10 แม่แบบ CRM ฟรีสำหรับ Excel, Google Sheets และ ClickUp

แม่แบบ CRM มักจะพังในวันที่มีคนที่สองเริ่มใช้งาน ปัญหาไม่ได้อยู่ที่คอลัมน์ สิ่งที่ผิดพลาดคือเรื่องของการเป็นเจ้าของข้อมูล ข้อมูลจะเริ่มยุ่งเหยิง การติดตามงานล่าช้า และกระบวนการขายจะหยุดถูกแบ่งปัน

รายงานความล้มเหลวของระบบ CRM ปี 2025 โดย Johnny Growระบุว่าอัตราการล้มเหลวของระบบ CRM ทั่วไปอยู่ที่ 55% เทมเพลตมีความล้มเหลวในระดับที่เล็กกว่าด้วยสาเหตุเดียวกัน

คู่มือนี้ครอบคลุม 10 เทมเพลต CRM ฟรีสำหรับ Excel, Google Sheets และ ClickUp เทมเพลต CRM ที่คุณเลือกควรสอดคล้องกับวิธีการทำงานของกระบวนการขายของคุณจริง ๆ หากมีเพียงคนเดียวที่ดูแลกระบวนการขายทั้งหมด การใช้เทมเพลตสเปรดชีตก็น่าจะเพียงพอ แต่หากมีหลายคนที่ต้องบันทึกการโทร อัปเดตข้อมูลผู้ติดต่อ มอบหมายงานติดตามผล และรายงานความคืบหน้า เทมเพลตทั้งห้าของ ClickUp ถูกออกแบบมาเพื่อตอบโจทย์นี้โดยเฉพาะ

อะไรคือเทมเพลต CRM?

เทมเพลต CRM คือโครงสร้างสำเร็จรูปสำหรับการติดตามการติดต่อกับลูกค้า ข้อตกลง การสนทนา การติดตามผล และเจ้าของ โดยปกติจะประกอบด้วยฟิลด์สำหรับชื่อ บริษัท ขั้นตอนของข้อตกลง มูลค่าข้อตกลง การดำเนินการถัดไป เจ้าของ และบันทึก

เทมเพลตที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับสามสิ่ง:

ฟรีแลนซ์ที่ติดตามลูกค้าเป้าหมาย 30 รายอาจต้องการเพียงระบบ CRM แบบสเปรดชีตเท่านั้น ทีมขายที่มีสมาชิก 5 คนซึ่งคาดการณ์รายได้รายไตรมาสจำเป็นต้องมีระบบที่ชัดเจนในเรื่องความรับผิดชอบ ขั้นตอน และการติดตามการติดตามผล

10 แบบฟอร์ม CRM ฟรี ที่คุณสามารถใช้ได้ในทันที

10 แบบฟอร์ม CRM ฟรี พร้อมคำอธิบาย

เทมเพลตด้านล่างบางอันเป็นเพียงตัวติดตามการติดต่อที่เรียบง่าย ส่วนอื่นๆ เป็นพื้นที่ทำงานสำหรับการขายที่มีขั้นตอน เจ้าของ แดชบอร์ด และการติดตามผลอัตโนมัติ เริ่มต้นด้วยเทมเพลตที่ง่ายที่สุดที่สามารถจัดการกับกระบวนการขายปัจจุบันของคุณได้ การย้ายไปใช้ CRM ที่ซับซ้อนเร็วเกินไปจะสร้างงานที่ไม่จำเป็น การอยู่ในสเปรดชีตนานเกินไปจะทำให้เกิดการติดตามผลที่พลาด ความไม่ชัดเจนในความรับผิดชอบ และข้อมูลที่ล้าสมัย

1. แม่แบบ CRM โดย ClickUp

รับเทมเพลตฟรี

เทมเพลต CRM โดย ClickUpถูกสร้างขึ้นสำหรับทีมที่เติบโตเกินกว่าจะใช้สเปรดชีตได้ มันรวบรวมรายชื่อผู้ติดต่อ ข้อตกลง งาน และงานของลูกค้าไว้ในที่ทำงานเดียว ทำให้กิจกรรมการขายไม่ต้องกระจายอยู่ตามแท็บ เอกสาร และกระทู้ใน Slack อีกต่อไป

