10 ตัวอย่างและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ

กระบวนการทำงานทางธุรกิจที่เคยใช้ได้ผลเมื่อคุณมีสมาชิกในทีมน้อยกว่าหรือก่อนที่คุณจะถึงขนาดปัจจุบันอาจล้าสมัย ไม่มีประสิทธิภาพ และไม่มีประสิทธิผลในปัจจุบัน

การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ (BPM) ช่วยให้คุณวิเคราะห์และปรับปรุงกระบวนการปัจจุบันของคุณผ่านแนวทางที่ได้รับการพิสูจน์แล้วในการปรับปรุงกระบวนการ ซึ่งอาจหมายถึงการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ เช่น การทำงานซ้ำๆ โดยอัตโนมัติ การขจัดคอขวด การแก้ไขกระบวนการที่ไม่มีประสิทธิภาพ หรือการกำหนดเป้าหมายใหม่เกี่ยวกับผลลัพธ์ทางธุรกิจ

มาดูตัวอย่างการจัดการกระบวนการทางธุรกิจและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประหยัดต้นทุน รวมถึงช่วยในการเปลี่ยนแปลงสู่ดิจิทัล

การจัดการกระบวนการทางธุรกิจคืออะไร?

การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ หรือ BPM คือแนวทางที่องค์กรใช้ในการประเมิน สร้างแบบจำลอง และออกแบบกระบวนการทางธุรกิจของตนใหม่เพื่อ ขับเคลื่อนประสิทธิภาพสูงสุดและการเติบโตของรายได้

กระบวนการทางธุรกิจคือชุดของงานหรือกิจกรรมที่ธุรกิจของคุณดำเนินการโดยประสานงานระหว่างบุคลากร ระบบ และข้อมูล เพื่อสร้างผลลัพธ์ทางธุรกิจที่สนับสนุนกลยุทธ์ทางธุรกิจของคุณหรือบรรลุเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจง

BPM จัดการลงทุนด้านไอทีของธุรกิจให้สอดคล้องกับกลยุทธ์ทางธุรกิจ และช่วยในการมาตรฐานการดำเนินงาน ปรับปรุงความคล่องตัวเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการทำงาน และปรับปรุงการปฏิบัติตามข้อกำหนด

การจัดการกระบวนการทางธุรกิจแตกต่างจากกระบวนการทางธุรกิจอย่างไร?

กระบวนการทางธุรกิจประกอบด้วยงาน กิจกรรม และขั้นตอนการทำงานที่แตกต่างกัน ซึ่งช่วยให้องค์กรบรรลุเป้าหมายของตนได้ กระบวนการเหล่านี้ขับเคลื่อนกิจกรรมประจำวันของธุรกิจ รวมถึงการสนับสนุนลูกค้า การผลิต การจัดซื้อ การจัดการทางการเงิน ฯลฯ

การจัดการกระบวนการทางธุรกิจช่วยเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจเหล่านี้ให้ทำงานได้ดีขึ้น. มันช่วยจัดการทั้งด้านกลยุทธ์และด้านการปฏิบัติการของกระบวนการทางธุรกิจของคุณ.

การเข้าใจการจัดการกระบวนการทางธุรกิจอย่างละเอียด

การจัดการกระบวนการทางธุรกิจแตกต่างจากการจัดการโครงการและการจัดการงานอย่างไร?

การจัดการงานมุ่งเน้นไปที่การจัดระเบียบ, การมอบหมาย, การจัดลำดับความสำคัญ, และการติดตามงานและกิจกรรมเพื่อให้แน่ใจว่างานเหล่านั้นเสร็จสิ้นตามกำหนดเวลา คุณติดตามงานประจำวันที่มีส่วนช่วยในโครงการหรือกระบวนการที่ใหญ่ขึ้น

การจัดการโครงการดูแลกิจกรรมทั้งหมดในโครงการตั้งแต่เริ่มต้นจนเสร็จสิ้น ซึ่งรวมถึงการกำหนดขอบเขตของโครงการ การมอบหมายงาน การสร้างตารางเวลา การติดตามความคืบหน้า และการจัดสรรทรัพยากร

