Ünlü yazar ve bilgisayar bilimci Damien Conway bir keresinde şöyle demişti: "Dokümantasyon, kendinize yazdığınız bir aşk mektubudur."
Conway'in açıklaması kodlama ilkelerine atıfta bulunurken, temiz ve net dokümantasyon, iş yürütmenin çok sayıda fayda sağlayan, ancak genellikle göz ardı edilen ve ihmal edilen bir parçasıdır.
İşletmelerin sorunsuz çalışması için çeşitli kritik belgeler bulunur. Yasal sözleşmeler, çalışan dosyaları, SOP'ler, acil durum planları ve daha fazlası gibi önemli belgeleri oluşturmak için çok çalışıyorsunuz.
Peki, birisi bu kayıtlara erişmesi veya denetlemesi gerektiğinde ne olur? Bunları dijitalleştirmek ilk adımdır.
Ancak, kağıt kayıtlarınızı dijitalleştirmeye çalıştığınızda, bunların düzenlenmemiş belge yönetim sistemlerinde kaybolmasını veya bozulmasını nasıl önlersiniz?
Çalışanlarınızın ihtiyaç duydukları kayıtları bulup kullanabilmelerini nasıl sağlıyorsunuz? Kayıt tutmayı düzenleyen sürekli değişen yasa ve yönetmeliklere nasıl uyuyorsunuz?
Bu sorunlarla uğraşıyorsanız veya mevcut kayıt yönetim sisteminizi iyileştirmek istiyorsanız, bu makale tam size göre. 2024'ün en iyi 10 kayıt yönetim yazılımı ve sisteminin bir listesini derledik.
Bu araçlar , kayıtlarınızı düzenlemenize, yönetmenize ve korumanıza yardımcı olurken , bunları doğru zamanda doğru kişilere sunmanızı sağlar. Daha fazla bilgi için okumaya devam edin! ?
Kayıt Yönetimi Yazılımı Nedir?
Kayıt yönetimi yazılımı, işletmelerin işleriyle ilgili belgeleri veya kayıtları izlemek, depolamak, erişmek, paylaşmak ve düzenlemek için kullandıkları bir çözümdür. Kayıt yönetimi yazılımı, tüm kayıtları oluşturulmasından imha edilmesine kadar yönetir. Kayıt yönetimi yazılımı, bilgi paylaşımını sağlamak, yasal uyumluluk gereksinimlerini karşılamak ve risk yönetiminde çok önemlidir.
Kayıt yönetim yazılımında nelere dikkat etmelisiniz?
Dijital kayıt yönetimi, belgelerini etkili bir şekilde depolamak, erişmek ve yönetmek isteyen her iş için gereklidir. Özel ihtiyaçlarınıza ve hedeflerinize uygun bir yazılım bulmanız gerekir.
Kayıt yönetim yazılımı seçerken dikkat etmeniz gereken bazı anahtar özellikler şunlardır:
- İçe aktarma ve tarama özellikleri: E-posta, bulut depolama veya diğer uygulamalar gibi çeşitli kaynaklardan belgeleri kolayca içe aktaran bir yazılım istiyorsunuz. Bu, belgelerinizi birleştirmenize ve takımınızla paylaşmanıza olanak tanır. Hala kağıt kayıtlarınız varsa, bunları tarayabilen ve dijital dosyalara dönüştürebilen bir yazılıma ihtiyacınız vardır
- Erişim kontrolü ve güvenlik: Hassas verileri yetkisiz erişim veya ihlallerden koruyan bir yazılım arayın. Farklı kullanıcılar, gruplar veya departmanlar için izinler ve roller ayarlayabilmelisiniz. Seçtiğiniz kayıt yönetimi yazılımının verilerinizi şifrelediğinden ve ilgili yasa ve yönetmeliklere uyduğundan emin olun
- Otomasyon ve iş akışları: İş süreçlerinizi kolaylaştırmak, zamandan ve çabadan tasarruf etmek için bir yazılım seçin. İş akışları oluşturabilmeli ve onaylar, bildirimler, hatırlatıcılar veya raporlar gibi görevleri otomatikleştirebilmelisiniz. Ayrıca CRM, ERP veya muhasebe yazılımı gibi diğer araçlarınızla entegre olan bir yazılım aramalısınız
