จากความวุ่นวายสู่ความชัดเจน: คู่มือสำหรับผู้จัดการโครงการในการดำเนินงานด้วยพลังของ AI

สามเดือนหลังจากเริ่มโครงการสำคัญเกี่ยวกับการกำหนดราคาและบรรจุภัณฑ์ ฉันพบว่าตัวเองจมอยู่กับเอกสารใน Google Docs, กระทู้อีเมล และบทสนทนาใน Slack ที่กระจัดกระจายอยู่ในช่องทางต่างๆ ฟังดูคุ้นๆ ไหม?

ในฐานะผู้จัดการโครงการ ฉันได้ผ่านประสบการณ์ความวุ่นวายของเครื่องมือการจัดการโครงการแบบดั้งเดิมที่ทำให้การดำเนินโครงการช้าลงและทำให้ทีมสูญเสียแรงผลักดัน—ที่ซึ่ง "การอัปเดตโครงการ" หมายถึงการค้นหาผ่านกล่องจดหมายอีเมล การตามหาผู้มีส่วนได้ส่วนเสียข้ามเขตเวลา และการใช้เวลาไปกับการจัดการกระบวนการมากกว่าการขับเคลื่อนผลลัพธ์จริง

วันนี้ ผมต้องการจะแบ่งปันว่า AI ได้เปลี่ยนแปลงอย่างลึกซึ้งไม่เพียงแค่การที่ผมบริหารโครงการ แต่ยังรวมถึงความเร็วที่เราสามารถดำเนินการกลยุทธ์ที่มีผลกระทบโดยตรงต่อธุรกิจของเรา

ความเป็นจริงของการบริหารโครงการสมัยใหม่

ในบทบาทของฉันในสำนักงานของ COO ฉันรับผิดชอบในการดำเนินโครงการข้ามสายงานที่ครอบคลุมทุกทีมใน ClickUp อย่างแท้จริง ไม่ว่าจะเป็นทีมผลิตภัณฑ์ การตลาด วงจรชีวิต ระบบ IT การสนับสนุนลูกค้า ทีมที่ติดต่อกับลูกค้า และบางครั้งก็รวมถึงทีมความปลอดภัยและกฎหมายเมื่อเราต้องจัดการกับฟีเจอร์ AI

นี่ไม่ใช่การริเริ่มที่ง่าย ๆ ของทีมเดียวเท่านั้น แต่ต้องการการจัดสรรทรัพยากรอย่างเข้มงวด การสื่อสารข้ามสายงาน และกำหนดเวลาโครงการอย่างแม่นยำเพื่อให้ประสบความสำเร็จ เมื่อเราเปิดตัวราคาและแพ็กเกจใหม่สำหรับคุณสมบัติหรือส่วนเสริม ความสำเร็จขึ้นอยู่กับการประสานงานที่ราบรื่นระหว่างแผนกต่าง ๆ เขตเวลาที่แตกต่างกัน และลำดับความสำคัญที่แข่งขันกัน

ความเสี่ยงสูงมาก: ฉันรับผิดชอบตัวชี้วัดเกี่ยวกับการเติบโตของการรักษาลูกค้าสุทธิ, การนำฟีเจอร์มาใช้, การมีส่วนร่วม, และอัตราการเปลี่ยนแปลง เมื่อโครงการหยุดชะงักหรือล้มเหลว มันไม่ใช่แค่เรื่องของการพลาดกำหนดเวลา—แต่มันคือโอกาสในการสร้างรายได้และการวางตำแหน่งในตลาดที่พลาดไป

ภาษีที่ซ่อนอยู่ของการบริหารโครงการแบบดั้งเดิม

ก่อนที่จะนำระบบปฏิบัติการโครงการที่ใช้ปัญญาประดิษฐ์มาใช้ กระบวนการทำงานของฉันดูคุ้นเคยและน่าปวดหัวสำหรับผู้จัดการโครงการส่วนใหญ่:

วงจรเอกสาร: สร้างแผนโครงการใน Google Docs ส่งอีเมลให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย รอรับความคิดเห็นที่กลับมาพร้อมกับบริบทที่ขาดหายไปจากการประชุมที่ฉันไม่ได้เข้าร่วม จากนั้นพยายามรวบรวมสิ่งที่เกิดขึ้นจริงในการสนทนาเหล่านั้น

เกมไล่ล่า: ใช้เวลาทั้งวันในการติดตามงาน: "งานที่รับผิดชอบไปถึงไหนแล้ว?" "เห็นอีเมลที่ส่งไปเมื่อสัปดาห์ที่แล้วหรือยัง?" "ช่วยอัปเดตสถานะให้หน่อยได้ไหม?" แทนที่จะผลักดันให้งานเดินหน้า ฉันกลับต้องคอยวิ่งไล่ตามงานอยู่ตลอดเวลา

ฝันร้ายเรื่องเขตเวลา: ในบริษัทระดับโลก การรอคำตอบอีเมลสำหรับคำถามสถานะง่ายๆ ทำให้โครงการคืบหน้าอย่างเชื่องช้า เมื่อฉันได้รับคำตอบจากทีมในสหรัฐฯ ทีมในยุโรปก็ออฟไลน์ไปแล้ว

ภาระทางจิตใจ: การจดจำว่าใครต้องการอะไรภายในเวลาใด การติดตามข้อมูลที่กระจัดกระจาย และการสลับบริบทระหว่างเครื่องมือต่างๆ อยู่ตลอดเวลา งานธุรการ—เช่น การอัปเดตข้อมูลด้วยตนเองและการสื่อสารซ้ำซ้อน—กินเวลาที่ควรจะได้นำไปใช้ในการวางแผนเชิงกลยุทธ์และความสำเร็จของโครงการ

วิธีที่ปัญญาประดิษฐ์เปลี่ยนแปลงการดำเนินโครงการ

การเปลี่ยนผ่านไปสู่การจัดการโครงการด้วยระบบปัญญาประดิษฐ์ไม่ใช่เพียงแค่เรื่องของการเพิ่มประสิทธิภาพเท่านั้น แต่ยังเป็นการเปลี่ยนแปลงพื้นฐานในสิ่งที่สามารถทำได้เมื่อทีมสามารถมุ่งเน้นไปที่ผลลัพธ์แทนที่จะเป็นกระบวนการ

ปัญญาประดิษฐ์อัตโนมัติ ไม่ใช่แค่การอัตโนมัติ

นี่คือขั้นตอนการทำงานปัจจุบันของฉัน:

สรุปโครงการในไม่กี่วินาที: หลังจากการประชุมค้นพบ ฉันใช้ AI ของ ClickUp เพื่อกรอกข้อมูลสรุปโครงการจากบันทึกการประชุมโดยอัตโนมัติ สิ่งที่เคยใช้เวลา 30-45 นาทีในการคัดลอก วาง และจัดรูปแบบ ตอนนี้เสร็จสิ้นภายในไม่กี่วินาที ฉันยังคงตรวจสอบข้อเท็จจริงทุกอย่าง แต่ภาระหนักได้ถูกจัดการไปแล้ว

ข้อมูลสถานะแบบเรียลไทม์: แทนที่จะต้องคอยติดตามการอัปเดต ฉันใช้ฟิลด์ที่กำหนดเองด้วย AI ที่แสดงสถานะของแต่ละงานในโครงการโดยอัตโนมัติ—เผยให้เห็นแนวโน้มข้อมูลโครงการ ความเสี่ยง และความล่าช้าทันที AI จะระบุความเสี่ยง เน้นงานที่ยังไม่คืบหน้า และระบุจุดคอขวด—ทั้งหมดนี้โดยไม่ต้องคลิกเข้าไปที่แต่ละงาน

สรุปผู้บริหารตามความต้องการ: สำหรับการอัปเดตประจำสัปดาห์ให้กับผู้นำ ฉันเพียงแค่ขอให้ AI ตรวจสอบรายการโครงการทั้งหมดและสรุปผลลัพธ์และความคืบหน้าของโครงการ แทนที่จะใช้เวลาหนึ่งชั่วโมงในการจัดทำตารางความคืบหน้าของงานหลายรายการ ฉันได้รับสรุปผู้บริหารที่ครอบคลุมภายในไม่กี่วินาที