อ่านเพิ่มเติม:การจัดการโครงการ vs. การจัดการงาน

BPM ปรับปรุงกระบวนการทำงานและกิจกรรมทางธุรกิจต่าง ๆ ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นเพื่อช่วยให้องค์กรบรรลุเป้าหมายที่ใหญ่ขึ้น เช่น การบริหารความสัมพันธ์กับลูกค้า การจัดซื้อจัดจ้าง การรับพนักงานใหม่ การบริหารห่วงโซ่อุปทาน และการจัดการคำสั่งซื้อ

ประโยชน์ของการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ:

ประเภทของการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ

1. การจัดการกระบวนการทำงานที่มุ่งเน้นมนุษย์เป็นศูนย์กลาง

การจัดการกระบวนการทางธุรกิจที่เน้นมนุษย์เป็นศูนย์กลางหมุนรอบการมีส่วนร่วมของมนุษย์ โดยทั่วไปสำหรับ งานที่ต้องการการอนุมัติ

ตัวอย่างของสิ่งนี้คือการตรวจสอบข้อมูลและสร้างเอกสาร เช่น รายงาน ข้อเสนอ และข้อตกลงกับผู้ขาย

คุณสามารถใช้ BPM เพื่อทำให้กระบวนการสนับสนุนเป็นอัตโนมัติ เช่น การมอบหมายงานและการแจ้งเตือนผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

2. การจัดการกระบวนการธุรกิจที่เน้นการบูรณาการ

การจัดการกระบวนการทางธุรกิจประเภทนี้ไม่ต้องการการมีส่วนร่วมของมนุษย์มากนักเพื่อการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

กระบวนการทางธุรกิจที่มุ่งเน้นการบูรณาการขึ้นอยู่กับ API และระบบที่ บูรณาการข้อมูล ระหว่างแอปพลิเคชันต่างๆ เช่นการจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า(CRM) หรือการจัดการโครงการ

3. การจัดการกระบวนการทางธุรกิจที่เน้นเอกสารเป็นศูนย์กลาง

ประเภทของ BPM นี้มุ่งเน้นไปที่ เอกสารเฉพาะ เช่น ข้อเสนอหรือสัญญา

มันรวมศูนย์และมาตรฐานกระบวนการทั้งหมด ตั้งแต่การสร้างเอกสาร การอนุมัติ ไปจนถึงการจัดเก็บเอกสาร

ตัวอย่างเช่น เมื่อบริษัทซื้อสินค้า สัญญาจะต้องผ่านแผนกต่างๆ และรอบการอนุมัติหลายรอบเพื่อให้เกิดข้อตกลงระหว่างลูกค้าและผู้ให้บริการ

ตัวอย่างสิบประการของการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ

มาดูตัวอย่างการจัดการกระบวนการทางธุรกิจที่สามารถเชื่อมโยงได้ก่อนที่คุณจะนำไปใช้จริง

1. การลงทะเบียนลูกค้าใหม่

นี่คือวิธีที่คุณสามารถนำวงจรชีวิต BPM มาใช้เพื่อปรับปรุงกระบวนการทำงานในขั้นตอนการรับลูกค้าใหม่ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

ตัวอย่าง: ธนาคารต้องการปรับปรุงกระบวนการรับลูกค้าใหม่ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดข้อผิดพลาด และปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้าโดยรวม

เริ่มต้นด้วยการสร้างแผนผังกระบวนการของขั้นตอนต่างๆ ที่เกี่ยวข้องในการรับพนักงานใหม่ ซึ่งรวมถึงการสมัครบัญชี การยืนยันตัวตน และการตั้งค่าบัญชี

ต่อไป ให้พิจารณาว่าคุณสามารถกระบวนการใดได้บ้างที่สามารถทำให้เป็นระบบอัตโนมัติโดยใช้เทคโนโลยี BPM

ตัวอย่างเช่น การสมัครบัญชีออนไลน์สามารถผสานรวมกับระบบ CRM ของธนาคารเพื่อเก็บข้อมูลลูกค้าและเริ่มกระบวนการยืนยันตัวตนโดยอัตโนมัติ

ระบบการจัดการกระบวนการทางธุรกิจแบบรวมศูนย์สามารถจัดเก็บเอกสารของลูกค้าในรูปแบบดิจิทัล ทำให้สามารถเข้าถึงได้ง่ายและลดการใช้เอกสารกระดาษ BPM ช่วยทำให้กระบวนการเหล่านี้เป็นมาตรฐานและรับประกันการส่งต่อข้อมูลที่ราบรื่นระหว่างแผนกต่างๆ ที่เกี่ยวข้องในกระบวนการเริ่มต้นใช้งาน

