"Bir planı takip etmek yerine değişime yanıt vermek" çevik manifestonun dördüncü temel ilkesidir. Bu ilke, "çevik" olmanın ne anlama geldiğini özetler ve takımların değişimi benimsemelerini ve değişen iş taleplerine göre dinamik bir şekilde gelişmelerini bekler.
Bu, değişime uyum sağlayan ve durum gerektirdiğinde yön değiştirebilecek beceri ve yeteneklere sahip takım üyeleri ve yöneticilere ihtiyacınız olduğu anlamına gelir. Çevik kapasite planlaması bu konuda yardımcı olur.
Çevik Kapasite Planlaması nedir?
Çevik kapasite planlaması, her sprintte kullanılabilir verimli zamanın miktarını değerlendirme sürecidir. Proje yöneticileri, işleri planlamak ve yazılım teslimatını yönetmek için çevik kapasite planlamasını kullanır.
Çevik kapasite planı, aşağıdakilerin bir fonksiyonudur.
- Sprint süresi: Genellikle iki hafta veya on iş günü
- Takımın boyutu: Sprint için kullanılabilir takım üyesi sayısı
- Takımın kullanılabilirliği: Takım üyelerinin kullanılabilir olduğu saatlerin sayısı, tatil ve bayram günleri hariç
- Kullanım oranı: Takımın sprint hedefleri üzerinde çalışabileceği süre, genellikle 0,6-0,8
Tüm bu terminoloji sizi zorluyorsa, işte size kullanışlı bir çevik scrum terimleri sözlüğü.
Çeviklik bir metodoloji olarak yazılım geliştirme uygulamasıyla başlamış olsa da, son zamanlarda tüm sektörlerdeki takımlar tarafından benimsenmiştir. Dijital ajanslar, içerik yazım takımları, e-ticaret işleri vb. etkili hizmet sunumu için Kanban veya Scrum gibi çevik metodolojileri kullanmaktadır.
Yazılım geliştirme projesi yöneticisi değilseniz ve çevik uygulamaları benimsemek istiyorsanız, ClickUp'ın Çevik Proje Yönetimi şablonu başlamak için harika bir yerdir.
Dahil edilen formu kullanarak talepleri birikim listesine aktarabilir, sprintleri kullanarak görevleri yerine getirebilir ve standup ve retrospektif gibi çevik törenleri ClickUp içinde gerçekleştirebilirsiniz.
Çeviklikte Takım Kapasitesi ve Takım Hızı
Takım kapasitesi ve takım hızı, çevik yazılım geliştirme takımlarının kullandığı iki önemli metriktir.
Takım kapasitesi, sprint başına kullanılabilir geliştirme saatlerinin sayısını ifade eder. Takım hızı, bir takımın her sprintte geliştirebileceği hikaye puanlarının sayısını ifade eder.
Çevik bir proje yöneticisi veya scrum master, geçmişte elde edilen takım hızına göre gelecekteki kapasiteyi tahmin eder ve geliştiriciler için kullanıcı hikayelerini planlar.
Çevik Kapasite Planlamasının Faydaları ve Önemi
Çevik yazılım geliştirme, kaos içinde netlik gerektirir. İş gereksinimleri gelişse bile, bir scrum takımı uyum sağlar ve ivmesini kaybetmeden devam eder. Kapasiteye dayalı sprint planlaması bunu sağlar.
Güvenilir yazılım teslimi: Doğru kapasite planlaması ile agile takımlar mühendislik çabalarını daha iyi tahmin edebilir ve daha fazla öngörülebilirlik sağlayabilir. Böylece, ulaşılabilir taahhütlerde bulunur ve söz verdiklerini yerine getirirler.
Güven artışı: Yazılım teslimi güvenilir ve öngörülebilir olduğunda, iş ve mühendislik takımları arasında güven artar. Bu da işbirliğini ve yeniliği teşvik eder.
