เพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน: ลดของเสีย, เพิ่มผลผลิต, และผลักดันการเติบโตของรายได้

ส่วนสำคัญของการบริหารธุรกิจคือการให้ความสนใจกับประสิทธิภาพการดำเนินงาน ธุรกิจจำนวนมาก แม้จะมีพนักงานที่มีทักษะและแผนงานที่ทะเยอทะยาน แต่กลับสิ้นเปลืองทรัพยากรเนื่องจากกระบวนการที่ไม่มีประสิทธิภาพซึ่งกัดกร่อนผลกำไรของพวกเขา

น่าเสียดายที่การปรับปรุงประสิทธิภาพเป็นปัญหาที่พบบ่อยสำหรับหลายองค์กร พวกเขาทุ่มเทความพยายามในการเพิ่มรายได้ แต่กลับไม่เห็นผลกำไรที่เพิ่มขึ้นอย่างมีนัยสำคัญ

ในกรณีส่วนใหญ่ ปัญหาไม่ได้เกิดจากการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ที่ไม่ดีหรือทีมผู้นำที่อ่อนแอ แต่เป็นค่าใช้จ่ายที่ไม่เกี่ยวข้องซึ่งถูกปล่อยปละละเลยเป็นเวลานาน โชคดีที่ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดด้านประสิทธิภาพการดำเนินงาน สามารถปฏิวัติธุรกิจของคุณได้อย่างสิ้นเชิง

โดยสรุป ประสิทธิภาพการดำเนินงานคือการรักษาสมดุลที่เหมาะสมระหว่างรายได้ที่สร้างขึ้นกับทรัพยากรที่ลงทุนไป—แนวคิดที่เป็นพื้นฐานสำคัญในการเพิ่มผลตอบแทนจากการลงทุนให้สูงสุด แต่เราจะนำทฤษฎีไปสู่การปฏิบัติได้อย่างไร?

ในคู่มือนี้ เราจะสอนคุณ:

ประสิทธิภาพการดำเนินงานคืออะไร?

ประสิทธิภาพการดำเนินงานหมายถึงการประเมินความสัมพันธ์ระหว่าง ผลผลิต (สิ่งที่องค์กรผลิตออกมา) และ ปัจจัยนำเข้า (สิ่งที่องค์กรลงทุนในรูปของทรัพยากร) ซึ่งสะท้อนถึงความสามารถของธุรกิจในการใช้ทรัพยากร เช่น พนักงาน ทุน และสินทรัพย์ถาวร เพื่อสร้างรายได้

เป้าหมายประสิทธิภาพการดำเนินงานที่เป็นสากลสำหรับเจ้าของธุรกิจทุกคนคือการได้ผลลัพธ์มากขึ้นโดยใช้ทรัพยากรน้อยลง แนวคิดคือการนำรูปแบบธุรกิจที่ยั่งยืนมาใช้ซึ่งมีความสมดุลระหว่างผลลัพธ์และทรัพยากรที่เหมาะสมเพื่อเพิ่มผลกำไรของบริษัท

ประสิทธิภาพการดำเนินงานมักแสดงออกมาเป็นอัตราส่วนที่เรียกว่า อัตราส่วนประสิทธิภาพการดำเนินงาน ซึ่งคำนวณจากองค์ประกอบของรายได้และค่าใช้จ่ายหลากหลายประเภท แต่ในมุมมองที่กว้างขึ้น มันเกี่ยวข้องกับ กระบวนการ และ ประสิทธิภาพ

กระบวนการทางธุรกิจ คือรากฐานของการดำเนินงานของคุณ การปรับให้กระบวนการเหล่านี้มีประสิทธิภาพมากขึ้นเปรียบเสมือนการตัดไขมันส่วนเกินออก ทำให้องค์กรของคุณมีความคล่องตัวและยืดหยุ่นมากขึ้น ในทางกลับกัน ประสิทธิภาพ คือกระจกที่สะท้อนสุขภาพของการดำเนินงานของคุณ การวัดและติดตามประสิทธิภาพอย่างต่อเนื่องไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณระบุจุดที่ติดขัดเท่านั้น แต่ยังเปิดโอกาสให้ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานอีกด้วย