อ่านเพิ่มเติม: นี่คือ 10 แม่แบบเวิร์กโฟลว์ที่เราชื่นชอบ สำหรับทีมและกระบวนการเกือบทุกประเภท

2. การปฐมนิเทศพนักงานใหม่

การจัดการการรับพนักงานใหม่ด้วย BPM ช่วยให้คุณสามารถรับพนักงานใหม่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ BPM ช่วยทำให้ทุกอย่างตั้งแต่เอกสารไปจนถึงการผสานเข้ากับองค์กรของคุณเป็นไปอย่างราบรื่น

ตั้งค่าทริกเกอร์และมอบหมายงานโดยใช้เครื่องมืออัตโนมัติเวิร์กโฟลว์หรือแพลตฟอร์มBPM เพื่อให้แน่ใจว่าการส่งต่อระหว่างแผนกเป็นไปอย่างราบรื่น

ตัวอย่างเช่น เมื่อฝ่ายทรัพยากรบุคคลได้รับแบบฟอร์มและเอกสารที่กรอกเสร็จสมบูรณ์จากพนักงานแล้ว ระบบจะทำการมอบหมายงานให้กับฝ่ายไอทีโดยอัตโนมัติ เพื่อช่วยในการตั้งค่าคอมพิวเตอร์และการเข้าถึงระบบของพนักงาน

3. การจัดการการปฏิบัติตามข้อกำหนด

คุณสามารถทำให้กระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติตามข้อกำหนดเป็นมาตรฐานเดียวกันทั่วทั้งองค์กรของคุณ เพื่อให้มั่นใจว่ามีการปฏิบัติตามข้อบังคับของอุตสาหกรรมและนโยบายภายในองค์กร

เครื่องมืออัตโนมัติกระบวนการช่วยให้คุณวางแผนกิจกรรมการปฏิบัติตามข้อกำหนดและทำให้การตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนด, กระบวนการอนุมัติ, และการตรวจสอบข้อมูลเป็นไปโดยอัตโนมัติ

ตัวอย่าง: บริษัทเภสัชกรรมต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านการดูแลสุขภาพและกฎหมายของรัฐบาลเกี่ยวกับการผลิตและจำหน่ายยาและเวชภัณฑ์

ในกรณีนี้ เมื่อมีการออกกฎระเบียบใหม่ระบบซอฟต์แวร์ BPMจะทำการกระตุ้นกระบวนการประเมินทันทีเพื่อตรวจสอบกระบวนการปฏิบัติตามกฎระเบียบปัจจุบันของบริษัท ระบบจะทำการมอบหมายงานต่าง ๆ ให้แก่แผนกที่เกี่ยวข้องซึ่งมีส่วนร่วมในกระบวนการบริหารการปฏิบัติตามกฎระเบียบโดยอัตโนมัติ

เมื่อการประเมินเสร็จสิ้นแล้ว ผลการประเมินจะถูกรวบรวมไว้ในรายงาน และมีการสร้างกระบวนการทำงานเพื่อดำเนินการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็น และตรวจสอบและอนุมัติการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้น

สิ่งนี้ช่วยให้คุณได้รับภาพรวมที่สมบูรณ์ของกระบวนการปฏิบัติตามข้อกำหนด เพื่อให้มั่นใจว่าทุกขั้นตอนได้รับการปฏิบัติตาม ระบบจะส่งการแจ้งเตือนเมื่อมีงานที่ล่าช้าหรือเมื่อมีช่องว่างในการปฏิบัติตามข้อกำหนด นอกจากนี้ยังรักษาเส้นทางการตรวจสอบเพื่อติดตามงานและกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั้งหมด

อ่านเพิ่มเติม: 10 ซอฟต์แวร์เอกสารกระบวนการทางธุรกิจที่ดีที่สุด

4. การจัดการวงจรชีวิตผลิตภัณฑ์

การจัดการกระบวนการทางธุรกิจช่วยให้คุณจัดการทุกอย่างอย่างเป็นระบบ ตั้งแต่การคิดค้น การออกแบบ การพัฒนา ไปจนถึงการจัดจำหน่ายผลิตภัณฑ์

