İşinizi büyütmek istiyorsanız, tüm departmanların aynı nihai hedeflere katkıda bulunması gerekir. Bilgi Teknolojileri (BT) departmanınızda, doğru yönetişim belgelerine sahip olmak, iş hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olabilir. 🤩
BT departmanı, veri merkezleri, yazılımlar, cihazlar ve diğer hizmetleri finanse eden, herhangi bir şirketin en pahalı departmanlarından biridir. Gartner'a göre, dünya çapında BT harcamalarının 2023 yılında 4,6 trilyon dolara ulaşması ve 2022'ye göre %5,5 artış göstermesi bekleniyor. Bu nedenle, iyi işleyen bir BT departmanı, şirket karları için çok önemlidir.
Tüm BT faaliyetlerinin genel iş hedeflerinizi desteklemesini sağlamak için bir BT yönetişim çerçevesine ihtiyacınız vardır. Aşağıda, BT yönetişim çerçevesinin ne olduğunu, BT yönetişim programının faydalarını ve kurumsal yönetişimdeki rolünü açıklıyoruz.
BT Yönetişimi nedir?
BT yönetişimi, BT stratejinizin iş hedeflerinizle uyumlu olmasını sağlayan, her işin vazgeçilmez bir parçasıdır. Kurumsal yönetişimin diğer alanları gibi, üst yönetimin hızlı kararlar almasına ve şirketi etkin bir şekilde yönetmesine yardımcı olur.
BT yönetişimi, BT departmanınızın kararlarının şirket vizyonuna nasıl etki ettiğini anlamasını sağlar. Ayrıca BT yönetişimi, şirketinizin iş düzenlemelerine uyumlu kalmasına yardımcı olur, BT departmanı liderlerinin aynı sayfada olmasını sağlar ve tüm BT kararlarının işinizin değerini artırmasına yardımcı olur.
BT yönetişim çerçevesi nedir?
BT yönetişim çerçevesi, BT uzmanlarının karar almasına yardımcı olan bir şablondur. Basitçe ifade etmek gerekirse, teknolojiye yönelik her kararın veya yatırımın şirketin değerini nasıl artıracağını, riski nasıl azaltacağını ve iş girişimlerinizle nasıl uyumlu olacağını haritalandırır. 🔍
Basitçe ifade etmek gerekirse, BT yönetişim çerçevesi, çalışanlarınızın BT departmanınızda "tekerleği yeniden icat etmesini" önler. SOP'lar (standart çalışma prosedürleri), eğitim kılavuzları ve şirket tüzükleri gibi birçok yaygın iş belgesi gibi, tekrarlanan işleri ve karar alma süreçlerini kolaylaştırır.
BT yönetişim çerçevesi, departman liderlerinin süreçler oluşturması, performansı değerlendirmesi ve felaket kurtarma planları yapması için resmi bir yapı sağlar. Zamanla, bu çerçevenin oluşturulması toplantı, e-posta ve departman verimsizliklerini azaltacaktır.
BT yönetişimi ve kurumsal yönetişim
BT yönetişimi, kurumsal yönetişimin bir türüdür.
Kurumsal yönetişim, bir şirketin işleyişini kolaylaştırmaya yardımcı olan kurallar, süreçler ve yönergelerden oluşan bir sistemdir. Paydaşlar ve çalışanlar için rolleri tanımlamak, stratejik planlamayı kolaylaştırmak ve tüm departmanların yasalara uygun çalışmasını sağlamak için bir yol haritasıdır.
Kurumsal yönetişim, şirketinizdeki her takım tarafından kullanılır. Bu nedenle, BT departmanı, BT yönetişim çerçevesini oluşturmak için kurumsal yönetişim içinde halihazırda belirlenmiş olan yönergelerden yararlanacaktır.
BT Yönetişiminin Rolleri ve Sorumlulukları
Bir BT yönetişim çerçevesine sahip olmak, BT projelerinin ve kuruluşun genel başarısı için çok önemlidir. Bu çerçevenin bir parçası, departmanınızın her bir üyesinin rol ve sorumluluklarını belirlemektir.
