8 แม่แบบการปรับปรุงกระบวนการใน ClickUp & Word เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ

กระบวนการที่ไม่มีประสิทธิภาพคือจุดอ่อนขององค์กร ไม่เพียงแต่ลดประสิทธิภาพการทำงานของทีมคุณ แต่ยังสิ้นเปลืองทรัพยากรและก่อให้เกิดคอขวดอีกด้วย เมื่อเวลาผ่านไป อาจนำไปสู่ความไม่พอใจของลูกค้า การพลาดโอกาสทางธุรกิจ และการหมดไฟของพนักงาน

การระบุจุดที่ไม่มีประสิทธิภาพนั้นง่ายกว่าการวางแผนขั้นตอนเพื่อแก้ไขอย่างมาก โชคดีที่คุณไม่จำเป็นต้องทุบหัวกับกำแพงเพื่อพยายามหาคำตอบทุกอย่าง—เทมเพลตการปรับปรุงกระบวนการสามารถช่วยคุณได้! ส่วนที่เตรียมไว้ล่วงหน้าช่วยให้คุณสามารถปรับแต่งแผนที่แน่นหนาสำหรับการเปลี่ยนแปลงที่นำคุณค่ามาสู่องค์กรและทำให้การดำเนินธุรกิจราบรื่น ⛵

ในบทความนี้ เราจะวิเคราะห์ แม่แบบยอดนิยม 8 อันดับแรก เพื่อจัดระเบียบและบริหารการปรับปรุงกระบวนการ

อะไรคือแบบแผนการปรับปรุงกระบวนการ?

การปรับปรุงกระบวนการคือการวิเคราะห์กระบวนการภายในองค์กรของคุณเพื่อประเมินประสิทธิภาพและกำหนดขั้นตอนที่ชัดเจนสำหรับการเพิ่มประสิทธิภาพ การปรับแผนการปรับปรุงกระบวนการให้เหมาะสมไม่ใช่เรื่องง่าย คุณจำเป็นต้องตั้งเป้าหมายที่ชัดเจนจัดสรรทรัพยากร รวบรวมข้อมูล และกำหนดแนวทางที่ดีที่สุดในการดำเนินการ

เทมเพลตการปรับปรุงกระบวนการ (หรือเทมเพลตประสิทธิภาพกระบวนการ) เป็นทางลัดที่ช่วยให้คุณไปถึงเส้นชัยได้เร็วขึ้น พวกเขาช่วยคุณ กำหนดทุกขั้นตอนของแผน อย่างละเอียดและทำให้การวางแผนกระบวนการของคุณมีประสิทธิภาพและมุ่งเน้นผลลัพธ์ 💪

เทมเพลตเหล่านี้ช่วยให้คุณอยู่บนเส้นทางที่ถูกต้องและช่วยให้คุณดำเนินการปรับปรุงอย่างเป็นกลาง บันทึกทุกขั้นตอน และปรับแผนของคุณให้สอดคล้องกับเป้าหมายของบริษัท

วิธีเลือกเทมเพลตการปรับปรุงกระบวนการที่เหมาะสม

คุณสามารถค้นหาเทมเพลตการปรับปรุงกระบวนการได้หลายพันแบบทางออนไลน์. อย่างน่าเสียดาย, ไม่ใช่ทุกแบบที่มอบฟังก์ชันการทำงานเหมือนกัน.

คุณอาจต้องการค้นหาเทมเพลตที่มีคุณสมบัติดังต่อไปนี้:

8 แม่แบบแผนปรับปรุงกระบวนการเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ

เราได้ตรวจสอบเทมเพลตการปรับปรุงกระบวนการหลายสิบแบบและคัดเลือกแปดแบบที่ดีที่สุดซึ่งมีความง่ายในการใช้งาน, ความสามารถในการทำงาน, และความยืดหยุ่นในการปรับแต่ง. ลองดูและค้นหาแบบที่เหมาะกับคุณ! 🤓

