As ferramentas de SaaS são a força motriz de seus negócios. 73% das organizações consideram o SaaS essencial para atingir suas metas de negócios, sendo que 38% o consideram "muito importante" e 35% "bastante importante".
Mas como você gerencia os fornecedores de SaaS? Quais ferramentas usar? Quais são as práticas recomendadas?
Abordamos tudo isso e muito mais nesta postagem do blog. Vamos começar!
resumo de 60 segundos
- O gerenciamento de fornecedores de SaaS envolve a seleção, a integração, o monitoramento e o gerenciamento de fornecedores de software como serviço (SaaS)
- Isso ajuda a gerenciar custos, garantir a segurança e a conformidade do SaaS e melhorar a eficiência dos negócios
- As principais etapas do gerenciamento de fornecedores de SaaS incluem a identificação e a seleção de fornecedores de SaaS, a negociação de contratos e o monitoramento do desempenho das ferramentas de SaaS
- Algumas das melhores dicas para o gerenciamento bem-sucedido de fornecedores de SaaS são: centralizar a aquisição de SaaS, configurar lembretes de renovação automática e identificar ferramentas de SaaS duplicadas
- O ClickUp torna o processo de gerenciamento de fornecedores de SaaS mais eficiente, configurando lembretes automatizados para a revisão de contratos de SaaS e visualizando o desempenho e o uso da ferramenta
O que é gerenciamento de fornecedores de SaaS?
O gerenciamento de fornecedores de SaaS é o processo de seleção, integração, monitoramento e gerenciamento de fornecedores de software como serviço (SaaS) para garantir que estejam alinhados com as metas comerciais. Isso envolve:
- Manter o controle das assinaturas de SaaS em um local centralizado
- Verificação de fornecedores para certificações de segurança (como SOC 2 ou ISO 27001) e conformidade regulamentar (GDPR, HIPAA, CCPA)
- Monitoramento do tempo de atividade, dos tempos de resposta e da qualidade do serviço
- Obter o melhor negócio, acordos de nível de serviço (SLAs) claros
- Verificação de integrações com sistemas existentes para evitar silos tecnológicos
Com mais aplicativos de SaaS em uso, o gerenciamento sólido de fornecedores mantém as operações de SaaS eficientes, evitando desperdício de gastos, riscos de segurança e redundância de ferramentas.
Por que o gerenciamento eficaz de fornecedores de SaaS é importante
Antes de falarmos mais sobre o processo de gerenciamento de fornecedores de SaaS, vamos entender por que o gerenciamento eficaz de fornecedores de SaaS é importante:
Controle de custos e otimização do orçamento
O gerenciamento eficaz de fornecedores de SaaS gera uma economia de 16,49% em negócios concluídos por meio de negociações, totalizando uma economia de US$ 349 milhões. E isso não é surpreendente. As áreas em que você acha que a redução de custos não é possível geralmente são onde estão as maiores economias. Sua pilha de SaaS é um excelente exemplo.
Com um sólido gerenciamento de fornecedores de software SaaS, você sempre poderá monitorar o ROI e a eficiência de suas ferramentas.
os check-ins regulares usando uma solução de gerenciamento de fornecedores de SaaS ajudam a eliminar softwares que
- Não serve mais para o que você comprou originalmente
- As taxas ocultas sorrateiras estão corroendo seu orçamento?
- Não está sendo usado porque sua equipe mudou para algo melhor
Não importa o motivo, um gerente de fornecedores de SaaS analisará suas assinaturas e identificará quais devem ser canceladas, liberando um orçamento para aquisições de SaaS mais valiosas.
Dica profissional: Estabeleça uma análise trimestral do desempenho do SaaS com os chefes de departamento para identificar gargalos, eliminar ferramentas não utilizadas e garantir que todo o software esteja alinhado com as metas de negócios.
