ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ดีที่สุด 3 อันดับแรกที่จัดการกับการขยายขอบเขตงานของลูกค้า

การเสร็จสิ้นโครงการตรงเวลาเป็นเหมือนการเล่นกล การดำเนินงาน การจัดการงบประมาณ และการปฏิบัติตามกำหนดเวลาเป็นองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดท่ามกลางส่วนประกอบอื่นๆ อีกมากมาย

ในฐานะผู้จัดการโครงการ ฉันนับไม่ถ้วนแล้วว่ามีกี่ครั้งที่ลูกค้าเข้ามาหาฉันพร้อมคำว่า 'แค่เพิ่มเล็กๆ น้อยๆ' หรือ 'แค่เปลี่ยนนิดเดียว' ซึ่งน่าเสียดายที่ไม่ได้รับการวางแผนไว้ในแผนโครงการ

พวกมันมีแนวโน้มที่จะเพิ่มขึ้น และก่อนที่คุณจะรู้ตัว ระยะเวลาและงบประมาณของโครงการก็ตกอยู่ในอันตราย

นั่นคือการขยายขอบเขตงานเกินกำหนด แม้แต่โครงการที่มีการวางแผนอย่างรัดกุมที่สุดก็ยังตกเป็นเหยื่อของมัน ซึ่งส่งผลให้โครงการของคุณไม่สามารถสำเร็จลุล่วงได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ฉันได้ลองใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ (PM) หลายประเภทเพื่อช่วยคุณรับมือกับการหยุดชะงักเหล่านี้ ซอฟต์แวร์เหล่านี้จะช่วยให้คุณกำหนดขอบเขตเพื่อป้องกันไม่ให้คุณสูญเสียกำไรจากงานที่ไม่คาดคิด

ซอฟต์แวร์ PM 3 อันดับแรกที่จัดการขอบเขตงานของลูกค้าที่ขยายตัวได้ในพริบตา

ฉันได้ทดสอบเครื่องมือการจัดการโครงการมามากพอที่จะรู้ว่าไม่ใช่ทุกเครื่องมือจัดการกับการขยายขอบเขตงานในลักษณะเดียวกัน นี่คือเครื่องมือที่ควรค่าแก่การพิจารณาของคุณ:

คุณควรมองหาอะไรในซอฟต์แวร์ PM ที่จัดการกับการขยายขอบเขตงานของลูกค้า?

ไม่ใช่ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการทุกตัวที่ถูกโปรแกรมมาเพื่อจัดการกับงานเพิ่มเติมที่เกิดจากขอบเขตงานของลูกค้าที่ขยายออกไป. อาจดูสมบูรณ์แบบบนกระดาษ แต่กระบวนการทำงานอาจไม่ชัดเจนเท่าที่ควร.

นี่คือสิ่งที่ฉันมองหาเมื่อประเมินซอฟต์แวร์เพื่อช่วยฉันสร้างตารางเวลาที่ดีขึ้นและส่งมอบงานให้ลูกค้าได้เร็วขึ้น:

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ดีที่สุดที่จัดการกับการขยายขอบเขตงานของลูกค้า

ตอนนี้ มาดูซอฟต์แวร์การจัดการโครงการชั้นนำสามตัวเพื่อจัดการกับการขยายขอบเขตในโครงการของคุณ:

1. ClickUp (ดีที่สุดสำหรับการจัดการโครงการด้วย AI)

ClickUp แอปเดียวที่ตอบโจทย์ทุกการทำงาน รวบรวมการจัดการโครงการและการทำงานร่วมกันของทีมด้วยระบบอัตโนมัติที่ขับเคลื่อนด้วย AI วางแผนโครงการ มอบหมายงาน สนทนากับทีม แบ่งปันผลงานกับลูกค้า และติดตามประสิทธิภาพของทีมได้ทั้งหมดภายใน ClickUp! สิ่งนี้ช่วยป้องกันการขยายขอบเขตงานเกินกำหนดและลดโอกาสที่โครงการของคุณจะเสียสมดุล

