การวิจัยของ McKinsey แสดงให้เห็นว่าในขณะที่หลายบริษัทสามารถบรรลุความพอดีระหว่างผลิตภัณฑ์กับตลาดได้ แต่เกือบ80% ประสบปัญหาในการขยายตัวเกินกว่าความสำเร็จในช่วงแรก สาเหตุคืออะไร? ระบบภายใน กระบวนการทำงาน และความสามารถขององค์กรมักไม่สามารถตามทันการเติบโตได้
นี่หมายความว่า การเติบโตอย่างรวดเร็วและการรักษาความเป็นระเบียบไม่สามารถเกิดขึ้นพร้อมกันได้หรือไม่?
ไม่จริงเลย จริงๆ แล้วมันตรงกันข้าม
การเติบโตอย่างรวดเร็วไม่ได้ลงโทษองค์กร—แต่ลงโทษการขาดโครงสร้างต่างหาก โครงสร้างคือสิ่งที่เปลี่ยนแรงผลักดันให้กลายเป็นความยั่งยืน
คู่มือนี้อธิบายถึงวิธีที่บริษัทที่เติบโตอย่างรวดเร็ว 15 แห่งรักษาความเป็นระเบียบในช่วงการเติบโตอย่างรวดเร็ว
คุณจะได้เห็นตัวอย่างจริงของทีมที่สามารถรับมือกับการเติบโตอย่างรวดเร็วได้ผ่านการออกแบบเพื่อความยืดหยุ่น,การใช้ระบบอัตโนมัติในกระบวนการทำงาน, และการประสานงานข้ามสายงานในที่ทำงานกลาง. เราจะแบ่งปันระบบ, เครื่องมือ, และกลยุทธ์ที่พวกเขาใช้—ซึ่งคุณสามารถนำไปใช้กับธุรกิจของคุณได้.
อะไรที่ทำให้บริษัทที่เติบโตอย่างรวดเร็วเป็นระเบียบ
เมื่อบริษัทของคุณยังเล็ก การจัดระเบียบจะเกิดขึ้นอย่างเป็นธรรมชาติ คุณสามารถตะโกนข้ามห้องเพื่อขออัปเดต ติดตามโครงการบนไวท์บอร์ด และเก็บไฟล์สำคัญไว้ในโฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกันได้
แต่เมื่อคุณขยายตัว ระบบที่ไม่เป็นทางการเหล่านั้นก็แตกสลาย ทันใดนั้น ไม่มีใครรู้ว่าต้องหาข้อมูลการขายล่าสุดได้ที่ไหน วิศวกรกำลังทำงานจากสเปคที่ล้าสมัย และพนักงานใหม่ใช้เวลาเดือนแรกไปกับการพยายามหาว่าควรถามใครเกี่ยวกับอะไร
นี่คือจุดที่การขยายตัวของการทำงานและการขยายตัวของบริบทค่อยๆ แทรกซึมเข้ามา
- การขยายตัวของงานเกิดขึ้นเมื่องาน, เอกสาร, และการอัปเดตกระจายอยู่ในเครื่องมือมากเกินไป
- การขยายตัวของบริบทเกิดขึ้นเมื่อ "เหตุผล" ที่อยู่เบื้องหลังการทำงานถูกฝังอยู่ในเธรด อีเมล และประชุม
เมื่อการทำงานถูกแบ่งแยกอยู่ในระบบที่ไม่เชื่อมต่อกันและไม่สามารถสื่อสารกันได้ ทีมงานต้องเสียเวลาในการสลับบริบทระหว่างแอปพลิเคชันต่าง ๆ เพื่อรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นในการทำงานของตน นี่คือการฆ่าเงียบ ๆ ของการเติบโตของประสิทธิภาพการทำงานในบริษัทใหม่ ๆ
บริษัทที่เติบโตอย่างรวดเร็วจะรักษาความเป็นระเบียบด้วยการต่อสู้กับความวุ่นวายนี้ด้วยระบบที่มีจุดประสงค์ชัดเจน พวกเขาหันมาใช้ระบบที่สามารถขยายได้ รวบรวมข้อมูลไว้ที่ศูนย์กลาง และกำจัดเครื่องมือที่ซ้ำซ้อนก่อนที่จะทำให้พวกเขาช้าลง คุณจะพบว่าพวกเขากำลังสร้างแหล่งข้อมูลเดียวที่เป็นความจริงซึ่งทุกงาน ความรู้ และการสื่อสารอยู่ร่วมกัน
พวกเขาเข้าใจพื้นฐานบางอย่างถูกต้องตั้งแต่เริ่มต้น:
- เอกสารรวมศูนย์: ความรู้ทั้งหมด—ตั้งแต่กฎระเบียบของบริษัทไปจนถึงสรุปโครงการ—อยู่ในที่เดียวที่สามารถค้นหาได้
- ความเป็นเจ้าของที่ชัดเจน: ทุกงาน ทุกโครงการ และการตัดสินใจ มีบุคคลหนึ่งคนที่มีความรับผิดชอบอย่างชัดเจน
- การส่งต่ออัตโนมัติ: กระบวนการทำงานเคลื่อนจากขั้นตอนหนึ่งไปยังขั้นตอนถัดไปโดยไม่ต้องมีใครส่งอีเมลหรือข้อความใน Slack เพื่อเตือน
- แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์: ผู้นำสามารถดูสถานะโครงการ,ปริมาณงานของทีม, และความคืบหน้าในการบรรลุเป้าหมายได้ในทันที โดยไม่ต้องตามหาข้อมูลอัปเดต
- กระบวนการที่สามารถปรับขนาดได้: ระบบที่คุณสร้างขึ้นสำหรับทีมที่มี 50 คนจะไม่ล่มเมื่อคุณจ้างพนักงานคนที่ 500
พื้นที่ทำงานแบบรวมศูนย์ที่นำงาน เอกสาร การสื่อสาร และ AI มาไว้ด้วยกัน ช่วยให้ทีมลดการสลับบริบทและปรับปรุงการทำงานร่วมกันข้ามสายงานได้ดีขึ้นเมื่อความซับซ้อนเพิ่มขึ้น
📮ClickUp Insight: 44% ของผู้ตอบแบบสำรวจของเราใช้แท็บเพียง 1–5 แท็บเมื่อท่องเว็บ แต่ 8% อยู่ใน "โหมดความวุ่นวาย" ด้วยแท็บมากกว่า 31 แท็บ
แม้ว่าจะไม่ได้ตั้งใจเสมอไป แต่มันก็เกิดขึ้นกับพวกเราทุกคน: กระดาน Miro สำหรับระดมความคิด, Google Doc สำหรับ SOP, แท็บการจัดการโครงการ และสุดท้ายคือ ChatGPT สำหรับการสนับสนุนเพิ่มเติม 👀
แต่ทุกครั้งที่คุณสลับระหว่างแอปหรือหน้าต่าง จะเพิ่ม ภาษีการสลับ หรือที่เรียกว่าภาระทางจิตใจที่ซ่อนอยู่ ซึ่งจะค่อยๆ กัดกินความสามารถในการคิดของคุณและทำให้คุณรู้สึกกระจัดกระจาย ด้วยClickUp คุณสามารถรวมเครื่องมือทั้งหมดของคุณไว้ที่เดียว: คิดถึงไวท์บอร์ด เอกสาร งาน การค้นหาเว็บ โมเดล AI เช่น ChatGPT, Gemini และ Claude และอื่นๆ อีกมากมายภายใต้ Converged AI Workspace เวลาที่จะเลิกสลับบริบทและปิดแท็บที่ไม่จำเป็นเหล่านั้นไปตลอดกาล!
