วิธีสร้างระบบการจัดการผู้ขายที่มีประสิทธิภาพ

ทุกองค์กรทำงานร่วมกับผู้จัดหาหลายรายสำหรับสิ่งต่าง ๆ มากมาย. นี่อาจเป็นการซื้อแลปท็อป/อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์อื่น ๆ, การจัดการเงินเดือน, การจัดการฝึกอบรม/เวิร์กช็อป, ความปลอดภัยในสำนักงาน, การตรวจสอบคุณภาพ,หรือการจ้างเหมาบริการการจัดการโครงการ.

การศึกษาแสดงให้เห็นว่าจำนวนผู้ให้บริการภายนอกที่องค์กรใช้ได้เพิ่มขึ้นในช่วงสองปีที่ผ่านมา แนวโน้มนี้จะยังคงดำเนินต่อไป

เพื่อจัดการเครือข่ายผู้จัดจำหน่ายที่เติบโตขึ้นนี้อย่างมีประสิทธิภาพและปลอดภัย คุณจำเป็นต้องมีระบบการจัดการผู้จัดจำหน่ายที่แข็งแกร่ง มาดูกันว่าเราจะสร้างระบบการจัดการผู้จัดจำหน่ายที่ใช้งานได้อย่างไร

การจัดการผู้ขายคืออะไร?

การจัดการผู้ขายคือกระบวนการรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้จัดหาและผู้ให้บริการขององค์กร ซึ่งรวมถึงกิจกรรมต่าง ๆ เช่น:

กระบวนการบริหารจัดการผู้จัดหาที่มีประสิทธิภาพเป็นพื้นฐานสำคัญในการดำเนินงานให้สำเร็จลุล่วงอย่างถูกต้อง กระบวนการนี้ช่วยให้องค์กรสามารถสร้างความสัมพันธ์เชิงกลยุทธ์กับซัพพลายเออร์ เพื่อรับประกันคุณภาพ ความน่าเชื่อถือ และความคุ้มค่าของสินค้าและบริการ นอกจากนี้ยังมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการดำเนินงานที่ราบรื่น การลดความเสี่ยง และการบริหารจัดการห่วงโซ่อุปทาน

นี่คือประโยชน์บางส่วนในรายละเอียด

ประโยชน์ของการบริหารจัดการผู้ขาย

การบริหารจัดการผู้ขายที่ประสบความสำเร็จมีความสำคัญไม่แพ้การบริหารจัดการแรงงานหรือประสบการณ์ของพนักงาน. มันช่วยให้องค์กรสามารถใช้ประโยชน์จากเครือข่ายของผู้จัดหา/ผู้ให้บริการเพื่อเพิ่มประโยชน์ร่วมกันให้สูงสุด. นี่คือวิธีการ.

การมองเห็นแบบละเอียด

ประโยชน์แรกและสำคัญที่สุดของการบริหารความสัมพันธ์กับผู้ขายที่ดีคือการมองเห็น (Visibility) ซึ่งช่วยให้องค์กรเข้าใจ:

ด้วยการติดตามกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับผู้จัดจำหน่ายแบบเรียลไทม์ คุณสามารถลดการสูญเสีย เสริมสร้างความปลอดภัย และเพิ่มประสิทธิภาพได้อย่างสูงสุด

เพิ่มผลผลิต

ระบบการจัดการผู้ขายช่วยเตรียมความพร้อมให้ผู้ขายประสบความสำเร็จ โดยระบุงานที่พวกเขาต้องทำ เกณฑ์การยอมรับ และกำหนดเวลา

สำหรับผู้ขาย ความชัดเจนนี้ช่วยให้กระบวนการส่งมอบสินค้า/บริการเป็นไปอย่างราบรื่น สำหรับทีมจัดซื้อขององค์กร ความชัดเจนนี้ช่วยให้ความสัมพันธ์เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยการบริหารจัดการผู้ขายที่ดี คุณสามารถ:

การลดความเสี่ยง

การจัดการผู้ขายช่วยในการกำหนดแนวทางเชิงกลยุทธ์เพื่อระบุและลดความเสี่ยง ไม่ว่าจะเป็นความไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดหรือการปฏิบัติงานที่ไม่เป็นไปตามเป้าหมาย ระบบการจัดการผู้ขายที่มีประสิทธิภาพควรมีกระบวนการ ระบบอัตโนมัติ และรายการตรวจสอบสำหรับ:

คุณสามารถใช้แนวทางการบริหารจัดการผู้ขายเพื่อดำเนินการตรวจสอบประวัติ ขอเปิดเผยข้อมูลทางการเงิน และตรวจสอบข้อมูลอ้างอิง เพื่อให้มั่นใจว่าผู้ขายไม่ก่อให้เกิดความเสี่ยงทางกฎหมายหรือการดำเนินงาน ด้วยการระบุและลดความเสี่ยงเหล่านี้ตั้งแต่เริ่มต้น คุณสามารถหลีกเลี่ยงการหยุดชะงักที่มีค่าใช้จ่ายสูง บทลงโทษทางกฎหมาย และความเสียหายต่อชื่อเสียงของคุณได้

ผลลัพธ์ด้าน ESG

เป้าหมายด้านสิ่งแวดล้อม สังคม และธรรมาภิบาล (ESG) กำลังมีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับองค์กรทั่วโลก ระบบการจัดการผู้จัดหาที่ดีช่วยให้การคัดเลือกผู้จัดหาสอดคล้องกับกลยุทธ์ ESG ของคุณ รวมถึงการปฏิบัติด้านแรงงาน ความหลากหลาย และการมีส่วนร่วมกับชุมชน

การจัดการเชิงกลยุทธ์

เครื่องมือการจัดการผู้ขายที่ดีให้ข้อมูลเชิงลึกที่มีค่าเกี่ยวกับรูปแบบการใช้จ่าย, ประสิทธิภาพของผู้ขาย, และแนวโน้มของตลาด, ซึ่งช่วยสนับสนุนการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์.

ตัวอย่างเช่น หากข้อมูลแสดงให้เห็นว่าคุณใช้จ่ายกับที่ปรึกษาด้านเทคโนโลยีมากขึ้น คุณอาจพิจารณาการจ้างทีมภายในองค์กรเป็นทางเลือกหนึ่ง

ในขณะที่คุณกำลังดำเนินการติดตั้งระบบที่มอบประโยชน์ด้านการจัดการผู้ขาย คุณอาจพบกับความท้าทายบางประการ

ความท้าทายในการบริหารจัดการผู้ขายและแนวทางแก้ไข

ความท้าทายที่เกี่ยวข้องกับระบบการจัดการผู้ขายสามารถเข้าใจได้ในการจัดการสัญญาและการลดความเสี่ยง

การจัดการสัญญา

สัญญาคือชุดข้อกำหนดและเงื่อนไขที่ครอบคลุมซึ่งกำหนดความสัมพันธ์ระหว่างผู้ขายกับบริษัท ซึ่งก่อให้เกิดความท้าทายต่างๆ เช่น:

ขนาด: หากคุณต้องทำการตรวจสอบหกครั้งสำหรับผู้ขายรายหนึ่ง เครือข่ายของผู้ขายเพียงสิบรายจะต้องให้คุณทำงานถึง 60 งาน การทำสิ่งนี้ด้วยตนเองสำหรับผู้ขายใหม่ทุกรายหรือการเจรจาสัญญาใหม่ทุกครั้งอาจเป็นเรื่องที่น่าเบื่อหน่าย

