Às vezes, o momento em que uma mensagem é enviada é tão importante quanto o seu conteúdo.
Se você deseja garantir que uma mensagem seja vista logo pela manhã ou entregue em um horário específico para obter o máximo impacto, o agendamento oferece um controle valioso.
Embora o Google Chat não tenha um recurso nativo de agendamento, existem soluções alternativas inteligentes para ajudá-lo a fazer isso.
Este blog oferece um guia completo sobre como agendar mensagens no Google Chat e apresenta uma alternativa mais inteligente para uma comunicação eficiente e integrada.
⏰ Resumo de 60 segundos
- O Google Chat não possui um recurso integrado para agendar mensagens.
- A programação pode ser feita usando lembretes do Google Agenda, lembretes do Google Tasks ou aplicativos de terceiros. Continue lendo para saber exatamente como.
- A programação é útil para comunicação entre fusos horários, atualizações oportunas e lembretes automáticos.
- O uso de ferramentas externas para agendamento pode causar interrupções no fluxo de trabalho.
- As opções de agendamento no Google Chat são limitadas em termos de personalização.
- O ClickUp Chat é a alternativa perfeita para unificar as comunicações de trabalho e o trabalho em si! Você pode usá-lo para classificar mensagens, enviar acompanhamentos e instruir seu assistente de IA, o ClickUp Brain, a encerrar suas mensagens.
Como agendar mensagens no Google Chat
Agendar mensagens no Google Chat requer uma abordagem manual. Ainda assim, com um pouco de criatividade, você pode fazer isso funcionar. Antes de entrarmos em detalhes sobre como fazer isso, vamos configurar tudo. Veja o que você precisa fazer:
- Abra o Google Chat e faça login (se você não tiver uma conta do Gmail, cadastre-se).
- Clique em Novo bate-papo e procure o ID do Google que você precisa contatar. A caixa de bate-papo será aberta e tudo o que você precisa fazer é digitar sua mensagem no momento perfeito.
Cansado de copiar mensagens do chat e criar tarefas a partir delas? Nós ouvimos você!
Aqui está a solução. 👇🏼
Agora que você já fez login, aqui estão algumas maneiras criativas de agendar mensagens nesta ferramenta:
Usando a combinação de calendário e e-mail
Esta é a solução mais fácil e preferida por muitos. Além disso, são necessários apenas três cliques e algumas mensagens.
Etapa 1: redija um rascunho da mensagem
Com o mesmo ID do Google, faça login no Gmail. Em seguida, selecione Compor e digite a mensagem.
💡 Dica profissional: não adicione destinatários na seção Para:. Dessa forma, mesmo que você acidentalmente pressione enviar, a mensagem não sairá da sua caixa de entrada.
Etapa 2: agende um evento em seu calendário
Em seguida, abra o Google Agenda e clique em Criar. Você pode escolher entre um evento ou uma tarefa.
Na caixa de diálogo pop-up, adicione o nome do evento, defina a data e a hora específica, cole o texto que você digitou no rascunho do e-mail e clique em Salvar.
📝 Conselho de especialista: você pode ter várias listas de tarefas se usar o Google Tasks com frequência. Para manter suas tarefas organizadas, escolha a lista de tarefas certa para sua mensagem (por exemplo, lista de trabalho, lista de projetos ou até mesmo lista de "rascunhos de mensagens").
Etapa 3: ative as notificações
Você pode ativar as notificações usando um navegador ou um aplicativo móvel. Dessa forma, você receberá notificações quando for hora de agir em seus eventos e tarefas do calendário.
Nesse caso, o aplicativo irá notificá-lo quando você precisar enviar suas mensagens.
Planejando mensagens por meio de lembretes
Outra maneira de fazer isso é usar uma ferramenta de gerenciamento de tarefas para planejar a mensagem. Embora isso não lhe dê uma visão geral da sua agenda, é outra solução rápida e simples.
Veja o que você precisa fazer:
Etapa 1: crie uma tarefa
Abra o Google Tasks no seu celular ou aplicativo da web. Em seguida, selecione Adicionar uma tarefa.
Etapa 2: Redija sua mensagem
Adicione um título à tarefa e redija sua mensagem. Você também pode incluir os IDs de e-mail dos destinatários.
Suponha que você precise enviar mensagens importantes para a gerência executiva sobre este caso. Você receberá a última atualização às 15h e precisará enviá-la para a gerência antes da reunião das 15h30. Mantenha um rascunho pronto com espaço para os detalhes para agilizar o processo.