15 ตัวอย่างจริงของบริษัทที่เติบโตอย่างรวดเร็วแต่ยังคงความเป็นระเบียบ
การพูดถึงระบบเป็นเรื่องหนึ่ง แต่การได้เห็นระบบเหล่านั้นทำงานจริงเป็นอีกเรื่องหนึ่ง นี่คือเรื่องราวการเติบโตที่แท้จริงของบริษัทที่ประสบความสำเร็จซึ่งสามารถเอาชนะปัญหาในช่วงเริ่มต้นของการขยายตัว แต่ละเรื่องให้บทเรียนที่นำไปใช้กับทีมของคุณได้ 🛠️
เปิดเผยข้อมูลอย่างครบถ้วน: บางรายในนี้คือลูกค้าของ ClickUp และพวกเขาใช้ ClickUp เพื่อจัดระเบียบการทำงานใหม่ในลักษณะที่ช่วยให้การเติบโตกลายเป็นข้อได้เปรียบ ไม่ใช่ข้อจำกัด
1. คาร์ตูนเน็ตเวิร์ค
- พวกเขาคือใคร: แบรนด์สื่อระดับโลกที่ผลิตและเผยแพร่เนื้อหาสื่อมัลติมีเดีย
- ความท้าทายของพวกเขา: ทีมโซเชียลมีเดียกำลังจัดการกับเครื่องมือการจัดการโครงการหลายตัวสำหรับการวางแผน การดำเนินการ และการเผยแพร่ ซึ่งหมายถึงการอัปเดตซ้ำซ้อนและการมองเห็นงานที่อ่อนแอ
- วิธีแก้ปัญหา: พวกเขาได้รวมการวางแผน การจัดการงาน ไฟล์แนบ และการรายงานทั้งหมดไว้ในที่ทำงานเดียว (โดยใช้ ClickUp) ทำให้ทุกคนมีแหล่งข้อมูลที่ถูกต้องเพียงแหล่งเดียว
- ผลลัพธ์/ข้อสรุป:เวลาที่ใช้ในการสร้างและเผยแพร่เนื้อหาลดลงประมาณ 50% และทีมงานสามารถเพิ่มจำนวนช่องทางโซเชียลที่ดูแลได้เป็นสองเท่าโดยใช้จำนวนบุคลากรเท่าเดิม การรวมศูนย์การทำงานและมาตรฐานมุมมองของกระบวนการทำงานช่วยลดความซ้ำซ้อนและเร่งความเร็วในการผลิตผลงาน
2. เม็ดสี
- พวกเขาคือใคร: บริษัทซอฟต์แวร์วางแผนธุรกิจที่เติบโตอย่างรวดเร็ว ซึ่งขนาดทีมขยายตัวอย่างรวดเร็วหลังจากได้รับเงินทุนในรอบ Series B
- ความท้าทายของพวกเขา: การเติบโตของจำนวนพนักงานอย่างรวดเร็วทำให้การปฐมนิเทศ การสื่อสารระหว่างทีม และจังหวะการดำเนินงานตึงเครียด
- วิธีแก้ไข: พวกเขาได้นำแพลตฟอร์มการทำงานแบบรวมศูนย์ (ClickUp) มาใช้เพื่อปรับทีมให้สอดคล้องกัน, มาตรฐานการวางแผนข้ามทีม, และเชื่อมโยงเอกสารกับการดำเนินการ
- ผลลัพธ์/ข้อสรุป:ประสิทธิภาพการปฐมนิเทศเพิ่มขึ้น 88%, ระยะเวลาในการแก้ไขบั๊กลดลง 83%, และประสิทธิภาพการสื่อสารของทีมเพิ่มขึ้น 20%. การสร้างกระบวนการที่สามารถปรับขนาดได้และการมองเห็นการดำเนินงานร่วมกันช่วยป้องกันปัญหาคอขวดในการปฐมนิเทศและการปรับให้สอดคล้องกันในช่วงการเติบโตอย่างรวดเร็ว
3. Spotify
- พวกเขาคือใคร: หนึ่งในแพลตฟอร์มสตรีมมิ่งเพลงที่ใหญ่ที่สุดระดับโลก มีผู้ใช้หลายล้านคนทั่วโลก
- ความท้าทายของพวกเขา: เมื่อ Spotify ขยายตัว พวกเขาจำเป็นต้องรักษาความรวดเร็วในการนวัตกรรมโดยไม่ทำให้ทีมติดขัดในกระบวนการอนุมัติหรือสร้างลำดับชั้นที่เข้มงวดขึ้นมาใหม่
- วิธีแก้ปัญหา: พวกเขาจัดทีมวิศวกรรมและผลิตภัณฑ์เป็น "สควอด"สควอดคือกลุ่มขนาดเล็กที่มีความเป็นอิสระและทำงานข้ามสายงานซึ่งรับผิดชอบฟีเจอร์หรือภารกิจเฉพาะ พวกเขาจัดกลุ่มสควอดเป็น ไทรบ์ เพื่อรักษาบริบทและการประสานงาน โครงสร้างนี้มอบอิสระและภาษาที่ใช้ร่วมกันในการทำงานให้กับทีม ช่วยหลีกเลี่ยงปัญหาการทำงานแบบแยกส่วนซึ่งมักเกิดขึ้นเมื่อองค์กรขยายตัว
- ผลลัพธ์/ข้อสรุป: อัตตาหิที่พึ่งตนเองสามารถเพิ่มความเร็วและนวัตกรรมได้ แต่หากขาดความโปร่งใสและแนวทางปฏิบัติในการแบ่งปันเอกสารร่วมกัน ทีมอิสระอาจเสี่ยงต่อการทำงานแบบแยกส่วนแนวทางของ Spotifyแสดงให้เห็นว่าการมอบความเป็นเจ้าของให้กับทีมจะได้ผล เมื่อข้อมูลและบริบทไหลเวียนอย่างอิสระ ระหว่างทีม
👀 คุณรู้หรือไม่? สควอดของ Spotify สามารถเลือกวิธีการทำงานของตัวเองได้ ไม่ว่าจะเป็น Scrum, Kanban หรืออะไรก็ตามที่แตกต่างออกไปอย่างสิ้นเชิง ซึ่งหมายความว่า สควอดสองทีมอาจใช้กระบวนการที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิงแม้จะอยู่ในบริษัทเดียวกันก็ตาม!
4. GitLab
- พวกเขาคือใคร: ผู้บุกเบิกเทคโนโลยีในการทำงานแบบรีโมททั้งหมด มีพนักงานหลายพันคนในหลายสิบประเทศ
- ความท้าทายของพวกเขา: เมื่อทุกคนทำงานทางไกล การทำให้ทุกคนมีความสอดคล้องกันโดยไม่พึ่งพาการประชุมหรือการสนทนาแบบเรียลไทม์นั้นเป็นเรื่องยาก
- วิธีแก้ปัญหา:GitLab สร้างวัฒนธรรม "คู่มือเป็นอันดับแรก"ที่เกือบทุกนโยบาย กระบวนการ และการตัดสินใจถูกบันทึกไว้และสามารถเข้าถึงได้สาธารณะ แทนที่จะสื่อสารด้วยวาจาหรือแยกส่วน คู่มือคือแหล่งอ้างอิงหลักสำหรับการเริ่มต้นงาน กฎระเบียบ และแนวปฏิบัติของบริษัท
- ผลลัพธ์/ข้อสรุป: เอกสารสาธารณะที่สามารถค้นหาได้กลายเป็นแหล่งข้อมูลเดียวที่ถูกต้องในบริษัทที่ทำงานระยะไกลและกระจายตัว ลดการสลับบริบทและช่วยให้ผู้คนสามารถหาคำตอบได้โดยไม่ต้องรบกวนเพื่อนร่วมงาน
5. เน็ตฟลิกซ์
- พวกเขาคือใคร: บริการความบันเทิงระดับโลกที่สตรีมไปยังสมาชิกหลายร้อยล้านคน
- ความท้าทายของพวกเขา: การสร้างนวัตกรรมอย่างรวดเร็วและการขยายตัวในระดับโลกต้องการทั้ง อิสระ ให้ทีมสามารถดำเนินการได้อย่างรวดเร็ว และวิธีการแบ่งปันบริบทเพื่อให้การตัดสินใจสอดคล้องกับกลยุทธ์
- วิธีแก้ปัญหา: Netflix สร้างวัฒนธรรมของ"เสรีภาพและความรับผิดชอบ" ซึ่งพนักงานมีอิสระในการทำงานแต่คาดหวังให้มีความรู้ความเข้าใจอย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับลำดับความสำคัญขององค์กรและรับผิดชอบต่อผลลัพธ์ ผู้นำเน้นการแบ่งปันบริบทมากกว่าการบังคับใช้กระบวนการที่เข้มงวด
- ผลลัพธ์/ข้อสรุป: เมื่อทีมเข้าใจกลยุทธ์และบริบท ไม่ใช่แค่เพียงงานที่ต้องทำ พวกเขาจะสามารถตัดสินใจได้ดีขึ้นด้วยตนเอง สิ่งนี้พลิกโฉมระบบราชการและรักษาความชัดเจนขององค์กรไว้ได้แม้ในขณะที่ทีมเติบโตขึ้น
6. ฝา
- พวกเขาคือใคร: แบรนด์ค้าปลีกที่กำลังขยายตัวอย่างรวดเร็ว เป็นที่รู้จักจากรูปแบบแฟรนไชส์และการเติบโตของร้านค้า
- ความท้าทายของพวกเขา: ทีมขาดการติดตามโครงการอย่างสม่ำเสมอและจมอยู่กับการประชุมและการติดตามผลเพื่อประสานงานโครงการของร้านค้า
- วิธีแก้ปัญหา: ด้วยการสร้างขั้นตอนการทำงานที่เป็นมาตรฐานและรวมงานทั้งหมดไว้ใน ClickUp พวกเขาได้แทนที่การอัปเดตสถานะที่ยุ่งเหยิงด้วยกระดานงานและแดชบอร์ดที่มีโครงสร้างอย่างเป็นระเบียบ