ความแตกต่างหลักจากสเปรดชีตคือการดำเนินการ บันทึกข้อตกลงสามารถเชื่อมต่อกับงาน เจ้าของ ระบบอัตโนมัติ แดชบอร์ด ขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งาน และผลลัพธ์ที่ส่งมอบให้ลูกค้าได้ เมื่อข้อตกลงเปลี่ยนสถานะ การติดตามผลครั้งถัดไปจะกลายเป็นงานแทนที่จะเป็นเพียงบันทึกที่ใครบางคนต้องจดจำ

กรณีการใช้งาน: ทีมของคุณติดตามลูกค้าเป้าหมายใน Google Sheets, งานการปฐมนิเทศใน Asana, บันทึกของลูกค้าใน Docs และการอัปเดตดีลใน Slack ไม่มีใครมีภาพรวมทั้งหมด ใช้เทมเพลตนี้เพื่อรวบรวมทุกอย่างเข้าด้วยกันเพื่อให้คุณมีแหล่งข้อมูลเดียวที่เป็นความจริง ใช้เพื่อจัดการรายชื่อติดต่อ บัญชี ดีล เจ้าของงาน และการติดตามผลใน ClickUp จากนั้นใช้แดชบอร์ดเพื่อดูดีลที่หยุดชะงัก งานที่ล่าช้า และกิจกรรมในกระบวนการ

ทำไมต้องใช้เทมเพลต CRM นี้?

2. แม่แบบ CRM ง่าย ๆ โดย ClickUp

รับเทมเพลตฟรี

เทมเพลต CRM ง่ายๆ โดย ClickUpอยู่ระหว่างสเปรดชีตที่ยุ่งเหยิงกับระบบ CRM เต็มรูปแบบ มันติดตามลูกค้า ข้อตกลง การติดตามผล เจ้าของ และขั้นตอนต่างๆ ในรายการ ClickUp เดียว

คุณยังคงได้รับสิทธิ์เป็นเจ้าของงานและมุมมองใน ClickUp เช่นเดิม คุณจะข้ามลำดับชั้นของบัญชี ขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งาน และรายงานการขายที่ซับซ้อนกว่า ข้อแลกเปลี่ยนนี้ทำให้เหมาะสำหรับการติดตามความสัมพันธ์ที่เรียบง่าย

กรณีการใช้งาน: คุณเป็นนักออกแบบอิสระที่มีลูกค้าเป้าหมาย 15 ราย ลูกค้าปัจจุบัน 10 ราย และลูกค้าเก่าที่อาจกลับมาใช้บริการในไตรมาสหน้า ระบบ CRM แบบเต็มรูปแบบอาจเกินความจำเป็น ใช้เทมเพลตนี้เพื่อติดตามทุกการติดต่อ วันที่ติดตามผล มูลค่าดีล และขั้นตอนถัดไปทั้งหมดในรายการเดียว

ทำไมต้องใช้เทมเพลต CRM นี้?

3. แม่แบบ CRM สำหรับการขาย โดย ClickUp

รับเทมเพลตฟรี

เทมเพลต CRM สำหรับการขายโดย ClickUpถูกสร้างขึ้นสำหรับผู้จัดการฝ่ายขายที่ต้องการติดตามลูกค้าเป้าหมาย โอกาสในธุรกิจ ขั้นตอนของดีล กิจกรรมของตัวแทนขาย และดีลที่ติดขัดก่อนการตรวจสอบท่อการขาย

มันทำงานได้ดีที่สุดเมื่อกระบวนการขายได้ถูกกำหนดไว้แล้ว และทีมต้องการการมองเห็นที่ดีขึ้นในสิ่งที่เปลี่ยนแปลงไป, ข้อตกลงใดที่กำลังหลุดลอย, และตัวแทนขายต้องการการสนับสนุนที่ใด

กรณีการใช้งาน: คุณเป็นผู้จัดการทีมขายที่มีสมาชิก 5 คน กระบวนการขายประกอบด้วยขั้นตอนการค้นหา, การสาธิต, การเสนอข้อเสนอ, การเจรจาต่อรอง, และการปิดการขาย คุณต้องการตรวจสอบกิจกรรมของตัวแทนขายแต่ละคน, ขั้นตอนต่อไปของทุกดีล, ความน่าจะเป็นของดีล, และการเปลี่ยนแปลงของท่อการขายรายสัปดาห์ ใช้เทมเพลตนี้เพื่อติดตามงานขายเป็นงาน, ย้ายดีลผ่านขั้นตอนต่าง ๆ, และตรวจสอบแดชบอร์ดก่อนการประชุมท่อการขายทุกครั้ง

ทำไมต้องใช้เทมเพลต CRM นี้?