พลังของการทำงานร่วมกันแบบรวมศูนย์

การเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ที่สุดคือการกำจัดภาษีจากการสลับเครื่องมือ และการรวมศูนย์ การร่วมมือของทีม ในพื้นที่ทำงานที่รวมเป็นหนึ่งเดียว:

การสื่อสารตามบริบท: การใช้ฟีเจอร์แชทของ ClickUp ภายในโปรเจกต์โดยตรงหมายความว่า เมื่อมีคนถามว่า "ช่วยเพิ่มสิ่งนี้เข้าไปในขอบเขตได้ไหม?" ฉันสามารถสร้างงานพร้อมบริบทครบถ้วนได้ในคลิกเดียว ไม่ต้องสลับไปมาระหว่าง Slack กับเครื่องมือโปรเจกต์อีกต่อไป ทำให้ไม่สูญเสียเส้นสนทนาและบริบท

การมองเห็นข้ามสายงาน: ฉันได้สร้างเทมเพลตที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจากทีมต่างๆ สามารถทำงานในมุมมองที่พวกเขาถนัด ในขณะที่ฉันติดตามทุกอย่างในรูปแบบการจัดการโครงการของฉัน ทีมพัฒนาไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนวิธีการทำงานของพวกเขา แต่ฉันยังสามารถเห็นความคืบหน้าของพวกเขาแบบเรียลไทม์ได้

การรับผิดชอบอัตโนมัติ: ตัวแทน AI สามารถติดตามโดยอัตโนมัติเมื่อถึงกำหนดส่งงานที่ไม่มีผลลัพธ์ ส่งการแจ้งเตือนตามบริบท และส่งต่อให้ฉันเฉพาะเมื่อจำเป็นต้องมีการแทรกแซงจากมนุษย์เท่านั้น

ผลกระทบในทางปฏิบัติ: สามคุณสมบัติที่เปลี่ยนแปลงทุกสิ่ง

ภายหลังจากการนำระบบปฏิบัติการโครงการที่ใช้ปัญญาประดิษฐ์มาใช้ คุณสมบัติเฉพาะสามประการต่อไปนี้ได้ส่งผลกระทบมากที่สุดต่อการทำงานประจำวันของฉัน:

1. แชทแบบบูรณาการพร้อมการสร้างงานด้วย AI

ก่อน: การสนทนาเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงโครงการเกิดขึ้นใน Slack จากนั้นฉันต้องสร้างงานในเครื่องมือโครงการของเราด้วยตนเอง แล้วกลับไปยืนยันใน Slack อีกครั้ง ใช้หลายเครื่องมือ สูญเสียบริบท เสียเวลา

ขณะนี้: การสนทนาเกิดขึ้นโดยตรงในบริบทของโครงการ AI สามารถสร้างงานจากข้อความแชทพร้อมบริบททั้งหมดได้โดยอัตโนมัติ หรือฉันสามารถทำได้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว เมื่อเราต้องจัดการกับหลายเขตเวลา การส่งต่อที่ราบรื่นนี้มีความสำคัญอย่างยิ่ง

2. งานในหลายรายการ

นี่อาจเป็นคุณสมบัติที่ถูกประเมินค่าต่ำที่สุดในด้านการจัดการโครงการ ทีมต่าง ๆ จำเป็นต้องทำงานแตกต่างกัน—การตลาดมีกระบวนการทำงานของตัวเอง, การพัฒนาของพวกเขาก็มี, การสนับสนุนการใช้งานก็มี แต่ฉันจำเป็นต้องติดตามทุกอย่างในมุมมองโครงการที่รวมเป็นหนึ่งเดียว

เมื่องานปรากฏในหลายรายการ แต่ละทีมสามารถรักษาขั้นตอนการทำงานที่ตนชื่นชอบได้ ในขณะที่ฉันสามารถมองเห็นภาพรวมของโครงการได้อย่างครบถ้วน ไม่มีใครต้องเปลี่ยนวิธีการทำงาน แต่ฉันยังสามารถจัดการการพึ่งพาและกำหนดเวลาของทุกทีมได้

