Finansal Yönetimi İyileştirmek için BT Bütçeleme Stratejileri

Para kazanmak için para harcamak gerekir.

Her iş, doğal iş akışı sırasında her yıl insan kaynakları, ofis alanı, araştırma, satış, pazarlama ve BT için harcama yapar. Ancak hangi kaleme ne kadar harcama yapılmalıdır?

BT, her kuruluşun en büyük giderlerinden biridir. Gartner, dünya çapında BT harcamalarının 2024 yılında 5 trilyon dolara ulaşacağını öngörmektedir. Bu istikrarlı büyüme, bu tür yatırımların verimli bir şekilde yönetilmesi ihtiyacını da beraberinde getirmektedir. İyi bir BT bütçeleme, bu görevi yerine getirmeye hazırdır.

Bu blog yazısında, kuruluşunuzda daha iyi finansal yönetim için BT bütçeleme en iyi uygulamalarını nasıl kullanabileceğinizi ele alıyoruz.

BT Bütçeleme nedir?

BT bütçeleme, BT projeleri, araçları, sistemleri, altyapısı ve operasyonel maliyetlere stratejik olarak fon tahsis etme sürecidir. Bu, BT harcamalarının analiz edilmesi, yorumlanması, tahmin edilmesi, tahsis edilmesi, onaylanması ve denetlenmesini içerir.

BT Bütçesinin Anahtar Bileşenleri

BT bütçesi, BT departmanının ihtiyaç duyduğu ve kullandığı her şeyi kapsar. Buna aşağıdakiler dahildir.

Donanım: Sunucular, bilgisayarlar, ağ ekipmanları ve çevre birimleri gibi fiziksel teknoloji varlıklarıyla ilgili giderler.

Yazılım ve hizmetler: Yazılım lisansları, uygulamalar ve platformlar. Bunlar, hazır yazılımdan özel kurumsal çözümlere ve bulut tabanlı hizmetlere aboneliklere kadar geniş bir aralıkta olabilir.

BT personel giderleri: Personel giderleri genellikle İK bütçesinden karşılanırken, danışmanlar, tedarikçiler, eğitim vb. giderler BT bütçesinin bir parçasıdır.

Teknik destek maliyetleri: Yazılım güncellemeleri, donanım onarımları, teknik destek hizmetleri ve garantiler dahil olmak üzere sürekli bakım ve destek maliyetleri.

Bilgi güvenliği: Güvenlik duvarı ve antivirüs yazılımı, saldırı tespit sistemleri ve güvenlik denetimleri dahil olmak üzere BT sistemlerinin güvenliğini sağlama.

Bulut bilişim: Bulut depolama, bilgi işlem kaynakları, SaaS uygulamaları ve hizmet olarak sunulan platform (PaaS) için bulut hizmetleri ve abonelik ücretleri.

BT Bütçelemenin Temelleri

BT bütçeleme, bir kuruluşun ihtiyaçlarını finansal olarak karşılamak için popüler bir yaklaşım olan BT Finansal Yönetimi'nin (ITFM) önemli bir parçasıdır.

ITFM, israfı en aza indirmeye, maliyetleri düşürmeye, sermaye ve işletme giderlerini tahmin etmeye ve istenen finansal davranışları teşvik etmeye odaklanır. Bunların tümü bütçeleme yoluyla gerçekleştirilebilir.

BT bütçeleme neden önemlidir?

En temel düzeyde, BT bütçeleme, sahip olmadığınız parayı, yani aşırı harcamaları önlemek için gereklidir. Ayrıca, BT bütçeleme bunun çok daha ötesinde faydalar sağlar.

Yatırım getirisi

İyi bir BT bütçesi, kuruluşun harcadığı her kuruşun karşılığını almasını sağlar. Ayrıca, proje yöneticilerinin ve liderlerin sonuç üretme olasılığı daha yüksek girişimlere odaklanmasına yardımcı olur.

Örneğin, biletleme yazılımına yatırım yapıyorsanız, iyi bir BT bütçesi, TAT veya CSAT puanlarındaki artış şeklinde, beklediğiniz kesin getirileri ortaya koyacaktır.

Stratejik uyum

BT bütçeleri, departman liderlerinin kurumsal stratejiyle uyumlu kalmasına yardımcı olur. Örneğin, iş stratejisi büyüme ise, CRM, e-posta pazarlama, satış analitiği vb. gibi müşteri edinme araçlarına daha fazla bütçe ayırırsınız.

Genel görünüm

BT bütçeleri yılın başında ayarlandığında, tüm departmanın ihtiyaçları ve hedefleri sağlıklı bir görünüm kazanır. Bu, BT yöneticilerinin ve proje yöneticilerinin yılını etkili bir şekilde planlamasına olanak tanır.