ตัวอย่าง: บริษัทซอฟต์แวร์กำลังพัฒนาซอฟต์แวร์ CRM ใหม่สำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง

นำ BPM มาใช้เพื่อปรับปรุงกระบวนการรวบรวมและจัดการข้อมูลที่สำคัญ เช่นข้อกำหนดของผู้ใช้และข้อมูลจำเพาะของผลิตภัณฑ์ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งช่วยให้ผู้จัดการผลิตภัณฑ์และนักพัฒนาสามารถเข้าถึงข้อมูลที่สำคัญได้อย่างง่ายดายในระหว่างการพัฒนาผลิตภัณฑ์

เครื่องมือ BPMยังสามารถช่วยคุณประสานงานกระบวนการPLOY และจัดการการสื่อสารกับลูกค้าตลอดจนระบบตั๋วการสนับสนุนลูกค้าได้

5. การบริหารโครงการ

BPM สามารถนำมาใช้เพื่อปรับปรุงกระบวนการให้ราบรื่นตั้งแต่การเริ่มต้นไปจนถึงการเสร็จสิ้นของโครงการ

ตัวอย่าง: บริษัทการตลาดที่ได้นำ BPM มาใช้เพื่อการจัดการโครงการที่ดีขึ้น

BPM สามารถช่วยในการมาตรฐานการวางแผนแคมเปญและการสื่อสารกับลูกค้า, อัตโนมัติการจัดสรรงาน, จัดการข้อมูลพร้อมเอกสารที่เกี่ยวข้อง, และจัดสรรทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ. นอกจากนี้ยังสามารถให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีมุมมองแบบ 360 องศาเกี่ยวกับการดำเนินกิจกรรมการเปิดตัวแคมเปญต่าง ๆ ได้.

6. การจัดการสัญญา

การอัตโนมัติกระบวนการในการจัดการสัญญาช่วยให้ทีมสามารถสร้างและจัดการสัญญาได้รวดเร็วขึ้น

ตัวอย่าง:บริษัทกฎหมายใช้ระบบอัตโนมัติในกระบวนการทางธุรกิจเพื่อสร้างและจัดการสัญญาต่างๆ สัญญาเหล่านี้จะถูกส่งผ่านกระบวนการอนุมัติที่มีผู้อนุมัติหลายคน เมื่อผู้อนุมัติลงนามในเอกสารแล้ว เอกสารจะถูกส่งไปยังผู้อนุมัติที่กำหนดในขั้นตอนถัดไปโดยอัตโนมัติ จนกว่าจะได้รับการอนุมัติจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องทั้งหมด

เนื่องจากสัญญาเป็นสิ่งที่ผูกพันตามระยะเวลา คุณสามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนอัตโนมัติเพื่อส่งการแจ้งเตือนการต่ออายุไปยังทุกคนที่อยู่ในสัญญาได้

7. การจัดการความเสี่ยง

หนึ่งในตัวอย่างที่ดีที่สุดของการจัดการกระบวนการทางธุรกิจคือ BPM ซึ่งประเมินกระบวนการประเมินความเสี่ยง

ตัวอย่าง: สถาบันการเงินได้นำซอฟต์แวร์อัตโนมัติกระบวนการมาใช้เพื่อจัดการความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการอนุมัติสินเชื่อ

ระบบช่วยให้กระบวนการอนุมัติเงินกู้เป็นไปอย่างราบรื่นโดยการวิเคราะห์ข้อมูลลูกค้า คะแนนเครดิต และข้อมูลทางการเงินในอดีตเพื่อประเมินว่าผู้กู้มีความเสี่ยงทางเครดิตหรือไม่ หากการวิเคราะห์แสดงให้เห็นว่าลูกค้ามีความเสี่ยงสูง คำขอจะถูกส่งต่อไปยังทีมอื่นเพื่อตรวจสอบเพิ่มเติม

การประยุกต์ใช้ที่มีความเสี่ยงต่ำจะได้รับการดำเนินการทันทีโดยไม่มีความล่าช้าใด ๆ ซึ่งช่วยให้สถาบันการเงินสามารถปล่อยสินเชื่อได้โดยไม่เสี่ยงต่อสินทรัพย์ของตน