- Özelleştirme ve ölçeklenebilirlik: Veri alanlarınızı, etiketlerinizi, kategorilerinizi veya görünümlerinizi özelleştirmenize olanak tanıyarak değişen ihtiyaçlarınıza ve tercihlerinize uyum sağlayan yazılımlar idealdir. İşiniz büyüdükçe veya değiştikçe ölçeklenebilen veya uyum sağlayabilen bir yazılım ürünü seçin
- Güvenilirlik ve dürüstlük: Son olarak, güvenebileceğiniz ve güvenebileceğiniz bir kayıt yönetim yazılımına ihtiyacınız var. İyi bir üne, olumlu yorumlara ve memnun müşterilere sahip bir yazılım arayın. Ayrıca destek, güncellemeler ve yedekleme sunan bir yazılım da aramalısınız
Bu özellikleri göz önünde bulundurarak, 2024'ün en iyi 10 kayıt yönetimi yazılımı ve sisteminden oluşan listemizden seçim yapmaya hazır olun.
Kullanabileceğiniz En İyi 10 Kayıt Yönetimi Yazılımı
1. ClickUp
ClickUp'ın güçlü ve çok yönlü kayıt yönetimi yazılımı, verilerinizi işiniz genelinde düzenlemenize, yönetmenize ve paylaşmanıza olanak tanır. Farklı departmanlar veya projeler için Alanlar ve klasörler oluşturabilir ve her biri için izinler ve roller ayarlayabilirsiniz.
Ayrıca, çalışma alanınızdaki diğer üyeler tarafından paylaşılabilen ve erişilebilen ClickUp Belgeleri'ni kullanarak yeni belgeler oluşturabilirsiniz. ClickUp ile, oluşturma sırasında ve sonrasında belgeleri gözden geçirme, kontrol etme veya güncelleme gibi görevler ayarlayabilirsiniz, böylece hiçbir şey gözden kaçmaz.
ClickUp'ın Özel Alanlar, ClickUp Özel Görünümler ve Click Up Gösterge Panelleri gibi veri düzenleme ve görselleştirmeyi basitleştiren diğer özellikleri de kullanabilirsiniz.
ClickUp'ın Proje Hiyerarşisi, takımınızın üzerinde çalışabileceği farklı projeler için çeşitli alt temalar üzerinde Çalışma Alanları oluşturmanıza yardımcı olur. Örneğin, "Yaratıcı Takım" Çalışma Alanı içinde, farklı takımlar ve projeler için alt kategoriler ekleyebilirsiniz.
Ayrıca, ClickUp'ın Kayıt Defteri İş şablonunu kullanarak kuruluşunuzun önemli belgelerinin kayıtlarını tutabilirsiniz. Bu şablon, kayıt tutma düzenlemelerine uymanıza ve tüm önemli belgelerinizi tek bir yerde toplamanıza olanak tanır.
Bu özellikler, veri yapınızı, görüntülemenizi ve analizlerinizi özelleştirmenize olanak tanır, böylece ClickUp veri yönetimi ve işbirliği için ideal hale gelir.
ClickUp'ın en iyi özellikleri:
- İşbirliğine dayalı belge oluşturma ve düzenleme için ClickUp Belgeleri kullanın
- Özel Alanları kullanarak belge türü, durum, öncelik veya sahip gibi bilgileri depolayın ve görüntüleyin
- Özel görünümleri kullanarak anahtar metrikleri ve göstergeleri izleyin
- Alanlara, klasörlere ve daha fazlasına izin verin ve erişimi kontrol edin
ClickUp sınırlamaları:
- Bazı kullanıcılar, gelişmiş özellikler için daha zor bir öğrenme eğrisi olduğunu bildiriyor
ClickUp fiyatlandırması:
ClickUp puanları ve yorumları:
- G2: 4,7/5 (9.000'den fazla yorum)
- Capterra: 4,7/5 (4.000'den fazla yorum)
2. FileHold
FileHold, belge yönetimini basitleştirmek için tasarlanmış güçlü bir belge yönetim sistemidir.