3. รายงานสรุปแบบ AI

ฉันใช้สิ่งนี้สำหรับการอัปเดตประจำสัปดาห์ให้กับสำนักงานของ COO สิ่งที่เคยใช้เวลาฉัน 30 นาทีในการรวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่างๆ ตอนนี้ใช้เวลาเพียง 5 นาที AI สร้างการยืนรายงานของฉันจากงานจริงของฉัน ฉันตรวจสอบและคัดลอกวางลงในสรุปประจำสัปดาห์ของฉัน มันง่ายแค่นั้นเอง

สร้างแรงขับเคลื่อน แทนที่จะจัดการความวุ่นวาย

การเปลี่ยนแปลงที่สำคัญที่สุดไม่ใช่แค่เรื่องประสิทธิภาพ—แต่เป็นการเปลี่ยนจากการบริหารแบบแก้ไขปัญหาเป็นรายกรณีไปสู่การดำเนินงานเชิงรุก

ก่อน AI: ฉันใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการไล่ตามข้อมูล จัดการงานที่ซ้ำซ้อน และพยายามรักษาความโปร่งใสในระบบที่กระจัดกระจาย

ด้วย AI: ฉันสามารถมุ่งเน้นไปที่การปลดบล็อกทีม, การระบุความเสี่ยงก่อนที่มันจะกลายเป็นปัญหา, และการทำให้แน่ใจว่าเรากำลังดำเนินการตามผลลัพธ์เชิงกลยุทธ์แทนที่จะเพียงแค่ทำภารกิจให้เสร็จสิ้น

ตัวอย่างจากโลกจริง: การกำหนดราคาและบรรจุภัณฑ์โครงการ

ฉันได้สร้างเทมเพลตใน ClickUp ที่ช่วยแนะนำโครงการด้านการกำหนดราคาและแพ็กเกจ ตั้งแต่ขั้นตอนการค้นพบไปจนถึงการดำเนินการและปิดโครงการ นี่คือวิธีที่ AI ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในแต่ละขั้นตอน:

การค้นพบ: บันทึกการประชุมจะถูกเติมลงในสรุปโครงการโดยอัตโนมัติ พร้อมด้วยข้อกำหนดของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย กำหนดเวลา และตัวชี้วัดความสำเร็จ

การจัดสรรทรัพยากร: รายการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่กำหนดไว้ล่วงหน้าพร้อมคำจำกัดความของบทบาท แต่ AI ช่วยปรับเวลาให้เหมาะสมตามความสามารถของทีมและความพึ่งพาอาศัยกัน

การดำเนินการ: การมองเห็นแบบเรียลไทม์ถึงความคืบหน้าของทุกทีม พร้อมระบบ AI แจ้งเตือนความเสี่ยงและจุดติดขัดโดยอัตโนมัติ

การรายงาน: สรุปผู้บริหารอัตโนมัติที่มอบข้อมูลที่ผู้นำต้องการอย่างครบถ้วน โดยไม่ต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการรวบรวมข้อมูล

ปิดการขาย: AI ช่วยรวบรวมข้อมูลเชิงลึกย้อนหลังและข้อมูลประสิทธิภาพเพื่อปรับปรุงโครงการในอนาคต

ข้อได้เปรียบในการแข่งขันของการดำเนินการด้วยพลังของปัญญาประดิษฐ์

นี่คือความจริง: ในขณะที่คู่แข่งยังคงบริหารโครงการด้วยสเปรดชีตและอีเมลยาวเหยียด เรากำลังดำเนินการได้รวดเร็วกว่า ปรับตัวได้ไวขึ้น และเรียนรู้จากรูปแบบการทำงานของเราแบบเรียลไทม์

ความเร็ว: โครงการที่เคยใช้เวลาหลายสัปดาห์ในการประสานงาน ตอนนี้ดำเนินไปอย่างราบรื่นด้วยข้อมูลเชิงคาดการณ์ การติดตามผลอัตโนมัติ และการจัดการ ความเสี่ยง ที่ได้รับการปรับให้เหมาะสม