8. การได้มาและการจัดซื้อจัดจ้าง

การจัดการกระบวนการทางธุรกิจในการจัดซื้อจัดจ้างและการจัดหาสินค้าช่วยให้การคัดเลือกผู้ขาย การส่งมอบสินค้า และการประมวลผลใบแจ้งหนี้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

ตัวอย่าง: การจัดการกระบวนการทางธุรกิจช่วยให้บริษัทการผลิตสามารถสร้างคำขอซื้อได้โดยอัตโนมัติ

เมื่อสินค้าคงคลังของผลิตภัณฑ์ใด ๆ ถึงเกณฑ์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ซอฟต์แวร์ BPM จะทำการกระตุ้นคำขอซื้อทันที คำขอจะผ่านกระบวนการอนุมัติตามขั้นตอนที่กำหนดไว้ และได้รับการประเมินตามปัจจัยต่าง ๆ เช่น งบประมาณ, ความพร้อมของสินค้า, และคุณสมบัติของผู้จัดจำหน่าย

เมื่อคำขอได้รับการอนุมัติขั้นสุดท้ายแล้ว ใบสั่งซื้อจะถูกสร้างขึ้นและส่งไปยังผู้ขายทางอิเล็กทรอนิกส์ ระบบ BPM จะติดตามสถานะของใบสั่งซื้อและจัดการการสื่อสารจนกว่าสินค้าที่เกี่ยวข้องจะถูกเติมสต็อก

9. การจัดการผู้ขาย

คุณสามารถสร้างกระบวนการเพื่อทำให้การลงทะเบียนผู้จัดจำหน่ายและการจัดการสัญญาเป็นระบบอัตโนมัติ

ตัวอย่าง: ผู้ผลิตชิ้นส่วนรถยนต์ต้องการปรับปรุงการจัดการผู้จัดจำหน่าย

มันต้องการเทคโนโลยี BPM ที่ใช้การเรียนรู้ของเครื่องเพื่อรวบรวมและประเมินข้อมูลของผู้ให้บริการ. อัลกอริทึมให้คะแนนผู้ให้บริการแต่ละรายตามปัจจัยเช่นการปฏิบัติตามข้อกำหนด, คุณสมบัติ, และประวัติการปฏิบัติงาน.

คะแนนเหล่านี้จะถูกรวบรวมเป็นรายงานและส่งไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้อง ซึ่งสามารถตัดสินใจได้ว่าผู้ขายรายใดจะได้รับการดำเนินการต่อไป

เมื่อผู้ขายได้รับการคัดเลือกเป็นที่เรียบร้อยแล้ว ระบบ BPM ก็สามารถนำมาใช้เพื่อบริหารจัดการสัญญา การต่ออายุ และการปฏิบัติตามข้อกำหนดได้เช่นกัน ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถทำให้กระบวนการที่ต้องทำด้วยตนเอง เช่น การคัดเลือกผู้ขาย เป็นระบบอัตโนมัติ และมองเห็นสถานะของความสัมพันธ์กับผู้ขาย สัญญา การปฏิบัติตามข้อกำหนด และการชำระเงินได้อย่างชัดเจน

10. การขนส่งและโลจิสติกส์

การจัดการกระบวนการทางธุรกิจในโลจิสติกส์สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการคลังสินค้าและการขนส่งได้

ตัวอย่าง: บริษัทขนส่งระดับโลกใช้เครื่องมือ BPMเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงานด้านโลจิสติกส์

เมื่อใดก็ตามที่ลูกค้าสั่งซื้อ ระบบ BPM จะทำการกระตุ้นคำขอการจัดส่งทันที คำขอจะถูกมอบหมายให้กับผู้ให้บริการขนส่งที่เหมาะสมที่สุดตามปัจจัยต่างๆ เช่น ระยะเวลาการจัดส่ง เส้นทางการขนส่ง ค่าใช้จ่าย และความพร้อมของยานพาหนะ

เมื่อคำสั่งซื้ออยู่ในระหว่างการจัดส่ง ระบบจะติดตามตำแหน่งของสินค้าและส่งการอัปเดตสถานะให้ลูกค้าทราบเพื่อให้พวกเขารู้ว่าคำสั่งซื้ออยู่ที่ไหนและคาดว่าจะถูกจัดส่งถึงเมื่อใด