Her tür kayıt için güvenli bir depolama alanı ve sorunsuz gezinme için kullanıcı dostu bir arayüz sağlar.
Odak noktanız veri güvenliği ise FileHold sizin için uygun olabilir. FileHold, kullanıcıların kayıtlarını kolayca düzenlemelerine ve güvence altına almalarına yardımcı olurken, yasal standartlara uyumu da sağlar.
FileHold'un en iyi özellikleri:
- Kurumsal düzeyde belge ve kayıt yönetiminden yararlanın
- Gelişmiş belge tarama ve görüntüleme özelliklerini kullanın
- İş akışlarını otomatikleştirerek süreçleri kolaylaştırın
- Gelişmiş güvenlik için rol tabanlı erişim kontrolü ayarlayın
FileHold sınırlamaları:
- Diğer alternatiflere kıyasla sınırlı üçüncü taraf entegrasyonları
- Arayüz tasarımı diğer çözümler kadar modern veya sezgisel olmayabilir
FileHold fiyatlandırması:
- Enterprise: Kullanıcı başına aylık 10 ABD doları
- Bulut/Şirket içi sunucu: Kullanıcı başına aylık 15 ABD doları
- Ekspres: Beş kullanıcı için aylık 15 ABD doları
- Bulut (Microsoft Azure): Kullanıcı başına aylık 30 $
- Özel Plan: Fiyatlandırma için iletişime geçin
FileHold puanları ve yorumları:
- G2: 4,6/5 (30+ yorum)
- Capterra: 4,7/5 (45+ yorum)
3. DocSavy
DocSavy, belgeleri verimli bir şekilde depolamanıza, düzenlemenize ve erişmenize yardımcı olan bulut tabanlı bir kayıt yönetim yazılımıdır. Etiketler, meta veriler ve ilişkilendirmeler kullanarak belgelerinizin ne olduğunu ve nereye gitmesi gerektiğini tanımlamanıza olanak tanır.
Son derece etkili tam metin arama ve filtreleri, ihtiyacınız olan belgeleri kolay ve hızlı bir şekilde bulmanızı sağlar. Aynı zamanda, gelişmiş güvenlik özellikleri hassas bilgileri korur. DocSavy'nin sade ama kullanıcı dostu özellikleri, onu gerçekten akıllı bir kayıt yönetim aracı haline getirir.
DocSavy'nin en iyi özellikleri:
- Belgelerinizi yükleyin, tarayın veya e-posta ile gönderin ve bulutta saklayın
- Kayıtlarınıza belge türü, kategori, durum veya sahip gibi etiketler atayın
- Anahtar kelimeler, kelime öbekleri veya operatörler kullanarak belgeleri arayın
- E-posta, bağlantılar veya entegrasyonlar kullanarak belgelerinizi takım üyeleriniz, müşterileriniz veya ortaklarınızla paylaşın
DocSavy sınırlamaları:
- Daha sağlam çözümlere kıyasla gelişmiş otomasyon özelliklerinin eksikliği.
- Karmaşık belge yönetimi ihtiyaçları olan büyük kurumsal şirketler için sınırlı ölçeklenebilirlik.
DocSavy fiyatlandırması:
- Başlangıç Planı: Kullanıcı başına aylık 0,99 $
- 20 Plan: Üç kullanıcı için aylık 9,99 $
- 50 Plan: 7 kullanıcı için aylık 49,00 $
- 100 Plan: 99 $/ay
- 200 Plan: 149,99 $/ay
- 300 Plan: 199,99 $/ay
- Özel Plan
DocSavy puanları ve yorumları:
- G2: Yeterli yorum yok
- Capterra: Yeterli yorum yok
4. Veeva Vault
Veeva Vault, yaşam bilimleri ve sağlık gibi yüksek düzeyde düzenlemeye tabi sektörler için özel olarak tasarlanmış bir bulut platformudur. İçerik ve verileri tek bir platformda yönetmenize olanak tanıyan, yüksek güvenlikli, kapsamlı bir çözümdür.