ความซับซ้อน: สัญญาอาจมีข้อกำหนดหลายข้อที่เชื่อมโยงกันเพื่อติดตามภาระผูกพัน, จุดสำคัญ, ผลลัพธ์, การชำระเงิน, การแก้ไขข้อพิพาท ฯลฯ ที่สำคัญกว่านั้น คุณไม่สามารถใช้สัญญาเดียวกันกับผู้ให้บริการซอฟต์แวร์และซัพพลายเออร์กาแฟของคุณได้: ยิ่งมีซัพพลายเออร์มาก เงื่อนไขก็ยิ่งซับซ้อนมากขึ้น

ความยืดหยุ่น: สัญญาถูกจัดทำขึ้นให้มีความเข้มงวดเพื่อให้สามารถบังคับใช้ได้ อย่างไรก็ตาม ธุรกิจจำเป็นต้องทำให้สัญญาเหล่านี้มีความยืดหยุ่นเพียงพอที่จะปรับตัวให้เข้ากับความต้องการทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไป การปรับปรุงกฎระเบียบ หรือปัญหาด้านประสิทธิภาพ

การปฏิบัติตาม: ในสัญญา ทั้งสองฝ่ายตกลงในเงื่อนไขที่เฉพาะเจาะจง การทำให้แน่ใจว่าทั้งสองฝ่ายปฏิบัติตามเงื่อนไขเหล่านี้ตลอดระยะเวลาของสัญญาอาจเป็นเรื่องที่ท้าทายอย่างมาก

การจัดการวงจรชีวิต: การจัดการวงจรชีวิตทั้งหมด รวมถึงการต่ออายุ การเจรจาต่อรองใหม่ และการยกเลิกสัญญา อาจมีความซับซ้อน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากสัญญาดังกล่าวมีระยะเวลายาวนานมาก

การมองเห็นและการบูรณาการ: รักษาฐานข้อมูลกลางของบันทึกที่สามารถเข้าถึงได้ทุกคนเมื่อจำเป็น ระบบที่ไม่สอดคล้องกันสามารถขัดขวางการไหลของข้อมูล นำไปสู่ความไม่มีประสิทธิภาพและข้อผิดพลาด

การประเมินความเสี่ยง

ปัญหาทั้งหมดที่กล่าวมาข้างต้นในการจัดการสัญญาถูกทำให้ซับซ้อนขึ้นด้วยความเสี่ยงที่เปิดโอกาสให้กับองค์กร ความท้าทายในการจัดการความเสี่ยงที่พบบ่อยที่สุดบางประการได้แก่:

มาตรฐาน: คุณไม่สามารถทำการประเมินความเสี่ยงแบบเดียวกันสำหรับผู้ขายทุกรายได้ อย่างไรก็ตาม การสร้างรายการตรวจสอบเฉพาะสำหรับผู้ขายแต่ละรายอาจเป็นเรื่องที่น่าเบื่อ

ความสม่ำเสมอ: การรับประกันความสม่ำเสมอในการประเมิน, การให้คะแนน, และการจัดลำดับความเสี่ยงในแผนกหรือหน่วยธุรกิจที่แตกต่างกันอาจทำให้กระบวนการจัดการผู้จัดจำหน่ายซับซ้อนขึ้น

ข้อจำกัดด้านทรัพยากร: การดำเนินการประเมินอย่างละเอียดต้องใช้ทรัพยากรจำนวนมากในด้านเวลา ความเชี่ยวชาญ และเทคโนโลยี

ความปลอดภัยทางไซเบอร์และความเป็นส่วนตัวของข้อมูล: การเปลี่ยนแปลงสู่ระบบดิจิทัลอย่างรวดเร็วทำให้การจัดการความเสี่ยงด้านความปลอดภัยทางไซเบอร์และความเป็นส่วนตัวของข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับผู้ขายมีความซับซ้อน

เพื่อเอาชนะความท้าทายเหล่านี้และเสริมสร้างการบริหารจัดการผู้จัดหาของคุณ คุณจำเป็นต้องมีเครื่องมือและกระบวนการที่เหมาะสม