1. แม่แบบโครงสร้างการแบ่งงานสำหรับการปรับปรุงกระบวนการด้วย ClickUp

การเป็นกัปตันของเรือปรับปรุงกระบวนการไม่ใช่เรื่องง่ายเลย.เทมเพลตโครงสร้างการแบ่งงานปรับปรุงกระบวนการของ ClickUpช่วยให้การนำทางโครงการที่ซับซ้อนและจุดติดขัดเป็นเรื่องง่าย. 🚢

ด้วยเทมเพลตนี้ คุณสามารถระบุจุดอ่อนของกระบวนการของคุณ วางแผนกลยุทธ์อย่างละเอียด มอบหมายงาน และติดตามความคืบหน้าได้อย่างง่ายดาย

เทมเพลตนี้มีมุมมองสามแบบที่ช่วยให้คุณดูโครงการของคุณจากมุมต่างๆ และรับประกันความโปร่งใสและการจัดระเบียบสูงสุด

เริ่มต้นด้วย มุมมองกิจกรรม—รายการที่คุณจะแยกย่อยการปรับปรุงกระบวนการของคุณออกเป็นกิจกรรมที่จัดการได้ง่ายขึ้น (งาน) สมมติว่าจุดสนใจของคุณคือการอัปเกรดเว็บไซต์ของบริษัท คุณอาจสร้างงานเช่น "ระบุเป้าหมาย," "อัปเดตเนื้อหา," "ปรับปรุงการออกแบบ," และ "ติดตามประสิทธิภาพ"

เมื่อคุณสร้างงาน คุณสามารถให้รายละเอียดเพิ่มเติมได้โดยใช้ฟิลด์กำหนดเองของ ClickUp เช่น ผู้รับผิดชอบ วันที่เริ่มต้นและวันครบกำหนด สถานะ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก และระยะของโครงการ คุณลักษณะสุดท้ายนี้เป็นเกณฑ์เริ่มต้นสำหรับการจัดกลุ่มงาน แต่คุณสามารถเปลี่ยนแปลงได้โดยกดปุ่ม "จัดกลุ่มตาม" ที่มุมขวาบนของหน้าจอ

มุมมองที่สองที่เทมเพลตนี้เสนอคือ มุมมองบอร์ดบอร์ดคัมบังนี้จะเปลี่ยนงานที่แสดงในมุมมองก่อนหน้าให้เป็นบัตรและจัดเรียงตามสถานะ (เช่น ยังไม่เริ่ม, อยู่ระหว่างการตรวจสอบ, หรือกำลังดำเนินการ) ใช้การออกแบบแบบลากและวางของ ClickUp เพื่อย้ายบัตรและเปลี่ยนสถานะงานได้ในไม่กี่คลิก

สุดท้ายนี้ คุณมี มุมมอง Gantt—แผนภูมิ Gantt ที่แสดงงานของคุณบนไทม์ไลน์ ซึ่งช่วยให้คุณวางแผนปริมาณงานโดยไม่ให้เกิดการทับซ้อน

2. แม่แบบการทำแผนผังกระบวนการ ClickUp

หากคุณต้องการให้โครงการปรับปรุงกระบวนการของคุณประสบความสำเร็จ คุณต้องวางแผนทุกขั้นตอนอย่างแม่นยำเหมือนเลเซอร์เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนและความเข้าใจผิด.เทมเพลตการวางแผนกระบวนการของ ClickUpช่วยให้คุณวางแผนไทม์ไลน์, ตารางเวลา, และปริมาณงานเพื่อมองเห็นทุกรายละเอียดและเตรียมทีมของคุณให้พร้อมสำหรับความสำเร็จ.

เมื่อมองแวบแรกแม่แบบงานนี้เป็น เพียงรายการสิ่งที่ต้องทำธรรมดา แต่รายการนี้เต็มไปด้วยฟีเจอร์ขั้นสูงที่ช่วยให้คุณแยกงานที่ท้าทายที่สุดออกเป็นขั้นตอนที่ง่ายต่อการปฏิบัติตามและวางแผนกระบวนการได้อย่างมืออาชีพ