- ผลลัพธ์/ข้อสรุป: การประชุมประจำสัปดาห์มีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น 66% และทีมงานประหยัดเวลาได้มากกว่า 100 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ การกำหนดมาตรฐานงานส่งมอบและระเบียบการสื่อสารสำหรับลูกค้า ช่วยยกระดับความชัดเจนในการดำเนินงานขององค์กรที่มีการทำงานแบบกระจาย
"ฉันมีผู้ขายทุกรายของเราทำงานร่วมกันใน ClickUp แต่ละคนมีตัวติดตาม และเมื่อฉันมีโครงการร้านค้าใหม่ที่ต้องการให้ผู้รับเหมาเสนอราคา ฉันจะใส่ข้อมูลลงในตัวติดตามของพวกเขา มันเหมือนกับการขอเสนอราคาแบบสำรวจ พวกเขาจะใส่ราคาเสนอลงใน ClickUp และฉันจะดำเนินการต่อจากนั้น"
"ฉันให้ผู้ขายทุกรายของเราทำงานร่วมกันใน ClickUp แต่ละคนมีตัวติดตามงานของตัวเอง และเมื่อฉันมีโปรเจกต์ร้านค้าใหม่ที่ต้องการให้ผู้รับเหมาเสนอราคา ฉันจะใส่รายละเอียดลงในตัวติดตามของพวกเขา มันเหมือนกับการขอเสนอราคาแบบสำรวจ ผู้รับเหมาจะใส่ราคาเสนอลงใน ClickUp แล้วฉันจะดำเนินการต่อจากตรงนั้น"
7. Shopify
- พวกเขาคือใคร: แพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซชั้นนำที่ขับเคลื่อนร้านค้าดิจิทัลนับล้านทั่วโลก
- ความท้าทายของพวกเขา: เมื่อจำนวนผู้ค้าเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว การลงทะเบียนและการตั้งค่าบัญชีด้วยตนเองกลายเป็นอุปสรรคทั้งต่อความสำเร็จของผู้ค้าและการดำเนินงานภายใน
- วิธีแก้ปัญหา: Shopify เน้นที่ กระบวนการเริ่มต้นที่มีโครงสร้าง และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด ซึ่งรวมถึงคำแนะนำทีละขั้นตอน คำแนะนำที่ชัดเจน และตัวเลือกการอัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้ผู้ค้าใหม่สามารถตั้งค่าได้อย่างรวดเร็วและถูกต้อง
- สรุปสำคัญ: การเติบโตของฐานผู้ใช้ต้องการการเริ่มต้นใช้งานที่คาดการณ์ได้และอัตโนมัติ หากไม่มีสิ่งนี้ การขยายตัวจะหยุดชะงักเนื่องจากงานที่ต้องทำซ้ำด้วยมือซึ่งทำให้ทีมภายในหมดแรง ในบริบทขององค์กร แบบฟอร์มและกระบวนการเริ่มต้นใช้งานอัตโนมัติช่วยป้องกันการโต้ตอบด้วยมือและเร่งเวลาในการสร้างมูลค่า
8. Stripe
- พวกเขาคือใคร: บริษัทโครงสร้างพื้นฐานการชำระเงินที่ API ของพวกเขาขับเคลื่อนการทำธุรกรรมให้กับธุรกิจทั่วโลก
- ความท้าทายของพวกเขา:การรักษาเอกสารให้สอดคล้องกับการพัฒนาทางวิศวกรรมที่รวดเร็วเป็นปัญหาที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่องสำหรับทีมเทคโนโลยีและผลิตภัณฑ์เช่นทีมของ Stripe
- วิธีแก้ไข: Stripe ให้ความสำคัญกับเอกสารและข้อมูลอ้างอิงระยะยาวที่อัปเดตเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทำงาน และบรรจุไว้พร้อมกับโค้ดหรือเอกสารอ้างอิง API วิธีการที่มีระเบียบวินัยนี้ช่วยให้ความรู้เป็นปัจจุบันและค้นหาได้ง่าย ไม่ถูกฝังอยู่ในแชทที่หายไป
- ข้อสรุป: เอกสารต้องได้รับการปฏิบัติเหมือนกับโค้ด: มีการจัดเวอร์ชัน, มีการดูแลรักษา, และผสานเข้ากับกระบวนการทำงานเอง มิฉะนั้นจะกลายเป็นล้าสมัยและไร้ประโยชน์
🧠 เกร็ดความรู้สนุกๆ: Stripe ให้ความสำคัญกับการเขียนอย่างจริงจังถึงขนาดมีสำนักพิมพ์ของตัวเองชื่อStripe Press และยังได้เปิดตัว Increment นิตยสารวิศวกรรมรูปแบบยาวอีกด้วย สำหรับ Stripe การคิดอย่างชัดเจนไม่ได้หยุดอยู่แค่เอกสารเท่านั้น แต่ยังปรากฏในหนังสือ บทความ และงานวิเคราะห์เชิงลึกที่ผ่านการเรียบเรียงอย่างสวยงามอีกด้วย
9. ผู้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีสุขภาพ
- พวกเขาคือใคร: แพลตฟอร์มด้านสุขภาพดิจิทัลและบริการแพทย์ทางไกลที่ให้บริการข้อมูลผู้ป่วยมากกว่า 450,000 ราย และผู้ให้บริการด้านสุขภาพมากกว่า 2,000 ราย
- ความท้าทายของพวกเขา: ระบบโรงพยาบาลและลูกค้าองค์กรขนาดใหญ่ไม่ยอมเซ็นสัญญาเนื่องจากแพลตฟอร์มไม่รองรับมาตรฐาน HIPAA, SOC 2 และ GDPR—ส่งผลให้สูญเสียรายได้ที่อาจเกิดขึ้นประมาณ 18 ล้านดอลลาร์
- วิธีแก้ปัญหา: พวกเขาได้นำกลยุทธ์การปฏิบัติตามข้อกำหนดแบบรวมศูนย์มาใช้ ทำให้สามารถผ่านการรับรองทั้งสามมาตรฐานได้ภายในเวลาเพียง 8 สัปดาห์ ด้วยการระบุการควบคุมการตรวจสอบที่ซ้ำซ้อนและทำให้การติดตามการปฏิบัติตามข้อกำหนดเป็นอัตโนมัติ
- ผลลัพธ์/ข้อสรุป: การปฏิบัติตามข้อกำหนด เมื่อถูกผนวกเข้ากับกระบวนการทำงานและโครงสร้างพื้นฐานตั้งแต่เริ่มต้น จะกลายเป็นปัจจัยขับเคลื่อนการเติบโต สำหรับสตาร์ทอัพ การปฏิบัติตามข้อกำหนดนี้ได้ปลดล็อกโอกาสทางธุรกิจกับองค์กรขนาดใหญ่ และเร่งการเติบโตของรายได้ประจำต่อปี (ARR) ขึ้น 82% ภายใน 12 เดือน
10. Shipt
- พวกเขาคือใคร: เครือข่ายการจัดส่งที่ดูแลการดำเนินการจัดส่งสินค้าปริมาณมากและกระจายไปยังพื้นที่ต่าง ๆ ในกว่า 5,000 เมืองทั่วสหรัฐอเมริกา
- ความท้าทายของพวกเขา: ทีมแพลตฟอร์มข้อมูลเป็นศูนย์กลางภายในสำหรับคำขอข้อมูลทั่วทั้งองค์กร—ตั้งแต่การสอบถามข้อมูลเพื่อการวิเคราะห์ไปจนถึงข้อมูลเชิงลึกในการดำเนินงาน เมื่อคำขอเพิ่มขึ้น การติดตามงานและการจัดลำดับความสำคัญกลายเป็นเรื่องวุ่นวาย ข้อมูลสำคัญสูญหาย และยากที่จะทำให้ทุกคนเห็นพ้องต้องกันเกี่ยวกับสถานะหรือความเร่งด่วนของโครงการ
- วิธีแก้ไข: พวกเขาได้รวมศูนย์การจัดการคำขอและใช้แบบฟอร์มที่มีโครงสร้างพร้อมระบบอัตโนมัติภายใน ClickUp เพื่อปรับปรุงกระบวนการมอบหมายงานและวงจรการให้ข้อเสนอแนะให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
- ผลลัพธ์/ข้อสรุป: ด้วยการใช้ ClickUp เป็นระบบเดียวในการบันทึกข้อมูลทีมได้ปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงาน ชัดเจนในลำดับความสำคัญ และตัดสินใจเชิงกลยุทธ์โดยอิงจากรายงานแบบเรียลไทม์ การประสานงานด้วยตนเองลดลงอย่างมาก และความพึงพอใจของทีมเพิ่มขึ้นเนื่องจากกระบวนการทำงานมีความชัดเจนและลดความเครียด
11. ชิค-ฟิล-เอ
- พวกเขาคือใคร: หนึ่งในเครือร้านอาหารบริการด่วนที่ใหญ่ที่สุดในสหรัฐอเมริกา ดำเนินการมากกว่า 3,000 สาขา
- ความท้าทายของพวกเขา: ผู้จัดการต้องจัดการกับสเปรดชีต สมุดบันทึก และระบบต่างๆ ที่ไม่เชื่อมโยงกันเพื่อติดตามการปฐมนิเทศ การฝึกอบรม การจัดตารางงาน และคำขอด้านทรัพยากรบุคคล ความกระจัดกระจายนี้ทำให้ยากต่อการวัดเวลาที่ใช้ไปกับงานธุรการหรือทำความเข้าใจว่าแรงงานถูกใช้ไปอย่างไรจริงๆ ซึ่งส่งผลให้ประสิทธิภาพลดลงและจำกัดการมุ่งเน้นไปที่กิจกรรมที่สร้างรายได้