4. แม่แบบกระบวนการขายโดย ClickUp

รับเทมเพลตฟรี

ใช้เทมเพลต Sales Pipeline โดย ClickUpเมื่อทุกดีลต้องการขั้นตอนที่ชัดเจน เจ้าของ มูลค่า และวันที่ปิดงาน แต่ละงานคือดีล และกระบวนการทำงานจะเน้นการย้ายดีลระหว่างแต่ละขั้นตอน

เทมเพลตนี้ทำงานได้ดีที่สุดเมื่อการจัดเก็บการติดต่อไม่ใช่ปัญหาหลัก คำถามหลักคือ: ทุกดีลอยู่ที่ไหนในตอนนี้?

กรณีการใช้งาน: ทีมของคุณมีโอกาสทางธุรกิจที่ใช้งานอยู่ 40 รายการและมีกระบวนการขายที่ชัดเจน คุณยังไม่ต้องการความซับซ้อนในระดับบัญชี คุณต้องการบอร์ดแบบภาพที่แสดงว่าดีลใดเป็นใหม่ ผ่านคุณสมบัติแล้ว อยู่ในขั้นตอนการเสนอราคา กำลังเจรจา หรือปิดแล้ว ใช้เทมเพลตนี้เพื่อลากดีลข้ามขั้นตอนต่างๆ ติดตามมูลค่า มอบหมายเจ้าของ และค้นหาโอกาสที่เงียบอยู่

ทำไมต้องใช้เทมเพลต CRM นี้?

5. เริ่มต้นอย่างรวดเร็ว: แม่แบบการขายและ CRM โดย ClickUp

รับเทมเพลตฟรี

เริ่มต้นอย่างรวดเร็ว: แม่แบบการขายและ CRM โดย ClickUpมอบโครงสร้างที่พร้อมใช้งานสำหรับผู้ใช้งาน ClickUp ใหม่ สำหรับการจัดการลูกค้าเป้าหมาย, ข้อตกลง, บัญชี, ติดต่อ, และเอกสารการขาย

มันเหมาะสมที่สุดเมื่อกระบวนการขายของคุณมีอยู่แล้ว แต่ระบบรอบข้างยังอยู่ในระหว่างการก่อสร้าง

กรณีการใช้งาน: คุณกำลังตั้งค่าการขายสำหรับสตาร์ทอัพขนาดเล็ก ลูกค้าเป้าหมายมาจากคำแนะนำ, การสาธิต, เนื้อหา, และการติดต่อออก บันทึกของลูกค้าอยู่ในเอกสารต่างๆ กระบวนการขายของคุณส่วนใหญ่อยู่ในหัวของคน ใช้เทมเพลตนี้เพื่อสร้างพื้นที่ทำงานการขายที่ใช้ร่วมกันได้กับลูกค้าเป้าหมาย, ข้อตกลง, บัญชี, ติดต่อ, และวิกิของทีม

ทำไมต้องใช้เทมเพลต CRM นี้?

6. แม่แบบสเปรดชีต CRM ฟรีของ HubSpot

รับเทมเพลตฟรี

เทมเพลตสเปรดชีต CRM ฟรีของ HubSpotทำงานได้ดีเมื่อข้อมูลติดต่อที่กระจัดกระจายเป็นปัญหาหลักของคุณ มันให้โครงสร้างที่เพียงพอสำหรับทีมขนาดเล็กในการจัดการข้อมูลติดต่อ กิจกรรมขาย และการติดตามผล โดยไม่จำเป็นต้องติดตั้ง CRM แบบเต็มรูปแบบ

กรณีการใช้งาน: คุณเป็นที่ปรึกษาอิสระที่มีลูกค้าปัจจุบันและลูกค้าเก่าทั้งหมด 40 ราย คุณต้องการที่เดียวสำหรับรายละเอียดการติดต่อ การสนทนาครั้งล่าสุด วันที่ติดตามครั้งถัดไป สถานะของดีล และบันทึก เพิ่มทุกการติดต่อ จัดเรียงตามวันที่ติดตามครั้งถัดไปทุกวันจันทร์ และใช้ชีตนี้เป็นตัวติดตามการติดตามงานแบบเบา

กฎง่ายๆ ที่ควรจำ: เมื่อพนักงานขายลืมบันทึกการโทร ลูกค้าถูกอ้างสิทธิ์ซ้ำ หรือการตรวจสอบสถานะการขายใช้เวลานานถึง 45 นาที แผงข้อมูลก็ไม่เพียงพออีกต่อไป

ทำไมต้องใช้เทมเพลต CRM นี้?