วิธีสร้างระบบการจัดการผู้ขาย

การสร้างระบบการจัดการผู้จัดหาที่มีประสิทธิภาพไม่จำเป็นต้องพัฒนาซอฟต์แวร์ใหม่ คุณสามารถเลือกใช้ซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาเพื่อวัตถุประสงค์นี้โดยเฉพาะ หรือปรับใช้เครื่องมือการจัดการโครงการที่แข็งแกร่งเพื่อจัดการความสัมพันธ์กับผู้จัดหาของคุณได้

หลายองค์กรใช้ ClickUp สำหรับการจัดการความสัมพันธ์กับผู้ขาย การตั้งค่ากระบวนการ งาน รายการตรวจสอบ และการแจ้งเตือน หากคุณต้องการสร้างระบบการจัดการผู้ขายสำหรับองค์กรของคุณ นี่คือวิธีที่คุณสามารถทำได้

1. กำหนดความต้องการ

เริ่มต้นด้วยการกำหนดเป้าหมายและข้อกำหนดของระบบการจัดการผู้จัดหาให้ชัดเจน การกำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนจะช่วยนำทางการพัฒนาและการนำไปใช้ของระบบของคุณ

วัตถุประสงค์ทางธุรกิจทั่วไปบางประการที่องค์กรมักมุ่งหวังให้บรรลุผ่านกลยุทธ์การบริหารจัดการผู้ขาย ได้แก่:

2. ตั้งค่าซอฟต์แวร์การจัดการผู้ขาย

ตามความต้องการและข้อกำหนดที่คุณได้ระบุไว้ก่อนหน้านี้ ให้ตั้งค่าคุณลักษณะต่อไปนี้เพื่อสร้างรากฐานที่แข็งแกร่ง

คำขอเสนอราคา

ทุกความสัมพันธ์กับผู้ขายเริ่มต้นด้วยคำขอเสนอราคา (RFP)ตั้งค่าซอฟต์แวร์การจัดการการจัดซื้อของคุณเพื่อรวบรวมข้อมูลผ่านแบบฟอร์มมาตรฐานเดียว เปิดให้ข้อมูลผู้ขายนี้สามารถดูเป็นรายการ/เรียงตามแท็กเฉพาะเพื่อให้คุณสามารถคัดกรองและเปรียบเทียบหน่วยงานได้อย่างง่ายดาย

ClickUp formsเป็นสถานที่ที่ยอดเยี่ยมในการตั้งค่าสิ่งนี้ให้เป็นส่วนหนึ่งของการจัดการผู้ขายของคุณใช้เทมเพลตคำขอเสนอราคา (RFP) ของ ClickUpเพื่อเริ่มต้นได้ทันที

ประเมินความเสี่ยงของผู้ขาย

จัดตั้งการตรวจสอบความเสี่ยงมาตรฐานที่ประเมินผู้ขายในหลายมิติ เช่น สุขภาพทางการเงิน ความมั่นคงในการดำเนินงาน การปฏิบัติตามกฎระเบียบ และแนวปฏิบัติด้านความปลอดภัยทางไซเบอร์

คุณสามารถรวบรวมข้อมูลนี้ได้โดยใช้แบบฟอร์มของ ClickUp นอกจากนี้คุณยังสามารถตั้งค่างานพร้อมรายการตรวจสอบที่นำกลับมาใช้ใหม่ได้ เพื่อช่วยให้ทีมจัดซื้อเร่งกระบวนการให้เร็วขึ้น

บูรณาการ

เชื่อมต่อซอฟต์แวร์การจัดการผู้ขาย/ผู้รับเหมากับเครื่องมือต่างๆ ขององค์กร เช่น ERP, การออกใบแจ้งหนี้, การจัดการการชำระเงิน ฯลฯ เพื่อให้มั่นใจว่าการไหลของข้อมูลและกระบวนการทำงานเป็นไปอย่างราบรื่นทั่วทั้งระบบ เพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานและลดข้อผิดพลาดให้น้อยที่สุด