Segurança, conformidade e mitigação de riscos
Com os aplicativos SaaS lidando com dados comerciais confidenciais, a segurança e a conformidade não são opcionais - são essenciais. A falta de supervisão pode levar a grandes riscos, desde violações de dados até multas regulatórias. O gerenciamento de fornecedores de SaaS garante que cada ferramenta atenda aos padrões de segurança necessários e aos requisitos de conformidade.
ao monitorar continuamente sua pilha de SaaS, você pode identificar e reduzir riscos, como
- Fornecedores que não possuem certificações de segurança adequadas (SOC 2, ISO 27001, conformidade com o GDPR)
- Ferramentas não autorizadas que armazenam dados confidenciais sem a aprovação da TI
- Shadow IT que torna sua organização vulnerável a ataques cibernéticos
Uma estratégia sólida de gerenciamento de fornecedores de SaaS garante que cada ferramenta em seu ecossistema atenda aos requisitos de segurança, conformidade e risco, mantendo sua empresa sempre protegida.
você sabia? Um relatório recente revelou que 31% das organizações sofreram uma violação de dados de SaaS no ano passado, destacando a necessidade crítica de práticas de segurança diligentes.
Melhor desempenho e eficiência operacional
Sua empresa funciona basicamente com SaaS. O atendimento ao cliente precisa de SaaS; as compras precisam de SaaS; o marketing precisa de SaaS - quase todos os departamentos dependem disso. Como você pode esperar obter eficiência operacional se não estiver gerenciando essas ferramentas adequadamente?
Com o gerenciamento de fornecedores de SaaS, você garante que todas as ferramentas da sua pilha melhorem os fluxos de trabalho, em vez de deixá-los mais lentos.
ao otimizar regularmente seu ecossistema de SaaS, você pode eliminar
- Ferramentas sobrepostas que fazem o mesmo trabalho, mas criam confusão e ineficiências
- Software lento ou não confiável que atrapalha as operações diárias
- Fluxos de trabalho complicados causados por ferramentas que não se integram bem
Exemplo: A Metropolitan Memorial Parks (MMP), em New South Wales, enfrentou desafios com sistemas financeiros desatualizados e isolados após a fusão de várias entidades. Ao fazer a transição para uma plataforma unificada de gerenciamento de SaaS, eles simplificaram os processos, aumentaram a eficiência e obtiveram economias de custo significativas.
Eliminação de ferramentas redundantes
A maioria das empresas nem sequer percebe quantas ferramentas de SaaS duplicadas estão pagando. Um relatório recente da Zylo constatou que, em média, 44% das licenças de SaaS das empresas são desperdiçadas ou subutilizadas, levando a despesas desnecessárias significativas.
O marketing tem uma ferramenta para automação, as vendas têm outra e o suporte ao cliente pode estar usando algo totalmente diferente, mas todas fazem a mesma coisa.
com uma plataforma de gerenciamento de fornecedores de SaaS, você pode:
- Elimine a sobreposição de ferramentas que estão fazendo o mesmo trabalho
- Realoque licenças de usuários inativos em vez de comprar mais
- Certifique-se de que as equipes estejam realmente usando as ferramentas pelas quais você está pagando
Verifique a atividade de login nos aplicativos SaaS - se as pessoas não estiverem usando uma ferramenta regularmente, é hora de cortar ou reatribuir a licença.
📖 Leia mais: Exemplos e aplicativos de SaaS
Principais etapas do gerenciamento de fornecedores de SaaS
Uma abordagem estruturada o ajuda a evitar etapas e obstáculos desnecessários na seleção e no gerenciamento de fornecedores de SaaS. Aqui está um guia passo a passo para um gerenciamento eficaz de fornecedores.
Etapa 1: Identifique as necessidades comerciais e os requisitos do fornecedor
Tudo começa com o conhecimento de quais ferramentas você precisa e qual plano faz mais sentido. Sem uma visão clara, você acabará com um número excessivo de ferramentas, recursos sobrepostos ou pagando por planos caros com complementos desnecessários.
pense em:🌟 Pense em:
- Quais ferramentas são essenciais? Você precisa de um CRM, uma plataforma de gerenciamento de projetos ou uma ferramenta de automação?