ประสิทธิภาพการดำเนินงานไม่ได้เป็นเพียงเรื่องของธุรกิจที่ผลิตสินค้าเท่านั้น—บริษัทที่ให้บริการวิชาชีพส่วนใหญ่ยังให้ความสำคัญกับ การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการแบบครบวงจรเพื่อเพิ่มโอกาสในการได้ลูกค้าใหม่และสร้างความพึงพอใจสูงสุด ซึ่งส่งผลต่อรายได้รวมในท้ายที่สุด 💸

คำแนะนำเพิ่มเติม

หากคุณกำลังมองหาเครื่องมือที่รวดเร็วเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงานของทีมคุณ ให้ลองใช้ClickUp Process Audit and Improvement Template ทันที มุมมองที่มีอยู่ในตัวช่วยให้คุณวิเคราะห์กระบวนการในธุรกิจของคุณอย่างละเอียดและระบุโอกาสในการเพิ่มประสิทธิภาพและกระแสเงินสด

5 ปัจจัยที่ส่งผลต่อประสิทธิภาพการดำเนินงาน

มีปัจจัยมากมายที่ส่งผลต่อประสิทธิภาพในการดำเนินงานของคุณ—นี่คือห้าปัจจัยสำคัญ:

1. ผลผลิต

นี่คือการได้รับประโยชน์สูงสุดจากกำลังคนของคุณ—คุณต้องมองไปที่ด้านต่าง ๆ เช่น ประสิทธิภาพการผลิตของแรงงาน, โปรแกรมฝึกอบรมพนักงาน, และการผสานรวมขององค์ประกอบทางเทคโนโลยี (เช่นเครื่องมืออัตโนมัติกระบวนการเพื่อลดภาระงานด้านการบริหาร) เพื่อช่วยให้ทีมของคุณทำงานได้รวดเร็วขึ้น

2. สภาวะตลาด

ประสิทธิภาพการดำเนินงานสามารถเชื่อมโยงอย่างใกล้ชิดกับสภาพตลาดในอุตสาหกรรมบางประเภทได้ ตัวอย่างเช่น หากมาตรฐานอุตสาหกรรม ความต้องการ หรือความต้องการของผู้บริโภคเปลี่ยนแปลงบ่อยเกินไป การดำเนินงานและกระบวนการของธุรกิจของคุณจะต้องปรับขนาดขึ้นหรือลงเพื่อให้ยังคงมีประสิทธิภาพ

3. ตัวชี้วัดประสิทธิภาพ

ตัวชี้วัดประสิทธิภาพช่วยให้คุณทราบถึงอัตราประสิทธิภาพการดำเนินงานของคุณผ่านหลายตัวชี้วัด เช่น:

4. เศรษฐกิจจากขนาด

สำหรับบริษัทการผลิต การผลิตสินค้าเพิ่มขึ้นช่วยให้ต้นทุนการผลิตต่อหน่วยลดลง ดังนั้น การกำหนดขนาดการผลิตที่เหมาะสมจึงเป็นส่วนสำคัญของการบริหารจัดการการผลิตที่มีประสิทธิภาพ

5. วัฒนธรรมองค์กร

วัฒนธรรมองค์กรเชิงบวกที่เน้นนวัตกรรมและการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องสามารถนำไปสู่กระบวนการผลิตที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นได้ องค์กรที่มีโครงสร้างลำดับชั้นสูงมักจะประสบกับปัญหาโครงสร้างที่แข็งตัวและการตัดสินใจที่ล่าช้าสำหรับการปรับปรุงกระบวนการ

เคล็ดลับ: ต้องการให้ทีมของคุณมีความคล่องตัวและมีประสิทธิภาพในทุกขนาดของการผลิตหรือไม่? ใช้มุมมองทีมใน ClickUpเพื่อทบทวนปริมาณงานของทีมและความสามารถในอนาคต และตัดสินใจเกี่ยวกับกระบวนการอย่างรวดเร็วโดยอิงจากข้อมูล 💡