รายการสิ่งที่ต้องทำเริ่มต้น ประกอบด้วยงานย่อย 22 รายการที่ช่วยให้คุณระบุกระบวนการที่ต้องการปรับปรุงและระบุรายละเอียดต่างๆ เช่น สมาชิกในทีมที่เกี่ยวข้อง ความรับผิดชอบและประเภทของแผนผังกระบวนการที่จะใช้เนื่องจาก ClickUp มีชื่อเสียงในด้านความสามารถในการปรับแต่ง คุณสามารถอัปเดตงานย่อยแต่ละรายการเพื่อให้สอดคล้องกับขั้นตอนและเป้าหมายของบริษัทของคุณ

คลิกที่งานย่อยเพื่อเพิ่มรายละเอียดเพิ่มเติม—สร้างรายการสิ่งที่ต้องทำที่เล็กลงเพื่อกำหนดกิจกรรมที่จำเป็นสำหรับการทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ แนบไฟล์ที่มีข้อมูลที่เป็นประโยชน์ และมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมเฉพาะ ClickUpช่วยให้คุณกำหนดความสัมพันธ์ระหว่างงานได้—ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีลำดับที่ถูกต้องโดยป้องกันไม่ให้งานเริ่มหรือเสร็จสิ้นก่อนงานที่เกี่ยวข้อง

เทมเพลตนี้ยังช่วยให้คุณติดตามเวลาและกำหนดวันครบกำหนดเพื่อตรวจสอบความคืบหน้าได้อย่างง่ายดาย

ความสวยงามของเทมเพลตงานใน ClickUp คือความหลากหลายในการใช้งาน เมื่อคุณกำหนดค่าเทมเพลตหนึ่งแล้ว คุณสามารถคัดลอกและทำซ้ำไปยังโปรเจกต์อื่นเพื่อประหยัดเวลาได้ คุณสามารถคัดลอกทั้งเทมเพลตหรือเฉพาะส่วนที่ต้องการก็ได้ ✨

3. แม่แบบการตรวจสอบและปรับปรุงกระบวนการ ClickUp

ถึงเวลาสวมหมวกนักสืบของคุณและตรวจสอบกระบวนการของคุณอย่างละเอียดถี่ถ้วน! ตรวจสอบว่ากระบวนการใดบ้างที่อาจได้รับประโยชน์จากการอัปเกรด และจัดทำแผนปรับปรุงด้วยเทมเพลตการตรวจสอบและปรับปรุงกระบวนการของ ClickUp! 🕵️

เทมเพลตนี้ช่วยให้คุณถอยกลับมาและมองกระบวนการของคุณอย่างเป็นกลาง วิเคราะห์ประสิทธิภาพของกระบวนการเพื่อเปิดเผยจุดอ่อนในด้านผลิตภาพการบริการลูกค้าและความพึงพอใจการจัดทำงบประมาณ และการสอดคล้องกับวิสัยทัศน์ของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย จากนั้นวางแผนเพื่อแก้ไขปัญหาเหล่านั้น

กรอบงานที่ครอบคลุมนี้แบ่งออกเป็นสี่ส่วน:

เมื่อคุณกำหนดงานในแต่ละส่วนทั้งสี่เสร็จแล้ว ให้ไปที่มุมมอง ภาพรวม. คุณจะเห็นงานทั้งหมดของคุณถูกจัดกลุ่มตามส่วนและสถานะที่เกี่ยวข้อง (เช่น ยังไม่ได้เริ่ม, ต้องทำ, กำลังดำเนินการ, อยู่ระหว่างการตรวจสอบ, และเสร็จสิ้นแล้ว).

มุมมองบอร์ด เป็นบอร์ดคัมบังที่แสดงงานของคุณเป็นบัตรและจัดหมวดหมู่ตามสถานะของงานนั้น ๆ คุณสามารถย้ายบัตรได้ด้วยการลากและวางอย่างง่ายเพื่อจัดการกับกระบวนการทำงานของคุณได้อย่างง่ายดาย

4. แม่แบบ SOP การปรับปรุงอย่างต่อเนื่องของ ClickUp

การปรับปรุงอย่างต่อเนื่องเป็นสิ่งสำคัญในการรักษาประสิทธิภาพสูงสุดและความคุ้มค่าด้านต้นทุน.แม่แบบ SOP การปรับปรุงอย่างต่อเนื่องของ ClickUpช่วยให้คุณบันทึกทุกขั้นตอนของแผนการปรับปรุงกระบวนการของคุณ, ทำให้แน่ใจว่าทุกคนในทีมอยู่ในความรับรู้, และติดตามความคืบหน้าของแผน.