Etapa 3: defina o lembrete
Por fim, adicione a hora em que você precisa ser lembrado. Neste caso, é às 15h15 do mesmo dia. Depois de fazer isso, você pode se concentrar em outras tarefas ou mensagens regulares até chegar a hora.
Melhore seus resultados com ferramentas de terceiros
Além das soluções manuais, o Google Chat permite adicionar aplicativos como Send it Later e até mesmo ClickUp como ferramentas de terceiros. Esses aplicativos ajudam você a agendar envios e até mesmo configurar verificações recorrentes.
Aqui estão algumas etapas para ajudá-lo a encontrá-las e instalá-las:
Etapa 1: acesse Explorar aplicativos
Quando estiver de volta à página inicial do Google Chat, clique em Explorar aplicativos.
Etapa 2: Pesquise o que você precisa
Se você precisar de um aplicativo de agendamento ou gerenciamento, encontre-o na barra de pesquisa. É provável que os melhores aplicativos estejam na seção mais popular.
Etapa 3: Clique em instalar
Selecione o aplicativo que você precisa e clique em Instalar. Em alguns segundos, ele estará disponível na sua janela de bate-papo.
Passo bônus: se você baixou o aplicativo Send it Later, veja como pode usá-lo:
- Permita o acesso ao aplicativo
- Acesse a caixa de bate-papo desejada e digite/mais tarde.
- Atualize a hora e a mensagem. Em seguida, selecione Agendar mensagem.
Quando você deve agendar mensagens
Agora que você sabe como agendar mensagens no Google Chat, vamos entender quando é melhor agendá-las.
Aqui estão cinco situações e aplicações principais:
- Colaboração entre fusos horários: comunique-se com equipes em diferentes fusos horários sem atrapalhar seus horários. Isso evita atrasos e garante respostas rápidas. As mensagens programadas ajudam a manter um fluxo constante de comunicação entre as regiões.
- Entrega de atualizações urgentes: envie atualizações importantes no momento certo para chamar a atenção e estimular uma ação rápida. O agendamento dessas atualizações garante que elas sejam vistas e atendidas sem acompanhamentos desnecessários.
- Definindo lembretes para equipes: automatize lembretes para reuniões, prazos ou tarefas para manter todos alinhados. Isso garante que nada seja esquecido e fornece lembretes consistentes para responsabilização.
- Gerenciamento do planejamento fora do horário comercial: agende mensagens após o horário de trabalho sem incomodar os destinatários ou perder prazos. Isso equilibra os limites entre vida profissional e pessoal, garantindo que as tarefas não sejam atrasadas.
- Coordenando comunicações em lote: agende com antecedência atualizações ou anúncios repetitivos para economizar tempo e manter a consistência. Isso permite que você se concentre em outras prioridades, garantindo a entrega oportuna.
Limitações do uso do Google Chat para agendar mensagens
Agendar mensagens é um ótimo recurso de comunicação. No entanto, o Google Chat tem limitações que podem complicar as coisas, muitas vezes exigindo soluções alternativas criativas que nem todos estão dispostos a adotar.
Aqui está um resumo das letras miúdas:
- Sem agendamento integrado: tudo relacionado ao agendamento de mensagens no Google Chat é feito manualmente. Isso adiciona etapas desnecessárias e limita a conveniência.
- Dependência de integrações: requer ferramentas de terceiros para agendamento. Isso aumenta a complexidade, traz problemas de integração e retarda os fluxos de trabalho.
- Desconexão nos fluxos de trabalho: não se integra a nenhuma ferramenta de trabalho e prejudica a produtividade. Isso também obriga os usuários a alternar entre a comunicação e o gerenciamento de tarefas em janelas diferentes.
- Sem conversas em threads: o Google Chat transforma suas mensagens em conversas, em vez de threads. Pontos importantes podem ficar ocultos, transformando as discussões em uma maratona de rolagem.
- Flexibilidade e controle limitados: oferece opções mínimas de personalização e gerencia as funções dos usuários. Isso torna a comunicação menos conveniente, especialmente ao agendar com equipes maiores.
Melhorando a comunicação da equipe com o ClickUp
A falta de integrações do Google Chat e a desconexão com a comunicação orientada para tarefas em equipe muitas vezes levam as empresas a procurar alternativas a longo prazo.
Você não precisará procurar por muito tempo.
Como o aplicativo completo para o trabalho, o ClickUp cuida de seus fluxos de trabalho, gerenciamento de projetos, comunicação e tudo mais.
O arsenal do ClickUp também inclui ferramentas para melhorar a colaboração no local de trabalho, começando com sua solução abrangente de mensagens.