- วิธีแก้ปัญหา: ทีมปฏิบัติการได้รวมศูนย์การจัดการพนักงานไว้ในพื้นที่ทำงานแบบรวมศูนย์ของ ClickUp พวกเขาได้จัดโครงสร้างเอกสารการปฐมนิเทศและการฝึกอบรมไว้ในโฟลเดอร์และแดชบอร์ดที่เป็นระเบียบ มาตรฐานกระบวนการทำงานด้วยขั้นตอนที่เชื่อถือได้ และใช้แบบฟอร์มและระบบอัตโนมัติในการจัดการคำขอต่างๆ เช่น การลาพักร้อนและการเลื่อนตำแหน่ง เพื่อให้ข้อมูลไปถึงจุดที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม
- ผลลัพธ์/ข้อสรุป: ด้วยระบบเหล่านี้ที่นำมาใช้ ผู้จัดการสามารถใช้เวลาคืนได้มากกว่า 10 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ที่เคยสูญเสียไปกับการทำงานเอกสาร ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานลดลงประมาณ 33% และการรับพนักงานใหม่ที่มีความสม่ำเสมอมากขึ้นช่วยให้แฟรนไชส์อยู่ในอันดับ 10% แรกสำหรับการรักษาพนักงานที่มีความสามารถในทุกสาขา
12. ผลิตในเครื่องครัว
- พวกเขาคือใคร: แบรนด์เครื่องครัวระดับพรีเมียมที่นำเสนอเครื่องครัวและอุปกรณ์เสริมสำหรับห้องครัวคุณภาพระดับมืออาชีพ ทั้งสำหรับผู้ทำอาหารที่บ้านและเชฟมืออาชีพ
- ความท้าทายของพวกเขา: การติดตามตั๋วด้วยมือและเครื่องมือที่ไม่สอดคล้องกันทำให้เวลาตอบสนองช้าลงและทำให้ความสม่ำเสมอเป็นไปไม่ได้
- วิธีแก้ปัญหา: การใช้คิวงานแบบรวมศูนย์ การจัดเส้นทางงานอัตโนมัติ และกระบวนการทำงานที่มีโครงสร้างภายใน ClickUp แทนการติดตามงานแบบไม่เป็นระบบ
- ผลลัพธ์/ข้อสรุป: พวกเขาประหยัดเวลาได้ 3–5 นาทีต่อตั๋ว บรรลุการใช้งานประมาณ 80% ภายในเวลาไม่ถึงสี่เดือน และดำเนินการย้ายข้อมูลครั้งใหญ่เสร็จสิ้นก่อนกำหนด การทำให้กระบวนการส่งต่องานที่ซ้ำซ้อนเป็นอัตโนมัติและการรวมงานไว้ที่ศูนย์กลาง ช่วยขจัดความล่าช้าในทีมปฏิบัติการที่มีการทำงานรวดเร็ว
เราเคยใช้ Airtable, Monday, Trello, Notion... มันยุ่งเหยิงไปหมด ไม่มีอะไรทำงานได้เลย หลังจากที่เราประเมิน ClickUp เสร็จแล้ว เราไม่อยากลองใช้เครื่องมืออื่นอีกเลย เราตระหนักว่านี่มันยอดเยี่ยมมาก และเราไม่จำเป็นต้องมองหาอะไรอื่นอีกแล้ว
เราเคยใช้ Airtable, Monday, Trello, Notion... มันยุ่งเหยิงไปหมด ไม่มีอะไรทำงานได้เลย หลังจากที่เราประเมิน ClickUp เสร็จแล้ว เราไม่อยากลองใช้เครื่องมืออื่นอีกเลย เราตระหนักว่านี่มันยอดเยี่ยมมาก และเราไม่จำเป็นต้องมองหาอะไรอีกแล้ว
13. ลูลู่
- พวกเขาคือใคร: บริษัทชั้นนำด้านการจัดพิมพ์ด้วยตนเองและพิมพ์ตามสั่ง
- ความท้าทายของพวกเขา: เมื่อทีมขยายตัว ความรู้และความรับผิดชอบเริ่มกระจัดกระจายอยู่ในเอกสาร แชท และไดรฟ์ที่แชร์ร่วมกัน
- วิธีแก้ปัญหา: พวกเขาเปลี่ยนไปใช้แพลตฟอร์มเดียวที่รวมการวางแผน การจัดทำเอกสาร ความรับผิดชอบในงาน และการติดตามสถานะไว้ด้วยกัน (ใช่แล้ว นั่นคือ ClickUp!)
- ผลลัพธ์/ข้อสรุป: การนำแพลตฟอร์มมาใช้ทั่วทั้งบริษัทบรรลุ 100% และประสิทธิภาพการทำงานเพิ่มขึ้น 12%ด้วยความโปร่งใสที่ชัดเจนยิ่งขึ้นระหว่างหน่วยงานต่างๆ
14. มหาวิทยาลัยไมอามี
- พวกเขาคือใคร: หนึ่งในสถาบันอุดมศึกษาของรัฐที่มีชื่อเสียงของอเมริกา
- ความท้าทายของพวกเขา: ศูนย์อาชีพของมหาวิทยาลัยไมอามีจัดกิจกรรมสำหรับนักศึกษามากกว่า 200 รายการต่อปี ครอบคลุมงานมหกรรมอาชีพ สัมมนา การเสวนาจากศิษย์เก่า และโปรแกรมแบบผสมผสาน ก่อนที่จะนำเครื่องมือที่มีโครงสร้างมาใช้ งานต่าง ๆ กระจัดกระจายอยู่ในอีเมล Google Docs Formstack และการประชุมการถ่ายทอดความรู้ไม่สม่ำเสมอ ส่งผลให้เมื่อสมาชิกในทีมลาออก ขั้นตอนการวางแผนกิจกรรมก็มักจะหายไปพร้อมกับพวกเขา
- วิธีแก้ปัญหา: ด้วย ClickUp ทีมงานได้นำพื้นที่ทำงานแบบรวมศูนย์มาใช้เพื่อรวมการวางแผนงานอีเวนต์และการทำงานร่วมกันให้เป็นหนึ่งเดียว พวกเขาสร้างคลังความรู้เกี่ยวกับงานอีเวนต์มาตรฐานขั้นตอนการทำงานด้วยเทมเพลต และเริ่มติดตามงานอย่างโปร่งใส
- ผลลัพธ์/ข้อสรุป: ศูนย์อาชีพสามารถจัดการพอร์ตโฟลิโอกิจกรรมที่ซับซ้อนและผสมผสานได้อย่างชัดเจนและสม่ำเสมอ ทีมได้ขยายขอบเขตการให้บริการถึงนักเรียนนักศึกษาเกิน 19,000 คน ด้วย กระบวนการที่ โปร่งใสและสามารถทำซ้ำได้ เมื่อการทำงานและความรู้อยู่ร่วมกัน จะทำให้การวางแผนขยายตัวได้ง่ายขึ้น การแบ่งปันความรู้ของสถาบัน และการรักษาความสม่ำเสมอในพอร์ตโฟลิโอกิจกรรมที่ซับซ้อนก็จะเป็นไปได้มากขึ้น
15. RevPartners
- พวกเขาคือใคร: บริษัทให้บริการทางธุรกิจที่กำลังเติบโต ซึ่งสร้างและขยายการดำเนินงานด้านรายได้ให้กับลูกค้าในด้านการขาย การตลาด และการปฏิบัติการ
- ความท้าทายของพวกเขา: ด้วยทีมงานที่ทำงานทางไกลและรายชื่อลูกค้าที่เพิ่มขึ้น RevPartners ประสบปัญหาในการขยายการดำเนินงาน:การวางแผนโครงการล่าช้า, เวิร์กโฟลว์กระจัดกระจายอยู่ในหลายแพลตฟอร์ม, และการรักษาความสม่ำเสมอในการขยายงานระหว่างกลุ่มลูกค้าเป็นไปได้ยาก
- วิธีแก้ปัญหา: บริษัทได้รวมชุดเครื่องมือทั้งหมดไว้ในพื้นที่ทำงานเดียวด้วย ClickUp โดยการใช้แม่แบบกระบวนการที่เป็นมาตรฐานเดียวกันและรวมศูนย์การวางแผน ความโปร่งใส และระบบอัตโนมัติ ทำให้ทีมสามารถประสานงานระหว่างกลุ่มทำงานระยะไกลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และไม่จำเป็นต้องสลับไปมาระหว่างเครื่องมือที่แยกจากกันอีกต่อไป
- ผลลัพธ์/ข้อสรุป: RevPartnersสามารถส่งมอบโครงการให้กับลูกค้าได้เร็วขึ้น 64%ลดเวลาในการวางแผนโครงการลง 83% และประหยัดต้นทุนได้ 50% ผ่านการทำงานที่มีประสิทธิภาพและแม่แบบที่จัดเตรียมไว้
เมื่อคุณถอยออกมาและมองดูตัวอย่างทั้งหมด—ไม่ว่าจะเป็นสตาร์ทอัพ สเกลอัพ หรือบริษัทระดับโลก—คุณจะพบว่ารูปแบบความสำเร็จนั้นมีความสอดคล้องกันอย่างน่าประหลาดใจ บริษัทที่เติบโตอย่างรวดเร็วไม่ได้ชนะด้วยการเพิ่มเครื่องมือหรือการประชุมมากขึ้น แต่พวกเขาชนะด้วยการวางระบบที่ชาญฉลาดเพียงไม่กี่ระบบตั้งแต่เนิ่นๆ แล้วปล่อยให้ระบบเหล่านั้นทำงานหนักแทน
📮ClickUp Insight: ทีมที่มีผลงานต่ำมีแนวโน้มที่จะใช้เครื่องมือมากกว่า 15 ตัวถึง 4 เท่า ในขณะที่ทีมที่มีผลงานสูงยังคงรักษาประสิทธิภาพโดยจำกัดเครื่องมือไว้ที่ 9 แพลตฟอร์มหรือน้อยกว่า แต่การใช้แพลตฟอร์มเดียวล่ะ?