Daha iyi yazılım kalitesi: Çevik kapasite planlaması, her sprintte makul olarak başarılabilecekler için bir yapı oluşturur. Bu, takımların köşeleri kesmemesini ve en iyi uygulamaları izlemesini sağlar.
Doğru bütçe yönetimi: Proje yöneticileri takımın kapasitesini doğru bir şekilde tahmin edebildiklerinde, kaynaklarını ve bütçelerini de daha verimli bir şekilde yönetebilirler. ClickUp gibi bir proje yönetimi aracı kullanıyorsanız, bütçeler ve gider raporları da kapasite kullanım verilerine göre otomatik olarak hesaplanabilir.
Takım morali artar: Kapasite planlaması, her sprint sırasında takım üyelerinin uygunluk durumuna göre yapılır. Takım üyeleri, yapacakları iş miktarını kendileri belirledikleri için projeye daha fazla bağlılık ve katılım gösterir.
Süreç iyileştirme: Kapasite planlamasından elde edilen içgörüler, çeşitli süreç iyileştirme metodolojilerine de hizmet eder. Takımın iş performansını, verimliliğini ve kalitesini değerlendirmeye yardımcı olur ve zaman içinde kümülatif verimlilik sağlar.
İyi bir çevik kapasite planlaması, projeye dahil olan tüm paydaşlara fayda sağlar. Proje yöneticilerinin teslimatı doğru yönde yönlendirmesine ve taahhütlerini sürdürmesine yardımcı olur. Takım üyelerinin potansiyellerini tam olarak gerçekleştirmelerine destek olur. En önemlisi, iş paydaşları arasında mühendislik ekibi için güven ve güvenilirlik oluşturur.
Yazılım geliştirme projesinin başarısı için çok önemli olan bu faaliyetin de zorlukları vardır. Bazılarını inceleyelim ve bunları nasıl aşabileceğinizi görelim.
Çevik Kapasite Planlamasının Zorlukları
İlk bakışta basit gibi görünse de, çevik kapasite planlaması önceden doğru bir şekilde tahmin edilmesi gereken çok çeşitli faktörleri içerir. Çevik kapasite planlamasını etkileyebilecek bazı anahtar değişkenler şunlardır.
Takım istikrarı: Çevik kapasite planlamasının etkili olabilmesi için tutarlı bir takıma ihtiyacınız vardır. Bir sprintte 40 saatlik, başka bir sprintte 400 saatlik kapasiteniz varsa, hiçbir avantajdan yararlanamazsınız.
Bireysel verimlilik: Takım üyelerinin becerileri ve verimlilikleri büyük farklılıklar gösterebilir. Bir stajyerin tamamlaması 10 saat süren bir görevi, deneyimli bir çalışan 10 dakikada tamamlayabilir. Esasen, tüm mühendislik saatleri veya bireysel kapasiteler eşit değildir.
Kullanım oranı: Kullanım oranı (bazen odak faktörü olarak da bilinir), takımın çalışma saatlerinin ne kadarının sprint'e odaklanarak geçirileceğini tahmin eder. Bu makul bir tahmindir, ancak değişiklik gösterebilir. Örneğin, takvim yılının son sprint'inde yaklaşan tatil sezonu göz önüne alındığında kullanım oranı daha düşük olabilir.
Ölçeklenebilirlik: Küçük bir takımda çevik kapasite planlaması basittir. Ancak, birden fazla takım arasında kapasite planlaması yapması gereken büyük bir kuruluşta doğru verileri toplamak ve tahminlerde bulunmak zor olabilir.
Göreceli değerler: Kapasite genellikle saat cinsinden ölçülür ve bu mutlak bir değerdir. Ancak, takım hızı ve görev dağılımı genellikle hikaye puanları gibi göreceli değerlerle yapılır. Bu iki değeri uzlaştırmak, fikir ayrılıklarına yol açar.