Veeva Vault'u kullanarak klinik denemeler, düzenleyici kurumlara yapılan gönderiler, kalite belgeleri ve daha fazlası gibi belgeleri oluşturabilir, depolayabilir, erişebilir ve paylaşabilirsiniz.
Veeva Vault, mutlak veri bütünlüğü ve yasal uyumluluk sağlar. Güçlü güvenlik önlemleri, en yüksek kalite, ölçeklenebilirlik ve performans standartlarını karşılar.
Veeva'nın en iyi özellikleri:
- Belgelerinizin oluşturulmasından onaylanmasına, dağıtımına ve arşivlenmesine kadar tüm yaşam döngüsünü yönetin
- Belgelerinizin FDA, EMA veya ISO gibi ilgili yasa ve yönetmeliklere uygun olduğundan emin olun
- Belgelerinizi güvenli ve verimli bir şekilde yetkilendirmek için elektronik imzaları kullanın
Veeva sınırlamaları:
- Kullanıcılar, kurumsal sürümün diğer araçlara kıyasla nispeten pahalı olduğunu bildiriyor
- Özel sektör gereksinimleri için özelleştirme seçenekleri sınırlı olabilir
Veeva fiyatlandırması:
- Sonsuza Kadar Ücretsiz
- Enterprise: Özel fiyatlandırma
Veeva puanları ve yorumları:
- G2: 4. 1/5 (40+ yorum)
- Capterra: 4,5/5 (20+ yorum)
5. SharePoint
SharePoint, Microsoft tarafından geliştirilen bir belge yönetimi ve işbirliği platformudur. Her boyutta ve sektördeki işletmeler arasında yaygın olarak kullanılan SharePoint, tanımlanmış ilkelere ve süreçlere göre kayıtların işlenmesini izlemenizi ve raporlar oluşturmanızı sağlar.
SharePoint, Word, Excel, PowerPoint ve OneDrive gibi Office 365 uygulamalarıyla sorunsuz bir şekilde entegre olduğu için Microsoft paketini kullanıyorsanız kayıt yönetimi için idealdir.
Bu araç, belgeleri güvenli bir şekilde depolamanıza, düzenlemenize ve paylaşmanıza olanak tanıyarak işbirliğini ve verimliliği artırır.
SharePoint'in en iyi özellikleri:
- Belgelerinizi merkezi bir konumda depolamak ve yönetmek için belge kitaplıkları oluşturun
- Sürüm geçmişini kullanarak belge değişikliklerini izleyin ve geri yükleyin
- Office 365 uygulamalarını kullanarak belgelerinize erişin ve düzenleyin
SharePoint sınırlamaları:
- Belge kitaplığı için veri alanı sınırlamaları
- Özelleştirme seçenekleri teknik uzmanlık gerektirir
SharePoint fiyatlandırması:
- SharePoint (Plan 1): Kullanıcı başına aylık 5,00 $
- Microsoft 365 Business Standard: Kullanıcı başına aylık 12,50 $
SharePoint puanları ve yorumları:
- G2: 4/5 (8.000'den fazla yorum)
- Capterra: 4,3/5 (5.000'den fazla yorum)
6. Fluix
Fluix, şirketlerin belgeleri dijitalleştirmelerine ve rutin görevleri tek bir yerden otomatikleştirmelerine yardımcı olan, kod gerektirmeyen bir yazılım çözümüdür. Takımların belgeyle ilgili süreçleri kolaylaştırmasına, verimliliği artırmasına ve hareket halindeyken bile uyumluluğu sağlamasına yardımcı olmak için tasarlanmıştır.
Fluix, mobil takımlar için idealdir ve mobil cihazlarınızda belgeleri kolayca imzalayıp yönetmenizi sağlar. Ayrıca çevrimdışı olarak çalışabilir ve çevrimiçi olduğunuzda verilerinizi senkronize edebilirsiniz.