Deneyimleme

İyi bir bütçeleme, yeniliklerinizi ölçeklendirmenize yardımcı olabilecek deneysel projeler için yeterli parayı ayırmanızı sağlar. Örneğin, BT bütçenizin %5'ini, işinizin geri kalanını etkilemeden radikal bir şey oluşturmak için ayırabilirsiniz.

Tüm bu avantajlardan yararlanmak için, tablonuzda doğru kişilere ihtiyacınız var.

BT bütçelemesinde kimler yer alır?

İyi bir BT bütçeleme, finans ve BT arasında işbirliğine dayalı bir plan olmalıdır. Anahtar paydaşlar arasında Finans Direktörü (CFO), Teknoloji Direktörü (CTO) veya Bilgi Direktörü (CIO) bulunur.

Genellikle, CTO/CIO, CFO'nun analiz edip onayladığı BT bütçesinin planlanması ve talep edilmesinden sorumludur. Dolayısıyla, CIO'nun sorumlulukları şunlardır:

Bu sürecin bazı kısımlarında diğer departmanlar da yer alabilir. Örneğin, İK departmanı yüklenicilerin veya danışmanların işe alınmasında söz sahibi olabilir. Satın alma KPI'ları, tedarikçilerle en iyi fiyatın müzakere edilmesini içerebilir.

BT bütçesi gelirle nasıl ilişkilidir?

BT bütçeleme, fonların çıkışını, yani giderleri ilgilendirir. BT geliri, BT hizmetlerinin veya ürünlerinin ne kadar para kazandığını izleyen gelirdir. Karlılığı sürdürmek için BT geliri ve bütçeleri arasında iyi bir denge kurmanız gerekir.

Gelirin yüzdesi olarak ortalama BT bütçeleri, kuruluşlar genelinde anahtar bir başarı ölçütüdür. Sektöre bağlı olarak %2 ile %8 arasında değişebilir. Örneğin, inşaat sektörü gelirinin yaklaşık %1,68'ini BT'ye harcarken, bankacılık sektörü yaklaşık %8'ini harcamaktadır.

Bu standardı korumak ve yatırım getirisini sağlamak için bir sürece ihtiyacınız var. Gelin birlikte inceleyelim.

BT Bütçeleme Sürecini Keşfetme: Ayrıntılı Adım Adım Kılavuz

Bütçeleme, birden fazla hareketli parçayı yönetmeyi içeren bir süreçtir. Etkili bir planlama için iyi bir sürece ve ClickUp gibi sağlam bir BT proje yönetimi yazılımına ihtiyacınız vardır. Bu bölümde her ikisini de ele alacağız.

1. Mevcut durumu değerlendirin

Gelecekteki durumu görselleştirip planlamadan önce, bulunduğunuz noktayı anlamanız gerekir. Aşağıdakiler dahil olmak üzere mevcut BT ortamınızı gözden geçirin:

Hedef, güçlü ve zayıf yönleri ile iyileştirme veya yatırım gerektiren alanları belirlemektir. Örneğin, sunucularınız sık sık kapasitelerinin üzerine çıkıyorsa, ek veya daha güçlü sunuculara yatırım yapmanız gerektiğini gösterir.

Mevcut durumunuzu anlamak için ClickUp Gösterge Panellerini kullanın. İhtiyacınız olan raporlarla özelleştirin ve eksiklikleri değerlendirin.

2. BT stratejisi ve hedeflerini tanımlayın

İşletmenin önümüzdeki yıllardaki hedeflerini anlayın ve BT'nin bu hedeflere nasıl destek olabileceğini belirleyin. İş stratejisine dayalı olarak, destekleyici bir pazarlama stratejisi oluşturun.

Örneğin, bir işletme çevrimiçi bir platform başlatarak pazar payını artırmayı hedefliyorsa, BT stratejisi e-ticaret yeteneklerinin geliştirilmesini içerecektir. Bu nedenle, buna göre plan yapın. Bir BT şablonu veya teknoloji yol haritası şablonu kullanmak, bu süreci hızlandırabilir.

Ya da sıfırdan başlayın ve ClickUp Beyaz Tahta'yı kullanarak takımınızla birlikte ihtiyaçlarınızı beyin fırtınası yapın. Geri bildirim isteyin ve öğeleri doğrudan beyaz tahtadan görevlere dönüştürün.

3. Gereksinimleri tahmin edin

BT stratejinize göre kapsamlı bir gereksinim analizi yapın. Teknoloji yükseltmeleri, yeni sistem uygulamaları, personel ihtiyaçları ve diğer gerekli BT kaynaklarını kapsayın.

