve notları zahmetsizce görevlere dönüştürün.
2. Amaç ve kapsamı tanımlayın
Organogramınızı kim için ve neden oluşturuyorsunuz? Takım yapısını görselleştirmek için mi yoksa yatırımcılar için bir kayıt olarak mı?
İç amaçlı ise, maaş aralığı veya gerekirse bireysel isimler dahil olmak üzere belirli rol kodları (SDE-1, yönetici vb.) ekleyebilirsiniz.
Yatırımcılar içinse, liderlik ve beceri gücüne odaklanmak isteyebilirsiniz. Kapsamı netleştirmek, grafiğe hangi bilgileri ekleyeceğinize karar vermenize yardımcı olacaktır.
3. Organogram düzeninizi seçin
Mevcut organizasyonunuzun yapısı ve amacına göre, hiyerarşik, matris veya düz düzenlerden bir organogram stili seçin. Organizasyonunuzu en iyi yansıtan stili seçin. Gerekirse, aynı grafikte birden fazla düzen kullanabilirsiniz.
Farklı sektörlerdeki şirketlerin bunu nasıl kullandığını daha iyi anlamak için bu matris organizasyon yapısı örneklerini inceleyin.
4. Doğru organogram tasarım aracını seçin
Bir yapı seçtikten sonra, çizim yapma zamanı gelir. Bunu yapmak için bir defter, cam duvar veya hatta bir elektronik tablo kullanabilirsiniz. Ancak, bu araçlar ihtiyacınız olabilecek esnekliği ve uyarlanabilirliği sağlamaz.
Özellikle karma takımlar için en iyi organizasyon şeması yazılımı, ClickUp Beyaz Tahtalar gibi işbirliğine dayalı bir çalışma alanıdır. ClickUp ile grafiklerinizi çizin, düğümler ve bağlayıcılar ekleyin, resimler/yapışkan notlar ekleyin, belgeleri gömün, kişileri etiketleyin ve daha fazlasını yapın!
Kutular ve açılar işinize yaramıyor mu? Organogram yazılımınız için ClickUp Zihin Haritaları'na göz atın. Listeler, görevler ve kontrol listeleri ekleyin ve grafiği oluşturana kadar özellikleri deneyin.
5. Organogramınızı tasarlayın
En üstten başlayın: Yönetici kademesinden başlayarak, ardından üst yönetim (başkan yardımcıları, direktörler) ile net bir hiyerarşi oluşturun. Ardından, her departman, takım ve bireysel takım üyelerine doğru ilerleyin.
Ayrıntıları ekleyin: Çalışanın adı, iş başlığı, sorumlulukları, sosyal medya hesapları, web siteleri, fotoğrafları ve diğer ilginç bilgileri ekleyin. Kullanım durumuna göre hangi bilgilerin ilgili olacağına karar verin. Çalışan profillerini ve verilerini işgücü analizi veya çalışan veritabanı yazılımından bulabilirsiniz.
Biçimlendirin ve sunun: Organogramınızın tasarımında tutarlı olun. Şekli, rengi, biçimlendirmeyi, yazı tipi boyutunu vb. ortak bir tasarım diline sınırlayın; markanızın diline uyarlayabilirseniz daha da iyi olur.
Bu ilk organogramınızsa, boş bir sayfada takılıp kalmayın. Başlamak için ClickUp'ın Organizasyon Şeması Şablonunu deneyin. Bu orta düzey şablon, şirketinizi görselleştirmenize, roller eklemenize/kaldırmanıza, herkesin aynı sayfada kalmasını sağlamanıza ve etkili bir şekilde ölçeklendirmenize yardımcı olur.
6. Dinamik hale getirin
Organogramlar, şirketinizle birlikte gelişen canlı belgelerdir. Bir organogram oluştururken, düzenli olarak güncellenmesi için alan ayırın.