การเปรียบเทียบประสิทธิภาพการดำเนินงานและผลผลิต

แม้ว่าคุณจะเข้าใจถึงความสำคัญของประสิทธิภาพและบทบาทของมันในการขับเคลื่อนประสิทธิภาพการดำเนินงานแล้วก็ตาม แต่การเข้าใจความแตกต่างระหว่างสองแนวคิดนี้ก็เป็นสิ่งสำคัญไม่แพ้กันเพื่อจัดการการดำเนินงานทางธุรกิจของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ

สองแนวคิดนี้อาจดูคล้ายกัน แต่มีนัยสำคัญที่แตกต่างกันสำหรับกลยุทธ์การดำเนินงานของคุณ:

การให้ความสำคัญกับการทำให้การดำเนินงานของคุณมีประสิทธิภาพเทียบกับการเพิ่มผลผลิตนั้น ขึ้นอยู่กับสถานะของธุรกิจของคุณเป็นอย่างมาก ตัวอย่างเช่น หากคุณเพิ่งเริ่มต้น คุณสามารถผลักดันเป้าหมายทางธุรกิจของคุณได้ด้วยการเพิ่มผลผลิตมากขึ้น—กลยุทธ์ทางการเงินของคุณอาจเป็นการทำงานให้เสร็จอย่างรวดเร็วเพื่อเติบโตอย่างรวดเร็วภายใต้ข้อจำกัดของทรัพยากร

แต่หากคุณกำลังดำเนินธุรกิจที่มั่นคงและดำเนินกิจการมาสักระยะหนึ่งแล้ว คุณอาจต้องการมุ่งเน้นไปที่การเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานเพื่อสร้างผลกำไรที่มากขึ้น 🌱

เหตุผลในการปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงาน

เนื่องจากสภาพแวดล้อมทางธุรกิจในปัจจุบันมีการแข่งขันสูง การบรรลุประสิทธิภาพการดำเนินงานที่สูงขึ้นจึงไม่ใช่ทางเลือกอีกต่อไป—มันคือความจำเป็น คุณจำเป็นต้องมั่นใจว่าทุกหน้าที่ในธุรกิจของคุณทำงานได้อย่างดีที่สุดและไม่ใช้ทรัพยากรมากเกินไปโดยไม่มีส่วนร่วมมากนัก

แต่ ทำไมคุณควรให้ความสำคัญกับ ประสิทธิภาพการดำเนินงาน? นี่คือเหตุผลที่น่าสนใจ:

💰 ลดต้นทุน: เมื่อคุณดำเนินกิจการอย่างมีประสิทธิภาพ คุณจะใช้ทรัพยากรน้อยลงเพื่อให้ได้งานเท่าเดิม ซึ่งช่วยประหยัดเงินของคุณ

🔥 เสริมสร้างภาพลักษณ์แบรนด์: ความมีประสิทธิภาพในการดำเนินงานช่วยสร้างความมั่นคงในที่ทำงานและส่งเสริมการสร้างทีมที่มีประสิทธิภาพและมีแรงจูงใจ ซึ่งนำไปสู่ภาพลักษณ์ที่ดีของบริษัทจากรายงานปี 2024ของ Harvard Business Review พบว่าพนักงานมีความสนใจในบริษัทที่มอบความมั่นคงและความปลอดภัยในการทำงานมากขึ้น

🥰 พัฒนาการความพึงพอใจของลูกค้า: เมื่อคุณมีประสิทธิภาพ ลูกค้าของคุณจะได้รับสิ่งที่ต้องการได้เร็วขึ้นและผิดพลาดน้อยลง สิ่งนี้ยังช่วยดึงดูดลูกค้าที่มีศักยภาพมากขึ้นให้กับธุรกิจของคุณ

🤼 ความได้เปรียบในการแข่งขัน: การมีประสิทธิภาพสามารถทำให้คุณดีกว่าคู่แข่งได้ หากคุณสามารถส่งมอบสินค้าหรือบริการที่ยอดเยี่ยมได้อย่างรวดเร็ว คุณก็จะโดดเด่นในตลาด