BT yönetişim rollerinde genellikle dört düzey vardır:
- Stratejik: En üst düzey BT yönetişimi, departmanın stratejisini genel iş stratejisiyle uyumlu hale getirir. Bu düzey genellikle yönetim kurulu üyeleri ve CIO'yu kapsar
- Yönetici: İkinci en yüksek kademe, bütçeyi belirler ve her proje için BT kaynaklarını tahsis eder. Bu kademe genellikle doğrudan CIO'ya rapor veren üst yönetim (başkan yardımcıları ve departman yöneticileri dahil) içerir
- Program yönetişimi: Bu düzey, belirli BT projeleri için risk yönetimi, BT yatırımları, proje yönetimi ve siber güvenliği yönetir. Bu katman genellikle yöneticiler ve proje liderleri tarafından yürütülür
- Operasyonlar: BT yönetişiminin en alt seviyesi, tüm departmanın günlük operasyonlarını optimize eder. Bu seviye, departman içindeki daha kıdemsiz çalışanlardan oluşur
Modern İşletmelerde BT Yönetişim Sürecinin Önemi
BT yönetiminin temel amacı, tüm BT yatırımlarının şirket için değer yaratmasını sağlamaktır.
Bu nedenle, etkisiz BT yönetişimi modern işler üzerinde kalıcı ve olumsuz etkiler yaratabilir. Uygun kurallar, süreçler ve stratejik hedefler belirlememek, departmanlar arası iletişimi zayıflatabilir veya şirketin bütçesini zorlayabilir.
Ayrıca, yetersiz BT yönetişim uygulamaları aşağıdaki sonuçlara yol açabilir:
- Hassas verilerin yanlış kullanımı: Hassas veriler yanlış ellere geçerse, çalışanlarınızın veya müşterilerinizin kimlik hırsızlığı veya dolandırıcılıkla karşı karşıya kalmasına neden olabilir. Bu, personeliniz için teknolojik bir kabus olmakla kalmaz, aynı zamanda yasal sonuçlara da yol açabilir
- Veri ihlalleri ve siber güvenlik saldırıları: Amerika Birleşik Devletleri'nde veri ihlalleri tüm zamanların en yüksek seviyesine ulaştı. Apple'ın raporuna göre, 2023'ün ilk dokuz ayında, 2022'nin tüm yılına kıyasla veri ihlallerinde %20'lik bir artış görüldü. Şirketler müşterilerinden ve çalışanlarından kişisel veriler toplamaya devam ettikçe, bu verilerin siber suçlular tarafından kötüye kullanılması ihtimali de artıyor
- BT bütçesi ve kaynaklarının kötü tahsisi: Teknoloji açısından, en son teknolojilerin giderek daha hızlı bir şekilde eskidiği, katlanarak büyüyen bir çağda yaşıyoruz. BT yönetişimi, şirketlerin en iyi iş araçlarını araştırmak için uygun miktarda zaman, para ve kaynak ayırmasını sağlar
- BT risklerinin yanlış anlaşılması: Veri ihlalleri, siber saldırılar ve BT sistemlerinin arızalanması, çalışanların karşı karşıya oldukları tehlikelerin farkında olmamalarından kaynaklanır. Risk yönetimi, şirkete yönelik potansiyel tehditleri öngördüğü için BT yönetiminin önemli bir parçasıdır
- değişim yönetimi hesaba katılmamıştır: Kurumsal yönetişim, şirketlerin sorumlu kişinin kim olduğuna bakılmaksızın sorunsuz bir şekilde çalışabilmesi için vardır. Ne yazık ki, birçok şirket uzun süredir görevde olan liderlere aşırı güvenerek kuralları, süreçleri ve iş akışlarını belgelememektedir. Etkili BT yönetişimi uygulamak, yeni bir CIO işe almak gibi önemli personel değişikliklerini planlamayı gerektirir
BT Yönetişimi Uygulamanın Avantajları
Doğru BT yönetişim çerçevesi, şirketinizin stratejik uyumunu artırmanıza, BT girişimlerinizi bütçe dahilinde tutmanıza ve güvenlik ihlallerini azaltmanıza veya önlemenize yardımcı olur. BT yönetişiminin gelişimi sonsuz olsa da, bilmeniz gereken birkaç avantaj şunlardır:
- BT girişimlerinizi iş hedefleriyle uyumlu hale getirir: Bu, tüm BT projelerinin kuruluşun hedeflerine katkıda bulunmasını ve departman için fonların uygun şekilde kullanılmasını sağlar