Fluix'in en iyi özellikleri:
- IOS veya Android cihazları kullanarak belgelerinize her zaman, her yerden erişin
- Vurgular, notlar, damgalar veya çizimler kullanarak belgelerinizi düzenleyin ve notlar ekleyin
- Onaylar, bildirimler veya hatırlatıcılar gibi belge iş akışlarınızı ve süreçlerinizi otomatikleştirin
Fluix sınırları:
- Diğer platformlara kıyasla üçüncü taraf uygulamalarla sınırlı entegrasyonlar
Fluix fiyatlandırması:
- Fluix core: Kullanıcı başına aylık 30 $
- Enterprise: Fiyatlandırma için satış ekibiyle iletişime geçin
Fluix puanları ve yorumları:
- G2: Yeterli yorum yok
- Capterra: 4,8/5 (40+ yorum)
7. Alfresco Platformu
Alfresco, kurumsal müşterilerin basılı belgelerini tek bir konumda yönetmelerine ve dijital kayıtlara dönüştürmelerine yardımcı olan açık kaynaklı, güvenli bir web arayüzüdür.
Alfresco ile tüm kayıtlarınız için uçtan uca yaşam döngüsü yönetimi ve yönetişim çözümü elde edersiniz. Bu çözümü kullanarak yasalara ve düzenlemelere uyumunuzu da garanti altına alırsınız.
Her boyuttaki kuruluşun ihtiyaçlarına ve tercihlerine uyum sağlayabilen esnek ve ölçeklenebilir bir çözüm arıyorsanız, Alfresco'yu değerlendirmeye değer.
Alfresco Platform'un en iyi özellikleri:
- Meta veriler, kategoriler ve etiketler kullanarak kayıtlarınızı merkezi bir depoda düzenleyin ve saklayın
- Onaylar, incelemeler veya denetimler gibi süreçlerinizi ve iş akışlarınızı kolaylaştırın
- Sohbet, video veya sosyal medya kullanarak takım üyelerinizle iletişim kurun ve işbirliği yapın
Alfresco Platform sınırları:
- Kurulum ve özelleştirme için yardım gerektirir, bu da küçük kuruluşlar için zor olabilir
- Kullanıcı arayüzü diğer çözümler kadar sezgisel olmayabilir
Alfresco Platform fiyatlandırması:
- Alfresco Topluluğu: Ücretsiz
- Temel takım: Kullanıcı başına aylık 2 $
- Kurumsal: Kullanıcı başına aylık 22 $
Alfresco Platformu puanları ve yorumları:
- G2: 3,6/5 (40+ yorum)
- Capterra: 4. 1/5 (20+ yorum)
8. OpenText
OpenText, kuruluşların verimliliğini ve uyumluluğunu artırmasına yardımcı olan, tam özellikli, yüksek ölçeklenebilir, kurumsal düzeyde bir kayıt yönetimi yazılımı çözümüdür.
OpenText'in güvenli, tek platformu, elektronik ve fiziksel içeriği kurumsal çapta düzenlemenizi ve paylaşmanızı sağlar.
Belge yönetim yazılımıyla dönüştürücü yapay zekanın gücünden yararlanmak istiyorsanız, bu ideal bir çözümdür.
OpenText'in en iyi özellikleri:
- Tarayıcılar, mobil cihazlar veya e-posta kullanarak kağıt belgelerinizi dijitalleştirin
- Güvenli ve uygun maliyetli depolama seçeneklerini kullanarak kayıtlarınızı uzun süreli saklama ve uyumluluk için arşivleyin
- Kayıtlarınızın GDPR, HIPAA veya SOX gibi ilgili yasa ve yönetmeliklere uygun olduğundan emin olun
- Esnek bir yapay zeka ve analiz platformu olan OpenText Magellan'ı kullanarak iş akışlarını otomatikleştirin
OpenText sınırlamaları:
- Özellikle küçük ve orta ölçekli işletmeler için birçok rakipten daha yüksek fiyatlıdır
- Karmaşık özellikler ek eğitim gerektirebilir
OpenText fiyatlandırması:
- Özel fiyatlandırma
OpenText puanları ve yorumları:
- G2: 4,3/5 (20+ yorum)
- Capterra: Yeterli yorum yok
9. Ademero
Ademero, belge düzenleme ve erişimini basitleştirmek için tasarlanmış bir belge yönetim aracıdır. Kuruluşların belgeyle ilgili süreçlerini kolaylaştırmasına ve kayıt tutma konusunda genel verimliliği artırmasına yardımcı olur.