💸 เพิ่มผลกำไร: ประโยชน์ทั้งหมดข้างต้นช่วยให้คุณทำเงินได้มากขึ้น ด้วยการประหยัดต้นทุนการดำเนินงานและทำงานได้มากขึ้น ธุรกิจของคุณจึงมีกำไรมากขึ้น

การวัดประสิทธิภาพการดำเนินงาน: ตัวชี้วัด

ตามที่เราได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ ประสิทธิภาพการดำเนินงานถูกแสดงในเชิงคณิตศาสตร์เป็นอัตราส่วนประสิทธิภาพการดำเนินงาน ซึ่งเป็นตัวชี้วัดที่ครอบคลุมหลายด้าน และทีมบัญชีใช้เทคนิคและสูตรหลากหลายในการคำนวณ

ในรูปแบบที่ง่ายที่สุด คุณสามารถคำนวณอัตราส่วนประสิทธิภาพการดำเนินงานของคุณได้โดยใช้สูตรนี้:

(ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน + ต้นทุนขาย/COGS) ÷ รายได้รวม หรือ ยอดขายสุทธิ*

อัตราส่วนหรือเปอร์เซ็นต์นี้บอกคุณว่าเงินรายได้ของคุณถูกใช้ไปกับค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานมากน้อยเพียงใด ในการประเมินสถานะของคุณ ให้เปรียบเทียบเปอร์เซ็นต์นี้กับมาตรฐานของอุตสาหกรรม อัตราประสิทธิภาพในอดีตของคุณ หรือเกณฑ์มาตรฐานที่คล้ายคลึงกัน

ต้นทุนขาย = (สินค้าคงเหลือต้นงวด + การซื้อ) – สินค้าคงเหลือปลายงวด*

ตัวอย่าง

สมมติว่าคุณเป็นเจ้าของบริษัทที่ผลิตเฟอร์นิเจอร์ ในการวัดประสิทธิภาพการดำเนินงาน คุณจะต้องรวบรวมข้อมูลค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานทั้งหมดก่อน ซึ่งรวมถึงต้นทุนวัสดุ ค่าแรง ค่าสาธารณูปโภค การจัดการสินค้าคงคลัง และค่าใช้จ่ายทั่วไป สมมติว่าค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานทั้งหมดและต้นทุนขายสินค้าของคุณในเดือนนี้รวมเป็นเงิน 50,000 ดอลลาร์

ต่อไป คุณจะคำนวณรายได้รวมทั้งหมดที่ได้จากการขายสินค้าเฟอร์นิเจอร์ของคุณในเดือนเดียวกัน สมมติว่ารายได้รวมทั้งหมดของคุณในเดือนนั้นคือ $100,000

เพื่อวัดประสิทธิภาพการดำเนินงาน คุณจะใช้สูตรข้างต้นและได้ผลลัพธ์ดังนี้:

อัตราส่วนประสิทธิภาพการดำเนินงาน = $50,000 ÷ $100,000 ⇒ 0. 5

ดังนั้น ประสิทธิภาพการดำเนินงานของคุณในเดือนนี้คือ 0.5 หรือ 50% ซึ่งหมายความว่าสำหรับทุกๆ 1 ดอลลาร์ที่คุณได้รับเป็นรายได้ คุณใช้จ่ายไป 0.50 ดอลลาร์ในค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน คุณสามารถนำเปอร์เซ็นต์นี้ไปเปรียบเทียบกับมาตรฐานอุตสาหกรรมหรือเป้าหมายของคุณเองเพื่อประเมินผลการดำเนินงานของธุรกิจได้

เป้าหมายคือการรักษาเปอร์เซ็นต์นี้ให้ต่ำที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ หากมันสูงเกินไป อาจหมายความว่าคุณกำลังใช้จ่ายในการดำเนินธุรกิจมากเกินไปเมื่อเทียบกับรายได้ที่คุณได้รับ

ตัวชี้วัดผลการดำเนินงานอื่น ๆ

ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการใช้KPI อื่น ๆ อีกมากมายเพื่อวัดประสิทธิภาพ เช่น:

7 ขั้นตอนเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน

ประโยชน์มีมากมายหลายประการ—ประสิทธิภาพการผลิตที่สูงขึ้นเนื่องจากการลดต้นทุน, ประสิทธิภาพทางธุรกิจที่ดีขึ้น, และกำไรจากการดำเนินงานที่เพิ่มขึ้น. แต่คุณจะสามารถบรรลุสมดุลนี้ได้อย่างไร?