Çevik takımlar, bu zorlukların üstesinden gelmek için doğru araç ve süreç kombinasyonuna ihtiyaç duyar. İşte size yardımcı olacak bazı çerçeveler.
Çevik Kapasiteyi Hesaplama
En basit formuyla, çevik kapasite = Sprint süresi x takımın kullanılabilirliği x kullanım oranıdır. Ücretsiz bir proje yönetimi yazılımı veya bir elektronik tablo bu hesaplamayı yapmanıza yardımcı olabilir.
Ancak bu her zaman kolay değildir. Bu değişkenlerin her birinin başka etkenleri olabilir. Aşağıda bunları inceleyip örnekler veriyoruz.
Sprint süresi: Sprint süresi, her yinelemeye ayrılan gün sayısıdır. Tipik bir sprint iki veya dört hafta sürebilir, ancak iki hafta daha yaygındır. Tatiller ve diğer dış faktörler hariç, tipik bir sprint on iş günü sürer.
Takım kullanılabilirliği: Takım kullanılabilirliği, takım üyelerinin sayısı, günlük çalışma saatleri, diğer projelere olan bağlılıkları, toplantılar ve diğer iş dışı faaliyetler ile varsa devamsızlıkların bir fonksiyonudur.
Kullanılabilirlik = takım üyesi sayısı x (çalışma saatleri – çalışma dışı zaman – devamsızlıklar)
Kullanım oranı: Takım üyelerinin kendilerine atanan kullanıcı hikayeleri üzerinde %100 zamanlarını harcamalarını beklemek mantıklı değildir. Yaratıcı molalara, işbirliğine dayalı toplantılara vb. ihtiyaçları vardır. Proje yöneticileri, deneyimli bir takım için %80, yeni mezunlar veya yeni takım üyeleri için %60 kullanım oranı tahmin ederler.
Bu formülün pratikte nasıl işlediğini görelim.
Örnek senaryo bir
Diyelim ki, 10 kişilik bir takımınız var ve 10 günlük bir sprintte günde 8 saat çalışıyor.
Bir sonraki sprint için çevik kapasiteniz 10 (sprint süresi) x 10 (takım boyutu) x 8 (takım kullanılabilirliği) x 80% (kullanım oranı) yani 640 saat olacaktır.
Örnek senaryo iki
Diyelim ki, 8 saatlik mesai yapan beş tam zamanlı geliştiriciden ve 3 saatlik mesai yapan beş yarı zamanlı danışmandan oluşan bir takımınız var. Bunlardan bir tam zamanlı geliştirici bir haftalık izinde.
Bu durumda, iki haftalık bir sprint için çevik kapasiteniz aşağıdaki gibi olacaktır.
- Takım kullanılabilirliği: [4 (tam zamanlı geliştirici) x 8 (saat) + 5 (yarı zamanlı geliştirici) x 3 (saat) x 10 (iş günü)] + [1 (tam zamanlı geliştirici) x 8 (saat) x 5 (iş günü)]
- Kullanım oranı: %80
Kapasite = 408 saat
Takım büyüdükçe, kullanılabilirlik diğer faktörlerden etkilenir ve kapasite planlaması sonsuz bir karmaşıklığa ulaşabilir. Doğru araçlarla etkili agile kapasite planlaması yapmanızı sağlayacak ipuçlarını burada bulabilirsiniz.
Etkili Çevik Kapasite Planlaması Nasıl Yapılır?
Etkili çevik kapasite planlaması, bir dizi faktöre bağlı olarak büyük ölçüde değişebilen birkaç adımdan oluşur. İşte, başlangıç yapmanıza yardımcı olacak çevik bir proje yönetimi aracını kullanan bir çerçeve.
Çevik proje yönetimi konusunda yeni misiniz? Projeniz için etkili kapasite planlaması için temel ve verileri sağlayan on çevik şablon.
