Às vezes, o momento de uma mensagem é tão importante quanto o seu conteúdo.
Se você deseja garantir que uma mensagem seja vista logo pela manhã ou entregue em um horário específico para causar o máximo impacto, o agendamento oferece um controle valioso.
Embora o Google Chat não tenha um recurso de agendamento nativo, existem soluções inteligentes para ajudar você a conseguir isso.
Este blog fornece um guia abrangente sobre como agendar mensagens no Google Chat e apresenta uma alternativa mais inteligente para uma comunicação eficiente e contínua.
⏰ 60 segundos Resumo
- O Google Chat não tem um recurso integrado de agendamento de mensagens
- O agendamento pode ser feito usando lembretes do Google Agenda, do Google Tasks ou de aplicativos de terceiros
- O agendamento é útil para comunicação entre fusos horários, atualizações oportunas e lembretes automatizados
- O uso de ferramentas externas para agendamento pode causar interrupções no fluxo de trabalho
- As opções de agendamento no Google Chat são limitadas em termos de personalização
Como agendar mensagens no Google Chat
O agendamento de mensagens no Google Chat requer uma abordagem manual. Ainda assim, com um pouco de criatividade, você pode fazer isso funcionar. Antes de vermos como fazer isso, vamos configurar você. Aqui está o que você precisa fazer:
- Abra o Google Chat e faça login (se você não tiver uma conta do Gmail, inscreva-se)
- Clique em Novo bate-papo e procure o Google ID com o qual precisa entrar em contato. A caixa de bate-papo será aberta, e tudo o que você precisa fazer é digitar sua mensagem no momento perfeito
Cansado de copiar tarefas do chat e criar tarefas a partir delas? Nós ouvimos você!
Aqui está a solução. 👇🏼
Agora que você fez o login, aqui estão algumas maneiras criativas de agendar mensagens nessa ferramenta:
Usando a combinação de calendário e e-mail
Essa é a solução mais fácil que muitos preferem. Além disso, são necessários apenas três cliques e um pouco de envio de mensagens.
Etapa 1: redigir um rascunho de mensagem
Com a mesma ID do Google, faça login no Gmail. Em seguida, selecione Compor e digite a mensagem.
💡 Dica profissional: Não adicione destinatários na seção Para:. Dessa forma, mesmo que você pressione enviar acidentalmente, a mensagem não sairá da sua caixa de entrada.
Etapa 2: agende um evento em seu calendário
Em seguida, abra o Google Agenda e clique em Criar. Você pode escolher um evento ou uma tarefa.
Na caixa de diálogo pop-up, adicione o nome do evento, defina a data e o horário específico, cole o texto que você digitou no rascunho do e-mail e clique em Salvar.
Conselho de especialista: Você pode ter várias listas de tarefas se usar o Google Tasks com frequência. Para manter sua tarefa organizada, escolha a lista de tarefas correta para sua mensagem (por exemplo, lista de trabalho, lista de projetos ou até mesmo lista de "rascunhos de mensagens")
Etapa 3: Ativar notificações
Você pode ativar as notificações usando um navegador ou um aplicativo móvel. Dessa forma, você receberá notificações quando for o momento de agir em relação aos eventos e tarefas do seu calendário.
Nesse caso, o aplicativo o notificará quando for necessário enviar suas mensagens.
Planejamento de mensagens por meio de lembretes
Outra maneira de fazer isso é usar uma ferramenta de gerenciamento de tarefas para planejar a mensagem. Embora isso não lhe dê uma visão de sua agenda, é outra solução rápida e simples.
Veja o que você precisa fazer:
Etapa 1: Criar uma tarefa
Abra o Google Tasks em seu aplicativo móvel ou da Web. Em seguida, selecione Adicionar uma tarefa
Etapa 2: Rascunhe sua mensagem
Adicione um título à tarefa e redija sua mensagem. Você também pode incluir os IDs de e-mail do destinatário.
Suponha que você precise enviar mensagens importantes para a gerência executiva deste caso. Você receberá a última atualização às 15 horas e precisará enviá-la à gerência antes da reunião das 15h30min. **Mantenha um rascunho pronto com um espaço para os detalhes para acelerar o processo.
Etapa 3: Definir o lembrete
Por fim, adicione o horário em que você precisa ser lembrado. Nesse caso, é às 15h15 do mesmo dia. Feito isso, você pode se concentrar em outras tarefas ou mensagens regulares até a hora certa.
➡️ Leia mais: 12 exemplos de estratégias de comunicação para o local de trabalho
Aumentando o nível com ferramentas de terceiros
Além das soluções manuais, o Google Chat permite que você adicione aplicativos como Send it Later e até mesmo ClickUp como ferramentas de terceiros. Esses aplicativos ajudam você a agendar envios e até mesmo a configurar check-ins recorrentes.
Aqui estão algumas etapas para ajudá-lo a encontrar e instalar esses aplicativos:
Passo 1: Vá para Explorar aplicativos
Quando estiver de volta à página inicial do Google Chat, clique em Explorar aplicativos
Etapa 2: Pesquise o que você precisa
Se você precisar de um aplicativo de agendamento ou gerenciamento, encontre-o na barra de pesquisa. Há uma boa chance de os principais aplicativos estarem na seção mais popular.
Etapa 3: Clique em instalar
Selecione o aplicativo que você precisa e clique em Instalar. Em alguns segundos, ele estará disponível em sua janela de bate-papo.
Etapa bônus: Se você baixou o aplicativo Send it Later, veja como usá-lo:
- Permitir acesso ao aplicativo
- Vá para a caixa de bate-papo desejada e digite/later
- Atualize a hora e a mensagem. Em seguida, selecione Schedule message
➡️ Leia mais: Como usar o Google Chat para uma comunicação eficaz com a equipe
Quando você deve agendar mensagens
Agora que você sabe como programar mensagens no Google Chat, vamos entender quando é melhor programá-las.
Aqui estão cinco situações e aplicativos importantes:
- Colaboração em diferentes fusos horários: Comunique-se com equipes em diferentes fusos horários sem interromper suas agendas. Isso evita atrasos e garante respostas imediatas. As mensagens programadas ajudam a manter um fluxo constante de comunicação entre as regiões
- Envio de atualizações sensíveis ao tempo: Envie atualizações cruciais no momento certo para chamar a atenção e promover ações rápidas. O tempo dessas atualizações garante que elas sejam vistas e acionadas sem acompanhamentos desnecessários
- Definição de lembretes para equipes: Automatize lembretes para reuniões, prazos ou tarefas para manter todos alinhados. Isso garante que nada seja perdido e fornece estímulos consistentes para a responsabilidade
- Gerenciar o planejamento fora do horário de expediente: Agende mensagens após o horário de trabalho sem incomodar os destinatários ou perder prazos. Isso equilibra os limites entre trabalho e vida pessoal e garante que as tarefas não sejam atrasadas
- Coordenação de comunicação em lote: Pré-programar atualizações ou anúncios repetitivos para economizar tempo e manter a consistência. Isso permite que você se concentre em outras prioridades e, ao mesmo tempo, garante a entrega em tempo hábil
Limitações do uso do Google Chat para agendar mensagens
O agendamento de mensagens é um ótimo recurso de comunicação. Porém, o Google Chat tem limitações que podem complicar as coisas, muitas vezes exigindo soluções criativas com as quais nem todo mundo está disposto a lidar.
Aqui está um resumo das limitações:
- Não há agendamento integrado: Tudo relacionado ao agendamento de mensagens no Google Chat é manual. Isso adiciona etapas desnecessárias e limita a conveniência
- Dependência de integrações: Requer ferramentas de terceiros para o agendamento. Isso aumenta a complexidade, traz problemas de integração e torna os fluxos de trabalho mais lentos
- Desconexão nos fluxos de trabalho: Não se integra a nenhuma ferramenta de trabalho e interrompe a produtividade. Isso também força os usuários a fazer malabarismos com a comunicação e o gerenciamento de tarefas em janelas diferentes
- Sem conversas encadeadas: O Google Chat transforma suas mensagens em conversas em vez de encadeamentos. Pontos importantes podem ser ocultados, transformando as discussões em um festival de rolagem
- Flexibilidade e controle limitados: Ele oferece opções mínimas de personalização e gerencia as funções do usuário. Isso torna a comunicação menos conveniente, especialmente ao programar com equipes maiores
➡️ Leia mais: As 10 principais alternativas ao Google Chat para aumentar a comunicação da equipe
Aumentando a comunicação da equipe com o ClickUp
A falta de integrações do Google Chat e a desconexão com as tarefas orientadas comunicação em equipe muitas vezes fazem com que as empresas busquem alternativas no longo prazo.
Você não precisará procurar por muito tempo.
Como o aplicativo completo para o trabalho, o ClickUp cuida de seus fluxos de trabalho, gerenciamento de projetos, comunicação e tudo o mais.
O arsenal do ClickUp também inclui ferramentas para aumentar o nível de colaboração no local de trabalho, começando com seu abrangente solução de mensagens .
ClickUp Chats Como agendar mensagens no Google Chat
Chat do ClickUp é a maneira mais inteligente de se conectar com sua equipe exatamente onde você trabalha. A ferramenta permite vincular chats diretamente a tarefas ou projetos. Isso garante que suas conversas permaneçam organizadas e que os detalhes vitais estejam sempre ao seu alcance.