7. แม่แบบ Pipedrive Excel CRM

รับเทมเพลตฟรี

เทมเพลต Pipedrive Excel CRMมีประโยชน์สำหรับทีมที่ต้องการ CRM ในรูปแบบ Excel จากบริษัทซอฟต์แวร์ขาย มันให้โครงสร้างที่ชัดเจนกว่าสำหรับข้อมูลลูกค้า, ลูกค้าเป้าหมาย, และดีลเมื่อเทียบกับสมุดงานเปล่า

กรณีการใช้งาน: คุณดำเนินธุรกิจเอเจนซี่ B2B ขนาดเล็ก และระบบติดตามลูกค้าของเจ้าของกิจการเริ่มไม่เป็นระเบียบ บางดีลมีวันที่ปิดการขาย บางดีลมีบันทึก บางดีลมีเพียงชื่อและอีเมลเท่านั้น ใช้เทมเพลตนี้เพื่อให้ทุกดีลมีข้อมูล ระยะการขาย และบันทึกดีลเหมือนกัน

ทำไมต้องใช้เทมเพลต CRM นี้?

8. แม่แบบ CRM สำหรับ Google Sheets โดย Zapier

รับเทมเพลตฟรี

เทมเพลต CRM ของ Google Sheets บน Zapierทำงานได้ดีเมื่อทีมของคุณต้องการระบบ CRM ที่แชร์ได้ใน Google Sheets มันครอบคลุมข้อมูลลูกค้า การติดตามการติดต่อ การตรวจสอบข้อมูล และแดชบอร์ดพื้นฐาน

กรณีการใช้งาน: คุณเป็นทีมระยะไกลสามคนที่จัดการกับลูกค้าที่เข้ามาจากการแนะนำ, LinkedIn และแบบฟอร์มเว็บไซต์ ทุกคนต้องการข้อมูลลูกค้าเดียวกันโดยไม่ต้องส่งไฟล์ทางอีเมลไปมา ใช้เทมเพลตนี้เพื่อติดตามผู้ติดต่อ, บันทึกการโทรและอีเมล, และตรวจสอบกิจกรรมในสเปรดชีตที่ใช้ร่วมกัน

ทำไมต้องใช้เทมเพลต CRM นี้?

9. แม่แบบกระบวนการขายฟรีของ OnePageCRM

รับเทมเพลตฟรี

เทมเพลต OnePageCRM ฟรีสำหรับกระบวนการขายเหมาะสำหรับเมื่อขั้นตอนในกระบวนการขายมีความสำคัญมากกว่าฐานข้อมูลลูกค้าทั้งหมด มันติดตามกระบวนการขายที่ชัดเจนใน Excel หรือ Google Sheets

กรณีการใช้งาน: ทีมของคุณใช้ 5 ขั้นตอน: ลูกค้าใหม่, ผ่านการคัดกรอง, ส่งข้อเสนอ, ต่อรอง, และปิดการขาย. การจัดเก็บผู้ติดต่อไม่ใช่ปัญหา. ปัญหาคือไม่มีใครสามารถบอกได้ว่าดีลใดติดขัด. ใช้เทมเพลตนี้เพื่อเพิ่มแต่ละดีล, ตั้งค่าขั้นตอน, เพิ่มมูลค่าดีล, และตรวจสอบpipelineทุกสัปดาห์.

ทำไมต้องใช้เทมเพลต CRM นี้?

10. เทมเพลต CRM ขายฟรีของ Pipeline CRM

รับเทมเพลตฟรี

เทมเพลต CRM ขายฟรีของPipeline CRMเป็นตัวเลือกสเปรดชีตที่สมบูรณ์ที่สุดในรายการนี้ ครอบคลุมข้อมูลติดต่อ, บัญชี, ลูกค้าเป้าหมาย, โอกาส, ใบเสนอราคา, ใบแจ้งหนี้ และแดชบอร์ดในแท็บแยกต่างหาก

กรณีการใช้งาน: คุณดูแลฝ่ายขายสำหรับธุรกิจบริการขนาดเล็กและต้องการติดต่อ, บัญชี, ลูกค้าเป้าหมาย, โอกาส, ใบเสนอราคา, และใบแจ้งหนี้ในเวิร์กบุ๊กเดียว แผ่นงาน CRM พื้นฐานรู้สึกว่าไม่เพียงพอ แพลตฟอร์ม CRM แบบเสียค่าใช้จ่ายรู้สึกว่าหนักเกินไป ใช้เทมเพลตนี้เพื่อจัดการแต่ละประเภทของบันทึกในแท็บแยกโดยไม่ต้องเริ่มต้นใหม่ทั้งหมด

ทำไมต้องใช้เทมเพลต CRM นี้?