ควรสังเกตว่านี่คือ เทมเพลตเอกสาร หากคุณไม่คุ้นเคยกับClickUp Docs นี่คือฟีเจอร์พิเศษที่ช่วยให้คุณสร้าง จัดการ จัดเก็บ แชร์ และทำงานกับเอกสารร่วมกับทีมของคุณภายใน ClickUp ได้ ใน ClickUp Docs คุณสามารถสร้างงาน เพิ่มผู้รับผิดชอบ เพิ่มรายการสิ่งที่ต้องทำ ใช้ClickUp AI(ผู้ช่วยเขียนที่ขับเคลื่อนด้วย AI ของแพลตฟอร์ม) และทำให้การจัดการเอกสารเป็นเรื่องง่าย

เทมเพลตเอกสารนี้ประกอบด้วยห้าส่วนที่ช่วยให้คุณระบุรายละเอียดที่สำคัญของแผนการปรับปรุงกระบวนการของคุณ ส่วนเริ่มต้นคือ:

5. แม่แบบ DMAIC ของ ClickUp

เพื่อเปลี่ยนแปลงกระบวนการให้ดีขึ้น คุณจำเป็นต้อง D กำหนดเป้าหมายของคุณ M วัด KPI A ทำการวิเคราะห์ข้อมูล I ปรับปรุงโดยการนำการเปลี่ยนแปลงที่เหมาะสมมาใช้ และ C ควบคุมผลลัพธ์เทมเพลต DMAIC ของ ClickUpช่วยให้คุณทำสิ่งเหล่านี้ได้และปรับปรุงกระบวนการโดยไม่ต้องเหนื่อยเลย! 🥵

เทมเพลตนี้สร้างขึ้นจากClickUp Whiteboardซึ่งเป็นกระดานดิจิทัลที่ช่วยให้คุณมองเห็นไอเดียของคุณได้ชัดเจน ระดมความคิดกับสมาชิกในทีม และพัฒนากลยุทธ์ต่างๆ มันช่วยให้คุณแสดงความคิดสร้างสรรค์และมุ่งเน้นไปที่เป้าหมายของคุณ—ในกรณีนี้คือการระบุกระบวนการที่ไม่มีประสิทธิภาพและร่างขั้นตอนเพื่อปรับปรุงให้ดีขึ้น

เทมเพลตประกอบด้วย ห้าส่วน ในรูปแบบของโน้ตติด:

แม่แบบจะแนะนำให้คุณทราบถึงสิ่งที่ต้องใส่ในแต่ละส่วน ตัวอย่างเช่น ในคอลัมน์ "กำหนด" คุณจะเห็นที่ว่าง "แทรกปัญหาที่นี่" ให้แทนที่ด้วยโครงร่างของกระบวนการที่คุณต้องการปรับปรุงและรายละเอียดที่เกี่ยวข้อง (เช่น อะไรที่ทำให้กระบวนการไม่มีประสิทธิภาพและข้อมูลที่สนับสนุนสิ่งนี้)

หลังจากกำหนดปัญหาในคอลัมน์แรกแล้ว ให้ใช้คอลัมน์ที่สองเพื่อระบุมาตรการที่สามารถช่วยคุณวัดความก้าวหน้าได้ ในคอลัมน์ที่สาม คุณจะรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลที่เกี่ยวข้องเพื่อดูว่าทุกอย่างเป็นไปตามแผนที่วางไว้หรือไม่ และคุณจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนอะไรบ้าง

ในคอลัมน์ที่สี่ (ปรับปรุง) คุณกำหนดวิธีแก้ปัญหาที่เป็นรูปธรรม ตัวอย่างเช่น หากกระบวนการที่ไม่มีประสิทธิภาพเกิดจากการสื่อสารผิดพลาดระหว่างสมาชิกในทีมบ่อยครั้ง วิธีแก้ปัญหาที่เป็นไปได้อาจเป็นการใช้แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันหรือการจัดตั้งลำดับชั้นและโครงสร้างการรายงานใหม่