Örneğin, yazılım geliştirmeyi hızla ölçeklendirmek istiyorsanız, sürecinize tekrarlanabilirliği dahil etmek için BT dokümantasyon yazılımına ihtiyacınız olabilir.

ClickUp Formları, proje veya fonksiyonel liderlerden gereksinimleri toplamak için harika bir yoldur. Bir form oluşturun ve ürün, güvenlik, altyapı, veri vb. bölümlerin sorumlularına göndererek ihtiyaçlarını belirleyin.

4. Maliyetleri tahmin edin

Gereksinimlerinizle ilişkili doğrudan ve dolaylı maliyetleri tahmin edin. Toplam sahiplik maliyetini hesaplayın. Örneğin, yeni analiz yazılımınızın abonelik ücreti aylık X dolar olabilir.

Ayrıca, uygulama, özelleştirme, kullanıcı eğitimi, bakım vb. için de harcama yapacaksınız. Bütçe talebinizdeki her bir öğeyle ilişkili tüm maliyetleri kapsadığınızdan emin olun.

5. Yatırımlara öncelik verin

Planladığınız her şeyi elde etmeniz olası değildir. Bu nedenle, en önemli programlar için bütçelerin onaylanmasını sağlamak için öncelikler belirleyin.

Örneğin, CRM sistemini yükseltmek ile siber güvenlik önlemlerini geliştirmek arasında seçim yapmanız gerekiyorsa, son zamanlarda güvenlik tehditleri tespit edilmişse ikincisine öncelik verebilirsiniz.

Bütçe talep etmeden önce:

6. BT bütçesini geliştirin

Elinizdeki tüm bilgilerle, bütçelerinizin kapsamlı bir sunumunu oluşturun. Herhangi bir iyi küçük işletme bütçeleme yazılımı bu işi sizin için yapabilir.

Her gider kategorisi için satır öğeleri içeren bir tablo oluşturun. İlgili proje, tamamlamak istediğiniz miktar, talep ettiğiniz bütçe, potansiyel ROI ve ihtiyaç duyabileceğiniz diğer kaynaklar hakkında bilgiler ekleyin.

Hemen başlamak için ClickUp'ın proje bütçe şablonlarını kullanın.

7. Onay alın

Onay almak için finans ve iş liderlerine götürün. Bu aşamada, soruları yanıtlamaya ve onlarla pazarlık yapmaya hazır olun. Bir proje bütçe yazılımı kullanıyorsanız, bu da kolayca eşzamansız olarak gerçekleşebilir.

8. Uygulayın ve izleyin

Artık size verilen bütçeleri harcama ve stratejinizi uygulama zamanı geldi. Bütçelerinizi en iyi şekilde kullandığınızdan emin olmak için, projelerinizi BT operasyon yönetimi yazılımında ayarlayın ve ilerlemeyi izleyin.

ClickUp'ın muhasebe şablonu, bu süreci zahmetsizce yönetmenize yardımcı olur. Dokuz farklı görünümüyle bu gelişmiş şablon, hesapların borç ve alacaklarını kolayca izlemenizi sağlar.

9. İnceleme ve ayarlama

BT bütçeleme süreci yinelemeli olmalıdır. Bir bütçe takvimi ve düzenli harcama incelemeleri oluşturun. Gerçek harcamaları planlanan bütçelerle karşılaştırarak değişen iş ihtiyaçları, teknolojik gelişmeler veya sapmalar için yeniden ayarlayın. BT yönetişim girişimlerinizin bütçe kullanımınızla uyumlu olduğundan emin olun.

Yukarıdaki bütçeleme sürecini takip ederken, aklınızda bulundurmanız gereken bazı en iyi uygulamalar şunlardır.

BT Bütçeleme En İyi Uygulamaları ve İpuçları

Mevcut altyapıyı denetlemek, gereksinimleri toplamak, maliyetleri tahmin etmek, çelişkili talepleri dengelemek ve ikna edici bütçe teklifleri hazırlamak çok zor olabilir. Bu işi biraz kolaylaştırmak için, bu alandaki liderlerden bazı tavsiyeler.

BT bütçesini iş hedefleriyle uyumlu hale getirin

Bütçenizin onaylanmasını sağlamanın en iyi yolu, bütçeyi iş hedefleriyle yakından uyumlu tutmaktır. Bağlantı açık değilse, zaman ayırıp bunu açıklayın.

Örneğin, iş stratejisi müşteri deneyimini (CX) önceliklendirirken, makine öğrenimine yatırım yapmak isteyebilirsiniz. Bir BT lideri olarak, makine öğrenimi girişimlerinizin CX'i nasıl iyileştirebileceğini ve hangi iş hedeflerine ulaşmanıza yardımcı olabileceğini ortaya koyun.