ในฐานะแอปครบวงจรสำหรับการทำงานClickUp รวบรวม งาน โครงการ เอกสาร วิกิ การแชท และการโทรของคุณไว้ในแพลตฟอร์มเดียว พร้อมด้วยเวิร์กโฟลว์ที่ขับเคลื่อนด้วย AI พร้อมใช้งานแล้ววันนี้ พร้อมทำงานอย่างชาญฉลาดขึ้นหรือไม่? ClickUp ทำงานได้กับทุกทีม ทำให้งานมองเห็นได้ชัดเจน และช่วยให้คุณมุ่งเน้นกับสิ่งที่สำคัญ ในขณะที่ AI จัดการส่วนที่เหลือ
กลยุทธ์การจัดการที่สำคัญจากบริษัทที่เติบโตอย่างรวดเร็ว
จากตัวอย่างในโลกจริงข้างต้น นี่คือกลยุทธ์การจัดการที่ปรากฏขึ้นซ้ำแล้วซ้ำเล่า—และวิธีที่คุณสามารถนำไปปฏิบัติได้จริง ✨
บันทึกทุกอย่างไว้ แล้วทำให้การเข้าถึงเป็นอัตโนมัติ
วิธีที่เร็วที่สุดสำหรับบริษัทที่กำลังเติบโตในการชะลอตัวลงคือการปล่อยให้ความรู้อยู่ในหัวของคน หรือแย่กว่านั้นคือกระจัดกระจายอยู่ในเอกสาร แชท และกล่องข้อความ ความรู้ขององค์กรจะกลายเป็นความรู้เฉพาะกลุ่ม เมื่อพนักงานคนสำคัญลาออก ความเชี่ยวชาญของพวกเขาก็จะเดินออกไปพร้อมกับพวกเขา และทันใดนั้น ทุกคำตอบจะต้องอาศัยการไปถามใครสักคน
หลีกเลี่ยงสิ่งนี้โดยการสร้างฐานความรู้กลาง ทำให้ฐานความรู้ของคุณง่ายต่อการอัปเดตและเกี่ยวข้องอยู่เสมอ
สร้างห้องสมุดที่มีชีวิตด้วย ClickUp Docs ที่คุณสามารถสร้างวิกิ, SOPs, และสรุปโครงการได้ ด้วยClickUp Docs คุณสามารถแก้ไขเนื้อหาพร้อมกันแบบเรียลไทม์และแสดงความคิดเห็นโดยตรงในบริบทด้วยความคิดเห็นแบบฝังในเนื้อหา เอกสารไม่ได้อยู่แยกออกไป—แต่เชื่อมต่อกับงาน, โครงการ, และกระบวนการทำงาน นั่นคือสิ่งที่ทำให้เอกสารเหล่านั้นทันสมัยอยู่เสมอ
เมื่อคุณต้องการคำตอบClickUp Brainช่วยให้คุณถามคำถามด้วยภาษาที่เข้าใจง่ายและดึงข้อมูลเชิงลึกจากงาน เอกสาร ความคิดเห็น และโครงการต่างๆ—เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องค้นหาผ่านเครื่องมือห้าตัวหรือขัดจังหวะเพื่อนร่วมทีม ความรู้จะถูกเก็บไว้อย่างศูนย์กลาง ค้นหาได้ และใช้งานได้
สร้างแม่แบบก่อนที่คุณจะต้องการใช้
การสร้างสิ่งใหม่ขึ้นมาทุกครั้งสำหรับโครงการหรือลูกค้าใหม่เป็นสิ่งที่กินเวลาอย่างมากและเป็นสูตรสำเร็จของความไม่สม่ำเสมอ ทีมส่วนใหญ่รอจนนานเกินไปกว่าจะเริ่มมาตรฐาน เมื่อทุกอย่างเริ่มรู้สึกวุ่นวาย กระบวนการต่าง ๆ ก็ยากที่จะแก้ไขแล้ว
บริษัทที่เติบโตอย่างรวดเร็วจะทำตรงกันข้าม พวกเขาเปลี่ยนงานที่ทำซ้ำได้ให้เป็นแม่แบบ ในขณะที่กระบวนการยังสดใหม่
ใน ClickUp คุณสามารถเลือกจาก 1,000+ แม่แบบที่สร้างไว้ล่วงหน้า หรือสร้างของคุณเองสำหรับโครงการ งาน เอกสาร กระบวนการเริ่มต้น และอื่นๆ อีกมากมายแม่แบบงานของ ClickUpช่วยให้คุณบันทึกโครงสร้างทั้งหมด—รวมถึงงานใน ClickUp และงานย่อย ผู้ที่ได้รับมอบหมาย วันที่ครบกำหนด และรายการตรวจสอบของ ClickUp—เพื่อให้คุณสามารถเริ่มงานใหม่ได้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว
แม่แบบกลายเป็นคู่มือปฏิบัติการที่สามารถปรับขนาดได้พร้อมกับการเติบโตของคุณ
รวมศูนย์การสื่อสารในบริบท
เมื่อการสนทนาเกิดขึ้นในเครื่องมือหนึ่ง (เช่น Slack) และงานเกิดขึ้นในอีกเครื่องมือหนึ่ง (เช่น โปรแกรมจัดการโครงการของคุณ) ข้อมูลบริบทจะสูญหายไป และการตัดสินใจอาจถูกฝังอยู่
การแก้ไขนั้นง่ายแต่ทรงพลัง:ให้การสื่อสารเป็นศูนย์กลางและแนบไว้กับงานโดยตรง:
- ด้วยความคิดเห็นใน ClickUp คุณสามารถพูดคุยเกี่ยวกับงานได้ตรงจุดที่งานนั้นเกิดขึ้น
- คุณยังสามารถใช้ช่องทางแชท ClickUpโดยเฉพาะสำหรับการสนทนาโครงการในวงกว้างที่เชื่อมโยงกับโฟลเดอร์ ClickUpหรือรายการ ClickUp ของคุณได้อีกด้วย
- และเมื่อคุณต้องการรับสายด่วนSyncUps ใน ClickUpช่วยให้คุณโทรหาเพื่อนร่วมงานได้โดยไม่ต้องสลับแท็บ!
เรียนรู้วิธีที่ ClickUp Chat รวมการสนทนาและงานของคุณไว้ในที่เดียว!