คุณภาพ: ด้วยระบบ AI ที่ช่วยจัดการงานประจำและให้ข้อมูลเชิงลึกอย่างชาญฉลาด ฉันจึงสามารถมุ่งเน้นไปที่ความท้าทายเชิงกลยุทธ์ที่ต้องการการตัดสินใจจากมนุษย์อย่างแท้จริง

ขนาด: เมื่อองค์กรของเราเติบโตขึ้น AI ช่วยให้เราสามารถรักษาคุณภาพการดำเนินงานได้โดยไม่ต้องเพิ่มภาระงานด้านการบริหารจัดการตามสัดส่วน

สิ่งนี้หมายความว่าอย่างไรสำหรับผู้จัดการโครงการ

หากคุณยังคงบริหารโครงการด้วยเครื่องมือที่แยกจากกัน รายงานด้วยมือ และการติดตามผลอย่างต่อเนื่อง คุณไม่ได้แค่ไม่มีประสิทธิภาพ—คุณกำลังแข่งขันกับเครื่องพิมพ์ดีดในโลกของคอมพิวเตอร์

ผู้จัดการโครงการที่จะประสบความสำเร็จในทศวรรษหน้าคือผู้ที่สามารถใช้ประโยชน์จาก AI เพื่อ:

ดูการดำเนินโครงการ AI ในทางปฏิบัติ

หากสิ่งนี้สอดคล้องกับประสบการณ์ของคุณในฐานะผู้จัดการโครงการ ฉันขอเชิญคุณเข้าร่วมกิจกรรมออนไลน์ที่กำลังจะมาถึงของเรา: การดำเนินโครงการในยุคของ AI ในวันที่ 23 กรกฎาคม เวลา 12:00 น. ตามเวลาแปซิฟิก

คุณจะเห็นได้อย่างชัดเจนว่าเราใช้ AI อย่างไรในการรวมศูนย์, อัตโนมัติ, และเร่งการดำเนินโครงการให้รวดเร็วขึ้นในโครงการที่ซับซ้อนและข้ามสายงาน. ผมจะสาธิตตัวอย่างเทมเพลตและกระบวนการทำงานที่เราใช้จริงที่ ClickUp รวมถึง:

สิ่งที่คุณจะได้รับ:

ความแตกต่างระหว่างผู้จัดการโครงการที่ดีและผู้จัดการโครงการที่ยอดเยี่ยมไม่ใช่เพียงแค่การจัดระเบียบเท่านั้น—แต่เป็นความสามารถในการขับเคลื่อนความก้าวหน้าไปสู่ผลลัพธ์ในขณะที่ทำให้กระบวนการทั้งหมดรู้สึกง่ายดายสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง

เข้าร่วมกับเราและดูว่า AI สามารถเปลี่ยนแปลงการดำเนินโครงการของคุณได้อย่างไร →

อย่าเสียเวลาอีกไตรมาสกับการต่อสู้กับเครื่องมือของคุณแทนที่จะขับเคลื่อนผลลัพธ์ อนาคตของการบริหารโครงการมาถึงแล้ว และมันขับเคลื่อนด้วยระบบอัตโนมัติอัจฉริยะที่เสริมศักยภาพของมนุษย์แทนที่จะแทนที่มัน

แจ็กกี้ ทริโปลี เป็นผู้จัดการโปรแกรมในสำนักงานของประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายปฏิบัติการ (COO) ที่ ClickUp โดยเธอนำทีมการดำเนินงานข้ามสายงานในด้านการกำหนดราคา การจัดแพ็กเกจ และโครงการเชิงกลยุทธ์ เธอมีความเชี่ยวชาญในการสร้างกระบวนการที่สามารถขยายขนาดได้ โดยใช้ประโยชน์จากปัญญาประดิษฐ์ (AI) เพื่อขับเคลื่อนผลลัพธ์ทางธุรกิจให้กับทีมงานทั่วโลก