Verileri ve analitiği kullanın

Denetiminizi gerçekleştirirken, birkaç yıl geriye gidebilir misiniz bir bakın. Verileri toplayarak kalıpları ve potansiyel tasarrufları belirleyin ve bilinçli kararlar alın.

Bilginiz yoksa, ClickUp'ın BT yönetim yazılımını kurarak gelecekte kullanmak üzere veri noktalarını toplayın.

ClickUp ile tahmini süre, harcanan zaman, proje yaşam döngüsünün uzunluğu, giderler, ödemeler, iadeler vb. dahil olmak üzere proje verimliliğiniz hakkında bilgi toplayabilirsiniz.

Şeffaf iletişim kurun

İyi bir BT bütçeleme, takım üyelerinizin, proje yöneticilerinizin, iş ortaklarınızın ve finans takımlarınızın katkılarını gerektirir. Şeffaflık ve güven oluşturmak için onlarla düzenli olarak iletişim kurun.

ClickUp görevleri, bağlam içinde sohbet etmek için iç içe geçmiş yorumlar içerir. ClickUp sohbet görünümünü kullanarak tüm mesajlarınızı tek bir yerde görüntüleyin ve hazır olduğunuzda yanıtlayın.

Uyarlanabilirlik oluşturun

Bütçeleme yıllık olarak yapılsa da, bütçelenen nakit tek seferde harcanmaz. Bu nedenle, yıl boyunca bütçenize uyum sağlayın.

BT Bütçelemede Riskleri Yönetme ve Etkenleri Azaltma

Siber saldırılar, sunucu kesintileri, veri ihlalleri, uyumluluk kurallarının sıkılaşması ve insan hatalarıyla BT, risklerle doludur. BT bütçesi, riskleri kabul etmeli ve hesaba katmalıdır.

İşte bazı potansiyel riskler ve bunları nasıl azaltabileceğiniz.

Riskleri yönetmek için senaryo planlamasını kullanın

Gereksinimleri tahmin ederken çeşitli senaryoları göz önünde bulundurun. Örneğin, yeni bir CRM'ye ihtiyacınız varsa, bunu kendiniz oluşturabilir, bir SaaS aracı satın alabilir veya mevcut elektronik tabloları bu amaca uygun hale getirebilirsiniz.

Maliyet, fayda ve riskler açısından bu senaryoların her birini inceleyin. Yaptığınız seçimlerden kaynaklanan riskleri azaltmak için bütçelerinizi planlayın.

Hesap tablosu yöntemini seçerseniz, daha fazla kişi işe almanız veya manuel yönetim için daha fazla zaman harcamanız gerekebilir. Ek personel için bütçe ayırın.

Dış kaynak kullanımı risklerine hazırlanın

BT takımları, maaş ve genel giderlerden tasarruf etmek için dış kaynaklı takımlardan yararlanır. Ancak, dış hizmet sağlayıcılara bağımlılık, tedarikçinin istikrarı, hizmet kalitesi ve hizmet kesintileriyle ilgili riskler doğurabilir ve bu da iş faaliyetlerini etkileyebilir.

Risk ve uyum yönetimini güçlendirin

BT riskleri pahalıya mal olabilir. IBM, veri ihlallerinin ortalama maliyetinin 4,45 milyon dolar olduğunu tespit etmiştir. British Airways'in Genel Veri Koruma Yönetmeliği'ni (GDPR) ihlal ettiği tespit edildiğinde, AB havayolu şirketine 20 milyon sterlin para cezası vermiştir!

Bu risklerin önüne geçmenin tek yolu, güvenlik önlemlerinizi aktif olarak güçlendirmektir. Güvenlik ve risk yönetimi girişimlerinin sürekli optimizasyonunu desteklemek için proje bütçelerini yönetin.

ClickUp ile BT Bütçelerinizi Dilimleyin ve Parçalayın

Takımların bütçeleri harcama sınırları olarak görmesi yaygın bir durumdur. Oysa iyi planlanmış bir bütçe, istediğiniz projeleri özgürce gerçekleştirme özgürlüğü sağlayabilir.

Bütçeleme sürecinde netlik ve şeffaflık sağlamak için ClickUp'ı kullanın. Daha fazla verimlilik ve ayrıntılı izleme için ClickUp'ta veri toplayın ve projelerinizi yürütün. Performansı düzenli olarak gözden geçirin ve ilerledikçe uyarlayın. Bu süreçte paradan tasarruf edin.

BT bütçeleriyle hedeflerinizi özgürce takip edin. ClickUp'ı bugün ücretsiz deneyin!