คุณควรใช้เทมเพลต CRM แบบใดก่อน?

เมื่อไหร่ที่คุณควรใช้เทมเพลต CRM ของ ClickUp แทนเทมเพลต CRM แบบสเปรดชีต?

ใช้สเปรดชีตในขณะที่บุคคลหนึ่งเป็นเจ้าของท่อส่งข้อมูล และจำนวนบันทึกยังคงจัดการได้ เมื่อมีหลายคนที่อัปเดตข้อมูลติดต่อ, กำหนดการติดตามผล, หรือตรวจสอบสุขภาพของท่อส่งข้อมูล ให้ย้ายไปใช้เทมเพลตพื้นที่ทำงานที่มีเจ้าของ, การแจ้งเตือน, และการรายงานแบบเรียลไทม์

แม่แบบ CRM ของ ClickUp มีประโยชน์มากขึ้นเมื่อมีหลายคนที่ต้องอัปเดตข้อมูลในบันทึก, ข้อตกลงต้องการเจ้าของและการติดตาม, แดชบอร์ดต้องการข้อมูลสด, ข้อตกลงที่ค้างอยู่ต้องการการเตือนความจำ, หรือการทำงานกับลูกค้ายังคงดำเนินต่อไปหลังการขาย

ใช้การแบ่งนี้:

ในการรีวิว ClickUp ของ G2 ผู้ใช้ธุรกิจขนาดเล็กที่ผ่านการยืนยันรายหนึ่งได้อธิบายการเปลี่ยนแปลงนี้ไว้ว่า:

ความสามารถในการมีภาพรวมที่สมบูรณ์ของธุรกิจทั้งหมดของฉันในที่ทำงานเดียว ฉันสามารถติดตามโครงการที่เปิดอยู่ทั้งหมดในหลายแบรนด์ ตรวจสอบการเงินของฉัน ติดตามเป้าหมายระยะยาว และจัดการกับลูกค้าเป้าหมายผ่านระบบ CRM ที่ติดตั้งไว้ทั้งหมดโดยไม่ต้องสลับเครื่องมือ เมื่อทุกอย่างถูกตั้งค่าอย่างถูกต้องแล้ว มันกลายเป็นศูนย์บัญชาการที่แท้จริงสำหรับนักสร้างสรรค์มืออาชีพที่ทำงานคนเดียว

นั่นคือความแตกต่างที่แท้จริง ระบบ CRM ทำงานอยู่ในที่ที่งานส่วนอื่น ๆ เกิดขึ้นอยู่แล้ว แทนที่จะอยู่ในไฟล์แยกต่างหากที่ใครบางคนต้องจำไว้เพื่อเปิดใช้งาน

ทำไมเทมเพลต CRM ส่วนใหญ่ล้มเหลวในไตรมาสแรก

ความล้มเหลวของระบบ CRM ส่วนใหญ่ไม่ได้เริ่มต้นจากการขาดคุณสมบัติ แต่เริ่มต้นเมื่อทีมเพิ่มระบบเข้ามาแต่ยังคงทำงานรอบๆ ระบบนั้น

การเปิดตัวระบบ Siebel CRM, SAP และ Manugistics ของ Hershey ในปี 1999 แสดงให้เห็นว่าปัญหานี้ส่งผลกระทบต่อองค์กรขนาดใหญ่ได้อย่างไร บริษัทได้เร่งดำเนินโครงการระบบขนาดใหญ่ก่อนถึงปัญหา Y2K และเปิดใช้งานระบบก่อนช่วงเทศกาลฮาโลวีน ซึ่งเป็นช่วงที่ขายขนมมากที่สุด ตามที่นิตยสาร CIO Magazine บันทึกไว้Hershey ไม่สามารถส่งมอบคำสั่งซื้อมูลค่า 100 ล้านดอลลาร์สำหรับขนมKisses และ Jolly Ranchersได้ในช่วงเวลาขายสูงสุดของบริษัท

บทเรียนนี้ยังคงใช้ได้กับทีมขนาดเล็ก: ระบบใหม่เปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานของผู้คน หากกระบวนการทำงานรอบๆ ยังคงไม่ชัดเจน ระบบ CRM จะกลายเป็นสมุดที่อยู่ที่ไม่มีการใช้งาน