Bir sonraki sprint için hazırlanın
Kapasite planlaması için en uygun zaman, sprint planlama toplantısıdır. Kapasite planlaması yapmadan önce, üzerinde çalışmayı planladığınız birikmiş iş öğelerini belirleyin ve öncelik sırasına koyun. Süreci sıfırdan başlatabilir veya süreç boyunca size yol gösterecek birçok kapasite planlama şablonundan birini kullanabilirsiniz.
ClickUp gibi bir proje yönetimi aracı kullanıyorsanız, tüm hikayeler dahil olmak üzere tüm ürün yaşam döngüsünü haritalamış olursunuz. Birikmiş öğelerinize bakabilir, durumlarını değerlendirebilir ve bir sonraki sprint için doğru olanları seçebilirsiniz. Bu, muhtemelen ihtiyaç duyacağınız toplam kapasite hakkında size bir fikir verecektir.
Çevik bir takım için çalışanların iş yükünü kaydetme şablonu
ClickUp'ın Çalışan İş Yükü Şablonu ile beklentileri belirleyebilir ve görevleri planlayabilirsiniz, böylece kimse aşırı yüklenmez veya hazırlıksız kalmaz. Bu şablonla takımın iş yükünü verimli bir şekilde yönetin ve yaklaşan sprintleri planlayın.
İhtiyacınız olan becerileri belirleyin
Sahip olduğunuz kapasiteyi görmeden önce, ihtiyacınızı belirleyin. Seçtiğiniz hikayelere bağlı olarak, x sayıda geliştiriciye, y kalite analistine ve z iş analistine ihtiyacınız olabilir.
Bu hesaplamaları yapın ve ihtiyacınız olan takım üyelerinin tam profillerini belirleyin.
Sprint süresini sabitleyin
Belirlediğiniz birikmiş iş öğelerine göre, bir sonraki sprintin ne kadar süreceğini belirleyin. Bu hesaplamadan tatiller veya diğer takım/kuruluş genelindeki izin günlerini çıkarın.
Takım kullanılabilirliğini anlayın
Hiçbir sprint sıfırdan başlar. Devam eden projelerde her zaman önceki sprintlerden devredenler vardır ve takım üyeleri başka projelerde de çalışmak zorunda kalabilir. Bir sonraki sprint için takımın kullanılabilirliğini doğru bir şekilde hesaplayın.
ClickUp'ı takımınızın işlerini yönetmek için kullandığınızda, takımınızın geçmiş verimliliğine ve gelecekteki kullanılabilirliğine anında erişebilirsiniz. İş Yükü görünümü, zaman tahminlerini, tamamlanan görevleri, açık görevleri, sprint puanlarını vb. görmenizi sağlar.
Her takım üyesi tatil/izin planlarını ClickUp'a girdiğinde, proje planlaması için onların uygunluk durumlarını da doğru bir şekilde yakalayabilirsiniz.
Ayrıca, ClickUp özel alanlarındaki gelişmiş formüllerle takımın kullanılabilirliğini otomatik olarak hesaplayabilirsiniz.
ClickUp'ta sprint'i ayarlayın
ClickUp görevlerini kullanarak her öğeyi sprintinizin bir parçası olarak ayarlayın. Görev görünümünü kullanarak kullanıcı hikayesini ayrıntılı olarak açıklayın, yorumlar bırakın, öncelik atayın, etiketler ekleyin veya ihtiyacınız olabilecek diğer özel alanları ekleyin.
Geçmiş verilere dayanarak, her göreve tahmini bir süre ekleyin ve sprint içinde tamamlanmasını sağlayın. Ardından, başlangıç/bitiş tarihlerini ve bağımlılıkları ayarlayın.
Takım taahhüdünü alın
Kendi kendini organize eden çevik takımlar özerkliği sever. Bu nedenle, takım üyelerine görevler atamak yerine bir toplantı düzenleyin ve kendilerini bu göreve commit etmelerini teşvik edin. Görevleri kendilerine atamalarına ve süreçteki sorunları çözmelerine izin verin.