แต่ที่สำคัญที่สุดซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของ ClickUpถูกสร้างมาเพื่อรองรับการขยายตัว ทีมงานขนาดเล็กสามารถเริ่มต้นใช้งานได้ทันทีด้วยแผนฟรีตลอดชีพของ ClickUp ในขณะที่องค์กรขนาดใหญ่จะได้รับมุมมองขั้นสูง รายงาน และการสนับสนุนด้วย AI ที่จำเป็นสำหรับการจัดการโครงการที่ซับซ้อน

กำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนด้วยเทมเพลตขอบเขตงาน (SOW) ของ ClickUp

สาเหตุหลักของการขยายขอบเขตโครงการโดยไม่ตั้งใจคือความไม่สอดคล้องกันระหว่างโครงการกับวิสัยทัศน์และความคาดหวังของลูกค้า

เทมเพลตขอบเขตงาน (SOW) ของ ClickUpช่วยแก้ปัญหานี้โดยมอบกรอบการทำงานที่พร้อมใช้งานให้คุณเพื่อกำหนดขอบเขตของโครงการ—และที่สำคัญไม่แพ้กัน คือสิ่งที่ไม่อยู่ในขอบเขตงาน

รับเทมเพลตฟรี

คุณสามารถใช้เทมเพลตนี้เพื่อ:

แบ่งขอบเขตของโครงการออกเป็นงานหลักและงานย่อยที่ชัดเจนเพื่อการจัดการที่ดีขึ้น

วิธีที่ดีที่สุดในการควบคุมขอบเขตของโครงการไม่ให้ขยายตัวคือการแบ่งโครงการออกเป็นขั้นตอนเล็ก ๆ ที่สามารถติดตามได้ ด้วยClickUp Tasks คุณสามารถ:

คุณสมบัติของ ClickUp Tasks ที่ฉันพบว่ามีประโยชน์อย่างมากคือClickUp Task Priorities. โดยการตั้งค่าระดับความสำคัญ (ด่วน, สูง, ปกติ, ต่ำ), ทีมจะทราบได้ทันทีว่างานใดที่ต้องการความสนใจอย่างเร่งด่วน และงานใดที่สามารถทำในภายหลังได้.

นำหน้าการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดด้วย AI ที่เข้าใจบริบท

ClickUp Brainเป็นผู้ช่วย AI ที่ทรงพลังซึ่งสามารถช่วยให้ทีมของคุณเฝ้าระวังการเปลี่ยนแปลงขอบเขตงานได้อย่างใกล้ชิด ใช้ Brain เพื่อชี้แจงขอบเขตของโครงการให้ชัดเจน สรุปคำขอของลูกค้าสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก ดำเนินการวิเคราะห์ผลกระทบ หรือระบุงานที่อาจไม่สอดคล้องกับแผนโครงการเดิม

สมองยังมีความตระหนักถึงบริบทด้วย เมื่อมีคำขอจากลูกค้าใหม่เข้ามา สมองจะประเมินว่าอยู่ในขอบเขตหรืออยู่นอกขอบเขต และทำเครื่องหมายไว้ รวมถึงเสนอแนะให้สร้างงานคำขอการเปลี่ยนแปลงเพื่อการอนุมัติ

คุณจะจับประเด็นที่อาจทำให้ขอบเขตงานขยายตัวได้ตั้งแต่ขั้นตอนการคอมเมนต์ ไม่ใช่หลังจากเสียเวลาไปหลายชั่วโมงกับงานใหม่แล้ว