- Quantas licenças ou assentos são necessários? Você está pagando por 100 usuários quando apenas 50 realmente usam a ferramenta?
- Qual plano de preços faz sentido? Você está preso a um plano corporativo quando um plano de nível inferior funcionaria muito bem?
- Quais integrações são obrigatórias? A ferramenta pode se conectar ao seu software existente para evitar interrupções no fluxo de trabalho?
Cada um desses fatores o ajuda a descobrir qual fornecedor é realmente adequado. O marketing pode precisar de automação, enquanto a TI se preocupa mais com segurança e conformidade. O desafio? Encontrar uma solução que atenda a todas as necessidades sem estourar o orçamento.
O ClickUp, o aplicativo para tudo no trabalho, ajuda a simplificar esse processo. Ele revoluciona a forma como você gerencia projetos, documentos e comunicação - tudo em um sistema unificado de gerenciamento de fornecedores.
Você pode usar o ClickUp Tasks para mapear os requisitos. Crie uma lista de verificação dos recursos SaaS obrigatórios, atribua tarefas de pesquisa aos membros relevantes da equipe e defina prazos para manter as coisas em andamento. Se a conformidade precisar da revisão da TI ou da aprovação do orçamento pelo departamento financeiro, atribua-as diretamente para que tudo fique organizado em um só lugar.
Etapa 2: Pesquisar e selecionar fornecedores
Depois de saber o que você precisa, a próxima etapa é encontrar os fornecedores certos. No entanto, com as inúmeras opções de SaaS, reduzi-las pode ser uma tarefa árdua. Em vez de se precipitar, concentre-se naqueles que realmente se alinham com suas necessidades.
veja como filtrar as opções de fornecedores de SaaS usando um software de gerenciamento de fornecedores:
- Compare os planos de preços: O fornecedor oferece preços flexíveis ou você está preso a contratos de longo prazo?
- Verifique a segurança e a conformidade: A ferramenta atende a padrões como SOC 2, ISO 27001 ou GDPR?
- Dê uma olhada nas integrações: Ele funcionará perfeitamente com suas ferramentas existentes?
- Leia avaliações e recomendações: O que outras empresas dizem sobre sua confiabilidade e suporte?
E o que é melhor do que obter a opinião da sua equipe sobre uma ferramenta antes de tomar uma decisão? Para discutir diferentes fornecedores, use o ClickUp Chat para colaborar em tempo real, finalizar os critérios de seleção de fornecedores e obter recomendações - sem intermináveis conversas por e-mail.
📮ClickUp Insight: 42% dos membros da equipe ainda dependem muito do e-mail para comunicação, apesar de sua natureza isolada.
De acordo com a pesquisa da ClickUp, a comunicação geralmente é isolada e separada dos fluxos de trabalho reais. Para evitar falhas na comunicação, integre as mensagens em seus fluxos de trabalho com uma plataforma centralizada que una gerenciamento de projetos, colaboração e comunicação. Experimente o ClickUp, o aplicativo completo para o trabalho.
Etapa 3: Negocie os termos do contrato e os SLAs
Obter uma ótima ferramenta de SaaS é uma coisa - fazer um ótimo negócio com ela é outra. Os fornecedores definem seus preços, mas isso não significa que eles sejam definitivos. A negociação é fundamental para garantir melhores condições, contratos flexíveis com fornecedores e garantias de serviço que realmente o beneficiem.
Aqui está o que deve ser enfocado durante a negociação com o fornecedor de SaaS:
- Flexibilidade de preços: Você pode obter descontos para faturamento anual ou contratos de vários anos?
- Escalabilidade do usuário: É possível aumentar ou diminuir o número de assentos sem penalidades?
- Acordos de nível de serviço (SLAs): Qual é o tempo de atividade garantido? O que acontece se eles não o cumprirem?
- Termos de suporte: O suporte prioritário está incluído ou tem um custo extra?
Negociar coisas como essas pode parecer trivial, mas, a longo prazo, elas têm um grande propósito.
Você pode usar o ClickUp Automations para ficar por dentro das negociações de contratos. Defina lembretes para as datas de renovação, automatize o acompanhamento com os fornecedores e acompanhe o SLA e os principais indicadores de desempenho ao longo do tempo. Dessa forma, você nunca perde uma oportunidade de renegociar e otimizar o acompanhamento do KPI de SaaS.
Etapa 4: integrar o fornecedor e a ferramenta de SaaS
Depois que o contrato é assinado, começa o verdadeiro trabalho - colocar a ferramenta em funcionamento sem problemas. Um processo de integração de fornecedor mal executado leva a baixa adoção, licenças desperdiçadas e equipes frustradas. Se os usuários não souberem como usar a ferramenta ou não puderem integrá-la aos seus fluxos de trabalho diários, ela rapidamente se tornará apenas mais uma despesa em vez de um valor agregado.
Para garantir uma implementação perfeita das ferramentas de SaaS:
- Defina as funções e as permissões dos usuários: Atribua níveis de acesso adequados para evitar riscos à segurança e manter os dados organizados
- Fornecer treinamento e documentação: Certifique-se de que as equipes saibam como usar a ferramenta de forma eficiente por meio de sessões estruturadas de integração
- Monitore a adoção e o uso: Acompanhe o engajamento e obtenha feedback para resolver quaisquer gargalos com antecedência
Um processo de integração bem planejado garante que a ferramenta se torne parte integrante do fluxo de trabalho da sua equipe - e não mais uma assinatura esquecida.
📖 Leia mais: IaaS vs PaaS vs SaaS: Qual modelo escolher?
Etapa 5: Monitore o desempenho e o relacionamento com o fornecedor
O acompanhamento regular do desempenho do fornecedor garante que você obtenha o valor pago e ajuda a identificar quaisquer problemas antes que eles afetem as operações.
Para o software empresarial B2B SaaS, é fundamental manter os fornecedores responsáveis. Com o ClickUp Dashboards, você pode acompanhar a adesão ao SLA, monitorar o tempo de atividade e ficar de olho nas tendências de adoção do usuário - tudo em um só lugar. Se um fornecedor frequentemente não cumpre as garantias de desempenho ou não fornece suporte em tempo hábil, talvez seja hora de renegociar ou procurar alternativas.
Com os painéis personalizados, você pode monitorar os relatórios de uso para ver se as equipes estão usando ativamente a ferramenta ou se as licenças estão sendo desperdiçadas. As atualizações de segurança e as alterações de conformidade também devem ser analisadas para garantir que o fornecedor esteja em dia com os padrões do setor.
Bônus: Use o modelo de lista de verificação de gerenciamento de fornecedores do ClickUp
Se você quiser começar imediatamente, o ClickUp tem o modelo certo para você. O Modelo de lista de verificação de gerenciamento de fornecedores do ClickUp permite listar fornecedores, acompanhar detalhes de contratos, definir lembretes de renovação e monitorar a conformidade - tudo em um só lugar.
Em vez de fazer malabarismos com planilhas ou anotações dispersas, você obtém uma maneira clara e estruturada de gerenciar todos os aspectos dos seus relacionamentos com fornecedores. Com atribuições de tarefas incorporadas, você pode garantir que as aprovações, as negociações e as análises de desempenho não sejam perdidas.