- Daha sonra departmanlar, takımlar ve çalışanlar eklemek için tuvalinizi ayarlayın
- Takvim hatırlatıcıları ayarlayın ve organizasyon grafiğinizi düzenli olarak gözden geçirerek işin doğasını, ihtiyaçlarını ve değişiklikleri doğru bir şekilde yansıttığından emin olun
- Denetim amaçları için değişiklikleri ve ilgili nedenleri belgelendirin
- Paydaşları değişikliklerden haberdar edin, bağlam sağlayın ve tüm eğitim materyallerindeki bilgileri güncelleyin
ClickUp Otomasyonları, yayınlamadan önce düzenleyebileceğiniz tetikleyiciler ve eylemlerle güncelleme sürecini kolaylaştırabilir. ClickUp Zihin Haritaları kullanıyorsanız, ona bağlı kaynakları güncellediğinizde otomatik olarak güncellenebilir.
7. İnceleme ve onaylama
Organogramı son haline getirmeden önce, doğruluk ve eksiksizliği sağlamak için önemli paydaşlarla birlikte tekrar gözden geçirin. Bu, ilişki yapısında eksik veya yanlış bilgileri tespit etmenize yardımcı olur.
Organogram oluşturmayı öğrendiğinize göre, şimdi nasıl kullanacağınızı görelim.
Organogramlar ve İş Gücü Katılımı
İyi bir organizasyon şeması, iş gücü planlamasına ve katılımına çeşitli şekillerde yardımcı olabilir. İşte en yaygın kullanım alanlarından bazıları.
Oryantasyon: Organizasyon şemaları, çalışanların oryantasyonunu kolaylaştırarak yeni çalışanların rollerini ve raporlama hiyerarşisini hızlı bir şekilde anlamalarına yardımcı olur.
Çalışan desteği: Her çalışan, endişeleri için kiminle iletişime geçeceğini öğrenmek için bir organizasyon şemasını kullanabilir. Cinsel taciz önleme komitesinin başkanı kimdir? Seyahat rezervasyonlarından kim sorumludur? Scala programlama dilinde uzman kimdir? Organizasyon şemaları tüm bu soruların ve daha fazlasının yanıtını verebilir.
İşbirliği: Görünüşte karmaşık yapılar içinde bile organogramlar netlik sağlayabilir.
Örneğin, bir matris yapısında, bir organogram, çeşitli işlevler arası takımların kesişim noktaları hakkında netlik sağlayabilir.
Şeffaflık: Bir organogram, kimin kime karşı sorumlu olduğunu gösterir ve aynı zamanda bir eskalasyon matrisi görevi görür. Bu, şeffaflık ve açıklık sağlar.
Yönetici planlaması: Organogramlar, organizasyon içindeki potansiyel liderleri ve kritik rolleri belirlemek için çok önemlidir. İnsan kaynakları takımlarının mevcut yetenek durumunu görselleştirmesine, beceri eksikliklerini belirlemesine ve gelecekteki geçişlere hazırlanmasına yardımcı olurlar.
ClickUp ile şirket yapınızı düzenleyin, grafiklerle gösterin ve içinde gezin
Bir organizasyonda en önemli varlığın insanlar olduğunu duymuş olabilirsiniz. Bu sadece kısmen doğrudur. Aslında, bir organizasyondaki gerçek varlık, parçalarının toplamından daha fazlasıdır. Her bireyin bağlantıları, işbirlikleri ve kolektif güçlerini içerir.
Organogram, gizli varlıkları keşfetmenize yardımcı olan bir hazine haritasına benzer. Geleneksel hiyerarşik modeli düzleştirirken veya matris yapısının kapsamını genişletirken, organogramlar insanların büyük resmi ve ayrıntıları kolayca anlamasını sağlar.
ClickUp gibi bir proje yönetimi aracıyla tüm bunları ve daha fazlasını yapabilirsiniz. Projeler, görevler ve kişilerle ilgili verileri bir araya getirerek dinamik organizasyon şemaları oluşturabilirsiniz.
Hemen ücretsiz kaydolun ve başlayın!