สร้างแดชบอร์ดก่อนที่ผู้นำจะร้องขอ
"คุณช่วยส่งอัปเดตสถานะให้ฉันได้ไหม?" เป็นคำถามที่บ่งบอกถึงการขาดการมองเห็น แทนที่จะรีบรวบรวมรายงานสำหรับผู้บริหาร สร้างแดชบอร์ดเชิงรุกเพื่อติดตามความคืบหน้าของทีมโดยไม่ต้องรายงานด้วยตนเอง
สร้างรายงานภาพระดับสูงด้วยClickUp Dashboardsแบบเรียลไทม์ที่อัปเดตอัตโนมัติ เพื่อให้คุณมีข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับความคืบหน้า ความเสี่ยง ปริมาณงาน และเป้าหมายอยู่เสมอ
💡 เคล็ดลับมืออาชีพ:เพิ่มการ์ด AIลงในแดชบอร์ด ClickUp เพื่อช่วยให้คุณเข้าใจสิ่งที่เกิดขึ้นในงานของคุณทั้งหมด—โดยไม่ต้องค้นหาด้วยตนเองผ่านงาน รายการ หรือรายงานต่างๆ
แทนที่จะแสดงเมตริกแบบคงที่ AI Cards จะวิเคราะห์ข้อมูลแบบเรียลไทม์จากพื้นที่ทำงาน (เช่น งาน เจ้าของ ความสำคัญ และกำหนดส่ง) และสร้าง ข้อมูลเชิงลึกที่เข้าใจง่ายในภาษาอังกฤษ พวกมันสามารถเน้นความเสี่ยง สรุปความคืบหน้า เปิดเผยอุปสรรค หรือแจ้งปัญหาเกี่ยวกับปริมาณงาน—เพื่อให้ทีมได้รับบริบทและทิศทาง ไม่ใช่แค่ตัวเลขบนหน้าจอ
ทำให้สิ่งที่น่าเบื่อเป็นอัตโนมัติ
งานวิจัยของเราแสดงให้เห็นว่า 21% ของผู้คนกล่าวว่ามากกว่า 80% ของเวลาทำงานของพวกเขาถูกใช้ไปกับงานที่ทำซ้ำๆ เช่น การเปลี่ยนสถานะงาน การเตือนใครบางคนเกี่ยวกับกำหนดส่งงาน หรือการส่งงานต่อให้กับคนถัดไป นี่เป็นงานที่มีมูลค่าต่ำซึ่งเหมาะสำหรับการทำงานอัตโนมัติ
ต้องการประหยัดเวลาและทำให้กระบวนการของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่นทุกครั้งหรือไม่? ตั้งกฎ "ถ้า-แล้ว" ที่ง่าย ๆ ด้วยClickUp Automations เช่น การมอบหมายงานโดยอัตโนมัติเมื่อสถานะของงานเปลี่ยนแปลง
ออกแบบสำหรับขนาดทีมที่คุณจะเป็น—ไม่ใช่ทีมที่คุณเป็นอยู่
ระบบที่ทำงานได้กับ 20 คน มักจะล้มเหลวเมื่อถึง 50 คน บริษัทที่เติบโตอย่างรวดเร็วคาดการณ์การเปลี่ยนแปลงนี้และออกแบบระบบให้มีพื้นที่รองรับเพิ่มเติม
ClickUp รองรับสิ่งนี้โดยให้คุณปรับระดับความซับซ้อนได้อย่างค่อยเป็นค่อยไป—เพิ่มฟิลด์ที่กำหนดเองมากขึ้น เพิ่มการทำงานอัตโนมัติมากขึ้น รายงานที่ลึกขึ้น—โดยไม่ต้องบังคับให้เปลี่ยนแพลตฟอร์ม โครงสร้างจะพัฒนาไปพร้อมกับองค์กรของคุณ ซึ่งเป็นสิ่งที่การเติบโตต้องการอย่างแท้จริง
ClickUp สนับสนุนกลยุทธ์องค์กรสำหรับบริษัทที่เติบโตอย่างรวดเร็วได้อย่างไร: สรุปโดยย่อ
| กลยุทธ์ | หากไม่มีระบบศูนย์กลาง | ด้วย ClickUp |
|---|---|---|
| การเข้าถึงความรู้ | ค้นหาผ่านเครื่องมือมากกว่า 5+ ชนิด, ถามเพื่อนร่วมงาน | ถาม ClickUp Brain รับคำตอบทันที |
| การอัปเดตสถานะ | การเช็คอินด้วยตนเอง, การประชุม | แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ อัปเดตอัตโนมัติ |
| การส่งต่อกระบวนการ | อีเมลที่ส่งต่อกัน, งานที่ตกหล่น | ระบบอัตโนมัติกระตุ้นขั้นตอนถัดไป |
| การปฐมนิเทศพนักงานใหม่ | เอกสารกระจัดกระจาย, ความรู้เฉพาะกลุ่ม | เอกสารที่เชื่อมต่อและแม่แบบงาน |
ตอนนี้เราจะมาดูข้อผิดพลาดที่ทีมมักทำเมื่อข้ามขั้นตอนนี้ไป—และวิธีหลีกเลี่ยงก่อนที่จะทำให้งานของคุณล่าช้า
ข้อผิดพลาดที่องค์กรมักทำบ่อยในบริษัทที่เติบโตอย่างรวดเร็ว
การเติบโตอย่างรวดเร็วสามารถขยายรอยร้าวเล็กๆ ในรากฐานของคุณให้กลายเป็นช่องว่างขนาดใหญ่ได้ หลายบริษัทใหม่มักทำผิดพลาดแบบเดิมๆ ที่คาดการณ์ได้ ซึ่งเปลี่ยนช่วงการเติบโตที่น่าตื่นเต้นให้กลายเป็นช่วงเวลาแห่งความโกลาหล มาดูกันว่าพวกเขาทำผิดพลาดอะไรบ้างและจะแก้ไขได้อย่างไร:
การเพิ่มเครื่องมือแทนการรวม
ความท้าทายใหม่เกิดขึ้น คุณจึงเพิ่มเครื่องมือใหม่ ทีมการตลาดได้เครื่องมือจัดตารางโซเชียลมีเดีย ทีมขายได้ระบบ CRM แยกต่างหาก และทีมผลิตภัณฑ์ก็ได้ซอฟต์แวร์วางแผนเส้นทางของตัวเอง ยินดีด้วย ตอนนี้คุณกำลังประสบปัญหาเครื่องมือล้นเกินแล้ว
ข้อมูลกระจัดกระจายอยู่ในแอปพลิเคชันนับสิบที่ไม่สามารถสื่อสารกันได้ ทำให้ทีมของคุณต้องเสียเวลาในการสลับบริบทและถ่ายโอนข้อมูลด้วยตนเอง
✅ ทางออกคืออะไร?รวมเครื่องมือต่าง ๆเข้าไว้ใน Converged AI Workspace เช่น ClickUp โดยออกแบบให้งาน เอกสาร การสื่อสาร แดชบอร์ด และ AI อยู่ในที่เดียว ลดภาระขององค์กรแทนที่จะเพิ่มภาระให้มากขึ้น
ClickUp มอบความยืดหยุ่นที่ไม่มีใครเทียบได้ด้วยการแสดงผลที่ปรับแต่งได้ (รายการ, บอร์ด, แผนภูมิแกนต์, ปฏิทิน), ระบบอัตโนมัติที่ทรงพลัง, เอกสาร, เป้าหมาย และการติดตามเวลาในตัว—ทั้งหมดนี้ในเวิร์กสเปซเดียว มันรวมศูนย์การร่วมมือของทีมและการจัดการโครงการ ทำให้เราสามารถแทนที่เครื่องมือหลายอย่างเช่น Trello, Asana และ Notion ด้วยระบบที่เชื่อมโยงกันเพียงระบบเดียว
ClickUp มอบความยืดหยุ่นที่ไม่มีใครเทียบได้ด้วยการแสดงผลที่ปรับแต่งได้ (รายการ, บอร์ด, แผนภูมิแกนต์, ปฏิทิน), ระบบอัตโนมัติที่ทรงพลัง, เอกสาร, เป้าหมาย และการติดตามเวลาในตัว—ทั้งหมดนี้ในเวิร์กสเปซเดียว มันรวมศูนย์การทำงานร่วมกันของทีมและการจัดการโครงการ ทำให้เราสามารถแทนที่เครื่องมือหลายอย่างเช่น Trello, Asana และ Notion ด้วยระบบที่เชื่อมโยงกันเพียงระบบเดียว
รอจนกว่าความวุ่นวายจะบังคับให้ต้องจัดระบบ
เมื่อคุณเป็นทีมเล็ก คุณสามารถใช้กระบวนการที่ไม่เป็นทางการได้ คุณบอกตัวเองว่าคุณจะจัดระเบียบ "เมื่อทุกอย่างช้าลง"
คำเตือน: เรื่องราวไม่เคยหยุดนิ่ง คุณจะต้องพยายามสร้างระบบในขณะที่กำลังเผชิญกับวิกฤต ซึ่งเหมือนกับการพยายามสร้างเรือหลังจากที่คุณเริ่มจมน้ำแล้ว
✅ ทีมที่เติบโตอย่างรวดเร็วหลีกเลี่ยงสิ่งนี้โดยการสร้างโครงสร้างในช่วงเวลาที่สงบ—เมื่อกระบวนการต่างๆ ยังคงง่ายต่อการกำหนดและบันทึกไว้ และก่อนที่จะขยายตัวจนทำให้ทุกอย่างยากต่อการเปลี่ยนแปลง
การพึ่งพาการประชุมมากเกินไปเพื่อความสอดคล้อง
หากคำตอบของคุณต่อความไม่สอดคล้องคือ "เพิ่มการซิงค์อีกสักครั้ง" คุณไม่ได้อยู่คนเดียว นี่เป็นปฏิกิริยาที่พบได้บ่อยที่สุดในช่วงการเติบโต
ปัญหาคืออะไร? การประชุมไม่สามารถขยายตัวได้ เมื่อทีมเติบโตขึ้น การประชุมที่มากเกินไปจะเกิดขึ้น การตัดสินใจช้าลง และบริบทจะสูญหายสำหรับใครก็ตามที่ไม่ได้อยู่ในห้อง นี่คือระบบที่ทำงานขัดขวางประสิทธิภาพการทำงาน
จากการสำรวจประสิทธิภาพการประชุมของเรา พบว่า 12% ของผู้ตอบแบบสอบถามรู้สึกว่ามีการประชุมที่มีคนมากเกินไป 17% ระบุว่าใช้เวลานานเกินไป และ 10% เชื่อว่าการประชุมส่วนใหญ่ไม่จำเป็น
✅ แต่ข่าวดีก็คือ คุณสามารถแทนที่การประชุมอัปเดตสถานะด้วยวิธีการแบบอะซิงโครนัส เช่น แดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ คลิปเสียงและวิดีโอที่บันทึกไว้ และการอัปเดตเป็นลายลักษณ์อักษร
📮ClickUp Insight: ผลการสำรวจประสิทธิภาพการประชุมของเราชี้ให้เห็นว่า 42% ของทีมใช้คลิปบันทึก (21%) หรือเครื่องมือการจัดการโครงการ (21%) สำหรับการทำงานแบบไม่พร้อมกัน แต่เครื่องมือเหล่านี้อาจต้องการเครื่องมือเพิ่มเติม การสมัครสมาชิกแยกต่างหาก การเข้าสู่ระบบ และระยะเวลาการเรียนรู้เพิ่มเติม
ในฐานะแอปครบวงจรสำหรับการทำงาน ClickUp ทำให้การสื่อสารแบบไม่พร้อมกันเป็นเรื่องง่ายขึ้น เข้าถึงวิดีโอคลิป ข้อความเสียง กระบวนการทำงานของโครงการ เอกสารที่ทำงานร่วมกัน และ ผู้ช่วยจดบันทึก AI ในตัว— ทั้งหมดนี้ภายในพื้นที่ทำงานเดียว ทำไมต้องจัดการกับการสมัครสมาชิกหลายรายการและข้อมูลที่กระจัดกระจาย เมื่อโซลูชันเดียวสามารถทำให้กระบวนการทำงานทั้งหมดของคุณเป็นระเบียบเรียบร้อยได้?