ClickUp สามารถเชื่อมต่อกับเครื่องมือมากกว่า 1,000 รายการ รวมถึง Zendesk, Dropbox, Google Suite และอื่นๆ

ปรับแต่ง

ปรับแต่งซอฟต์แวร์การจัดการผู้ขายของคุณให้เหมาะกับความต้องการเฉพาะของคุณ คลิกอัพมีมุมมองที่ทรงพลังมากกว่า 15 แบบ,แอปพลิเคชันที่สร้างขึ้นเองมากกว่า 35ตัว, เทมเพลตมากมาย, และการเชื่อมต่อที่หลากหลาย ช่วยให้คุณสร้างซอฟต์แวร์ได้ตามที่คุณต้องการอย่างแท้จริง

ดำเนินนโยบาย

บันทึกนโยบายและขั้นตอนที่ผู้ขายต้องปฏิบัติตาม และทำให้สามารถเข้าถึงได้โดยผู้ที่ต้องการใช้ ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการให้ผู้ขายของคุณอัปโหลดใบแจ้งหนี้เป็นไฟล์ PDF ไปยังระบบ ERP ของคุณ ให้เขียนขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน (SOP) พร้อมการสนับสนุนสำหรับการแก้ไขปัญหา

ClickUp Docsมอบอินเทอร์เฟซที่ทันสมัย มีชีวิตชีวา และใช้งานง่ายสำหรับการบันทึก SOPs ด้วย ClickUp Brain คุณยังสามารถถามและได้รับคำตอบโดยไม่ต้องเสียเวลาค้นหา

ตรวจสอบให้แน่ใจว่านโยบายเหล่านี้สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กรและมาตรฐานทางกฎหมาย ใช้แบบสัญญาให้เป็นประโยชน์

อัตโนมัติ

ใช้ระบบการจัดการผู้จัดจำหน่ายเพื่อรวมศูนย์และทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติ แทนที่จะได้รับใบเสนอราคาทางอีเมลและรวบรวมด้วยตนเอง ให้ตั้งค่าแม่แบบคำขอใบเสนอราคา (RFQ)ที่ทำให้การรวบรวมข้อมูลง่ายขึ้น

ClickUp Automations ยังช่วยให้คุณสามารถทำงานประจำได้โดยอัตโนมัติ ระบบการทำงานอัตโนมัติที่มีคุณค่ามากที่สุดในด้านการจัดการผู้ขาย ได้แก่:

เมื่อซอฟต์แวร์การจัดการผู้จัดจำหน่ายถูกติดตั้งแล้ว ถึงเวลาที่จะจัดการความสัมพันธ์ของคุณ

3. จัดการความสัมพันธ์กับผู้ขาย

บนเครื่อง

สร้างกระบวนการรับสมัครผู้จัดหาที่มีโครงสร้างเพื่อให้แน่ใจว่าผู้จัดหาใหม่ทุกรายปฏิบัติตามมาตรฐานและข้อกำหนดขององค์กรของคุณ

สื่อสาร

จัดให้มีการตรวจสอบและประชุมทบทวนกับผู้ขายของคุณเป็นประจำ เชิญพวกเขาแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับงานและงานย่อยต่างๆ เพื่อให้พวกเขาสามารถชี้แจงสิ่งต่างๆ ได้ตามบริบทและแบบเรียลไทม์

ใช้มุมมองแชทของ ClickUpเพื่อรวบรวมการสนทนากับผู้ขายและตอบกลับอย่างมีประสิทธิภาพ

ประเมิน

กำหนดตัวชี้วัดประสิทธิภาพที่ชัดเจน และจัดตั้งกระบวนการติดตามและประเมินผลอย่างสม่ำเสมอ

หากคุณเป็นมือใหม่ในการสร้างระบบการจัดการผู้ขาย ไม่ต้องกังวลเลย.แบบรายการตรวจสอบการจัดการผู้ขายของ ClickUpคือจุดเริ่มต้นที่เหมาะอย่างยิ่ง. นี่คือโซลูชันแบบครบวงจรสำหรับการจัดการผู้ขาย ตั้งแต่การตรวจสอบเบื้องต้นไปจนถึงการประเมินผลการทำงาน.