หากมีอุปสรรคใด ๆ ผู้ขนส่งจะได้รับการแจ้งเตือนทันที ทำให้สามารถดำเนินการแก้ไขได้ทันที

แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของ ClickUpมีคุณสมบัติที่หลากหลายเพื่อช่วยคุณสร้างกระบวนการทำงานของคุณและสร้างระบบการจัดการกระบวนการทำงานของธุรกิจที่เหมาะกับคุณ

มาดูตัวอย่างการจัดการกระบวนการทางธุรกิจด้วย ClickUp กัน แพลตฟอร์มนี้สามารถช่วยคุณปรับปรุง BPM ของคุณด้วยระบบการทำงานอัตโนมัติ, การร่วมมือในทีม, การรายงานแบบเรียลไทม์, แม่แบบการวางแผนกระบวนการ, ผู้ช่วย AI ที่ติดตั้งไว้ในตัว, และแบบฟอร์มการรวบรวมความคิดเห็น

1. การออกแบบ

วิธีที่ดีที่สุดในการออกแบบกลยุทธ์ BPM สำหรับองค์กรของคุณจะขึ้นอยู่กับกระบวนการทำงานของคุณและเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ขององค์กรของคุณ

การวิเคราะห์ SWOT จะช่วยให้คุณเข้าใจว่าอะไรที่ต้องเปลี่ยนแปลงในกระบวนการทำงานของธุรกิจที่มีอยู่, ระบุจุดที่อาจเกิดปัญหา, และการปรับปรุงกระบวนการทำงานใหม่ ๆ ที่จำเป็น

นอกจากนี้ ให้รวบรวมความคิดเห็นจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเกี่ยวกับการดำเนินงานประจำวันและกระบวนการทางธุรกิจใหม่ที่คุณวางแผนจะนำมาใช้

ความสามารถในการทำงานร่วมกันของ Docs รวมถึงการแก้ไขแบบเรียลไทม์ การเพิ่มความคิดเห็นและการมอบหมายงาน และการจัดรูปแบบที่สมบูรณ์ ทำให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและสมาชิกในทีมของคุณสามารถมีส่วนร่วมในการสนทนาเกี่ยวกับการจัดการกระบวนการทางธุรกิจได้อย่างง่ายดาย

คุณสามารถใช้ Docsเพื่อสร้าง SOP ซึ่งเป็นแหล่งเก็บข้อมูลกลางเกี่ยวกับข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทั้งหมดสำหรับพนักงานปัจจุบันและอนาคต

2. การสร้างแบบจำลอง

ใช้แผนผังกระบวนการในขั้นตอนการจำลองเพื่อแสดงภาพกระบวนการทางธุรกิจที่เสนอ รวมถึงภาพรวมของงาน กิจกรรม การไหล และเหตุการณ์ต่างๆ ที่จะส่งผลต่อกระบวนการที่คุณกำลังดำเนินการอยู่

สร้างแบบจำลองกระบวนการโดยใช้เครื่องมือ BPMหรือซอฟต์แวร์จัดการเวิร์กโฟลว์เพื่อวิเคราะห์การไหลของกิจกรรม จุดตัดสินใจ และความสัมพันธ์ระหว่างขั้นตอน ซึ่งจะช่วยแยกกระบวนการที่ซับซ้อนและขั้นตอนที่เกี่ยวข้องในการทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติ เพิ่มคุณค่าและกำจัดกิจกรรมที่ไม่มีประสิทธิภาพ

ดาวน์โหลดเทมเพลตนี้

ที่นี่,แม่แบบการทำแผนผังกระบวนการของ ClickUpช่วยให้คุณประเมินกระบวนการที่ต้องการปรับปรุง, รวบรวมข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับจุดติดขัด, และมองเห็นภาพกระบวนการตั้งแต่ต้นจนจบ

เทมเพลตนี้มีเครื่องมือทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อ:

นักวิเคราะห์ธุรกิจและผู้จัดการโครงการชื่นชอบการใช้เทมเพลตนี้ เนื่องจากช่วยให้กระบวนการที่ซับซ้อนกลายเป็นแผนภาพที่เข้าใจง่ายและแสดงความสัมพันธ์ระหว่างขั้นตอนต่างๆ ในกระบวนการได้อย่างชัดเจน