บิลล์ แบนด์, นักวิเคราะห์หลักที่Forrester Research, อธิบายรูปแบบนี้โดยตรงว่า:

หลายธุรกิจหลังจากติดตั้งระบบซอฟต์แวร์ CRM ออนไลน์แล้ว ก็มักจะคาดหวังทันทีว่าระดับยอดขายและประสิทธิภาพการทำงานจะเพิ่มขึ้น พวกเขาดำเนินธุรกิจตามปกติ รอดูผลลัพธ์ที่จะเกิดขึ้น เมื่อผ่านไปหลายเดือนแต่ผลลัพธ์ที่คาดหวังยังไม่เกิดขึ้นจริง ระบบ CRM ก็มักจะถูกมองว่าเป็นความล้มเหลว ถูกปล่อยปละละเลย หรือกลายเป็นเพียงสมุดที่อยู่ที่ถูกยกย่องเกินจริง

ตัวแทนขายอธิบายสิ่งเดียวกันนี้จากแนวหน้า ในกระทู้ r/sales ผู้จัดการเขตพื้นที่หนึ่งซึ่งดูแลร้านค้าประมาณ 1,100 แห่ง ได้อธิบายการเปลี่ยนจากบันทึกใน Excel ไปใช้ CRM ซึ่งกลับทำให้งานช้าลง:

ฉันใช้เวลา 10 วินาทีเพียงเพื่อไปยังหน้าแรก และเมื่อฉันค้นหาสิ่งที่อยู่ในระบบของเราอย่างชัดเจน มันก็ไม่ปรากฏขึ้นทันที

ผู้แสดงความคิดเห็นอีกท่านหนึ่งใน r/CRMSoftwareได้กล่าวไว้อย่างชัดเจนยิ่งขึ้นว่า: เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กมักประสบปัญหา "เพราะพยายามตั้งค่าให้เหมือนระบบองค์กรขนาดใหญ่เร็วเกินไป" ในช่วงเริ่มต้น ขั้นตอนที่เรียบง่ายและนิสัยการทำงานที่สม่ำเสมอสำคัญกว่าฟีเจอร์ต่าง ๆ

รูปแบบความล้มเหลวสามประการปรากฏขึ้นซ้ำแล้วซ้ำเล่า:

แม่แบบ CRM สามารถทำงานได้เมื่อนิสัยที่เกี่ยวข้องมีความชัดเจน: มีเจ้าของหนึ่งคนต่อหนึ่งดีล, มีการกำหนดขั้นตอนร่วมกัน, มีการระบุการดำเนินการถัดไปในทุกโอกาส, และการทบทวนรายสัปดาห์

หากต้องการดูรายละเอียดเพิ่มเติม โปรดชมวิธีการที่ข้อผิดพลาดในการตั้งค่า CRM เปลี่ยนระบบที่มีประโยชน์ให้กลายเป็นรายชื่อผู้ติดต่อที่ล้าสมัย:

คุณจะสร้างแม่แบบ CRM ให้ใช้ได้จริงได้อย่างไร?

แม่แบบ CRM ล้มเหลวด้วยเหตุผลที่คาดเดาได้: ขั้นตอนที่ไม่ชัดเจน, ข้อมูลล้าสมัย, การติดตามผลที่ขาดหายไป, และการรับผิดชอบที่ไม่ชัดเจน. การแก้ไขเหล่านี้สามารถนำไปใช้ได้ ไม่ว่าคุณจะใช้ Excel, Google Sheets, หรือ ClickUp.

1. ตั้งค่าขั้นตอนการทำข้อตกลงของคุณก่อนเปิดเทมเพลต

แม่แบบส่วนใหญ่มาพร้อมกับขั้นตอนทั่วไป ให้เปลี่ยนชื่อขั้นตอนเหล่านี้ให้ตรงกับกระบวนการขายของคุณจริงก่อนที่ทีมจะเริ่มใช้แม่แบบ

แม่แบบที่สะท้อนกระบวนการขายของคุณจะถูกนำมาใช้ ส่วนแม่แบบที่บังคับให้ทีมของคุณต้องทำตามกระบวนการของคนอื่นจะถูกทิ้งอย่างรวดเร็ว

2. เพิ่มฟิลด์ "การดำเนินการถัดไป" ในทุกดีล

ฟิลด์ที่มีประโยชน์มากที่สุดในเทมเพลต CRM ใด ๆ คือ "การกระทำต่อไป" พร้อมวันที่ครบกำหนด