O Chat também permite que você faça a triagem das mensagens. Com apenas um clique, sua IA integrada resume as principais informações instantaneamente. Isso economiza tempo e mantém todos na mesma página, não importa o quanto sua caixa de entrada esteja lotada.
Outra maravilha de um clique é o lembrete integrado, que facilita o agendamento de respostas. Além disso, com as opções de notificação por e-mail, transmita as informações sem perder o ritmo.
➡️ Leia mais: O chat está quebrado. Estamos consertando-o. Se você deseja marcar e se comunicar em documentos, tarefas ou bate-papos, o ClickUp também tem um recurso interessante para cuidar disso.
Atribuição de comentários do ClickUp Como agendar mensagens no Google Chat
Atribuição de comentários no ClickUp ajuda você a criar itens de ação instantaneamente e atribuí-los a outras pessoas ou a você mesmo. A melhor parte? A resolução ou reatribuição de comentários é possível dentro do próprio comentário. Não é preciso mais procurar e não há mais comentários perdidos.
Quer saber como você gerenciará as tarefas por meio dos comentários? Os comentários atribuídos são organizados automaticamente e muito fáceis de encontrar. Além disso, você pode deixar comentários em qualquer lugar que desejar.
➡️ Leia mais: As 15 melhores ferramentas de software de colaboração em equipe A palavra escrita geralmente gera confusão e é absolutamente tediosa quando se trata de tarefas complexas. Mas antes de agendar uma chamada de vídeo, veja como o ClickUp oferece uma ferramenta que registra o que você precisa dizer e fazer. Clipes do ClickUp é uma ferramenta de gravação de tela completa, projetada para visualizar e simplificar informações complexas. Ela oferece maneiras fáceis de capturar sua tela e compartilhar sua voz, e suas opções personalizáveis de compartilhamento de tela facilitam a criação de tutoriais.
Cada clipe é transcrito automaticamente pela IA, facilitando a identificação e a revisão dos principais momentos. Seus marcadores de tempo clicáveis permitem que você navegue pelos vídeos sem problemas. Além disso, você pode copiar trechos e reutilizar o conteúdo em qualquer lugar.
Cada vídeo também é fácil de incorporar em tarefas, documentos e bate-papos. Em resumo, o ClickUp Clips é perfeito para comunicar qualquer coisa, desde tutoriais detalhados até feedbacks rápidos.
ClickUp Clips Como agendar mensagens no Google Chat
Com isso em seu arsenal, sua equipe não terá dúvidas sobre o que escrever ou dizer. É por isso que o ClickUp oferece modelos pré-concebidos para ajudar em tudo, desde as mensagens até a documentação do local de trabalho etiqueta de bate-papo .
Aqui estão alguns exemplos excelentes para começar:
- **Modelo de mensagem instantânea do ClickUp foi criado para ajudar a navegar na comunicação em qualquer aplicativo de mensagens instantâneas. Ele está repleto de subtarefas claras sobre boas práticas de mensagem que devem ser levadas em conta para uma mensagem profissional e eficaz
- **Modelo de plano de ação e estratégia de comunicação interna do ClickUp impulsiona a equipe metas de comunicação com um plano claro e acionável. Ele apresenta uma visualização vibrante da linha do tempo para mapear as fases do projeto e as principais tarefas. Em resumo, ele simplifica tudo, desde o que fazer e como gerenciar o fluxo de informações
➡️ Leia mais: 15 modelos gratuitos de plano de comunicação de projeto: Excel, Word e ClickUp Por mais que esses recursos pareçam bons, sua equipe está muito acostumada com o Google Chat para mudar completamente? Não se preocupe. O ClickUp também apresenta um Integração com o Google Chat para ajudar a gerenciar as mensagens e mantê-las organizadas.
Adicionar o ClickUp aos seus bate-papos permite que você envie automaticamente atualizações de tarefas para o bate-papo do Google Hangouts. Ele também fornece notificações avançadas de qualquer espaço, projeto ou lista na mesma janela de bate-papo.
Remodele a eficiência da comunicação com o ClickUp
O agendamento de mensagens é um divisor de águas para manter-se conectado e gerenciar tarefas com eficiência. Embora fazer isso no Google Chat seja tedioso, nossas soluções criativas ajudam a preencher essa lacuna.
O agendamento otimiza tudo, desde o marketing até o gerenciamento de gargalos. Embora o Google Chat possa se encaixar nesse perfil, sua falta de integração com as ferramentas de gerenciamento de trabalho o torna incômodo.
É aí que o ClickUp se destaca.
Suas mensagens orientadas por IA, gerenciamento de tarefas e colaboração bem integrada o tornam mais inteligente e eficiente. Além disso, ele apresenta mais de 1.000 integrações (incluindo o Google Chat). Deseja reformular a forma como você agenda e gerencia a comunicação? Registre-se no ClickUp hoje mesmo!