4. ปรับปรุงให้ดีขึ้นอย่างต่อเนื่อง

เมื่อเวลาผ่านไป คุณจะเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับกระบวนการจัดการผู้ขายของคุณ ซึ่งคุณสามารถนำไปปรับปรุงเครื่องมือของคุณได้เช่นกัน ตัวอย่างเช่น หากการออกใบแจ้งหนี้มีข้อผิดพลาดบ่อย คุณสามารถใช้ ClickUp Clips สำหรับการสอนกระบวนการจับภาพหน้าจอได้

หากคุณมีผู้ขายจากหลายภูมิภาค คุณสามารถตั้งค่าฟิลด์ที่กำหนดเองสำหรับสกุลเงินได้ คุณสามารถตั้งค่าคำเตือนการพึ่งพาได้หากคุณมีผู้ขายสองรายที่ทำงานในกระบวนการเดียวกัน

เรียนรู้จากความสัมพันธ์กับผู้ขายของคุณ และลงทุนในความต่อเนื่องของการปรับปรุง

เสริมสร้างกระบวนการบริหารจัดการผู้จัดหาของคุณด้วย ClickUp

วัตถุประสงค์หลักของการไปหาผู้จัดหาคือเพื่อลดภาระงานของทีมภายใน การดำเนินการทั้งหมดจะไร้ประโยชน์หากการจัดการผู้จัดหาสร้างภาระงานเพิ่มเติมให้กับทีมโครงการ/การจัดซื้อของคุณ

ดังนั้น ระบบการจัดการผู้จัดหาที่มีโครงสร้างดีจึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง ClickUpซอฟต์แวร์จัดการโครงการฟรีที่มีความยืดหยุ่นและสามารถปรับแต่งได้ ทำให้เหมาะสำหรับการจัดการผู้จัดหาเช่นกัน

มันช่วยคุณจัดการวงจรชีวิตทั้งหมดตั้งแต่การรับผู้จัดหาใหม่จนถึงการออกจากระบบ. มันยืดหยุ่น, ปรับแต่งได้, และออกแบบมาเพื่อความต้องการของคุณ. มันทำให้กระบวนการมีประสิทธิภาพมากขึ้นและทำให้ระบบการทำงานเป็นอัตโนมัติ.

มันมีประโยชน์ต่อทั้งคุณและผู้จัดจำหน่าย.ลองใช้ ClickUp วันนี้ฟรี!

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับระบบการจัดการผู้ขาย

1. คุณหมายถึงอะไรเมื่อพูดถึงการจัดการผู้ขาย?

การจัดการผู้ขายหมายถึงวิธีที่องค์กรบริหารจัดการความสัมพันธ์กับผู้จัดหาและผู้ให้บริการ ซึ่งรวมถึงการเลือกผู้ขาย การเจรจาสัญญา การควบคุมต้นทุน การจัดการการส่งมอบ และการประเมินผลการปฏิบัติงาน

2. ขั้นตอนการจัดการผู้ขายมีอะไรบ้าง?

ขั้นตอนทั้งสี่ของการบริหารจัดการผู้ขายมีดังนี้

3. ใครเป็นผู้รับผิดชอบในการบริหารจัดการผู้ขาย?

ความรับผิดชอบในการบริหารจัดการผู้ขายมักแบ่งปันระหว่างฝ่ายจัดซื้อ ทีมงานโครงการ และฝ่ายการเงิน

การบริหารความสัมพันธ์กับผู้ขายที่ดีจำเป็นต้องให้ทั้งสามฝ่ายนี้ทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิด