Um guia de organização digital para criar um espaço de trabalho produtivo

Organizar seu espaço de trabalho digital pode ser uma experiência transformadora… quando você tem as ferramentas e os hábitos certos para se organizar de forma eficaz. Se você vem adiando a organização de centenas ou até milhares de arquivos — você não está sozinho!

A tarefa de criar um sistema de arquivamento sustentável e digno do Pinterest parecia uma chatice para mim. Isso mudou depois que realizei alguns projetos simples de organização. Agora me sinto inspirada pelo meu espaço de trabalho, e é isso que desejo para você!

Talvez você esteja sem saber por onde começar e se perguntando: “Quão limpo é limpo?” Vou te guiar por oito projetos de organização digital fáceis de realizar e mostrar como o ClickUp pode te ajudar a criar hábitos de organização instantâneos. 🌱

O caminho para uma mentalidade de organização digital

É nossa responsabilidade nos afastarmos regularmente da tecnologia para avaliar nosso bem-estar. A verdade é que essa mentalidade de “guarde ou se arrependa” é o que incentiva nossas tendências de acumulação digital, que são o vilão em nossa jornada rumo à produtividade no trabalho.

Para colocar nossos dispositivos bagunçados sob controle, primeiro precisamos saber o que está contribuindo para a desorganização.

Área de trabalho do computador

Aplicativos de trabalho

Celular/Tablet

A boa notícia é que, assim que você começar a criar hábitos de organização, a quantidade de organização necessária diminuirá com o tempo! ✨

Então, o que você deve esperar sentir ao iniciar o processo de organização dos seus dispositivos? No início, uma sensação de sobrecarga:

Seguido de algumas risadas ao relembrar o passado:

Finalmente, um grande peso a menos na sua mente quando o projeto estiver concluído.

Antes de começarmos, é importante ressaltar que você não precisa seguir este guia à risca para obter o fluxo de trabalho de organização perfeito. Sinta-se à vontade para organizar como costuma fazer, mas eu o encorajo a experimentar um pouco! 🧠💡

Aqui estão oito projetos de organização digital que você pode realizar para dar início à sua jornada de organização digital.

8 projetos de organização digital

1️⃣ Limpe a pasta “Downloads”

Downloads aleatórios de PDFs e capturas de tela duplicadas — elas têm que sair! Comece organizando essa pasta em uma lista e classifique-as por tipo de arquivo para excluí-las facilmente em grupos. Isso me ajuda a encontrar e excluir rapidamente todos os PNGs, arquivos Zip, GIFs e pastas HTML de meus projetos antigos que sei que não preciso mais. Depois que essa limpeza inicial estiver concluída, passe para o restante que requer atenção extra. 🔎

Dica: Se você estiver usando um Mac, selecione um arquivo (ou grupo de arquivos) e pressione a barra de espaço para visualizar o arquivo. Em seguida, pressione a barra de espaço novamente para fechar o arquivo. Você vai se organizar mais rápido do que abrindo e fechando arquivos individualmente!

2️⃣ Organize seu Google Drive

O Google Drive é parecido com a pasta “Downloads”, pois pode ficar rapidamente cheio de “Cópia de Cópia de Cópia” de documentos malfeitos. Organize seus arquivos na visualização em grade ou lista e exclua tudo o que não tiver utilidade. 🗑

Dica nº 1: Leve a organização do seu Google Drive um passo adiante, alterando sua página inicial padrão de Meu Drive para Prioridade. Isso ajudará você a se sentir menos sobrecarregado, pois verá o que é importante em vez de toda a sua biblioteca ao abrir o Google Drive.

Na parte superior da página Prioridade, há um carrossel de acesso rápido aos arquivos individuais que foram abertos com frequência. É na parte inferior da página que a verdadeira mágica acontece! Você pode criar Espaços de Trabalho para acessar os arquivos mais essenciais ou ativos sem movê-los de seu local original. 📍

Dica nº 2: Se você quase não usa o painel Sugestões na parte superior do Google Drive, pode desativar esse recurso clicando no ícone de engrenagem > Configurações > desmarque Sugestões.