อัตโนมัติการอนุมัติและการแจ้งเตือนด้วยกฎที่กำหนดเอง

เครื่องมือจัดการขอบเขตนี้มีคุณสมบัติที่โดดเด่น:ClickUp Automations, เครื่องมือสร้างอัตโนมัติแบบไม่ต้องเขียนโค้ด ที่ใช้กฎ 'ถ้าสิ่งนี้เกิดขึ้น, แล้วสิ่งนั้นเกิดขึ้น' ให้คุณสามารถสร้างกระบวนการทำงานอัตโนมัติแบบกำหนดเองได้ในเวลาเพียงไม่กี่นาที ตั้งกฎเพียงครั้งเดียว และระบบจะจัดการการแจ้งเตือน, การจัดเส้นทางงาน, และการมองเห็นของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียโดยอัตโนมัติ

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างระบบอัตโนมัติเพื่อ:

ให้ทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกันด้วยเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่มีอยู่ในตัว

ซอฟต์แวร์ PM ของ ClickUp รวมศูนย์การสื่อสารของโครงการทั้งหมด ทำให้ง่ายต่อการรักษาความสอดคล้องของทุกคนและจัดการกับการขยายขอบเขตงาน

ติดตามความคืบหน้าเทียบกับเป้าหมายของโครงการแบบเรียลไทม์

แดชบอร์ดของ ClickUpให้ข้อมูลเชิงลึกแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับสิ่งที่เสร็จสิ้นแล้ว สิ่งที่ยังค้างอยู่ อุปสรรคต่างๆ เป็นต้นการ์ด AIให้สรุปข้อมูลทันที ช่วยประหยัดเวลาที่คุณอาจเสียไปกับการวิเคราะห์ข้อมูล

คุณสมบัติที่ดีที่สุดของ ClickUp

ข้อจำกัดของ ClickUp

ราคาของ ClickUp

คะแนนและรีวิว ClickUp

ผู้ใช้ในชีวิตจริงพูดถึง ClickUp อย่างไรบ้าง?

การรีวิวของผู้จัดการโครงการนี้บอกได้ทุกอย่าง:

ClickUp นำเสนอฟีเจอร์ที่น่าประทับใจมากมายซึ่งช่วยให้ปรับแต่งขั้นตอนการทำงาน จัดการงาน และติดตามความคืบหน้าได้ในที่เดียว ฉันชอบที่สามารถสร้างมุมมองที่เหมาะกับแต่ละโปรเจกต์ ตั้งค่าการทำงานอัตโนมัติ และผสานรวมกับเครื่องมืออื่น ๆ ที่ฉันใช้อยู่แล้วได้อย่างลงตัว มันมีความยืดหยุ่นสูง ไม่ว่าจะใช้ติดตามงานส่วนตัวหรือบริหารจัดการธุรกิจที่ซับซ้อนก็ตาม แม่แบบและแดชบอร์ดก็มีประโยชน์มากในการช่วยให้ทุกอย่างเป็นระเบียบและติดตามได้ง่าย

2. การทำงานเป็นทีม (เหมาะที่สุดสำหรับการจัดการโครงการและทรัพยากรพร้อมระบบติดตามเวลาและการเรียกเก็บเงินในตัว)

Teamwork เป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่สร้างขึ้นสำหรับเอเจนซี่และทีมบริการลูกค้าที่จัดการโครงการที่มีความสำคัญด้านเวลาภายใต้งบประมาณที่จำกัด แม้จะเผชิญกับความท้าทายเช่นการขยายขอบเขตงาน

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการนี้มอบกระดานโครงการให้คุณเพื่อสร้างไทม์ไลน์ กำหนดเป้าหมายสำคัญ และวางแผนงานทั้งหมดไว้ในที่เดียว ซึ่งช่วยให้ทั้งทีมและลูกค้าเข้าใจตรงกันในทุกขั้นตอน

สำหรับการจัดการลูกค้า ศูนย์กลางสำหรับงานพิสูจน์อักษรช่วยให้มองเห็นสถานะปัจจุบันของแต่ละงานได้อย่างชัดเจน พร้อมบันทึกประวัติความคิดเห็นทั้งหมดตั้งแต่เริ่มต้นจนเสร็จสิ้น เพื่อหลีกเลี่ยงการขยายขอบเขตงานโดยไม่ตั้งใจ เครื่องมือนี้ยังช่วยให้คุณติดตามและตรวจสอบความคิดเห็นทั้งจากภายในและภายนอก ไม่ว่าจะเป็นจากลูกค้าหรือทีมงานของคุณเอง

