Seja para ajudar os clientes a aprender sobre seu produto, ensinar os funcionários sobre a política da empresa ou armazenar e organizar seus documentos, os artigos da base de conhecimento são recursos poderosos.
Desde artigos dedicados software wiki a algo mais básico, os modelos de base de conhecimento garantem que seus documentos sejam consistentes e facilmente acessíveis.
Alguns dos melhores ferramentas de gerenciamento de projetos têm a funcionalidade de base de conhecimento integrada, facilitando o compartilhamento e a recuperação de informações relacionadas ao projeto pela sua equipe. Passe menos tempo procurando informações e mais tempo fazendo. 🛠️
O que faz um bom modelo de base de conhecimento?
Um bom modelo de base de conhecimento tornará as informações fáceis de encontrar para o usuário e fáceis de manter para o proprietário. Ao avaliar suas opções, procure alguns dos recursos abaixo:
- Estrutura clara: Os modelos devem ter uma estrutura lógica, facilitando a leitura de tópicos, categorias e subcategorias
- Extensível: Uma base de conhecimento estática é muito mais difícil de manter. Adicionar conteúdo adicional ou editar entradas existentes deve ser fácil
- Consistente: A consistência aprimora a experiência do usuário. Campos detalhados em um modelo podem reforçar a consistência e lembrar os usuários de quais dados devem ser incluídos
- Fácil de usar: Nem todos os usuários que atualizam uma base de conhecimento são especialistas em tecnologia. Elas devem ser fáceis o suficiente para que até mesmo usuários não técnicos possam começar depois de ler o artigo de instruções
- Links cruzados: O modelo deve oferecer suporte a links cruzados internos quando os tópicos se relacionam para facilitar aos leitores uma compreensão mais profunda do tópico, por exemplo, links para artigos de solução de problemas
- Responsivo: Um design responsivo tem uma aparência limpa em qualquer dispositivo, e o artigo da sua base de conhecimento deve ser acessível em diferentes aplicativos
11 Modelos gratuitos de base de conhecimento
Encontrando o melhor software de base de conhecimento para atender às suas metas, economizará tempo e dores de cabeça para os participantes encontrarem as informações de que precisam. Nossa lista de 11 excelentes modelos de bases de conhecimento pode ajudá-lo a encontrar o melhor software de base de conhecimento para suas necessidades.
1. Modelo de base de conhecimento simples
Modelo de base de conhecimento ClickUp
Base de Conhecimento do ClickUp Modelo de base de conhecimento é uma solução abrangente projetada para facilitar a criação e a organização de uma biblioteca de informações digitais na sua equipe ou empresa. Esse modelo fornece uma plataforma estruturada para armazenar e compartilhar o conhecimento interno, incorporando um design prático e fácil de usar.
Esse modelo de base de conhecimento é dividido em seções distintas para artigos de conhecimento, perguntas frequentes e recursos. Cada seção é adaptada para conter tipos específicos de informações, facilitando a categorização e a recuperação de dados. A seção de artigos de conhecimento é ideal para discussões e guias detalhados, enquanto a seção de perguntas frequentes aborda dúvidas e problemas comuns. A seção de recursos pode ser usada para armazenar documentos relevantes, links e outros materiais importantes.
Uma vantagem adicional desse modelo é que ele imita a experiência de uma central de ajuda. Isso permite que os membros da equipe naveguem pela base de conhecimento com facilidade, promovendo a transferência eficiente de conhecimento e a colaboração.
2. **Modelo de base de conhecimento de RH
Modelo de base de conhecimento de RH do ClickUp
Uma base de conhecimento é uma ferramenta poderosa para os departamentos de recursos humanos (RH) organizarem as políticas, os procedimentos e as informações da empresa. Com a Modelo de base de conhecimento do ClickUp HR com o ClickUp HR Knowledge Base, você pode criar um repositório centralizado e facilmente pesquisável de todos os documentos críticos de RH.
O modelo inclui status personalizados para acompanhar o progresso do documento e campos personalizados para categorizar as informações. As visualizações de Lista, Gantt e Calendário do ClickUp permitem que você apresente os dados de forma mais lógica. Recursos como reações a comentários, subtarefas aninhadas, vários responsáveis e prioridades melhoram a organização e a colaboração.
Reúna todas as informações relevantes de RH e crie tarefas para rastrear as informações recebidas e o que ainda precisa de acompanhamento. Organize as informações em categorias lógicas com a visualização Board. Escreva documentos claros para cada seção e publique os documentos em uma pasta compartilhada para acessibilidade. Por fim, defina uma tarefa recorrente para lembrar-se de revisar e atualizar a base de conhecimento.
Você pode usar esse modelo para criar uma fonte única para a sua equipe de RH acessar as políticas, os procedimentos e os regulamentos mais recentes. Ter uma única fonte reduz o tempo gasto na busca de informações e garante a consistência em sua empresa.
3. **Modelo de banco de dados de página de destino
Modelo de banco de dados de página de destino ClickUp
A Modelo de banco de dados da página de destino ClickUp ajuda você a criar um hub centralizado para organizar, armazenar e rastrear todas as suas páginas de destino em um só lugar.
Os status personalizados do modelo permitem que você marque o progresso, enquanto os campos personalizados podem salvar dados, inclusive URLs e taxas de conversão. Examine os dados armazenados usando qualquer uma das poderosas visualizações do ClickUp. Seus recursos de rastreamento de tempo, tags e relatórios automatizados aumentam sua funcionalidade.
Crie um modelo para padronizar a coleta de dados da página de destino, reúna todos os dados necessários para cada página de destino e insira-os em uma tabela. Analise os dados e procure maneiras de ajustá-los usando esse processo. Você pode criar e acompanhar as tarefas do ClickUp que deseja realizar.
Com esse modelo, é possível eliminar o trabalho manual, analisar o desempenho da página de destino e colaborar entre as equipes. Ele é flexível e estruturado para facilitar a personalização e a consistência do conteúdo.
4. **Modelo de livro de registro comercial
Modelo de livro de registro comercial do ClickUp
Práticas adequadas de manutenção de registros são essenciais para a administração de uma empresa. Os registros devem ser precisos e facilmente acessíveis quando necessário. Você precisa de software de gerenciamento de documentos para manter práticas adequadas de manutenção de registros. O Modelo de livro de registro comercial do ClickUp permite centralizar seus registros comerciais, tornando-os facilmente pesquisáveis e acessíveis.
O modelo rastreia facilmente a receita e as despesas em um local central, mostrando claramente os orçamentos e as projeções. Crie relatórios personalizados com seus dados para uma análise completa de seus negócios.
O recurso de tarefas do ClickUp rastreia os documentos que você insere no banco de dados. Delineie um sistema coeso para armazenar os dados usando a visualização Board (Quadro) e organize seus dados de acordo com o local em que se encaixam na linha do tempo usando a visualização Gantt.
Esse modelo simplifica a manutenção de registros para conformidade legal. Ele elimina o trabalho manual tedioso e fornece acesso fácil às informações de sua empresa. A maior visibilidade do histórico de sua empresa ajudará a embasar decisões futuras.
5. **Modelo de plano de registro
Modelo de plano de registro do ClickUp
Um plano de registro descreve as metas, os objetivos e as estratégias da empresa. Ele é fundamental para planejar o futuro da empresa e ver esses planos se concretizarem.
O plano Modelo de plano de registro do ClickUp ajuda a criar um roteiro para alinhar suas equipes, permitindo que elas acompanhem o progresso e cumpram os prazos. Ele inclui status, campos e exibições personalizados para otimizar o planejamento e a colaboração. Com o uso adequado, o modelo o ajudará a identificar riscos e obstáculos potenciais no início do processo e a se adaptar a eles.