เรามีขั้นตอนมาตรฐาน (ไม่มีลำดับเฉพาะ) ที่จะช่วยคุณ! เราจะแสดงฟังก์ชันการทำงานบางส่วนภายในClickUp ซึ่งเป็นโซลูชันการจัดการโครงการและการดำเนินงานที่ออกแบบมาเพื่อรักษาประสิทธิภาพของทีม 💗

ขั้นตอนที่ 1: ระบุพื้นที่สำหรับการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องผ่านแผนผังกระบวนการ

ทำให้เป็นนิสัยในการทบทวนการดำเนินงานของคุณอย่างสม่ำเสมอ เพื่อค้นหาขั้นตอนที่ซ้ำซ้อนและโอกาสในการลดต้นทุน

ในการปรับปรุงกระบวนการ ให้เริ่มต้นด้วยการทำความเข้าใจว่ากระบวนการทำงานอย่างไร วิเคราะห์แต่ละขั้นตอนโดยใช้ภาพประกอบ เช่นแผนผังกิจกรรมหรือแผนภาพเลนว่ายน้ำเพื่อดูว่าเพื่อนร่วมทีมของคุณมีปฏิสัมพันธ์กับกระบวนการอย่างไร การฝึกนี้จะเผยให้เห็นจุดที่กระบวนการทำให้การผลิตล่าช้าหรือใช้ทรัพยากรโดยไม่จำเป็น

คุณสามารถมองเห็นภาพการทำงานของทีมบนแผนผังความคิด ClickUp ได้ คุณสมบัตินี้ช่วยให้คุณสามารถออกแบบเครือข่ายของงานที่เชื่อมโยงกันด้วยการลากและวาง ใช้เครือข่ายนี้เพื่อวางแผนเส้นทางปฏิบัติการที่มีประสิทธิภาพสูงสุด ระบุพื้นที่ที่ไม่มีประสิทธิภาพ และติดตามงานต่างๆ

หากคุณไม่ต้องการเริ่มต้นจากศูนย์ClickUp มีเทมเพลตสำหรับการวางแผน กระบวนการและการจัดทำแผนปฏิบัติการ พวกเขาได้ออกแบบแผนผังไว้ล่วงหน้าเพื่อช่วยให้คุณแยกกระบวนการออกเป็นขั้นตอนและมองเห็นการปรับเปลี่ยนได้อย่างชัดเจน

ตัวอย่างเช่นคุณสามารถใช้เทมเพลตกระดานไวท์บอร์ดแผนผังกระบวนการของ ClickUpเพื่อกำหนดโครงร่างกระบวนการในแต่ละขั้นตอนที่แบ่งตามสี

ขั้นตอนที่ 2: จัดหมวดหมู่ปัญหาที่ค้นพบ

ตอนนี้คุณได้วางแผนกระบวนการของคุณแล้ว ถึงเวลาที่จะดูว่า อะไรที่ได้ผลดีและอะไรที่ต้องปรับปรุง ให้ดูอย่างใกล้ชิดในส่วนที่ทีมของคุณทำงานได้ดีเยี่ยม บรรลุเป้าหมาย และผลิตงานที่มีคุณภาพสูง คิดถึงวิธีที่คุณสามารถทำให้ส่วนที่ดีเหล่านี้ดียิ่งขึ้นเพื่อประสิทธิภาพสูงสุด 💫

ในทางกลับกัน ให้ค้นหาส่วนที่ทำงานไม่ดีเพื่อหาวิธีแก้ไขที่ตรงจุด คอยสังเกตปัญหาทั่วไปเหล่านี้:

ขั้นตอนที่ 3: รักษาความคืบหน้าของงานให้เป็นไปตามแผน

หนึ่งในเหตุผลที่การดำเนินงานเกิดความยุ่งเหยิงก็คือการจัดการงานที่ไม่ดี เมื่อสมาชิกในทีมไม่ชัดเจนว่าพวกเขาควรทำอะไร พวกเขาอาจทำไปตามความรู้สึก ซึ่งอาจใช้ได้ผลดีในระยะหนึ่ง แต่สามารถนำไปสู่ปัญหาในภายหลัง งานบางอย่างอาจถูกลืม ซึ่งอาจทำให้กระบวนการ โครงการ หรือแม้แต่ธุรกิจทั้งหมดเสียหายได้ 🫣

เพื่อให้กระบวนการทำงานของคุณมีประสิทธิภาพอยู่เสมอ ให้ใช้เครื่องมือจัดการงานของ ClickUp ซึ่งออกแบบมาเพื่อจัดระเบียบงานทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียว คุณสามารถสร้างงานใหม่ได้อย่างง่ายดายและเพิ่มฟิลด์ที่กำหนดเองสำหรับรายละเอียดที่ละเอียด เช่น ผู้รับผิดชอบ วันที่ครบกำหนด และระดับความสำคัญ

ClickUpช่วยให้คุณเพิ่มความคิดเห็นและคำแนะนำในแต่ละงานได้เพื่อให้ผู้รับมอบงานดำเนินการได้อย่างราบรื่น นอกจากนี้คุณยังสามารถตั้งค่างานที่เกิดซ้ำและตรวจสอบได้ว่าไม่มีข้อล่าช้าในกระบวนการผลิตของคุณ

ขั้นตอนที่ 4: เสริมสร้างการสื่อสารและการทำงานร่วมกันระหว่างแผนก

เมื่อการทำงานร่วมกันของทีมระหว่างแผนกต่าง ๆ ไม่เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ อาจทำให้กระบวนการทำงานของคุณช้าลง และก่อให้เกิดปัญหาเช่น ความเข้าใจผิด การติดขัด การพลาดกำหนดเวลา และงานที่มีคุณภาพต่ำลงได้ เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน จึงมีความสำคัญที่จะต้องส่งเสริมการสื่อสารที่ชัดเจนและการทำงานเป็นทีม 👫

ด้วยมุมมองแชทของ ClickUp คุณสามารถสร้างห้องแชทแยกสำหรับแต่ละแผนกได้ เพื่อให้มั่นใจว่าผู้มีส่วนเกี่ยวข้องทุกฝ่ายในกระบวนการดำเนินงานจะได้รับข้อมูลที่เกี่ยวข้อง สมาชิกในทีมสามารถใช้สำหรับการถามคำถามสั้น ๆ การชี้แจง หรือให้ข้อเสนอแนะ แทนที่จะต้องส่งอีเมลไปมา

คุณสามารถแท็กสมาชิกในทีมเพื่อให้พวกเขาเห็นและให้ความสนใจกับปัญหาที่ติดขัดได้อย่างรวดเร็ว และทำให้การสนทนาเป็นระเบียบเรียบร้อย นอกจากนี้ คุณยังสามารถ เพิ่มความคิดเห็นหรือแสดงความรู้สึกด้วยอีโมจิ เพื่อทำให้การทำงานร่วมกันสนุกยิ่งขึ้น 🗣️

หากทีมปฏิบัติการของคุณกำลังประสบปัญหาในการวางแผนงานระหว่างแผนกClickUp Whiteboardsสามารถช่วยได้ เครื่องมือนี้ช่วยให้คุณและทีมของคุณสามารถรวมตัวกันจากทุกที่และระดมความคิดวางแผนกำลังการผลิต มาตรฐานกระบวนการของแต่ละแผนก และหารือเกี่ยวกับปัญหาที่อาจเกิดขึ้นบนกระดานภาพที่มองเห็นได้อย่างชัดเจน คุณยังสามารถเปลี่ยนความคิดให้เป็นงานได้ทันทีและเชื่อมโยงกับเอกสาร เช่น SOP เพื่อเพิ่มบริบทได้อีกด้วย