📖 Leia mais: Como nossa equipe de excelência em qualidade usa o ClickUp
Práticas recomendadas para o gerenciamento de fornecedores de SaaS
Aqui estão as práticas recomendadas que você pode seguir para um gerenciamento eficaz de fornecedores de SaaS:
Centralize a aquisição de SaaS
Compras de SaaS dispersas levam ao desperdício de orçamento, riscos de segurança e ferramentas duplicadas. Um processo de aquisição centralizado traz ordem e controle.
você está eliminando:
- Software sobreposto fazendo o mesmo trabalho
- Gastos não monitorados em diferentes equipes
- Riscos de segurança de ferramentas não testadas
você está ganhando:
- Melhores preços por meio de negociações com fornecedores
- Supervisão clara de renovações e cancelamentos
- Um ecossistema de SaaS simplificado e seguro
Em vez de cada equipe comprar o que quiser, um processo estruturado garante que cada ferramenta seja examinada, econômica e necessária.
Configure alertas de renovação automática
Os contratos de SaaS têm uma maneira sorrateira de se renovar automaticamente, prendendo você a outro ciclo de pagamentos - mesmo para ferramentas que você não usa mais.
Se você não está acompanhando, provavelmente está desperdiçando dinheiro com software que sua equipe já abandonou.
fique à frente configurando alertas de renovação. Isso lhe dá tempo para:
- Verifique se a ferramenta ainda é necessária
- Negocie termos melhores antes da renovação do contrato
- Cancele as assinaturas que não agregam mais valor
O gerenciamento de fornecedores de TI garante o controle de seus gastos com SaaS.
você sabia? Pesquisas indicam que até 30% dos gastos com SaaS são desperdiçados devido a renovações perdidas e automáticas.
Consolide os fornecedores sempre que possível
Faça uma verificação simples: sua equipe de marketing está usando uma ferramenta de automação semelhante à que está sendo usada pela automação? Se o caso de uso for o mesmo, a ferramenta de SaaS precisa ser diferente.
Ferramentas de SaaS duplicadas surgem quando diferentes equipes fazem compras independentes. A consolidação de fornecedores reduz os custos, simplifica os fluxos de trabalho e fortalece o poder de negociação.
Uma simples verificação pode ajudá-lo:
- Identifique as ferramentas que se sobrepõem nos departamentos
- Padronize o software para melhorar a colaboração
- Reduza a sobrecarga de gerenciamento de fornecedores
Menos duplicação significa menos complexidade - e mais valor das ferramentas que você mantém.
Para isso, você pode usar o ClickUp Brain, o poderoso assistente de IA do ClickUp. Ele pode ajudá-lo a criar uma lista de todas as ferramentas SaaS usadas em diferentes departamentos de sua organização para que você possa identificar ferramentas sobrepostas.
Aplique um fluxo de trabalho de aprovação de SaaS
As equipes geralmente compram ferramentas de SaaS sem a aprovação da TI ou do departamento de compras, o que leva a riscos de segurança, problemas de conformidade e gastos desnecessários. Sem um processo em vigor, a TI invisível assume o controle.
🌟 Um fluxo de trabalho de aprovação garante:
- Todas as ferramentas são examinadas quanto à segurança e à conformidade
- Ferramentas redundantes ou sobrepostas não são adicionadas à pilha
- O setor de compras pode negociar melhores preços e termos de contrato
Com 65% das empresas sofrendo perda de dados devido à TI invisível, o controle das compras de SaaS não é opcional - é necessário. Um processo de aprovação estruturado mantém sua pilha segura, econômica e eficiente.
📖 Leia mais: Como otimizar o sucesso do cliente para SaaS
Simplifique o gerenciamento de fornecedores de SaaS com o ClickUp
O gerenciamento de fornecedores de SaaS não precisa ser caótico. O ClickUp oferece um espaço centralizado para acompanhar contratos, monitorar o desempenho do fornecedor, automatizar alertas de renovação e colaborar com sua equipe - tudo em tempo real.
Com recursos como painéis, gerenciamento de tarefas, automações e integrações, você pode simplificar cada etapa do ciclo de vida do fornecedor, desde a aquisição até a renovação. Pronto para assumir o controle de seus fornecedores de SaaS? Registre-se no ClickUp e comece a gerenciar de forma mais inteligente hoje mesmo.