ในคอลัมน์ที่ห้า คุณจะเห็นความสำเร็จของวิธีแก้ปัญหาที่นำมาใช้ 😍

6. แม่แบบไวท์บอร์ดกระบวนการ PDCA ของ ClickUp

เริ่มต้นการปรับปรุงกระบวนการของคุณอย่างรวดเร็วด้วยเทมเพลตกระดานไวท์บอร์ด PDCA ของ ClickUp

PDCA ย่อมาจาก วางแผน-ทำ-ตรวจสอบ-ปรับปรุง และเป็นตัวแทนของโมเดลสำหรับการดำเนินการเปลี่ยนแปลงโดยเน้นความร่วมมือของทีมและความโปร่งใส. เทมเพลตไวท์บอร์ดนี้สร้างขึ้นบนโมเดลนี้ และช่วยให้คุณสามารถแยกแยะโครงการที่ซับซ้อนที่สุดให้กลายเป็นกิจกรรมที่จัดการได้ง่าย แบ่งออกเป็น 4 ขั้นตอน: วางแผน, ทำ, ตรวจสอบ, และปรับปรุง.

ขั้นตอนแรกของการใช้เทมเพลตคือการไปที่ มุมมองรายการ และสร้างงาน ตัวอย่างเช่น หากกระบวนการที่ไม่มีประสิทธิภาพที่กำลังพิจารณาคือเว็บไซต์ที่ออกแบบไม่ดี คุณอาจตั้งค่างานเช่น "สร้างบทความบล็อก," "อัปเกรดอินเทอร์เฟซ," และ "ติดตามประสิทธิภาพ" คุณสามารถเพิ่มผู้รับผิดชอบ, วันที่ครบกำหนด,และระดับความสำคัญหรือรวมฟิลด์ที่กำหนดเองอื่นๆ เพื่อเพิ่มรายละเอียดของงานได้

ตอนนี้ ให้ไปที่ มุมมองไวท์บอร์ด และสร้างภาพแสดงงานที่กำหนดไว้ ทำได้โดยกด "ClickUp Cards" ในแถบเครื่องมือทางด้านซ้ายของหน้าจอและค้นหาข้อมูลที่ต้องการ

ตัวอย่างเช่น งาน "สร้างโพสต์บล็อก" สามารถเพิ่มเข้าไปในขั้นตอน ทำ ในขณะที่ "ติดตามประสิทธิภาพ" สามารถอยู่ภายใต้ ตรวจสอบ

7. แม่แบบกระบวนการ ClickUp FMEA Lean Six Sigma

ระบุความเสี่ยงของกระบวนการ และวางแผนเพื่อกำจัดความเสี่ยงเหล่านั้นด้วยเทมเพลต ClickUp Process FMEA Lean Six Sigma!

ก่อนที่จะเข้าสู่ฟังก์ชันของเทมเพลตนี้ ขอให้ทราบว่า Process FMEA และ Lean Six Sigma เป็นวิธีการปรับปรุงกระบวนการทำงาน Process FMEA (การวิเคราะห์โหมดความล้มเหลวและผลกระทบ)มุ่งเน้นไปที่การประเมินและระบุความล้มเหลวที่อาจเกิดขึ้น (ความเสี่ยง) ในกระบวนการ ในขณะที่ Lean Six Sigma มุ่งเน้นไปที่การกำจัดความล้มเหลวเหล่านั้น เทมเพลตนี้รวมวิธีการทั้งสองเข้าด้วยกันเพื่อช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายการปรับปรุงกระบวนการและเพิ่มประสิทธิภาพของบริษัทของคุณ

อย่าให้มุมมองที่หลากหลายที่นี่ทำให้คุณกลัว—การใช้และนำทางในเทมเพลตนั้นง่ายเมื่อคุณเข้าใจแล้ว