💫 ผลลัพธ์ที่แท้จริง: ทีมที่ใช้ฟีเจอร์การจัดการประชุมของ ClickUp รายงานว่ามีการลดการสนทนาและการประชุมที่ไม่จำเป็นลงถึง 50%!
ปล่อยให้เอกสารเน่าเสีย
เมื่อการทำงานเปลี่ยนแปลงไป แต่เอกสารไม่เปลี่ยนแปลง การบันทึกของคุณจะกลายเป็นพิพิธภัณฑ์ของข้อมูลล้าสมัยที่ไม่มีใครเชื่อถือ
✅ บริษัทเช่น GitLab และ Stripe แก้ปัญหานี้โดยการจัดการเอกสารเป็นระบบที่มีชีวิต ไม่ใช่คลังเอกสาร
ในเครื่องมืออย่าง ClickUp เอกสารจะถูกเชื่อมโยงโดยตรงกับงานและกระบวนการทำงาน ดังนั้นการอัปเดตจะเกิดขึ้นไปพร้อมกับการทำงานจริง การเชื่อมโยงนี้ช่วยป้องกันการล้าหลังของเอกสารและรักษาความรู้ขององค์กรให้ทันสมัยอยู่เสมอ
การเพิกเฉยต่อการขยายตัวของปัญญาประดิษฐ์
การนำ AI มาใช้บ่อยครั้งสะท้อนให้เห็นถึงการนำ SaaS มาใช้ในช่วงแรก: ทีมหนึ่งใช้เครื่องมือหนึ่ง ทีมอื่นใช้สิ่งอื่น และไม่นานนัก ความรู้ก็ถูกแยกออกจากกันในระบบ AI หลายระบบ
👀 คุณรู้หรือไม่?78% ของผู้ใช้ AIได้นำเครื่องมือ AI ของตนเองมาใช้ในการทำงานแล้ว
ผลลัพธ์คืออะไร?การขยายตัวของปัญญาประดิษฐ์
การขยายตัวของ AI อย่างไม่ควบคุม คือการเพิ่มขึ้นอย่างไม่มีการวางแผนของเครื่องมือ, แบบจำลอง, และแพลตฟอร์มของ AI โดยไม่มีการกำกับดูแล, กลยุทธ์, หรือความคิดว่าใครกำลังใช้สิ่งใด
✅ บริษัทที่เติบโตอย่างรวดเร็วหลีกเลี่ยงสิ่งนี้โดยการรวมศูนย์ความสามารถด้าน AI ในที่ที่งานเกิดขึ้นอยู่แล้ว
ด้วย ClickUp, AI ถูกสร้างขึ้นโดยตรงในเวิร์กสเปซของคุณ ClickUp Brain คือผู้ช่วยAI ที่รับรู้บริบทของคุณซึ่งสามารถเข้าถึงงาน, เอกสาร, ความคิดเห็น, และโครงการของคุณได้ มอบความฉลาดที่แชร์ได้ให้กับทีมแทนที่จะเป็นผลลัพธ์ที่แยกกัน
นอกจากนี้ ด้วยแอป AI บนเดสก์ท็อปของคุณClickUp BrainGPT คุณยังได้รับการเข้าถึงโมเดล AI หลากหลายรูปแบบ รวมถึง Claude, Gemini และ ChatGPT รวมถึงการพิมพ์ด้วยเสียงTalk to Textเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานถึง 4 เท่า!
ตอนนี้คุณรู้แล้วว่าควรหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดใด มาดูเครื่องมือที่จะช่วยคุณกัน!
ด้วย ClickUp, AI ถูกสร้างขึ้นโดยตรงในเวิร์กสเปซของคุณ ClickUp Brain คือผู้ช่วยAI ที่รับรู้บริบทของคุณซึ่งสามารถเข้าถึงงาน, เอกสาร, ความคิดเห็น, และโครงการของคุณได้ มอบความฉลาดที่แชร์ได้แก่ทีมแทนผลลัพธ์ที่แยกกัน
นอกจากนี้ ด้วยแอป AI บนเดสก์ท็อปของคุณClickUp BrainGPT คุณยังสามารถเข้าถึงโมเดล AI หลากหลายรูปแบบ—รวมถึง Claude, Gemini และ ChatGPT—รวมถึงการพิมพ์ด้วยเสียงTalk to Textเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ถึง 4 เท่า!
ตอนนี้ที่คุณทราบแล้วว่าข้อผิดพลาดใดที่ควรหลีกเลี่ยง มาดูเครื่องมือที่จะช่วยคุณในเรื่องนี้กัน!
เครื่องมือที่บริษัทเติบโตอย่างรวดเร็วใช้เพื่อรักษาความเป็นระเบียบ
คุณรู้ว่าคุณต้องจัดระเบียบ แต่จำนวนเครื่องมือที่มีอยู่มากมายนั้นทำให้รู้สึกท่วมท้น ความผิดพลาดที่ใหญ่ที่สุดคือการคิดว่าคุณต้องมีเครื่องมือ "ที่ดีที่สุดในประเภท" แยกต่างหากสำหรับทุกฟังก์ชัน นี่คือวิธีที่คุณลงเอยด้วยระบบเทคโนโลยีที่ซับซ้อนมีราคาแพงและไม่เชื่อมโยงกันซึ่งสร้างปัญหามากกว่าที่จะแก้ไข
บริษัทที่เติบโตอย่างรวดเร็วและมีความชาญฉลาดที่สุดกำลังละทิ้งแนวทางแก้ปัญหาแบบจุดเดียว และหันไปสู่พื้นที่ทำงานแบบบูรณาการ พวกเขากำลังเลือกที่จะรวมฟังก์ชันหลักที่ทุกทีมต้องการเข้าด้วยกัน
นี่คือวิธีที่การเปลี่ยนแปลงนั้นส่งผลต่อหมวดหมู่เครื่องมือต่างๆ:
- การจัดการโครงการ: นี่คือรากฐานสำหรับการติดตามงานของคุณ คุณจำเป็นต้องสามารถสร้างงาน กำหนดเส้นตาย และมองเห็นความเชื่อมโยงของทุกอย่างได้ ใน ClickUp คุณสามารถดูงานของคุณได้จากทุกมุมมองโดยไม่ต้องทำซ้ำข้อมูล ด้วย ClickUp Views คุณสามารถดูงานเดียวกันได้ทั้งในรูปแบบรายการกระดาน ClickUp ปฏิทิน หรือแผนภูมิแกนต์— ทั้งหมดในที่เดียว
- เอกสาร: เอกสารจะเสียหายเมื่อมันถูกเก็บไว้ที่ที่ต่างจากการดำเนินการ ทีมอาจลืมอัปเดตมันหรือหยุดเชื่อมันไปเลย ด้วย ClickUp Docs คุณสามารถสร้างและเชื่อมต่อเอกสารได้ข้างๆ โครงการของคุณ ทำให้เอกสารกระบวนการของคุณไม่ล้าสมัย
- การสื่อสาร: การสนทนาเกี่ยวกับงานควรเกิดขึ้นพร้อมกับงานนั้น ๆ ใน ClickUp คุณสามารถแสดงความคิดเห็นในภารกิจเฉพาะหรือเริ่มช่องแชทสำหรับโครงการทั้งหมดของคุณได้ ทีมงานสามารถทำงานร่วมกันแบบไม่พร้อมกัน รักษาการตัดสินใจให้มองเห็นได้ และหลีกเลี่ยงการประชุมที่มากเกินไป
- การรายงาน: คุณไม่สามารถจัดการสิ่งที่คุณวัดไม่ได้ รับรายงานแบบเรียลไทม์ที่ปรับแต่งได้ตามต้องการเกี่ยวกับความคืบหน้าของโครงการและประสิทธิภาพของทีมโดยไม่ต้องใช้เครื่องมือเพิ่มเติม แดชบอร์ดของ ClickUp ดึงข้อมูลสดจากพื้นที่ทำงานของคุณ เพื่อให้คุณมีข้อมูลล่าสุดอยู่เสมอ
- ระบบอัตโนมัติ: งานที่ต้องทำซ้ำๆ ด้วยมือเป็นอุปสรรคต่อประสิทธิภาพการทำงาน ให้ระบบอัตโนมัติจัดการการส่งต่องาน การอัปเดตสถานะ และการแจ้งเตือนต่างๆ เพื่อประหยัดเวลาและลดงานที่ต้องทำด้วยมือ ClickUp Automations ช่วยให้คุณตั้งค่าเวิร์กโฟลว์เหล่านี้ได้โดยไม่ต้องใช้เครื่องมือจากบุคคลที่สาม
🧠 ข้อเท็จจริงสนุกๆ: ลูกค้า ClickUp 4 ใน 10คนได้ใช้ ClickUp แทนเครื่องมือ 3+ ตัวและประหยัดเงินแล้ว