คุณสมบัติในซอฟต์แวร์ PM นี้ที่ช่วยให้ฉันจัดการกับการขยายขอบเขตงานเกินกำหนดคือการจัดทำงบประมาณและการทำกำไร

การติดตามเวลาและเชื่อมโยงกับงบประมาณโครงการของเรา Teamwork ให้รายงานผลกำไรของโครงการแบบเรียลไทม์แก่ฉัน หากมีคำขอใหม่ที่อาจทำให้เราขาดทุน ฉันมีข้อมูลอยู่ตรงนั้นเพื่ออธิบายความจำเป็นของการเปลี่ยนแปลงคำสั่งซื้อ นอกจากนี้ ฉันยังสามารถตั้งและติดตามเป้าหมายกำไรขั้นต้นได้อีกด้วย

เนื่องจากฉันบริหารโครงการหลายโครงการพร้อมกัน การสร้างสเปรดชีตสำหรับแต่ละโครงการจึงใช้เวลามาก การทำงานเป็นทีมช่วยให้ฉันสามารถปรับเปลี่ยนงานส่งมอบ ราคา กำหนดเวลา และทรัพยากรได้อย่างรวดเร็ว

คุณสมบัติที่ดีที่สุดของการทำงานเป็นทีม

ข้อจำกัดในการทำงานเป็นทีม

การกำหนดราคาแบบทีมเวิร์ค

การให้คะแนนและรีวิวการทำงานเป็นทีม

ผู้ใช้จริงพูดถึง Teamwork อย่างไรบ้าง?

นี่คือสิ่งที่ผู้ใช้ G2 กล่าวถึงการใช้Teamwork ในการจัดการโครงการหลายโครงการ:

เรามีทีมผู้นำสี่คน แต่ละคนดูแลโครงการระหว่าง 5 ถึง 15 โครงการพร้อมกันและอยู่ในขั้นตอนต่างๆ ของการดำเนินการ โครงการเหล่านี้เป็นโครงการระยะยาวหนึ่งปีที่มีองค์ประกอบเคลื่อนไหวมากมาย หากไม่มีผู้จัดการโครงการและ Teamwork ของเรา เราคงไม่สามารถทำงานได้มากเท่าที่ทำอยู่ ไม่เพียงแต่เราทำงานทุกอย่างให้สำเร็จเท่านั้น แต่เรายังทำเสร็จตรงเวลาและอยู่ในงบประมาณอีกด้วย

3. Asana (เหมาะที่สุดสำหรับการจัดการงานและกระบวนการทำงานที่มีประสิทธิภาพ)

Asana ช่วยให้การจัดการงานและกระบวนการทำงานของทีมทุกขนาดง่ายขึ้น โดยเฉพาะทีมที่ทำงานร่วมกันจากระยะไกล ในฐานะเครื่องมือสำหรับผู้จัดการโครงการ Asana ช่วยให้คุณสามารถเชื่อมโยงงานประจำวันกับเป้าหมายทางธุรกิจที่กว้างขึ้นได้อย่างง่ายดาย ซึ่งช่วยลดการขยายขอบเขตงานที่ไม่จำเป็นและเพิ่มความชัดเจนให้กับโครงการของคุณ

จัดระเบียบโครงการของคุณใน Asana โดยใช้เทมเพลตที่สร้างไว้ล่วงหน้า มอบหมายงานพร้อมเจ้าของและกำหนดเวลา ติดตามความคืบหน้า และติดตามทุกอย่างในที่เดียวเพื่อหลีกเลี่ยงการเปลี่ยนแปลงในนาทีสุดท้ายของกำหนดการของคุณ

คุณสามารถผสานรวมเครื่องมือต่าง ๆ เช่นซอฟต์แวร์จัดการงาน, เครื่องมือพัฒนา, เครื่องมือรายงาน, และเครื่องมือทำงานร่วมกัน, รวมถึงเครื่องมืออื่น ๆ อีกมากมาย, เข้ากับระบบเทคโนโลยีของคุณได้อย่างง่ายดายผ่าน Asana.