İşletmenizin muhasebesini yürütmek için Quickbooks kullanıyorsanız, sıkı entegrasyonu ve otomatikleştirilmiş iş akışları ile Ademero ideal bir seçim olacaktır.
Ademero'nun en iyi özellikleri:
- Tarayıcılar, mobil cihazlar veya e-posta kullanarak kağıt belgelerinizi tarayın
- Metadata kullanarak belgelerinizi indeksleyin
- Anahtar kelimeler, kelime öbekleri veya operatörler kullanarak belgelerinizi arayın
Ademero sınırlamaları:
- Diğer kurumsal çözümlere kıyasla sınırlı sayıda gelişmiş özellik ve daha az sezgisel bir kullanıcı arayüzü
Ademero fiyatlandırması:
- Barındırılan Standart: Kullanıcı başına aylık 35 $
- Barındırılan Premium: Kullanıcı başına aylık 70 $
Ademero puanları ve yorumları:
- G2: Yeterli sayıda yorum yok
- Capterra: 4,3/5 (41+ yorum)
10. Hyland
Hyland, belge yönetimi, kayıt yönetimi ve iş süreci otomasyonu sunan lider bir kurumsal içerik yönetim platformudur.
Hyland, her sektördeki kuruluşların içeriklerini, verilerini ve süreçlerini sorunsuz bir şekilde entegre etmelerine yardımcı olarak doğru bilgileri doğru kişilere, ihtiyaç duydukları yerde ve zamanda sunmalarını sağlar.
Çeşitli kayıt tutma ihtiyaçları olan kuruluşlar için güvenilir bir seçimdir.
Hyland'ın en iyi özellikleri:
- Tarayıcılar, mobil cihazlar veya e-posta kullanarak kağıt belgeleri tarayın
- Sürükle ve bırak araçları ve şablonları kullanarak onaylar, incelemeler veya denetimler gibi süreçleri ve iş akışlarını kolaylaştırın
- Kayıtlarınızın GDPR, HIPAA veya SOX gibi ilgili yasa ve yönetmeliklere uygun olduğundan emin olun
Hyland sınırlamaları:
- Uygulama ve özelleştirme için Hyland danışmanlarının yardımı gerekebilir ve bu hizmet ek ücrete tabidir
Hyland fiyatlandırması:
- Fiyatlandırma için satış ekibiyle iletişime geçin
Hyland puanları ve yorumları:
- G2: 4,3/5 (150+ yorum)
- Capterra: Yeterli yorum yok
İşiniz için En İyi Kayıt Yönetim Sistemini Seçin
Özenle tutulan kayıtlar, her işin bel kemiğidir. Sözleşmeler, faturalar, raporlar vb. gibi değerli bilgiler içerirler. Güçlü bir kayıt yönetim sistemi, verimliliği ve işbirliğini artırmanıza ve belge güvenliği ve uyumluluğunu sağlamanıza yardımcı olabilir.
Bu listedeki her yazılım, benzersiz özellikler ve avantajlar sunar. Hangi seçeneği seçerseniz seçin, şirketinizin değişen gereksinimlerine uygun olduğundan ve denetim güvenliğine uygun olduğundan emin olun.
Burada, ClickUp'ın çok yönlü proje yönetimi platformu diğerlerinden sıyrılıyor. Gelişmiş özellikleri, kullanıcı odaklı tasarımı ve verimli kayıt yönetimi için özelleştirilebilir seçenekler sunma yeteneği, onu belgeleriniz ve işiniz için güvenebileceğiniz hepsi bir arada bir işyeri çözümü haline getiriyor.