ขั้นตอนที่ 5: เก็บบันทึกการดำเนินงานของคุณให้โปร่งใส

เอกสารที่กระจัดกระจายเป็นอีกเหตุผลหนึ่งที่ทีมประสบปัญหาความไม่มีประสิทธิภาพในการดำเนินงาน หากพนักงานของคุณใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการขอข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการทำงานบางอย่างหรือการค้นหาเอกสารกระบวนการสนับสนุน พวกเขากำลังเสียทักษะที่มีค่า และคุณกำลังสูญเสียเงิน

นั่นคือเหตุผลที่ผู้จัดการที่ประสบความสำเร็จให้ความสำคัญกับการใช้ซอฟต์แวร์จัดการเอกสารแบบรวมศูนย์เพื่อรักษาข้อมูลให้เป็นระเบียบ หากคุณใช้ ClickUp คุณสามารถสร้าง จัดเก็บ และแก้ไขเอกสารของคุณได้โดยใช้ClickUp Docs ด้วยคุณสมบัติต่างๆ เช่น แท็ก และ การค้นหาแบบสากล เพื่อนร่วมทีมของคุณจะไม่ต้องเสียเวลาในการค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานอีกต่อไป! 🧐

คุณและเพื่อนร่วมงานของคุณสามารถแก้ไขเอกสารพร้อมกันได้แม้ว่าคุณจะไม่ได้อยู่ในที่เดียวกันก็ตาม คุณยังสามารถเชื่อมต่อเอกสารของคุณกับงานต่างๆ เพื่อเพิ่มเนื้อหาเพิ่มเติมให้กับงานเหล่านั้นได้อีกด้วย

ในเอกสารฟีเจอร์การตรวจจับการทำงานร่วมกันช่วยให้คุณเห็นได้ว่าใครกำลังแสดงความคิดเห็น แก้ไข หรือแม้แต่กำลังดูงานเดียวกันกับคุณอยู่ ฟีเจอร์นี้ช่วยป้องกันการทำงานซ้ำซ้อน โดยเฉพาะในทีมที่ทำงานทางไกล

ขั้นตอนที่ 6: ใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อความพึงพอใจของทีมและลูกค้า

คุณพบว่าทีมของคุณใช้เวลามากเกินไปกับงานที่ซ้ำซากและไม่ได้เพิ่มคุณค่ามากนักหรือไม่? การทำให้งานเหล่านี้เป็นระบบอัตโนมัติสามารถช่วยองค์กรของคุณได้อย่างมาก ช่วยประหยัดเวลา ทำให้ทีมของคุณมีความสุขมากขึ้น ลดข้อผิดพลาด และทำให้การดำเนินงานของคุณมีประสิทธิภาพ ⚙️

ด้วยClickUp Automations คุณมี 100+ ระบบอัตโนมัติพร้อมใช้งาน ให้เลือก ซึ่งสามารถช่วยคุณในการทำงานอัตโนมัติ เช่น การมอบหมายงาน การส่งอีเมลถึงลูกค้า การยกระดับตั๋ว การตั้งลำดับความสำคัญ การแสดงความคิดเห็น และการอัปเดตสถานะ

หากคุณไม่สามารถหาการทำงานอัตโนมัติที่เหมาะสมได้ คุณสามารถสร้างเองได้ คุณมีสิทธิ์เลือกว่าจะให้อะไรเป็นตัวกระตุ้นการทำงานอัตโนมัติ เงื่อนไขที่ต้องมี และให้ดำเนินการอะไรคุณยังสามารถใช้การทำงานอัตโนมัติแบบบูรณาการเพื่อเชื่อมต่อ ClickUp กับแอปอื่นๆ ที่คุณใช้ได้อีกด้วยซึ่งจะช่วยลดการสลับบริบทและให้คุณควบคุมงานของคุณได้จากแพลตฟอร์มเดียวนั่นคือประสิทธิภาพสูงสุด!