- Kuruluş içindeki gereksiz işlemleri ortadan kaldırır: Kurumsal yönetişimin (sadece BT yönetişimi değil) en büyük avantajlarından biri, tekrarlayan görevleri ortadan kaldırmasıdır. Bu sayede takvim toplantıları ortadan kalkar, proje zaman çizelgeleri kısalır ve yinelenen çözümlerin satın alınması önlenir
- Şeffaflığı ve iletişimi teşvik eder: BT yönetişim süreçlerinin uygulanması, rol ve sorumlulukların açıkça belirtilmesini sağlar. Bu, departman genelinde iletişimi kolaylaştırır, çünkü kıdemsiz çalışanlar belirli bir projeyle ilgili soru veya endişelerini hangi yöneticiye ileteceklerini tam olarak bilir
- Siber saldırılar hızla yayılır: Siber güvenlik tehditlerinin artmasıyla birlikte, BT takımları bir saldırı ne zaman (değil, eğer) gerçekleşirse gerçekleşeceklerine hazırlıklı olmalıdır. Güvenlik ihlali durumunda yapılacaklar hakkında tüm takıma ayrıntılı protokoller hakkında bilgi vermek, kuruluşun alacağı darbeyi hafifletmeye yardımcı olabilir
- Yasalara uyumu sağlar: Güvenli verilerin işlenmesiyle ilgili çok sayıda yasa ve düzenleme bulunmaktadır. Doğru BT yönetişim çerçevesi, tüm BT iş operasyonlarının 2002 tarihli Federal Bilgi Güvenliği Yönetimi Yasası (FISM), 2003 tarihli Adil ve Doğru Kredi İşlemleri Yasası (FACTA), Gramm Leach Bliley Yasası (GLBA) ve diğer düzenlemelere uygun olmasını sağlar
- Müşteri hizmetlerini iyileştirir: Herkes, BT departmanında beklemenin ne kadar sinir bozucu olabileceğini bilir. Bir BT yönetişim çerçevesi oluşturmak, tüm teknik destek hatlarının uygun şekilde personel ile donatılmasını, ekibinizin sorunları giderme konusunda uygun eğitimi almasını ve takım üyelerinin özellikle zor talepleri nasıl üst düzeye taşıyacaklarını bilmesini sağlar. Ayrıca, sık sorulan sorular veya talepler için iş akışı otomasyonları uygulamak, bekleme sürelerini kısaltmaya veya müşterilerin sorunları kendi başlarına çözmelerine yardımcı olabilir
- Çalışan verimliliğini artırır: Doğru BT yönetişim protokolleri, çalışanların işlerinde daha iyi performans göstermelerini sağlar. Çerçeveniz, BT uzmanlarının departmanın rolleri, iş akışları ve yönergeleri hakkında bilgi sahibi olmalarını sağlamak için uygun çalışan eğitimi ve işe alım süreçlerini içermelidir
- Teknoloji maliyetlerini azaltın: BT departmanınızla ilgili genel giderler, hem çalışanlar hem de altyapı açısından muhtemelen çok yüksektir. BT uzmanlarına genellikle yüksek maaşlar ödenir, ancak uygun eğitim, işe alım ve iç süreçleri sağlayarak fazla personel alımını önleyebilirsiniz. Ayrıca, doğru sistemlere ve yazılımlara yatırım yaparak BT altyapı maliyetlerinizi azaltabilirsiniz
- Sosyal medya ve diğer iletişim kanallarını kontrol altına alır: Kurumsal iletişimin büyük bir kısmı şirketin güvenlik duvarının dışında, özellikle sosyal medya ve anlık mesajlaşma platformlarında gerçekleşir. Uygun BT fonksiyonlarının mevcut olması, bilgilerin ve verilerin konumlarından bağımsız olarak güvenli kalmasını sağlar
- Tüm şirketi BT'nin doğru kullanımı konusunda eğitir: Yaygın inanışın aksine, BT yönetişim çerçevesi sadece BT departmanınız için oluşturulmaz. Bunun yerine, doğru BT yönetişim protokolleri tüm departmanlara veri güvenliğini nasıl sağlayacakları ve siber güvenlik tehditlerini nasıl önleyecekleri konusunda eğitim verir
BT Yönetişim Planını Uygulama
BT yönetişim çerçevesi oluşturmak istiyorsunuz, ancak nereden başlayacağınızı bilmiyor musunuz? Aşağıda, BT girişimlerini şirket hedeflerinizle uyumlu hale getirmeye yönelik adım adım bir kılavuz sunuyoruz.
1. Kısa ve uzun vadeli hedefler belirleyin
Yönetim kurulunuzu ve yönetici takımınızı bir araya getirerek gelecek yıl için stratejik planlama yapın. Şirket genelindeki hedefler belirlendikten sonra, CIO'nuz ve üst yönetimle bir araya gelerek BT takımınız için yıllık, üç aylık ve aylık hedefler belirleyin.