ฟีเจอร์ที่ฉันเริ่มใช้เมื่อไม่นานมานี้คือ AI Teammatesสำหรับการดำเนินโครงการด้วยพลังของ AI โดยใช้โมเดลข้อมูล Work Graph ของ Asana เพื่อมอบบริบททางธุรกิจในทุกการโต้ตอบ ตัวอย่างเช่น AI Teammates สามารถวิเคราะห์ประวัติโครงการและแนะนำการปรับระยะเวลาที่เป็นไปได้จริงโดยอ้างอิงจากการเปิดตัวที่ผ่านมาหรือผลงานที่คล้ายคลึงกัน

Asana AI Studio ประกอบด้วยเครื่องมือสร้างเวิร์กโฟลว์แบบไม่ต้องเขียนโค้ดที่ช่วยคุณในทุกขั้นตอน AI สามารถจับภาพ จัดเรียง และมอบหมายคำขอที่เข้ามา ซึ่งคุณสามารถตรวจสอบได้ AI ยังสามารถร่างฉบับแรกของบทสรุปโครงการและสรุปความคิดเห็นของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้อีกด้วย

คุณสมบัติเด่นของอาสนะ

ข้อจำกัดของอาสนะ

ราคาของ Asana

คะแนนและรีวิวของอาสนะ

ผู้ใช้จริงพูดถึง Asana อย่างไรบ้าง?

นี่คือสิ่งที่ผู้จัดการที่มีส่วนร่วมในกลยุทธ์กล่าวถึงAsana บน G2:

สิ่งที่ผมชื่นชมมากที่สุดคือประสิทธิภาพที่ขับเคลื่อนด้วย AI คำแนะนำอัจฉริยะและฟีเจอร์การทำงานอัตโนมัติช่วยประหยัดเวลาให้ผมได้หลายชั่วโมงในแต่ละสัปดาห์ ราวกับมีผู้ช่วยดิจิทัลคอยคาดการณ์และสนับสนุนการตัดสินใจของผมอยู่เสมอ

การกล่าวถึงที่น่าสนใจอื่น ๆ

นี่คือเครื่องมือการจัดการโครงการอื่น ๆ ที่ช่วยคุณในการจัดการขอบเขต

วิธีจัดการขอบเขตงานของลูกค้าที่ขยายตัวอย่างมีประสิทธิภาพ (เคล็ดลับ + แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด)

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสามารถลดความเครียดที่เกิดจากการขยายขอบเขตงานได้อย่างมากผ่านการจัดการที่เป็นระเบียบ แต่เพียงแค่นั้นยังไม่เพียงพอ คุณยังจำเป็นต้องใช้วิธีการที่เหมาะสมในการจัดการกับหลายลำดับความสำคัญเมื่อความต้องการของลูกค้าเปลี่ยนแปลงไป:

หารือกับลูกค้าและจัดลำดับความสำคัญตามผลกระทบ

เมื่อทุกอย่างดูเหมือนเร่งด่วน ไม่มีอะไรสำเร็จได้จริง เมื่อทรัพยากรมีจำกัด การสื่อสารกับลูกค้าอย่างมีประสิทธิภาพจึงเป็นสิ่งสำคัญ เพื่อกำหนดว่างานใดที่ต้องดำเนินการทันที และงานใดที่สามารถเลื่อนออกไปได้