หากไม่มีมัน ระบบ CRM ของคุณก็เป็นเพียงบันทึกของสิ่งที่เกิดขึ้น หากมีมัน ระบบ CRM ของคุณก็คือรายการสิ่งที่ต้องทำในวันนี้

3. กำหนดระยะเวลาในการทบทวนกระบวนการดำเนินงานประจำสัปดาห์

แม่แบบ CRM จะคงความถูกต้องได้ก็ต่อเมื่อมีผู้ตรวจสอบเท่านั้น จัดสรรเวลาในแต่ละสัปดาห์เพื่ออัปเดตสถานะในกระบวนการขาย ยกเลิกดีลที่ไม่มีโอกาส และตรวจสอบขั้นตอนถัดไป

มูลค่าของท่อส่ง, อัตราการชนะ, วงจรการขายเฉลี่ย, และอัตราการเปลี่ยนแปลงมีความสำคัญเพียงเมื่อข้อมูลที่อยู่เบื้องหลังเป็นข้อมูลล่าสุด

4. ใช้เมนูแบบเลื่อนลงสำหรับทุกช่องประเภท

ช่องข้อความอิสระทำให้รายงานดูยุ่งเหยิง "ปิดแล้ว," "ปิดแล้วชนะ," "ชนะ," และ "ปิด" อาจมีความหมายเหมือนกันสำหรับบางคน แต่จะทำให้ตัวกรอง สูตร และแดชบอร์ดทำงานผิดพลาด

ใช้การตรวจสอบข้อมูลใน Excel หรือ Google Sheets ใช้ฟิลด์ที่กำหนดเองใน ClickUp พร้อมตัวเลือกที่ตั้งค่าไว้ภายใน ClickUp

5. ลบฟิลด์ที่คุณจะไม่ใช้

ทุกฟิลด์ในเทมเพลต CRM ของคุณควรสนับสนุนการตัดสินใจหรือการดำเนินการ หากคุณเก็บข้อมูล "อุตสาหกรรม" แต่ไม่เคยจัดเรียง, รายงาน, หรือจัดลำดับความสำคัญตามนั้น ให้ลบฟิลด์นั้นออก

ระบบ CRM ที่สะอาดดีกว่าระบบที่ยุ่งเหยิง

6. อัตโนมัติการติดตามผลก่อน

เริ่มต้นด้วยการทำงานอัตโนมัติเพียงหนึ่งอย่าง

ใน ClickUp, สร้างงานติดตามเมื่อดีลย้ายไปยังขั้นตอนใหม่ หรือแจ้งเตือนเจ้าของเมื่อวันปิดการขายเลยกำหนด

ในสเปรดชีต ใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อระบุผู้ติดต่อที่ล้าสมัย การติดตามผลที่เกินกำหนด และดีลที่มีมูลค่าสูงที่กำลังเย็นลง

7. วางแผนเส้นทางการย้ายข้อมูลของคุณล่วงหน้า

เทมเพลต CRM แบบสเปรดชีตมักเป็นจุดเริ่มต้น ก่อนที่คุณจะมีข้อมูลหลายร้อยรายการ ให้ตัดสินใจว่าจะดำเนินการต่อไปอย่างไร: ใช้สเปรดชีตต่อไป ย้ายไปใช้ ClickUp หรือจ่ายเงินสำหรับซอฟต์แวร์ CRM ที่เฉพาะเจาะจง

อย่ารอจนกว่าสเปรดชีตจะเต็มไปด้วยข้อมูลซ้ำ สูตรที่ผิดพลาด และดีลที่ล้มเหลว การย้ายข้อมูลจะยากขึ้นเมื่อข้อมูลยุ่งเหยิง

สร้างเทมเพลต CRM ที่ทีมของคุณจะใช้อย่างต่อเนื่อง

เทมเพลต CRM ทำงานได้ดีเมื่อช่วยให้ทีมของคุณสามารถตอบคำถามสี่ข้อได้อย่างรวดเร็ว:

เทมเพลตสเปรดชีตสามารถตอบคำถามเหล่านั้นสำหรับทีมที่เรียบง่ายได้ เทมเพลต ClickUp ตอบคำถามเหล่านั้นในขณะที่เชื่อมต่อข้อมูล CRM เข้ากับงาน เจ้าของ แดชบอร์ด เอกสาร และข้อความ

ใช้สเปรดชีตเมื่อ CRM ของคุณเป็นเพียงการบันทึกข้อมูลเป็นหลัก ใช้ ClickUp เมื่อ CRM ของคุณจำเป็นต้องจัดการงานที่ตามมา

สร้างระบบ CRM ของคุณใน ClickUpเริ่มต้นฟรี

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับแม่แบบ CRM

1. ความแตกต่างระหว่างแม่แบบ CRM กับเครื่องมือ CRM คืออะไร?