3️⃣ Organize os favoritos e as extensões do navegador

Os favoritos e as extensões devem nos ajudar a aproveitar ao máximo nossa experiência online. Se essa área do seu espaço digital estiver sobrecarregada, aqui estão algumas sugestões para simplificar:

Dica: sem exagero, a extensão do ClickUp para o Chrome é revolucionária. Quando estou pesquisando para meu próximo projeto, salvo nos favoritos entre, digamos, 8 a 12 sites por sessão. É uma compilação de fontes de texto, vídeos do YouTube e inspiração. Em vez de salvá-los em uma pasta do Chrome e esquecê-los lá, eu os salvo nos favoritos através da extensão do ClickUp para o Chrome! Ela sincroniza com minha conta do ClickUp junto com o resto do meu trabalho, além de uma nota rápida que deixei para o meu “eu do futuro” explicando o propósito. Se você levar apenas uma coisa deste guia, que seja esta: baixe a extensão do ClickUp para o Chrome! 🆓

4️⃣ Esvazie suas caixas de entrada de e-mail

É seguro presumir que cada pessoa tem entre três e cinco contas de e-mail:

1. AOL Mail, Hotmail, Lycos, Mail.com ou Yahoo! Mail da juventude 2. Gmail (porque não era AOL Mail, Hotmail, Lycos, Mail.com ou Yahoo! Mail da juventude) 3. Uma conta de trabalho 4 e 5. Contas com diferentes versões do nosso nome

Comece por uma conta de e-mail — sua conta pessoal ou profissional — arquivando, excluindo ou transferindo mensagens. Se você não sabe por onde começar, aqui estão algumas opções:

Dica: Se você usa o Gmail, vá até a barra de pesquisa e clique no ícone Mostrar opções de pesquisa. Encontre todos os e-mails com mais de 5 MB ou 10 MB e exclua-os ou arquive-os.

Depois de remover a desordem, é hora de organizar! Com algumas técnicas, você pode começar a desenvolver habilidades de gerenciamento de e-mails e de tempo e ganhar mais tempo no seu dia. Veja como:

1. Evite usar uma estrutura de pastas em vários níveis para arquivar e-mails. Com o tempo, você vai acabar adicionando mais subpastas, o que vai criar mais desorganização. Você vai perder tempo ajustando seu sistema a cada dois meses para acomodar novas tarefas, projetos e correspondências que chegam. Em vez disso, use categorias e etiquetas para os e-mails e remova-os da sua caixa de entrada. Quando precisar procurar um e-mail específico, basta pesquisar pela etiqueta ou pelo nome da categoria.

2. Crie uma rotina para e-mails. Antes do ClickUp, um dia de trabalho “normal” para mim era zerar a caixa de entrada. A cada duas horas, eu ia para reuniões, mas depois voltava para a minha caixa de entrada. Perto do fim do dia, por volta das 15h, eu começava minhas tarefas de verdade, mas a essa altura meu cérebro já estava exausto de lidar com e-mails o dia inteiro. Isso não é possível para todo mundo, mas se você se acostumar a verificar e-mails algumas vezes por dia, poderá reservar blocos de tempo no seu dia para realizar suas tarefas.

3. Use os recursos do seu provedor de e-mail para otimizar sua produtividade. Atalhos, categorias, tags, regras, rótulos, tudo! Vale a pena aprender e implementar esses recursos, pois eles economizam energia mental e tempo — dois recursos importantes de que você precisa todos os dias.

Se você estiver interessado em dicas de produtividade para o Outlook ou o Gmail, conte para a gente nos comentários abaixo!

5️⃣ Envie fotos e capturas de tela para a nuvem

Economize espaço no seu dispositivo transferindo fotos para um armazenamento na nuvem, como o iCloud ou o Google Fotos. Para as fotos que você deseja manter no celular, examine sua biblioteca e elimine duplicatas, imagens de memes engraçados e capturas de tela acidentais do alarme.

Dica: O Google Fotos possui um recurso que categoriza fotos e vídeos grandes, fotos desfocadas, capturas de tela e outros aplicativos para que você possa revisar e excluir rapidamente esses arquivos. Se você tiver um dispositivo Apple, pode filtrar por tipo de mídia.

6️⃣ Limpe seus feeds de redes sociais

Suas redes sociais agregam valor à sua vida? Elas educam, inspiram ou fazem você se sentir conectado a pessoas positivas? Esse talvez seja o projeto de organização mais importante desta lista, porque todos podem fazer isso. Há um mundo inteiro livre de redes sociais esperando por você para dedicar tempo a fazer coisas por si mesmo ou com outras pessoas.

Se, para você, organizar significa desativar suas contas por algumas semanas ou meses, a decisão é inteiramente sua! Mas se isso parecer extremo, uma simples organização a cada mês ou assim já começará a trazer benefícios para sua saúde mental:

Se você gerencia contas de redes sociais para sua empresa, considere usar uma caixa de entrada social unificada. Com essa ferramenta, você economizará o tempo que normalmente dedica a alternar entre abas, contas e dispositivos e evitará cair em inúmeras distrações.

7️⃣ Organize as telas iniciais

Apague todas as notas e aplicativos desnecessários e, em seguida, organize o que restar. Dependendo de como você prefere organizar seus aplicativos, aqui estão algumas sugestões de estrutura:

1. Organize por tipo de pasta. Agrupe os aplicativos de acordo com sua finalidade (produtividade, redes sociais, trabalho, fotografia, viagens)

2. Pense em como você segura seu celular ou tablet. Mantenha os aplicativos aos quais você precisa acessar rapidamente colocando-os nas bordas da tela

3. Destaque seus aplicativos mais usados ou essenciais. Limite o que aparece nas páginas da tela inicial sem precisar procurar

8️⃣ Otimize sua ferramenta de gerenciamento de projetos

Se você usa uma ferramenta de gerenciamento de projetos para a escola ou o trabalho, é provável que tenha um tesouro de informações e anotações espalhadas por todos os cantos do software. Tudo bem! Todos nós passamos por essa desorganização porque estamos sempre mudando para o que há de novo e para o que vem a seguir. Dizemos a nós mesmos: “Ah, deixo para depois.” 🤷‍♀️

Comece o processo de organização limpando o painel inicial da sua casa e arquivando trabalhos antigos:

1. Conclua as tarefas pendentes

2. Arquive a correspondência

3. Arquive documentos importantes (faturas, resumos de projetos)

4. Exclua relatórios desatualizados

Dica: O segredo para projetos bem-sucedidos (e sem estresse) é seguir um sistema escalável e confiável. Se você tiver uma ferramenta de gerenciamento de projetos ou organização completa, aproveite os recursos disponíveis e organize seu trabalho.

Pronto: oito projetos para se livrar da desorganização!

Pronto para um novo patamar de organização e arrumação? Conheça o ClickUp, um espaço de trabalho personalizável e completo para simplificar o trabalho e fazer mais. 👋

Como usar uma conta gratuita do ClickUp para criar hábitos de organização instantâneos

Nunca é cedo demais para começar a organizar seus arquivos e aumentar sua produtividade! Em vez de esperar que a bagunça se acumule, reserve um tempo todo mês para organizar seus dispositivos. É aqui que o ClickUp entra em cena:

1. Defina uma tarefa recorrente mensal no ClickUp para limpar seus espaços de trabalho digitais. Comprometa-se com um cronograma de limpeza digital uma vez por mês, com listas de verificação, para que, quando chegar a hora, você saiba exatamente o que fazer

2. Economize espaço nos seus dispositivos usando lembretes e tarefas do ClickUp. Mova capturas de tela, notas e arquivos relacionados ao projeto para o seu Espaço de Trabalho do ClickUp para que nada fique de fora

3. Acesse os principais recursos do ClickUp de fora da plataforma em qualquer dispositivo. Livre-se do incômodo de alternar entre vários aplicativos para se manter organizado e realizar seu trabalho

4. Use a extensão do ClickUp para o Chrome enquanto navega na internet. Sério, isso muda tudo!

Se você é novo no ClickUp, confira esta lição fácil da ClickUp University para criar com confiança sua tarefa de organização digital! ⬇️

Uma reflexão final

O que você poderia fazer com o tempo extra que ganharia no seu dia? Aprender uma nova habilidade? Passar tempo com as pessoas que você ama? Tirar uma soneca?

Seja qual for a sua resposta, todos concordamos em uma certeza: criar hábitos positivos e sustentáveis nos permite ser inspirados, produtivos e confiantes. Não precisamos dos sistemas mais avançados ou da estética perfeita que nos motivem temporariamente a realizar nossas tarefas.

Você pode realizar todos os projetos de organização deste artigo sem precisar deles. Vá com calma e lembre-se de que, ao fazer esse trabalho agora, você se sentirá menos sobrecarregado com o tempo. 😌 🖥 📱

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