แบ่งโครงการใหญ่ให้กลายเป็นเป้าหมายที่สามารถจัดการได้

โดยการแบ่งงานใหญ่ที่คลุมเครือออกเป็นงานย่อยๆ คุณสามารถไม่เพียงแต่ทำให้ความคืบหน้าสามารถวัดได้ แต่ยังป้องกันไม่ให้ลูกค้าเพิ่มงานอีกเพียงอย่างเดียวอย่างไม่ตั้งใจ

เมื่อแต่ละงานปรากฏบนกระดานโครงการของคุณแล้ว จะทำให้การจัดการงานทั้งหมดง่ายขึ้นและส่งมอบได้ตรงเวลา

ติดตามปริมาณงานและความสามารถของทรัพยากรอย่างสม่ำเสมอ

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการบริหารจัดการโครงการหลายโครงการ? การมอบหมายงานโดยไม่ตรวจสอบว่าทีมของคุณมีเวลาว่างเพียงพอหรือไม่

การวางแผนกำลังการผลิตช่วยให้งานถูกกระจายอย่างยุติธรรมและเป็นจริงเป็นจังนอกจากนี้ยังช่วยให้การสื่อสารกับลูกค้าเป็นไปตามข้อมูลที่เป็นจริง เช่น – 'เราสามารถรับงานนี้ได้ในสปรินต์ต่อไป แต่การเพิ่มมันในตอนนี้จะทำให้การบรรลุเป้าหมาย X ล่าช้า'

ควบคุมขอบเขตงานของลูกค้าไม่ให้ขยายเกินขอบเขตด้วย ClickUp

ขอบเขตงานที่ขยายตัวและลำดับความสำคัญที่แข่งขันกันเป็นส่วนหนึ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ในชีวิตของผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารโครงการ แต่อย่าปล่อยให้สิ่งเหล่านี้ทำลายโครงการของคุณ

ด้วยซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่เหมาะสม มันกลายเป็นโอกาสในการเพิ่มผลกำไรของคุณและจัดตารางงานของคุณให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

การทำงานเป็นทีมเหมาะอย่างยิ่งสำหรับเอเจนซี่ที่เรียกเก็บเงินลูกค้าเป็นรายชั่วโมงหรือต้องการการมองเห็นที่ละเอียดเกี่ยวกับความสามารถในการทำกำไรและการใช้ทรัพยากร

Asana ทำงานได้ดีที่สุดสำหรับทีมที่เจริญเติบโตได้ดีในโครงสร้าง—ช่วยให้พวกเขาวางแผนกระบวนการทำงานที่สามารถทำซ้ำได้, อัตโนมัติการอนุมัติ, และรักษาความสอดคล้องกับเป้าหมายทางธุรกิจที่กว้างขึ้น

แต่ ClickUp ถูกสร้างขึ้นเพื่อการจัดการขอบเขตสำหรับทีมทุกขนาด ภายในพื้นที่ทำงานแบบครบวงจรในที่เดียว

หากคุณต้องการแพลตฟอร์มการจัดการโครงการเพียงหนึ่งเดียวที่เชื่อมต่อทุกสิ่งทุกอย่าง—ตั้งแต่ขอบเขตของโครงการ การสื่อสารกับลูกค้า ไปจนถึงสรุปข้อมูลด้วย AI และการทำงานอัตโนมัติ—ClickUp ถูกสร้างขึ้นเพื่อคุณ

ด้วย ClickUp Brain คุณจะได้รับข้อมูลเชิงลึกที่เข้าใจบริบท และด้วยระบบอัตโนมัติและตัวแทน AI Autopilot คุณสามารถปล่อยให้การอนุมัติ การอัปเดต และการติดตามผลที่เป็นกิจวัตรทำงานอยู่เบื้องหลัง ในขณะที่คุณมุ่งเน้นไปที่กลยุทธ์ของลูกค้า

หากการขยายขอบเขตงานเกินกำหนดกำลังบั่นทอนความสามารถในการส่งมอบโครงการของคุณ ผมขอแนะนำให้คุณสมัครใช้ ClickUp ฟรีและลองใช้งานดู