2. Geçmiş verilere bakın
Geleceği planlamanın en iyi yolu, geçmişe bakmaktır.
Geçtiğimiz yılların güvenlik ihlallerini ve siber tehditlerini gözden geçirin, bütçeyi aşan veya zamanında tamamlanamayan projeleri inceleyin, müşterilerden gelen yaygın şikayetleri gözden geçirin ve yöneticilerle görüşerek hangi çalışanların performansının düşük olduğunu belirleyin. Geçmişte sorunlu olduğu kanıtlanan alanları iyileştirmek, gelecekte kaynak yönetimi, risk azaltma ve karar alma süreçlerini hızlandırmaya yardımcı olabilir.
3. Bir başlangıç noktası bulun
BT yönetişim çerçevenizi oluşturmak için kullanabileceğiniz birçok mevcut metodoloji bulunmaktadır.
Not: Bu modelleri anlamak için bazı sertifikalar gerekebilir. Kuruluşunuz için en uygun modeli belirlemek için bir danışmanla işbirliği yapmanız gerekebilir.
Bazı popüler metodolojiler şunlardır:
- COBIT: Bilgi ve İlgili Teknolojiler için Kontrol Hedefleri (COBIT) çerçevesi, Bilgi Sistemleri Denetim ve Kontrol Birliği (ISACA) tarafından geliştirilmiştir. En popüler kurumsal BT çerçevelerinden biri olan COBIT, bilgi sistemlerinin değerini artırmak için bir dizi model sunar
- ITIL: Bilgi Teknolojisi Altyapı Kütüphanesi (ITIL), BT projelerini genel iş ihtiyaçlarınızla uyumlu hale getirmeye yardımcı olmak için BT hizmet yönetimi için bir dizi uygulamadan oluşur
- CMMI: Yetenek Olgunluk Modeli Entegrasyonu, yazılım riskini azaltarak, müşteri hizmetlerini iyileştirerek ve genel ürün verimliliğinizi artırarak iş performansını iyileştirmeyi amaçlamaktadır
- COSO: Sponsor Kuruluşlar Komitesi, şirketinizin etik, şeffaf ve sektör ve uluslararası standartlara uygun şekilde çalışmasını sağlamak için oluşturulmuş bir performans ölçüm çerçevesidir
4. Tekrarlayan görevleri otomatikleştirmek için araçlardan yararlanın
Her BT girişiminin yaşam döngüsünü iyileştirmek için, yinelenen işleri otomatikleştirmeniz gerekir.
ClickUp ile tekrarlayan görevler artık geçmişte kaldı. ClickUp, yazılım takımlarının yol haritaları üzerinde işbirliği yapmasına, iş akışlarını otomatikleştirmesine, BT taleplerini yönetmesine ve proje ilerlemesini gerçek zamanlı olarak izlemesine yardımcı olur.
Daha fazla araç mı arıyorsunuz? ClickUp Otomasyonları, rutin görevleri kolaylaştırmak ve proje zaman çizelgelerini kısaltmak için 100'den fazla iş akışı sunar. Ayrıca, ClickUp Gantt görünümü, tüm BT önceliklerine ilişkin üst düzey bir genel bakış sunarak takımınızın aynı sayfada kalmasını sağlar.
5. Yönetişim yapınız için bir pilot test gerçekleştirin
BT yönetişim çerçevesi, yaşayan bir belge olmalıdır. Diğer bir deyişle, çerçeveniz için "ayarla ve unut" yöntemini kullanmayın.
Bunun yerine, yeni BT yönetişim çerçevenizin nihai hedeflerinizi nasıl karşıladığını görmek için yönetici takımıyla üç aylık incelemeler yapın. Bundan sonra, belgenizi uygun gördüğünüz şekilde düzenleyebilirsiniz.
ClickUp ile BT Yönetişim Çerçevenizi Kurun ve Çalıştırın
Doğru BT yönetişim çerçevesi, departman hedeflerinin şirket hedefleriyle uyumlu olmasını sağlar, rolleri ve sorumlulukları açıkça belirler ve tekrarlayan işleri azaltır.
BT yönetişim çerçevenizi hayata geçirmek için ClickUp'ı seçin. ClickUp, BT şablonları, otomasyon kütüphanesi, çoklu görünümler ve binlerce entegrasyon ile birlikte gelir. Şirketinizin değerini nasıl artırabileceğinizi ve BT departmanınızın verimliliğini nasıl artırabileceğinizi görmek için ClickUp'ı bugün deneyin.