Os recursos de gerenciamento de projetos do ClickUp o ajudarão a criar tarefas e atribuir membros da equipe a elas. A visualização Calendar rastreia facilmente cronogramas de projetos e quaisquer prazos futuros. Por fim, ele fornece as informações de que você precisa para acompanhar o progresso do plano em um painel personalizado. Salve as informações de forma conveniente em um arquivo relatório de projeto para compartilhar com as partes interessadas, se necessário.
6. **Modelo de diretório
Modelo de diretório ClickUp
Um diretório de contatos facilita muito a comunicação, mas criar um diretório que se integre às suas outras ferramentas pode ser complicado. O Modelo de diretório do ClickUp inclui várias exibições personalizadas para organizar e rastrear as informações dos funcionários:
- A visualização Departments (Departamentos) exibe os funcionários em suas equipes
- A visualização Active Employees Directory mostra a equipe atual
- A visualização Status do emprego oferece uma visão geral do status de cada funcionário
- A visualização Employee Information Form (Formulário de informações do funcionário) simplifica a coleta de detalhes do funcionário
A combinação desse modelo com outros recursos do ClickUp cria uma poderosa solução de gerenciamento de funcionários. Com as ferramentas de controle de horas, você terá um registro conveniente da planilha de horas de cada funcionário.
Os recursos de gerenciamento de projetos permitem que você obtenha informações do diretório ao atribuir tarefas aos funcionários. Use esse recurso para acompanhar o progresso da sua equipe no projeto.
Esse modelo é um ótimo ponto de partida para obter uma visão completa do desempenho e das atividades de seus funcionários.
7. Modelo de processos e procedimentos
Modelo de processos e procedimentos do ClickUp
Ter processos e procedimentos claros e documentados é vital para a eficiência operacional. Os Modelo de processos e procedimentos do ClickUp oferece um local conveniente e centralizado para rastrear e gerenciar procedimentos comerciais do início ao fim.
Acompanhe o progresso de seus processos e procedimentos usando os status personalizados no modelo. Preencha os detalhes sobre os procedimentos comerciais usando os campos relevantes do modelo. Recursos padrão do ClickUp, como gerenciamento de tarefas e linhas do tempo, trazem mais utilidade ao modelo.
A visualização do fluxograma de processos do modelo ajuda a mapear as etapas do procedimento de forma fácil de entender. Todos os documentos necessários para entender ou concluir a tarefa podem ser adicionados à visualização Lista de documentação. Outra opção de visualização pode mostrar os estágios do procedimento da sua equipe.
Sua equipe precisa atualizar os status à medida que avança nas tarefas para indicar o estágio em que se encontram. As principais partes interessadas recebem uma notificação automática após a conclusão de cada tarefa. Não se esqueça de definir uma tarefa de lembrete para revisar e atualizar quaisquer procedimentos que precisem ser alterados. Modelos de documentação de processos como esses podem ajudar muito a simplificar os fluxos de trabalho e aumentar a produtividade.
8. **Modelo de documento de processos da empresa
Modelo de documento de processos da empresa ClickUp
A documentação clara dos processos da empresa promove a consistência e a eficiência entre as equipes. Os Modelo de documento de processos da empresa ClickUp fornece uma maneira estruturada de criar um repositório de documentos.
O modelo tem tudo o que você precisa para adicionar vários artigos e acompanhar o status deles. Você pode inserir todos os detalhes relevantes sobre um processo e usar os tipos de visualização do ClickUp para examinar os dados.
As ferramentas de colaboração do ClickUp permitem que você receba feedback das partes interessadas sobre os detalhes dos processos. Essa colaboração garante que todos estejam na mesma página e que nenhum detalhe importante seja deixado de fora. Quando todos estiverem de acordo, a funcionalidade de compartilhamento de documentos facilita o acesso aos dados.