เทมเพลต CRM คือโครงสร้างที่สร้างไว้ล่วงหน้าสำหรับติดตามข้อมูลติดต่อ ข้อตกลง การติดตามผล และบันทึกเกี่ยวกับลูกค้า สามารถอยู่ในรูปแบบสเปรดชีต พื้นที่ทำงานใน ClickUp หรือสมุดงานได้

เครื่องมือ CRM คือซอฟต์แวร์เฉพาะทางที่มีฟีเจอร์ลึกซึ้ง เช่น การติดตามอีเมล การให้คะแนนลูกค้าเป้าหมาย การทำงานอัตโนมัติ และการรายงานรายได้ เทมเพลตช่วยให้เริ่มต้นได้รวดเร็ว เครื่องมือ CRM จะทรงพลังมากขึ้นเมื่อกระบวนการของคุณมีความสมบูรณ์

2. ฉันจำเป็นต้องใช้ระบบ CRM หรือไม่ หากฉันมีลูกค้าเพียงไม่กี่ราย?

คุณอาจไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องมือ CRM แบบเต็มรูปแบบหากคุณมีลูกค้าเพียงไม่กี่ราย แม่แบบ CRM ง่ายๆ มักจะเพียงพอสำหรับการติดตามรายละเอียดการติดต่อ การสนทนาครั้งล่าสุด การติดตามครั้งต่อไป และโอกาสที่เปิดอยู่

ย้ายไปใช้ระบบ CRM ที่มีโครงสร้างมากขึ้นเมื่อคุณเริ่มพลาดการติดตามผล แบ่งปันบัญชีกับเพื่อนร่วมทีม หรือจัดการดีลหลายรายการพร้อมกัน

3. เทมเพลต CRM ควรมีอะไรบ้าง?

อย่างน้อยที่สุด เทมเพลต CRM ควรประกอบด้วย ชื่อผู้ติดต่อ ชื่อบริษัท อีเมล โทรศัพท์ แหล่งที่มาของลีด ขั้นตอนของดีล มูลค่าของดีล การดำเนินการถัดไป วันที่ดำเนินการถัดไป และเจ้าของ

ข้อมูลใด ๆ ที่อยู่นอกเหนือจากฟิลด์เหล่านี้ควรมีการสนับสนุนการตัดสินใจที่เฉพาะเจาะจง การติดตาม "อุตสาหกรรม" ถือเป็นการสิ้นเปลืองหากคุณไม่เคยกรอง จัดลำดับความสำคัญ หรือรายงานตามนั้น ฟิลด์ที่ถูกมองข้ามมากที่สุดคือ "การดำเนินการถัดไป" ที่มีกำหนดเวลา เพราะมันเปลี่ยน CRM จากระบบบันทึกข้อมูลเป็นระบบติดตามงาน

4. ฉันจะสร้างเทมเพลต CRM ของตัวเองจากศูนย์ได้อย่างไร?

เริ่มต้นด้วยแผ่นงานเดียวและเพิ่มคอลัมน์เหล่านี้: ติดต่อ, บริษัท, ขั้นตอน, มูลค่า, การดำเนินการถัดไป, วันที่ดำเนินการถัดไป, เจ้าของ, บันทึก ใช้การตรวจสอบข้อมูลแบบดรอปดาวน์สำหรับขั้นตอนและเจ้าของ จัดเรียงตามวันที่ดำเนินการถัดไปเป็นมุมมองเริ่มต้นของคุณ เพิ่มบล็อกการทบทวนประจำสัปดาห์ในปฏิทินของคุณ

5. ความแตกต่างระหว่างแม่แบบ CRM กับแม่แบบกระบวนการขายคืออะไร?

เทมเพลต CRM ติดตามความสัมพันธ์กับลูกค้าอย่างครบถ้วน: รายชื่อติดต่อ บัญชี ทุกการติดต่อ และงานหลังการขาย เทมเพลตการขายติดตามเฉพาะดีลผ่านแต่ละขั้นตอน หากคุณต้องการทราบอย่างชัดเจนว่ากำลังพูดคุยกับใคร คุณจำเป็นต้องใช้ CRM หากคุณต้องการทราบสถานะของดีลทั้งหมดในขณะนี้ เทมเพลตการขายจะรวดเร็วกว่าและง่ายกว่า