O ClickUp Chat é a maneira mais inteligente de se conectar com sua equipe diretamente no local de trabalho. A ferramenta permite que você vincule bate-papos diretamente a tarefas ou projetos. Isso garante que suas conversas permaneçam organizadas e que detalhes importantes estejam sempre ao seu alcance.
O Chat também permite que você classifique as mensagens. Com apenas um clique, sua IA integrada resume as informações principais instantaneamente. Isso economiza tempo e mantém todos em sintonia, independentemente do volume de mensagens na sua caixa de entrada.
Outra maravilha com um clique é o lembrete integrado, que facilita o agendamento de respostas. Completado com opções de notificação por e-mail, transmita informações sem perder o ritmo.
➡️ Leia mais: O chat está com problemas. Estamos corrigindo isso.
Se você deseja marcar e se comunicar em documentos, tarefas ou chats, o ClickUp também tem um recurso interessante para isso.
O ClickUp Assign Comments ajuda você a criar itens de ação instantaneamente e atribuí-los a outras pessoas ou a si mesmo. A melhor parte? É possível resolver ou reatribuir comentários dentro do próprio comentário. Chega de procurar e perder comentários.
Quer saber como gerenciar tarefas por meio de comentários? Os comentários atribuídos são organizados automaticamente e muito fáceis de encontrar. Além disso, você pode deixar comentários onde quiser.
A palavra escrita muitas vezes leva à confusão e é francamente tediosa quando se trata de tarefas complexas. Mas antes de agendar uma videochamada, verifique como o ClickUp oferece uma ferramenta que grava o que você precisa dizer e fazer.
O ClickUp Clips é uma ferramenta de gravação de tela completa, projetada para visualizar e simplificar informações complexas. Ele oferece maneiras fáceis de capturar sua tela e compartilhar sua voz, e suas opções personalizáveis de compartilhamento de tela facilitam a criação de tutoriais.
Cada Clip é transcrito automaticamente por IA, facilitando a identificação e revisão de momentos importantes. Seus marcadores de tempo clicáveis permitem que você navegue pelos vídeos com facilidade. Além disso, você pode copiar trechos e reutilizar o conteúdo em qualquer lugar.
Todos os vídeos também são fáceis de incorporar em tarefas, documentos e chats. Resumindo, o ClickUp Clips é perfeito para comunicar qualquer coisa, desde tutoriais detalhados até feedback rápido.
Com isso em seu arsenal, sua equipe não ficará mais se perguntando o que escrever ou dizer. É por isso que o ClickUp oferece modelos pré-concebidos para ajudar em tudo, desde mensagens até a documentação das regras de etiqueta do chat no local de trabalho.
Aqui estão alguns exemplos excelentes para você começar:
- O modelo de mensagem instantânea do ClickUp foi projetado para ajudar a navegar pela comunicação em qualquer aplicativo de mensagens instantâneas. Ele contém subtarefas claras sobre boas práticas de mensagens a serem lembradas para uma comunicação profissional e eficaz.
- Modelo de estratégia de comunicação interna e plano de ação do ClickUp impulsiona as metas de comunicação da equipe com um plano claro e prático. Ele apresenta uma visualização dinâmica da linha do tempo para mapear as fases do projeto e as principais tarefas. Em resumo, ele otimiza tudo, desde o que fazer até como gerenciar o fluxo de informações.
Por mais interessantes que essas funcionalidades pareçam, sua equipe está muito acostumada com o Google Chat para mudar completamente? Não se preocupe. O ClickUp também oferece uma integração com o Google Chat para ajudar a gerenciar mensagens e mantê-las organizadas.
Adicionar o ClickUp aos seus chats permite enviar automaticamente atualizações de tarefas para o seu Google Hangouts Chat. Ele também exibe notificações detalhadas de qualquer Espaço, Projeto ou Lista na mesma janela de chat.
Reforme a eficiência da comunicação com o ClickUp
Agendar mensagens é uma grande mudança para se manter conectado e gerenciar tarefas com eficiência. Embora seja tedioso fazer isso no Google Chat, nossas soluções criativas ajudam a preencher essa lacuna.
O agendamento otimiza tudo, desde o marketing até o gerenciamento de gargalos. Embora o Google Chat possa ser adequado, sua falta de integração com ferramentas de gerenciamento de trabalho o torna complicado.
É aí que o ClickUp se destaca.
Suas mensagens baseadas em IA, gerenciamento de tarefas e colaboração bem integrada tornam-no mais inteligente e eficiente. Além disso, ele oferece mais de 1.000 integrações (incluindo o Google Chat). Quer reformular a maneira como você agenda e gerencia a comunicação? Inscreva-se no ClickUp hoje mesmo!