การรวมเครื่องมือในทางปฏิบัติมีลักษณะอย่างไร
| แนวทางแบบดั้งเดิม | เครื่องมือที่จำเป็น | แนวทางแบบบูรณาการ (ClickUp) |
|---|---|---|
| การจัดการโครงการ + เอกสาร + แชท + รายงาน | เครื่องมือแยกต่างหาก 4+ | หนึ่งพื้นที่ทำงาน |
| ค้นหาข้อมูล | ตรวจสอบเครื่องมือแต่ละชิ้นแยกกัน | ถาม ClickUp Brain หนึ่งครั้งหรือใช้ Enterprise AI Search |
| การทำให้กระบวนการทำงานเป็นอัตโนมัติ | สร้างการเชื่อมต่อระหว่างเครื่องมือ | ระบบอัตโนมัติแบบดั้งเดิม |
เมื่อคุณยังคงต้องการเครื่องมืออื่น ๆ
ไม่มีแพลตฟอร์มใดที่สามารถทดแทนทุกอย่างได้ แต่เมื่อคุณต้องการใช้เครื่องมือภายนอกการผสานการทำงานแบบเนทีฟของ ClickUpช่วยให้เครื่องมือเหล่านั้นสามารถเชื่อมต่อกับกระบวนการทำงานของคุณได้อย่างราบรื่น—โดยไม่ทำให้บริบทขาดตอนหรือสร้างขั้นตอนที่แยกออกจากกัน
วิธีสร้างระบบองค์กรที่สามารถขยายตัวได้พร้อมกับทีมของคุณ
พร้อมที่จะสร้างรากฐานขององค์กรที่สามารถรับมือกับการเติบโตอย่างรวดเร็วได้หรือไม่? ทำตามกรอบการทำงานแบบขั้นตอนต่อไปนี้ได้เลย 🤩
- ตรวจสอบภูมิทัศน์เครื่องมือปัจจุบันของคุณ: ขั้นตอนแรกของคุณคือการทำความเข้าใจปัญหา ทำรายการแอปพลิเคชันทุกตัวที่ทีมของคุณใช้เพื่อทำงาน ตั้งแต่การจัดการโครงการและการแชทไปจนถึงการเก็บไฟล์และวิกิ ระบุเครื่องมือที่ซ้ำซ้อนและข้อมูลที่ตกหล่น
- ระบุแหล่งข้อมูลเดียวของคุณ: จากการตรวจสอบของคุณ ให้เลือกแพลตฟอร์มหนึ่งเพื่อทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางสำหรับงานทั้งหมด นี่คือการตัดสินใจที่สำคัญที่สุดที่คุณจะทำได้ เก็บงาน เอกสาร และการสื่อสารทั้งหมดไว้ในที่เดียว เพื่อการเข้าถึงและการประสานงานที่ง่ายดายพื้นที่ทำงาน AI แบบรวมศูนย์ เช่น ClickUp ทำหน้าที่เป็นแหล่งข้อมูลเดียวของคุณ
- วางแผนกระบวนการทำงานหลักของคุณ: ก่อนที่คุณจะสามารถทำให้กระบวนการใด ๆ เป็นอัตโนมัติได้ คุณจำเป็นต้องเข้าใจว่างานในปัจจุบันดำเนินการอย่างไร วางแผนกระบวนการทำงานของคุณอย่างรวดเร็วและจัดระเบียบด้วย ClickUp Docs
- สร้างเทมเพลตสำหรับงานทั่วไป: ตอนนี้ ให้เปลี่ยนขั้นตอนการทำงานที่มีเอกสารเป็นเทมเพลตที่สามารถนำไปใช้ได้ มาตรฐานกระบวนการของคุณและประหยัดเวลาด้วยการสร้างเทมเพลตงานและเทมเพลตเอกสาร ClickUp สำหรับทุกขั้นตอนการทำงานใน ClickUp
- ตั้งค่าแดชบอร์ดเพื่อการมองเห็น: หยุดการพึ่งพาการอัปเดตสถานะด้วยตนเอง มอบมุมมองแบบเรียลไทม์ของตัวชี้วัดที่สำคัญให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคน ตั้งค่า ClickUp Dashboards เพื่อให้หัวหน้าทีมและผู้บริหารได้รับข้อมูลเชิงลึกที่ทันสมัยอยู่เสมอ
- ทำให้การส่งต่องานและการแจ้งเตือนเป็นอัตโนมัติ: กลับไปดูแผนผังกระบวนการทำงานของคุณและระบุทุกจุดที่มีการส่งต่องานด้วยมือ ลบขั้นตอนการส่งต่องานด้วยมือออกเพื่อให้งานดำเนินไปอย่างราบรื่น ตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติของ ClickUp เพื่อมอบหมายงานและส่งการแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติเมื่องานพร้อมให้ตรวจสอบ
- ฝึกอบรมทีมงานเกี่ยวกับระบบ: ระบบที่ทรงพลังจะไร้ประโยชน์หากไม่มีใครรู้วิธีใช้งาน ลงทุนเวลาในการฝึกอบรมทีมงานของคุณ ไม่ใช่แค่เรื่อง "วิธีการ" เท่านั้น แต่ยังรวมถึง "เหตุผล" ด้วย อธิบายว่าระบบใหม่จะช่วยให้ชีวิตของพวกเขาง่ายขึ้นอย่างไร และช่วยให้บริษัทบรรลุเป้าหมายได้อย่างไร
- ทบทวนและปรับปรุงทุกไตรมาส: การเติบโตเปลี่ยนแปลงลำดับความสำคัญ โครงสร้าง และความซับซ้อน กำหนดงานประจำเพื่อทบทวนกระบวนการทำงาน แม่แบบ และแดชบอร์ดของคุณทุกไตรมาส รับข้อเสนอแนะจากทีม ระบุจุดติดขัดใหม่ และปรับปรุงระบบอย่างต่อเนื่อง
ระบบที่คุณสร้างในตอนนี้จะเป็นตัวกำหนดว่าการเติบโตจะสร้างแรงผลักดันหรือความวุ่นวาย จงดูแลมันอย่างมีความรับผิดชอบ!
ทำไมบริษัทที่ดีที่สุดจึงให้ความสำคัญกับการจัดองค์กรเป็นกลยุทธ์
บริษัทที่เติบโตอย่างรวดเร็วจะรักษาความเป็นระเบียบเรียบร้อยไว้ด้วยเหตุผลง่าย ๆ เพียงข้อเดียว: สำหรับพวกเขาแล้ว การจัดระเบียบไม่ใช่ภาระงานที่ยุ่งยากตามระบบราชการ แต่เป็นอาวุธเชิงกลยุทธ์ พวกเขาสร้างระบบที่สร้างความชัดเจน ความรับผิดชอบ และแรงขับเคลื่อน พวกเขาเข้าใจดีว่าวิธีการไม่เป็นทางการที่เคยใช้ได้ผลกับสตาร์ทอัพขนาดเล็ก ย่อมพังทลายเมื่อต้องรับมือกับขนาดที่ใหญ่ขึ้น นำไปสู่ความวุ่นวาย ความเหนื่อยล้า และโอกาสที่หลุดลอยไป
บริษัทที่ประสบความสำเร็จในการขยายธุรกิจมากที่สุดจะรวมงานทั้งหมดไว้ในแหล่งข้อมูลเดียวที่เป็นแหล่งความจริงเพียงหนึ่งเดียว (single source of truth) ทำให้งานที่ซ้ำซ้อนเป็นอัตโนมัติเพื่อปลดปล่อยทีมงานให้ทำงานที่มีมูลค่าสูง และสร้างกระบวนการที่ออกแบบมาสำหรับบริษัทที่พวกเขาต้องการจะเป็น ไม่ใช่แค่บริษัทที่เป็นอยู่ในปัจจุบัน พวกเขารู้ว่าความเป็นเลิศในการดำเนินงานจะทวีคูณผล เมื่อพวกเขาลงทุนเร็วเท่าไร การเติบโตที่ยั่งยืนก็จะยิ่งมากขึ้นเท่านั้น
พร้อมที่จะสร้างระบบองค์กรที่สามารถขยายตามทีมของคุณได้หรือไม่?ลองใช้ ClickUp ฟรีและดูว่า Converged AI Workspace จะช่วยกำจัดปัญหาการกระจายเครื่องมือที่ชะลอการเติบโตของบริษัทที่กำลังขยายตัวได้อย่างไร