3. การดำเนินการ

ระยะนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อนำระบบอัตโนมัติมาใช้เพื่อลดงานที่ทำซ้ำและข้อผิดพลาดจากการทำงานด้วยมือ

ClickUp Automationsรองรับการจัดการกระบวนการทางธุรกิจโดยอัตโนมัติการสร้างงาน การมอบหมายงาน และการอัปเดตสถานะของงาน สามารถเปลี่ยนสถานะของงานได้โดยอัตโนมัติเมื่องานเคลื่อนผ่านขั้นตอนต่างๆ ของกระบวนการทำงาน BPM ของคุณ

คุณสามารถกำหนดค่าการทำงานอัตโนมัติเพื่ออัปเดตสถานะของงานจาก 'กำลังดำเนินการ' เป็น 'เสร็จสมบูรณ์' เมื่อดำเนินการทั้งหมดที่จำเป็นเสร็จสิ้นแล้ว

การผสานการทำงานของ ClickUpกับแอปพลิเคชันมากกว่า 1,000 รายการ ช่วยให้การไหลของข้อมูลระหว่างซอฟต์แวร์ BPM และระบบเทคโนโลยีของคุณเป็นไปอย่างราบรื่นและปราศจากข้อผิดพลาด

4. การติดตามตรวจสอบ

การติดตามผลการดำเนินงานของกระบวนการทางธุรกิจของคุณอย่างสม่ำเสมอมีความสำคัญเพื่อระบุจุดติดขัดและดำเนินการแก้ไขในเวลาจริง ซึ่งสามารถช่วยให้มั่นใจได้ว่ากระบวนการจะไม่เบี่ยงเบนจากผลลัพธ์ที่คาดหวัง

เพื่อติดตามประสิทธิภาพของกระบวนการทำงานในธุรกิจของคุณ ระบุจุดติดขัด และดำเนินการแก้ไข คุณจำเป็นต้องมีแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์ที่แสดงภาพรวมความคืบหน้าของแต่ละงานอย่างชัดเจน

แดชบอร์ดของ ClickUpช่วยให้คุณทำเช่นนั้นได้ด้วยข้อมูลแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับโมเดลกระบวนการทางธุรกิจของคุณและประสิทธิภาพของมัน รับมุมมองทั้งในระดับสูงและละเอียดของกระบวนการและการดำเนินงานของคุณ

อย่าลืมกำหนดตัวชี้วัดหลักและตัวชี้วัดประสิทธิภาพเพื่อติดตามประสิทธิภาพการดำเนินงานของการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจของคุณ คุณสามารถติดตามตัวชี้วัดต่างๆ เช่น ปริมาณงานต่อหน่วย, ต้นทุนต่อกระบวนการ, NPS และตัวชี้วัดการปฏิบัติตามข้อกำหนด เพื่อช่วยในการติดตามประสิทธิภาพของกระบวนการทางธุรกิจ

5. การเพิ่มประสิทธิภาพ

จัดการประชุมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและสมาชิกในทีมเป็นประจำเพื่ออัปเดตทุกคนเกี่ยวกับสถานะของกระบวนการต่างๆ ในเวิร์กโฟลว์ คุณสามารถตรวจสอบข้อมูลประสิทธิภาพและรับข้อเสนอแนะจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ BPM ของคุณ สิ่งนี้ช่วยในการปรับปรุงกระบวนการ

มุมมองแบบฟอร์มของ Clickupรวบรวมข้อเสนอแนะจากทุกคนในรูปแบบมาตรฐาน เพื่อช่วยให้คุณปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น โดยเฉพาะงานที่ต้องการการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง เช่น การสนับสนุนลูกค้าและการพัฒนาผลิตภัณฑ์

ดำเนินการปรับเปลี่ยนกระบวนการบริหารจัดการกระบวนการทำงาน (BPM) อย่างต่อเนื่องตามความต้องการที่เปลี่ยนแปลงขององค์กร ข้อเสนอแนะจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและลูกค้า และการวิเคราะห์ข้อมูล เพื่อให้มั่นใจในประสิทธิภาพของกระบวนการ

การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ: แนวโน้มในอนาคต

แพลตฟอร์มแบบโลว์โค้ดหรือโนโค้ด

ไม่ว่าคุณจะเป็นนักวิเคราะห์ธุรกิจหรือผู้จัดการโครงการ เครื่องมือแบบ low-code และ no-code สำหรับการจัดการกระบวนการทางธุรกิจช่วยให้คุณสามารถออกแบบระบบอัตโนมัติของกระบวนการได้โดยไม่ต้องพึ่งพาทีมเทคนิคของคุณ, เร่งรอบการพัฒนา, และตอบสนองต่อสภาวะตลาดที่เปลี่ยนแปลงได้รวดเร็วขึ้น

ปัญญาประดิษฐ์ (AI) และการเรียนรู้ของเครื่อง (ML)

เมื่อผสานรวมเข้ากับ BPM ปัญญาประดิษฐ์จะทำงานอัตโนมัติในงานต่างๆ เช่น การสร้างเอกสารและการจัดการขั้นตอนการทำงานของกระบวนการ การเรียนรู้ของเครื่องจะวิเคราะห์ชุดข้อมูลขนาดใหญ่เพื่อให้ข้อมูลเชิงลึกในการปรับปรุงกระบวนการที่มีอยู่และกระบวนการใหม่ๆ ให้มีประสิทธิภาพสูงสุด

การมุ่งเน้นลูกค้าเป็นศูนย์กลาง

BPM ที่มุ่งเน้นลูกค้าเป็นศูนย์กลางจะให้ความสำคัญกับความต้องการของลูกค้าเป็นแกนหลัก และมุ่งเน้นการปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้าให้ดีขึ้น กระบวนการเช่นการทำแผนที่เส้นทางการเดินทางของลูกค้า การสำรวจความคิดเห็นของลูกค้า การรวบรวมข้อมูลการให้คำแนะนำ และการปรับแต่งให้เหมาะกับบุคคล จะยังคงมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการนำไปใช้ในกระบวนการทำงานทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ

อ่านเพิ่มเติม: เทมเพลตการปรับปรุงกระบวนการ

ความสำคัญและผลกระทบของ BPM ต่อธุรกิจสมัยใหม่

ตัวอย่าง BPM ที่กล่าวมาข้างต้นแสดงให้เห็นว่ามันไม่เพียงแต่ช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพของกระบวนการเท่านั้น แต่ยังช่วยให้ธุรกิจของคุณมีความคล่องตัวและสามารถตอบสนองต่อสภาวะตลาดและความคาดหวังของลูกค้าได้เป็นอย่างดี

ไม่ว่าคุณจะวางแผนนำระบบอัตโนมัติสำหรับกระบวนการทางธุรกิจไปใช้ในส่วนใด—ไม่ว่าจะเป็นฝ่ายขาย การบริหารจัดการผู้ขาย การต้อนรับลูกค้าใหม่ หรือโลจิสติกส์—สิ่งนี้จะส่งผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อธุรกิจของคุณ ความสำเร็จ และความสามารถในการแข่งขัน

ClickUp เป็นซอฟต์แวร์การจัดการกระบวนการทางธุรกิจที่ใช้งานง่ายสำหรับผู้เริ่มต้น ช่วยให้คุณสามารถสร้างกระบวนการทางธุรกิจที่ซับซ้อนได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย

หากคุณเป็นผู้ใช้ใหม่กับแพลตฟอร์ม BPM เราขอแนะนำให้คุณลงทะเบียนกับ ClickUp ฟรีและทดลองใช้งาน

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

1. ตัวอย่างของการจัดการกระบวนการทางธุรกิจมีอะไรบ้าง?

การจัดการกระบวนการทางธุรกิจครอบคลุมหลากหลายอุตสาหกรรมและแผนกต่างๆ ตัวอย่าง BPM ที่เป็นที่นิยมมีดังนี้:

BPM สามารถทำให้กระบวนการรับลูกค้าใหม่ของธนาคารเป็นไปอย่างราบรื่น, ทำให้การประมวลผลคำสั่งซื้อ, การออกใบแจ้งหนี้, และการจัดการสินค้าคงคลังสำหรับธุรกิจอีคอมเมิร์ซเป็นไปโดยอัตโนมัติ, และทำให้กระบวนการเช่นการบันทึกและตรวจสอบข้อมูลของพนักงานในระหว่างการรับพนักงานใหม่เป็นไปโดยอัตโนมัติ