Crie projetos para acompanhar a implementação de processos usando a funcionalidade de gerenciamento de projetos. Configure objetivos do projeto criar tarefas e atribuí-las aos membros da equipe.
O uso desse modelo para os processos da sua empresa oferece à sua equipe uma única fonte de orientação sobre os procedimentos adequados.
9. **Modelo de guia de estilo da marca
Modelo de guia de estilo da marca ClickUp
O branding é um dos elementos mais importantes do marketing eficaz. Ter uma aparência consistente em todos os pontos de contato com o cliente ajuda a consolidar sua marca na mente dos clientes. Quanto mais consistente for a sua marca, maior será a probabilidade de as pessoas se lembrarem de você e de repetirem o negócio.
No centro de um branding eficaz está a guia de estilo da marca . Este documento descreve todas as cores, fontes, logotipos e outros elementos visuais da marca de sua empresa. Ele também transmite a mensagem da sua empresa, garantindo que todas as interações com os clientes estejam de acordo com a marca.
O Modelo de guia de estilo da marca ClickUp fornece um repositório de tudo o que você precisa para uma marca eficaz. Adicione pequenos artigos de instruções no guia de estilo para mostrar às equipes as opções de design aprovadas pela marca.
Você também terá acesso a recursos de gerenciamento de tarefas e projetos. Esses recursos podem ajudar na criação inicial do guia de branding, nas atualizações necessárias ou em qualquer projeto que dependa do guia de branding.
10. **Modelo de base de conhecimento do Word por PoweredTemplate
Via PoweredTemplate
Se sua empresa trabalha principalmente com produtos do Microsoft Office, a organização de seus documentos pode rapidamente se tornar caótica, mas uma boa base de conhecimento requer estrutura. O modelo Knowledge Word da PoweredTemplate fornece uma estrutura reutilizável para criar artigos da base de conhecimento, colocando ordem no caos.
O modelo inclui seções, tabelas e formatação para padronizar o conteúdo do conhecimento. Crie facilmente páginas para documentar processos, diretrizes, perguntas frequentes, materiais de treinamento e muito mais. O formato estruturado proporciona consistência em vários documentos, de modo que você não precisa recriar a formatação todas as vezes.
Você pode criar uma biblioteca de modelos de artigos da base de conhecimento que sejam organizados, fáceis de navegar e simples de atualizar. Ele simplifica a criação de documentos que seguem as práticas recomendadas para compartilhamento de conhecimento . Os funcionários podem encontrar rapidamente as informações de que precisam sem precisar procurar em recursos desarticulados.
11. **Modelo de Base de Conhecimento do PowerPoint da FPPT
Via modelos gratuitos do PowerPoint
O compartilhamento de conhecimento estimula o progresso e o crescimento. Este modelo de PowerPoint de conhecimento gratuito é ótimo para divulgar informações e educar o público. Ele simplifica a criação de artigos de base de conhecimento eficazes para escolas, clubes do livro, autores e muito mais.
O modelo vem em um formato facilmente personalizável. Os usuários com pouco conhecimento do PowerPoint ou de outros produtos do Microsoft Office podem alterar o formato para melhor atender às necessidades de seus projetos.
Use esse modelo para criar rapidamente apresentações do PowerPoint que envolvam os alunos e transmitam mensagens importantes para o público-alvo. Os slides visualmente impactantes são um ótimo ponto de partida para a criação de conteúdo atraente. O modelo funciona com praticamente qualquer versão do software, incluindo o PowerPoint 2010 e o Office 365.
Mantenha-se organizado com os modelos de base de conhecimento
Criar recursos úteis para cada equipe não precisa ser um desafio. A robusta biblioteca de modelos do ClickUp facilita encontrar a combinação certa para manter o controle do conhecimento de sua organização.
Comece a aprender hoje mesmo! O ClickUp é gratuito para sempre e vem com todos esses modelos de base de conhecimento e muito mais. 🦄