Como criar um registro de decisões para o sucesso do gerenciamento de projetos

Em média, uma pessoa toma cerca de 35.000 decisões por dia. Mas, como gerente de projeto, pode parecer que você está tomando o dobro desse número, especialmente quando faz malabarismos com várias tarefas.

Um estudo da McKinsey mostrou que a processo de tomada de decisão consome uma grande parte do tempo de um gerente - tanto quanto 70% para alguns executivos de alto escalão .

O que é ainda mais importante é o rastreamento dessas decisões, pois ele pode ser tão importante quanto as próprias decisões. Uma ferramenta que pode ser útil nesse caso é o registro de decisões sobre produtos.

Subestimados, mas essenciais, os registros de decisões sobre produtos ajudam a acompanhar melhor o ciclo de vida do gerenciamento de projetos.

Neste artigo, vamos ajudá-lo a descobrir por que um registro de decisões é essencial para rastreamento de projetos como criar um e as práticas recomendadas para o sucesso do gerenciamento de projetos.

⏰ Resumo de 60 segundos

• O básico: Os registros de decisão rastreiam as principais decisões do projeto, incluindo a justificativa, as alternativas, os riscos e os itens de ação. Eles melhoram a transparência, a responsabilidade e a comunicação
• Principais componentes: Declaração da decisão, data, responsáveis pela decisão, justificativa, alternativas, riscos, itens de ação, proprietários e prazos
• Tipos de decisões registradas: Estratégicas, táticas, operacionais, relacionadas a riscos e controversas
• Quando usar: Projetos complexos, ambientes de ritmo acelerado, equipes distribuídas, mitigação de riscos e revisões pós-projeto
• Benefícios: Melhora a comunicação, aumenta a responsabilidade e agiliza a documentação do projeto
• Como criar: Use ferramentas comoClique emUp para registros de decisões estruturadas, colaboração em tempo real e vinculação de tarefas
• Automação: Automatize atualizações e notificações para manter os registros de decisões atualizados sem esforço manual
• Modelo ClickUp: Oferece campos personalizados, status, visualizações e um registro de decisões abrangente para melhorar o gerenciamento de projetos

Fato curioso: Tradicionalmente, as decisões de projeto eram documentadas em atas de reunião. Com o passar do tempo, a necessidade de um registro mais estruturado e acessível levou ao desenvolvimento de registros de decisões dedicados, garantindo que as escolhas críticas fossem facilmente rastreáveis e não ficassem enterradas em documentos extensos.

Entendendo os registros de decisões

Antes de começarmos, vamos primeiro explorar o que são os logs de decisão, detalhar seus principais componentes e examinar os diferentes tipos de logs de decisão que podem ser criados.

O que é um registro de decisão?

Um log de decisões é um registro estruturado das principais decisões tomadas ao longo de um projeto. Ele captura detalhes como a própria decisão, a lógica por trás dela, as alternativas consideradas e as partes interessadas envolvidas.

Ao manter um registro de decisões, você aumenta a transparência, a responsabilidade e a comunicação dentro da equipe do projeto, especialmente ao usar diferentes técnicas de tomada de decisão em grupo .

Componentes de um registro de decisões

Um registro de decisões de projeto bem estruturado normalmente inclui os seguintes componentes:

1. Declaração de decisão: Um resumo claro e conciso da decisão tomada, escrito de forma que seja facilmente compreendido por toda a equipe
2. **Data da decisão:A data em que a decisão foi finalizada, o que ajuda a acompanhar o cronograma do projeto e a identificar possíveis atrasos
3. **Tomadores de decisão: As pessoas responsáveis por tomar a decisão, garantindo a responsabilidade e a transparência dentro da equipe
4. **Justificativa:O raciocínio por trás da decisão, fornecendo contexto e apoiando a justificativa para a escolha
5. **Alternativas consideradas:Uma lista de outras opções avaliadas antes de se chegar à decisão final, demonstrando um processo completo de tomada de decisão
6. **Riscos potenciais e estratégias de atenuação: uma avaliação dos riscos potenciais relacionados à decisão, juntamente com estratégias para atenuá-los e reduzir o impacto negativo
7. **Itens de ação: tarefas ou etapas específicas necessárias para implementar a decisão, garantindo que ela seja efetivamente executada
8. Proprietários e data de vencimento: Os indivíduos responsáveis por cada item de ação e seus respectivos prazos, promovendoa responsabilidade da equipe e o acompanhamento do progresso

Tipos de decisões registradas

As decisões são a força vital de qualquer projeto, conduzindo sua direção e moldando seus resultados. Portanto, um registro de decisões deve ser versátil o suficiente para capturar as nuances de vários estilos de tomada de decisão . Vamos explorar os tipos de decisões que podem ser registradas:

1. Decisões estratégicas: Essas são decisões de alto nível que afetam a direção geral do projeto, especialmente em projetos de longo prazo. Elas são cruciais para alinhar o projeto com as metas organizacionais mais amplas
2. Decisões táticas: Essas decisões são de nível médio e apoiam a implementação de metas estratégicas. Elas geralmente envolvem a delegação a membros da equipe do projeto e exigem uma claramodelos de comunicaçãoespecialmente em equipes multifuncionais ou dispersas
3. Decisões operacionais: São decisões cotidianas que garantem o bom andamento do projeto. Elas geralmente são tomadas por membros individuais da equipe ou por pequenos grupos e, normalmente, exigem uma tomada de decisão rápida e eficiente
4. **Decisões relacionadas a riscos: geralmente tomadas para lidar com riscos identificados ou ameaças potenciais ao projeto, essas decisões podem envolver estratégias de mitigação, planos de contingência ou outras medidas para minimizar os impactos negativos e lidar com a incerteza
5. Decisões controversas: Essas podem ser decisões que geram discordância ou debate dentro da equipe. O registro dessas decisões garante a transparência, ajuda a justificar a lógica e mantém todos na mesma página, mesmo quando as opiniões divergem

Dica profissional: Não registre apenas a decisão em si - capture a razão por trás dela. Explique brevemente os motivos da escolha de um determinado curso de ação. Esse contexto é inestimável para referência futura e pode evitar mal-entendidos no futuro.

Leia também: Como tomar uma decisão de forma eficaz e rápida

Quando usar registros de decisões

Quando você é um gerente de projetos, as decisões surgem rapidamente. Sem uma forma estruturada de documentá-las, você corre o risco de haver falhas de comunicação e perda de responsabilidade das suas equipes. É nesse ponto que os registros de decisões se tornam inestimáveis.

Eles aprimoram a colaboração da equipe enquanto atua como um registro centralizado.

Aqui estão os principais cenários em que um registro de decisões se torna indispensável:

• Projetos complexos: Para projetos com várias partes interessadas, dependências ou resultados, um registro de decisões rastreia cada escolha, garantindo o alinhamento commetodologias de gerenciamento de projetos
  • Ambientes de ritmo acelerado: Para equipes que trabalham com prazos apertados, os registros de decisões fornecem acesso rápido a decisões anteriores, reduzindo atrasos causados por discussões repetidas ou incertezas
• Equipes distribuídas: Em configurações remotas ou híbridas, os registros de decisões melhoram a colaboração da equipe. Ele funciona como uma única fonte de verdade, mantendo todos os membros informados, independentemente de sua localização
• Mitigação de riscos: Eles ajudam a identificar padrões na tomada de decisões, fornecem insights sobre os riscos e permitem ajustes proativos nas estratégias
• Revisões pós-projeto: Os registros de decisões são valiosos para analisar os resultados e refinar os processos

Dica profissional: Cruze as decisões do seu registro com a documentação relacionada ao projeto, como documentos de requisitos, atas de reuniões ou avaliações de risco. Isso cria uma trilha de auditoria clara e fornece um contexto valioso para cada decisão.

Benefícios do uso de registros de decisões

Um log de decisões não se trata apenas de manter registros - é uma ferramenta estratégica para a sua equipe. Quando mantido adequadamente, ele faz mais do que rastrear escolhas; ele promove melhor colaboração, responsabilidade e organização. Veja como:

1. Comunicação aprimorada

Pense em um registro de decisões como o manual compartilhado da sua equipe. É um espaço centralizado onde todos podem acessar as mesmas informações sobre as principais decisões e por que elas foram tomadas.

Como gerente de projeto, a maioria das decisões que você toma afeta não apenas a sua equipe, mas também outros setores. Documentar o processo de tomada de decisões e atribuir responsabilidades reduz os mal-entendidos e garante que todos estejam em sincronia com as metas do projeto.

Além disso, saber o "porquê" das decisões gera confiança e promove o trabalho em equipe.

2. Responsabilidade aprimorada

A responsabilidade se torna fácil quando os itens de ação estão vinculados a nomes específicos. O seu registro de decisões conterá nomes de pessoas importantes e outros nomes importantes que são cruciais para manter as coisas em andamento.

Esse registro não apenas acompanha o progresso atual, mas também serve como um registro histórico - perfeito para analisar escolhas passadas e aprender com elas. Ao detalhar cada decisão e seu impacto, as equipes podem evitar erros e manter seus projetos no caminho certo.

3. Documentação simplificada do projeto

Desde a integração de novos membros da equipe até a preparação para auditorias, uma documentação bem mantida documentação do projeto é um tesouro de informações. Seu projeto estará preparado para o futuro se o registro de decisões for atualizado regularmente.

Ele consolida todos os detalhes críticos em um documento fácil de navegar, tornando as transferências e as verificações de conformidade mais fáceis do que nunca.

**Leia também 12 desafios do gerenciamento de projetos e como resolvê-los

Como criar e manter um registro de decisões no gerenciamento de projetos

Felizmente, há uma maneira simples de começar a manter registros de decisões. ClickUp o aplicativo tudo para o trabalho, é útil aqui. ClickUp para equipes de gerenciamento de projetos pode ajudá-lo a criar e manter um registro de decisões impecável. Acrescente ferramentas de gerenciamento de tarefas, documentação, brainstorming e visualização, além de integrações populares, e você terá um kit de gerenciamento de projetos vencedor. Sua equipe pode fazer muito em um dia!

Vamos dar uma olhada na criação e no gerenciamento de um registro de decisões no ClickUp:

Etapa 1: Criar um novo documento ou lista de tarefas

Está gerenciando projetos complexos ou procurando um hub central para o histórico de decisões da sua equipe? Documentos do ClickUp oferece a flexibilidade e a adaptabilidade para atender às suas necessidades. E pode servir como ponto de partida para o seu registro de decisões!

Vincule suas tarefas e o ClickUp Docs para criar relações contextuais em seus fluxos de trabalho

Veja como o ClickUp Docs pode ajudar:

• Design personalizável: Crie um registro de decisões profissional e organizado com as páginas aninhadas, modelos e opções de estilo do ClickUp. Adicione tabelas para dados estruturados e formate o documento para atender às necessidades de seu fluxo de trabalho
• Colaboração em tempo real: Colabore com sua equipe editando o registro de decisões em tempo real. Use tags e comentários para discutir decisões, atribuir itens de ação diretamente e converter texto em tarefas rastreáveis para garantir o acompanhamento de cada questão
• Acesso centralizado: Vincule seu registro de decisões a tarefas e projetos relevantes, facilitando o acesso a todas as informações relacionadas em um só lugar. Mantenha sua equipe alinhada e informada, conectando o Docs aos seus fluxos de trabalho
• Gerenciamento aprimorado do fluxo de trabalho: Adicione widgets para atualizar o status do projeto, atribuir tarefas ou ajustar os fluxos de trabalho sem alternar entre as guias. Essa integração garante que o seu registro de decisões esteja sempre atualizado e acionável
• Recuperação de informações sem esforço: Use o Docs Hub para pesquisar, classificar e filtrar seus ativos. Com wikis verificados, modelos pré-criados e ferramentas de pesquisa, encontrar as informações de que você precisa é rápido e fácil

Etapa 2: vincule decisões a tarefas e projetos relevantes

Um bom registro de decisões não se limita a registrar escolhas - ele as conecta a etapas acionáveis e a resultados reais.

Com Tarefas do ClickUp você pode vincular cada decisão diretamente a suas tarefas e projetos relevantes. Isso garante uma conexão clara entre as decisões e suas implicações práticas, mesmo ao gerenciar várias equipes.

Configure dependências no ClickUp Tasks para que você possa vincular decisões aos seus fluxos de trabalho e ver como elas afetam cada tarefa

Ele está sendo usado por toda a nossa agência como a ferramenta para gerenciar todos os nossos projetos, tarefas, cronogramas e faturamento. Ele substituiu um sistema antigo e nos permitiu avançar para um fluxo de gerenciamento de projetos mais ágil e ajudou a melhorar as comunicações internas._ Mike Muller vice-presidente executivo, Stevens Advertising

Veja como você pode tornar seu registro de decisões mais prático:

• Vinculação de tarefas relacionadas e dependentes: Crie uma rede de contexto vinculando tarefas relacionadas ou dependentes às suas decisões. Isso proporciona uma visão clara de como as decisões afetam outros aspectos do seu projeto
• Rastreie o progresso e evite gargalos: Ao vincular as tarefas às decisões, você pode monitorar diretamente o progresso delas e identificar antecipadamente os possíveis gargalos. Certifique-se de que suas decisões não sejam apenas documentadas, mas também executadas com eficácia
• Visualize o trabalho em várias listas: Torne o trabalho multifuncional mais fácil adicionando tarefas ou subtarefas a várias listas. As tarefas mantêm o status, a prioridade, as automações e os campos personalizados originais, garantindo visibilidade e alinhamento consistentes em toda a equipe

Etapa 3: personalizar o registro de decisões

Ao criar um registro de decisões, um tamanho único não serve para todos. Cada projeto tem necessidades exclusivas. Para alguns, o rastreamento das datas das decisões pode ser mais importante, enquanto para outros, pode ser a avaliação dos impactos.

Com Campos personalizados do ClickUp você pode criar um registro de decisões personalizado para o seu projeto, garantindo que sua equipe capture os detalhes mais importantes.

Crie diferentes ClickUp Custom Fields para se adequar ao seu registro de decisões para diferentes projetos

Veja como esse recurso pode elevar o seu registro de decisões:

• Adicione detalhes essenciais da decisão: Inclua campos personalizados para informações importantes, como datas de decisão, partes interessadas, justificativa e avaliações de impacto. Esses campos facilitam a documentação de cada decisão com clareza e contexto
• Acompanhe e gerencie decisões: Personalize menus suspensos, adicione campos numéricos ou acompanhe o progresso com detalhes do cliente ou das partes interessadas em um só lugar. Não há limite para o número de campos personalizados que você pode adicionar por decisão
• Classifique e filtre o que é mais importante: Destaque as decisões críticas ordenando os campos por importância. Use as opções de filtragem para encontrar rapidamente itens específicos ou eliminar a bagunça para obter insights mais rápidos
• Automatize cálculos para dados numéricos: Precisa calcular o custo potencial de uma decisão ou comparar pontuações para avaliações de impacto? Realize cálculos rapidamente entre campos personalizados numéricos para fazer escolhas informadas

Leia também: Como otimizar o gerenciamento de projetos com automação

Etapa 4: habilitar a colaboração da equipe

A colaboração e a comunicação fluida desempenham um papel inegavelmente poderoso na manutenção de um registro abrangente de decisões. E Bate-papo do ClickUp e Comentários do ClickUp Assign tornam esse processo descomplicado.

Centralize a comunicação da sua equipe com o ClickUp Chat

Veja como eles podem ajudar na colaboração em registros de decisões:

• Comunicação simplificada: Use o Chat para discutir decisões em tempo real sem mudar para uma plataforma diferente. Colabore com indivíduos ou grupos, compartilhe atualizações e até mesmo crie tarefas diretamente das mensagens do Chat
• Resumos com IA: Fique por dentro das discussões com o AI Catchup, que resume as conversas perdidas. Mantenha-se sempre atualizado sobre os bate-papos relacionados a decisões, evitando que você percorra tópicos antigos
• Comentários acionáveis: Transforme feedback ou aprovações em etapas acionáveis, atribuindo comentários como tarefas. Os responsáveis devem concluí-los antes de encerrar a tarefa principal para que todos os detalhes acabem sendo abordados
• Rastreamento e aprovação em tempo real: Use os comentários para fazer perguntas, solicitar aprovações ou documentar vitórias diretamente nas tarefas, documentos ou anexos. Isso centraliza o feedback, mantendo seu registro de decisões preciso e abrangente

Use o ClickUp Assigned Comments para criar tarefas fora dos comentários e agir instantaneamente

Etapa 5: automatizar atualizações e notificações

O gerenciamento de um registro detalhado de decisões de projeto pode consumir muito tempo, especialmente quando envolve atualizações regulares, lembretes e notificações. Com Automações do ClickUp você pode simplificar o processo, mantendo seu registro de decisões atualizado sem o trabalho manual extra.

Conecte seu registro de decisões com IA no ClickUp Automations e preencha campos personalizados para enviar lembretes, notificações de atualização e análise de dados

Veja como você pode usar o recurso:

• Automatize atribuições e atualizações de tarefas: Use modelos pré-criados para lidar com tarefas repetitivas, como atribuição de responsabilidades e atualização de status quando novas decisões forem adicionadas. Certifique-se de que todas as decisões sejam prontamente registradas e acionadas
• Atualizações dinâmicas do responsável: Mantenha suas automações flexíveis atribuindo tarefas a grupos dinâmicos, como observadores de tarefas ou a pessoa que acionou uma atualização. Essa adaptabilidade cuida para que as notificações e tarefas sejam sempre enviadas para as pessoas certas
• Envie notificações oportunas: Configure automações de e-mail para alertar os membros da equipe sobre novas decisões ou atualizações de decisões existentes. Mantenha as partes interessadas informadas e engajadas sem precisar criar atualizações manualmente

Se estiver procurando algo mais simples para começar, o Modelo de registro de decisões de gerenciamento de projetos do ClickUp pode ajudá-lo a criar seu registro de decisões sem ter de começar do zero. Ele foi criado para ajudá-lo a gerenciar a tomada de decisões com precisão, sem o risco de que os detalhes sejam esquecidos.

Faça o download deste modelo

Modelo de registro de decisões de gerenciamento de projetos do ClickUp

Veja o que ele oferece:

• Status personalizados: Acompanhe o progresso das decisões com status personalizados, como Para revisão, Em revisão, Aprovado, Recusado e Abandonado. Precisa de mais opções? Você pode adicioná-las rapidamente
• Campos personalizados: Capture detalhes essenciais usando atributos como Aprovador, Aspecto do projeto e Impacto. Tenha total clareza sobre quem aprovou uma decisão, as áreas que ela afeta e seu impacto geral
• Visualizações personalizadas: Acesse e organize seus dados de decisão com quatro visualizações distintas:
  
  • Decision Log: Uma lista abrangente de todas as decisões
  • Decision Board: Um quadro visual para acompanhamento rápido
  • Calendar: Rastreamento de decisões com base em linha do tempo
  • Guia de introdução: Uma visão geral estruturada para prepará-lo para o sucesso

**Leia também 10 modelos gratuitos de tomada de decisão no Excel, Docs e ClickUp

Aprimorando o gerenciamento de projetos com registro eficaz de decisões

No gerenciamento de projetos, uma única decisão pode mudar as coisas em relação a cronogramas, orçamentos e resultados. Mas se você tiver um registro de decisões robusto, sua equipe poderá descobrir a causa e o efeito de cada uma delas com bastante facilidade.

Agora que você tem uma ideia de como criar o seu registro de decisões, aqui estão algumas maneiras pelas quais um documento eficaz pode melhorar o gerenciamento de projetos:

A importância dos registros de decisões no gerenciamento de projetos

Na metade do seu grande projeto, uma parte interessada recém-iniciada está se perguntando por que uma rota específica foi escolhida no ano passado. Isso gera pânico e olhares confusos durante sua chamada de standup.

Se você tiver um registro de decisões sólido, tudo o que precisa fazer é revisitar a decisão. Desde o motivo pelo qual você tomou essa decisão até o impacto que ela teve, você tem absoluta clareza. Manter um registro em cada momento melhora a comunicação, reduz os riscos e é útil em todos os momentos de sua vida ciclo de vida do gerenciamento de projetos .

Papel na automação de processos de negócios (BPA)

Certamente, a manutenção do registro de decisões parece um processo tedioso. Mas com ferramentas como o ClickUp, você pode automatizar não apenas a funcionalidade do registro, mas também seus processos comerciais.

Pense nas partes interessadas sendo notificadas sobre as alterações sem intervenção manual e nas tarefas de acompanhamento sendo atribuídas automaticamente. Isso também reduz os erros e acelera o acompanhamento do projeto devido ao mínimo esforço humano.

Conexão com o triângulo de gerenciamento de projetos

O triângulo do gerenciamento de projetos - escopo, tempo e custo - está no centro de todo projeto. Os registros de decisões ajudam as equipes a equilibrar essas restrições, documentando as compensações e suas implicações.

Imagine um projeto de desenvolvimento de software em que seu cliente solicita um recurso adicional no final do cronograma. A inclusão desse recurso aumentaria o escopo do projeto e afetaria o tempo e o custo. Sua equipe concorda em cumprir o prazo, mas com um custo maior.

Seu registro de decisões agora conterá a lógica por trás das chamadas feitas e como elas afetaram o resultado. Como gerentes de projeto, vocês podem demonstrar de forma transparente como as decisões se alinham às metas estratégicas e se adaptam às mudanças de requisitos.

Fato divertido: O Domesday Book é um dos primeiros exemplos de um registro de decisões, compilado em 1086 a pedido do rei Guilherme, o Conquistador. O livro continha informações sobre propriedade e recursos na Inglaterra e informações sobre decisões que não podiam ser alteradas.

Simplifique e tenha sucesso com os registros de decisões no ClickUp

De conceito simples, mas de valor inestimável para os gerentes de projeto, o registro de decisões serve como porta de entrada para um projeto mais transparente e colaborativo.

Com a ferramenta de gerenciamento de projetos do ClickUp, você pode elevar o nível do seu registro de decisões. É aqui que você pode personalizar modelos enquanto colabora com equipes multifuncionais - tudo isso enquanto automatiza seu fluxo de trabalho.

Pronto para desbloquear a tomada de decisões mais inteligente e o sucesso do projeto? Registre-se no ClickUp hoje mesmo!