Her şeyin hazır olduğunu onaylayın
Tüm sprintiniz ClickUp'ta ayarlandıktan ve görevler atandıktan sonra, takımınızın bunları tamamlayabileceğinden emin olmanın zamanı geldi.
İş yükünü rasyonelleştirin: Proje iş yükü görünümü, tüm takım üyelerinin kaynak tahsisini görmenize yardımcı olur ve buradan kullanım durumuna göre görev ekleyebilir/kaldırabilirsiniz. Birinin durumu kırmızı, yani kapasite aşımı ise, listesinden görevleri kaldırın ve teslimat hızını değerlendirin. Kapasitesinin altında olanlar için sprint görevleri ekleyebilirsiniz.
Zaman çizelgelerini kolaylaştırın: Sprintleri düzenlemek ve dönüm noktalarını yönetmek için ClickUp Gantt grafik görünümünü kullanın. Bağımlılıkları ve bağlantılı görevleri görün ve bunların tamamlanabileceğinden emin olun. Engelleri ortadan kaldırmak ve zaman çizelgelerini değiştirmek için kolayca güncellemeler yapın.
Otomasyon ile kullanımı artırın: Tekrarlayan yönetici görevlerini iş akışından ortadan kaldırarak kaynaklarınızın kapasitesini serbest bırakabilirsiniz. ClickUp Otomasyonlarını kullanarak görevleri atayın, yorumlar yayınlayın ve durumları değiştirin. GitHub ve Sentry gibi araçlarla entegrasyonlar dahil olmak üzere 100'den fazla özelleştirilebilir otomasyon arasından seçim yapın.
Her aşamada çevik kalın
Sprintlere yeni hikayelerin eklenmesi veya bir takım üyesinin hastalanması, kapasiteyi olumsuz yönde etkileyen yaygın durumlardır. Gerçekten çevik bir takım, bu tür etkinliklere uyum sağlayabilir ve yine de kaliteli yazılımları zamanında ve bütçeye uygun olarak teslim edebilir.
Bunu başarmak için proje yöneticileri şunları yapmalıdır:
- Her gün tamamlanan işleri inceleyin
- Kapasitenin plana göre kullanılabilir olmasını sağlayın veya iş yükünü buna göre ayarlayın
- Sorunsuz devirler sağlamak için takım üyeleri arasındaki iletişimi kolaylaştırın
- Takım üyelerinin tüm verileri güncellemesini teşvik ederek raporlamanın güncel kalmasını sağlayın
- Verimliliği artırmak için otomatikleştirilebilecek daha fazla görev/faaliyet belirleyin
- Bir sonraki sprint için süreç optimizasyonu için fikirler toplayın
ClickUp ile Gerçekten Çevik Kapasite Planlama Uygulaması Oluşturun
Çevik projeler her zaman planlandığı gibi gitmez. Tanım olarak, çevik metodolojiler bir planı takip etmekten ziyade değişime uyum sağlamayı tercih eder. Bu, kapasite planlaması için de geçerlidir. Çevik bir takım proje yöneticisi olarak, kapasite planlama stratejinizi değiştirmeye, geliştirmeye veya yönlendirmeye hazır olmanız gerekir.
İster bir takım üyesinin kişisel acil durumu olsun, ister kriz altındaki başka bir projede sıkışıp kalan bir takımın tamamen kullanılamaması olsun, her zaman alternatiflerle hazırlıklı olmalısınız.
ClickUp'ın kapsamlı proje yönetimi yazılımı, çevik kalmak için gereken esnekliği ve görünürlüğü sağlar. ClickUp ile takımınızın uygunluğu, performansı, verimliliği, ilerlemesi ve daha fazlasını her zaman takip edebilirsiniz. Çevik projelerinizi zahmetsizce planlayın ve yürütün. ClickUp'ı bugün ücretsiz deneyin.