มุมมองแรกคือ มุมมองรายการ FMEA ซึ่งคุณจะสร้างรายการความล้มเหลวของกระบวนการ (ปัญหา) ที่เป็นไปได้ เทมเพลตนี้มีตัวอย่างที่ยอดเยี่ยมที่ช่วยให้คุณป้อนข้อมูลได้อย่างถูกต้อง ตัวอย่างเช่น คุณมีรายการปัญหาที่อาจเกิดขึ้นกับการถอนเงินจากตู้ ATM เช่น ตู้ไม่จ่ายเงินสดหรือหน้าจอทำงานผิดปกติ ทุกปัญหาได้รับการอธิบายอย่างละเอียดพร้อมคอลัมน์เช่น หน้าที่, ผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นหากล้มเหลว, ความรุนแรง, และความน่าจะเป็นที่จะเกิดขึ้น

มุมมองการคำนวณ RPN แสดงรายการงานของคุณและหมายเลข RPN (หมายเลขลำดับความสำคัญของความเสี่ยง) หมายเลขนี้คำนวณโดยการคูณระดับความปลอดภัยที่ประเมินไว้ ความน่าจะเป็นที่จะเกิดขึ้น และความเป็นไปได้ที่จะถูกตรวจพบ

โบนัส: ตรวจสอบ10 แม่แบบซิกซ์ซิกมาชั้นนำเพื่อยกระดับเกมการปรับปรุงกระบวนการของคุณ

8. แม่แบบแผนปรับปรุงโปรแกรมประมวลผลคำ โดย ProjectManagementDocs

แม่แบบที่มีตัวเลือกขั้นสูงและมุมมองหลายแบบอาจมอบความสามารถที่น่าทึ่ง แต่ไม่ใช่สิ่งที่ทุกคนต้องการ หากคุณต้องการเครื่องมือที่เรียบง่ายแต่สามารถช่วยคุณวิเคราะห์และจัดการกระบวนการ ระบุปัญหา และนำมาตรการที่เหมาะสมไปใช้ แม่แบบแผนปรับปรุงกระบวนการใน Word โดย ProjectManagementDocs อาจเป็นสิ่งที่ตรงกับความต้องการของคุณ

เทมเพลต Word นี้แบ่งแผนของคุณออกเป็น สี่ส่วน:

ในส่วนขอบเขตของกระบวนการ คุณจะระบุจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของกระบวนการที่คุณต้องการวิเคราะห์ ด้วยวิธีนี้ คุณจะมั่นใจได้ว่างานของคุณมุ่งเน้นไปที่กระบวนการโดยตรงโดยไม่มีการสูญเสียทรัพยากร

ส่วนการกำหนดค่ากระบวนการช่วยให้คุณแสดงภาพกระบวนการที่คุณต้องการปรับปรุงได้อย่างชัดเจน ซึ่งช่วยให้คุณสามารถระบุจุดที่ไม่มีประสิทธิภาพและกำหนดวิธีที่ดีที่สุดในการจัดการกับปัญหาเหล่านั้น

ในเมตริกกระบวนการ คุณกำหนดเกณฑ์เพื่อติดตามประสิทธิภาพและวัดความก้าวหน้า

เป้าหมายเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพ มุ่งเน้นไปที่เป้าหมายและเป็นตัวขับเคลื่อนการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง. นี่คือที่ที่คุณจะตั้งเป้าหมายที่สามารถวัดได้และเป็นจริงที่คุณต้องการบรรลุในอนาคต.

เทมเพลตการปรับปรุงกระบวนการ: ทางลัดสู่ประสิทธิภาพของคุณ

เทมเพลตที่ระบุไว้สามารถช่วยคุณ เปลี่ยนแปลงกระบวนการของคุณ และทำให้มีประสิทธิภาพและใช้งานได้จริง นอกจากนี้ เทมเพลตยังกระตุ้นให้เกิดการทำงานร่วมกันและเปิดโอกาสให้เพื่อนร่วมงานของคุณได้แสดงความคิดเห็นและมีส่วนร่วมอย่างแข็งขันในทุกส่วนของกระบวนการ

เทมเพลต ClickUp ที่คุณเห็นที่นี่เป็นเพียงส่วนหนึ่งของห้องสมุดที่น่าประทับใจของแพลตฟอร์ม ซึ่งมีตัวเลือกมากกว่า 1,000 รายการ—สำรวจได้ฟรี!