ขั้นตอนที่ 7: ตรวจสอบตัวชี้วัดประสิทธิภาพ (KPI) และกรอบเวลา พร้อมทั้งติดตามผลการดำเนินงาน

แดชบอร์ดใน ClickUpช่วยให้คุณสามารถแทนที่รายงานประจำสัปดาห์ที่รกกล่องอีเมลของผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการได้อย่างง่ายดาย ด้วยแดชบอร์ด คุณสามารถ สร้าง แสดง และโต้ตอบกับตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก (KPIs) ทั้งหมดของคุณได้ในที่เดียว

คุณไม่จำเป็นต้องมีทักษะพิเศษใดๆ ในการสร้างสิ่งเหล่านี้ เพียงแค่ลากและวางเพื่อจัดระเบียบการ์ดแดชบอร์ดของคุณตามที่คุณต้องการ เพื่อให้คุณสามารถติดตาม KPI ของคุณได้แบบเรียลไทม์ 🙌

บางครั้ง เพียงแค่เปลี่ยนมุมมองเล็กน้อยก็สามารถช่วยให้คุณมองเห็นปัญหาในการดำเนินงานของคุณได้ นั่นคือเหตุผลที่ ClickUp มีมุมมองให้เลือกมากกว่า 15 แบบเพื่อให้คุณดูงานของคุณได้หลากหลายมุมมอง ทั้งภาพรวมและรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ 👀

มุมมองแผนภูมิแกนต์ของClickUp มอบมุมมองที่เหนือชั้นในการรักษาประสิทธิภาพการดำเนินงานของคุณ มันให้เส้นเวลาที่ชัดเจนของกระบวนการทำงานของคุณ—คุณสามารถ เห็น การพึ่งพาของงาน, ระยะเวลา, และกำหนดเส้นตาย—ทั้งหมดในที่เดียว นอกจากจะแสดงให้คุณเห็นว่าทุกอย่างอยู่ในตำแหน่งใดแล้ว ยังช่วยให้คุณมองเห็นปัญหาและปรับตารางเวลาได้บนหน้าเดียว

ในการใช้มุมมองนี้ เพียงเลือก Gantt จากตัวเลือกมุมมอง ตั้งชื่อ เพิ่มงานพร้อมวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุด และติดตามความคืบหน้าด้วยหมุดหมายและความสัมพันธ์ระหว่างงาน คุณยังสามารถ ส่งออกแผนภูมิ Gantt ของคุณเป็นไฟล์ PDF เพื่อแชร์กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอก ได้อีกด้วย

เมื่อพูดถึงการสร้างมุมมอง Gantt คุณสามารถทำได้สำหรับแต่ละโครงการของคุณที่ระดับ Space หรือ Folder เพื่อติดตามหลายโครงการพร้อมกัน

เคล็ดลับ: หากคุณต้องการเริ่มต้นอย่างรวดเร็วให้ใช้เทมเพลตประสิทธิภาพการดำเนินงานของ ClickUp ตรวจสอบและวิเคราะห์ KPI แบบเรียลไทม์ ระบุจุดคอขวด และร่วมมือกับสมาชิกในทีมเพื่อดำเนินการปรับปรุงที่ตรงเป้าหมายและขับเคลื่อนความสำเร็จ

เพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานให้สูงสุดด้วย ClickUp

การละเลยประสิทธิภาพในการดำเนินงานก็เหมือนกับการโยนเงินลงไปในกองไฟที่ลุกโชน มันคือเครื่องยนต์ที่ขับเคลื่อนความสำเร็จทางธุรกิจของคุณ ด้วยมัน คุณสามารถเปลี่ยนทุกดอลลาร์ที่ใช้จ่ายให้กลายเป็นสินทรัพย์ที่มีค่า และเปลี่ยนพนักงานทุกคนให้กลายเป็นพลังการผลิตที่ทรงพลัง

การทำตามขั้นตอนและกลยุทธ์ที่เราได้พูดคุยกันจะช่วยให้คุณมีความได้เปรียบในการแข่งขัน และคุณจำเป็นต้องมีเครื่องมืออย่าง ClickUp เพื่อนำไปใช้สมัครใช้ ClickUp วันนี้ และเริ่มก้าวไปสู่เป้าหมายทางธุรกิจของคุณอย่างเต็มกำลัง 💃